luận văn khách sạn du lịch giải pháp marketing thu hút khách nội địa của nhà hàng sushibar III, hà nội

1
LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài khóa luận tốt nghiệp với đề tài “ Hoàn thiện hoạt động tổ
chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa”. Em xin chân thành
cảm ơn sự giúp đỡ của các thầy, cô giáo trong trường và đặc biệt là Khoa Khách sạn –
Du lịch, những người đã truyền đạt cho em những kiến thức bổ ích trong suốt quá trình
em theo học tại nhà trường và đã tạo điều kiện cho em trong quá trình viết và hoàn
thành bài khóa luận tốt nghiệp này. Qua đây, em muốn bày tỏ lời cảm ơn sâu sắc tới cô
giáo ThS. Kiều Thu Hương là giáo viên hướng dẫn em trong suốt quá trình thực hiện
khóa luận.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới Giám đốc, phòng Tổ chức – Hành chính và toàn
thể nhân viên Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa đã tạo điều kiện, giúp đỡ em
trong quá trình thực tập tại Khách sạn để em có thể hoàn thành khóa luận tốt nghiệp.
Em xin chân thành cảm ơn!
Sinh viên
Lê Thị Hoa


2
MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................i
MỤC LỤC....................................................................................................................ii
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ.........................................................v
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.......................................................................................vi
MỞ ĐẦU....................................................................................................................... 1
1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài..............................................................................1
2. Tình hình nghiên cứu đề tài....................................................................................2
2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước.........................................................................2
2.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới........................................................................2
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài...........................................................3
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài.......................................................................................3

5. Phương pháp nghiên cứu đề tài...............................................................................4
5.2 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp.............................................5
5.2 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp............................................5
CHƯƠNG 1: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN Ơ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC
SỰ KIỆN TRONG KINH DOANH KHÁCH SẠN......................................................6
1.1 Khái luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn.................6
1.1.1 Một số khái niệm cơ bản.....................................................................................6
1.1.2 Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn.................7
1.1.3 Đặc điểm của tổ chức sự kiện và các loại hình sự kiện......................................8
1.2 Nội dung hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn.....................10
1.2.1 Xác định mục tiêu sự kiện.................................................................................10
1.2.2 Xác định chủ đề sự kiện....................................................................................11
1.2.3 Xác định đối tượng, đại biểu.............................................................................12
1.2.4 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho sự kiện.................................................13
1.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm...........................................................14
1.2.6 Xác định ngân sách hoạt động tổ chức sự kiện................................................21
1.2.7 Tài trợ sự kiện....................................................................................................22
1.3 Các nhân tố môi trường ảnh hưởng đến hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh
doanh khách sạn........................................................................................................23
1.3.1 Các nhân tố thuộc môi trường vĩ mô................................................................23
1.3.2 Các nhân tố thuộc môi trường ngành...............................................................25
1.3.3 Các nhân tố thuộc môi trường nội tại..............................................................25
CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA KHÁCH
SẠN THÁI BÌNH DƯƠNG, THANH HÓA..............................................................27


3
2.1 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của khách sạn Thái Bình Dương và ảnh
hưởng của các nhân tố môi trường đến hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn
Thái Bình Dương.......................................................................................................27

2.1.1 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của khách sạn Thái Bình Dương.........27
2.1.2 Phân tích ảnh hưởng của các nhân tố môi trường đến hoạt động tổ chức sự
kiện của khách sạn Thái Bình Dương.......................................................................29
2.2 Kết quả nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn Thái Bình Dương.31
2.2.1 Xác định mục tiêu..............................................................................................33
2.2.2 Xác định chủ đề tổ chức sự kiện.......................................................................33
2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu..............................................................................34
2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch.....................................................................36
2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm...........................................................37
2.2.6 Xác định ngân sách...........................................................................................37
2.2.7 Tài trợ sự kiện....................................................................................................37
2.3 Đánh giá kết chung..............................................................................................38
2.3.1 Ưu điểm và nguyên nhân..................................................................................38
2.3.2 Nhược điểm và nguyên nhân............................................................................39
CHƯƠNG 3: ĐỀ XUẤT GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN
HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN CỦA KHÁCH SẠN THÁI BÌNH DƯƠNG,
THANH HÓA.............................................................................................................40
3.1 Dự báo triển vọng và quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của
Khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa................................................................40
3.1.1 Dự báo triển vọng hoạt động kinh doanh của Khách sạn Thái Bình Dương..40
3.1.2 Quan điểm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình
Dương......................................................................................................................... 42
3.2 Giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái
Bình Dương................................................................................................................ 43
3.2.1 Xác định chủ đề sự kiện....................................................................................43
3.2.2 Xác định đối tượng đại biểu tham dự................................................................43
3.2.3 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho sự kiện.................................................44
3.2.4 Xác định ngân sách cho hoạt động tổ chức sự kiện.........................................45
3.2.5 Tài trợ sự kiện....................................................................................................45
3.3 Một số kiến nghị...................................................................................................45

3.3.1 Kiến nghị đối với Tổng cục du lịch...................................................................45
3.3.2 Kiến nghị với UBND Tỉnh Thanh Hóa và Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch
tỉnh Thanh Hóa..........................................................................................................46
KẾT LUẬN.................................................................................................................48


4
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC


5
DANH MỤC BẢNG, BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

Bảng,
biểu
Bảng 2.1.

TÊN BẢNG, BIỂU

Trang

Số lượng sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương được tổ

32

chức trong các năm 2013-2015
Bảng 2.2.

Kết quả phỏng vấn về các phương tiện truyền thông tin trong

36

các sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương tổ chức
Bảng 2.3.

Kết quả đánh giá về hoạt động xây dựng chương trình kế hoạch

36

sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương
Biểu đồ
2.1.
Biểu đồ
2.2.
Biểu đồ
2.3.

Kết quả đánh giá về hoạt động xác định mục tiêu sự kiện được

33

tổ chức của Khách sạn Thái Bình Dương
Kết quả đánh giá về ý tưởng chủ đề sự kiện được khách sạn tổ

34

chức
Kết quả phỏng vấn về những đối tượng, khách mời được mời

35

đến dự sự kiện mà khách sạn Thái Bình Dương tổ chức

Biểu đồ

Kết quả phỏng vấn về các hình thức quảng bá thông tin sự kiện

2.4.

thu hút sự chú ý của công chúng trong hoạt động tổ chức sự
kiện của Khách sạn Thái Bình Dương

35


6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
ST
T
1
2
3

TỪ ĐẦY ĐỦ
Tổ chức sự kiện
Ủy Ban Nhân Nhân
Bộ Văn Hóa, Thể Thao và Du Lịch

TỪ VIẾT TẮT
TCSK
UBND
Bộ VH, TT & DL


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết nghiên cứu đề tài
Hiện nay, du lịch là một trong những ngành phát triển mạnh mẽ và có đóng góp
quan trọng vào thu nhập của các quốc gia trên Thế giới. Ngành du lịch phát triển mạnh
như vậy cũng bởi do nhu cầu đi du lịch của con người ngày càng nhiều và đang dần trở
thành nhu cầu thiết yếu, quan trọng của cuộc sống. Theo xu thế đó, ngành du lịch Việt
Nam nói chung và ngành kinh doanh khách sạn nói riêng đã có những bước chuyển
mình lớn. Kết quả tăng trưởng của ngành du lịch Việt Nam trong những năm qua có sự
đóng góp quan trọng của ngành kinh doanh khách sạn. Trước đây, kinh doanh khách
sạn chỉ đơn giản là kinh doanh dịch vụ lưu trú, ăn uống nhưng hiện nay các dịch vụ mà
khách sạn cung cấp đa dạng hơn với nhiều dịch vụ khác như vận chuyển, giải trí, tổ
chức sự kiện,… Trong đó, tổ chức sự kiện đang là hoạt động rất phát triển trên thị
trường Việt Nam những năm gần đây, đem lại lợi nhuận cao cho các khách sạn. Thực
hiện tốt hoạt động tổ chức sự kiện giúp các khách sạn khẳng định được uy tín, tạo ấn
tượng với công chúng và khách hàng.
Trong nước và trên thế giới đã có các công trình nghiên cứu về hoạt động tổ chức
sự kiện. Tuy nhiên, phần lớn các công trình nghiên cứu đã lâu không còn phù hợp với
tình hình hiện tại, các công trình nghiên cứu mới vẫn chưa giải quyết được các vấn đề
còn tồn tại trong hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay.
Khách sạn Thái Bình Dương là khách sạn 3 sao duy nhất tại Sầm Sơn, Thanh
Hóa được thiết kế và đầu tư bởi các thương gia Việt kiều Canada, là khách sạn có chất
lượng cao, phong cách phục vụ chuyên nghiệp, nhân viên thân thiện, nhiệt tình, ẩm
thực phong phú… Tất cả những điều này đã tạo nên tên tuổi, gây ấn tượng với khách
hàng khi đến với khách sạn. Tuy nhiên, thực tế hoạt động kinh doanh của khách sạn

nói chung và trong lĩnh vực tổ chức sự kiện nói riêng vẫn còn những tồn tại. Khách
sạn Thái Bình Dương đã tổ chức một số sự kiện nhằm nâng cao uy tín và tên tuổi cũng
như giới thiệu hình ảnh khách sạn đến với nhiều khách hàng hơn nhưng vẫn còn chưa
được tổ chức thường xuyên, chất lượng sự kiện chưa cao, ngân sách cho sự kiện chưa
nhiều. Vì vậy, một số sự kiện chưa mang lại hiệu quả như mong muốn.
Trong quá trình thực tập tại khách sạn và qua các thông tin tìm hiểu được, em
nhận thấy hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn Thái Bình Dương cần được quan
tâm hoàn thiện hơn nữa. Em lựa chọn đề tài khóa luận “Hoàn thiện hoạt động tổ chức
sự kiện của khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa”. Theo em đây là một đề tài có
tính thiết thực giải quyết các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động kinh doanh của khách
sạn Thái Bình Dương.
2. Tình hình nghiên cứu đề tài


2.1 Tình hình nghiên cứu trong nước
Một số công trình nghiên cứu tiêu biểu có liên quan đến đề tài:
Các đầu sách, tài liệu:
- Nguyễn Vũ Hà (2009), Bài giảng tổ chức sự kiện, Trường Cao đẳng Du lịch Hà
Nội. Nội dung của bài giảng đã đi sâu vào khái niệm về sự kiện, hoạt động tổ chức sự
kiện, phân loại các hoạt động tổ chức sự kiện, các bước tác nghiệp và quản trị các hoạt
động trong tổ chức sự kiện.
- PGS.TS. Lưu Văn Nghiêm (2012), Tổ chức sự kiện, NXB Đại học Kinh tế
Quốc dân. Nội dung của cuốn sách đề cập đến khái niệm hoạt động tổ chức sự kiện,
tình hình tổ chức sự kiện tại Việt Nam. Trình bày các hoạt động tổ chức sự kiện một
cách chi tiết, các hoạt động trước, trong và sau khi kết thúc sự kiện.
Luận văn, khóa luận của sinh viên khoa Khách sạn – Du lịch, Trường Đại học
Thương Mại:
- Nguyễn Thị Hằng (2012), Khóa luận tốt nghiệp “ Phát triển hoạt động kinh
doanh dịch vụ tổ chức sự kiện tại Công ty TNHH Thương mại và Truyền thông Việt
Anh, Hà Nội”. Luận văn đã đề cập đến các lý luận cơ bản của hoạt động tổ chức sự

kiện, trình bày thực trạng hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện tại Công ty
TNHH Thương mại và Truyền thông Việt Anh, Hà Nội; đưa ra các giải pháp phát triển
hoạt động kinh doanh dịch vụ tổ chức sự kiện tại công ty Việt Anh.
- Lê Lan Linh (2015), Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự
kiện tại bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội”. Luận văn đề cập đến các lý luận cơ
bản của hoạt động tổ chức sự kiện, trình bày thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại
bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội, đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn
thiện hoạt động tổ chức sự kiện của bệnh viện da liễu trung ương, Hà Nội.
- Lê Thị Lý (2014), Khóa luận tốt nghiệp “Hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện
tại nhà khách La Thành”. Luận văn đề cập đến các lý luận cơ bản của hoạt động tổ
chức sự kiện, trình bày thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện tại Nhà khách La Thành,
đưa ra các giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện của Nhà
khách La Thành.
2.2 Tình hình nghiên cứu trên thế giới
Trên thế giới có rất nhiều sách, tài liệu, công trình nghiên cứu đi sâu nghiên cứu
các nội dung của tổ chức sự kiện từ vấn đề quản lý, nội dung quy trình tổ chức sự kiện
đến các bước tác nghiệp trong tổ chức sự kiện. Dưới đây là một số cuốn sách tiêu biểu:
- Judy Allen (2009), Event planning: The ultimate guide to successful meetin,
coporate events, fundraising galas, conferences, conventions,…, Wiley, United States.
Cuốn sách này trình bày một cách chi tiết về hoạt động lập kế hoạch, triển khai kế


hoạch thực hiện hoạt động tổ chức sự kiện đối với các loại hình sự kiện khác nhau như
hội thảo, giải trí,…
- Lym Van Der Wagen & Brenda R. Carlos (2004), Event management. Cuốn
sách này tiếp cận hoạt động tổ chức sự kiện dưới góc độ quản trị, các hoạt động quản
trị tác nghiệp tổ chức sự kiện, phân tích sự thành công và thất bại của các sự kiện.
- Planning and mansaging events, Đại học Nottinggham. Tài liệu trình bày một
cách chi tiết các hoạt động tác nghiệp trong tổ chức sự kiện, các bước cần thiết để tổ
chức một sự kiện dưới góc độ quản trị.

Các nghiên cứu về tổ chức sự kiện trong nước không có nhiều, phần lớn đều đề
cập được các lý luận cơ bản về tổ chức sự kiện và một số nghiên cứu đã đề cập đến
hoạt động hoàn thiện tổ chức sự kiện nhưng chưa có nghiên cứu nào về vấn đề quản lý
hay các nghiên cứu đã lâu không còn phù hợp với hiện tại, một số nghiên cứu mới vẫn
chưa giải quyết được các vấn đề còn tồn tại trong hoạt động tổ chức sự kiện hiện nay.
Đối với các nghiên cứu trên thế giới, các đề tài nghiên cứu khá đa dạng các mặt tiếp cận
như hoạt động tác nghiệp, quản lý, kỹ năng tổ chức sự kiện,… Tuy nhiên, phần lớn các
nghiên cứu này cũng chưa đi sâu vào vấn đề tổ chức sự kiện của khách sạn mà chỉ đề cập
về tổ chức sự kiện tại doanh nghiệp kinh doanh thương mại, dịch vụ nói chung.
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Mục tiêu của đề tài là xây dựng hệ thống giải pháp nhằm hoàn thiện hoạt động tổ
chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương
Từ mục tiêu nghiên cứu trên, đề tài có các nhiệm vụ sau:
- Hệ thống hóa một số cơ sở lý luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh
doanh khách sạn
- Tìm hiểu và đánh giá chung thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện của khách sạn
Thái Bình Dương
- Đề xuất giải pháp và các kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện
của khách sạn Thái Bình Dương trong thời gian tới
4. Phạm vi nghiên cứu đề tài
- Về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu hệ thống lý thuyết về hoạt động tổ
chức sự kiện và thực trạng hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn. Từ
đó đưa ra một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện hoạt động tổ chức sự kiện
của khách sạn Thái Bình Dương. Đề tài tập trung nghiên cứu các nội dung trong quá
trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện, các sự kiện của chính khách sạn
- Về thời gian: Đề tài tập trung nghiên cứu hoạt động tổ chức sự kiện trong thời
gian 2 năm 2014, 2015 và xu hướng phát triển đến năm 2020
- Về không gian: Đề tài nghiên cứu tại khách sạn Thái Bình Dương, Thanh Hóa
5. Phương pháp nghiên cứu đề tài

5.1 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu sơ cấp
5.1.1 Phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp
Có rất nhiều phương pháp thu thập dữ liệu sơ cấp nhưng trong phạm vi nghiên
cứu khóa luận tác giả sử dụng phương pháp điều tra phỏng vấn tại Khách sạn Thái
Bình Dương thông qua phiếu điều tra
Mục đích: Thu thập thông tin tìm hiểu thực trạng các hoạt động tổ chức sự kiện
của Khách sạn Thái Bình Dương làm rõ hơn các nội dung trong quá trình lập kế hoạch
tổ chức sự kiện.
Nội dung: Tìm hiểu sâu hơn về các nội dung trong quá trình lập kế hoạch tổ chức
sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương như xác định mục tiêu sự kiện, xác định đối
tượng khách mời, xác định ngân sách sự kiện,…
Quy trình thực hiện: Quy trình thực hiện điều tra gồm 3 bước như sau:
- Bước 1: Xác định đối tượng điều tra
Đối tượng điều tra là Trưởng các Bộ phận Lễ tân, Bộ phận nhà hàng, Bộ phận
Kinh doanh và marketing, Bộ phận nhân sự, Bộ phận bếp; Trưởng nhóm, trưởng ca
của các bộ phận nghiệp vụ và môt số nhân viên của khách sạn
- Bước 2: Thiết kế phiếu điều tra
Phiếu điều tra được thiết kế với nội dung chính là 10 câu hỏi đi trực diện vào đối
tượng và phạm vi nghiên cứu của khóa luận. (Phiếu điều tra được trình bày trong
phần phụ lục 1).
- Bước 3: Phát và thu phiếu điều tra
Tác giả đã tiến hành phát phiếu điều tra 30 nhân viên khách sạn như đã trình bày
ở Bước 1. Thời gian phỏng vấn là từ 01/04/2016-03/04/2016 tại Khách sạn Thái Bình
Dương.
Thu về 29 phiếu, trong đó có 27 phiếu hợp lệ, tỷ lệ 90%. ( Xem phụ lục 2)
5.1.2 Phân tích dữ liệu sơ cấp
Khi phân tích, xử lý dữ liệu người ta thường dùng các phương pháp như thống
kê, phân tích nội dung, đánh giá... Trong đó phương pháp thống kê được sử dụng khá
phổ biến, đó là việc thu thập lại các phiếu điều tra, tông hợp số liệu, tính toán và phân

tích kết quả.
Sau khi thực hiện điều tra, tác giả đã tập hợp các phiếu điều tra thu được, sử dụng
phương pháp thống kê để xử lý các số liệu. Đối với các câu hỏi từ câu hỏi số 1 đến câu
hỏi số 9 ở dạng trắc nghiệm sẵn có đáp án lựa chọn, tác giả tổng hợp và tính toán tỷ lệ
% của các câu trả lời của từng câu hỏi.
5.2 Phương pháp thu thập và phân tích dữ liệu thứ cấp
5.2.1 Phương pháp thu thập dữ liệu thứ cấp
Việc thu thập dữ liệu thứ cấp được thự hiện theo 3 bước sau:


Bước 1: Xác định nội dung thông tin cần thu thập
Thông tin cần thu thập là các thông tin về Khách sạn Thái Bình Dương, các
thông tin về hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn. Các thông tin bao gồm: Sơ lược
quá trình hình thành và phát triển của khách sạn, Cơ cấu tổ chức của khách sạn, Lĩnh
vực hoạt động kinh doanh, Kết quả hoạt động kinh doanh 2014-2015, Số lượng các sự
kiện các năm 2013-2015, Tài trợ sự kiện,…
Bước 2: Xác định nguồn thu thập thông tin
Thu thập các thông tin từ các nghiên cứu, bài vở, sách báo có liên quan đến hoạt
động tổ chức sự kiện, quan hệ công chúng trong kinh doanh khách sạn. Phân tích chọn
lọc các thông tin phù hợp với khóa luận để sử dụng.
Bước 3: Tiến hành thu thập thông tin
Tiến hành thu thập các báo cáo từ phòng kinh doanh của khách sạn, các số liệu
trên internet, báo chí,… có liên quan đến Khách sạn Thái Bình Dương. Từ đó dùng
một số phương pháp trích dẫn, tổng hợp,… để xử lý hệ thống dữ liệu đã thu thập được.
5.2.2 Phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp
Có nhiều phương pháp phân tích dữ liệu thứ cấp như tổng hợp, so sánh số liệu,
phân tích dữ liệu,… Tuy nhiên trong phạm vi nghiên cứu khóa luận em chỉ sử dụng
phương pháp tổng hợp và phân tích dữ liệu.
Phương pháp tổng hợp: Tổng hợp tất cả các dữ liệu thu thập được một cách chính
xác để thuận lợi cho việc xử lý phân tích, tránh bỏ sót các dữ liệu quan trọng.

Phương pháp phân tích: Phân tích và xử lý dữ liệu thứ cấp để làm rõ thực trạng
hoạt động tổ chức sự kiện của Khách sạn Thái Bình Dương.

CHƯƠNG 1:
MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN Ơ BẢN VỀ HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC SỰ
KIỆN TRONG KINH DOANH KHÁCH SẠN
1.1 Khái luận về hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn


1.1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1 Khách sạn và kinh doanh khách sạn
 Khách sạn
Khái niệm khách sạn ra đời từ rất lâu, từ “ hotel” có nguồn gốc từ Pháp. Tùy từng
thời điểm và đặc điểm của từng quốc gia người ta sử dụng khái niệm khách sạn khác
nhau.
Theo thông tư số 01/2002 TT-TCDL ngày 27/04/2001 của Tổng cục du lịch ghi
rõ: Khách sạn “hotel” là công trình kiến trúc được xây dựng độc lập có quy mô 10
buồng trở lên đảm bảo chất lượng về cơ sở vật chất, trang thiết bị, dịch vụ cần thiết
phục vụ khách du lịch.
Khách sạn là cơ sở kinh doanh lưu trú, các dịch vụ, hoạt động nhằm mục đích
sinh lợi bằng việc cho thuê các phòng ở đã được chuẩn bị sẵn tiện nghi cho các khách
hàng ghé lại qua đêm hay thực hiện một kỳ nghỉ (có thê kéo dài vài tháng nhưng ngoại
trừ việc lưu trú thường xuyên). Cơ sở đó bao gồm các dịch vụ phục vụ ăn uống, vui
chơi giải trí, các dịch vụ cần thiết khác.[6, tr25]
 Kinh doanh khách sạn
Cùng với sự ra đời của khách sạn, ngành kinh doanh khách sạn cũng phát triển và
trở thành ngành công nghiệp không khói mang lại nhiều lợi ích cho các quốc gia hằng
năm.
Kinh doanh khách sạn là hoạt động kinh doanh các dịch vụ lưu trú, dịch vụ ăn
uống, dịch vụ bổ sung cho khách nhằm mục đích lợi nhuận.[7, tr105]

1.1.1.2 Tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
Tổ chức sự kiện là một ngành dịch vụ khá phổ biến trên thế giới. Tại Việt Nam,
lĩnh vực này cũng đang dần thu hút được sự quan tâm của các các nhân, tổ chức và xã
hội; là một công cụ quan trọng trong hoạt động truyền thông. Đề tài nghiên cứu tiếp
cận khái niệm tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn dựa trên các quan điểm sau:
Theo văn bản Thông tin liên quan đến lĩnh vực tổ chức sự kiện, Bộ Văn hóa, Thể
thao và Du lịch:
Tổ chức sự kiện là một quá trình hoạnh định việc thực hiện và giám sát các hoạt
động liên quan đến các lĩnh vực sau: văn hóa, nghệ thuật, tuyên truyền, công bố tại
một thời điểm, một địa điểm nhất định và tuân thủ quy định của pháp luật sao cho sự
kiện diễn ra đúng mục đích của nhà tổ chức.
Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với
các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc, thiết bị, công cụ lao động thực
hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ
thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham


dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ sở hữu sự kiện và thỏa
mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện.[5, tr9]
1.1.2 Vai trò của hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
Các doanh nghiệp kinh doanh khách sạn, du lịch không những phải có các mối
quan hệ tốt với các đối tác của mình mà còn phải có mối quan hệ tốt với đông đảo
công chúng có quan tâm. Quan hệ công chúng tốt hay xấu có ảnh hưởng đến kết quả
hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện là một công cụ quan hệ công
chúng, vì vậy hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn cũng có những
vai trò quan trọng. Một số vai trò thiết yếu của việc tổ chức sự kiện đối với doanh
nghiệp như sau:
Khuyến khích sự hài hòa cùng có lợi giữa quần chúng và doanh nghiệp
Công chúng biết đến sự kiện của doanh nghiệp
Đáp ứng nhu cầu về thông tin của công chúng

Khẳng định thương hiệu của doanh nghiệp. Hỗ trợ cho hoạt động marketing
Thu hút được công chúng. Đặc biệt chú trọng là công chúng mục tiêu
Giúp tạo dựng, duy trì và phát triển hình ảnh của doanh nghiệp
Giúp xây dựng, cải tạo và duy trì mối quan hệ của doanh nghiệp với các nhóm
đối tượng công chúng như: truyền thông, nhân viên, khách hàng, nhà đầu tư…
Thực hiện nhu cầu sở thích của công chúng
Khuyến khích sự hài hòa giữa toàn thể nhân viên với nhau và doanh nghiệp với
công chúng
Tổ chức sự kiện là cầu nối giữa doanh nghiệp với công chúng bên ngoài cũng
như nội bộ doanh nghiệp. Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp truyền tải thông tin
đến cho khách hàng và công chúng của họ. Với nhóm công chúng trong nội bộ doanh
nghiệp, thông điệp này là các ý kiến chỉ đạo, tầm nhìn của lãnh đạo truyền tải đến nhân
viên của doanh nghiệp cũng như xoa dịu các bất đồng trong doanh nghiệp.
Tổ chức sự kiện giúp cho doanh nghiệp chuẩn bị, tạo các dư luận tốt trong xã hội,
công chúng thông qua sự giúp đỡ ủng hộ của giới truyền thông và các chuyên gia phân
tích thương mại.
Tạo mối quan hệ với báo chí qua đó cung cấp các thông tin về các dịch vụ sẵn có
cũng như thông tin về khách sạn đối với công chúng.
Thu hút sự chú ý của công chúng đến dịch vụ mới, các hoạt đông nổi bật của
khách sạn qua đó đánh bóng tên tuổi, nâng cao vị thế, uy tín cho khách sạn.
Trực tiếp cung cấp các thông tin hướng dẫn khách hàng tiếp cận và sử dụng các
sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp, doanh nghiệp có thể tổ chức các dạng sự kiện
như: hội thảo, hội nghị khách hàng, giới thiệu và trưng bày sản phẩm…


Xây dựng mối liên hệ với khách hàng, làm cho họ có lòng tin với doanh nghiệp
và sản phẩm dịch vụ của doanh nghiệp cung cấp.
1.1.3 Đặc điểm của tổ chức sự kiện và các loại hình sự kiện
1.1.3.1 Đặc điểm của tổ chức sự kiện
Tổ chức sự kiện là một loại hình kinh doanh dịch vụ rất đa dạng, phong phú do

đó nó vừa chịu sự chi phối của đặc điểm kinh doanh dịch vụ nói chung vừa mang đặc
điểm riêng của lĩnh vực tổ chức sự kiện.
 Đặc điểm về sản phẩm của dịch vụ tổ chức sự kiện
Có thể khẳng định rằng, đặc điểm cơ bản nhất về sản phẩm của dịch vụ tổ chức
sự kiện là mang tính tổng hợp cao, là sự kết hợp giữa hàng hóa và dịch vụ, trong đó
dịch vụ chiếm tỷ trọng lớn.
Tính tổng hợp thể hiện ở chỗ: Tổ chức sự kiện cần đến dịch vụ của rất nhiều
ngành nghề khác nhau như: vận chuyển, lưu trú, ăn uống, giải trí, thiết kế, in ấn...
 Đặc điểm về lao động
Lao động trong tổ chức sự kiện có các đặc điểm cơ bản sau:
- Lao động trong tổ chức sự kiện đòi hỏi tính chuyên môn hóa cao và đa dạng về
ngành nghề, công việc, máy móc khó có thể thay thế con người. Lao động trong tổ
chức sự kiện là lao động dịch vụ đặc thù, rất khó tự động hóa và cơ giới hóa.
- Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong một sự kiện
đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng nhằm đảm bảo các mục tiêu của sự kiện. Tất cả các
bộ phận quản lý và nhân viên tham gia tổ chức sự kiện đều phải cùng mục tiêu mang
lại thành công chung cho sự kiện. Do vậy, cần phải có sự hợp tác một cách nhịp nhàng
và đồng bộ giữa các bộ phận.
- Cường độ làm việc tương đối nặng, phụ thuộc nhiều vào tiến độ, kế hoạch của
sự kiện.
- Lao động trong tổ chức sự kiện tiếp xúc với nhiều đối tượng khác nhau, yêu cầu
luôn phải có thái độ vui vẻ, chuẩn mực trong công việc.
 Đặc điểm về cơ sở vật chất kỹ thuật trong tổ chức sự kiện
Cơ sở vật chất trong tổ chức sự kiện rất đa dạng, phong phú, chúng có những yêu
cầu đặc thù cho từng loại hình và quy mô của các sự kiện cụ thể.
 Đặc điểm về hoạt động
Tính tổ chức, khả năng phối hợp công việc của các bộ phận trong tổ chức sự kiện
đòi hỏi phải đồng bộ, nhịp nhàng với mục tiêu phục vụ khách hàng với chất lượng cao
nhất nhằm đáp ứng những yêu cầu, đòi hỏi của khách.
1.1.3.2 Các loại hình sự kiện

 Theo quy mô của sự kiện


- Sự kiện lớn: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng lớn ở phạm vi quốc gia,
quốc tế, thường có sự tham gia của nhiều người, thời gian tổ chức sự kiện dài, nội dùn
hoạt động đa dạng, phong phú.
- Sự kiên nhỏ: Là những sự kiện có mức độ ảnh hưởng hẹp, thường có sự tham
gia của ít người, thời gian tổ chức sự kiện thường ngắn, nội dung hoạt động ít,…
 Theo thời gian
Căn cứ theo độ dài thời gian hoặc tính thời vụ:
- Theo độ dài thời gian: Căn cứ vào thời gian diễn ra sự kiện có thể chia thành sự
kiện dài ngày và sự kiện ngắn ngày.
- Theo tính mùa vụ có thể chia thành: Sự kiện thường niên – diễn ra vào những
thời điểm nhất định ( Hội nghị tổng kết, hội nghị khách hàng thường niên, các lễ hội
thường niên,…); Sự kiện không thường niên – không mang tính quy luật, không có
hiện tượng lặp lại ở các năm ( Lễ khai trương cửa hàng, hội thảo du học,…)
 Theo hình thức và mục đích
Đây là cách phân loại phổ biến có ý nghĩa trong nghiệp vụ tổ chức sự kiện. Vì
hình thức tổ chức sự kiện phụ thuộc vào mục đích sự kiện nên nó thường đi liền với
nhau. Có thể chia thành các nhóm sau:
- Sự kiện kinh doanh: Là những sự kiện có liên quan đến hoạt động kinh doanh
của các doanh nghiệp như Sự kiện kinh doanh (Business event), Các ngày lễ của
doanh nghệp (Corporate events), Sự kiện gây quỹ (Fundraising events), Triển lãm
(Exhibitions), Hội chợ thương mại (Trasde fairs), Sự kiện liên quan đến bán hàng
(Workshops), kiện liên quan tới marketing (Marketing events), Sự kiện tung thương
hiệu, sản phẩm (Brand and product launches), Hội nghị khách hàng, giao lưu, gặp gỡ,
Lễ khai trương, khánh thành,…
- Sự kiện văn hóa: Là những sự kiện liên quan đến truyền thống, tôn giáo, tín
ngưỡng, phong tục tập quán, văn hóa,…Một số sự kiện văn hóa như Lễ hội, Giao lưu
văn hóa, Sinh nhật, Các ngày lễ kỷ niệm truyền thống…

- Sự kiện giáo dục, khoa học: Là các sự kiện liên quan đến giáo dục, khoa học
như
+ Hội thảo, hội nghị về văn hóa giáo dục: diễn thuyết, chuyên đề, hội thảo du
học,...
+ Liên hoan, hội giảng, các cuộc thi
+ Các trò chơi mang tính giáo dục
- Sự kiện âm nhạc, nghệ thuật, giải trí: Triển lãm nghệ thuật, Liveshow, Các hội
thi nghệ thuật,…
- Sự kiện thể thao: Thi đấu, Giao lưu thể thao, Hội thi,…


- Sự kiện truyền thông: Là các sự kiện có tính truyền thông cao, thường do một
hay nhiều cơ quan truyền thông báo chí là chủ đầu tư sự kiện, hoặc có sự tham gia của
các cơ quan truyền thông trong quá trình tiến hành sự kiện.
1.2 Nội dung hoạt động tổ chức sự kiện trong kinh doanh khách sạn
1.2.1 Xác định mục tiêu sự kiện
- Cần xác định mục đích của sự kiện sẽ tổ chức là để làm gì: Ra mắt sản phẩm,
hội nghị khách hàng, họp báo…để có sự chuẩn bị phù hợp và chính xác cho sự kiện.
- Mục tiêu là đích đến của mỗi sự kiện. Xác định mục tiêu của mỗi sự kiện bao
gồm: Gia tăng danh số, tìm kiếm khách hàng mục tiêu, mở rộng thị trường, mở rộng
mối quan hệ…
Phải tổ chức mấy sự kiện, vậy mục tiêu cụ thể đối với mỗi sự kiện là gì?
Vẫn tổ chức sự kiện hay điều chỉnh ( thêm , bớt, ghép, mở rộng – 1 sự kiện
nào đó)
Vậy mục tiêu chung của công ty khi quyết định tổ chức sự kiện là gì?
Mục tiêu phát triển uy tín công ty lần này là những gì, đối với những ai?
Mục tiêu lợi nhuận( tiền bạc) lần này là bao nhiêu?
Mục tiêu xây dựng quan hệ lần này là những gì?
Mục tiêu chiếm lĩnh cơ hội lần này là những gì?
Các mục tiêu khác

Với mỗi sự kiện cụ thể( trong các sự kiện) cần đạt được mục tiêu gì trên đây?
- Ý nghĩa của mục tiêu: Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực sẽ đảm bảo cho tổ
chức sự kiện thành công cao và tăng uy tín cho đối tượng mục tiêu đề cập tới, giành
được thiện cảm của những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm.
- Tính rõ ràng của mục tiêu: Mục tiêu của việc tổ chức sự kiện phải rõ ràng, thể
hiện rõ bản chất của sự vật hiện tượng, phù hợp với xu thế vận động của sự vật hiện
tượng. Điều này cũng đúng với việc tổ chức sự kiện. Nếu làm ngược lại, Nhà tổ chức
sự kiện sẽ thất bại, lãng phí ngân sách và rất có thể gánh chịu những hậu quả không
mong muốn. Một trong những điều tối kỵ đối với người tổ chức sự kiện là không dùng
sự kiện để làm bình phong che dấu mưu đồ riêng của mình.
- Thứ bậc của mục tiêu: Một sự kiện được tổ chức thường hướng tới một số
mục tiêu. Các nhà quản trị cần xác định được những mục tiêu chính, mục tiêu phụ để
tập trung ưu tiên trong thực hiện. Hơn nữa cũng phải xem xét số lượng mục tiêu đưa ra
có phù hợp không? Số lượng mục tiêu, mức độ phức tạp của mục tiêu gắn liền với quy
mô và ngân sách tổ chức sự kiện. Các mục tiêu đều thể hiện mục đích, quá nhiều mục
tiêu thì mục đích tổ chức sự kiện không rõ ràng, không tập trung


Tùy theo các loại sự kiên khác nhau mà nhà tổ chức sự kiện nhằm hướng tới các
mục tiêu khác nhau. Dưới đây là một số loại sự kiện điển hình, gắn với từng loại là
những mục tiêu thường được những nhà tổ chức sự kiện hướng tới nhất.
Hội họp, hội thảo
- Tập hợp một số thành viên trao
đổi thông tin, quan điểm.
- Cung cấp thông tin về sản
phẩm mới, ý tưởng mới.
- Trao đổi ý kiến.
- Tìm kiếm sự đồng thuận.
- Tìm kiếm các giải pháp cho
vấn đề tồn đọng.

Gây quỹ
- Gây quỹ (nghiên cứu, từ thiện)
- Tạo ý thức trong công chúng
- Thu hút nhà tài trợ mới.
- Thu hút người ủng hộ.
- Tăng tình nguyện viên.

Sự kiện đoàn thể
- Tuyên dương (thành tích công trạng )
- Cám ơn (khách hàng, nhà cung cấp )
- Gặp gỡ giao lưu.
- Giới thiệu sản phẩm
- Ghi nhận thương hiệu
- Kỷ niệm (các dấu mộc thời gian, không gian )
Khuyến khích
- Ghi nhận doanh số bản thảo luận.
- Tập hợp đội ngủ kinh doanh, bản chiến lược
phát triển trong tương lai.
- Gặp gỡ giữa ban lãnh đạo với đội ngũ kinh
doanh ngoài môi trường làm việc.
- Tranh thủ sự ủng hộ của nội bộ và đối tác.

Mục tiêu của sự kiện ảnh hưởng tới phương thức lập kế hoạch và tổ chức sự kiện.
Những mục tiêu cụ thể đòi hỏi những phương pháp cụ thể. Nó yêu cầu phải có kế
hoạch riêng cùng với chương trình hoạt động sát thực với chúng. Có như vậy, sự kiện
mới mang lại thành công cao. Chẳng hạn: Mục tiêu thu hút công chúng tới tổ chức sự
kiện để ghi nhận thương hiệu có thể tạo ra những thứ gì đó (Trò chơi, tặng phẩm…) để
thu hút công chúng tới sự kiện và giữ họ ở đó tham gia sự kiện các chương trình của
sự kiện.
1.2.2 Xác định chủ đề sự kiện

Chủ đề là môt yếu tố quan trọng đối với sự kiện chúng ta đều hiểu nó gần như là
xương sống, định hình cho sự kiện. Để có chủ đề tốt, ngoài những ý tưởng đột phá
việc tìm hiểu kỹ về khách hàng rất quan trọng, nó giúp chúng ta đi sát với mục đích
của sự kiện hơn. Đây chính là điều mà mọi khách hàng mong đợi. Hơn nữa, một chủ
đề tốt giúp chúng ta tự tin phát triển các chi tiết khác,chỉ cần chúng bám sát với các
nội dung chính.
Hình thành chủ đề (theme) cho event: chủ đề này sẽ chịu sự ràng buộc và chi
phối bởi nhiều vấn đề vĩ mô như luật, khu vực tổ chức, văn hóa riêng của khách hàng,
nguồn lực; và những vấn đề vi mô như địa điểm tổ chức, cách thức phục vụ, cách trang
trí, âm thanh ánh sáng, các kỷ xảo, hiệu ứng đặc biệt.
1.2.3 Xác định đối tượng, đại biểu


Mức độ thành công của một sự kiện được đánh giá thông qua số lượng và giá trị
của những khách hàng mà sự kiện đó thu hút được, kể cả khách hàng tiềm năng. Một
sự kiện đủ quy mô tầm cỡ đến đâu, ấn tượng đến mức nào cũng sẽ trở thành vô nghĩa
nếu xác định sai đối tượng, mục tiêu. Do đó, phải xác định đối tượng mục tiêu để làm
việc tập trung và mang lại hiệu quả hơn.
 Xác định đối tượng khách mời
Để được mọi người chú ý trên truyền thông thì những người tổ chức sự kiện cần
phải trả lời các câu hỏi sau: Có bao nhiêu nhà báo cần mời? Có quan chức chính phủ
nào được phỏng vấn không? Nhân viên của công ty hay khách hàng? Các nhà cung
cấp? Hiệu quả nào sẽ được tạo ra nếu bạn kết hợp các nhóm với nhau
 Lên danh sách
Trong khoảng thời gian trước khi bắt đầu diễn ra tổ chức hội nghị thì danh sách
khách mời phải được gửi tới cho khách trước.
Nhà tổ chức cần phải chuẩn bị danh sách khách mời chính thức (danh sách A).
Bên cạnh đó, cần có danh sách khách mời dự bị (danh sách B), gồm những người có
thể được mời thay thế cho những người thuộc danh sách A mà vắng mặt.
Danh sách A cần được rút ngắn trên cơ sở xác nhận của khách mời năm tuần

trước kh diễn ra sự kiện, giấy vào cửa của khách VIP được gửi cho khách thuộc danh
sách A. Nếu áp dụng – giấy ra vào cửa của khách thường được dùng như một phương
tiện hiển thị để kiểm tra an ninh và có thể được quàng vào cổ, kẹp vào túi sách hoặc
thắt lưng hoặc đeo vào cổ tay.
Tùy vào lịch giao thư của địa phương và lịch nghỉ lễ, vào mùa nghỉ lễ, nghỉ học
kỳ và nghỉ hè, khách mời có thể đi ra ngoài thành phố và nhà tổ chức phải lên lịch
tương ứng để đảm bảo khách trong danh sách A có đủ thời gian hồi âm trở lại.
 Lập hồ sơ khách mời.
Nắm bắt được những thông tin liên quan đến khách mời có ý nghĩ quan trọng đối
với việc tổ chức sự kiện thành công.
Một số câu hỏi sau đây giúp Nhà tổ chức chuẩn bị hồ sơ Khách mời:
- Độ tuổi của Khách mời?
- Khách mời đi hai người hay một người?
- Vé vào có thể vé đơn, vé cho bàn 10 người hay vé cho cả gia đình và bạn bè
nếu là tổ chức sự kiện gây quỹ? Ai sẽ là người lập danh sách Khách mời – Có thể chỉ
trong công ty, gia đình, bạn bè hay kết hợp?
- Trẻ em có tham dự hay không? Trẻ em có đi cùng người lớn hay không? Chú
ý việc chuẩn bị riêng đồ uống cho trẻ em đi kèm.
- Vấn đề phương tiện đi lại cho Khách mời? Khách mời sẽ đến bằng xe riêng,
xe tư nhân hay xe sang trọng, có thể sử dụng phương tiện công cộng hay không?





Giải quyết sự cố bất ngờ liên quan tới khách mời
Khách mời quá ít so với dự kiến
Khách mời quá đông so với dự kiến
Nhiều khách mời phàn nàn về dịch vụ
Có va chạm, bạo lực giữa các khách mời

Thiếp mời:

Thiếp mời cần được gửi cho khách của danh sách chính trong thời gian từ 6
đến 7tuần trước khi diễn ra sự sự kiện.
Nội dung Thiếp mời: Nội dung trong thiếp mời sẽ được quán triệt bao gồm:
- Số khách được mời
- Tên sự kiện
- Mô tả sự kiện
- Ngày
- Giờ ( Khai mạc, bế mạc Chương trình sự kiện)
- Địa điểm
- Chỉ dẫn
- Nơi đậu xe
- Trang phục
- Địa chỉ, số điện thoại và số fax hồi âm
- Mẫu yêu cầu vé
- Phong bì hồi âm
1.2.4 Xây dựng chương trình, kế hoạch cho sự kiện
Xây dựng chương trình kế hoạch là nội dung quan trọng nhất tạo nên thành công
cho mỗi sự kiện.
 Xây dựng nội dung
Khi xây dựng cần đặc biệt chú ý đến nội dung ý tưởng phải phù hợp với định
hướng của sự kiện và đối tượng khách hàng mục tiêu.
Trong quá trình xây dựng thì phải đảm bảo mục tiêu thiết kế được chương trình
đảm bảo sự hoàn hảo không chỉ thể hiện đơn thuần là “ lồng” được tên của công ty vào
trong từng sản phẩm mà phải làm sao cho sản phẩm ấy được “ sống” trong sự chiêm
ngưỡng của khách hàng.
Để nội dung ý tưởng của chương trình phù hợp thì ngay từ đầu phải làm tốt công
tác xác định đối tượng nhận thông điệp.
Nội dung chương trình phải xác định được: Thời gian tổ chức, địa điểm tổ chức,

phương thức tổ chức (tự làm hay thuê) , thành phần tham gia, ngân sách.
Việc xây dựng chương trình kế hoạch cần có kỹ năng: xác định chủ đề hay xác
định thông điệp cho nội dung, viết được chương trình (thời gian, công việc), phân công
công việc, thời gian hoàn thành…
 Xây dựng chương trình triển khai


Đối với chương trình triển khai càng chi tiết càng ít rủi ro trong thực tế, trong quá
trình triển khai có thể sử dụng sự trợ giúp của thiết bị Microsoft project để theo dõi
tiến độ chương trình.
Có sự phân công trách nhiệm cụ thể và luôn theo sát để hỗ trợ các thành viên
tham gia. Dự đoán những tình huống có thể xảy ra để có thể xử lý tốt các sự cố xảy ra
trong sự kiện.
 Chuẩn bị triển khai
- Thu thập và tổng hợp các thông tin có liên quan đáp ứng cho việc xây dựng ý
tưởng sự kiện
- Đặt ra các mục đích sự kiện, mục tiêu thực tế, có tính khả thi
- Xây dựng ngân sách
- Lập kế hoạch hoạt động chi tiết: cần có nhiều phuong án
- Lên kế hoạch nguồn nhân sự tham gia và chuẩn bị nguồn nhân sự dự bị.
- Chuẩn bị điều kiện về vật chất, vật dụng liên quan
1.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm
 Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện:
Cần lần lượt phân tích để xác dịnh thời gian cần thiết cho chuẩn bị tổ chức sự
kiện.
- Trước hết cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lập lế hoạch tới khi tổ chức sự kiện là
mức độ khống chế toàn bộ thời gian các hạng mục công việc chuẩn bị.
- Tiếp đến, nhà tổ chức sự kiện cần xác định thời gian cho từng hạng mục công
việc, đặc biệt là những hạng mục công việc chủ yếu quan trọng. Sau đó xác định thêm
mức thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống công việc. Với mức thời gian đã khống

chế cho toàn bộ hệ thống công việc, tùy theo nguồn lực của doanh nghiệp, tùy theo
yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có phương pháp cuốn chiếu,
phương pháp các dòng chảy song song và phương pháp kết hợp.
 Lựa chọn địa điểm
Địa điểm đóng vai trò quan trọng trong tổ chức sự kiện. Lựa chọn đúng địa điểm
la yếu tố quan trọng góp phần vào thành công của sự kiện, nếu không địa điểm cũng
có thể trở thành nhân tố làm hỏng sự kiện.
Địa điểm phù hợp góp phần thực hiện tốt hơn mục tiêu của sự kiện.
- Địa điểm thuận lợi giúp cho nhà tổ chức sự kiện thực hiện chương trình sự
kiện một cách tốt nhất.
- Địa điểm phù hợp sẽ tạo cho khách hàng tâm lý thoải mái, hứng thú và dễ
dàng hòa nhập vào sự kiện, góp phần tạo nên không khí của sự kiện.
- Việc lựa chọn địa điểm còn ảnh hưởng lớn đến tất cả các yếu tố khác của tổ
chức sự kiện…


 Một số tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện:
 Phù hợp với mục tiêu, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện
- Địa điểm phải phù hợp với mục tiêu tổ chức sự kiện để hỗ trợ cho việc thực
hiện mục tiêu của sự kiện. Bên cạnh đó, khi lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng
cần tính đến đối tượng khách mời.
- Địa điểm phù hợp với loại hình sự kiện sẽ tạo được không gian hài hòa và tâm
lý môi trường không gian tích cực. Điều này làm cho khách tham dự cảm thấy thoải
mái , dễ chịu và có xu hướng thân thiện, tiến gần và hòa nhập với sự kiện, thúc đẩy tổ
chức sự kiện thành công.
- Địa điểm ngoài trời: Tổ chức sự kiện ngoài trời sẽ có nhiều thuận lợi hơn cho
nhà tổ chức. Đó là điều kiện tốt để thực hiện các ý tưởng sáng tạo. Tổ chức sự kiện
ngoài trời không bị đóng khung giới hạn trong một phạm vi không gian cụ thể. Dù hội
trường rộng hẹp như thế nào đều bị gới hạn bởi bốn bức tường và mái che. Ngoài trời
sẽ không bị giới hạn bởi phạm vi không gian và đặc biệt là không có không gian lặp lại

như trong hội trường. Ta có thể “nhìn thấy” và “ hình dung” được. Đó là những gì nhà
tổ chức phải tìm khi lên kế hoạch cho sự kiện đặc biệt của doanh nghiệp hay khách
hàng. Tổ chức ngoài trời tạo cơ chế năng động cho quy mô của sự kiện. Quy mô có thể
tăng lên gấp đôi hoặc giảm đi một nửa đều không ảnh hưởng tới địa điểm tổ chức. Nhà
tổ chức có thể làm thay đổi không gian nơi tổ chức sao cho phù hợp với sự kiện, điều
này rất khó thực hiện trong hội trường. Tổ chức sự kiện ngoài trời là một yếu tố rất
quan trọng trong việc định vị sự kiện. Do không bị giới hạn bởi không gian rộng hẹp,
không rơi vào tình trạng không gian trùng lặp, tổ chức sự kiện ngoài trời gặp nhiều
thuận lợi trong việc cải tạo không gian sao cho phù hợp với sự kiện đồng thời có thể
thực hiện khác biệt độc đáo của không gian tổ chức sự kiện. Vì thế mà tạo nên được
hình ảnh sâu đậm và ấn tượng trong tâm trí khách tham dự và công chúng.
Tuy nhiên, địa điểm tổ chức các sự kiện ngoài trời thường là các sân vận động,
công viên, bãi biển…với không gian rộng. Do đó, hệ thống âm thanh, ánh sáng chiếm
vai trò khá quan trọng . Bởi vì, đối với không gian rộng cần có một hệ thống âm thanh
và ánh sáng có công suất lớn, đảm bảo các yêu cầu kỹ thật và có sức lan tỏa trong khắp
không gian diễn ra sự kiện.
Địa điểm trong nhà: Tổ chức sự kiện trong nhà bị giới hạn nhiều hơn về sức chứa
và thiết kế. Tổ chức sự kiện trong nhà cần xem xét mức độ sáng thích hợp, kiểm tra
nhiệt độ không khí. Chỗ ngồi cần được thoải mái và góc nhìn tốt cho buổi trình chiếu.
Nhiều sự kiện được tổ chức cả trong nhà và ngoài trời hoặc diễn ra trong phạm vi
không gian rộng lớn.
 Sức chứa


Một địa điểm tốt không nên quá rộng hoặc quá nhỏ mà phải phù hợp với số
lượng khách tham dự. Nếu địa điểm quá nhỏ sẽ làm khách mời cảm thấy không thoải
mái, chất lượng chương trình giảm, tuy nhiên địa điểm quá rộng sẽ làm loãng không
khí của sự kiện mà lại tăng chi phí thuê không cần thiết. Tuy nhiên, đôi khi chủ địa
điểm sẽ không chấp nhận giảm giá cho các yêu cầu cắt giảm địa điểm, vì với phần nhỏ
còn lại của địa điểm họ sẽ không thể cho ai thuê được nữa. Trong trường hợp như vậy

nên chấp nhận trả đủ chi phí nhưng vẫn yêu cầu ngăn nhỏ địa điểm để có đủ không
gian cần thiết cho sự kiện, không để không gian quá lớn làm khách mời cảm thấy lạc
lõng.
- Tắc nghẽn vào giờ cao điểm của sự kiện là rất phổ biến, thường là do hoạt động
giải trí diễn ra một cách tập trung. Nếu địa điểm hạn chế trong việc xử lý vào thời gian
cao điểm thì cần nỗ lực thông qua maketing để phân tán người tham dự theo thời gian
hoặc không gian. Nếu không, cần áp dụng biện pháp giới hạn số lượng khách tham dự
như bán vé hoặc xếp hàng.
- Xếp hàng: Xếp hàng thường là một yếu tố quan trọng trong quản lý sức chứa.
Một khu vực như nhà hát có thể chứa được một số lượng người nhất định và phần còn
lại phải chờ đợi bên ngoài. Tại các sự kiện miễn phí ra vào, xếp hàng có thể là cách
duy nhất để ngăn chặn tình trạng quá tải nghiêm trọng. Tuy nhiên, mọi người thường
không thích phải chờ đợi, do đó tốt nhất nên tránh xếp hàng nếu có thể. Nếu cần thiết
phải xếp hàng, thì nhà quản trị sự kiện phải làm cho kinh nghiệm đó ngắn và thoải mái
nhất có thể.
- Bán vé : Nhà quản trị sự kiện có thể lựa chọn cách thức bán vé để dự đoán và
kiểm soát kích thước đám đông, phân chia đám đông khách hàng bằng cách sử dụng
nhiều lối vào hoặc quy định thời gian có mặt tại sự kiện. Vé cũng là một phương tiện
quan trọng để cung cấp thông tin có chất lượng cho khách hàng, các dịch vụ và vị trí
của họ, sắp xếp giao thông, thời gian mở cửa và đóng cửa, và các cảnh báo về sức
khỏe cá nhân và an toàn như nước, kem chống nắng và mũ.
 Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển
Khách hàng có thể đến địa điểm tổ chức sự kiện bằng nhiều phiên tiện khác
nhau, khả năng vận chuyển và thời gian của mỗi loại sẽ giúp xác định địa điểm phù
hợp. Đồng thời địa điểm phải có khả năng xử lý số lượng phương tiện quá nhiều,
chẳng hạn như sẵn sàng cung cấp khu vực đỗ xe dự phòng. Các trung tâm thể thao lớn
và các cơ sở vui chơi giải trí thường có bãi đậu xe rộng và hệ thống giao thông công
cộng nhưng nhiều công viên và đường phố thì không. Nếu khả năng tiếp cận được dự
đoán sẽ gặp khó khăn thì sự kiện cung cấp dịch vụ đưa đón riêng từ khu vực đậu xe
hoặc các trạm giao thông công cộng.

Một loạt các phương tiện giao thông công cộng và kinh tế sẽ giúp khách hàng
đến và rời sự kiện. Cung cấp vận chuyển cũng góp phần thúc đẩy hành vi uống có chất
lượng. Việc liên lạc với các nhà cung cấp vận chuyển, cảnh sát và chính quyền địa
phương là cần thiết để phối hợp kế hoạch vận chuyển một cách hiệu quả. Có thể kết
hợp với các công ty taxi địa phương và thiết lập một hệ thống taxi chở khách. Bãi đỗ
xe, khu vực chờ và khu đón trả khách cũng là một phần quan trọng của kế hoạch giao
thông vận tải.
Ngoài ra còn cần phải có kế hoạch dự phòng trong trường hợp sự kiện bị hủy bỏ,
thời tiết ẩm ướt trong suốt thời gian diễn ra sự kiện hoặc sự kiện kéo dài hơn thời gian
dự kiến.
Lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện cũng cần tính đến các yếu tố: không xa so với
phần lớn người tham gia, gần chỗ nghỉ ngơi cho khách hàng hoặc gần trung tâm mua
sắm.
 Tiện ích và dịch vụ sẵn có
Tất cả tiện ích và dịch vụ cần thiết đã có sẵn tại địa ddiemr hay phải tự cung cấp?
Một địa điểm với đầy đủ các dịch vụ và tiện ích sẽ dễ dàng hơn trong việc sử dụng so
với một địa điểm không có. Với một địa điểm không đầy đủ các tiện ích và dịch vụ cần
thiết thì nhà quản trị sự kiện phải bố trí tự sắp đặt.
- Bãi đậu xe: Tình hình thiếu bãi đậu xe tại trung tâm thành phố vẫn luôn là vấn
đề nan giải cho những người làm sự kiện chuyên nghiệp nhưng không bao giờ được bỏ
qua yếu tố này khi chọn lựa địa điểm cho sự kiện. Nên ưu tiên lựa chọn những địa
điểm có kèm dịch vụ giữ xe với sức chứa lớn đảm bảo yêu cầu của khách tham dự
chương trình. Nhất là đối với những sự kiện rất đông người, trong lúc khảo sát địa
điểm hãy khảo sát các bãi giữ xe khác ngoài bãi giữ xe chính phòng khi bãi này quá tải
chúng ta sẽ hướng dẫn khách gửi tại các bãi dự phòng. Nếu sự kiện mà bãi giữ xe liền
kề ngay với địa điểm thì nên thỏa thuận để nhân viên bãi xe ra bãi giúp khách tránh
gây cảm giác khó chịu cho khách.
- Dịch vụ cộng thêm: Thông thường các địa điểm đều có cung cấp các dịch vụ

cộng thêm như: dịch vụ ăn uống trong sự kiện, hoa trang trí, phẩm hóa, thiết bị nghe
nhạc, trình chiếu, máy bắn kim tuyến, phương tiện di chuyển, ban nhạc, internet, máy
phát điện… Nếu không nhà tổ chức sự kiện phải tự bố trí.
- Nhân viên phục vụ: Tùy theo lượng khách mà nhân viên phục vụ theo tỉ lệ
phù hợp. Thái độ của nhân viên cần phải thân thiện, nhiệt tình và sẵn sàng giúp đỡ.
Cần phải có đồng phục chung cho nhân viên, quan tâm đặc biệt đến tính sạch sẽ cho
đội ngũ này.
 An ninh, an toàn


Cần đảm bảo rằng địa điểm tổ chức có đủ phương tiện chữa cháy như bình chữa
cháy, vòi phun áp trần, thiết bị báo cháy, cửa thoát hiểm, nhân viên bảo vệ, camera
theo dõi, hộp cứu thương, máy phát điện. Nên chọn những địa điểm có nhiều lối thoát
và cách bệnh viện gần nhất không quá 30 phút di chuyển. Nếu dự định tổ chức sự kiện
tại một nơi cách xa trung tâm thì nhất thiết phải có xe cứu thương và bác sĩ đi kèm,
nếu điện thoại ngoài vùng phủ sóng thì cần trang bị điện thoại vệ tinh cho những
trường hợp khẩn cấp. Cho những sự kiện quy mô lớn cần có đủ cả 3 lực lượng: an
ninh, cứu hỏa và cứu thương.
 Tiếng ồn
Khi lựa chọn địa điểm tổ chức và các hoạt động giải trí, cần xem xét mức độ
tiếng ồn phát ra từ địa điểm và từ hoạt động của khách hàng khi ra vào địa điểm.
- Tiếng ồn âm nhạc, động cơ, thiết bị điện lạnh, máy phát điện và khách hàng có
thể gây phiền toái cho người dân địa phương và các doanh nghiệp. Nếu có khiếu nại có
liên quan đến việc có quá nhiều tiếng ồn thì có thể các hoạt động trong tương lai
không được cấp phép.
- Nếu sự kiện có các hoạt động giải trí thì cần phải có một thỏa thuận với chính
quyền địa phương liên qua đén mức độ tiếng ồn và giới hạn về thời gian.
 Thời tiết
Với các sự kiện ngoài trời, điều kiện thời tiết là một yếu tố quan trọng trong việc
lựa chọn địa điểm diễn ra sự kiện. Không gian đủ rộng, nước và chỗ che cần được

cung cấp trước, trong và sau sự kiện. Một cơn bão bất ngờ tại sự kiện ngoài trời có thể
gây ra trễ hoặc hủy bỏ. Khoa học kỹ thuật hiện nay hỗ trợ các nhà quản lý sự kiện và
nhân viên dịch vụ khẩn cấp tiếp cận thông tin thời tiết một cách thường xuyên và dự
báo bão giúp họ xây dựng các kế hoạch dự phòng để đối phó với những hiện tượng
thời tiết bất lợi.
Nếu dự định tổ chức sự kiện trong mùa mưa hoắc những ngày lạnh thì sự kiện
ngoài trời không phải là một ý tưởng hay, hãy cố gắng tìm kiếm địa điểm trong nhà
nếu có thể, nếu có điều kiện tổ chức và chi phí cho phép. Nếu không cần theo dõi kỹ
dự báo thời tiết và có các phương án dự phòng.
 Chi phí
Chi phí ảnh hưởng đến yêu cầu địa điểm, do đó cần phải biết trước chi phí cần
thiết để có thể ra những quyết sách phù hợp. Để chuẩn bị kinh phí chính xác, cần xem
xét lại các khía cạnh của sự kiện để đảm bảo đã tính toán toàn bộ chi phí phát sinh.
Nếu quản lý không chặt chẽ, thông thường chi phi đều vượt trội so với dự toán. Do vậy
phải liên tục cập nhật chi phí, thêm vào hoặc bớt đi các mục khi có thể thay đổi. Cần
biết rằng đang sử dụng chi phí đến đâu để có sự điều chỉnh.


Chi phí của địa điểm cần phải được trong giới hạn ngân sách sự kiện. Với những
sự kiện lớn như những kỳ hội thảo hay Olimpic thì chi phí cần phải tính toán chi tiết
và cẩn thận. Một số chi phí liên quan, chẳng hạn như an toàn, truyền thông hay các
tiện ích có thể chịu ảnh hưởng bởi quyết định về địa điểm.
 Lựa chọn địa điểm
 Quy trình lựa chọn địa điểm TCSK
Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để lựa chọn địa điểm phù hợp
- Việc phân tích yêu cầu của sự kiện để lựa chọn địa điểm TCSK cần xem xét các
tiêu chí lựa chọn địa điểm tùy theo hoàn cảnh của doanh nghiệp.
- Việc đặt ra những câu hỏi là vô cùng quan trọng. Một số câu hỏi cần được xem
xét:
+ Cần một địa điểm trong nhà hay ngoài trời?

+ Những điều gì khan giả có khả năng đề nghị?
+ Cần bao lâu để TCSK và trang trí địa điểm, bao gồm cả việc lắp đặt và gỡ bỏ?
+ Có nên lựa chọn một địa điểm thuận tiện cho các phương tiện giao thông công
cộng không?
Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện
- Trong một đô thị lớn có thể có nhiều địa điểm để lựa chọn. Tuy nhiên, bên
ngoài đô thị sẽ có thể có những địa điểm thích hợp hơn. Nếu các doanh nghiệp không
sở hữu và quả lý một địa điểm hoàn hảo cho sự kiện của họ thì có thể lựa chọn các địa
điểm bằng cách:
+ Liên hệ với các cơ quan chính phủ để có thể tìm kiếm, duy trì và tổ chức sự
kiện ở các sân chơi thể thao, các địa điểm văn hóa và giáo dục.
+ Liên hệ với các tổ chức trong ngành công nghiệp thể thao và vui chơi giải trí
hoặc các ngành công nghiệp giải trí tham gia cùng TCSK.
+ Tìm kiếm trên internet các trang Web giới thiệu về những địa điểm hấp dẫn
+ Tận dụng một trong các sản phẩm đĩa CD ROM trên thị trường để tìm kiếm
thông tin theo lĩnh vực phù hợp.
+ Liên hệ với các trường học, cao đẳng và các trường đại học để có thông tin cần
thiết
+ Gọi điện thoại cho một địa điểm và yêu cầu trợ giúp, nếu học không thể giúp
thì nhiều khả năng họ sẽ giới thiệu sang địa điểm khác.
+ Gọi điện thoại cho quản lý sự kiện kinh nghiệm hoặc quản trị viên lâu năm.
+ Tất cả cac thông tin, thậm chí ý kiến chủ quan là kết quả nghiên cứu các địa
điểm nên được giữu lại để sử dụng trong tương lai. Người quản trị sự kiện nên tạo ra
thông tin dữ liệu.
Bước 3: Khảo sát địa điểm