luận văn thạc sĩ hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần licogi13

1

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

NGUYỄN THỊ CẢNH HOA
LUẬN VĂN THẠC SỸ
4

ĐỀ TÀI:
HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI13
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số

: 60.34.03.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS.TS NGUYỄN TRỌNG CƠ

HÀ NỘI – 2017


2

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH

NGUYỄN THỊ CẢNH HOA
Lớp: CH2015B4

LUẬN VĂN THẠC SỸ

ĐỀ TÀI:

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI
CÔNG TY CỔ PHẦN LICOGI13
Chuyên ngành : Kế toán
Mã số

: 60.34.03.01

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: PGS.TS NGUYỄN TRỌNG CƠ

HÀ NỘI – 2017


3
LỜI CÁM ƠN
Tôi xin trân trọng kính gửi lòng biết ơn và lời cảm ơn chân thành tới
PGS.TS Nguyễn Trọng Cơ người hướng dẫn đã tạo điều kiện thuận lợi, chỉ
bảo, giúp đỡ nhiệt tình, đầy trách nhiệm với tôi trong suốt quá trình làm luận
văn;
Tôi cũng xin trân trọng cám ơn các nhà khoa học, các thầy cô giáo trong
trường Học viện tài chính; các tác giả có công trình khoa học, bài viết tôi
tham khảo.
Cuối cùng, tôi xin trân trọng cảm ơn Ban lãnh đạo, các đồng nghiệp
trong công ty Licogi13 đã chia sẻ công việc, giúp đỡ, cung cấp số liệu, tài liệu
để tôi hoàn thành luận văn.
Trân trọng!
Tác giả

Nguyễn Thị Cảnh Hoa

4
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan: Luận văn “Hoàn thiện công tác kế toán tại công ty
cổ phần Licogi13” là công trình nghiên cứu thực sự của cá nhân tôi, được
thực hiện dưới sự hướng dẫn khoa học của PGS.TS Nguyễn Trọng Cơ.
Các số liệu, những kết luận nghiên cứu được trình bày trong luận văn
này trung thực và chưa từng được công bố dưới bất cứ hình thức nào.
Tôi xin chịu trách nhiệm về nghiên cứu của mình.

Tác giả

Nguyễn Thị Cảnh Hoa


5
MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
BẢNG


6
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4

5
6
7
8
9

Ký hiệu viết tắt
XDCB
CNV
HTK
KT
DN
TK
TSCĐ
KTQT
BCTC

Nội dung viết tắt
Xây dựng cơ bản
Công nhân viên
Hàng tồn kho
Kế toán
Doanh nghiệp
Tài khoản
Tài sản cố định
Kế toán quản trị
Báo cáo tài chính


7

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Sản xuất xây lắp là một ngành sản xuất có tính chất công nghiệp. Tuy
nhiên đó là một ngành sản xuất công nghiệp đặc biệt. Sản phẩm xây lắp cũng
được tiến hành sản xuất một cách liên tục, từ khâu thăm dò, điều tra khảo sát
đến thiết kế thi công và quyết toán công trình khi hoàn thành. Các khâu của
hoạt động sản xuất có mối liên hệ chặt chẽ với nhau, nếu một khâu ngừng trệ
sẽ ảnh hưởng đến hoạt động sản xuất của các khâu khác.
Với đặc điểm là vốn đầu tư lớn, khối lượng thi công công trình lớn, thời
gian đầu tư và thi công dài, nhiều khoản mục chi phí phức tạp, nên các công
ty xây lắp cần phải quản lý vốn đầu tư,khắc phục tình trạng lãng phí, hạ giá
thành sản phẩm, song vẫn phải đảm bảo chất lượng cũng như tiến độ thi công.
Muốn vậy, các công ty cần phải có một hệ thống kế toán thực sự hữu hiệu để
cung cấp thông tin về tài chính và tình hình hoạt động của công ty một cách
chính xác, kịp thời, đáp ứng nhu cầu quản lý. Là một bộ phận cung cấp thông
tin quan trọng của hệ thống quản lý, công tác kế toán cũng cần có sự đổi mới,
hoàn thiện để đáp ứng những yêu cầu quản lý và từng bước hoà nhập thông lệ,
chuẩn mực quốc tế về kế toán.
Hiệu quả hoạt động của các doanh nghiệp xây lắp không chỉ có ý nghĩa
to lớn trong phạm vi ngành mà còn có ý nghĩa kinh tế - xã hội rất to lớn đối
với các ngành khác và toàn bộ nền kinh tế quốc dân. Thực tế hiện nay công
tác kế toán ở các doanh nghiệp xây lắp nói chung và các doanh nghiệp xây
dựng nói riêng còn chưa tốt dẫn đến tình trạng thất thoát, lãng phí vật tư, lao
động, tiền vốn. Vì vậy việc thực hiện công tác kế toán chặt chẽ, hiệu quả là rất
cần thiết nhằm mục đích kiểm tra, giám sát đồng thời cung cấp thông tin kịp
thời phục vụ cho việc ra quyết định của các nhà quản trị doanh nghiệp.


8
Qua quá trình làm việc tại Công ty Cổ phần Licogi13, tác giả thấy công

tác kế toán ở Công ty chưa thật sự hợp lý, chứng từ kế toán từ khâu lập, ký
cho đến bảo quản, lưu trữ chưa khoa học, thiếu chặt chẽ và phù hợp với thực
tiễn triển khai, báo cáo kế toán có sự chồng chéo, rối rẵm dễ nhầm lẫn, các
báo cáo có nhiều sai sót và chưa kịp thời từ đó chưa bảo đảm được yêu cầu về
thông tin cho quản lý, cơ sở về thông tin kế toán để ra quyết định của nhà
quản trị còn gặp nhiều bất cập. Vì thế việc nghiên cứu đề tài “ Hoàn thiện
công tác kế toán tại Công ty Cổ phần licogi13” là hết sức cần thiết và cấp
bách.
2. Mục tiêu nghiên cứu.
Luận văn tập trung nghiên cứu cơ sở lý luận về công tác kế toán nói
chung. Từ đó vận dụng nghiên cứu thực trạng công tác kế toán ở Công ty Cổ
Phần Licogi13 nói riêng nhằm mục đích tìm ra những mặt còn tồn tại và đề
xuất các giải pháp hoàn thiện công tác kế toán tại Công ty về các mặt: qui
trình kế toán, thực hiện kế toán các phần hành và báo cáo kế toán.
Từ mục tiêu trên, đề tài đặt ra các câu hỏi nghiên cứu sau:
1

Công tác kế toán tại công ty cổ phần licogi13 đã hiệu quả và hợp lý chưa, cần

2

hoàn thiện như thế nào?
Việc thực hiện công tác kế toán đã đáp ứng các yêu cầu và nguyên tắc kế toán

3

cũng như thực tiễn công ty chưa, cần hoàn thiện như thế nào?
Công tác kế toán tại công ty cổ phần Licogi13 cần hoàn thiện như thế nào?
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.
Đối tượng nghiên cứu: Luận văn nghiên cứu về công tác kế toán.

Phạm vi nghiên cứu
Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại công ty cổ phần Licogi13
Phạm vi thời gian: Nghiên cứu dữ liệu từ 2012-2016
4. Phương pháp nghiên cứu.


9
Sử dụng các phương pháp thu thập thông tin từ sự quan sát, tổng hợp
phân tích, so sánh, phỏng vấn, … liên quan đến thực trạng tổ chức công tác kế
toán tại Công ty cổ phần Licogi13.
5. Tổng quan về tài liệu nghiên cứu
Để hoàn thành luận văn của mình, tác giả đã nghiên cứu một số đề tài
liên quan và các tài liệu như sau:
Luận văn: “Hoàn thiện kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản
phẩm xây lắp tại công ty cổ phần phát triển công trình và ứng dụng công nghệ
Bắc Hà” – Đỗ Mai Anh nghiên cứu năm 2011. Tác giả đã đưa ra được một số
giải pháp hoàn thiện cách phân bổ chi phí và tiết kiệm chi phí của doanh
nghiệp tuy nhiên chưa có giải pháp cụ thể giúp nâng cao ….
Luận văn “ Hoàn thiện kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm xây lắp tại Công ty Cổ phần đầu tư và phát triển nhà Hà Nội số 5”
của tác giả Nguyễn Thị Thu Hằng năm 2014. Luận văn đã trình bày những cơ
sở lý luận chung và thực trạng về kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
sản phẩm trong doanh nghiệp xây lắp như khái niệm phân loại , phương pháp
kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi phí nhân công trực tiếp, chi phí
sản xuất chung….kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm trong
công ty xây dựng.
Luận văn “Hoàn thiện kế toán quản trị chi phí xây lắp tại Công ty Sông
Đà 11” – Lưu Thị Phương Thúy năm 2014. Luận văn đã đánh giá được các
điểm mạnh, điểm yếu trong công tác kế toán chi phí sản xuất và tính giá thành
nói riêng và kế toán doanh nghiệp nói chung. Đồng thời, tác giả cũng đã đưa

ra được các giải pháp nhằm hoàn thiện phương pháp hạch toán kế toán chi phí
sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp.
Qua các luận văn mà tác giả đã nghiên cứu cho thấy đề tài đã đưa ra
được các nội dung cơ bản về mặt lý luận và thực tiễn dưới hai góc độ là kế


10
toán tài chính và kế toán quản trị, từ đó đề xuất các giải pháp hoàn thiện kế
toán chi phí sản xuất và tính giá thành sản phẩm xây lắp cụ thể theo phạm vi
nghiên cứu của từng đề tài tuy nhiên chưa đề tài nào thực hiện về công tác kế
toán tại theo góc độ tiếp cận rộng một cách phù hợp. Đặc biệt là nghiên cứu
về công tác kế toán tại Công ty cổ phần Licogi13 thì chưa có.
6. Kết cấu luận văn.
Ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, luận văn có kết cấu 3
chương:
Chương 1: Những vấn đề lý luận về công tác kế toán trong doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng công tác kế toán tại công ty cổ phần Licogi13
Chương 3: Hoàn thiện công tác kế toán tại công ty cố phần Licogi13

CHƯƠNG 1:


11
NHỮNG VẤN ĐỀ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TRONG
DOANH NGHIỆP
1.1

Khái niệm, đặc điểm, nhiệm vụ của kế toán trong doanh nghiệp xây lắp
Kế toán là việc thu thập, xử lý, kiểm tra, phân tích và cung cấp thông tin
kinh tế tài chính dưới hình thức giá trị, hiện vật và thời gian lao động. Kế toán

là một trong những công cụ quản lý kinh tế nhằm phản ánh và giám đốc toàn
diện các mặt hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp. Ngoài ra, kế toán
còn có nhiệm vụ kiểm tra, kiểm soát các khoản thu, chi tài chính, nộp, thanh
toán nợ; kiểm tra việc quản lý và sử dụng tài sản và nguồn hình thành; phát
triển và ngăn ngừa các hành vi vi phạm về luật kế toán; phân tích thông tin, số
liệu kế toán giúp đơn vị, người quản lý điều hành đơn vị; cung cấp thông tin
số liệu kế toán theo quy định của pháp luật.
Kế toán có những đặc điểm sau:

− Cơ sở ghi sổ là những chứng từ gốc hợp lệ, bảo đảm thông tin chính xác và có

cơ sở pháp lý.
− Sử dụng cả 3 loại thước đo là: giá trị, hiện vật và thời gian, nhưng chủ yếu và

bắt buộc là giá trị.
− Thông tin số liệu: Chủ yếu trình bày bằng hệ thống biểu mẫu báo cáo theo

quy định của nhà nước (đối với thông tin cho bên ngoài) hay theo những báo
cáo do giám đốc xí nghiệp quy định (đối với nội bộ).


12
− Phạm vi sử dụng thông tin: Trong nội bộ đơn vị kinh tế cơ sở và các cơ quan

chức năng của nhà nước và những đối tượng trên quan như các nhà đầu tư,
ngân hàng, người cung cấp.
Chức năng của hệ thống kế toán bao gồm :
− Quan sát, thu nhận và ghi chép một cách có hệ thống hoạt động kinh doanh

hàng ngày các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và các sự kiện kinh tế khác .

− Phân loại các nghiệp vụ và sự kiện kinh tế thành các nhóm và các loại khác

nhau, việc phân loại này có tác dụng giảm được khối lượng lớn các chi tiết
thành dạng cô đọng và hữu dụng .
− Tổng hợp các thông tin đã phân loại thành các báo cáo kế toán đáp ứng yêu

cầu của người ra các quyết định.
− Ngoài ra, quá trình kế toán còn bao gồm các thao tác như việc truyền đạt

thông tin đến những đối tượng quan tâm và giải thích các thông tin kế toán
cần thiết cho việc ra các quyết định kinh doanh riêng biệt.
Đặc điểm của kế toán
− Với chức năng phản ảnh và kiểm tra, cung cấp thông tin toàn bộ các hoạt

động kinh tế của doanh nghiệp, kế toán có những nhiệm vụ cơ bản như sau:
–

Thu nhập xử lý thông tin, số liệu kế toán theo đối tượng và nội dung công
việc kế toán, theo chuẩn mực và chế độ kế toán.

–

Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài
sản, vật tư, tiền vốn; quá trình và kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh
(SXKD) và tình hình sử dụng kinh phí (nếu có) của đơn vị.


13

–

Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch SXKD, kế hoạch thu chi tài chính,
kiểm tra, giám sát các khoản thu, chi phí tài chính, các nghĩa vụ thu, nộp,
thanh toán nợ; kiểm tra việc quản lý, sử dụng tài sản và nguồn hình thành tài
sản; phát hiện và ngăn ngừa các hành vi vi phạm phát luật về tài chính, kế
toán.

–

Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành hoạt động SXKD, kiểm tra
và phân tích hoạt động kinh tế, tài chính phục vụcông tác lập và theo dõi thực
hiện kế hoạch phục vụ công tác thống kê và thông tin kinh tế.
Doanh nghiệp xây lắp là đơn vị kinh tế cơ sở, là nơi trực tiếp sản xuất
kinh doanh, gồm một tập thể lao động nhất định có nhiệm vụ sử dụng các tư
liệu lao động và đối tượng lao động để sản xuất ra các sản phẩm xây lắp và
tạo nguồn tích lũy cho Nhà nước. Doanh nghiệp xây lắp thường được gọi là
nhà thầu. Sản xuất xây lắp là hoạt động xây dựng mới, mở rộng, khôi phục,
cải tạo lại hay hiện đại hóa các công trình hiện có thuộc mọi lĩnh vực trong
nền kinh tế quốc dân như công trình giao thông thủy lợi, các khu công nghiệp,
các công trình quốc phòng, công trình dân dụng khác. Đây là hoạt động nhằm
tạo ra cơ sở vật chất kỹ thuật cho mọi ngành trong nền kinh tế. Sản xuất xây
lắp là một loại sản xuất công nghiệp đặc biệt theo đơn đặt hàng. Sản phẩm
xây lắp mang tính chất đơn chiếc, riêng lẻ.
Mỗi đối tượng xây lắp là từng công trình, hạng mục công trình, đòi hỏi
yêu cầu kinh nghiệm, kết cấu, hình thức,địa điểm xây dựng thích hợp, được
xác định cụ thể trên từng thiết kế dự toán của từng đối tượng riêng biệt. Do
tính chất đơn chiếc, riêng lẻ nên chi phí bỏ ra để thi công xây lắp các công
trình và kết cấu không đồng nhất như các loại sản phẩm công nghiệp. Từ đặc
điểm này, kế toán xây dựng xây lắp phải tính đến việc theo dõi ghi nhận chi
phí, tính giá thành và tính kết quả thi công cho từng sản phẩm xây lắp riêng

14
biệt (từng công trình, hạng mục công trình) hoặc từng nhóm sản phẩm xây lắp
nếu chúng được xây dựng theo cùng một thiết kế mẫu trên cùng một địa điểm
nhất định. Nắm được đặc điểm này, kế toán dễ dàng xác định chi phí sản xuất
và tính giá thành một cách chính xác hơn.
Đối tượng xây lắp thường có khối lượng lớn, giá trị lớn, thời gian thi
công tương đối dài. Kỳ tính giá sản phẩm xây lắp không xác định hàng tháng
như các loại hình DN khác, mà được xác định tùy thuộc vào dặc điểm kỹ
thuật của từng công trình, điều này thể hiện qua phương thức thanh toán giữa
hai bên nhà thầu và khách hàng. Việc xác định đúng đắn đối tượng tính giá
thành và kỳ tính giá thành sẽ đáp ứng yêu cầu quản trị kịp thời và chặt chẽ chi
phí, phản ánh đúng đắn tình hình quản lý và thi công trong từng thời kỳ nhất
định. Đồng thời tránh tình trạng căng thẳng vốn đầu tư cho nhà thầu.
Sản xuất xây lắp thường diễn ra ngoài trời, chịu tác động trực tiếp của
các yêu tố môi trường trực tiếp, do vậy thi công xây lắp mang tính thời vụ.
Các yếu tố môi trường thời tiết có ảnh hưởng đến kỹ thuật và tiến độ thi
công đồng thời nhà thầu còn phải chú ý đến các biện pháp quản lý máy thi
công và vật liệu ngoài trời. Việc thi công diễn ra dài và thi công ngoài trời còn
tạo nhiều nhân tố gây nên những khoản thiệt hại bất ngờ. Vì vậy kế toán phải
chọn những phương pháp hợp lý để xác định những chi phí mang tính chất
thời vụ và những thiệt hại một cách đúng đắn.
Sản xuất xây lắp được thực hiện trên các địa điểm biến động. Sản phẩm
xây lắp mang tính chất cố định, gắn liền với địa điểm xây dựng, khi hoàn
thành không nhập kho như các ngành vật chất khác.
Trong quá trình thi công nhà thầu phải thường xuyên thay đổi địa điểm,
do đó sẽ phát sinh một số chi phí cần thiết như chi phí điều động công nhân,
máy thi công, chi phí chuẩn bị mặt bằng… Kế toán phải ghi nhận các chi phí
này và tổ chức phân bổ hợp lý.

15

1.2

Yêu cầu của công tác kế toán trong doanh nghiệp
Để phát huy đầy đủ chức năng, vai trò và thực hiện đấy đủ các nhiệm vụ
nói trên, công tác kế toán phải đảm bảo các yêu cầu sau đây:
Thứ nhất, Kế toán phải chính xác, trung thực, khách quan, thể hiện ở các
mặt:
+ Chứng từ phải chính xác: chứng từ là khâu khởi điểm của kếtoán, nội
dung và số liệu ghi trên chứng từ đúng với thực tế của các hoạt động kinh tế.
Toàn bộ công tác kế toán có chính xác hay không phần lớn phụ thuộc vào
khâu lập chứng từ ghi chép ban đầu.
+ Vào sổ phải chính xác: phải ghi chép, kiểm tra, tính toán đảm bảo sự
chính xác số liệu, sau đó xếp đặt, lưu trữ chứng từ đầy đủ, gọn gàng ngăn nắp.
+ Báo cáo phải chính xác: lập báo cáo phải cẩn thận, kiểm tra sốliệu thật
chính xác trước khi nộp cho các nơi nhận theo quy định và theo yêu cầu quản
lý. Nói chung các thông tin và số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo
trên cơ sở các bằng chứng đấy đủ, khách quan đúng với thực tế về hiện trạng,
bản chất nội dung và giá trị của nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Các thông tin và
số liệu kế toán phải được ghi chép và báo cáo đúng với thực tế, không bị
xuyên tạc, không bị bóp méo.
Thứ hai, Kế toán phải kịp thời: Kế toán chính xác nhưng phải kịp thời
mới có tác dụng thiết thực đến công tác điều hành hoạt động sản xuất kinh
doanh thông qua việc cung cấp kịp thời các thông tin phục vụ yêu cấu quản
lý. Muốn kịp thời thì nghiệp vụ kinh tế phát sinh lúc nào, ngày nào phải được
tính toán ghi chép phản ánh vào sổ kế toán lúc ấy, ngày ấy. Việc khóa sổ, lập
báo cáo quy định vào thời gian nào phải làm đúng không chậm trễ.

16
Thứ ba, Kế toán phải đầy đủ: phải phản ánh đầy đủ các nghiệp vụ kinh
tế phát sinh trên cơ sở các chứng từ gốc hợp lệ, hợp pháp không thêm bớt,
không bỏ sót và phải phản ánh tất cả các hoạt động kinh tế tài chính, thuộc
các loại tài sản của doanh nghiệp. Thực hiện đầy đủ các nguyên tắc, thủ tục
quy định mở đầy đủ các loại sổ sách cần thiết và lập đầy đủ các báo cáo kế
toán theo quy định.
Thứ tư, Kế toán phải rõ ràng dễ hiểu, dễ so sánh, đối chiếu: Các công
việc của kế toán từ khâu ghi chép nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên các chứng
từ gốc đến việc phân loại và hệ thống hóa các nghiệp vụ kinh tế trên các sổ
sách kế toán và tổng hợp lại thành các chỉ tiêu kinh tế trên các báo cáo kế toán
đều phải được trình bày một cách rõ ràng dễ hiểu.
Những thông tin về những vấn đề phức tạp trong báo cáo tài chính phải
được giải trình trong phần thuyết minh. Các chỉ tiêu kinh tế do kế toán báo
cáo phải phù hợp cả về nội dung và phương pháp tính với các chỉ tiêu kế
hoạch để người đọc báo cáo dễ dàng so sánh đánh giá tình hình thực hiện kế
hoạch sản xuất kinh doanh của đơn vị. Các thông tin và số liệu giữa các kỳ kế
toán trong một doanh nghiệp và giữa các doanh nghiệp chỉ có thể so sánh
được khi tính toán và trình bày nhất quán. Trường hợp không nhất quán thì
phải giải trình trong phần thuyết minh để người sử dụng báo cáo tài chính có
thể so sánh thông tin giữa các kỳ kế toán, giữa các doanh nghiệp hoặc giữa
thông tin thực hiện với thông tin dự toán, kế hoạch.
Thứ năm, Tổ chức kế toán trong đơn vị phải theo nguyên tắc tiết kiệm,
hiệu quả: Công tác kế toán cũng như công việc khác trong đơn vị khi tiến
hành đều phải thực hiện tiết kiệm chi phí và đạt hiệu quả cao góp phần nâng
cao hiệu quả hoạt động toàn đơn vị.

17
Những yêu cầu trên đối với kế toán đều phải được thực hiện đầy đủ.
Tuy nhiên trong từng giai đoạn phát triển và mục đích sử dụng thông tin kế
toán mà yêu cầu này hay yêu cầu khác có được chú trọng hơn.
1.3

Nội dung công tác kế toán trong doanh nghiệp xây lắp
1.3.1 Chứng từ, tài khoản và sổ sách kế toán
Chứng từ kế toán
Nội dung đầu tiên của công tác kế toán là liên quan đến chứng từ kế
toán, tức thực hiện các qui định pháp luật về chứng từ kế toán, bao gồm:
Lập, ký chứng từ kế toán: Khi có các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát
sinh liên quan đến hoạt động của doanh nghiệp đểu phải tổ chức lập chứng từ
kế toán. Chứng từ kế toán chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài
chính. Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác
theo nội dung quy định trên mẫu. Trong trường hợp chứng từ kế toán chưa có
quy định mẫu thì doanh nghiệp được tự lập chứng từ kinh tế nhưng phải có
đầy đủ các nội dung quy định tại Luật kế toán. Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài
chính trên chứng từ kế toán không được viết tắt, không được tẩy xoá sửa
chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và chữ viết phải liên tục không ngắt
quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ bị tẩy xoá sửa chữa đều không có
giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì
phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào chứng từ sai. Chứng từ kế toán phải
được lập đủ số liên quy định. Trường hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán
cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính thì nội dung các liên phải giống nhau.
Chứng từ kế toán do doanh nghiệp lập để giao dịch với tổ chức, cá nhân bên
ngoài doanh nghiệp thì liên gửi cho bên ngoài có dấu của doanh nghiệp.Người
lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế toán phải
chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.

18
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải
được ký bằng bút mực. Không được ký chứng từ kế toán bằng mực đỏ hoặc
đóng dấu chữ ký khác sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải
thống nhất. Chữ ký trên chứng từ kế toán phải do người có thẩm quyền hoặc
được uỷ quyền ký. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa ghi đủ nội dung
chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Chứng từ kế toán chi tiền phải do
người có thẩm quyền ký duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được uỷ
quyền ký trước khi thực hiện. Chữ ký trên chứng từ kế toán dùng để chi tiền
phải ký theo từng liên. Chứng từ điện tử phải có chữ ký điện tử theo quy định
của pháp luật
Chứng từ kế toán có thể là chứng từ kế toán bắt buộc hoặc chứng từ kế
toán hướng dẫn. Những chứng từ kế toán bắt buộc gồm chứng từ kế toán do
cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nội dung, kết cấu của chứng từ mà
doanh nghiệp phải thực hiện đúng về biểu mẫu, nội dung, phương pháp ghi
các chỉ tiêu và áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp hoặc từng doanh
nghiệp cụ thể. Các chứng từ kế toán hướng dẫn gồm những chứng từ kế toán
do cơ quan nhà nước có thẩm quyền quy định nhưng doanh nghiệp có thể sửa
chữa, bổ sung thêm chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp với
việc ghi chép và yêu cầu quản lý của đơn vị nhưng phải đảm bảo đầy đủ các
nội dung quy định của chứng từ kế toán.
Căn cứ danh mục chứng từ kế toán quy định trong chế độ chứng từ kế
toán áp dụng, doanh nghiệp lựa chọn loại chứng từ phù hợp với hoạt động của
đơn vị hoặc dựa vào các mẫu biểu của hệ thống chứng từ ban hành của Bộ Tài
chính để có sự bổ sung, sửa đổi phù hợp với yêu cầu quản lý của đơn vị.
Những bổ sung, sửa đổi các mẫu chứng từ doanh nghiệp phải tôn trọng các
nội dung kinh tế cần phản ánh trên chứng từ, chữ ký của người chịu trách

19
nhiệm phê duyệt và những người chịu trách nhiệm vật chất liên quan đến nội
dung nghiệp vụ kinh tế phát sinh.
Thực hiện chế độ hoá đơn bán hàng: Doanh nghiệp khi bán hàng hoá
hoặc cung cấp dịch vụ phải lập hoá đơn bán hàng giao cho khách hàng.
Doanh nghiệp có sử dụng hoá đơn bán hàng, khi bán lẻ hàng hoá hoặc cung
cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định của Bộ Tài chính thì không
bắt buộc phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung
cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập
hoá đơn bán hàng, trừ khi người mua hàng yêu cầu giao hoá đơn thì người
bán hàng phải lập và giao hoá đơn theo đúng quy định. Hàng hoá bán lẻ cung
cấp dịch vụ một lần có giá trị dưới mức quy định tuy không bắt buộc phải lập
hoá đơn nhưng vẫn phải lập bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ hoặc có thể lập
hoá đơn bán hàng theo quy định để làm chứng từ kế toán, trường hợp lập
bảng kê bản lẻ hàng hoá, dịch vụ thì cuối mỗi ngày phải căn cứ vào số liệu
tổng hợp của bảng kê để lập hoá đơn bán hàng trong ngày theo quy định.
Doanh nghiệp khi mua sản phẩm, hàng hoá hoặc được cung cấp dịch vụ
có quyền yêu cầu người bán, người cung cấp dịch vụ lập và giao liên 2 hoá
đơn bán hàng cho mình để sử dụng và lưu trữ theo quy định.
Doanh nghiệp tự in hoá đơn bán hàng phải được Bộ Tài chính chấp
thuận bằng văn bản trước khi thực hiện. Doanh nghiệp được tự in hoá đơn
phải có hợp đồng in hoá đơn với tổ chức nhận in, trong đó ghi rõ số lượng, ký
hiệu, số thứ tự hoá đơn. Sau mỗi lần in hoá đơn hoặc kết thúc hợp đồng in
phải thực hiện thanh lý hợp đồng in.
Doanh nghiệp phải sử dụng hoá đơn bán hàng theo đúng quy định;
không được bán, mua, trao đổi, cho hoá đơn hoặc sử dụng hoá đơn của tổ
chức, cá nhân khác; không được sử dụng hoá đơn để kê khai trốn lậu thuế;
phải mở sổ theo dõi, có nội quy quản lý, phương tiện bảo quản và lưu giữ hoá

20
đơn theo đúng quy định của pháp luật; không được để hư hỏng, mất hoá đơn.
Trường hợp hoá đơn bị hư hỏng hoặc mất phải thông báo bằng văn bản với cơ
quan thuế cùng cấp.
Chứng từ điện tử: Chứng từ điện tử phải có đủ các nội dung quy định
cho chứng từ kế toán và phải được mã hoá đảm bảo an toàn giữ liệu điện tử
trong quá trình xử lý, truyền tin và lưu trữ. Chứng từ điện tử dùng trong kế
toán được chứa trong các vật mang tin như: Băng từ, đĩa từ, các loại thẻ thanh
toán, mạng truyển tin.
Chứng từ điện tử phải đảm bảo được tính bảo mật và bảo toàn dữ liệu,
thông tin trong quá trình sử dụng và lưu trữ; phải có biện pháp quản lý, kiểm
tra chống các hình thức lợi dụng khai thác, thâm nhập, sao chép, đánh cắp
hoặc sử dụng chứng từ điện tử không đúng quy định. Chứng từ điện tử khi
bảo quản, được quản lý như tài liệu kế toán ở dạng nguyên bản quy định nó
được tạo ra, gửi đi hoặc nhận nhưng phải có đủ thiết bị phù hợp để sử dụng
khi cần thiết.
Thu nhận thông tin kế toán phản ánh trong chứng từ kế toán: Thông tin
kế toán là những thông tin về sự vận động của đối tượng kế toán. Để thu nhận
được đầy đủ, kịp thời nội dung thông tin kế toán phát sinh ở doanh nghiệp, kế
toán trưởng cần xác định rõ việc sử dụng các mẫu chứng từ kế toán thích hợp
đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở tất cả các bộ phận
trong doanh nghiệp, xác định rõ những người chịu trách nhiệm đến việc ghi
nhận hoặc trực tiếp liên quan đến việc ghi nhận nội dung thông tin phản ánh
trong chứng từ kế toán.
Thông tin, số liệu trên chứng từ kế toán là căn cứ để ghi sổ kế toán. Tính
trung thực của thông tin phản ánh trong chứng từ kế toán quyết định tính
trung thực của số liệu kế toán, vì vậy tổ chức tốt việc thu nhận thông tin về
các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán có ý
nghĩa quyết định đối với chất lượng công tác kế toán tại doanh nghiệp.

21
Kiểm tra và xử lý chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán trước khi ghi sổ
phải được kiểm tra chặt chẽ nhằm đảm bảo tính trung thực, tính hợp pháp và
hợp lý của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ,
chỉnh lý những sai sót (nếu có) trong chứng từ nhằm đảm bảo ghi nhận đầy đủ
các yếu tố cần thiết của chứng từ và tiến hành các công việc cần thiết để ghi
sổ kế toán. Kiểm tra chứng từ kế toán có ý nghĩa quyết định đối với chất
lượng của công tác kế toán, vì vậy cần phải thực hiện nghiêm túc việc kiểm
tra chứng từ kế toán trước khi tiến hành ghi sổ kế toán.
Nội dung kiểm tra chứng từ kế toán bao gồm:
−

Kiểm tra tính trung thực và chính xác của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
phản ánh trong chứng từ kế toán nhằm đảm bảo tính trung thực và chính xác

−

của thông tin kế toán;
Kiểm tra tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh phản ánh trong
chứng từ kế toán nhằm đảm bảo không vi phạm các chế độ chính sách về

−

quản lý kinh tế tài chính;
Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ
nhằm đảm bảo phù hợp với các chỉ tiêu kế hoạch, chỉ tiêu dự toán hoặc các
định mức kinh tế, kỹ thuật hiện hành, phù hợp với giá cả thị trường, với điều

−

kiện hợp đồng đã ký kết,...;
Kiểm tra tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng và giá trị ghi trong chứng từ

−

và các yếu tố khác của chứng từ.
Sau khi kiểm tra chứng từ kế toán đảm bảo các yêu cầu nói trên mới dùng
chứng từ để ghi sổ kế toán như: Lập bảng tổng hợp chứng từ gốc cùng loại,
lập bảng tính toán phân bổ chi phí (nếu cần), lập định khoản kế toán,...
Luân chuyển chứng từ kế toán: Chứng từ kế toán phản ánh nghiệp vụ
kinh tế tài chính từ khi phát sinh đến khi ghi sổ kế toán và bảo quản, lưu trữ
có liên quan đến nhiều người ở các bộ phận chức năng trong doanh nghiệp và
liên quan đến nhiều bộ phận kế toán khác nhau trong phòng kế toán, vì vậy kế
toán trưởng cần phải xây dựng các quy trình luân chuyển chứng từ cho từng


22
loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh để đảm bảo cho các bộ phận quản lý,
các bộ phận kế toán có liên quan có thể thực hiện việc ghi chép hạch toán
được kịp thời, đảm bảo cung cấp thông tin kịp thời phục vụ lãnh đạo và quản
lý hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh ở doanh nghiệp.
Tài khoản và sổ kế toán kế toán
Doanh nghiệp phải tuân thủ các quy định về hệ thống tài khoản kế toán,
kể cả mã số và tên gọi, nội dung, kết cấu và phương pháp kế toán của từng tài
khoản kế toán.
Dựa vào hệ thống tài khoản kế toán do Bộ tài chính ban hành, doanh
nghiệp căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ và tính chất hoạt động của doanh
nghiệp minh cũng như đặc điệm sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý để
nghiên cứu, lựa chọn các tài khoản kế toán phù hợp, cần thiết để hình thành

một hệ thống tài khoản kế toán cho đơn vị mình.
Theo chế độ hiện hành, hiện có 2 hệ thống tài khoản để doanh nghiệp
có thể lựa chọn là hệ thống tài khoản ban hành kèm theo Thông tư số
200/2014/TT-BTC ban hành ngày 22 tháng 12 năm 2014 và hệ thống tài
khoản ban hành kèm theo Thông tư số 133/2016/TT-BTC có hiệu lực từ ngày
01/01/2017, về chế độ kế toán doanh nghiệp vừa và nhỏ.
Để đáp ứng nhu cầu quản lý của đơn vị, doanh nghiệp được phép cụ thể
hoá, bổ sung thêm tài khoản cấp 3, 4 ... nhung phải phù hợp với nội dung, kết
cấu và phương pháp hạch toán của tài khoản cấp trên tương ứng. Doanh
nghiệp được đề nghị bổ sung tài khoản cấp I, hoặc cấp II đối với các tài khoản
trong hệ thống kế toán doanh nghiệp chưa có để phản ánh nội dung kinh tế
riêng có phát sinh của doanh nghiệp, phù hợp với quy định thống nhất của nhà
nước và các văn bản hướng dẫn thực hiện của các cơ quan quản lý cấp trên
của doanh nghiệp, đáp ứng yêu cầu xử lý thông tin trên máy vi tính và thoả
măn nhu cầu thông tin cho các đối tượng sử dụng.


23
Hình thức kế toán là hệ thống tổ chức sổ kế toán bao gồm số lượng sổ,
kết cấu các loại sổ, mẫu sổ và mối quan hệ giữa các loại sổ với trình tự và
phương pháp ghi sổ nhất định để ghi chép, tổng hợp, hệ thống hóa số liệu từ
chứng từ gốc vào các sổ kế toán và lập báo cáo tài chính.
Kế toán trưởng căn cứ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh, căn cứ quy
mô và yêu cầu quản lý của doanh nghiệp, căn cứ vào trình độ cán bộ kế toán
và phương tiện tính toán để lựa chọn hình kế toán thích hợp áp dụng cho đơn vị.
Theo chế độ kế toán hiện hành, Doanh nghiệp được áp dụng một trong
5 hình thức kế toán sau:
(1)

Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái;

24

Chứng từ kế toán

Sổ quỹ

Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại

NHẬT KÝ – SỔ CÁI

Sæ, thÎ kÕ to¸n chi tiÕt
Sổ, thẻ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sơ đồ 1.1: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký – sổ cái
a. Đặc điểm
Đây là hình thức kế toán đơn giản bởi đặc trưng về số lượng, kết cấu các
loại sổ cũng như về trình tự hạch toán.
- Trong hình thức này, các nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh được kết
hợp ghi chép theo trình tự thời gian và theo nội dung kinh tế (theo tài khoản
kế toán) trên cùng một quyển sổ kế toán tổng hợp duy nhất là sổ Nhật ký - Sổ
Cái. Căn cứ để ghi vào sổ Nhật ký - Sổ Cái là các chứng từ kế toán hoặc Bảng
tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại.
- Tách rời việc ghi chép kế toán ở tài khoản cấp 1 với việc ghi chép kế
toán ở các tài khoản chi tiết và ghi ở 2 loại sổ kế toán khác nhau là sổ kế toán

tổng hợp và sổ kế toán chi tiết.


25
Không cần lập bảng đối chiếu số phát sinh của các tài khoản cấp 1 vì có
thể kiểm tra được trính chính xác của việc ghi chép ở các tài khoản kế toán
cấp 1 ngay ở dòng tổng cộng số phát sinh trong sổ nhật ký sổ cái
b. Hệ thống sổ kế toán
Hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái gồm có các loại sổ kế toán sau:
- Sổ kế toán tổng hợp : Nhật ký - Sổ Cái;
- Sổ kế toán chi tiết : Thẻ kế toán chi tiết, sổ chi tiết vật tư, sổ chi tiết
phải thu của khách hàng, phải trả người bán ….
c. Ưu nhược điểm:
- Ưu điểm: Đơn giản, dễ kiểm tra đối chiếu, phù hợp với đơn vị có quy
mô nhỏ có ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh, nội dung đơn giản, sử dụng ít tài
khoản, số người làm kế toán ít.
- Nhược điểm: Không áp dụng tại các đơn vị có quy mô lớn và vừa, có
nhiều nghiệp vụ phát sinh, nội dung phức tạp, sử dụng nhiều tài khoản.., kết
cấu số không thuận tiện cho nhiều người ghi sổ cùng lúc nên việc báo cáo
thường chậm trễ.
c. Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ Cái
(1) Hàng ngày, kế toán căn cứ vào các chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng
hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra và được dùng làm căn cứ ghi
sổ, trước hết xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để ghi vào Sổ Nhật
ký – Sổ Cái. Số liệu của mỗi chứng từ (hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán
cùng loại) được ghi trên một dòng ở cả 2 phần Nhật ký và phần Sổ Cái. Bảng
tổng hợp chứng từ kế toán được lập cho những chứng từ cùng loại (Phiếu thu,
phiếu chi, phiếu xuất, phiếu nhập,…) phát sinh nhiều lần trong một ngày hoặc
định kỳ 1 đến 3 ngày.