Bài giảng Lý thuyết tổ chức: Chương 3 - Nguyễn Duy Phương

CHƯƠNG 3
THIẾT KẾ CẤU TRÚC CƠ
BẢN CỦA TỔ CHỨC
ng

uy

en

du

yp

hu

on

g@

ou

tl

oo

k.

co

m

Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.

Organization Theory and Design
Eleventh Edition
Richard L. Daft


Ví dụ: Mô hình tổ chức
GĐ Điều
hành

Phó chủ
tịch tài
chính

Trưởng
phòng kế
toán

Chuyên
gia phân
tích Ngân
sách

Phó chủ
tịch sản
xuất

Quản lý
phân

xưởng sản
xuất

Quản lý
bảo hành
sản phẩm

Giám đốc
phụ trách
nhân sự

Chuyên
gia đào
tạo- tập
huấn

Cán bộ
Quản ly
phúc lợi


3.1. Cơ cấu tổ chức
Khái niệm cơ cấu tổ chức gồm ba thành phần :
1. Các mối liên hệ chính thức qua báo cáo
- Số lượng phân cấp, ủy quyền
- Khoảng thời gian kiểm soát
2. Phân chia nhóm nhân viên
- Chia các phòng ban
- Chia thành các bộ phận
- Nhóm phòng ban vào toàn bộ tổ chức

ng
3. Thiết
uykế của hệ thống
en
du
yp
- Truyền
hu thông,
on
g
- Phối hợp@outvà
lo
ok
.c
- Lồng ghép sựom nỗ lực
3
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


THIẾT KẾ TỔ CHỨC

•Khái niệm: Thiết kế tổ chức đó là việc phân chia và
nhóm gộp các công việc trong tổ chức, phân chia quyền
hạn và trách nhiệm cho các bộ phận, xác lập quan hệ
giữa chúng nhằm tạo môi trường thuận lợi cho việc đạt
mục tiêu của tổ chức.
• Nội dung cơ bản:
-Chuyên môn hóa, nhóm gộp công việc
-Tiêu chuẩn hóa
-Sự phối hợp hoạt động

-Quyền hành trong tổ chức
• Kết quả của thiết kế tổ chức là cấu trúc tổ chức


NỘI DUNG THIẾT KẾ TỔ CHỨC

•Chuyên môn hóa: Xác định những nhiệm vụ cụ thể cần
thực hiện, phân chia cho các cá nhân hay nhóm người đã
được đào tạo để thực hiện.
• Tiêu chuẩn hóa: Các chuẩn mực có tính ổn định, đồng
nhất, được thừa nhận mà các cá nhân phải tuân theo trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ của mình.
•Sự phối hợp hoạt động: Những thủ tục chính thức hoặc
không chính
thức nhằm hợp nhất hoạt đọng của các cá
ng
uy
en
du
nhân, các bộ
ypphận khác nhau trong tổ chức.
hu
on
@o
ut
• Quyền hành: gQuyền
đưa ra quyết định và hành động để
lo
ok
om

hoàn thành nhiệm vụ.cđược
giao.


CẤU TRÚC TỔ CHỨC

•Định nghĩa: Cấu trúc tổ chức là hệ thống chính
thức về các mối quan hệ giữa các bộ phận, vừa
có tính độc lập và có tính phụ thuộc lẫn nhau
trong tổ chức.
• Cấu trúc chỉ rõ:
Làm cái gì, ai làm?
Phối hợp với ai, như thế nào?
Phạm vi giám sát và trách nhiệm ở đâu?


CÁC YẾU TỐ CƠ BẢN HÌNH THÀNH CẤU TRÚC

•Mối quan hệ báo cáo chính thức: Số cấp trong
hệ thống cấp bậc, phạm vi điều hành và giám sát
của nhà quản trị.
• Gộp các nhóm, các hoạt động: Cách thức gộp
các cá nhận thành các phòng ban.
• Sự trao đổi thông tin trong tổ chức: Thiết kế
hệ thống thông tin đảm bảo phối hợp giữa các bộ
phận.
ng

uy

en

du

yp

hu

on

g@

ou

tl

oo

k.

co

m


SƠ ĐỒ TỔ CHỨC

•Định nghĩa: Sơ đồ tổ chức mô tả hình thành tổ
chức bên trong
• Ý nghĩa:

Những nhiệm vụ cần thực hiện
Mức độ chuyên môn hóa
Hệ thống cấp bậc quyền hành
Bộ phận trực tuyến và tham mưu
Con đường thăng tiến nghề nghiệp của nhân viên


CÁC YẾU TỐ ẢNH HƯỞNG TỚI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

• Mục tiêu chiến lược
• Công nghệ
• Môi trường tác động
• Quy mô tổ chức
• Phong cách lãnh đạo, văn hóa
ng

uy

en

du

yp

hu

on

g@

ou

tl

oo

k.

co

m


NHỮNG YÊU CẦU ĐỐI VỚI CẤU TRÚC TỔ CHỨC

• Phù hợp với mục tiêu
• Tinh gọn, hiệu quả
• Linh hoạt,
• Cân đối
• Chức năng, nhiệm vụ rõ ràng
• Quyền hành và trách nhiệm rõ ràng.


3.2. Thiết lập hệ thống thông tin
Dòng thông tin theo chiều dọc và ngang
1. Tổ chức theo kiểu truyền thống:
Tập quyền: tập trung các quyết định vào
người có vị trí cao nhất.
2. Tổ chức theo kiểu học hỏi: (trong đó

nhấn mạnh truyền thông và hợp tác học tập
lẫn nhau)
ng
uy

Phân quyền: tập trung vào chia sẻ nhiệm
vụ và thẩm quyền ra quyết định
en

du

yp

hu

on

g@

ou

tl

oo

k.

co

m

11
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


So sánh tổ chức theo năng lực và học hỏi
Tổ chức theo chiều dọc:
thiết kế theo năng lực
(Mô hình cơ giới)

Tổ chức theo chiều ngang:
thiết kế theo mô hình học hỏi
(Mô hình cơ học)

Phương
pháp
tiếp cận
cấu trúc
chính

Cấu trúc dọc

Cấu trúc ngang là chính
- Nhiều nhóm làm việc hoặc chuyên trách
-Thông tin theo chiều ngang, trực tiếp
- Hệ thống linh hoạt, rất ít quy định
-Phân quyền; Chia sẻ nhiệm vụ
-Phân cấp ra quyết định

- Tập quyền

- Chuyên môn hóa các nhiệm vụ
- Hệ thống TC chặt chẽ, đặt ra nhiều quy định
- Thông tin: hệ thống báo cáo, chỉ dẫn, các nội
quy, kế hoạch, hệ thống thông tin quản lý.
- Ít nhóm làm việc, chuyên trách hoặc lồng ghép
nhau
12

Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


3.2.1. Thông tin chiều dọc
• Liên kết dọc là phối hợp hoạt động giữa
vị trí cao nhất với thấp nhất của tổ chức.
• Mối quan hệ hệ thống này là các đường
thẳng đứng mà xác định chuỗi các lệnh từ
cấp trên xuống
• Các quy định và kế hoạch tạo ra các liên
kết dọc
• Hệ thống thông tin theo chiều dọc bao
gồm: các báo cáo, hệ thống xử lý trung
tâm và các thông tin bằng văn bản
ng

uy

en

du

yp

hu

on

g@

ou

tl

oo

k.

co

m

13
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


Lãnh đạo theo cấp bậc
Sơ đồ tổ chức của phòng sản xuất tại xưởng in

Trưởng phòng
sản xuất
Phòng

sắp chữ
Thợ sắp chữ,
người đọc và
chữa

Giám sát
biên tập
Người biên
tập, người
hướng dẫn

Giám sát
bản tin
Người làm
bản in, trợ lí
bản in

Giám sát
đóng sách
Thợ đóng
sách, thợ cắt
giấy, thợ máy


Tóm tắt mức độ tăng cường theo chiều dọc

Hệ thống thông tin dọc
Cao

Mức

độ
điều
phối
và
hợp
tác

Phân bổ thêm chức vụ vào
trong hệ thống cấp bậc
Các nội quy, kế hoạch
ng

uy

en

Thấp

Sự chỉ dẫn theo cấp

du

yp

hu

on

g@

ou

tl

oo

m

Cao

Thấp

co

Thấp

k.

Chí phí điều phối liên quan tới thời gian và nhân lực

Cao


3.2.2. Thông tin theo chiều ngang
Liên kết ngang là việc phối hợp hoạt động giữa
các phòng ban trong tổ chức (thường không được
vẽ trên sơ đồ tổ chức trong sơ đồ tổ chức)

 Hệ Thông Thông Tin
 Tiếp xúc trực tiếp

 Người phối hợp, liên lạc
 Nhóm làm việc điều phối chuyên trách
 Lồng ghép toàn bộ các nhóm/ đội làm việc

16
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


VD 1: Nhóm làm việc tổ chức theo chiều ngang
(Kinh doanh dịch vụ phần mềm)
Chủ tịch
Phó CT
marketing

Đội SX các SP
truyền thông đại
chúng

Phó CT
chương trình

GĐ kinh doanh
Truyền thông

Giám đốc kinh
Doanh bảo mật

Đội SX các SP nguy
en
du

bảo mật
y

GĐ
uo các SP bảo
ng
@oquốc tế
mật
ut

ph

lo

ok

.

co
Giám đốc quảng
m
cáo

Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.

Phó CT nghiên
cứu phát triển


VD 2 : Liên kết theo chiều ngang: điều phối

Chủ tịch
Phòng
tài chính

Phòng
kỹ thuật

Phòng
cung ứng

Phòng
Marketing
Giám đốc
Sản phẩm
A

Kế hoạch
tài chính

Người
thiết kế
sản phẩm

Người mua

Nhà phân
tích ngân
sách

Người

phác thảo

Người mua

Quản trị
kế toán

Người thiết
kế điện tử

Người mua
18

Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.

Người
nghiên cứu
thị trường

Chuyên gia
quảng cáo

Nh viên KH
thị trường

Giám đốc
Sản phẩm
B
Giám đốc
Sản phẩm

C


VD 3: thiết kế tổ chức theo cấu trúc ngang
(Nhóm làm việc lồng ghép )
Trưởng
nhóm
Chủ nhiệm
chương trình

Nhóm 1

Nhóm 2

Nhóm 3

Chương trình phát triển sản phẩm mới
n

gu
ye
Chủ nhiệm
nd
u
chương trình yphuo Nhóm 1

Nhóm 2

Nhóm 3

ng

@o

ut

lo

ok

.c

om

Chương trình hậu cần phục vụ phát triển sản phẩm mới
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


Đặc trưng: điều phối theo chiều ngang
1. Cấu trúc TC xoay quanh chức năng của từng bộ phận, SP
2. Nhóm định hướng (ảo, không phải cá nhân) đóng vai trò
chính
3. GĐ dự án/ chương trình chịu trách nhiệm toàn bộ
4. Những người trong nhóm có quyền hạn ra quyết định
5. Khách hàng tham gia vào TC bằng sự hài lòng của khách
hàng, sự hài lòng của nhân viên và đóng góp vật chất
6. Văn hóa TC mở, tin tưởng và hợp tác; Tập trung vào việc cải
tiến liên tục. Nhân viên có mối liên hệ giữa các mục tiêu
chung, chia sẻ kiến thức và tôn trọng lẫn nhau
7. Có thể dễ dàng làm tăng tính linh hoạt của tổ chức. Các

quyết định thường xuyên, kịp thời, giải quyết thông tin
8. Mức độ liên kết ngang tăng 20theo chi phí thời gian và nhân sự
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


Tóm tắt cơ chế tăng cường mối liên kết ngang

Cao

Mức độ điều phối
theo chiều ngang

Liên kết
ảo
Nhóm làm việc
Người điều phối
Nhóm phối hợp
Tiếp xúc trực tiếp

Thấp

ng

uy

en

yHệ
ph thống thông
uo

ng
@o
ut
lo
ok
.c
om

du

tin
Cao

Thấp

Chí phí điều phối liên quan tới thời gian và nhân lực
21
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


CH 8. Lấy ví dụ thực tế và
vẽ mô hình nhóm làm việc
được tổ chức tăng cường
liên kết theo chiều ngang
đối bằng nhóm phối hợp
với một công ty sản xuất
hàng hóa


Lưu ý khi thiết kế tổ chức theo

cấu trúc ngang
 Tổ chức mô hình xoay quanh một quy
trình lõi (Quy trình đề cập đến nhiệm vụ và
hoạt động)
 Xu hướng hiện nay là chuyển dịch theo
hướng cơ cấu ngang trong tái cấu trúc
 Loại bỏ các hệ thống phân cấp theo chiều
dọc
và ranh giới giữa các phòng ban
ng
u
ye

nd

uy

ph

uo

ng

@o

ut

lo

ok

.c

om

23
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


3.3. Quy trình thiết kế tổ chức mới
(Các yếu tố cơ bản)

1. Yêu cầu công việc
2. Các mối quan hệ trực thuộc (báo cáo)

3. Phân nhóm các phòng ban

24
Copyright 2015 : Tel : 0988776650 Add: ULSA.


1. Xác định các công việc
• Liên quan tới việc thực hiện các nhiệm vụ liên quan
đến các chiến lược quan trọng cho công ty.
• Liên quan tới thực hiện chức năng

2. Xác lập mối quan hệ báo cáo
• Là hệ thống điều hành, được biểu diễn bằng các
dòng kẻ dọc trong sơ đồ tổ chức.
• Hệ thống điều hành theo tuyến quyền hành mang

tính liên tục, liên kết tất cả mọi người trong tổ chức
và cho thấy ai báo cáo cho ai (Không nhất thiết phải
có quyền hành mới tạo ra quyền lực)
ng
uy
• Định nghĩa
về
các
phòng
ban
và
bản
vẽ
mối
quan
en
du
yp
hệ báo cáo
hu
on
ut
lo
3. Phân nhóm ocác
phòng
ban
chức
năng
ok
.c

om
(thực hành phân nhóm:
5 loại)
g@