Bài giảng Quản lý dự án phần mềm: Phần 4 - ThS. Trần Văn Thọ

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM

Giảng viên : ThS. Trần Văn Thọ
E-mail
:

QUẢN LÝ DỰ ÁN PHẦN MỀM
ThS. Trần Văn Thọ
2

Phần 4:

QUẢN LÝ & KIỂM SOÁT DỰ ÁN PM
Khoa Công nghệ Thông tin

NỘI DUNG
3

• Thu thập và đánh giá
hiện trạng.
• Tổ chức họp.
• Điều chỉnh.
• Quản lý cấu hình.
• Kiểm soát thay đổi.
• Quản lý chất lượng.
• Lập lại kế hoạch.
• Kết thúc dự án

• Kiểm soát và điều
phối dự án.
• Ước lượng công việc

và chi phí.
• Báo cáo trạng thái và
tiến độ dự án.
• Kiểm soát rủi ro, chất
lượng, chi phí và
nguồn lực.
• Quản lý mua sắm.
ThS. Trần Văn Thọ

1


Quản lý, kiểm soát việc thực hiện
dự án
4

ThS. Trần Văn Thọ

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
5

 Dùng mọi phương sách để xác định
xem các công việc (nói riêng) và toàn
bộ dự án (nói chung) hiện nay đang
tiến triển như thế nào.

ThS. Trần Văn Thọ

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
6

 Các bước:
– Thu thập các dữ liệu về hiện trạng theo định kỳ (1
hoặc hai tuần). Công bố cho cán bộ tổ dự án biết.
– Thu thập dữ liệu hiện trạng từ mọi thành viên của
tổ dự án.
– Tránh đưa ra đánh giá (vội vã) khi thu thập dữ liệu
(Cần phân tích kỹ lưỡng).
– Làm tài liệu tổng hợp (tốt nhất là tổng hợp từ các
tài liệu, báo cáo điện tử).
ThS. Trần Văn Thọ

2


1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
7

ThS. Trần Văn Thọ

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
8

 Mục đích của đánh giá:
– Làm rõ sự khác biệt giữa Dự kiến và Thực tế, và
sự khác biệt có thể là xấu hoặc tốt.
– Khác biệt không nhất thiết là tốt hay xấu (tuỳ từng
trường hợp cụ thể):
 Sai biệt lịch biểu = Ngày bắt đầu và kết thúc theo kế
hoạch - Ngày bắt đầu và kết thúc thực tại.

 Sai biệt ngân sách.
 Sai biệt chi phí = Chi phí ngân sách - Chi phí thực tế.
ThS. Trần Văn Thọ

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
9

 Nhiệm vụ của quản lý dự án:
– Phải trả lời câu hỏi:
 Nguyên nhân của sự khác biệt?
 Sự khác biệt là tốt hay xấu?
 Có cần những hành động phù hợp nhằm điều
chỉnh dự án hay không?
 Nếu có, thì đó là gì?

ThS. Trần Văn Thọ

3


1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
10

 Một số nguyên nhân dự án sai kế hoạch:
– Vượt kế hoạch (Có vượt kế hoạch thực sự?)
– Phạm vi giảm mà không có sự phê chuẩn/ nhiệm
vụ kết thúc không có kế hoạch thời gian cho
những công việc này.
– Các tiêu chuẩn không được tuân theo.
– Ước tính về các dự đoán để hoàn thiện không

đúng.

– Bỏ qua việc duyệt lại.
ThS. Trần Văn Thọ

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
11

 Một số nguyên nhân dự án sai kế hoạch:
– Sai kế hoạch.
– Không giải quyết các vấn đề kỹ thuật.
– Các vấn đề về nguồn bên ngoài.
– Thực hiện các thành viên nhóm.

– Tận dụng các nguồn thấp.
– Phạm vi/mục tiêu dự án không rõ ràng.
– Những thay đổi về phạm vi không được thông
qua.
ThS. Trần Văn Thọ

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
12

 Một số hoạt động khắc phục:
– Xác định khi nào xảy ra các vấn đề trong một dự
án tương tự.
– Rà xét việc kiểm soát các sự kiện và thay đổi để
xác định các vấn đề tiềm ẩn trong công việc sắp
tới.
– Có khuôn mẫu nào không nhìn thấy được không?

 Thời gian cho việc kết thúc tăng lên.
 Quá trình sửa lỗi tăng lên.
ThS. Trần Văn Thọ

4


1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
13

 Một số hoạt động khắc phục:
– Có các công cụ đặc biệt được yêu cầu để
hoàn thành các công việc sắp tới không.

– Đánh giá các lựa chọn đối với công việc
của các nhiệm vụ sắp tới?
– Các cuộc họp nhóm để giải quyết các sự
kiện, điểm mạnh, điểm yếu.
ThS. Trần Văn Thọ

1. Thu thập và đánh giá hiện trạng
14

 Lập báo cáo & kiểm soát dự án:
– Thiết lập, dự đoán chu kỳ đối với việc lập báo
cáo hiện trạng.
– Kế hoạch thực tế, đúng lúc dựa trên thông tin
được báo cáo ở mức nhóm, quản lý, điều
hành.
– Các phương pháp trình bày đa dạng thích hợp

với từng đối tượng và công việc được giao.
– Yêu cầu môi trường hỗ trợ về truyền thông.
ThS. Trần Văn Thọ

2. Tổ chức họp
15

 Các hình thức:
– Họp định kỳ (họp theo kế hoạch).

– Họp đột xuất.

ThS. Trần Văn Thọ

5


2. Tổ chức họp
16

 Một số vấn đề lưu ý khi họp:
– Nên làm:
 Có lịch trước, có chương trình họp, phát cho
mọi người  thực hiện theo.
 Có đầy đủ các thành phần (Mời những người
liên quan), thực hiện công bằng dân chủ.
 Ghi lại biên bản, kết quả cuộc họp.
 Nếu phải họp trên 1 giờ  tìm cách thư giãn.
ThS. Trần Văn Thọ

2. Tổ chức họp
17

 Một số vấn đề lưu ý khi họp:
– Nên tránh:
 Họp không hiệu quả,
 Quá dài,
 Không tập trung,

 Bị vài cá nhân chi phối.
 Ghi lại kết quả (biên bản họp) không đầy đủ.
ThS. Trần Văn Thọ

Khuôn khổ kiểm soát dự án
18

C«ng viÖc kiÓm so¸t
Báo cáo

Mức kiểm soát
Kế hoạch quản lý

B/c Ban chỉ đạo
Ban chỉ đạo

Kế hoạch công
việc chi tiết
Kế hoạch công
việc chi tiết
Danh mục

nhiệm vụ

B/c quản lý dự án
Quản lý dự án
B/c trưởng nhóm
Trưởng nhóm
Nhãm

B/c thành
viên nhóm
ThS. Trần Văn Thọ

6


2. Tổ chức họp
19

 Chu kỳ kiểm soát dự án:
– Nêu rõ ràng chu kỳ các sự kiện cho việc lập
báo cáo thực trạng.

– Xác định các thông tin thông thường được yêu
cầu với các mức điều hành, quản lý, nhóm.
– Thiết lập thời gian biểu cho việc lập báo cáo
yêu cầu đối với từng mức.
ThS. Trần Văn Thọ

2. Tổ chức họp
20

Báo cáo hiện trạng của quản lý dự án:
1. Rà xét các biên bản cuộc họp trước
 Thống nhất nội dung, các hoạt động thực hiện.

2. Rà xét tóm tắt thực trạng dự án tổng hợp
 Thay đổi, ngày kết thúc, tận dụng, đường dẫn quan
trọng.

3. Rà xét thực trạng dự án của từng cá nhân
 Những thay đổi chủ yếu, hiện trạng các nhiệm vụ quan
trọng, ngày kết thúc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các dự
án.

4. Tóm tắt trưởng nhóm
 Hoạt động quan trọng hàng đầu, các sự kiện quan
ThS. Trần Văn Thọ
trọng.

2. Tổ chức họp
21

Báo cáo hiện trạng của quản lý dự án:
5. Rà xét các ghi chép sự kiện
Các sự kiện được giải quyết.

6. thảo luận tận dụng nguồn
Hiện trạng kế hoạch cho thuê, các ảnh hưởng
chính.

7. Khái quát công việc của những tuần tới
Các kết quả bàn giao chính được hoàn thành,
những khó khăn.

8. Các thảo luận khác

ThS. Trần Văn Thọ

7


2. Tổ chức họp
22

Báo cáo hiện trạng của ban điều hành:
– Tóm tắt thực trạng.
– Kế hoạch quản lý cập nhật.
– Phân tích dự án, các vấn đề thay đổi xu hướng
sử dụng.
– Các vấn đề về hoạt động quản lý.
– Các điểm lưu ý về quản lý.
– Các mốc hoàn thành trong suốt giai đoạn.
– Các mốc phải hoàn thành giai đoạn tới.
ThS. Trần Văn Thọ

3. Điều chỉnh
23

ThS. Trần Văn Thọ

3. Điều chỉnh
24

 Các hoạt động điều chỉnh diễn ra:
– Khi tiến độ dự án không đúng lịch biểu.

– Khi chi phí dự án có nguy cơ tăng.
– Khi chất lượng công việc/sản phẩm có nguy
cơ giảm.

ThS. Trần Văn Thọ

8


3. Điều chỉnh
25

 Ví dụ: Một số hoạt động hiệu chỉnh như:
– Phân bổ lại các nhiệm vụ quan trọng cho các
thành viên nhóm nhiều kinh nghiệm hơn.
– Tăng quy mô nhóm với các thành viên/ hợp đồng
tạm thời.
– Phân bổ lại các thành viên giữa các nhóm.
– Cung cấp các đào tạo bổ sung về công cụ, kỹ
thuật,...
– Triển khai các công cụ tự động.

–…

ThS. Trần Văn Thọ

3. Điều chỉnh
26

 Khi dự án diễn ra không đúng lịch biểu:
– Điều chỉnh lại lịch biểu thời gian.
– Tập trung vào các công việc chủ chốt.
– Tập trung cho các công việc trên đường găng.
– Tìm thêm nhân viên mới (chú ý thời gian làm quen,
quan hệ với các thành viên).

– Mua hay thuê thiết bị/phần mềm tốt hơn (chú ý tăng
kinh phí, mất thời gian để anh em học sử dụng).
– Đào tạo, huấn luyện, nâng cấp nhân viên (chú ý thời
gian và chi phí huấn luyện).
ThS. Trần Văn Thọ

3. Điều chỉnh
27

 Khi dự án diễn ra không đúng lịch biểu:
– Hợp lý hóa, cải tiến phong cách làm việc.
– Hạn chế nghỉ phép (!!!).
– Khen thưởng/phê bình.
– Làm thêm giờ (chỉ nên tạm thời).
– Hạ thấp yêu cầu chất lượng công việc (!!!).
– Xem lại cách thức hợp tác, trao đổi thông tin trong
nhóm.
ThS. Trần Văn Thọ

9


3. Điều chỉnh
28

 Khi chi phí dự án có nguy cơ tăng lên:
– Hạ thấp yêu cầu chất lượng sản phẩm (!!!).
– Cơ cấu lại (giảm) nhân viên không làm việc trên
đường găng (nguy cơ mất người giỏi).
– Thuê lao động giá rẻ mạt (!!!).
– Dùng thiết bị, vật tư giá thành thấp (rẻ tiền).
– Rút ngắn/bớt thời gian huấn luyện.
– Xem lại: có cần làm thêm giờ?
– Hợp lí hoá hơn nữa: Giảm số cuộc họp, giảm các phê
chuẩn, ...
ThS. Trần Văn Thọ

3. Điều chỉnh
29

 Khi chất lượng công việc/sản phẩm có
nguy cơ giảm:
– Tăng cường kiểm tra chất lượng sản phẩm.
– Thuê thêm tư vấn.
– Tập trung vào những khâu trọng yếu ảnh hưởng đến
chất lượng sản phẩm.

– Kiểm tra chéo.

– Huấn luyện, đào tạo, nâng cấp nhân viên (có thể
huấn luyện tại chỗ).
– Khen thưởng, phê bình (thưởng/phạt).
ThS. Trần Văn Thọ

4. Quản lý cấu hình
30

ThS. Trần Văn Thọ

10


4. Quản lý cấu hình
31

 Quan niệm về Quản lý cấu hình:
– Mọi người thường nghĩ đây là vấn đề về
LANs, WANs,… Đây là các hoạt động mang
tính kỹ thuật cao và nó liên quan rất ít đến
quản lý dự án.

ThS. Trần Văn Thọ

4. Quản lý cấu hình
32

 Mục đích:
Thực hiện hai chức năng chính:
– Cung cấp việc truy cập an toàn và đơn giản

đối với bản copy tổng thể về các kết quả bàn
giao đã được thông qua.

– Kiểm soát được thực trạng của các kết quả
bàn giao và mối quan hệ qua lại lẫn nhau giữa
các kết quả này.
ThS. Trần Văn Thọ

Các chức năng Quản lý cấu hình
33

Trả lại mục
đã cập nhật
(3)
Khôi phục/
cập nhật
(2)
Bổ sung khoản
mục mới
(1)

Bàn giao
sản phẩm
(4)

Kho
quản lý
cấu hình

Lưu giữ

(5)

Kiểm soát
báo cáo
(6)
ThS. Trần Văn Thọ

11


4. Quản lý cấu hình
34

 Vai trò:
– Các kết quả bàn giao của dự án là tài sản
có giá trị đã đầu tư vào. Nếu chúng ta
không xác định và kiểm soát các thành
phần của nó và mối quan hệ qua lại giữa
chúng, thì chỉ một thay đổi nhỏ sẽ chúng
không có giá trị.
ThS. Trần Văn Thọ

4. Quản lý cấu hình
35

 Nội dung:
– Xác định các yêu cầu và phạm vi của quản lý
cấu hình (CM - Configuration Management).
– Xây dựng kế hoạch CM.

– Nhất trí và triển khai các quy trình và công cụ.
– Triển khai các quy trình bảo mật.
ThS. Trần Văn Thọ

4. Quản lý cấu hình - Phạm vi
36

Các mục đích
& phạm vi
Triển khai
chiến lược
Các yêu cầu
chức năng

Quản lý
cấu hình
kiểm soát
phiên bản

Mô hình
kiểm tra
Văn bản
kỹ thuật
Tài liệu
đào tạo

Kế hoạch
dự án

Quy trình

hoạt động

Phần mềm
trọn gói

Văn bản
hệ thống

Đặc tả
nâng cấp

Tài liệu
triển khai

Đặc tả
giao diện

Đặc tả
phần cứng

 Kiểm soát
phiên bản
phải được
thực hiện đối
với từng kết
quả bàn giao.
 Các kết quả
bàn giao nằm
trong phạm vi
quản lý cấu

hình.
ThS. Trần Văn Thọ

12


4. Quản lý cấu hình
37

 Kiểm soát phiên bản
0.1

0.2

0.n

1.1

1.2

1.n

Chấp thuận
1.0

2.0

ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi

38

ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
39

 Nguyên nhân:
– Hai trong số những lý do thông thường nhất
đối với sự thất bại của dự án:
 Không nhận ra sự thay đổi và sự kiện.
 Không quản lý hiệu quả những vấn đề này.

ThS. Trần Văn Thọ

13


5. Kiểm soát thay đổi
40

 Nguyên tắc:
– Các thành viên tham gia dự án cần được khuyến
khích đối với các tài liệu về sự kiện hay các thay
đổi đề xuất khi họ nêu ra.
 Phản hồi, hành động, tuyên truyền nhanh chóng để
giảm rủi ro.

– Các thành viên của nhóm cần hiểu quy trình quản
lý sự thay đổi và sự kiện.

– Theo dõi toàn diện được yêu cầu đối với việc
kiểm soát và truyền thông.
 Bao gồm tất cả các khoản mục hiện tại và đã hoàn
thiện.
ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
41

 Các tác nhân gây ra thay đổi:
– Khách hàng
– Các cơ quan/đơn vị liên quan
– Tổ dự án
– Người tài trợ
– Chính PM
– v.v...
ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
42

 Các nguồn tạo ra thay đổi:
Các đánh giá
khác nhau của
người sử dụng

Các tổ chức
bên ngoài

Các quyết định

về chính sách
và nghiệp vụ

Xuất hiện nhà
cung cấp phần
mềm mới

Chuyển
đổi

Các yêu cầu
mới và đưa ra
những khám phá

Kiểm tra
• đơn vị
• module
• Tích hợp
• Chấp thuận
Rà xét kiểm soát
chất lượng

Luật pháp

Lập
trình
viên làm mịn
chương trình

Các nguồn cụ

thể của dự án
ThS. Trần Văn Thọ

14


5. Kiểm soát thay đổi
43

 Định nghĩa thay đổi của dự án:
Bất cứ hoạt động nào của dự án thay đổi về:
 Phạm vi

 Kết quả bàn giao
 Kiến trúc cơ bản
 Chi phí
 Lịch trình của một dự án
ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
44

 Phân loại thay đổi:
Có 3 loại gồm:
 Thay đổi quan trọng
 Thay đổi không quan trọng (thay đổi nhỏ)
 Thay đổi mang tính sửa chữa/sửa lỗi

ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
45

 Thay đổi quan trọng:
– Lịch biểu, đặc tính sản phẩm, ngân sách, và
những gì được xem là quan trọng cho dự án.
Làm thay đổi cơ bản kết quả của dự án.
– Ví dụ:
 Nhà tài trợ tuyên bố cắt giảm ngân sách (gây ra bởi
người tài trợ).
 Yêu cầu bổ sung thêm một số tính năng của phần
mềm (gây ra bởi khách hàng).
ThS. Trần Văn Thọ

15


5. Kiểm soát thay đổi
46

 Thay đổi nhỏ:
– Không làm thay đổi kết quả chung cuộc của
dự án, nhưng có thể ảnh hưởng đến sự thành
công của dự án.
– Ví dụ:
 Dự án xây nhà: Những phát sinh lặt vặt (từ phía
chủ nhà - khách hàng).
 Dự án làm phần mềm: Yêu cầu làm thêm một vài
module lập báo cáo (khách hàng đề nghị), dời văn
phòng, ….

ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
47

 Thay đổi mang tính sửa chữa/ sửa lỗi:
– Là những thay đổi mang tính bổ sung hoặc khắc phục
(do đã coi nhẹ hoặc bỏ qua 1 điểm nào đó, bây giờ
phải bổ sung hoặc khắc phục).
– Ví dụ:
 Dự án xây nhà: Quên chưa đi dây điện thoại ngầm trong
tường, cần phải lắp thêm hệ thống dây điện nổi (do PM hoặc
tổ dự án đề nghị).
 Dự án xây dựng phần mềm: Quên chưa lên kế hoạch huấn
luyện cho người sử dụng trước khi bàn giao (do khách hàng
phát hiện ra), giao diện không phù hợp với độ phân giải màn
hình khách hàng, ...
ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
48

 Sự khác nhau giữa rủi ro và thay đổi:
– Rủi ro: Tai hoạ, sự cố, biến cố đã được dự phòng,
lường trước.

– Thay đổi: Chênh lệch so với kế hoạch đã được ghi
trong tài liệu, thống nhất, cam kết.
– Kiểm soát thay đổi là: Phát hiện, phân tích, đánh giá

và thực hiện những thay đổi liên quan đến mô tả sản
phẩm, lịch biểu, ngân sách và yêu cầu chất lượng.
 Bên cạnh quản lý rủi ro, kiểm soát thay đổi giúp việc
quản lý dự án được chủ động hơn.
ThS. Trần Văn Thọ

16


5. Kiểm soát thay đổi
49

 Xem xét tác động của thay đổi:
– Ảnh hưởng tới công việc, thời gian.
– Ảnh hưởng tới kinh phí.

– Ảnh hưởng tới con người: phải làm thêm
việc  phản ứng tiêu cực.
– Ảnh hưởng tới chất lượng sản phẩm của
dự án.
ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
50

 Xét xem thay đổi nào cần ưu tiên
thực hiện trước:
– Lập danh sách những thay đổi.
– Xác định mức độ ưu tiên: cao, thấp, rất
thấp, không cần phải thay đổi.

Từ đó lên kế hoạch đáp ứng: kỹ thuật,
nhân sự, thời gian, tiền bạc,...
ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
51

 Thủ tục thay đổi:
Ghi nhận yêu
cầu thay đổi

Phân tích yêu
cầu thay đổi

Phân tích
tác động

Có

Nhất trí

Làm rõ yêu
cầu thay đổi

Lập lịch biểu
thực hiện

Thực hiện

Không
Viết rõ lý do từ chối

Thông báo cho người yêu cầu thay đổi
ThS. Trần Văn Thọ

17


5. Kiểm soát thay đổi
52

 Nhật ký kiểm soát, theo dõi thay đổi:
Ngày
tháng

Mô tả
thay
đổi

Phân
tích
tác
động

Mức ưu
tiên

Người
khởi

đầu

Người
chịu
trách
nhiệm

Đồng
ý?

Ngày
hiệu
lực

[1]

[2]

[3]

[4]

[5]

[6]

[7]

[8]

ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
53

 Chi phí thay đổi:

Req.

Design

Code

Test

Live
ThS. Trần Văn Thọ

5. Kiểm soát thay đổi
54

 Quản lý thay đổi và sự kiện:
– Kế hoạch chất lượng có nêu rõ quy trình được sử
dụng cho việc quản lý thay đổi và sự kiện?

– Có một cơ chế thống nhất đối với việc lập báo cáo
hiện trạng thay đổi và sự kiện như một phần của chu
kỳ kiểm soát dự án?
– Quy trình có bao gồm quy chế điều chỉnh đối với các
khoản mục chưa được giải quyết?

– Đây có là một cơ chế mà nhờ đó những thay đổi hay
sự kiện ban đầu được lưu ý trong quy trình?
ThS. Trần Văn Thọ

18


5. Kiểm soát thay đổi
55

 Quản lý thay đổi và sự kiện:
– Việc quản lý sự kiện và thay đổi là yếu tố chủ yếu
trong phạm vi kiểm soát dự án.

– Hệ thống quản lý thay đổi và sự kiện có thể đóng
vai trò chủ đạo trong việc truyền thông dự án.
– Một hệ thống chính thống, hiệu quả không yêu
cầu quá nhiều chi phí quản lý hành chính.

ThS. Trần Văn Thọ

6. Quản lý chất lượng
56

 Cân bằng chất lượng:
Mục đích

Phương pháp

Thoả mãn

nhu cầu

Thực hiện

ThS. Trần Văn Thọ

6. Quản lý chất lượng
57

1. Lập kế
hoạch chất
lượng

2. Thiết lập
khung đảm
bảo chất lượng

3. Tiến hành
các hoạt động
kiểm soát chất
lượng

4. Triển khai
các họat động
hiệu chỉnh

ThS. Trần Văn Thọ

19

6. Quản lý chất lượng
58

 Lập kế hoạch chất lượng:
– Ở mức lập kế hoạch quản lý, cần quyết định:
 Tiêu chuẩn.
 Nhóm có trách nhiệm đối với việc ngừng hoạt động.
Nếu cần tách nhóm kiểm soát chất lượng, và thẩm
quyền của họ.
 Các kiểu rà xét, thường xuyên rà xét (ví dụ: tất cả các
kết quả chuyển giao theo công việc hoặc chỉ kết quả
bàn giao dự án).
 Có được cam kết đối với khái niệm quản lý chất lượng.
ThS. Trần Văn Thọ

6. Quản lý chất lượng
59

 Lập kế hoạch chất lượng:
– Ở mức độ lập kế hoạch làm việc, cho phép
thời gian đối với:
 Kiểm soát và phương pháp quản lý chất lượng.
 Thiết lập quy trình quản lý chất lượng.
 Thống nhất người (chính xác) sẽ ký nhận:
•
•
•
•

Người chịu trách nhiệm.
Quản đốc dự án / trưởng nhóm.
Đại diện người sử dụng có ảnh hưởng.
Người kiểm soát chất lượng.
ThS. Trần Văn Thọ

6. Quản lý chất lượng
60

 Đánh giá Kế hoạch chất lượng:
– Đánh giá về kế hoạch quản lý về việc sử dụng
các phương pháp, tiêu chuẩn, qui trình cho từng
giai đoạn hoạt động cuả dự án.
– Các lý do có cho thấy những điểm này là rõ ràng
hợp lý không?
– Những tiêu thức kiểm soát được xác định để giám
sát hiệu quả có sử dụng các phương pháp đã lựa
chọn không?
ThS. Trần Văn Thọ

20


6. Quản lý chất lượng
61

 Khung đảm bảo chất lượng:
– Các phương pháp luận, tiêu chuẩn, hướng
dẫn hợp lý.

– Quy trình kiểm soát thay đổi hiệu quả.
– Rà xét các hoạt động kiểm soát chất lượng.
– Cán bộ có kỹ năng hợp lý.

ThS. Trần Văn Thọ

6. Quản lý chất lượng
62

 Kiểm soát chất lượng:
– Nội dung: rà xét / theo dõi / kiểm tra.
– Thẩm định tính chấp nhận
 Rà xét quản lý nhóm/khách quan.

– Thẩm định việc phê chuẩn
 Rà xét ban điều hành/sign-off .

– Thẩm định việc triển khai
 Quản lý lợi ích.
 Điều tra người sử dụng / các câu hỏi.

– Phương pháp kiểm soát chất lượng phải được lập thành
văn bản trong kế hoạch chất lượng.
– Kế hoạch làm việc chi tiết phải bao gồm việc thẩm định
các nhiệm vụ và các nguồn lực.
ThS. Trần Văn Thọ

7. Lập kế hoạch lại (Replanning)
63

 Khi nào phải làm lại kế hoạch.
 Khi lập kế hoạch lại có thể phải cấu trúc
lại một phần hay toàn bộ dự án  yêu
cầu thời gian, kinh phí, ...

ThS. Trần Văn Thọ

21


8. Kiểm soát thực hiện dự án
64

 Nêu sứ mệnh của người quản lí dự án:
– Phần lớn thời gian dự án là thực hiện các
công việc và phần lớn ngân sách được dùng
chi trả các công việc.
– Chính trong qui trình này mà sứ mệnh của
người quản lí dự án được trông đợi nhất.

ThS. Trần Văn Thọ

8. Kiểm soát thực hiện dự án
65

 Kiểm soát thực hiện dự án:
– Ý tưởng cơ bản của quản lí dự án là xây dựng kế
hoạch kĩ lưỡng và cố gắng thực hiện dự án như
đã lập kế hoạch. Nếu không tiến hành được như
kế hoạch thì phải điều tra nguyên nhân, tìm biện

pháp khắc phục và thay đổi kế hoạch.

 Thực hiện thay đổi bản kế hoạch:
– Cần xem xét tính hợp lệ và hiệu quả.
ThS. Trần Văn Thọ

8. Kiểm soát thực hiện dự án
66

 Kiểm soát vấn đề trong dự án:
– Dự án bao giờ cũng bao gồm các vấn đề và
không thể tránh được vấn đề.
– Cần tìm ra vấn đề thật sớm và có hành động thích
hợp để giải quyết chúng.

ThS. Trần Văn Thọ

22


8. Kiểm soát thực hiện dự án
67

 Tạo ra bầu không khí cho vấn đề dễ được
vạch ra:
– Nhằm để dễ dàng tìm ra vấn đề trong các cuộc
họp thường lệ và trong tiến trình đối thoại hàng
ngày với thành viên tổ.

ThS. Trần Văn Thọ

8. Kiểm soát thực hiện dự án
68

 Thủ tục kiểm soát vấn đề từ bên ngoài dự án:
– Tập trung vào phía báo cáo về vấn đề.
– Tập trung vào phía nhận báo cáo.
– Phân tích và giải quyết vấn đề: thiết lập cơ chế từ
trước, xác định mức độ tác động, xây dựng giải
pháp.
– Giải quyết và phản hồi: Thực hiện giải pháp, bảo
đảm mọi người có liên quan đều được thông báo.
ThS. Trần Văn Thọ

8. Kiểm soát thực hiện dự án
69

 Những vấn đề có thể trong dự án:
– Chậm trễ trong xác định đặc tả yêu cầu và thiết
kế.
– Tăng tải việc bằng công việc trùng lắp.
– Chậm trễ/huỷ bỏ việc đưa ra gói phần mềm theo
lịch.
– Thành viên bỏ dự án do sự khẩn cấp cá nhân.
– Thiếu hành động của người kí hợp đồng.

 Hành động nhắc nhở.
 Đổi kế hoạch.
ThS. Trần Văn Thọ

23


9. Điều phối và theo vết dự án
70

 Hiểu hiện trạng dự án: nắm hiện trạng dự án,
điều phối khi có dấu hiệu cái gì đó ngăn cản việc
đạt tới mục tiêu và tìm ra nguyên nhân của trạng
thái đó.
 Các mục tiêu cần được điều phối: Tất cả các
biến cố đều cần được điều phối, đặc biệt là chất
lượng, lịch biểu, nguồn lực và chi phí cần được
ưu tiên xem xét.
ThS. Trần Văn Thọ

10. Ước lượng hoàn thành công việc
71

 Họp kiểm điểm dự án:
Nhân các cơ hội
 Vào lúc đề xuất dự án.
 Vào lúc bắt đầu dự án.
 Vào lúc hoàn thành từng công việc.

 Vào lúc dự án kết thúc.
 Trong trường hợp khẩn cấp (khi có vấn đề lớn).
ThS. Trần Văn Thọ

10. Ước lượng hoàn thành công việc

72

 Tổ chức họp hoàn thành từng công việc.
 Ước lượng mục tiêu trong cuộc họp hoàn
thành công việc:
– Tập giá trị đã lập kế hoạch, tất cả các mục cần
được quản lí hay kiểm soát, tất cả các cái ra,
phương pháp quản lí.

ThS. Trần Văn Thọ

24


11. Báo cáo trạng thái dự án
73

 Hiểu trạng thái dự án: so sánh thực trạng
với trạng thái đã lập kế hoạch, tiến hành
hành động sửa chữa cần thiết:
– Nhận ra sai khác giữa hiệu năng hiện tại và kế
hoạch về định tính và định lượng.
– Hệ thống trao đổi hiệu quả.
– Hệ thống trao đổi hỗ trợ các báo cáo chính
thức và không chính thức.
ThS. Trần Văn Thọ

11. Báo cáo trạng thái dự án
74

 Chia thời gian để nắm trạng thái dự án:
– Ngày
– Tuần
– Tháng

ThS. Trần Văn Thọ

11. Báo cáo trạng thái dự án
75

ThS. Trần Văn Thọ

25