Bài giảng Quản lý dự án: Chương 7 - PGS.TS. Nguyễn Thống

TỔNG QUAN (tt)
 Ms Project nhận thông tin nhập & tính theo
từng FIELDS (cột): Tên công việc, thời
gian thực hiện… và tính như các bảng tính
 Khi nhập đủ các thông tin công việc 
biết ngày kết thúc dự án, các nguồn lực
yêu cầu, chi phí dự án
 Microsoft Project sẽ tính tiến độ, các chi
phí & khối lượng công việc của nguồn lực
(resource work load)

HƯỚNG DẪN
SỬ DỤNG PHẦN MỀM
MS PROJECT 2007

3
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

TỔNG QUAN

TỔNG QUAN (tt)
 Khi xây dựng kế hoạch dự án, các
dạng thông tin cần:

 QLDA: Quá trình hoạch đònh, tổ chức,
quản lý các công việc & các nguồn lực
nhằm đạt mục tiêu đã đònh trong giới
hạn về thời gian, chi phí &ø nguồn lực

 Công việc (Task)
 Thời gian thực hiện công việc (Duration)
 Mối quan hệ giữa các công việc
(Task dependencies)
 Nguồn lực (Resources)
 Các chi phí (Costs)

 PM phải theo dõi tất cả các hoạt động
chi tiết để đạt mục tiêu  HOW?

1
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

4
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

THEO DÕI DỰ ÁN
(TRACK THE PROJECT)

TỔNG QUAN (tt)
 MS Project 2007 là công cụ quản lý dự án
hữu hiệu và linh hoạt được dùng để kiểm
soát các dự án đơn giản hoặc phức tạp 
giúp hoạch đònh & theo dõi tất cả các hoạt
động và giám sát tốt tiến triển của dự án
 MS Project 2007 hỗ trợ:

 Xem xét dự án đònh kỳ  thực hiện
hiệu chỉnh cần thiết để đảm bảo duy
trì dự án theo đúng tiến độ & trong

phạm vi ngân sách cho phép
 Nhập tiến độ thực tế các công việc 
so sánh với kế hoạch ban đầu để
xem khối lượng nguồn lực có cân
bằng không?

 Lưu trữ các dữ liệu chi tiết trong cơ sở dữ liệu
 Tính toán tiến độ &ø chi phí của dự án  xây
dựng kế hoạch dự án
 Càng cung cấp nhiều thông tin  kế hoạch càng
chi tiết

5

2
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

1


THEO DÕI DỰ ÁN
(TRACK THE PROJECT)

CÁC BƯỚC TIẾN HÀNH
1.
2.
3.
4.

5.
6.
7.
8.

 Khi quản lý dự án, ta có thể dùng các
đặc tính sau:
 Custom fields (các miền chuyên) để xác
đònh các thông tin chuyên biệt
 Views và Tables để xem các thông tin
mong muốn
 Filters và Groups để tập trung xem các
thông tin mình quan tâm

Nhập thông tin chung dự án mới
Nhập danh sách các công việc
Phân bổ nguồn lực
Phân bổ chi phí
Xem xét toàn bộ dự án trên màn hình
Hiệu chỉnh lại tiến độ dự án
Lưu giữ thông tin dự án
Cân bằng nguồn lực của dự án
9

6
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

NHẬP THÔNG TIN CHUNG DỰ ÁN MỚI

SỬ DỤNG PHẦN MỀM MS PROJECT 2007

Mở phần mềm Ms
Project
 Nhập các thông tin
chính của dự án: Ngày
bắt đầu dự án - Ngày
hiện tại - Lưu tên file mớiLưu thông tin chính DA
(file - propertiessummary)


Thanh nhập

Thanh công cụ

Thanh menu

Tên file

Tên công việc

Ô sơ đồ GANTT
Thanh chia

Thanh cuộn
10

Thiết lập thời khoá biểu cho dự án

Thanh công cụ (tools bar)
Chọn công việc

Link tasks
Giống Ms Word

Tools – Change working time: Thời gian làm việc
(working) & thời gian nghó ( nonworking)

Tách công việc

Copy hình

Task notes

Thời khoá
biểu chuẩn
Hiệu chỉnh cho tất cả
các ngày trong tuần

Unlink tasks
subtask

Dấu subtasks

Chỉ subtasks

Gán nguồn lực
Task information

Trợ giúp

Hiệu chỉnh cho từng
ngày trong tuần

Hướng dẫn sơ đồ GANTT

Options: Hours/week và hours/day
8

11

Thời gian làm việc trong ngày

2


NHẬP DANH SÁCH CÁC CÔNG VIỆC
 Nhập các công việc &ø thời gian thực hiện
 Nhập vào Task name và duration
 Ký hiệu: months = mo, weeks = w, days = d,
hour = h và minutes = m

 Lập cộc mốc công việc (mile stones)
 Nhập 0 d vào công việc muốn làm cộc mốc
 Công việc bất kỳ có thể làm cộc mốc: Project
– Task information – mark task as milestone

Công việc
thường kỳ

 Lập các công việc phụ (sub-task)

task

Cột mốc công việc
(milestone)

subtasks

VÍ DỤ XÂY DỰNG THIẾT BỊ LỌC

 Dùng Indent  để chỉ subtask
 Để biểu thò subtask: +; muốn dấu subtask: 12
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC
(Assign resources)
 Tạo danh sách các nguồn lực
 View – Resource sheet

Xem &ø nhập
danh sách
các nguồn lực
Đánh dấu cột mốc
cho công việc

Các dạng mối quan hệ
của công việc

Cửa sổ thông tin công việc

 Assign resources
13

Gán các nguồn lực
16

Lập các công việc thường kỳ
(recurring task)
 Là những công việc lập đi lập lại thường xuyên: họp

Sau khi nhập tên
thì chọn để gán

đònh kỳ hàng tuần, báo cáo đònh kỳ
 Insert – recurring task => xuất hiện windows
 Nhập: task name – duration – recurrence pattern –
Range of recurrence  OK

Nhập tên
công việc

Chọn graphs để
xem việc phân công
cán bộ bằng đồ thò

Thời gian
SƠ ĐỒ PHÂN CÔNG
THỜI GIAN LÀM VIỆC

14

17

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

3


PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (tt)

PHÂN BỔ CHI PHÍ

 Thay đổi lòch làm việc của các nguồn lực


View – Resource sheet & Project – Resource information
 working time

Chi phí công việc = chi phí đơn vò x thời gian
làm việc

 Phân bổ chi phí cho các nguồn lực
 View – Resource sheet

 Ở miền Type:

Thay đổi lòch
làm việc của
Long

 Nguồn lực là con người hay thiết bò: work
 Nguồn lực là vật tư (như xi măng): Material
 Nguồn lực là chi phí: Cost
21
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

PHÂN BỔ NGUỒN LỰC (tt)

PHÂN BỔ CHI PHÍ (tt)

 Phân các nguồn lực cho các công việc
 View – Gantt Chart: Chọn công việc muốn gán nguồn lực
 Chọn Tools – assigne resources hoặc icon

Chọn icon
Các dạng chi phí
Loại nguồn lực

Dạng tính lũy tích

19

22

 Kiểm tra và hiệu đính việc bố trí các nguồn lực
 View – Resource Usage
 Trong resource name: Xem lại phân công nguồn lực
 Phân công lại công việc cho các nguồn lực

Chú ý TH khi
có màu đỏ
(phân bổ quá tải)
Cần phải phân công lại

PHÂN BỔ CHI PHÍ (tt)
 Dạng chi phí
 •Tỉ giá tiêu chuẩn (Std. Rate)
 •Tỉ giá vượt giờ (Ovt. Rate)
 •Phí sử dụng (Cost/use)
 Phương pháp lũy tích (accrual method): 3
 Start: Tính chi phí công việc khi bắt đầu công việc
 Prorated: Tính chi phí công việc theo % công việc
đã thực hiện
 End: Tính chi phí công việc khi kết thúc công việc

23
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

4


PHÂN BỔ CHI PHÍ (tt)

Xem chi phí toàn bộ dự án
 Project – project information – statistics
 Xem chi phí toàn bộ dự án
 So sánh current – remaining để xem dự án có đủ
tiền thực hiện không?

 Xác đònh các chi phí cố đònh cho công việc
 View - Gantt chart – view table – cost
 nhập chi phí cố đònh cho các công việc

 Nhập đơn giá lao động (chi phí biến đổi)
 View – resource sheet  nhập đơn giá

Ngày bắt
đầu dự án
Ngày kết
thúc dự án

 Xem chi phí các công việc/ nguồn lực
 View- resource sheet - View – table – cost
 Xem chi phí tổng quát
 Resource usage – format - details– cost
 Xem chi phí chi tiết

Chi phí
dự án
24

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

26
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

CHI PHÍ TỔNG QUÁT

XEM XÉT TOÀN BỘ DỰ ÁN TRÊN MÀN HÌNH

 Kiểm tra thời gian bắt đầu &ø kết thúc dự án
 View – Gantt Chart – view – zoom
  chọn toàn bộ dự án (entire project)

Chọn toàn
bộ dự án
Chú ý: xuất hiện màu đỏ
 phân công quá tải (overload)

25

27
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

CHI PHÍ CHI TIẾT

Xem xét toàn bộ dự án


Xác đònh đường găng (critical path)
 View – Gantt Chart - Gantt Chart Wizard

Theo các bước hướng dẫn




Xem các thông tin quan tâm khác
View – more views  lựa chọn

25

28
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

5


HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN
 Kiểm tra & hiệu chỉnh mối quan hệ các công việc
(task dependency)
 View – Gantt chart – kiểm tra mối quan hệ:
double click lên mũi tên
 4 mối quan hệ cơ bản

Mối quan hệ giữa các công việc

29

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (tt)
 Kiểm tra và hiệu chỉnh các ràng buộc
(contraints) của các công việc
 View – Gantt chart – View – Table – More
tables:
 Chọn Constraint date – ấn apply  thay
đổi dạng ràng buộc nếu muốn (constraint
type) & thay đổi ngày ràng buộc ( contraint

date)
 Hoặc Project – Task information –
Advance  chọn constraint type
31

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

Mối quan hệ
các công việc

Dạng ràng buộc
của các công việc

Thời gian ràng buộc
của công việc 3

32

HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (tt)
HIỆU CHỈNH LẠI TIẾN ĐỘ DỰ ÁN (tt)

 Các công việc trùng nhau hay bò trễ
(overlap or delay tasks)

 Task name – Task information : chọn predecessor
 đánh dấu trừ vào miền lag, ví dụ: - 2d

Có thể chọn sớm hơãc trể
trong mối quan hệ các
công việc

 Rút ngắn công việc bằng cách thêm nguồn lực
 View – Gantt Chart
 Chọn task muốn gán nguồn lực & chọn assign
resources
 Type vào nguồn lực mới trong miền resource
name – assign

Gán thêm nguồn
lực mới (Tuấn)

30
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

33
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

6


LƯU GIỮ THÔNG TIN DỰ ÁN


Lưu kế hoạch cơ sở (baseline plan)
 Tools - tracking- save baseline
 Chọn entire project: lưu toàn bộ dự án dạng
chuẩn
 Chọn selected tasks: thêm các công việc mới vào
dự án chuẩn đang có
 Lưu kế hoạch tạm thời (interim plan)

 Tools - tracking- save baseline  save interim
plan
 Ở window Copy: chọn kế hoạch tạm thời hiện tại
 Ở window Into: Tên của kế hoạch tạm thời kế tiếp

Các bước thực hiện
1. Tìm các công việc có nguồn lực phân bổ quá tải
 View – Resource Usage – project – Filter for:
  chọn Overallocated Resources
2. Giảm khối lượng cho nguồn lực
 View – Task Usage
  nhập giá trò mới vào miền Work hoặc chọn
level resources (trong Tools)
3. Phân bổ lại nguồn lực cho công việc khác
 View – Resource Usage – Format – Detailsnhập Overallocation
  kiểm tra nguồn lực khác trong cùng thời điểm
xem có quá t , thay đổi nguồn lực mới cho
công việc

34
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

37
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

LƯU TRỮ THÔNG TIN DỰ ÁN
THEO
KẾ HOẠCH SƠ SỞ
Tìm các nguồn lực
quá tải

Mr. Thuận bò phân công
quá tải ( xuất hiện maù đỏ)

LƯU TRỬ THÔNG TIN DỰ ÁN THEO
KẾ HOẠCH TẠM THỜI
35

38

CÂN BẰNG NGUỒN LỰC DỰ ÁN
(Levelling Resources)

 Kiểm tra đònh kỳ tiến độ để xem nguồn lực
có đủ hay không?
 Các giải pháp khi quá tải nguồn lực
(overallocated)
1. Thêm các nguồn lực mới  xem tính khả
thi về kinh tế
2. Phân bổ nguồn lực lại cho các công việc
3. Tăng thời gian thực hiện các công việc bò
quá tải
36

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

CỬA SỔ CÂN BẰNG NGUỒN LỰC

39

7


Trước khi cân
bằng nguồn lực
TIẾN ĐỘ CỦA
DỰ ÁN
TRƯỚC & SAU KHI
CÂN BẰNG
NGUỒN LỰC

Sau khi cân
bằng nguồn lực

THEO DÕI VÀ QUẢN LÝ (TRACKING)
TIẾN TRÌNH CỦA DỰ ÁN
 Theo dõi thực tế  các thay đổi sẽ ảnh
hưởng đến các công việc khác, nhất là
ngày dự án kết thúc
 Hai chỉ số mô tả tiến độ dự án: % công
việc hoàn thành & giờ làm việc của mỗi
công việc  chọn chỉ số nào?

40

43
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

Theo dõi tiến độ thực tế (tt)

Các bước thực hiện (tt)

 Xem các công việc có tiến triển theo đúng kế hoạch:
 View – Tracking Gantt

4. Công việc trì hoản (delay task)







View – More Views – Views - Resource
Allocation:
Chọn Apply
Nguồn lực phân bố quá tải sẽ xuất hiện
màu đỏ
Chọn tên của nguồn lực bò phân bố quá tải
với công việc muốn trì hoãn trong miền
Resource Names
Trong miền Leveling Delay, nhập thời gian
muốn công việc bò trì hoãn
41

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

Theo dõi tiến độ thực tế (tt)

 Nhập thời gian hoàn thành thực tế của công việc
 Tool- Tracking – Update project

Nhập %
công việc
thực tế

Công việc xây dựng ống gom khói
được trì hoãn sau 4 ngày

42

46
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

8


Theo dõi tiến độ thực tế (tt)

Bỏ
phần tự
động
tính chi
phí

 Nhập thời gian bắt đầu và kết thúc thực tế của
công việc
 View – Gantt Chart  chọn công việc muốn
update: tools – tracking – update tasks

Nhập dữ liệu thực tế

50
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

Theo dõi chi phí thực tế
 Việc theo dõi chi phí thực tế sẽ giúp
nhà Quản lý Dự án:
 Nội dung nào cần thay đổi nhằm
hoàn thành dự án đúng hạn trong
nguồn ngân sách cho phép
 hoạch đònh ngân sách cho các dự
án tương lai
Thay đổi chi phí thực tế

48
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

51

Theo dõi chi phí thực tế (tt)


Cập nhật các chi phí theo từng thời đoạn

1. Tools – Options – calculation:  bỏ Actual costs
are always calculated by Microsoft Project – OK
2. View – Task Usage – View – Table cost
3. Format – Details – Cost; Format – Details – Actual

Cost
4. Nhập chi phí thực tế của công việc vào miền
Actual cost

HẾT

(Có thể dùng Zoom in hoặc Zoom out để xem chi
tiết chi phí công việc)
49
PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

PGS. TS. NGUYỄN THỐNG

9