Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành được bài Tiểu luận về đề tài: “Khảo sát, đánh giá thực
trạng công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư
và Công nghệ Hc toàn cầu”. Tôi xin chân thành cảm ơn giảng viên bộ môn “Kỹ
năng tổ chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng” Trường Đại học Nội Vụ Hà
Nội đã giảng dạy và hướng dẫn tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu đề
tài.
Trong quá Trình làm bài tiểu luận dù đã cố gắng để làm tốt đề tài nhưng
do hạn chế về kinh nghiệm và kiến thức nên bài tiểu luận của tôi không thể tránh
khỏi những thiếu xót. Tôi rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy
cô để bài tiểu luận của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là bài nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Các
nội dung nghiên cứu và kết quả này là trung thực. Tôi xin chịu hoàn toàn trách
nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu luận này.
Hà Nội, ngày 13 tháng 01 năm2019


MỤC LỤC


MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Bước sang thế kỉ 21, Trong nền kinh tế thị trường ngày càng phát
triển và có xu hướng cạnh tranh cao các doanh nghiệp muốn đứng vững
và phát triển sản xuất phải luôn nâng cao chất lượng sản phẩm, giảm chi
phí sản xuất, nâng cao uy tín nhằm đạt mục tiêu tối đa hóa lợi nhuận.
Trong xu thế hội nhập hiện nay thì doanh nghiệp ngày càng phải đối diện

với nhiều thách thức và có cả cơ hội trong đó, doanh nghiệp nào có sự
chuẩn bị kỹ lưỡng cho hoạt động của mình sẽ thành công, và không vượt
qua được các tác động này doanh nghiệp sẽ bị đào thải khỏi thị trường
theo quy luật chung. Để có sự chuẩn bị cho các hoạt động trong tương lai
của mình, các doanh nghiệp lập cho mình các chương trình, kế hoạch kinh
doanh thể hiện định hướng doanh nghiệp trong tương lai. Trên đây là lý
do để tôi lựa chọn đề tài: “Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập
chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc
toàn cầu” làm đề tài cho bài tập tiểu luận kết thúc học phần “Kỹ năng tổ
chức và kiểm tra trong quản trị văn phòng”.
2. Lịch sử nghiên cứu
- GS. TS. Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phòng, nhà
xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội;
- PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà
xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;
Để thưc hiện nội dung chương 2 của đề tài, cần đến tài liệu thực tế, tôi đã
sử dụng tài liệu nội bộ của Công ty cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu.
Tài liệu nội bộ này đã cung cấp cho tôi những văn bản để tôi triển khai chương 2
được tốt hơn.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Đối tượng nghiên cứu: công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại
Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu
- Giới hạn phạm vi nghiên cứu:
1


Về không gian: Công ty Cổ phần Đầu tư Công nghệ Hc toàn cầu
Về thời gian: bài tiểu luận tập chung nghiên cứu trên cơ sở thông tin và tư
liệu giai đoạn từ năm 2014 – 2019.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu

- Khảo sát, đánh giá công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại
Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu
-

Đánh giá trung thực, khách quan những ưu điểm, nhược điểm về thực
trạng công tác tổ chức lập chương trình, kế hoạch tại Công ty Cổ phần
Đầu tư và Công nghệ Hc toàn cầu từ đó đưa ra một số đề xuất, kiến
nghị nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động của công tác tổ chức lập
chương trình kế hoạch của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC
toàn cầu.

5. Cở sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
- Cơ sở phương pháp luận: Căn cứ vào các văn bản quy định về trách
nhiệm của Phòng Hành Chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số
1 Hà Nội trong việc tổ chức và phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan, các
tài liệu liên quan và tình hình thực tiễn của công ty.
- Phương pháp nghiên cứu:
+ Phương pháp quan sát
+ Phương pháp mô tả
+ Phương pháp phân tích – tổng hợp
+ Phương pháp điều tra – khảo sát
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
Đề tài mang tính thiết thực, gắn liền với thực tế. Bài viết có bố cục rõ
ràng, dễ hiểu, phù hợp cho việc tham khảo, nghiên cứu của sinh viên chuyên
ngành quản trị văn phòng.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục. Đề tài
gồm có 3 chương:
Chương 1:

2


Chương 2:
Chương 3: Các giải pháp nâng cao hiệu quả công tác tổ

3


Chương 1
KHÁI QUÁT VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA CÔNG TY CỔ
PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ HC TOÀN CẦU
1.1.

Lịch sử hình thành

Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu được thành lập ngày
19 tháng 12 năm 2011, trải qua hơn 8 năm hình thành và phát triển đến nay công
ty đã tạo lập được một vị thế vững chắc là doanh nghiệp chuyên kinh doanh các
sản phẩm về hệ thống năng lượng mặt trời, máy phát điện, thiết bị ngân hàng,
thiết bị truyền hình, thiết bị viễn thông…. Công ty Cổ phần Đầu tư và Công
nghệ HC Toàn Cầu hiện đang là nhà phân phối chính hãng của nhiều nhà sản
xuất có uy tín trong và ngoài nước. Nhà thầu HCG cũng đã và đang là đối tác tin
cậy của nhiều khách hàng lớn tại Việt Nam.Công ty Cổ phần Đầu tư và Công
nghệ HC Toàn Cầu chuyên cung ứng giải pháp, hệ thống, thiết bị, dịch vụ và
phụ kiện trong các lĩnh vực chủ yếu như: viễn thông, năng lượng sạch và năng
lượng tái tạo từ Mặt Trời, giải pháp, phụ kiện & máy phát điện, nguồn, ắc
quy...
Với phương châm “Luôn luôn đồng hành cùng với khách hàng”, và định
hướng“Liên tục cải tiến”, công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu

luôn nỗ lực cả về nhân lực, vật lực để từng bước gây dựng uy tín, niềm tin với
khách hàng. Mục tiêu của HCG không chỉ là để đáp ứng mọi yêu cầu của khách
hàng hay nâng cao vị thế trên thị trường mà còn mong muốn nỗ lực hết mình để
đóng góp cho xã hội, góp phần bảo vệ môi trường.
Một số hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC
toàn cầu (phụ lục 01)
1.2. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu
bao gồm:
- Căn cứ vào chức năng nhiệm vụ của công ty, cơ cấu tổ chức xây dựng theo
mô hình sau:
+ Đại hội đồng cổ đông: Tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết, là cơ quan
4


quyết định cao nhất của công ty cổ phần, có quyền định loại cổ phần, bầu, bãi,
miễn nhiệm thành viên hội đồng quản trị, tổ chức lại và giải thể công ty, quyết
định mua lại tổng số cổ phần. . .
+Hội đồng quản trị: Là cơ quan quản lý của công ty do Đại hội đồng cổ
đông công ty bầu ra, có toàn quyền nhân danh công ty để quyết định mọi vấn đề
liên quan đến mực đích, quyền lợi, quyết định chiến lược của công ty.
+ Ban giám đốc: Điều hành, quản lý toàn bộ hoạt động kính doanh của công
ty.
+Ban kiểm soát:
Kiểm soát toàn bộ hệ thống tài chính của Công ty:
Can thiệp vào hoạt động Công ty khi cần
Có quyền xin ý kiến tham vấn của HĐQT trước khi trình báo cáo, kết luận
và kiến nghị lên ĐHĐCĐ
Được sử dụng con dấu Công ty để phát hành các văn bản của BKS;
Các quyền và nhiệm vụ khác quy định tại Luật Doanh nghiệp, Điều lệ và

quy chế Công ty
+ Phòng HC-TH: Quản lý con dấu, dụng cụ, thiết bị hành chính văn phòng,
tiếp khách, phục vụ đời sống cán bộ nhân viên, quản lý công văn đi và công văn
đến.
+ Phòng tài chính kế toán: Theo dõi các khoản thu, chi, xác định kết quả
kinh doanh, các khoản nộp ngân sách. Hạch toán và kiểm tra của các đơn vị trực
thuộc.
+ Phòng kinh doanh: Là phòng tham mưu cho Giám đốc trong việc tìm
kiếm, đấu thầu, lập dự toán công trình trong thời gian công ty tham gia vào việc
dự thầu cho đến khi thắng thầu.
+ Phòng kỹ thuật giải pháp: Giải quyết công việc để cho ra kết qủa nhanh,
hiệu quả và giải pháp xử lý công việc nếu có khó khăn.
+ Phòng kỹ thuật triển khai: Tiếp nhận các yêu cầu thi công, kiểm tra
phương pháp kỹ thuật theo quy trình của công ty để triển khai. Kiểm soát tiến độ
triển khai công việc theo đúng yêu cầu đúng.
5


+ Phòng xuất nhập khẩu và cung ứng: Liên lạc, đàm phán và thỏa thuận các
điều khoản hợp đồng, ký kết với khách hàng nhà cung cấp, hoàn thành bộ chứng
tự xuất nhập khẩu, theo dõi hợp đồng các đơn hàng khi nào xuất nhập hàng.
+ Phòng dự án đầu tư nhà máy điện mặt trời: mang lại và gia tăng gía trị
cho khách hàng, cho công ty và cho xã hội (máy phát điện và năng lượng sạch).
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC
toàn cầu (phụ lục 02)
1.3. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn


Chức năng của công ty

Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu hiện đang là nhà phân
phối chính hãng của nhiều nhà sản xuất có uy tín trong và ngoài nước.Nhà thầu
HCG cũng đã và đang là đối tác tin cậy của nhiều khách hàng lớn tại Việt Nam.
Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu chuyên cung ứng giải
pháp, hệ thống, thiết bị, dịch vụ và phụ kiện trong các lĩnh vực chủ yếu như:
viễn thông, năng lượng sạch và năng lượng tái tạo từ Mặt Trời, giải pháp, phụ
kiện & máy phát điện, nguồn, ắc quy...
Công ty có một đội ngũ CBNV và chuyên gia tài năng và giàu kinh nghiệm
chuyên môn, có hệ thống tài chính ổn định và hoạt động hiệu quả, có phong
cách quản lý không ngừng cải tiến sẽ đem lại sự tin tưởng và lợi ích lâu dài cho
khách hàng. Công ty cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC Toàn Cầu (HCG) là công
ty hoạt động trong lĩnh vực:
- Cung cấp giải pháp/thiết bị nguồn, anten viễn thông, radio (là đại diện của
RFS), ắc quy, năng lượng mặt trời, năng lượng gió tích hợp,...cho các nhà mạng
viễn thông.
- Cung cấp giải pháp PMS, BMS, giám sát SCADA, Smarthome . . . chon
các hệ thống nguồn, trạm, thu thập dữ liệu, hộ gia đình, . .
- Cung cấp giải pháp, tổng thầu EPC cho các nhà máy điện mặt trời nối lưới,
điện mặt trời cho hộ gia đình, nhà máy, xí nghiệp, khu công nghiệp, . . .
- Đầu tư các nhà máy điện mặt trời nối lưới HCG là đại diện bán hàng của:
- RFS về các thiết bị radio, truyền sóng
6


- Shoto về ắc quy
- Jinko, Foxconn về tấm pin năng lượng mặt trời
- Midnite, SMA, ABB về các sản phẩm charger, inverter cho solar
- Lutron về các sản phẩm smarthome và lighting control.
- RTI: về các sản phẩm smarthome và A/V control.
- Honeywell và Schneider về PMS, BMS



Nhiệm vụ, quyền hạn của công ty

- Công ty có quyền quản lý, sử dụng, định đoạt tài sản của công ty theo luật
định.
- Tổ chức bộ máy quản lý, tổ chức đơn vị kinh doanh phù hợp với mục tiêu,
nhiệm vụ của công ty.
- Đổi mới công nghệ, trang thiết bị phù hợp với yêu cầu phát triển của công
ty.
- Kinh doanh các ngành nghề theo đúng quy định của nhà nước.
- Được quyền bảo hộ sở hữu công nghiệp.
- Đầu tư liên doanh, liên kết, góp vốn cổ phần.
- Tuyển chọn, thuê, sử dụng và đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả
lương theo quy định của Bộ luật Lao động.
- Quyền quản lý tài chính của công ty.
- Sử dụng vốn và các quỹ của công ty để phục vụ các nhu cầu kinh doanh
theo nguyên tắc bảo toàn và sinh lãi.
- Sứ mạng của công ty là mang lại và gia tăng gía trị cho khách hàng, cho
công ty và cho xã hội. Tầm nhìn của công ty sẽ trở thành công ty hàng đầu trong
lĩnh vực giải pháp và dịch vụ trong lĩnh vực viễn thông, máy phát điện và năng
lượng sạch. Một trong những nền tảng tư tưởng quan trọng của HC Toàn cầu là
các giá trị cốt lõi. Mỗi giá trị là kim chỉ nam xuyên suốt trong toàn bộ hoạt động
kinh doanh và phát triển HC Toàn cầu.
- Công ty cổ phần đầu tư và công nghệ HC toàn cầu là công ty thuộc hình
thức cổ phần do một vài cá nhân góp thành lập nên luôn phải đảm bảo lợi ích
công ty và cán bộ nhân viên trong công ty và ý thức rõ nhiệm vụ của mình.
7

Tiểu kết :
Trên đây tôi đã khái quát sơ lược về công ty qua đó chúng ta hiểu được lịch
sử hình thành và phát triển, chức năng nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức
của Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu. Từ đó tìm hiểu về thực
trạng công tác xây dựng chương trình, kế hoạch công tác tại Công ty Cổ phần và
đầu tư Công nghệ HC toàn cầu.

8


Chương 2
THỰC TRẠNG CÔNG TÁC TỔ CHỨC LẬP CHƯƠNG TRÌNH KẾ
HOẠCH CÔNG TÁC TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG
NGHỆ HC TOÀN CẦU
2.1. Khái quát chung về công tác tổ chức lập chương trình kế hoạch
công tác
2.1.1.Khái niệm
- Khái niệm chương trình
Chương trình là toàn bộ những việc cần làm đối với một lĩnh vực công
tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan, một ngành chủ quản hay của
Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định và trong thời gian nhất định.
Đối với những chương trình quan trọng, cần có sự phê duyệt hoặc ra quyết
định ban hành của cơ quan có thẩm quyền. Sau khi đã được phê duyệt hoặc ban
hành thì các cơ quan, tổ chức có liên quan phải tổ chức thực hiện nghiêm túc.
- Khái niệm kế hoạch
Kế hoạch công tác là việc xác định phương hướng, nhiệm vụ, chỉ tiêu, biện
pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói chung
hoặc của từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường
được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn như: kế hoạch dài hạn
(5 năm, 10 năm, 20 năm…); kế hoạch trung hạn (2 -3 năm), kế hoạch ngắn hạn

(1 năm, 6 tháng, quý).
Theo nguyên tắc, kế hoạch mỗi khi đã được cấp có thẩm quyền phê duyệt thì
nó bắt buộc các cơ quan, đơn vị hữu quan triển khai thực hiện và hoàn thành
đúng thời hạn. Kế hoạch đề ra (hoặc được giao) có được hoàn thành tốt và đúng
thời hạn hay không là căn cứ chủ yếu để đánh giá mức độ hoàn thành nhiệm vụ
được giao của một cơ quan, đơn vị.
2.2.2. Vai trò
- Chương trình, kế hoạch có vai trò quan trọng trong tổ chức hoạt động
của cơ quan, tổ chức cũng như của cá nhân.
+ Chương trình, kế hoạch giúp cho cơ quan, tổ chức đạt được mục tiêu
một cách tương đối chính xác. Chương trình, kế hoạch góp phần đảm bảo tính
ổn định trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
+ Chương trình, kế hoạch giúp tăng tính hiệu quả làm việc của cơ quan,
tổ chức: có chương trình, kế hoạch tốt sẽ giúp tiết kiệm thời gian, chi phí, nhân
lực cho cơ quan, tổ chức trong các hoạt động; có chương trình, kế hoạch tốt sẽ
9


hạn chế được rủi ro trong quá trình hoạt động. Làm việc theo chương trình, kế
hoạch giúp cho cơ quan chủ động công việc, biết làm việc gì trước, việc gì sau,
không bỏ sót công việc.
+ Chương trình, kế hoạch giúp nhà quản lý chủ động ứng phó với mọi
sự thay đổi trong quá trình điều hành cơ quan, tổ chức một cách linh hoạt mà
vẫn đạt mục tiêu đã đề ra. Chương trình, kế hoạch giúp cho lãnh đạo cơ quan
phân bổ và sử dụng hợp lý quỹ thời gian, huy động được các đơn vị giúp việc;
bố trí lực lượng tập trung theo một kế hoạch thống nhất; phối hợp đồng bộ, nhịp
nhàng các đơn vị để thực hiện có hiệu quả những nhiệm vụ đã đề ra. Chương
trình, kế hoạch đảm bảo cho thủ trưởng cơ quan điều hành hoạt động được thống
nhất, tránh chồng chéo và mâu thuẫn trong việc lãnh đạo, chỉ đạo, phát huy được
trí tuệ của tập thể lãnh đạo cơ quan.

+ Chương trình, kế hoạch làm cơ sở cho việc kiểm tra, giám sát, đánh
giá mọi hoạt động của cơ quan, tổ chức.
2.2.3. Những yêu cầu của việc lập chương trình, kế hoạch công tác
-Yêu cầu của lập chương trình công tác
+Đảm bảo bám sát đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà
nước.
+Đảm bảo tính trọng tâm, trọng điểm: xác định đúng định hướng công tác,
mục tiêu, trọng tâm và các công tác chính trong từng thời gian.
+Đảm bảo tính đồng bộ: triển khai đồng bộ tất cả các lĩnh vực công tác của
cơ quan. Trên cơ sở đó sắp xếp theo thứ tự ưu tiên các việc.
+Tính đúng thẩm quyền: Xác định vấn đề nào thuộc tập thể lãnh đạo, bàn
bạc trước khi quyết; vấn đề nào phải xin ý kiến cấp trên hoặc cấp uỷ đảng trước
khi quyết định. Đối với các nội dung công việc trong chương trình phải xác định
rõ cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm chủ trì và cơ quan, đơn vị chịu trách nhiệm
phối hợp.
+Đảm bảo tính khả thi: Chương trình phải phù hợp với khả năng và thời gian
thực hiện. Tránh đưa quá nhiều vấn đề vào chương trình để rồi không thực hiện
được. Khi lập chương trình cần có quỹ thời gian dự trữ, dự phòng những việc
đột xuất.
+Đảm bảo tính hệ thống : Bảo đảm tính hệ thống giữa chương trình năm, 6
tháng với chương trình tháng, tuần.
-Yêu cầu của lập kế hoạch công tác
+Kế hoạch phải phù hợp với chức năng, nhiệm vụ của cơ quan tổ chức.
+Kế hoạch phải đáp ứng được chủ trương quyết định của cấp trên.
+Nội dung của kế hoạch cần chỉ rõ danh mục những công việc dự kiến,
nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực) và phải thể hiện rõ các mục tiêu, nhiệm vụ,
biện pháp và tiến độ cụ thể đối với từng việc.
+Các công việc phải được sắp xếp có hệ thống , có trọng tâm, trọng điểm
10

+Các kế hoạch phải cân đối và ăn khớp với nhau.
+Phải đảm bảo tính khả thi, tránh ôm đồm quá nhiều công việc.
2.2. Thực trạng công tác tổ chức xây dựng chương trình, kế hoạch công
tác của Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu
2.1.1. Các loại chương trình kế hoạch mà Công ty ban hành
Căn cứ vào chương trình kế hoạch công tác hằng năm của các phòng ban
Công ty đã được Ban giám đốc phê duyệt. Các bộ phận, cán bộ nhân viên trong
công ty cụ thể hóa chương trình kế hoạch công tác theo của phòng theo từng
tuần, từng tháng để tổ chức triển khai thực hiện. Để công tác xây dựng chương
trình kế hoạch của Công ty có hiệu quả thì đòi hỏi công ty phải có những văn
bản, quy định rõ ràng cụ thể và được thể hiện khách quan nhất việc xây dựng
chương trình, kế hoạch công tác của các phòng trong công ty.
Việc ban hành văn bản của bộ phận xây dựng chương trình kế hoạch được
xây dựng cụ thể trong các quyết định cụ thể của công ty và trong luật ban hành
văn bản, bao gồm các Quyết định thông báo, chỉ thị, báo cáo.
Kế hoạch dài hạn, kế hoạch ngắn hạn theo thời gian, 3 năm, 5 năm trở lên…
và các chương trình hoạt động theo năm, quý, tháng, tuần, theo mỗi nhiệm vụ cụ
thể để ban hành các văn bản kèm theo. Đối với mỗi văn bản ban hành về công
tác ban hành xây dựng về chương trình, kế hoạch công tác của các phòng, căn
cứ theo tư cách, nhiệm vụ và từng công việc cụ thể của hoạt động đã được cấp
trên quy định. Theo đó trưởng phòng có chức năng quản lí các chương trình kế
hoạch và quản lí văn bản, quản lí nội bộ có quyền ban hành quyết định để áp
dụng pháp luật trong quá trình hoạt động trong phòng ban của mình. Hàng năm
Công ty Cổ phần đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu ban hành khoảng hơn 50 kế
hoạch với nội dung cụ thể được quy định trong các văn bản quy định về công tác
xây dựng chương trình, kế hoạch công tác của văn phòng Công ty. Các văn bản
quy định về việc xây dựng chương trình, kế hoạch của các phòng ban trong
Công ty đã đảm bảo được các yêu cầu về quy trình, trình tự các bước.
2.2.2. Quy trình tổ chức xây dựng chương trình kế hoạch Công tác

Quy trình xây dựng chương trình kế hoạch Công tác tại CTCP đầu tư và
công nghê HC toàn cầu bao gồm các bước sau:
- Bước 1: Yêu cầu đơn vị công ty gửi đăng kí khối lượng công việc thuộc
thẩm quyền giải quyết để xây dựng chương trình kế hoạch công tác của văn
phòng, cơ quan. Các bộ phận lên danh sách kế hoạch công tác cần thực hiện theo
ngày, tuần, tháng, năm trong công ty. Đây là yếu tố then chốt là nền móng định
hướng kế hoạch có thực hiện được hay không dựa vào cách nhìn tổng quan của
ban lãnh đạo, số lượng trình tự thời gian thực hiện công việc. Nên phần thực
hiện chương trình kế hoạch mang tính tổng quát có tính khả thi cao để đảm bảo
kế hoạch được thực hiện 1 cách thuận lợi.
- Bước 2: xây dựng dự thảo chương trình, kế hoạch công tác
11


Khi có danh sách cần phải thiết lập mục tiêu phù hợp với công việc. Mục
tiêu thời gian, kết quả mong muốn đạt được và xây dựng dự thảo chương trình
công tác, phù hợp nội dụng thể thức để trình lãnh đạo lấy ý kiến.
- Bước 3: lấy ý kiến đóng góp của các nhân viên trong Công ty sau đó xây
dựng dự thảo trình lãnh đạo công ty để lấy ý kiến. Nếu sai sót hay thiếu sót nội
dung phần xây dựng chương trình công tác của các phòng ban thì cần phải chỉnh
sửa lại .
- Bước 4: Thông qua nội dung chương trình công tác, thông qua cấp lãnh
đạo công ty, kế hoạch duyệt xây dựng công trình công tác, văn phòng trình cấp
lãnh đạo kí ban hành
- Bước 5: Ban hành gửi phòng ban công ty để lưu trữ theo quy định, gửi
đến phòng ban gốc lưu trữ bộ phận văn thư quy định xây dựng kế hoạch công
tác bao gồm các bước sau:
+ Bước 1: Bộ phận tiến hành nghiên cứu, chọn lựa dự kiến nội dung đưa
vào kế hoạch, đây là bước thu thập xử lí thông tin để làm tốt bước này người xây
dựng kế hoạch cần phải có kiến thức sâu rộng trên tất cả các lĩnh vực. Bên cạnh

việc xây dựng kế hoạch cần phải đưa ra phương án rủi ro để có biện pháp hay
hướng giải quyết khác.
+ Bước 2: Xác định mục tiêu cụ thể:
Sau kế hoạch triển khai, xây dựng kế hoạch cần xác định mục tiêu cụ thể,
rõ ràng kế hoạch cần đạt được. Mục tiêu đưa ra cần cụ thể hóa tất cả các hạng
mục.
+ Bước 3: Phân tích nguồn nhân lực
Bộ phận xây dựng kế hoạch cần xác định rõ chính sách chủ trương quy
định hiện hành của công ty có phù hợp với kế hoạch của công ty hay không,
phân tích khả năng, nguồn lực, thời gian, nhân lực, tài lực, cơ sở vật chất kĩ
thuật… các yếu tố khách quan khác( điều kiện kinh tế, văn hóa-xã hội, môi
trường…) xem kế hoạch có khả thi áp dụng hay không, nhằm định hướng những
hướng phù hợp với tình hình sẵn có của công ty để thực hiện kế hoạch
+ Bước 4: xây dựng phương án hành động
Bộ phận xây dựng kế hoạch cần tìm hiểu xây dựng phương án hành động,
để đạt mục tiêu. Phương án phải xác định làm gì để đạt được mục tiêu, cần dụng
cụ, công cụ, nguồn lực nào để hoàn thành mục tiêu. Bên cạnh phần xây dựng kế
hoạch cần phải có dự trù khác để ban lãnh đạo đánh giá khảo sát sơ bộ để tìm kế
hoạch tối ưu đưa vào triển khai thực hiện.
+ Bước 5: Soạn thảo kế hoạch khi xây dựng phương án hành động
Mọi công việc đều cần thực hiện theo các bước sau:
- Bước 1: Xác định mục tiêu cần đạt được
- Bước 2: Liệt kê những việc phải làm
- Bước 3: Ước tính thời gian cần thiết cho mỗi việc cần làm
12


- Bước 4: Cân nhắc mức độ ưu tiên giữa các việc
- Bước 5: Quyết định thực hiện
- Bước 6: Lên lịch trình thực hiện

- Bước 7: Tổng kết, đánh giá kết quả đạt được so với mục tiêu hoặc theo tiêu
chuẩn xử lý công việc cụ thể.
Mọi công việc đều cần kế hoạch hóa. Trong đó thể hiện rõ đầu mục công
việc, yêu cầu kết quả, tiến độ thực hiện, người thực hiện, người kiểm tra giám sát,
…Kế hoạch phải cập nhật và điều chỉnh liên tục theo thực tế, mỗi lần điều chỉnh
phải lưu lại kế hoạch cũ để có căn cứ đánh giá hiệu quả và rút kinh nghiệm cho các
công việc tương tự về sau.
Việc thực hiện công việc phải tuân thủ theo quy trình đã được thống nhất,
trong quá trình làm việc nếu phát hiện ra việc thực hiện quy trình làm ảnh hưởng
đến quyền lợi tối cao của Công ty thì người thực hiện đó có trách nhiệm báo cáo
lãnh đạo quản lý trực tiếp để xin ýkiến chỉ đạo, trong trường hợp lãnh đạo quản lý
trực tiếp không xử lý được thì phải báo cáo
cho lãnh đạo cấp cao hơn để xử lý.
11.3 Mối quan hệ trong công tác
a) Mối quan hệ giữa các bộ phận với nhau: Là mối quan hệ phối hợp, cộng
đồng trách nhiệm để thực thi nhiệm vụ, quyền hạn được giao, trong đó:
* Đối với công việc đột xuất hoặc chưa có quy trình xử lý, thì:
- Bộ phận chủ trì (được BGĐ giao việc) lấy ý kiến (bằng văn bản hoặc trao
đổi trực tiếp) đối với các bộ phận có liên quan về những nội dung cần thiết; sau đó
tổng hợp, nghiên cứu, đề xuất hướng xử lý và chịu trách nhiệm về đề xuất của
mình.
- Bộ phận phối hợp có trách nhiệm góp ý (bằng văn bản hoặc trao đổi trực
tiếp) về những nội dung mà bộ phận chủ trì xin ý kiến; theo nhiệm vụ, quyền hạn
của mình và chịu trách nhiệm về góp ý đó.
* Đối với công việc đã có quy trình xử lý, thì:
- Bộ phận phối hợp chủ động gửi và chịu trách nhiệm về ý kiến, tài liệu công
việc của mình (nội dung, yêu cầu, v.v… theo đúng quy định, quy trình) đến bộ
phận chủ trì đúng thời gian quy định.
- Bộ phận chủ trì tổng hợp ý kiến của các bộ phận phối hợp và căn cứ vào
nhiệm vụ, quyền hạn được giao đề xuất hướng xử lý; chịu trách nhiệm về đề xuất

của mình.
* Đối với các công việc độc lập, cá nhân và quản lý trực tiếp cùng chịu trách
nhiệm về kết quả công việc cuối cùng. Đối với các công việc đòi hỏi phối hợp cao
thì cả nhóm sẽ cùng nhau chịu trách nhiệm về kết quả công việc cuối cùng, trong
đó người chủ trì công việc chịu

13


trách nhiệm cao nhất. Ngược lại, người chủ trì công việc có quyền báo cáo
thông tin, đề xuất các biện pháp quản lý để đảm bảo công việc được thực hiện
đúng yêu cầu.
b) Mối quan hệ trong cùng một bộ phận với nhau
Các thành viên trong bộ phận (kể cả Phó bộ phận) chịu trách nhiệm trực tiếp
trước
Trưởng bộ phận về công việc được giao và do mình thực hiện; trường hợp có
ý kiến khác nhau thì ý kiến của Trưởng bộ phận là quyết định cuối cùng, các thành
viên có trách nhiệm phải thi hành và được quyền bảo lưu, phản ảnh ý kiến của
mình lên cấp quản lý cao hơn.
11.4 Chế độ báo cáo công việc
Tất cả CBNV Công ty phải có nghĩa vụ báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch
công việc.
Báo cáo thực hiện công việc được lập theo tuần, tháng, năm, tổng thể và chi
tiết công việc.
Các loại báo cáo được quy định như sau:
- Báo cáo tuần: Trưởng phòng tổng hợp từ CBNV trong phòng về công việc
phòng thực hiện trong tuần làm việc.
- Báo cáo tiến độ thực hiện công việc ở tỉnh ngoài, nước ngoài: CBNV được
cử đi công tác trong và ngoài nước cần báo cáo tiến độ trực tiếp cho BGĐ và
Trưởng phòng hàng ngày.

- Báo cáo tổng thể công việc: QLDA báo cáo vào thứ 7 hàng tuần
- Báo cáo hoạt động kinh doanh: từng nhân viên KD báo cáo vào cuối tuần.
- Báo cáo kết quả kinh doanh: Bộ phận kế toán nộp chậm nhất vào ngày 10
hàng tháng.
- Báo cáo dòng tiền: định kỳ hàng tháng hoặc bất kỳ theo yêu cầu của BGĐ.
- Báo cáo thử việc: Sau khi kết thúc thời gian thử việc, NVTV phải có báo
cáo thực hiện công việc do Trưởng phòng giao.
11.2 Nguyên tắc quản lý, điều hành
Trong xử lý công việc sản xuất kinh doanh, toàn bộ CBNV HCG làm việc
theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách – Các công việc được thỏa
thuận cách thức tổ chức thực hiện và phân công công việc, cá nhân được phân
công công việc chịu trách nhiệm hoàn thành nội dung công việc được giao.
Trong xử lý công việc quản lý điều hành chung, HCG tuân thủ nguyên tắc
thủ trưởng –Các công việc được phân cấp giải quyết theo chức năng nhiệm vụ, chỉ
đạo của cấp cao hơn.
Trong quá trình thực hiện nếu các chỉ đạo điều hành làm ảnh hưởng đến
quyền lợi, sức khỏe của người thực hiện thì người đó có quyền báo cáo, bảo lưu ý
kiến, phản ánh theo chiều ngược lại chiều phân cấp quản lý. Trường hợp không
được sự đồng ý thì phải tuyệt đối phục tùng mệnh lệnh quản lý.
* Tiểu kết
14


Trong chương 2, tôi đã tìm hiểu khái quát về Công ty Cổ phần Đầu tư và
Công nghệ Hc toàn cầu; Phòng Hành chính Tổng hợp của công ty và tìm hiểu về
thực trạng trách nhiệm của Phòng Hành chính Tổng hợp trong công tác tổ chức
phục vụ chuyến đi công tác cho cơ quan. Từ đó thì tôi có cơ sở để đưa ra những
những nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý văn bản ở
chương 3.

15


Chương 3
CÁC GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ
CHỨC PHỤC VỤ CÁC CHUYẾN ĐI CÔNG TÁC CHO PHÒNG HÀNH
CHÍNH TỔNG HỢP CÔNG TY CỔ PHẦN ĐẦU TƯ VÀ CÔNG NGHỆ
HC TOÀN CẦU
3.1. Nhận xét, đánh giá
3.1.1. Ưu điểm
- Phòng Hành chính Tổng hợp đã thực hiện tốt chức năng, nhiệm vụ của
mình. Cán bộ văn phòng đều là người có trình độ chuyên môn, năng lực tốt.
Chính vì vậy công tác hành chính văn phòng luôn được giải quyết một cách hiệu
quả, nhanh chóng;
- Các giấy tờ liên quan đến chuyến đi công tác của lãnh đạo luôn được
đảm bảo đầy đủ;
- Phương tiện giao thông phục vụ cho nhu cầu đi lại của lãnh đạo trong
chuyến đi công tác được bố trí nhanh chóng, phù hợp với yêu cầu đặt ra;
- Việc liên lạc trước với nơi sẽ đến công tác để bố trí chỗ ăn, ở cho đoàn
đi công tác được Phòng Hành chính Tổng hợp chuẩn bị rất chu đáo;
- Đảm bảo kinh phí phục vụ cho chuyến đi;
- Việc chấp hành nội quy, quy định của cơ quan trong thời gian làm việc
được thực hiện nghiêm túc;
- Phòng Hành chính Tổng hợp đã thực hiện tốt nhiệm vụ chuyên môn của
mình;
- Các chuyên viên tổng hợp được phân công theo dõi các lĩnh vực công
tác của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu luôn chủ động bám
sát chương trình công tác của Công ty, giúp lãnh đạo Công ty xây dựng lịch
công tác và theo dõi tình hình hoạt động của các phòng ban, đơn vị;
- Trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, các bộ phận trong Văn phòng

thường xuyên có sự đoàn kết, thống nhất, tương trợ giúp đỡ lẫn nhau nhằm hoàn
thành nhiệm vụ được giao;
- Nội dung các chuyến đi được thông báo trước, được chuẩn bị chu đáo từ
16


người chủ trì đến các thành viên.
3.1.2. Nhược điểm
- Công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi nhiều khi còn chưa thực thực
được chuẩn bị tốt và thiếu linh hoạt;
- Còn không ít cán bộ trong Phòng Hành chính Tổng hợp làm việc thiếu
tích cực. Điều đó thể hiện ở chỗ: nhiều cán bộ, bảo thủ trong cách nghĩ, cách
làm, thiếu sự năng động, sáng tạo;
- Chưa xây dựng được chương trình kế hoạch cho chuyến đi công tác
đúng thời gian quy định;
- Tổ chức chuyến đi công tác cho cơ quan chưa xác định được thời gian
cụ thể, còn nhiều thiếu sót;
- Sắp xếp công việc còn có sự chồng chéo lên nhau gây khó khăn trong
việc giải quyết công việc của lãnh đạo;
- Vì số lượng cán bộ còn hạn chế nên quá trình sắp xếp nhân sự vẫn còn
chồng chéo, chưa được phân công đúng sở trường của từng người.
3.1.3. Nguyên nhân
- phòng Hành chính Tổng hợp chưa nắm được chi tiết các công việc mà
ban lãnh đạo sẽ làm tại nơi công tác;
- Việc nắm bắt thông tin từ ban lãnh đạo chưa kịp thời;
- Do lãnh đạo không thường xuyên đi kiểm tra, theo dõi, đôn đốc, nhắc
nhở các nhân viên của mình trong công việc;
- Cán bộ công chức trong Phòng Hành chính Tổng hợp vẫn chưa nhận
thức đầy đủ, vị trí, chức năng của Văn phòng để có động lực rèn luyện, phấn đấu
đáp ứng với yêu cầu nhiệm vụ.

3.2. Các giải pháp nâng cao trách nhiệm của Phòng Hành chính
Tổng hợp
- Thường xuyên cử cán bộ, nhân viên tại Phòng Hành chính Tổng hợp đi
học các lớp bồi dưỡng chuyên môn nghiệp vụ;
- Cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính Tổng hợp cần chú trọng thực hiện
nhiệm vụ của mình để công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác của công ty
17


đạt được kết quả cao;
- Thường xuyên đổi mới tác phong, lề lối làm việc, từng chuyên viên phải
có chương trình làm việc riêng của mình (Năm, Quý, tháng và hàng tuần), làm
việc theo quy chế, quy trình cụ thể; phải bám sát thực tiễn, phát hiện các vấn đề
mới nảy sinh đề xuất các biện pháp giải quyết kịp thời, đúng quy định của pháp
luật;
- Có cơ chế tạo điều kiện cho cán bộ, nhân viên học tập nâng cao trình độ
chuyên môn nghiệp vụ để đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới;
- Lãnh đạo cần thường xuyên đôn đốc, kiểm tra, nhắc nhở các nhân viên
của mình trong công việc để họ có tinh thần làm việc tốt hơn;
- Cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính Tổng hợp cần nắm bắt thông tin
kịp thời từ, xây dựng chương trình kế hoạch các chuyến đi công tác đúng thời
hạn quy định;
- Công việc phải được sắp xếp một cách có hệ thống và linh hoạt;
- số lượng cán bộ, nhân viên Phòng Hành chính Tổng hợp còn hạn chế
ảnh hưởng đến việc phân công công việc. Vì vậy, công ty nên bố trí thêm người
cho Phòng Hành chính Tổng hợp
* Tiểu kết
Trong chương 3, tôi đã có những nhận xét về ưu điểm và hạn chế của
Công tác tổ chức phục vụ chuyến đi công tác tại Phòng Hành chính Tổng hợp
Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu và nguyên nhân dẫn đến

những hạn chế đó. Tôi cũng đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
của của công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho công ty, tôi hi vọng
những giải pháp này có thể góp phần nào đó để việc tổ chức phục vụ các chuyến
đi công tác tại công ty được thực hiện tốt hơn.

18


KẾT LUẬN
Các chuyến đi công tác của thủ trưởng là một phần tất yếu trong hoạt
động của cơ quan, tổ chức. Các chuyến đi công tác nhằm giải quyết những công
việc cụ thể đã được hoạch định trong chương trình kế hoạch công tác của cơ
quan, thủ trưởng. Tùy theo chức năng của mỗi cơ quan, chuyến đi công tác còn
nhằm giải quyết nhiệm vụ đột xuất xảy ra, nhằm thực hiện những hoạt động
mang tính chất đối ngoại của cơ quan. Cũng như làm thế nào để các chuyến đi
công tác của thủ trưởng được sắp xếp, hoạch định một cách kỹ lưỡng, phân công
trách nhiệm rõ ràng, các công việc vẫn được tiến hành trôi chảy khi thủ trưởng
vắng mặt. Đó là một phần công việc và là trách nhiệm của Phòng Hành chính
Nhân sự công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
Qua bài nghiên cứu tôi tìm hiểu và làm rõ về những vấn đề cơ bản về
công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho cơ quan; thực trạng trách
nhiệm của Phòng Hành chính Nhân sự trong công tác tổ chức phục vụ chuyến đi
công tác cho cơ quan và từ đó tôi đã đưa ra một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả của của công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác cho công ty. Tôi
mong rằng bài nghiên cứu của tôi có thể phần nào giúp mọi người hiểu rõ và
nâng cao chất lượng công tác tổ chức phục vụ các chuyến đi công tác tại Phòng
Hành chính Nhân sự Công ty Cổ phần Đầu tư và Xây dựng số 1 Hà Nội.
Trong quá trình nghiên cứu mặc dù tôi đã cố gắng tìm hiểu để thực hiện
đề tài một cách tốt nhất, nhưng do hạn chế về thời gian và đây là lần đầu nghiên
cứu đề tài này nên vẫn còn nhiều thiếu xót. Tôi rất mong nhận được ý kiến đóng

góp của quý thầy cô để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.

19


DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. GS. TS. Nguyễn Thành Độ (2012), giáo trình quản trị văn phòng, nhà
xuất bản Đại Học Kinh Tế Quốc Dân, Hà Nội;
2. PGS.TS. Nguyễn Hữu Tri (2005), giáo trình Quản trị văn phòng, nhà
xuất bản Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội;
3. Tài liệu nội bộ;
4. Thông tin trên internet.

20


PHỤ LỤC
Phụ lục 01
Hình ảnh về Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC toàn cầu

21


Phụ lục 02
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Đầu tư và Công nghệ HC
toàn cầu

ĐẠI HỘI ĐỒNG CỔ
ĐÔNG

HỘI ĐỒNG QUẢN TRỊ
BAN KIỂM SOÁT
BAN GIÁM ĐỐC

Phòng
HÀNH
CHÍNH
TỔNG
HỢP

Phòng
TÀI
CHÍNH
KẾ
TOÁN

Phòng

KINH
DOANH

Phòng KỸ
THUẬT
GIẢI
PHÁP

Phòng KỸ
THUẬT
TRIỂN
KHAI

Phòng
XUẤT
NHẬP
KHẨU
&CUNG
ỨNG

Phòng DỰ
ÁN ĐẦU
TƯ NHÀ
MÁY
ĐIỆN
MẶT
TRỜI