Bài giảng Quản lý dự án xây dựng: Chương 6 – TS. Nguyễn Duy Long

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (370.81 KB, 26 trang )

9/9/2009

Quản Lý Dự Án XD
Chương 6: Theo Dõi và Kiểm Soát Dự
Án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

1

Nội dung
• Tổng quan hệ thống theo dõi và kiểm soát dự
án
• Phương pháp giá trị thu (đạt) được (EVA)
• Khuynh hướng và dự báo
• Ví dụ ứng dụng
• Các phương pháp kiểm soát dự án khác (xem
file khác biên soạn bởi GVC ThS Đỗ Thị Xuân
Lan)
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

2

1

9/9/2009

Theo Dõi và Kiểm Soát Dư Án

TỔNG QUAN

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

3

Tổng quan về hệ thống QLDA

Nguồn: Gray và Larson, 2008
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

4

2

9/9/2009

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và
kiểm soát dự án (1/4)
Hoạch
định

Kiểm
soát

Theo dõi

Hoạch định – Theo dõi – Kiểm soát là một chu
trình liên tục cho đến khi dự án hoàn thành
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

5

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và
kiểm soát dự án (2/4)
Thường hay theo dõi những
công việc

Nên chú trọng theo dõi
những công việc

Dễ thu thập số liệu

Quan trọng

Liên quan đến yếu tố khách
quan
Thường đo lường khối lượng
công việc

Liên quan đến yếu tố chủ
quan
Nên đo lường kết quả công
việc

Nếu không vận hành tốt hệ thống hoach định – theo dõi –
kiểm soát thì sẽ rất khó khăn cho việc kiểm soát DA
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

6

3

9/9/2009

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và
kiểm soát dự án (3/4)
• Các thông tin cần phải thu thập: số liệu kế toán,
số liệu cung ứng và xuất nhập vật liệu, phản hồi
từ khách hàng, các thay đổi về yêu cầu kỹ thuật
• Các khó khăn thường gặp
– Báo cáo và số liệu quá chi tiết
– Không có mối liên hệ giữa hệ thống thông tin của dự
án và công ty
– Không có mối liên hệ giữa hệ thông lập kế hoạch và
theo dõi dự án
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

7

Chu trình lập kế hoạch, theo dõi và
kiểm soát dự án (4/4)
• Phải xây dựng 1 hệ thống thông tin giúp chủ
nhiệm DA nắm bắt được vấn đề và đưa ra
quyết định kịp thời để thực hiện DA theo
đúng như kế hoạch
• Đối với những DA lớn thì có hẳn 1 nhóm chịu
trách nhiệm theo dõi và kiểm soát DA, đ/v
những DA nhỏ thì người theo dõi cũng chính

là người kiểm soát và cũng chính là chủ
nhiệm DA
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

8

4

9/9/2009

Kiểm soát dự án là một nghề

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

9

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

10

5

9/9/2009

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

11

Theo dõi và kiểm soát dự án (1/3)
• Theo dõi (monitoring): thu thập, lưu, và báo
cáo thông tin liên quan đến việc thực hiện DA
(project performance)
• Kiểm soát (controlling): dùng dữ liệu từ việc
theo dõi để đưa sự thực hiện thực tế đạt tới
sự thực hiện theo kế hoạch

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

12

6

9/9/2009

Theo dõi và kiểm soát dự án (2/3)
• Đo lường và theo dõi
– Xác định và theo dõi các tham số liên quan đến
thực hiện dự án

• So sánh và đánh giá
– Phân tích nguyên nhân gây ra các vấn đề và các
giải pháp khắc phục tiềm năng.

• Kiểm soát
– Thực thi các giải pháp khắc phục để đưa việc
thực hiện dự án đúng với các mục đích đặt ra
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

13

Theo dõi và kiểm soát dự án (3/3)
•
•
•
•

Tại sao phải theo dõi?
Theo dõi cái gì?
Khi nào thì theo dõi?
Theo dõi như thế nào?

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

14

7

9/9/2009

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát
(1/3)
• Tiến độ
• Chi phí
• Tài nguyên (4Ms: men, machines, materials,
money)
• Sự thực hiện (performance)

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

15

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát
(2/3)
Đo lường

Nhóm đo lường liên quan

Bắt đầu công tác găng chậm

Tiến độ

Công tác găng hoàn thành trễ

Tiến độ

Công tác không găng trở thành găng

Tiến độ

Mốc thời gian bị lỡ

Tiến độ

Thay đổi ngày đến hạn

Tiến độ

Giá thay đổi

Chi phí

Vượt chi phí

Chi phí

Ngân lưu thiếu

Chi phí

Chi phí quản lý cao (overhead rates)

Chi phí

Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

16

8

9/9/2009

Đo lường trong theo dõi và kiểm soát
(3/3)
Đo lường

Nhóm đo lường liên quan

Thời gian chờ cung cấp vật tư dài

Tài nguyên, tiến độ

Tận dụng tài nguyên thấp

Tài nguyên, chi phí

Các vấn đề về sự sẵn có tài nguyên

Tài nguyên, tiến độ, chi phí

Thay đổi chi phí nhân công

Tài nguyên, chi phí

Thay đổi qui mô dự án

Sự thực hiện, chi phí, tiến độ, tài
nguyên

Thiếu thông tin kỹ thuật

Sự thực hiện, chi phí, tiến độ

Không vượt qua các thử nghiệm

Sự thực hiện, chi phí, tiến độ

Chậm trễ trong việc chấp nhận các
thay đổi

Sự thực hiện, tiến độ

Các lỗi trong ghi lưu

Sự thực hiện, chi phí, tiến độ

Nguồn: Shtub, Bard, và Globerson, 2005
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

17

Theo dõi và kiểm soát dự án
• Đo lường tiến trình thực hiện dự án - phần việc thi
công bằng đồ thị thời gian - công việc
• Đánh giá trạng thái của DA bằng đồ thị hợp nhất
thời gian - chi phí - khối lượng công việc
• Đánh giá trạng thái dự án bằng phương pháp giá trị
đạt được
• Đánh giá trạng thái DA có nhiều hạng mục hay nhiều
thành phần bằng phương pháp ma trận xác định
phần trăm hoàn thành
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

18

9

9/9/2009

Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án
(1/3)
• Để quản lý dự án có hiệu quả, phải lập kế hoạch, đo
lường, đánh giá, dự báo và kiểm soát các mặt của dự
án, bao gồm chất lượng và khối lượng công việc, chi
phí và tiến độ
• Phải lập kế hoạch hoàn chỉnh trước khi bắt đầu DA để
có cơ sở kiểm soát được DA
=> không thể theo dõi DA được nếu không có kế
hoạch, tiến độ và dự toán rõ ràng
• Kế hoạch DA được lập dựa trên thông tin do những
người thực hiện DA cung cấp
• Chi phí và thời gian dự trù thực hiện công việc là
thước đo giữa kế hoạch và thực tế

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

19

Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án
(2/3)
• Vào thời điểm M, dự án dự định phải xong
phần việc X với mức chất lượng Q và mức chi
phí dự trù C. Theo dõi dự án là đo lường giá
trị thực của những đại lượng này và xác định

xem dự án có đáp ứng được các mục tiêu của
kế hoạch, thực hiện những chi tiết cần thiết

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

20

10

9/9/2009

Hệ thống theo dõi và kiểm soát dự án
(3/3)
• Hệ thống theo dõi dự án phải đơn giản, dễ
hiểu và điều hành được
• Số liệu của hệ thống kiểm soát phải thường
xuyên được thu thập, hiệu chỉnh và đánh giá
• Có thể hình thành 1 hệ thống kiểm soát với
sự trợ giúp của máy tính
WBS, CBS, OBS

SƠ ĐỒ MẠNG

HỆ THỐNG MÃ HÓA

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

21

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

PHƯƠNG PHÁP GIÁ TRỊ THU (ĐẠT)
ĐƯỢC (EARNED VALUE METHOD)
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

22

11

9/9/2009

Chúng ta đã làm như những gì chúng
ta đã nói chúng ta sẽ làm?
• Ước tính % hoàn thành
– % ngân sách đã sử dụng
– % công việc đã làm
– % thời gian đã thực hiện

•
•

chủ quan, và không đầy đủ
rút ra những kết luận sai
Sử dụng phân tích giá trị kiếm được
(Earned Value Analysis (EVA))
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

23

Phương pháp EVA
• EVA là một phương pháp để:
– đo lường tiến trình của dự án (project’s progress)
– dự báo ngày hoàn thành và chi phí cuối cùng, và
– cung cấp các sai khác (variances) tiến độ và ngân
sách

• EVA cung cấp những chỉ số tin cậy để chúng
ta có thể đánh giá các dự án

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

24

12

9/9/2009

Biết cái gì quan trọng hơn?
• Biết bạn đang ở đâu
trên tiến độ?
• Biết bạn đang ở đâu
trong ngân sách?
• Biết bạn đang ở đâu về
công việc đã hoàn
thành?

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

25

EVA kết hợp cả ba
• EVA so sánh khối lượng công việc theo kế
hoạch với khối lượng thực tế đã hoàn thành,
để xác định chi phí, tiến độ, và công việc đã
hoàn thành có tiến triển như kế hoạch không

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

26

13

9/9/2009

Vì sao EVA?
• Mỗi loại công tác có đại lượng
đo lường tiến triển khác nhau
• Cần “cuộn” tiến triển của nhiều
công tác thành tình trạng dự án
tổng quát
• Cần một đơn vị đo lường thống
nhất (VNĐ hay giờ làm việc)

Cung cấp tín hiệu “cảnh báo sớm” để
có hành động khắc phục kịp thời
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

27

Sơ đồ hệ thống EVA
CƠ CẤU PHÂN CHIA CÔNG VIỆC (WBS)

KiỂM SOÁT THAY ĐỔI
PHÂN TÍCH VÀ BÁO CÁO

BCWS
CƠ CẤU PHÂN CÔNG TỔ CHỨC (OBS)

HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ-CHI PHÍ

PHƯƠNG PHÁP
PHÂN TÍCH GIÁ
TRỊ THU ĐƯỢC
(EVA)

BCWP
BAC

C. TÁC 1

$ $ $ $ $

EAC

ACWP

C. TÁC 2

$ $ $ $ $
C. TÁC 3
C. TÁC 4

$ $ $ $ $
$ $ $ $ $
HẸ THỐNG KẾ TOÁN

HỆ THỐNG TIẾN ĐỘ

HỆ THỐNG MUA HÀNG
HỆ THỐNG KIỂM SOÁT VẬT TƯ

HỆ THỐNG
CHẤM CÔNG

HỆ THỐNG
KiỂM SOÁT
VẬT TƯ

HỆ THỐNG
CHI PHÍ
GIÁN TIẾP

HỆ THỐNG DỰ TOÁN

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

28

14

9/9/2009

Ước lượng mức hoàn thành công tác
(1/2)
• Các phương pháp % hoàn thành của công tác:
– Qui tắc 50-50: Giả định 50% khi công tác đã bắt đầu,
50% còn lại khi công việc hoàn thành còn gọi là
phần trăm bắt đầu/kết thúc
– Qui tắc 0-100: Chỉ đánh giá công tác hoàn thành khi
đã thực hiện xong cách thận trọng
– Qui tắc đầu vào chính (critical input): theo lượng đầu
vào (nhân công, máy móc) chính đã dùng dễ sai
thông tin
– Qui tắc tỷ lệ (proportional): chia thời gian [chi phí] kế
hoạch [thực tế] đến nay với tổng thời gian [chi phí]
kế hoạch [thực tế] để tính % hoàn thành
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

29

Ước lượng mức hoàn thành công tác
(2/2)
• Các phương pháp % hoàn thành của công tác
khác:
– Ý kiến của giám sát viên, chỉ huy trưởng, đốc công

– Đoán hay ước lượng % hoàn thành
– Đơn vị (vật chất) hoàn thành
– Qui tắc điểm mốc (rules of credit hay incremental
milestones)

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

30

15

9/9/2009

Ước lượng mức hoàn thành công tác: Qui tắc điểm mốc
C.Việc

Đ.vị

Qui tắc điểm mốc Mô tả

Máy móc thiết bị

cái

Giao hàng 15%

Giao tại công trường

Ráp 20%

Ráp trên nền

Lắp đặt 35%

Bắt bu lông, hàn, hay cho phép
nêm trát

Chấp nhận 30%

Nghiệm thu đạt

Lắp dựng 60%

Lắp dựng sơ bộ xong

Lắp bu lông, hàn
30%

Bắt bu lông hoặc hàn xong

Ống

Kết cấu thép

Cuộn
hay m

Mảnh

Chấp nhận 10%

Nghiệm thu đạt

Lắp dựng 50%

Cột và dầm khung vào vị trí

Lắp bu lông 25%

Các liên kết đã lắp bu lông

Cân chỉnh 15%

Cân chỉnh phương đứng/ngang

Siết chặt 10%

Siết chặt bu lông

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

31

Phương pháp ước lượng đề nghị vs.
loại công việc
Phương pháp

Công chánh (civil)

Cơ khí (mechanical) Điện (electrical)

Đơn vị hoàn thành

Nề
Đào đất
Đổ bê tông

Thanh/dây/cột treo
ống
Cách âm/nhiệt
Ống và van

Kéo cáp
Hộp bóng đèn

Ý kiến giám sát viên

Đập, tháo bỏ

Hệ thống rửa

Chạy thử và nghiệm
thu

Phương pháp tỷ lệ
(theo thời gian hay
chi phí)

Các điều kiện chung Công tác kiểm tra

Công tác kiểm tra

Phần trăm kết
thúc/hoàn thành
(50-50)

Các lắp đặt chính
Công tác gỗ
Các công tác có thời (millwork)
gian ngắn

Dụng cụ/máy móc
(instrumentation)

Qui tắc điểm mốc

Cải tạo có tính mỹ
thuật

Trung tâm kiểm soát
động cơ (motor)

Lắp đặt thiệt bị

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

32

16

9/9/2009

Các thuật ngữ trong EVA (1/4)
• PV (Planned Value) hay BCWS (Budgeted Cost of Work
Scheduled): Chi phí theo kế hoạch của công việc được
thực hiện theo tiến độ cơ sở giá trị kế hoạch
• AC (Actual Cost) hay ACWP (Actual Cost of Work
Performed): Chi phí thực tế để hoàn thành công việc
đã được thực hiện đến nay chi phí thực tế
• EV (Earned Value) hay BCWP (Budgeted Cost of Work
Performed): Chi phí theo kế hoạch để hoàn thành công
việc đã thực hiện đến nay giá trị thu được

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

33

Các thuật ngữ trong EVA (2/4)
• STWP (Time scheduled for work performed):
Thời gian theo tiến độ ban đầu cho công việc
cần thực hiện
• ATWP (Actual time for work performed): Thời
gian thực tế cho công việc cần thực hiện

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

34

17

9/9/2009

Các Thuật Ngữ trong EVA (3/4)
• CV (Cost Variance) = EV – AC
chi phí.
– CV < 0

khác biệt về

vượt chi phí

• SV (Schedule Variance) = EV – PV
về tiến độ
– SV < 0

khác biệt

trễ tiến độ

• AV (Account Variance) = PV - AC

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

35

Các Thuật Ngữ trong EVA (4/4)
• CPI (Cost Performance Index) = EV/AC

– CPI < 1

vượt chi phí

• SPI (Schedule Performance Index) = EV/PV
– SPI < 1

trễ tiến độ

• CSI (Cost Schedule Index) = CPI x SPI
– CSI càng xa 1 thì cơ hội đưa dự án trở lại đúng kế
hoạch càng thấp

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

36

18

9/9/2009

EVA: Đồ thị tiến độ-chi phí

Ngân EAC
sách
vượt

Chi Phí Dự Phòng

SV – Khác biệt tiến ñộ
CV – Khác biệt
chi phí

BCWS (PV)

BCWP (EV)

ACWP (AC)

Trễ tiến
độ??
Hiện tại
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

Trễ tiến ñộ ñược dự báo

BAC

Hoàn thành

37

Sáu tình huống quan hệ giữ PV, EV, và AC

Nguồn: Meredith và Mantel, 2003
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

38

19

9/9/2009

Ma trận xác định tình trạng tiến độchi phí
Tiến độ sớm

Tiến độ trễ

Chi phí thấp
hơn

CV > 0; SV > 0 CV > 0; SV < 0
CPI > 1; SPI > 1 CPI > 1; SPI < 1
☺

Chi phí cao
hơn (vượt)

CV < 0; SV > 0 CV < 0; SV < 0
CPI < 1; SPI > 1 CPI < 1; SPI < 1

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

39

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

KHUYNH HƯỚNG VÀ DỰ BÁO

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

40

20

9/9/2009

Các thuật ngữ khác trong EVA
• BAC (Budget at completion): ngân sách kế hoạch để hoàn
thành DA
• WR (Work remaining): chi phí theo ngân sách của công việc
chưa hoàn thành = BAC - EV
• EAC (Estimated cost at completion): chi phí dự báo để hoàn
thành DA
• ETC (Estimated cost to complete): chi phí dự báo từ thời
điểm dự báo đến khi hoàn thành DA
• TCPI (To Complete Performance Index): chỉ số thực hiện khi
hoàn thành; TCPI = (BAC – EV)/(BAC – AC) giá trị của mỗi
đồng còn lại trong ngân sách sẽ phải thu được về mặt lý
thuyết để dự án không vượt ngân sách

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

41

Dự báo về tình trạng dự án (1/3)
• Phương pháp dự toán ban đầu (Original

Estimate Approach):
– ETC = WR = BAC – EV nếu giả định dự toán ban
đầu vẫn hợp lý
– EAC = AC + ETC = AC + BAC – EV = BAC – (EV – AC)
= BAC – CV
– ngân sách chỉnh sửa bằng ngân sách ban đầu
được hiệu chỉnh bởi CV

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

42

21

9/9/2009

Dự báo về tình trạng dự án (2/3)
• Phương pháp dự toán điều chỉnh (Revised
Estimate Approach):
– ETC = WR/CPI = (BAC – EV)/CPI nếu giả định
khuynh hướng (trends) thực hiện dự án như vừa
qua
– EAC = AC + ETC = AC + (BAC – EV)/CPI = AC +
BAC/CPI – EV/CPI = BAC/CPI = BAC x (AC/EV)

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

43

Dự báo về tình trạng dự án (3/3)
• Phương pháp kết hợp 2 phương pháp trên:
– Khi % hoàn thành < 50%
dự toán ban đầu
– Khi % hoàn thành > 50%
dự toán điều chỉnh

dùng phương pháp
dùng phương pháp

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

44

22

9/9/2009

Theo Dõi và Kiểm Soát Dự Án

VÍ DỤ ỨNG DỤNG

©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

45

Ví dụ 1
• Giả sử một công việc dự định hoàn thành
hôm nay, với chi phí là 20 triệu đồng. Nhưng

bạn chỉ mới hoàn thành 3/4 công việc, và đã
hết 17.5 triệu đồng. Tại ngày hôm nay:
– BCWS, BCWP, và ACWP = ?
– CV và SV = ?
– CPI, SPI, và CSI = ?
– ETC và EAC = ?
©2009 của Nguyễn Duy Long, Tiến Sỹ

46

23

9/9/2009

Ví dụ 2
• Dự án kéo dài 10 tuần, đang hết tuần thứ 7
Công tác

Công tác
đứng
trước

A

-

Thời gian Ngân
(tuần)
sách