luận văn quản trị kinh doanh hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH quảng cáo và nội thất thiên trƣờng

TÓM LƯỢC

Trước xu thế toàn cầu hóa, hội nhập hóa đang diễn ra mạnh mẽ hiện nay, nền
kinh tế Việt chịu nhiều biến động cả biến động tích cực và biến động tiêu cực của nền
kinh tế toàn cầu. Do đó, các doanh nghiệp đang đứng trước những cơ hội lớn, tuy
nhiên bên cạnh đó cũng không ít thách thức, cạnh tranh với các doanh nghiệp nước
ngoài có quy mô lớn, tiềm lực tài chính mạnh, trình độ quản lý cao và có kinh nghiệm
trên thương trường. Yếu tố quan trọng quyết định sự thành bại của doanh nghiệp là cơ
cấu tổ chức bởi một cơ cấu tổ chức phù hợp, gọn nhẹ, linh hoạt sẽ giúp doanh nghiệp
đối phó được với những thay đổi của môi trường để tồn tại, hoạt động hiệu quả và
hoàn thành tốt các mục tiêu đề ra.
Qua những nhận định trên cùng với kiến thức đã học tại trường kết hợp với quá
trình thực tập tại Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường. Em đã quyết
định chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH
quảng cáo và nội thất Thiên Trường” làm đề tài nghiên cứu khóa luận tốt nghiệp.
Trên cơ sở làm rõ những vấn đề lý luận và thực tiễn có liên quan, khóa luận có mục
đích là tìm ra những giải pháp chủ yếu nhằm tiếp tục đổi mới, hoàn thiện cơ cấu tổ
chức và phân quyền đáp ứng nhu cầu phát triển của Công ty.
Khóa luận gồm 3 chương chính:
Chương 1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong
doanh nghiệp.
Chương 2. Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại
Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường .
Chương 3. Một số giải pháp và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của
Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường.

1


LỜI CẢM ƠN

Bài khóa luận hoàn thành cũng là lúc em kết thúc chương trình học tập tại
trường. Kết thúc 4 năm học tập và rèn luyện, em đã học hỏi được nhiều điều, mở rộng
kiến thức và các kỹ năng cần thiết để có thể tìm được một công việc phù hợp với đúng
chuyên ngành được học sau khi tốt nghiệp. Để có được ngày hôm nay và để hoàn
thành khóa luận tốt nghiệp với đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường” em xin gửi lời cảm ơn chân
thành đến:
Ban Giám hiệu Trường Đại học Thương Mại, các thầy cô trong khoa Quản trị
kinh doanh, các thầy cô trong Bộ môn đã tận tình giảng dạy, hướng dẫn và tạo mọi
điều kiện cho em trong quá trình học tập tại trường.
Đồng thời em xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Giảng viên Th.S Phương Thanh
Thanh đã trực tiếp hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện đề tài này.
Với tâm huyết và lòng yêu nghề, cô đã ân cần chỉ bảo và cho em những lời khuyên
hữu ích đối với đề tài mà em đang nghiên cứu để em hoàn thiện khóa luận tốt nghiệp
của mình một cách tốt nhất.
Em cũng chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và toàn thể cán bộ, công nhân viên của
Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường đã giúp đỡ, tạo mọi điều kiện cho
em trong thời gian em thực tập và tìm hiểu tại Công ty, cung cấp cho em những tài
liệu, dữ liệu cần thiết để em hoàn thiện báo cáo và khóa luận của mình..
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 24 tháng 04 năm 2017
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Phương

2


MỤC LỤC

TÓM LƯỢC.................................................................................................................. i

LỜI CẢM ƠN..............................................................................................................ii
MỤC LỤC................................................................................................................... iii
DANH MỤC BẢNG BIỂU..........................................................................................v
DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ................................................................................vi
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................vii
PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài..........................................................................1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài.......................................................................1
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................................2
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.............................................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu...........................................................................................3
6. Kết cấu đề tài.............................................................................................................4
CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP.......................................................5
1.1 Một số khái niệm cơ bản.........................................................................................5
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức...............................................................5
1.1.2 Khái niệm phân quyền..........................................................................................6
1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp...................................6
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp......................................................................6
1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp........................................................................13
1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp 16
CHƯƠNG II: PHÂN TÍCH VÀ ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG CƠ CẤU TỔ
CHỨC VÀ PHÂN QUYỀN TẠI CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ NỘI
THẤT THIÊN TRƯỜNG..........................................................................................20
2.1 Khái quát về doanh nghiệp.....................................................................................20
2.1.1 Quá trình phát triển, lịch sử hình thành của Công ty TNHH quảng cáo và nội
thất Thiên Trường........................................................................................................20
2.1.2 Chức năng, nhiệm vụ của doanh nghiệp.............................................................21
2.1.3 Ngành nghề kinh doanh......................................................................................21
3

2.1.4 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên
Trường giai đoạn 2014-2016.......................................................................................22
2.2 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH
quảng cáo và nội thất Thiên Trường............................................................................24
2.2.1 Phân tích, đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của công ty TNHH quảng cáo và
nội thất Thiên Trường..................................................................................................24
2.2.2 Phân tích thực trạng công tác phân quyền của Công ty TNHH quảng cáo và nội
thất Thiên Trường........................................................................................................34
2.2.3 Ảnh hưởng của nhân tố môi trường tới hình thành cơ cấu tổ chức và phân quyền
của công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường.............................................36
2.3. Các kết luận về thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH quảng
cáo và nội thất Thiên Trường.......................................................................................39
2.3.1. Những thành tựu đạt được và nguyên nhân.......................................................39
2.3.2. Những tồn tại và nguyên nhân:..........................................................................40
CHƯƠNG 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP VÀ KIẾN NGHỊ NHẰM HOÀN THIỆN CƠ
CẤU TỔ CHỨC CỦA CÔNG TY TNHH QUẢNG CÁO VÀ NỘI THẤT THIÊN
TRƯỜNG...................................................................................................................43
3.1 Phương hướng hoạt động, quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân
quyền của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường trong thời gian tới.. . .43
3.1.1 Phương hướng hoạt động của Công ty...............................................................43
3.1.2 Các quan điểm giải quyết thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty
TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường trong thời gian tới...................................45
3.2 Các đề xuất nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty TNHH
quảng cáo và nội thất Thiên Trường............................................................................46
3.2.1 Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty..............................................................46
3.2.2. Phân quyền cho phòng kế toán - tài chính của Công ty......................................47
3.3.3 Một số kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty
TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường................................................................48

KẾT LUẬN................................................................................................................. 50
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC

4


DANH MỤC BẢNG BIỂU
Stt

Bảng

Tên bảng
Tổng mức và cơ cấu vốn kinh doanh của Công ty TNHH quảng

Trang

1

Bảng 2.1

2

Bảng 2.2

3

Bảng 2.3

4

Bảng 2.4

5

Bảng 2.5

6

Bảng 2.6

Số lượng lao động của Công ty

29

7

Bảng 2.7

Cơ cấu lao động của Công ty

30

8

Bảng 2.8

Bảng kết cấu lao động Phòng Kế toán Tài Chính

31

9
10
11
12

Bảng 2.9
Bảng2.10
Bảng 2.11
Bảng 2.12

31
32
33
33

13

Bảng 2.13

Bảng kết cấu lao động của phòng sản xuất.
Bảng kết cấu lao động của Phòng hành chính nhân sự:
Bảng kết cấu lao động Phòng Kinh doanh
Bảng kết cấu lao động phòng kỹ thuật
Kết quả đánh giá thực trạng phân quyền của Công ty TNHH

14

Bảng 3.1

15
16
17

Bảng 3.2
Bảng 3.3
Bảng 3.4

18

Biểu đồ 2.1

19

Biểu đồ 2.2

cáo và nội thất Thiên Trường.
Tổng mức và cơ cấu nguồn vốn của Công ty TNHH quảng cáo
và nội thất Thiên Trường.
Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty TNHH
quảng cáo và nội thất Thiên Trường năm 2014-2016
Kết quả điều tra về cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH quảng
cáo và nội thất Thiên Trường 3 năm 2014- 2016.
Kết quả điều tra mức độ phù hợp về số lượng phòng ban của
Công ty

quảng cáo và nội thất Thiên Trường.
Dự kiến phát triển nguồn nhân lực của Công ty TNHH quảng
cáo và nội thất Thiên Trường
Cơ cấu nhân sự Phòng Marketing.

Cơ cấu nhân sự phòng Kế toán tài chính
Số lượng lao động của công ty phân theo trình độ lao động
Đánh giá hiệu quả hoạt động của cơ cấu tổ chức tại Công ty
TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường
Mức độ phù hợp về số lượng phòng ban của Công ty TNHH
quảng cáo và nội thất Thiên Trường

DANH MỤC SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ

5

22
22
23

24
25

34
43
44
45
48
24
26


6

DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT

STT

Từ viết tắt

DIỄN GIẢI

1.

SXKD

Sản xuất kinh doanh.

2.

WTO

Là tên viết tắt từ Tiếng anh của chức Thương mại thế giới
(World Trade Organization.)

3.

TNHH

Trách nhiệm hữu hạn

4.

GĐ

Giám đốc

5.

NQT

Nhà quản trị

6..

TNDN

Thu nhập doanh nghiệp

7.

HĐKD

Hoạt động kinh doanh

7


PHẦN MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết nghiên cứu của đề tài
Cơ cấu tổ chức có vai trò quan trọng đối với bất kỳ một doanh nghiệp nào, cho
dù doanh nghiệp đó hoạt động sản xuất hay dịch vụ. Quá trình hội nhập đã và đang đặt
ra cho các doanh nghiệp nhiều đe doạ và thách thức cho doanh nghiệp. Để tồn tại và

phát triển trong điều kiện biến động và cạnh tranh gay gắt hiện nay đòi hỏi các doanh
nghiệp luôn phải tự đổi mới, nâng cao năng lực quản lý nhằm tạo lợi thế trên thị
trường. Bộ máy quản lý được coi như vị trí trung tâm đầu não cho mọi hoạt động của
doanh nghiệp, đó là nơi đưa ra các chủ trương, chiến lược, sách lược để phát triển
doanh nghiệp. Trong thực tế các doanh nghiệp rất quan tâm đến việc hoàn thành cơ
cấu tổ chức nhằm có thể thực hiện tốt hơn những mục tiêu chiến lược của doanh
nghiệp, vì thời gian và hoàn cảnh mục tiêu của các doanh nghiệp cũng cần thay đổi
cho thích ứng với sự thay đổi của nền kinh tế, không thua kém các doanh nghiệp khác.
Một cơ cấu tổ chức tốt và thích hợp sẽ là động lực thúc đẩy nhân viên làm việc tích
cực hơn, hiệu quả hơn, do đó các doanh nghiệp muốn hoạt động tốt thì cần có một cơ
cấu tổ chức hơp lý. Chính vì cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của doanh nghiệp có vai
trò rất quan trọng như vậy nên em đã chọn đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân
quyền của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường” để làm đề tài viết khoá
luận tốt nghiệp.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu đề tài
Các công trình nghiên cứu, luận văn, khóa luận liên quan đến vấn đề hoàn thiện
cơ cấu tổ chức và phân quyền của doanh nghiệp là khá đa dạng, phong phú và độc đáo.
Có thể kể đến một vài công trình tiêu biểu như sau:
Luận văn tốt nghiệp: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Tư
vấn Xây dựng dân dụng Việt Nam” - Luận văn năm 2007 của sinh viên Vũ Minh Hoài
lớp K38A8 -Trường ĐH Thương mại - PGS.TS Trần Hùng hướng dẫn.
Luận văn tốt nghiệp: “Một số giải pháp hoàn thiện cơ cấu tổ chức tại Công ty
TNHH Nam Thanh”- Luận văn năm 2009 của sinh viên Hà Thị Tình lớp 41A7 Trường Đại học Thương Mại - Th.s Hoàng Thị Phi Yến hướng dẫn.
“Hoàn thiên cơ cấu tổ chức của công ty Cổ Phần Sapa – Geleximco” – Luận văn
tốt nghiệp trường đại học Thương mại, Nguyễn Văn Mạnh (2011). Luận văn nghiên


cứu về việc xây dựng và phát triển cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty Cổ Phần
Sapa – Geleximco. Luận văn đã chỉ ra nhiều hạn chế trong cơ cấu tổ chức của công ty
đồng thời đưa ra những biện pháp thiết thực dành cho công ty.

“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH may Ngọc Hòa”
Luận văn tốt nghiệp trường đại học Thương mại, Nguyễn Minh Thiện (2016). Luận
văn nghiên cứu về việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty TNHH
may Ngọc Hòa.
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần bánh kẹo Hải Châu” - Nguyễn
Thị Hải Yến (2011), khóa luận tốt nghiệp đại học, trường Đại học Thương mại.
“Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty Cổ phần Hanoitourist
Taxi” - Bùi Khắc Việt (2011), khóa luận tốt nghiệp đại học, trường Đại học Thương mại.
“ Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của công ty cổ phần Intimex trên địa
bàn Hà Nội”- Lê Thúy An (2011), khóa luận tốt nghiệp đại học, trường Đại học
Thương Mại.
Hiện nay, có rất nhiều các nghiên cứu về hoàn thiện cơ cấu tổ chức doanh nghiệp,
nhưng chưa có nghiên cứu hay khóa luận về đề tài: “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và
phân quyền của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường”
3. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
3.1 Mục tiêu nghiên cứu
Mục tiêu nghiên cứu của đề tài “Hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường” là đưa ra một số giải pháp có cơ
sở khoa học nhằm góp phần hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty
TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường.
3.2 Nhiệm vụ nghiên cứu
Một là, tóm lược một số lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp;
Hai là, phân tích làm rõ và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức của Công ty TNHH
quảng cáo và nội thất Thiên Trường.
Ba là, đề xuất một số kiến nghị và giải pháp nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức của
Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu:
Đối tượng nghiên cứu: vấn đề lý luận và thực tiễn cơ cấu tổ chức và phân quyền
tại Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường. Từ đó đưa ra các giải pháp và

kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty.


4.2. Phạm vi nghiên cứu :
Phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền
của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường những năm gần đây, tập trung
chủ yếu vào 3 năm 2014, 2015, 2016. Dựa trên cơ sở đó đề xuất những giải pháp nhằm
hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty để đáp ứng những thay đổi của
nền kinh tế trong những năm tới.
Phạm vi không gian: Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường, địa
chỉ thôn Ngoạ Long, xã Minh Khai, phường Minh Khai, quận Bắc Từ Liêm, thành
phố Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu về nội dung: Đề tài tập trung nghiên cứu cơ cấu tổ chức và
phân quyền của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường, xem xét thực
trạng sắp xếp bố trí các phòng, ban của công ty và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn
thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên
Trường. Nội dung nghiên cứu vấn đề này được thể hiện qua các nội dung:
Thứ nhất là hệ thống lý luận cơ bản liên quan đến cơ cấu tổ chức và phân quyền.
Thứ hai là thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công ty TNHH quảng
cáo và nội thất Thiên Trường trên địa bàn Hà Nội.
Thứ ba là các giải pháp nhằm hoàn hiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của Công
ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường.
5. Phương pháp nghiên cứu
5.1. Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu sơ cấp
Phương pháp phỏng vấn: Gặp và phỏng vấn trực tiếp giám đốc công ty - Ông
Dương Văn Hưng để thu thập những thông tin cần thiết.
Phương pháp phiếu điều tra: Mẫu phiếu điều tra được thiết kế cho nhân viên
công ty. Số phiếu phát ra là 40 phiếu.
Trên cơ sở phiếu điều tra và kết quả phỏng vấn chuyên sâu, dữ liệu sơ cấp được
phân loại, tổng hợp và đánh giá để thu được các thông tin nhằm thấy rõ thực trạng cơ

cấu tổ chức và phân quyền tại Công ty.
5.2. Phương pháp thu thập và xử lý dữ liệu thứ cấp
Phương pháp so sánh, đối chiếu số liệu: Là phương pháp xem xét các chỉ tiêu
phân tích dựa trên việc so sánh số liệu với một chỉ tiêu cơ sở (chỉ tiêu gốc). Tức là đối
chiếu doanh thu, lợi nhuận, chi phí, ... của năm sau so với năm trước, hay so với các
mục tiêu theo kế hoạch đã đề ra.


Phương pháp phân tích, thống kê kinh tế: Phương pháp này dựa vào bảng so sánh
các chỉ tiêu qua 3 năm 2014, 2015, 2016 để đưa ra nhận xét, rút ra các kết luận về tình
hình hoạt động kinh doanh của Công ty.
Phương pháp phân tích tổng hợp: Qua phỏng vấn các Nhà quản trị, tổng hợp các
quan điểm, ý kiến để suy luận, đánh giá và đưa ra các kết luận chính xác về cơ cấu tổ
chức của Công ty. Từ đó tổng kết những nguyên nhân gây ra ảnh hưởng tiêu cực, đưa
ra các kiến nghị, đề xuất các giải pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty.
6. Kết cấu đề tài
Ngoài các phần tóm lược, lời cảm ơn, danh mục bảng biểu, sơ đồ, hình vẽ, danh
mục từ viết tắt, phần mở đầu, kết luận, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục, khóa
luận gồm có 3 chương sau:
Chương 1. Một số vấn đề lý luận cơ bản về cơ cấu tổ chức và phân quyền trong
doanh nghiệp.
Chương 2. Phân tích và đánh giá thực trạng cơ cấu tổ chức và phân quyền của
Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường .
Chương 3. Đề xuất và kiến nghị nhằm hoàn thiện cơ cấu tổ chức và phân quyền
của Công ty TNHH quảng cáo và nội thất Thiên Trường.


CHƯƠNG I: MỘT SỐ VẤN ĐỀ LÝ LUẬN CƠ BẢN VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC
VÀ PHÂN QUYỀN TRONG DOANH NGHIỆP.

1.1 Một số khái niệm cơ bản
1.1.1 Khái niệm về tổ chức và cơ cấu tổ chức.
Tổ chức là quá trình xác định các công việc cần phải làm và những người làm
các công việc đó, định rõ chức trách nhiệm vụ, quyền hạn của mỗi bộ phận và cá nhân
cũng như mối liên hệ giữa các bộ phận và cá nhân này trong khi tiến hành công việc,
nhằm thiết lập một môi trường thuận lợi cho hoạt động và đạt đến mục tiêu chung của
tổ chức.
Cơ cấu tổ chức là tập hợp bao gồm các bộ phận (đơn vị và cá nhân) khác nhau,
có mối liên hệ và quan hệ phụ thuộc nhau, chuyên môn hóa theo những mục tiêu, chức
trách, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định nhằm đảm bảo thực hiện được các mục tiêu
chung đã được xác định.
Cơ cấu tổ chức là khái niệm phản ánh cấu tạo và hình thức bên trong của một hệ
thống, là hình thức tồn tại của một tổ chức, biểu thị sự sắp đặt theo một trình tự nào đó
các bộ phận của tổ chức cùng các mối liên hệ giữa chúng. Cơ cấu tổ chức bao gồm
nhiều bộ phận, nhiều khâu liên kết hữu cơ với nhau: tuân theo những quy luật nhất
định, vì một mục đích nào đó. Các bộ phận, các khâu này có chức năng, quyền hạn
khác nhau, chúng có mối liên hệ phụ thuộc lẫn nhau, tạo thành một chỉnh thể nhằm
thực hiện các chức năng quản lý đã được xác định.
- Trong cơ cấu tổ chức có hai mối liên hệ cơ bản, đó là mối liên hệ theo chiều
ngang và liên hệ theo chiều dọc.
Mối liên hệ theo chiều ngang: Là mối liên hệ giữa các bộ phận và cơ quan
ngang cấp, các phòng ban trong cùng một cấp phải có sự phối kết hợp với nhau trong
việc giải quyết công việc chung, tránh tình trạng chồng chéo công việc. Theo mối liên
hệ này, cơ cấu tổ chức chia thành các khâu quản lý. Khâu quản lý là một đơn vị độc
lập thực hiện một, một số hoặc một phần chức năng nào đó của tiến trình quản trị.
Mối liên hệ theo chiều dọc: Là mối liên hệ giữa cấp trên và cấp dưới. Quản lý
điều hành dọc từ cấp trên xuống các phòng ban bên dưới. Đứng đầu các phòng ban là
các trưởng phòng chịu trách nhiệm chỉ huy và điều hành mọi hoạt động của đơn vị
mình. Theo mối liên hệ này, cơ cấu tổ chức chia thành các cấp quản lý. Cấp quản lý là
sự thống nhất các bộ phận ở một trình độ, là tổng thể các khâu quản lý ở cùng một cấp

bậc. Việc bố trí các cấp theo chiều dọc giúp Giám đốc nắm sát hoạt động của Công ty.


1.1.2 Khái niệm phân quyền
Phân quyền là quá trình chuyển giao nhiệm vụ và quyền hạn cho bộ phận hay cá
nhân trong tổ chức có trách nhiệm hoàn thành nhiệm vụ đó.
- Nhiệm vụ được hiểu là những công việc hay những phần công việc mà các
thành viên trong tổ chức phải thực hiện để đạt mục tiêu.
- Quyền hạn được hiểu là quyền được sử dụng các nguồn lực của tổ chức để thực
hiện các nhiệm vụ.
- Trách nhiệm được hiểu là nghĩa vụ phải hoàn thành nhiệm vụ và hoàn thành
đúng với yêu cầu của người giao
1.2 Nội dung cơ cấu tổ chức và phân quyền trong doanh nghiệp.
1.2.1 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp.
1.2.1.1 Đặc điểm của cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp:
- Tính tập trung: Phản ánh mức độ tập trung (hay phân tán) quyền lực của tổ
chức cho các cá nhân hay bộ phận. Nó chỉ sự phân bổ quyền hạn Nhà quản trị trong hệ
thống thứ bậc của tổ chức. Nếu quyền lực trong tổ chức được tập trung chủ yếu cho
một cá nhân ( hoặc một bộ phận) thì ta nói tính tập trung của cơ cấu tổ chức là cao.
- Tính phức tạp: Phản ánh số lượng các cấp, các khâu trong cấu trúc tổ chức.
Nếu có nhiều cấp, nhiều khâu với nhiều mối quan hệ phức tạp, cấu trúc tổ chức có tính
phức tạp cao và ngược lại. Doanh nghiệp nào có cơ cấu tổ chức với nhiều tầng nấc
trung gian thì càng phức tạp, cồng kềnh với nhiều chức danh riêng biệt.
- Tính tiêu chuẩn hóa: Phản ánh mức độ ràng buộc các hoạt động, các hành vi
của mỗi bộ phận và cá nhân, thông qua các chính sách, thủ tục, quy tắc hay các nội
quy, quy chế… Nếu tính tiêu chuẩn hóa cao sẽ tạo ra sức mạnh của tổ chức. Tiêu
chuẩn hóa là quá trình phát triển các thủ tục của tổ chức mà theo đó các thành viên có
thể hoàn thành công việc của họ theo một cách thức thống nhất và thích hợp.
1.2.1.2 Các nguyên tắc xây dựng cơ cấu tổ chức trong Doanh nghiệp.
- Tính tương thích giữa hình thức và chức năng: Khi thiết kế cấu trúc tổ chức,

các bộ phận hay các đơn vị cấu thành đều nhằm thực hiện các chức năng hay xuất phát
từ việc thực hiện các chức năng. Hình thức phải đi sau chức năng. Sự lựa chọn mô
hình, sự phân công, phân quyền hay giao trách nhiệm cho các bộ phận, cá nhân… đều
phải xuất phát từ việc thực hiện các chức năng. Chính vì vậy, cơ cấu tổ chức phải đi


theo và đáp ứng yêu cầu của chiến lược kinh doanh. Với mỗi một chiến lược kinh
doanh đã được xác định và lựa chọn thì cơ cấu tổ chức phải có sự thay đổi, điều chỉnh
và hoàn thiện sao cho phù hợp và đáp ứng được yêu cầu của chiến lược.
- Tính thống nhất chỉ huy: Cấu trúc tổ chức đảm bảo mỗi đơn vị, cá nhân chịu
trách nhiệm báo cáo cho cấp trên trực tiếp của mình, đảm bảo sự chỉ huy mang tính
thống nhất trong toàn tổ chức, tránh tình trạng chồng chéo, mâu thuẫn. Trong cơ cấu tổ
chức của Công ty đã quy định rõ trách nhiệm của mỗi Nhà quản trị, theo cơ cấu đó,
nhân viên cấp dưới có nhiệm vụ báo cáo lại kết quả công việc cho cấp trên. Mỗi phòng
ban đều có các Trưởng, Phó phòng chịu trách nhiệm quản lý công việc và báo cáo kết
quả cho Tổng Giám đốc của Công ty. Tổng Giám đốc chịu trách nhiệm trước Đại hội
cổ đông và Hội đồng quản trị.
- Tính cân đối: Tính cân đối ở đây thể hiện sự cân đối giữa quyền hành và trách
nhiệm. Sự cân đối sẽ tạo ra sự ổn định, bền vững trong quá trình phát triển của tổ chức.
Đối với Công ty việc phân công chức năng nhiệm vụ phải có sự tương xứng, không
thể giao trách nhiệm công việc mà không giao cho quyền được xử lý mọi vấn đề trong
quá trình thực hiện. Sự phân công quyền hành cho các nhân viên trong mỗi phòng ban
cũng có sự tương xứng với năng lực, chức vụ và khả năng thực hiện công việc. Các
khâu, các cấp, các bộ phận quản lý thiết lập mối liên hệ hợp lý với nhau.
- Tính tin cậy: Đảm bảo tính chính xác của các thông tin được sử dụng trong tổ
chức, sự thống nhất, ăn khớp về hoạt động giữa các bộ phận, cá nhân trong tổ chức
cũng như tính chính xác của các quyết định quản trị được ban hành. Nguyên tắc này
yêu cầu phải thiết lập hệ thống chuyên cung cấp thông tin cho việc ra quyết định.
- Tính linh hoạt: Cấu trúc tổ chức phải có khả năng thích ứng, đối phó kịp thời
với sự thay đổi của môi trường bên ngoài cũng như bên trong tổ chức. Nguyên tắc này

yêu cầu trước khi thiết lập mô hình cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp thì các Nhà quản
trị phải chú trọng tới sự ảnh hưởng của các yếu tố môi trường đến cơ cấu tổ chức của
Doanh nghiệp trong từng thời kỳ để từ đó xây dựng được mô hình phù hợp nhất.
- Tính hiệu quả: Cơ cấu tổ chức phải xây dựng trên nguyên tắc sử dụng chi phí
đạt hiệu quả cao nhất, nghĩa là thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả nhất trên
cơ sở chi phí quản lý để thực hiện hoạt động là thấp nhất. Khi chi phí quản lý thấp sẽ
làm giảm giá thành của sản phẩm và thu nhập của Doanh nghiệp sẽ tăng, do đó kết quả
hoạt động của Doanh nghiệp được đánh giá là tốt.


1.2.1.3 Cơ cấu tổ chức trong doanh nghiệp
a) Cơ cấu tổ chức đơn giản (hay cơ cấu trực tuyến)
- Mô hình:
Người lãnh đạo

Người lãnh đạo
tuyến 1

Người
lãnh đạo
A1

Người
lãnh đạo
A2

Người lãnh đạo
tuyến 2

Người

lãnh đạo
B1

Người lãnh đạo
tuyến 3

Người
lãnh đạo
B2

Người
lãnh đạo
C1

Người
lãnh đạo
C2

Hình 1.1 : Mô hình cơ cấu tổ chức đơn giản
- Ưu điểm: Do cơ cấu tổ chức có tính chất gọn nhẹ, linh hoạt nên các Doanh
nghiệp áp dụng mô hình này thường dễ thích nghi với môi trường và nắm bắt được cơ
hội kinh doanh tốt. Vì có ít cấp quản trị trung gian nên chi phí quản lý thấp, mang lại
hiệu quả kinh doanh cao đồng thời tăng khả năng cạnh tranh cho Doanh nghiệp trên thị
trường. Cơ cấu này tạo thuận lợi cho việc kiểm soát, điều chỉnh hoạt động của các bộ
phận, cá nhân đồng thời có thể hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng quan liêu giấy tờ.
- Nhược điểm :
Cơ cấu tổ chức hạn chế việc sử dụng các chuyên gia có trình độ nghiệp vụ cao
về từng mặt quản lý và đòi hỏi người lãnh đạo phải có kiến thức toàn diện để chỉ đạo
tất cả các bộ phận quản lý chuyên môn. Nhưng trong thực tế thì khả năng của con
người có hạn nên những quyết định đưa ra mang tính rủi ro cao.

Với cơ cấu tổ chức này nhà quản trị phải làm nhiều công việc khác nhau cùng
một lúc, hạn chế tính chuyên môn hóa, làm cho bộ máy quản lý rơi vào tình trạng quá
tải đối với các cấp quản trị.


b) Cấu trúc tổ chức chức năng
- Mô hình:
Tổng giám đốc

Giám đốc
nhân sự

Giám đốc
thương mại

Giám đốc
tài chính

Giám đốc
tiếp thị

Hình 1.2 : Mô hình cơ cấu tổ chức theo chức năng
- Ưu điểm: Loại mô hình cơ cấu này sẽ thúc đẩy chuyên môn hóa kỹ năng, tạo
điều kiện cho mỗi cá nhân phát huy đầy đủ năng lực, sở trường của mình, đồng thời có
điều kiện để tích lũy kiến thức và kinh nghiệm cho bản thân, giảm sự trùng lắp về
nguồn lực và vấn đề phối hợp trong nội bộ lĩnh vực chuyên môn. Thúc đẩy việc đưa ra
các giải pháp mang tính chuyên môn hóa và có chất lượng cao. Như vậy, công việc
trong doanh nghiệp dễ giải thích, các nhân viên có thể hiểu được vai trò của từng đơn
vị hay các bộ phận chức năng.
- Nhược điểm: Vì đây là cơ cấu tổ chức theo kiểu hướng nội, tức là xuất phát từ

yêu cầu bên trong chứ không phải theo yêu cầu của khách hàng, mặt khác mỗi bộ phận
chuyên môn có sự vận động và mục tiêu riêng nên có thể làm ảnh hưởng không tốt đến
sự vận động và mục tiêu chung của cả Doanh nghiệp. Có thể dẫn đến sự hợp tác lỏng
lẻo giữa các bộ phận, làm cho tính hệ thống của Doanh nghiệp bị suy giảm. Theo mô
hình này thì chỉ có Nhà quản trị cấp cao nhất với có trách nhiệm về lợi nhuận, do đó
ảnh hưởng đến tinh thần trách nhiệm cho các nhân viên
c) Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm:
- Mô hình:
Tổng giám đốc

GĐ sản phẩm A

GĐ sản phẩm B

GĐ sản phẩm C

Hình 1.3 : Cơ cấu tổ chức theo sản phẩm


- Ưu điểm: Với cơ cấu tổ chức này giúp cho việc quy trách nhiệm dễ dàng hơn,
cho phép phối hợp hành động giữa các bộ phận, các nhóm hiệu quả hơn và giúp các
Nhà quản trị cấp dưới rèn luyện các kỹ năng phân tích, tổng hợp. Với cơ cấu tổ chức
này giúp linh hoạt trong việc đa dạng hóa sản phẩm, có thể dễ dàng đổi mới và thích
ứng với sự thay đổi của môi trường.
- Nhược điểm: Mô hình này đòi hỏi có nhiều Nhà quản trị tổng hợp, Công việc
bị trùng lặp trong các bộ phận khác nhau, dẫn tới chi phí và giá thành tăng, khó kiểm
soát. Với cơ cấu tổ chức này, một số mục tiêu và chiến lược nhất định của Công ty có
thể bị coi nhẹ.
d) Cấu trúc tổ chức theo khu vực địa lý
- Mô hình:

Tổng giám đốc

Giám đốc khu vực
miền Bắc

Giám đốc khu vực
miền Trung

Giám đốc khu vực
miền Nam.

Hình 1.4: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý.
- Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý tương đối linh hoạt, dễ thống nhất
các mục tiêu bộ phận với mục tiêu chung của Doanh nghiệp ngoài ra, cơ cấu tổ chức
này còn có các lợi thế riêng sau: Cơ cấu tổ chức theo khu vực địa lý làm giảm bớt
phạm vi công việc cần phải điều hành trực tiếp của cấp quản trị cao nhất, giúp cho cấp
này có thêm điều kiện để đầu tư cho hoạt động chiến lược; tiết kiệm chi phí đi lại cho
nhân viên, đặc biệt là nhân viên bán hàng; tận dụng được các điều kiện thuận lợi cho
môi trường, địa lý – tự nhiên tạo ra, nhất là trong việc tạo ra các yếu tố đầu vào với chi
phí thấp và ít rủi ro; góp phần giảm thiểu các thách thức do môi trường văn hóa – xã
hội đặt ra cho Doanh nghiệp.
- Nhược điểm: Cơ cấu tổ chức này có những hạn chế như cần nhiều nhà quản trị
tổng hợp. Công việc có thể bị trùng lặp ở các khu vực khác nhau dẫn đến hiệu quả hoạt
động của Công ty không cao. Thêm vào đó, việc phân tán nguồn lực gây lãng phí và
tốn kém chi phí cả nhân lực và vật lực, dẫn đến tình trạng khó kiểm soát, không thể kịp
thời đưa ra các quyết định giải quyết cho các tình huống phát sinh, ảnh hưởng lớn đến
kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty.


e) Cấu trúc tổ chức theo định hướng khách hàng.

- Mô hình:
Tổng giám đốc

Giám đốc Bộ phận
bán hàng cho các
doanh nghiệp

Giám đốc Bộ phận
bán hàng cho các cơ
quan Chính phủ

Giám đốc Bộ phận
bán hàng cho người
tiêu dùng

Hình 1.5: Mô hình cơ cấu tổ chức theo khách hàng.
- Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức theo định hướng khách hàng giúp hiểu biết khách
hàng tốt hơn qua nhu cầu tiêu dùng của họ, có thể phục vụ được nhiều dạng khách
hàng khác nhau. Từ đó giúp các Nhà quản trị đưa ra các quyết định chính xác, giúp gia
tăng hiệu quả định hướng về nỗ lực bán hàng của doanh nghiệp.
- Nhược điểm: Tuy nhiên, cấu trúc này tạo ra nhiều sự trùng lặp về các hoạt
động, chức năng và sử dụng các nguồn lực. Ví dụ, việc nghiên cứu thị trường do nhiều
bộ phận cùng tiến hành (đối với từng loại sản phẩm, từng loại dịch vụ) sẽ dẫn tới việc
lãng phí gây ra tốn kém và giảm hiệu suất.
f) Cấu trúc tổ chức dạng ma trận
- Mô hình:

Tổng giám đốc

GĐ Nhân

sự

GĐ Tài chính

GĐ Marketing

GĐ ngành
hàng A

GĐ ngành
hàng B

Hình 1.6: Mô hình cơ cấu tổ chức ma trận.

GĐ sản
xuất


- Ưu điểm: Giảm bớt công việc của người lãnh đạo cấp trên bằng cách giao cho
cấp quản lý trung gian quyền ra quyết định. Trách nhiệm của từng bộ phận được phân
định rõ ràng. Bảo đảm tính mềm dẻo và linh hoạt để sử dụng các nguồn lực khi thực
hiện một số chương trình trong phạm vi tổ chức. Các nhà quản lý có thể linh hoạt điều
động nhân sự giữa các bộ phận, thúc đẩy sự hợp tác giữa các bộ phận trong tổ chức.
Cơ cấu ma trận còn tạo điều kiện cho việc rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các Nhà
quản trị.
- Nhược điểm: Khi tổ chức áp dụng mô hình cơ cấu theo ma trận làm cho nhân
viên dưới quyền lâm vào tình trạng bối rối khi phải nhận những mệnh lệnh từ hai cấp
quản lý. Mặt khác khi có sự trùng lắp về quyền hạn và trách nhiệm của các nhà quản
trị sẽ tạo ra các xung đột trong việc tranh chấp quyền lực giữa các bộ phận với nhau.
Hơn nữa đây là một loại hình cơ cấu phức tạp và không bền vững, nó dễ bị thay đổi

trước những tác động của môi trường.
g)Cấu trúc tổ chức hỗn hợp.
- Mô hình:
Tổng giám đốc

PCT kỹ
thuật

PCT sản
xuất

PCT Marketing

PCT nhân
sự

TGĐ sản xuất
công nghiệp

TGĐ sản xuất
nông nghiệp

GĐ
khu vực I

PCT tài
chính

GĐ
khu vực II

GĐ
khu vực I

Hình 1.7: Mô hình cơ cấu tổ chức hỗn hợp.

GĐ
khu vực II


- Ưu điểm: Cơ cấu tổ chức này cho phép giải quyết được những tình huống phức
tạp do trong cơ cấu tổ chức có đầy đủ các mô hình cơ cấu tổ chức. Vì vậy, cơ cấu tổ
chức này có thể đáp ứng được rất nhiều trường hợp trong thực tế. Với mô hình cơ cấu
tổ chức này cũng sẽ giúp rèn luyện kỹ năng tổng hợp cho các nhà quản trị, giúp các
Nhà quản trị chủ động hơn trong việc xử lý các tình huống phát sinh phức tạp.
- Nhược điểm: Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức này quá cồng kềnh, phức tạp gây lãng
phí về thời gian cũng như chi phí quản lý, giảm hiệu quả hoạt động kinh doanh. Đồng
thời, quyền lực và trách nhiệm của các nhà quản trị có thể bị trùng lắp nhau, tạo ra sự
xung đột trong công việc, ảnh hưởng đến hiệu suất làm việc của các Nhà quản trị.
1.2.2 Phân quyền trong doanh nghiệp.
1.2.2.1 Các hình thức phân quyền trong doanh nghiệp
Phân quyền theo chức năng: Là hình thức phân quyền theo các chức năng, nhiệm
vụ của tổ chức, chẳng hạn như sản xuất, cung ứng, marketing, nhân sự, tài chính…
Phân quyền theo chiến lược: Là hình thức phân quyền cho các bậc trung gian
phía dưới để thực hiện các chiến lược, chẳng hạn như xác định giá cả, chọn lựa đầu tư,
đa dạng hóa sản phẩm…
1.2.2.2 Các yêu cầu và nguyên tắc khi phân quyền
a) Nguyên tắc
- Chức trách và quyền hạn rõ ràng: nhà quản trị khi giao chức trách quyền hạn
cho người dưới quyền mình, phải có quy định rõ ràng và được công bố công khai.

- Không giao quyền vượt cấp: nhà quản trị khi trao quyền, chỉ có thể trao cho
từng cấp, không thể vượt cấp.
- Đảm bảo khống chế có kết quả: nhà quản trị thông qua việc định ra các tiêu
chuẩn công tác, chế độ sát hạch, chế độ báo cáo và biện pháp giám sát, đôn đốc rõ ràng
để nắm được kết quả công việc của người dưới quyền.
- Ứng biến quyền hành: nhà quản trị khi giao quyền cho cấp dưới cần phải phù hợp
với tính chất, quy mô, phương pháp kiểm soát của tổ chức cũng như khả năng của họ.
b) Yêu cầu
- Rộng rãi với cấp dưới, sẵn sàng cho họ cơ hội để tự khẳng định mình. Tuy
nhiên sự rộng rãi này không được làm mất sự uy nghiêm của nhà quản trị.
- Sẵn sàng giao cho nhà quản trị cấp dưới những quyền hạn nhất định, kể cả
quyền ra những quyết định.


Phân phối quyền ra quyết định trong tổ chức để kiểm soát các hoạt động tạo ra
giá trị tốt nhất, gọi là phân công theo chiều dọc. Quyết định phân bổ con người và
nhiệm vụ cho các chức năng và bộ phận để tăng giá trị của họ, đó là các lựa chọn phân
công theo chiều ngang.
- Tin tưởng vào cấp dưới. Cốt lõi của vấn đề phân quyền là "Cần phải tin vào
nhân viên của mình". Người lãnh đạo doanh nghiệp cần phải trao quyền quyết định
cho các cấp càng thấp càng tốt để phát huy tính tự chủ của họ tránh trường hợp trao
quyền rồi, vẫn không yên tâm, luôn nghi ngờ cấp dưới, thường xuyên can thiệp, ngăn
cản việc thực thi, tự chủ của cấp dưới được trao quyền.
- Chấp nhận thất bại của cấp dưới. Để khai thác được tối đa nguồn lực chất xám
trong doanh nghiệp, người lãnh đạo cần phải giao quyền tự quyết định giải quyết các
vấn đề cho các cấp. Họ phải học cách tự mình gỡ rối và nếm trải cả thành công lẫn thất
bại. Và khi đó, nhà quản trị cần biết chấp nhận thất bại của người dưới quyền.
- Biết cách kiểm tra, theo dõi tình hình thực hiện nhiệm vụ của cấp dưới. Cơ cấu
tổ chức gắn con người với nhiệm vụ, vai trò và chỉ rõ cách thức những con người này
kết hợp với nhau. Tuy nhiên cơ cấu tổ chức không tự nó hàm chứa cơ chế động viên

con người. Vì thế cần có kiểm soát, mục đích là để cung cấp cho nhà quản trị một công
cụ để hướng nhân viên làm việc hướng đến mục tiêu của tổ chức, nhận rõ các phản hồi
giúp tổ chức và các thành viên của nó thực hiện tốt.
1.2.2.3 Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp
Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền

Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ

Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ

Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ

Hình 1.8 Quá trình phân quyền trong doanh nghiệp


Bước 1: Xác định mục tiêu phân quyền
Các mục tiêu chính của phân quyền trong doanh nghiệp:
- Cho phép nhà quản trị cấp cao dành nhiều thời gian hơn cho các quyết định
mang tính chiến lược. Các nhà quản trị cấp cao giao quyền hạn cho nhà quản trị trung
gian, và các nhà quản trị cơ sở, họ giảm được sự quá tải của thông tin, tập trung vào
các quyết định chiến lược, do đó nâng cao hơn hiệu quả các quyết định của họ.
- Tăng tính linh hoạt và thích ứng với các điều kiện địa phương của cơ cấu tổ
chức. Phân quyền sẽ nâng cao trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn, nhà quản trị
khu vực, cho họ được quyền quyết định một cách tức thời, nhanh chóng.
- Giảm chi phí quản lý. Khi các nhà quản trị cấp thấp hơn được giao quyền ra các
quyết định quan trọng sẽ có ít nhà quản trị giám sát họ và nói với họ phải làm gì. Ít nhà
quản trị hơn kéo theo giảm chi phí quản lý.
Như vậy phân quyền giúp nhà quản trị giảm nhẹ được công việc phải làm để tập
trung vào những khâu then chốt, vừa kích thích tính tự chủ, sáng tạo và tinh thần trách
nhiệm cấp dưới qua đó hoàn thành công việc trong phạm vi chức trách tốt hơn.

Bước 2: Tiến hành giao nhiệm vụ
Nhà quản trị tiến hành phân quyền chính là trao quyền cho người khác để họ thay
mình thực hiện (giải quyết) các nhiệm vụ. Do vậy khi giao quyền phải gắn với trách
nhiệm và nghĩa vụ tương ứng.
Bước 3: Tiến hành giao quyền hạn cho người được giao nhiệm vụ
Mỗi nhà quản trị trong hệ thống tổ chức đều có quyền, trách nhiệm theo quy định
và chỉ được sử dụng quyền hạn trong phạm vi chức trách của mình. Sử dụng quyền lực
phải tránh xu hướng lạm dụng hay né tránh quyền lực đều có thể hậu quả xấu.
Bước 4: Tiến hành kiểm tra theo dõi việc thưc hiện nhiệm vụ
Khi phân quyền cần tránh hai xu hướng: thứ nhất là tập trung quá nhiều vào cấp
trên, dẫn đến mệt mỏi, công việc không chạy, hiệu quả thấp, và thứ hai là thiếu sự
kiểm soát. Nhà quản trị sẽ phải giám sát việc thực hiện nhiệm vụ của người được giao
quyền để đánh giá các hoạt động xem nó có được thực hiện một cách hiệu lực và hiệu
quả hay không. Nhờ đó thực hiện hành động sửa chữa để cải tiến sự thực hiện nếu nó
không thực sự hữu hiệu.


1.2.3 Các nhân tố ảnh hưởng tới cơ cấu tổ chức và phân quyền trong
doanh nghiệp
1.2.3.1 Nhân tố chủ quan thuộc doanh nghiệp
- Mục tiêu và chiến lược kinh doanh của tổ chức
Chiến lược của tổ chức có thực hiện thành công hay không phụ thuộc rất lớn vào
tính hữu hiệu của cơ cấu tổ doanh nghiệp. Và khi chiến lược cơ bản của doanh nghiệp
thay đổi theo thời gian hoạt động, cơ cấu tổ chức cũng phải thay đổi theo cho phù hợp
với chiến lược. Trong một cuộc nghiên cứu giáo sư Alfred Chandler ở đại học Havard,
đã đưa ra kết luận: “các thay đổi trong chiến lược của doanh nghiệp dẫn đến các thay
đổi cần thiết trong cơ cấu tổ chức”, tức là “cơ cấu tổ chức phải đi theo chiến lược hay
phải phù hợp với chiến lược mới”.
- Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của tổ chức.
Đây là cơ sở pháp lý, là căn cứ quan trọng để từng tổ chức thiết kế cấu trúc tổ

chức để đảm bảo thực hiện tốt nhất chức năng, nhiệm vụ của mình.
Các hoạt động sản xuất kinh doanh trong doanh nghiệp được thể hiện bằng
những công việc, chức năng cụ thể. Những công việc này đòi hỏi những kỹ năng
chuyên môn, những phương tiện kỹ thuật, cách thức khác nhau trong việc sử dụng các
nguồn lực cũng như phạm vi quyền hạn tương ứng để hoàn thành nhiệm vụ. Cơ cấu tổ
chức và phân quyền phải thể hiện được những sự khác nhau đó. Một điều rõ ràng là
một doanh nghiệp thương mại không thể giống một doanh nghiệp sản xuất hay doanh
nghiệp dịch vụ về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
- Công nghệ của tổ chức
Công nghệ của tổ chức đòi hỏi hình thành tương ứng một phương thức phân công
nhiệm vụ, một phương thức kết hợp giữa các đơn vị thực hiện các nhiệm vụ. Trong
doanh nghiệp, công nghệ được sử dụng càng hiện đại bao nhiêu, thiết bị càng có xu
hướng tự động hóa cao sẽ dẫn đến cấu trúc tổ chức càng giản đơn, tầm hạn của nhà
quản trị cũng sẽ rộng hơn.
- Quy mô của tổ chức
Quy mô tổ chức càng lớn, cấu trúc tổ chức càng phức tạp, bởi vì quy mô lớn đòi
hỏi tổ chức phải có nhiều cấp, nhiều bộ phận, đơn vị nên tạo ra nhiều mối quan hệ
phức tạp trong tổ chức. Và để có thể tập trung vào công tác chiến lược của công ty đòi
hỏi nhà quản trị cấp cao lúc này phải tăng cường ủy nhiệm, ủy quyền cho nhà quản trị


cấp dưới. Việc làm này vừa có thể giảm áp lực cho nhà quản trị cấp cao lại vừa phát
huy được tinh thần trách nhiệm của nhà quản trị cấp thấp hơn.
- Trình độ quản trị viên và trang thiết bị quản trị
Với đội ngũ quản trị viên có trình độ, kinh nghiệm và kiến thức thì trong cơ
cấu tổ chức có thể giảm bớt đầu mối, giảm bớt các mối liên hệ, các bộ phận quản trị
với nhau.
Với lực lượng lao động, nhân viên thừa hành có năng lực, có trình độ chuyên
môn, ý thức kỷ luật cao…làm tăng khả năng làm việc độc lập, giảm việc hướng dẫn và
kiểm soát. Từ đó làm tăng tầm hạn quản trị của nhà quản trị, làm cho tổ chức ít có tầng

nấc trung gian.
Với trang thiết bị quản trị hiện đại, đầy đủ sẽ đáp ứng tốt hơn các yêu cầu công
việc, vì thế mà cấu trúc tổ chức quản lý sẽ đơn giản hơn. Tuy nhiên việc đầu tư vào
trang thiết bị, đổi mới và nâng cấp hệ thống cơ sở vật chất lại phụ thuộc vào khả năng
tài chính của doanh nghiệp. Do dó, khi đưa ra các quyết định này nhà quản trị phải tính
đến việc cân đối giữa chi phí quản lý bỏ ra và hiệu quả thu được.
1.2.3.2 Nhân tố khách quan bên ngoài doanh nghiệp
a) Môi trường chung
- Yếu tố kinh tế: Tính không chắc chắn ẩn chứa trong các mối quan hệ nhân quả
trên trị trường, môi trường cạnh tranh năng động và nền kinh tế toàn cầu thay đổi
nhanh chóng là nguyên nhân chủ yếu gây ra các khó khăn cho sự tương thích của cơ
cấu tổ chức với mục tiêu, chiến lược của doanh nghiệp. Điều này buộc doanh nghiệp
không ngừng hoàn thiện cơ cấu tổ chức của mình đồng thời tạo cho nó tính linh hoạt
để thích nghi với hoàn cảnh.
- Yếu tố pháp luật: Sự hoàn thiện hệ thống văn bản pháp luật sẽ tạo ra môi trường
pháp lý bình đẳng cho các doanh nghiệp hoạt động, đảm bảo cho sự bình đẳng trước
pháp luật cho mọi loại hình doanh nghiệp, giúp doanh nghiệp phát triển, ổn định cơ
cấu tổ chức. Ngược lại, nếu hệ thống pháp luật thiếu hoàn thiện, thường xuyên thay
đổi buộc doanh nghiệp phải có sự điều chỉnh theo để phù hợp với pháp quy.
- Yếu tố chính trị- xã hội: chính trị xã hội ổn định, khuyến khích hợp tác phát
triển, chính sách kinh tế, đầu tư thông thoáng …tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh
nghiệp có thể đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, mở rộng quy mô, hình thành cơ cấu tổ


chức phù hợp để thúc đẩy sự phát triển.Và ngược lại khi môi trường chính trị xã hội
bất ổn, chứa đựng nhiều rủi ro hoạt động của doanh nghiệp bị giới hạn, quy mô bị co
cụm lại.
- Yếu tố văn hóa: văn hóa, lối sống, phong tục tập quán…sẽ tác động hình thành
nên văn hóa tiêu dùng của từng vùng, quốc gia và hình thành văn hóa từng doanh
nghiệp. Văn hóa tiêu dùng ảnh hưởng tới khách hàng của doanh nghiệp buộc họ phải

thích ứng, bao gồm cả việc lựa chọn mô hình tổ chức phù hợp với các đặc trưng riêng
của các nhóm khách hàng tương ứng. Và văn hóa doanh nghiệp tác động đến cách
doanh nghiệp hoạt động, đến quan hệ, cách ứng xử với đối tượng bên ngoài, ảnh
hưởng tới môi trường nội bộ. Từ đó tác động tới cơ cấu tổ chức và phân quyền của
doanh nghiệp
b) Môi trường đặc thù
- Khách hàng: là người quyết định đầu ra, nuôi sống doanh nghiệp. Các yếu tố
thuộc về khách hàng như sức mua, nhu cầu, thị hiếu hay sự tín nhiệm của khách hàng
là cơ sở thông tin để ra quyết định trong hoạch định chiến lược, mục tiêu và tổ chức
phục vụ…từ đó ảnh hưởng tới việc lựa chọn mô hình cơ cấu tổ chức thích hợp. Ví dụ
như với khách hàng của doanh nghiệp rất đa dạng thì nên chọn cơ cấu theo sản phẩm,
nếu ổn định thì có thể chọn mô hình chức năng…
Do vậy, cơ cấu tổ chức của cũng phải được thiết kế sao có thể hỗ trợ hữu hiệu cho
việc đáp ứng ngày càng cao như cầu của khách hàng.
- Nhà cung ứng: là nguồn cung cấp tài chính, lao động, hàng hóa, nguyên vật
liệu, thông tin…cho doanh nghiệp. Các yếu tố như số lượng nhà cung ứng, chất lượng,
giá cả của họ sẽ quyết định tính thường xuyên, đều đặn của quá trình kinh doanh, chất
lượng, giá cả, khả năng cạnh tranh của sản phẩm. Do vậy, đó là cơ sở để ra các quyết
định quản trị bao gồm cả về cơ cấu tổ chức và phân quyền.
- Đối thủ cạnh tranh: là những doanh nghiệp thỏa mãn cùng một loại nhu cầu của
khách hàng, đó có thể là đối thủ trực tiếp hay gián tiếp, thực tế hay tiềm năng.
Áp lực cạnh tranh ngày càng gia tăng, đòi hỏi các doanh nghiệp phải tập trung
mọi cô gắng để đáp ứng một cách ngày càng đầy đủ và chính xác đòi hỏi của khách
hàng. Điều này dẫn đến các doanh nghiệp phải hình thành cho mình một cơ cấu tổ
chức cho phép khai thác lợi thế cạnh tranh hiện tại trong khi lại cho phép nó phát triển
các lợi thế mới.