Bài giảng Quản lý dự án xây dựng: Chương 4 – TS. Nguyễn Duy Long

9/9/2009

Quản Lý Dự Án XD
Chương 4: Hoạch Định Dự Án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

1

Nội dung
•
•
•
•
•
•
•
•

Xét duyệt ban đầu của chủ nhiệm dự án
Định hướng của chủ đầu tư
Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu phân chia công việc
Hình thành đội ngũ thực hiện dự án
Cuộc họp mở đầu dự án
Các hạng mục/công việc cụ thể
Kế hoạch làm việc của dự án
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

2

1


9/9/2009

Hoạch Định Dự Án

XÉT DUYỆT BAN ĐẦU CỦA CHỦ NHIỆM
DỰ ÁN VÀ ĐỊNH HƯỚNG CỦA CHỦ
ĐẦU TƯ
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

3

Quá trình xem xét ban đầu của chủ
nhiệm dự án
• Tập trung các tài liệu liên quan đã có (báo cáo
đầu tư, dự án đầu tư, báo cáo kinh tế kỹ thuật ,
hợp đồng với chủ đầu tư) => xác định rõ được
quy mô công việc, đảm bảo kinh phí được phê
chuẩn và tiến độ được thể hiện đầy đủ
• Xác định các thông tin cần thiết cho các hoạt
động của dự án: trả lời các câu hỏi liên quan đến
quy mô, chi phí và thời gian thực hiện dự án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

4

2

9/9/2009

Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi
phí và thời gian
• Quy mô: Thiếu cái gì? Có hợp lý không? Cách làm tốt
nhất là gì? Cần bổ sung những thông tin nào? Cần
chuyên môn gì? Cách thức thi công dự án? Chất
lượng mà chủ đầu tư yêu cầu? Áp dụng tiêu
chuẩn và quy định nào?
• Kinh phí: Kinh phí dự trù có hợp lý không? Dự
toán được lập như thế nào? Ai tính dự toán? Khi
nào dự toán được lập? Có phần nào trong dự
toán phải kiểm tra lại? Có phải dự toán đã được
hiệu chỉnh theo thời gian và địa phương?
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

5

Các câu hỏi liên quan đến quy mô, chi
phí và thời gian
• Tiến độ: Tiến độ có hợp lý không? Tiến độ
đã được lập như thế nào? Tiến độ được
lập khi nào? Ai lập tiến độ? Ngày hoàn
thành dự án đã xác định chưa? Có những
khoản thưởng và phạt nào không?

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

6

3


9/9/2009

Cuộc họp ban đầu với đại diện chủ
đầu tư
• Đại diện chủ đầu tư: là người cung cấp
thông tin và làm rõ những yêu cầu của dự án,
là người xét duyệt và phê chuẩn các quyết
định trong giai đoạn thực hiện dự án
• Trong cuộc họp chủ đầu tư phải xác định các
thành phần ưu tiên của dự án và mức độ liên
quan của đại diện chủ đầu tư với dự án
• Cuộc họp tạo cơ hội cho chủ nhiệm dự án và
đại diện chủ đầu tư gặp gỡ nhau
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

7

Hoạch Định Dự Án

CƠ CẤU TỔ CHỨC

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

8

4


9/9/2009

Cơ cấu tổ chức
• Môi trường làm việc ảnh hưởng đến khả
năng làm việc của chủ nhiệm dự án, tổ chức
của công ty ảnh hưởng đến quá trình quản lý
dự án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

9

Cơ cấu tổ chức
• Các dạng cơ cấu tổ chức quản lý
– Cơ cấu tổ chức quản lý theo truyền thống
• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng bộ phận
• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng công việc, sản
phẩm
• Cơ cấu tổ chức quản lý theo chức năng chuyên môn

– Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

10

5

9/9/2009

Quản lý theo chức năng bộ phận
Ưu
điểm

• Hỗ trợ lẫn
nhau

• Có thể chậm
trễ, sai lệch
Nhược
thông tin
điểm • Cảnh giác
với sự gia
tăng qui mô

Phó giám đốc
kĩ thuật

Bộ
phận
kĩ
thuật

Bộ
phận
sản

xuất

Bộ
phận
tiếp
thị

Bộ
phận
hành
chánh

Công ty Sản Xuất Kinh Doanh

Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

11

Quản lý theo chức năng sản phẩm
Ưu
điểm

Phó giám
đốc kĩ
thuật

• Hiệu quả khi
thiết kế / thi
công một DA

có chức năng
riêng biệt
Trạm
biến
điện

• Khó khăn nếu
DA nhiều
chức năng
Nhược
điểm • Thông tin thất
lạc, tiến độ
chậm trễ

Truyền
tải diện

Phân
phối

Trạm
phát
điện

Vận
hành
và
bảo
trì

Công ty Điện Lực

Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

12

6


9/9/2009

Quản lý theo chức năng chuyên môn
Phó giám
đốc kĩ
thuật

quả DA nhỏ,
Ưu • Hiệu
thời gian thực hiện
điểm
ngắn
• DA dễ mất
tính đồng
nhất
• Không đủ chi
Nhược phí thưc hiện
khi đến bộ
điểm
phận cuối

• Gặp nhiều
khó khăn khi
DA thay đổi

Thiết
kế
kiến
trúc

Thiết
kế kết
cấu

Thiết
kế
điện

Tư
vấn
giám
sát

Thiết
kế cơ
khí

Công ty Tư Vấn Thiết Kế XD

Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

13

Quản lý theo chức năng loại công
trình

• Kỹ sư làm
việc trong
phòng chức
Ưu
năng của
điểm mình đóng
góp kinh
nghiệm cho
DA

• Số lượng
dự án khác
Nhược biệt, luân
điểm
chuyển
ảnh hưởng

Phó
giám đốc
kĩ thuật
Xây
dựng DD
và CN

Xây
dựng
công
trình
giao
thông

Xây
dựng
công
trình
thủy

Công ty Tư Vấn Thiết Kế XD

Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

14

7


9/9/2009

Quản lý theo ma trận

Nguồn: Đỗ T. X. Lan, 2008
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

15

Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận
• Chủ nhiệm dự án có thể kiểm soát dự án, về mặt
chi phí, thời gian và nhân sự
• Cơ cấu tổ chức theo chuyên môn/chức năng chủ
yếu hỗ trợ cho dự án về mặt chất lượng
• Mỗi thành viên của dự án có được “một ngôi
nhà” để trở về sau khi dự án hoàn thành, có
được lộ trình phát triển nghề nghiệp
• Những thành viên chủ chốt nhiều kinh nghiệm
có thể được sử dụng cho nhiều dự án (giảm
được chi phí dự án)
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

16

8


9/9/2009

Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận
• Có thể hình thành nền tảng chuyên môn
• Có được sự cân đối giữa thời gian, chi phí,
chất lượng
• Áp lực công việc phân phối đều cho các
trưởng phòng và các thành viên

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

17

Cơ cấu tổ chức quản lý theo ma trận
• Thông tin đa chiều, phức tạp
• Khó khăn cho việc theo dõi và kiểm soát
• Tốn kém công sức, thời gian để xác lập chính
sách và quy trình so với sơ đồ tổ chức truyền
thống
• Phải theo dõi sự cân đối giữa thời gian, chi phí,
chất lượng
• Các thành viên dự án không biết được kết quả
công viẹc của mình được đánh giá như thế nào
khi cứ phải liên tục báo cáo cho nhiều cấp quản
lý
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

18

9


9/9/2009

Hoạch Định Dự Án

CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

19

Làm sao bạn có thể ăn con bò này?

… dĩ nhiên là ăn từng miếng!
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

20

10


9/9/2009

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
(1/4)
• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một
đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập,
thể hiện các công việc cần thực hiện
• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án
thì phải quản lý được từng phần của dự án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

21

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
(2/4)
• Định nghĩa: Cơ cấu phân chia công việc là một
đồ thị hay biểu mẫu nhằm tổ chức, xác lập,

thể hiện các công việc cần thực hiện
• Quan niệm: Để quản lý được toàn bộ dự án
thì phải quản lý được từng phần của dự án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

22

11


9/9/2009

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
(3/4)
• Hỗ trợ đánh giá chi phí, thời gian, hiệu quả kỹ thuật
của việc tổ chức cho dự án
• Cung cấp quản lý với thông tin phù hợp với từng cấp
thuộc tổ chức
• Giúp phát triển cơ cấu phân chia tổ chức (OBS) – phân
công trách nhiệm dự án đến các đơn vị bộ phận và cá
nhân
• Mặc dù WBS chưa đưa vào thông tin về thời gian và
trình tự, WBS giúp xác định và quản lý kế hoạch, tiến
độ, và ngân sách
• Xác định các kênh thông tin và giúp phối hợp các thành
tố khác nhau của dự án
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

23

Cơ cấu phân chia công việc (WBS)
(4/4)
• Mục đích sử dung:
– Xác định các công việc cần thực hiện
– Là phương tiện liên kết các công việc lại với nhau
một cách hiệu quả
– Mỗi công việc trong sơ đồ mạng được hình thành
từ một công việc cụ thể trên WBS

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

24

12


9/9/2009

Phân cấp trong WBS (tiếng Anh)

Nguồn: Gray và Larson, 2008
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

25

Phân cấp trong WBS (tiếng Việt)
Mức

Phân chia theo phân cấp

Mô tả

1

Dự án

2

Kết quả tạo ra

Kết quả tạo ra chính

3

Kết quả tạo ra phụ

Kết quả tạo ra hỗ trợ

4

Kết quả tạo ra thấp
nhất

Mức trách nhiệm quản lý
thấp nhất

5

Điểm kiểm soát chi

phí

Nhóm đơn vị công việc để theo
dõi tiến trình và trách nhiệm

Đơn vị công việc
Nguồn: Gray và Larson, 2008

Toàn bộ dự án

Công tác có thể xác định

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

26

13


9/9/2009

WBS: dạng nhánh cây từ trên xuống
Nhà

Kết cấu

Điện

Nước

Móng

Đường dây

Cấp nước

Khung

Thiết bị

Thoát nước

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

27

WBS: dạng nhánh cây từ trái qua phải
Móng
Kết cấu
Khung

Nhà

Đường
dây

Điện

Thiết bị
Cấp nước

Nước

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

Thoát
nước
28

14


9/9/2009

WBS: dạng biểu đề mục
• 1.0.0 Nhà A
•
1.1.0 Kết cấu
•
1.1.1 Khung
•
1.1.2 Móng
• ` 1.2.0 Hệ thống điện
•
1.2.1 Đường dây
•
1.2.2 Thiết bị
•
1.3.0 Hệ thống nước
•
1.3.1 Hệ thống cấp nước

•
1.3.2 Hệ thống thoát nước
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

29

Hoạch Định Dự Án

THÀNH LẬP ĐỘI NGŨ THỰC HIỆN
DỰ ÁN
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

30

15


9/9/2009

Thành lập đội ngũ những người thực
hiện dự án (1/2)
• Điều quan trọng trong công tác quản lý dự án
là tổ chức nhân sự thực hiện
• Phải thành lập WBS sơ bộ xác định các công
việc chính cần làm, danh mục liệt kê chi tiết
các công việc và phân nhóm công việc theo
từng giai đoạn
thể hiện được tính chất
của dự án, hỗ trợ cho việc lựa chọn tài
nguyên và chuyên môn của những người

thực hiện dự án
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

31

Thành lập đội ngũ những người thực
hiện dự án (2/2)
• Chủ nhiệm dự án và người quản lý chuyên môn
có trách nhiệm lựa chọn thành viên của dự án.
Số lượng người tham gia dự án thay đổi phụ
thuộc vào quy mô và độ phức tạp của dự án
• Mỗi thành viên phải hiểu rõ mục tiêu dự án và
nhận thấy vai trò quan trọng của mình với sự
thành công của dự án
• Chủ nhiệm dự án giữ vai trò lãnh đạo, phải biết
tổ chức, phối hợp và theo dõi quá trình thực
hiện công việc của đội ngũ những người thực
hiện dự án.
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

32

16


9/9/2009

Ma trận trách nhiệm cho nhóm dự án
C = Trách nhiệm chính
H = Trách nhiệm hỗ trợ

Nhóm dự án

Công việc

Mạnh

Triết

Dũng

Thi công

H

H

C

An toàn lao động

C

Trọng

Việt

H
H

Kiểm soát tiến
độ-chi phí
Quản lý hợp
đồng
Mua sắm

H

H

Kiểm soát chất
lượng

C

H

C
C

H

H

C

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

33

Đặc điểm của nhóm hiệu quả
• Hiểu rõ mục tiêu của dự án
• Vai trò và trách nhiệm rõ ràng cho mỗi thành
viên
• Hướng đến kết quả
• Hợp tác và cộng tác ở mức độ cao
• Có bầu không khí giao tiếp cởi mở
• Có sự tin tưởng cao
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

34

17


9/9/2009

Các rào cản của nhóm hiệu quả
•
•
•
•
•
•
•
•

Mục tiêu không rõ ràng
Vai trò và trách nhiệm không rõ ràng
Thiếu cấu trúc tổ chức dự án

Thiếu sự quyết tâm của các thành viên
Sự giao tiếp kém
Sự lãnh đạo kém
Sự thay đổi thành viên
Hành vi/cư xử kém, sai lệch
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

35

Các giai đoạn phát triển nhóm

Thực thi
Vào
(performing)
khuôn
khổ
Sóng gió
(storming) (norming)
Sự hình
thành
(forming)
Nguồn: Phỏng theo mô hình Tuckman, 1965
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

36

18


9/9/2009

Hoạch Định Dự Án

CUỘC HỌP KHỞI ĐỘNG

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

37

Cuộc họp khởi động (1/2)
• Hình thành xong đội ngũ những người thực
hiện dự án => tổ chức cuộc họp khởi động
• Mục đích: cung cấp các thông tin về mục tiêu,
yêu cầu, chi phí và thời gian của dự án, phổ
biến kế hoạch thực hiện dự án, phân công
thành viên trách nhiệm thực hiện công việc

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

38

19


9/9/2009

Cuộc họp khởi động (2/2)
• Cách thức tiến hành:
– Chủ nhiệm dự án phải hiểu rõ mục tiêu, yêu cầu,
chi phí và thời gian thực hiện dự án

– Chủ nhiệm dự án nên gặp các thành viên chủ
chốt trước khi tiến hành cuộc họp khởi động
– Chủ nhiệm dự án điều hành cuộc họp nhưng
không nên đi quá sâu vào các chi tiết
– Lập biên bản cuộc họp

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

39

Bảng kiệt kê các công việc cần làm của
chủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp
khởi động (1/2)

• Xem lại thời gian và mục đích của cuộc họp
• Phổ biến tên công trình và những thông tin
liên quan đến dự án cho các thành viên
• Giới thiệu các thành viên, chuyên môn và
trách nhiệm của họ
• Xem lại mục tiêu, yêu cầu và quy mô của dự
án
• Xem lại tổng mức vốn đầu tư dự án của chủ
đầu tư
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

40

20

9/9/2009

Bảng kiệt kê các công việc cần làm của
chủ nhiệm dự án để tổ chức cuộc họp
khởi động (2/2)

• Xem lại tiến độ sơ bộ và các mốc thời gian
quan trọng
• Xem lại kế hoạch thực hiện dự án sơ bộ
• Bàn bạc phân công cho các thành viên
• Yêu cầu từng thành viên chuẩn bị phương
án chi tiết thực hiện công việc được giao
• Tổ chức cuộc họp lần tới, lập biên bản
cuộc họp khởi động và phân phát biên bản
cho mọi thành viên
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

41

Các hạng mục/công việc cụ thể
• Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự án:
thông tin thu thập từ các thành viên dự án
• Thành viên dự án: xem xét quy mô công việc,
nhận định các vấn đề, dự trù chi phí và thời gian
cần thiết thực hiện công việc lập bảng
phương án thực hiện công việc
• Khi lập bảng phương án thực hiện công việc: lưu
ý công việc đang làm và sẽ làm cho các dự án
khác.
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

42

21


9/9/2009

Hoạch Định Dự Án

LẬP KẾ HOẠCH THỰC HIỆN DỰ ÁN

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

43

Lập kế hoạch thực hiện dự án (1/2)
• Chủ nhiệm dự án lập kế hoạch thực hiện dự
án bằng cách thu thập các thông tin từ các
thành viên thực hiện dự án thông qua bản
thiết kế phương án thực hiện công việc cụ
thể (Work Package) gồm có ba phần: quy mô,
chi phí và thời gian thực hiện công việc
• Chi phí ước tính của dự án bằng chi phí cộng
dồn từ tất cả các bản phương án thực hiện
công việc cụ thể
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

44

22


9/9/2009

Lập kế hoạch thực hiện dự án (2/2)
• Tiến độ tổng quát của dự án là tiến độ hợp
nhất từ tất cả các bản phương án thực hiện
công việc cụ thể
• Trình tự thực hiện: thành lập cơ cấu phân
chia công việc (WBS)=> thành lập cơ cấu phân
công tổ chức (OBS) => Liên kết OBS và WBS
(thiết lập cấu trúc cơ bản cho dự án) => lập
tiến độ và xây dựng hệ thống mã hóa, liên hệ
các thành phần của WBS với chi phí.
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

45

Các phần của một kế hoạch thực hiện
dự án (1/2)
• Dữ liệu chung: tên và mã số dự án, mục tiêu
và quy mô của dự án, sơ đồ cơ cấu phân
công tổ chức của dự án
• Công việc: danh mục chi tiết liệt kê các
công việc, nhóm các công việc, các công
việc cụ thể (Work package)
• Tiến độ
– Trình tự và mối quan hệ giữa các công việc
– Thời gian dự kiến thực hiện công việc

– Ngày khởi công và hoàn thành các công việc
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

46

23


9/9/2009

Các phần của một kế hoạch thực hiện
dự án (2/2)
• Chi phí
– Số giờ công và chi phí nhân công thực hiện từng
công việc
– Những chi phí khác dự trù cho mỗi công việc
– Các phương thức thanh toán và các khoản tiền
thanh toán hàng tháng

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

47

24