Một số lưu ý về hồ sơ, sổ sách và chứng từ quyết toán Thuế

MỘT SỐ LƯU Ý VỀ HỒ SƠ, SỔ SÁCH VÀ CHỨNG TỪ 
QUYẾT TOÁN THUẾ
Công tác kiểm tra thuế với các mục thuế được ưu tiên kiểm tra theo các thứ tự Thuế GTGT, 
Thuế  TNCN, Các thuế  khác (thuế  xuất, nhập khẩu, thuế  Tiêu thụ  đặc biệt) và Thuế  thu  
nhập doanh nghiệp. Dưới đây là cách sắp xếp, tổ chức hồ sơ, sổ sách, chứng từ  quyết toán 
thuế, các doanh nghiệp có thể tham khảo để tránh những sai phạm không đáng có.

1. Thuế GTGT
 Tờ  khai thuế  GTGT hàng tháng là căn cứ  quan trọng nhất để  cơ  quan thuế  kiểm tra  

việc kê khai nộp thuế  của DN, do vậy khi nhận được thông báo quyết toán, việc đầu 
tiên là bạn phải tập hợp đầy đủ các tờ khai hàng tháng và xếp theo từng năm với nhau.  
Trường hợp phát hiện thiếu tờ khai của tháng nào cần phải kiểm tra xem tháng đó có kê  
khai không hay là đánh mất để xử lý.
 Cán bộ thuế thường bắt đầu bằng công đoạn kiểm tra hoá đơn đầu ra đầu vào theo tờ 

khai đã kê khai hàng tháng. Do vậy bạn nên sắp xếp hóa đơn GTGT đầu ra đầu vào bản 
gốc kèm theo các tờ khai để cán bộ thuế “chấm” chứng từ.


 Cần phải kiểm tra lại tất cả các hóa đơn đã kê khai nhưng có vấn đề (bị mất bản gốc,  

số tiền lớn hơn 20tr nhưng không chuyển tiền qua NH, sai tên, địa chỉ, mã số  thuế….)  
photo ra một bản, lập bảng kê để riêng ra.
 Các hóa đơn bị mất bản gốc, chỉ có bản photo cần chuẩn bị kèm theo các công văn báo 

mất đã gửi cơ quan thuế
 Các hóa đơn đầu ra hủy cần photo kèm với biên bản hủy để riêng ra
 Các hoá đơn mua hàng có giá trị  lớn hơn 20 triệu đồng trở  lên bạn nên có bản sao 

chứng từ thanh toán kèm theo để đỡ  mất công mỗi lần cán bộ  thuế hỏi lại phải đi tìm 

trong tập sổ phụ ngân hàng.
 Nhân viên thuế  thường sẽ  đòi 1 file excel tổng hợp tất cả  các báo cáo thuế  cho họ. 

Nên tốt nhất mình lập sẵn một file excel tổng hợp đó khi họ cần cung cấp được luôn.
2. Thuế TNCN
Các hồ sơ tài liệu cần chuẩn bị:
 Hợp đồng lao động (để xem xét việc trả lương Gross hay là lương net, mức lương, các  

khoản phụ cấp và các chế độ khác…), hồ sơ nhân sự (để chắc chắn nhân sự đó có tồn 
tại thật tại công ty.
 Quyết định lương, quyết định tăng lương, quy chế lương công ty.
 Bảng lương và các chứng từ thanh toán lương, kèm một file excel tổng hợp từng năm 

về tổng thu nhập, tổng thuế phải nộp, đã nộp
 Thẻ lương nhân viên có chữ ký của người nhận, UNC chuyển lương qua Ngân hàng
 Các biên lai khấu trừ thuế cho các lao động không ký hợp đồng, các lao động nghỉ việc  

giữa năm
 Tờ khai đăng ký giảm trừ gia cảnh có xác nhận của cơ quan thuế của từng nhân sự
 Bản sao công chứng hộ chiếu, visa của các cá nhân người nước ngoài
 Các ủy quyền quyết toán thuế của các lao động quyết toán thuế tại doanh nghiệp
 Các giấy tờ khác liên quan


3. Thuế Tiêu thụ đặc biệt (TTĐB)
Thuế này thường là các cơ sở sản xuất mặt hàng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt hoặc nhập khẩu 
các mặt hàng chịu thuế TTĐB. Hồ sơ cần chuẩn bị:
 Các chứng minh thuế TTĐB đã nộp ở khâu trước để khấu trừ ở khâu tại doanh nghiệp  

đối với đơn vị sản xuất mặt hàng chịu thuế

 Các tờ khai nộp thuế, biên lai nộp thuế ở khâu nhập khẩu và bán hàng trong nước
 Tổng hợp doanh số hàng hóa tiêu thụ đặc biệt bán ra
 Các giấy tờ tài liệu khác có liên quan

4. Thuế Xuất nhập khẩu, thuế nhà thầu
Những loại thuế này liên quan đến các hợp đồng kinh tế với các đối tác nước ngoài, do vậy 
hồ sơ chuẩn bị cần phải để ý đến việc dịch thuật các tài liệu là tiếng Anh.
Hồ sơ chuẩn bị để cán bộ thuế kiểm tra bao gồm:
 Các hợp đồng ngoại bản Tiếng Anh và tiếng Việt, nếu có dịch công chứng là tốt nhất
 Hồ sơ tài liệu liên quan đến các mặt hàng xuất nhập khẩu như: CO, CQ,…
 Tờ khai nhập khẩu, xuất khẩu
 Chứng từ nộp thuế bằng tiền mặt, chứng từ chuyển tiền qua ngân hàng (photo)
 Các tài liệu khác có liên quan.

5. Thuế TNDN
Thuế  TNDN là loại thuế  mà liên quan đến toàn bộ  hệ  thống tài chính kế  toán của doanh  
nghiệp, nên hồ  sơ  của loại thuế  này chính là toàn bộ  sổ  sách kế  toán, tài liệu kế  toán  
của doanh nghiệp.
Cùng với các hồ sơ tài liệu đã chuẩn bị cho các loại thuế trên, thì bộ hồ  sơ thuế TNDN cần  
chuẩn bị bao gồm: