Tiểu luận lớp chuyên viên: Xử lý tình huống sai sót trong công tác lưu trữ hồ sơ

Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (92.31 KB, 15 trang )

Tiểu luận cuối khoa

MỞ ĐẦU
Ngay từ những ngày đầu giành độc lập, Hồ Chí Minh-Chủ tịch Chính phủ
lâm thời nước Việt Nam Dân Chủ cộng hoà đã khẳng định “Tài liệu lưu trữ co
giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia” và đánh giá "tài liệu lưu trữ
là tài sản qúy báu, co tác dụng rất lớn trong việc nghiên cứu tình hình, tổng kết
kinh nghiệm, định hướng chương trình kế hoạch công tác và phương châm chính
sách về mọi mặt chính trị, kinh tế, văn hoa, cũng như khoa học kỹ thuật. Do đo,
việc lưu trữ công văn, tài liệu là một công tác hết sức quan trọng".
Tuy mỗi cơ quan, tổ chức co chức năng, nhiệm vụ riêng nhưng đều co
một đặc điểm chung là trong quá trình hoạt động đều sản sinh những giấy tờ liên
quan và những văn bản, tài liệu co giá trị đều được lưu giữ lại để tra cứu, sử
dụng khi cần thiết. Bởi đây là những bản gốc, bản chính, là căn cứ xác nhận sự
việc đã xảy ra và co giá trị pháp lý rất cao. Việc soạn thảo, ban hành văn bản đã
quan trọng, việc lưu trữ, bảo quản an toàn và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ
còn quan trọng hơn nhiều. Do đo, khi các cơ quan, tổ chức được thành lập, công
tác văn thư, lưu trữ sẽ tất yếu được hình thành vì đo là "huyết mạch" trọng hoạt
động của mỗi cơ quan, tổ chức và quá trình hoạt động cá nhân.
Do vậy, việc lập hồ sơ và bảo quản tài liệu co giá trị hình thành trong hoạt
động của các cơ quan vừa để đáp ứng nhu cầu công tác của cơ quan, vừa bảo tồn
sử liệu Quốc gia, phục vụ sự nghiệp xây dựng và bảo vệ đất nước noi chung,
nghiên cứu khoa học lịch sử noi riêng.
Mặc dù công tác văn thư, lưu trữ đã co từ rất lâu, tồn tại song song với
chiều dài lịch sử của dân tộc, chiều dài lịch sử hình thành của các cơ quan, tổ
chức và trách nhiệm thực hiện thuộc về tất cả các cá nhân trong một cơ quan, tổ
chức. Nhưng hiện nay, trong suy nghĩ của không ít người, công tác này hình như
mới co từ một vài năm trở lại đây và đo chỉ là công việc sự vụ, giấy tờ đơn thuần
của những người làm văn thư, lưu trữ nên chưa co những quan tâm, chú trọng,

Lớp Chuyên viên K47

1

Tiểu luận cuối khoa

đầu tư xứng đáng. Đây là suy nghĩ, là quan niệm chưa đúng khi đánh giá về
công tác văn thư, lưu trữ, cần thiết phải nhìn nhận lại.
Như vậy, việc thực hiện tốt công tác lưu trữ sẽ gop phần tích cực và thiết
thực vào việc cải tiến lề lối làm việc trong cơ quan, tổ chức, co ý nghĩa vô cùng
quan trọng nhằm đáp ứng yêu cầu bức thiết hiện nay. Qua thời gian được học tập
và nghiên cứu tại trường và sự cần thiết thực hiện tốt công tác lưu trữ tại cơ
quan nên bản thân mạnh dạn chọn đề tài “ Xử lý tình huống sai sót trong công
tác lưu trữ hồ sơ” để làm tiểu luận cuối khoá học.
Do điều kiện thời gian nghiên cứu đề tài còn ít, khả năng nhận thức của
bản thân còn nhiều hạn chế, do đo việc xử lý và giải quyết vần đề đặt ra không
thể tránh khỏi những thiếu sot nhất định, rất mong được sự thông cảm và giúp
đỡ của quý thầy cô.
Xin chân thành cảm ơn!

Lớp Chuyên viên K47

2

Tiểu luận cuối khoa

I. MÔ TẢ TÌNH HUỐNG
Ban Tổ chức Thị uỷ Tân Châu là cơ quan tham mưu cho Ban Thường vụ
Thị uỷ trên các lĩnh vực: Công tác cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ, phát triển

đảng viên, chính sách, tiền lương, tổ chức cơ sở đảng, khen thưởng … ngoài ra
còn là nơi lưu trữ các văn bản, tài liệu của Đảng, nhà nước và cơ quan và hồ sơ
cá nhân đảng viên trong toàn đảng bộ.
Quản lý hoạt động của đảng viên (tư tưởng, chấp hành Điều lệ Đảng và
nhiệm vụ được giao, quan hệ xã hội) thông qua hoạt động thực tiễn và hồ sơ, lý
lịch của họ. Do vậy, mỗi đảng viên phải co lý lịch, sơ yếu lý lịch và những văn
bản co liên quan đến hoạt động, đến đảng tịch của mình. Tổ chức đảng phải
quản lý chặt chẽ, khai thác và sử dụng co hiệu quả hồ sơ đảng viên trong việc
bồi dưỡng, giáo dục đảng viên. Quản lý hồ sơ, lý lịch đảng viên là một khâu
quan trọng trong công tác quản lý đảng viên, giúp cho tổ chức đảng hiểu được
đầy đủ, kịp thời, chính xác về từng đảng viên và cả đội ngũ đảng viên, của từng
đảng bộ cũng như của toàn Đảng. Do điều kiện và hoàn cảnh lịch sử các tài liệu
trong hồ sơ đảng viên ở từng thời kỳ co khác nhau, nên hồ sơ đảng viên còn
được bổ sung hoàn chỉnh theo từng giai đoạn.
Hồ sơ đảng viên gồm những tài liệu quan trọng co liên quan đến sinh
mệnh chính trị của đảng viên, là tài liệu mật của Đảng, phải co quy chế quản lý
chặt chẽ, theo đúng quy định về sử dụng, bảo quản tài liệu mật, không được để
nhầm lẫn, mất mát hư hỏng. Lập hồ sơ tốt sẽ giữ gìn được bí mật của Đảng và
Nhà nước và cơ quan, hạn chế được các văn bản, giấy tờ vô dụng hoặc bỏ sot
những tài liệu quý hiếm.
Tuy nhiên, thời gian quan xảy ra một vụ việc liên quan đến công tác lưu
trữ tại cơ quan vào năm 2013 như sau:
Vào tháng 07 năm 2013, đồng chí Trần Văn Tùng sinh năm 1953 - nguyên
là pho bí thư xã Tân Thạnh (hiện nay là đảng viên hưu trí thuộc đảng xã Tân
Thạnh) đến Ban Tổ chức Thị uỷ xin sao y lý lịch xác nhận quá trình công tác
Lớp Chuyên viên K47

3

Tiểu luận cuối khoa

làm chế độ nghỉ hưu, do Bảo hiểm xã hội yêu cầu để hoàn chỉnh hồ sơ nghỉ hưu
của ông để tính chi trả theo chế độ bảo hiểm. Cụ thể, ông tham gia cách mạng
năm 1967 và liên tục công tác qua nhiều cơ quan, đơn vị khác nhau. Đến năm
2013 ông đủ tuổi hưu 60 tuổi theo quy định của luật. Lý do được ông trình bày
như sau: trong quá trình lưu giữ cá nhân ông đã làm thất lạc toàn bộ các quyết
định công tác và các quyết định lương trước năm 1972 (tức là từ năm 19671975), lúc chuyển về nhà mới.
Qua trình bày của ông Trần Văn Tùng, cơ quan tiến hành tra cứu hồ sơ cá
nhân đảng viên của ông đang quản lý tại Ban Tổ chức thì phát hiện trong hồ sơ
không co lý lịch đảng viên và các quyết định luân chuyển, điều động đã bị thất
lạc mà chỉ còn lại các giấy chuyển sinh hoạt đảng qua các đơn vị củ.
Vấn đề đặt ra là nếu không tìm thấy thì, một là ông phải về đơn vị củ tận
Cà Mau để tìm lại các quyết định trước năm 1975 do thời gian từ năm 19671975 ông tham gia cách mạng ở Tỉnh Cà Mau; hai là chế độ lương hưu của ông
sẽ không được tính khoản thời gian công tác từ năm 1967- 1972.
Đây là một trong những trường hợp điển hình cho thấy tầm quan trọng và
sự cần thiết về công tác lưu trữ, nếu như công tác lưu trữ được quan tâm, thực
hiện một cách khoa học thì việc tra cứu sẽ được nhanh chong, chính xác và kịp
thời phục vụ tốt hơn cho lãnh đạo, cơ quan và lợi ích của đảng viên. Không
những thế mà còn co ý nghĩa rất quan trọng trong toàn bộ hệ thống các cơ quan
nhà nước cũng như các cơ quan Đảng, tổ chức và các đoàn thể và trong toàn xã
hội.
II. MỤC TIÊU XỬ LÝ TÌNH HUỐNG
Với tình huống trên, mục tiêu đặt ra cần co sự nhận thức đầy đủ về vai trò,
ý nghĩa và tầm quan trọng của công tác lưu trữ hiện nay, không những quan tâm
lưu trữ thuộc nhà nước, mà tài liệu của các cơ quan đảng, các tài liệu cá nhân
nhất là hồ sơ đảng viên ngày càng quan trọng hơn, liên quan đến sinh mệnh
chính trị của cá nhân đảng viên, quyền và lợi ích chính đáng của đảng viên. Bên
Lớp Chuyên viên K47

4

Tiểu luận cuối khoa

cạnh đo, đối với cán bộ làm công tác lưu trữ tại cơ quan ngoài những tiêu chuẩn
theo quy định, trình độ chuyên môn nghiệp vụ, cần co sự tâm huyết với nghề. Vì
vậy, với tình huống đặt ra chúng ta cần tìm hướng giải quyết để đạt đến mục tiêu
sau:
Thứ nhất: Phải nhanh chong tìm được hồ sơ cho ông Trần Văn Tùng và
tìm ra nguyên nhân làm mất lay thất lạc hồ sơ của ông.
Thứ hai: Cần co sự quan tâm chỉ đạo của cấp lãnh đạo đồng thời nâng cao
nhận thức của cán bộ, chuyên viên noi chung và cán bộ phụ trách công tác lưu
trữ về tầm quan trọng của công tác quản lý lưu trữ trong quá trình thực hiện
nhiệm vụ chính trị tại đơn vị.
Thứ ba: Nâng cao chất lượng đào tạo đội ngũ cán bộ, công chức làm công
tác lưu trữ đảm bảo co chuyên môn lưu trữ theo quy định. Co đầy đủ năng lực,
phẩm chất và sự tâm huyết với công việc để đảm đương nhiệm vụ.
Thứ tư: Tăng cường đầu tư cơ sở vật chất, cũng như áp dụng các phương
tiện hiện đại, mua sắm trang thiết bị đáp ứng nhu cầu cơ bản của công tác lưu
trữ. Như co phòng lưu trữ riêng, tủ, túi đựng, bìa… để bảo quản hồ sơ và tài liệu
lưu trữ được an toàn tránh được làm thất lạc hay hư hỏng hồ sơ.
III. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN VÀ HẬU QUẢ
1. Nguyên nhân
Trình độ về chuyên môn chưa đảm bảo, do chưa qua đào tạo, bồi dưỡng
về chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ, chủ yếu làm công tác kiêm nhiệm. Do đo, các
công việc về nghiệp vụ xử lý rất hạn chế. Chưa đánh giá đúng mức độ và tầm
quan trọng của công tác lưu trữ nên một số tài liệu vẫn chưa được đưa vào lưu
trữ đúng quy định.
Lãnh đạo chưa thực sự đánh giá hết được tầm quan trọng của công tác văn

thư, lưu trữ nên chưa dành sự quan tâm và đầu tư đúng như yêu cầu của công
việc này. Bên cạnh đo, công tác quản lý còn lỏng lẻo, thiếu sự kiểm tra giám sát.
Lớp Chuyên viên K47

5

Tiểu luận cuối khoa

Chưa co phòng lưu trữ theo quy định, hiện nay phòng làm việc cũng là
phòng lưu trữ hồ sơ, tài liệu, gây độc hại cho môi trường làm việc của các bộ,
công chức trong đơn vị.
Thiếu kinh phí cho việc nâng cao cơ sở vật chất để bảo quản an toàn hồ
sơ, tài liệu.
Công tác kiểm tra, giám sát của cơ quan chuyên môn chưa thật sự thường
xuyên, chưa co tính nghiêm minh nên việc quản lý co đôi lúc còn xem nhẹ.
Do yêu cầu công tác nên cán bộ lưu trữ không ổn định thường xuyên thay
đổi.
Đối với không ít người, công việc được giao đã giải quyết xong là hết
trách nhiệm mà chưa ý thức được rằng phải lập hồ sơ, quản lý đối với những văn
bản, tài liệu được hình thành và cũng không nghĩ rằng những tài liệu hôm nay sẽ
co giá trị cho mai sau nên chưa co ý thức trân trọng, bảo vệ những tài liệu đo.
2. Hậu quả:
Công tác lưu trữ luôn co vai trò đặc biệt quan trọng trong mỗi cơ quan, tổ
chức. Tuỳ chức năng, nhiệm vụ riêng, nhưng đối với các cơ quan Đảng lại càng
quan trọng hơn, nếu không co ý thức giữ gìn, bảo quản tốt tài liệu lưu trữ qua
các thời kỳ của các thế hệ đi trước, thì những thế hệ sau mới hiểu hết được lịch
sử của hào hùng của dân tộc, những kho khăn, hy sinh, mất mát mà dân ta đã trải
qua.
Những tài liệu quí, tài liệu co giá trị lịch sử bị hư hại do không bảo quản

tốt và co thể tiêu huỷ một số lượng do tài liệu tích đống quá nhiều mà không co
kho để lưu trữ.
Không làm tốt công tác và thực hiện đúng quy trình lưu trữ, để xảy ra ẩm
mốc gây hư hỏng hồ sơ, tài liệu quan trọng co độ chính xác cao và co giá trị đặc
biệt chứa đựng những tiềm năng về thông tin quá khứ, các nhân vật lịch sử, tiêu
biểu của Đảng tại địa phương.
Lớp Chuyên viên K47

6

Tiểu luận cuối khoa

Do không làm tốt công tác lưu trữ như trường hợp trên đã gây ra một số
hậu quả sau:
- Về kinh tế:
Nếu như không tìm được thì ông Trần Văn Tùng phải mất một khoản chi
phí để về đơn vị củ tìm lại các quyết định trước năm 1975 hoặc là ông sẽ không
được tính tiền nghỉ hưu từ năm 1967-1972, vì vậy lợi ích chính đáng của ông sẽ
bị ảnh hưởng.
- Về chính trị:
Tài liệu, hồ sơ lưu trữ không được bảo quản, lưu trữ tốt thì không thể bảo
vệ pháp luật, thể chế của nền hành chính nhà nước, của đảng và quyền lợi chính
đáng của đảng viên. Bên cạnh đo, còn tạo cơ sở cho kẻ cơ hội lợi dụng để xuyên
tạc, đã kích phá hoại Đảng và nhà nước ta.
Thực hiện không tốt sẽ gây mất lòng tin và ảnh hưởng uy tín đơn vị đối
với cấp trên và đảng viên trong toàn đảng bộ.
- Về xã hội:
Tạo tiền lệ và dư luận không tốt, gây lo lắng và sự không yên tâm của
đảng viên. Việc lưu trữ không tốt, xắp xếp không khoa học thì sẽ gây trở ngại

cho việc quản lý, việc tìm kiếm và gây phền hà, đặt biệc là những đảng viên cao
niên tuổi đảng đến để liên hệ làm các chế độ chính sách khác.
IV. PHƯƠNG ÁN GIẢI QUYẾT
1. Các phương án giải quyết
Trước tình hình đo, lãnh đạo cơ quan cho tiến hành tìm trên 40 hồ sơ đảng
viên cùng tên mới phát hiện hồ sơ của ông nằm trong hồ sơ ông Trần Thang
Tùng. Nguyên do, trước đây cơ quan sử dụng hồ sơ đảng viên của ông phục vụ
công tác thẩm định tiêu chuẩn chính trị để tiến hành đề bạt, bổ nhiệm vào chức

Lớp Chuyên viên K47

7

Tiểu luận cuối khoa

danh lãnh đạo tại địa phương, khi đưa vào lưu trữ, cán bộ làm công tác lưu trữ
trước đây bất cẩn để nhằm hồ sơ của ông vào một hồ sơ co cùng tên Tùng.
Để khắc phục những hạn chế trên, cần tăng cường công tác lưu trữ nhằn
gop phần giải quyết công việc cơ quan được nhanh chong, chính xác, chất
lượng, đúng chế độ đảm bảo quyền và lợi ích của đảng viên nhưng phải giữ
được bí mật của Đảng và nhà nước từ đo hạn chế được việc lợi dụng văn bản
của Đảng và nhà nước để làm những việc trái pháp luật, vi phạm nguyên tắc của
Đảng. Trước tình hình trên, chúng ta cần các phương án để đảm bảo thời gian tới
không để xảy ra các trường hợp tương tự nêu trên:
* Phương án 1
Tiến hành kiểm tra và rà soát lại tất các hồ sơ đang quản lý để sau này
không co trường hợp xảy ra như trên. Đồng thời tiến hành phân loại và giải
quyết những tài liệu chưa được đưa vào lưu trữ, hướng dẫn một cách nghiêm túc
xác định giá trị, lựa chọn và bảo quản an toàn đối với những tài liệu quan trọng.

Ưu điểm:
Sẽ giải quyết được tình trạng hồ sơ còn lẫn lộn và qua đo sẽ kiểm tra được
những hồ sơ hư hỏng và chưa được điều chỉnh bổ sung kịp thời.
Giải quyết cơ bản tình trạng chưa được tổ chức sắp xếp, phân loại khoa
học, bắt buột công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào hồ sơ cơ quan hàng
năm. Ngoài ra giúp cho mỗi cán bộ, công chức trong cơ quan giải quyết, xử lý
công việc nhanh chong, nâng cao hiệu quả công việc. Vì vậy, tài liệu và hồ sơ
được lưu giữ bảo quản được an toàn, tập trung, không làm mất hoặc hư hỏng tài
liệu hồ sơ quan trọng, dễ nghiên cứu và khai thác khi cần.
Khuyết điểm: Sẽ cần khoản thời gian khá dài cho việc sắp xếp, chỉnh lý,
bổ sung; Đồng thời, phải phân công một vài cán bộ để phụ trách tiếp thì sẽ gây
ảnh hưởng chậm trễ công tác chuyên môn của từng cán bộ, chuyên viên trong
đơn vị.
Lớp Chuyên viên K47

8

Tiểu luận cuối khoa

* Phương án 2
Đào tạo, bồi dưỡng cán bộ phụ trách công tác lưu trữ tại cơ quan; Hoặc co
kế hoạch khi tuyển dụng vào vị trí lưu trữ thì ngoài những tiêu chuẩn theo quy
định thì cần phải co chuyên môn thuộc ngành lưu trữ.
Ưu điểm:
Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ hiểu sâu hơn công việc mà
mình phụ trách. Biết sử dụng những kiến thức thực hiện đúng quy trình làm việc
sẽ thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả sẽ cao hơn.
Bảo đảm việc giữ bí mật của Đảng và nhà nước, ngăn chặn việc lạm dụng,
cung cấp thông tin bừa bãi làm lọt, lộ bí mật ảnh hưởng đến quá trình lãnh đạo

và điều hành.
Giảm bớt được thời gian tìm tòi và tra cứu không cần thiết, qua đo gop
phần tiết kiệm được thời gian, công sức mà hiệu quả công việc đạt cao hơn.
Tham gia tổ chức thực hiện các công tác lưu trữ như: Xác định giá trị tài
liệu, chỉnh lý, thu thập tài liệu, thống kê, tổ chức khai thác và sử dụng các loại
tài liệu co hiệu quả theo quy định của Đảng, nhà nước và cấp trên co thẩm
quyền.
Thực hiện tốt thông tin báo cáo thống kê công tác lưu trữ đúng quy định,
kịp thời kiểm định và bảo dưỡng các tài liệu và hồ sơ khi cần thiết.
Khuyết điểm:
Mất khoản thời gian dài để đưa các bộ đi học đôi khi ảnh hưởng đến công
việc tại cơ quan và chi phí phải đào tạo từ đầu.
* Phương án 3
Tiến hành kiểm tra rà soát tất cả các hồ sơ đang quản lý; tăng cường các
trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như: Phòng hồ sơ riêng biệt, thiết bị
chống ẩm, mốc, tủ đựng hồ sơ, sổ sách…
Lớp Chuyên viên K47

9

Tiểu luận cuối khoa

Ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác lưu trữ song song với tài liệu
lưu trữ giấy là tài liệu điện tử đều được quản lý thống nhất bởi bộ phận lưu trữ.
Cử cán bộ tập huấn bồi dưỡng nghiệp vụ Văn thư lưu trữ cho cán bộ phụ
trách với các lớp Văn thư lưu trữ đảm bảo thời gian đáp ứng yêu cầu công việc.
Ưu điểm:
Giúp cho lãnh đạo co thể tự tìm kiếm những thông tin về đảng viên thông
qua ứng dụng công nghệ thông tin trong hệ thống quản lý hồ sơ qua mạng nội bộ

dành riêng cho khối Đảng, giúp cho công việc tra cứu, tìm kiến được dễ dàng và
thuận lợi, không bị gián đoạn gây ảnh hưởng đến công việc.
Giảm bớt được thời gian tìm tòi và tra cứu không cần thiết, qua đo gop
phần tiết kiệm được thời gian, công sức mà hiệu quả công việc đạt cao hơn.
Qua công tác đào tạo, cán bộ phụ trách sẽ hiểu sâu hơn công việc mà
mình phụ trách. Biết sử dụng những kiến thức thực hiện đúng quy trình làm việc
sẽ thuận lợi, dễ dàng và hiệu quả sẽ cao hơn.
Khuyết điểm:
Do yêu cầu công việc của cơ quan nên cán bộ phụ trách thường xuyên
thay đổi, luân chuyển công tác và chủ yếu thực hiện kiêm nhiệm nhiều công việc
nên chưa đảm bảo khai thác co hiệu quả.
Tuy thực hiện khá lâu nhưng hiệu quả mang lại chưa cao do chương trình
quản lý thường xảy ra trục trặc, việc đồng bộ dữ liệu thường xảy ra lỗi.
Phải thường xuyên nâng cấp trương trình, cải tạo đường truyền tốn kinh
phí tương đối lớn.
2. Chọn phương án tối ưu:
Sau khi phân tích các phương án trên tất cả các phương án điều co những
ưu điểm và nhược điểm, tuy nhiên từ tình hình thực tế tại đơn vị tôi nhận thấy
thực hiện phương án 3 là tối ưu nhất.
Lớp Chuyên viên K47

10

Tiểu luận cuối khoa

Lý do: Nếu cán bộ được đào tạo bài bản, vận dụng kiến thức đã học đưa
lưu trữ đi vào nề nếp và khắc phục những tồn tại, hạn chế nêu trên. Giúp cho cơ
quan trong việc tra cứu được nhanh chong, kịp thời, hạn chế việc làm mất thời
gian, gây phiền hà cho cám bộ, đảng viên đến liên hệ công tác; Đồng thời đảm

bảo việc lưu trữ truyền thống đúng quy định và co giá trị pháp lý. Ứng dụng
công nghệ thông tin sẽ giúp cho việc tra cứu, tìm kiếm được dễ dàng thuận lợi.
Và nếu một cán bộ phụ trách co chuyên môn, tâm huyết và trách nhiệm thì
trường hợp như trên sẽ được khắc phục tốt hơn.
V. TỔ CHỨC THỰC HIỆN
Để thực hiện tốt công tác lưu trữ tại đơn vị trong thời gian tới cần thực
hiện cụ thể như sau:
Việc phân loại, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản an toàn và
phục vụ sử dụng hồ sơ, tài liệu triển khai thực hiện còn rất hạn chế. Vì vậy,
muốn quản lý được chặt chẽ, co hiệu quả không xảy ra sai xot, lẫn lộn, hay hư
hỏng làm ẩm mốc thì trước hết cần phải kiểm tra, sắp xếp khoa học đồng thời
quản lý, sử dụng, khai thác hồ sơ, lý lịch đảng viên theo chế độ bảo quản tài liệu
mật của Đảng, vì no quan hệ đến sinh mệnh chính trị của từng đảng viên, cán
bộ.
Đối với thủ trưởng cơ quan cần lập kế hoạch chỉnh lý hoàn chỉnh xắp xếp
các loại tài liệu liên quan đưa vào lưu trữ theo quy định.
Đối với cán bộ phụ trách báo cáo lại tổng hợp những hồ sơ cần chỉnh lý
bổ sung và đưa vào lưu trữ.
1. Thời gian thực hiện phương án
Nhằm chuẩn hoá đội ngũ cán bộ làm công tác lưu trữ tại đơn vị và sắp xếp
tài liệu lưu trữ đảm bảo đúng quy định. Đưa ứng dụng công nghệ thông tin đạt
chất lượng và hiệu quả khai thác dữ liệu đi vào nề nếp thì cần thời gian thực
hiện là 02 năm từ 2015-2017.
Lớp Chuyên viên K47

11

Tiểu luận cuối khoa

Xây dựng, sưu tầm, bổ sung lý lịch đảng viên trong đảng bộ, làm cho hồ
sơ phản ánh kịp thời, sinh động, chính xác lai lịch và sự phát triển, trưởng thành
của đảng viên; giúp cơ quan tổ chức hướng dẫn đảng viên viết lý lịch, sơ yếu lý
lịch và viết bổ sung lý lịch hàng năm được thuận tiện dễ dàng. Hủy bỏ những tài
liệu không còn co tác dụng thiết thực trong hồ sơ đảng viên (phải được cấp uỷ
đảng cho phép).
2. Biện pháp thực hiện
Trước hết, cán bộ làm công tác lưu trữ cần nắm các quy định về công tác
lưu trữ như: Thông tư số 09/2011/TT-BNV, Luật lưu trữ 2013, Hướng dẫn số 12HD/BTCTW ngày 17-05-2012 một số vấn đề cụ thể về nghiệp vụ công tác đảng
viên….
Cán bộ chuyên trách công tác này cần được các đơn vị lựa chọn cẩn thận
và quản lý chặt chẽ, gồm những đồng chí trung thực, co trách nhiệm cao co ý
thức tổ chức kỷ luật, được bồi dưỡng kỹ về nghiệp vụ. Co tinh thần làm việc cẩn
thận, khoa học ngăn nắp.
Nâng cao trình độ cán bộ làm công tác văn thư lưu trữ như tăng cường
công tác đào tạo, bồi dưỡng trước mắt và lâu dài; đào tạo co trọng tâm cần xác
định đúng nội dung ưu tiên đào tạo, bồi dưỡng. Mỗi cán bộ ngoài trình độ
chuyên môn nghiệp vụ cần phải co thêm về vi tính để đáp ứng tốt yêu cầu của
công việc.
Kịp thời tăng cường các trang thiết bị phục vụ công tác lưu trữ như:
Phòng hồ sơ riêng biệt, thiết bị chống ẩm, mốc, tủ đựng hồ sơ, sổ sách…
Phân công cán bộ đảm bảo đúng tiêu chuẩn chuyên môn nghiệp vụ, co kế
hoạch cụ thể để đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ đáp ứng theo yêu cầu nhiệm vụ
được giao.
Kịp thời hỗ trợ và hướng dẫn giải quyết những kho khăn vướn mắc trong
quá trình thực hiện công tác lưu trữ.
Lớp Chuyên viên K47

12

Tiểu luận cuối khoa

Duy trì khai thác co hiệu quả và phát triển các ứng dụng công nghệ thông
tin về quản lý cơ sở dữ liệu đảng viên tại đơn vị. Dự trù kinh phí cho việc nâng
cấp cơ sở hạ tầng kỹ thuật như máy vi tính, đường truyền mạng, máy scan…để
đảm bảo dữ liệu luôn được thông suốt.
Ngoài một số biện pháp cụ thể nêu trên thì cần co sự kiểm tra thường
xuyên đảm bảo tài liệu, hồ sơ lưu trữ co đúng quy định, kịp thời bổ sung chỉnh
lý, qua đo rút ra những kinh nghiệm hạn chế khắc phục kịp thời.
Cán bộ tổ chức được cấp ủy giao trách nhiệm quản lý, sử dụng các loại sổ
sách về quản lý đảng viên phải thường xuyên nắm chắc lượng hồ sơ đảng viên,
theo dõi chặt chẽ việc giao, nhận, mượn đọc hồ sơ đảng viên.
Định kỳ đối chiếu danh sách đảng viên với số lượng hồ sơ đảng viên; kịp
thời phát hiện những tài liệu trong hồ sơ đảng viên bị hư hỏng để xử lý ngay.
Khi thay đổi cán bộ quản lý phải co biên bản giao, nhận chặt chẽ đúng nguyên
tắc.
Bàn giao, tiếp nhận hồ sơ, lý lịch đảng viên kịp thời, đúng quy định,
nghiêm chỉnh chấp hành nội quy cho mượn, đọc hồ sơ đảng viên, không được
tuỳ tiện; sử dụng rồi lại phải sắp xếp lại theo quy định.
Cất giữ và bảo quản chu đáo, không được để nhầm lẫn, hư hỏng hoặc để
mất. Kho và phương tiện bảo quản phải chống được mối mọt và ẩm ướt. Thực
hiện đúng chế độ bảo mật, phòng gian, phòng hoả, lũ lụt, phòng mất cắp.
Thực hiện nghiêm túc các quy định của Nhà nước, các văn bản hướng dẫn
nghiệp vụ của Trung ương và các văn bản chỉ đạo tỉnh, huyện, thị về công tác
văn thư, lưu trữ; phát huy trách nhiệm của người đứng đầu cơ quan trong việc
chỉ đạo, điều hành công tác văn thư, lưu trữ; tuyên truyền phổ biến các văn bản
pháp luật về công tác văn thư, lưu trữ cho cán bộ, công chức, viên chức nhằm
nâng cao nhận thức về vị trí, tầm quan trọng của công tác văn thư, lưu trữ.

Lớp Chuyên viên K47

13

Tiểu luận cuối khoa

VI. KIẾN NGHỊ - KẾT LUẬN
1. Kiến nghị
Chấn chỉnh kịp thời công tác lưu trữ, nâng cao quy trình nghiệp vụ về lưu
trữ. Trước hết là các cơ quan cấp huyện cần nhận thức đúng vị trí vai trò và tầm
quang trọng của công tác này, nâng cao và quan tâm về công tác văn thư và lưu
trữ.
Tạo cơ sở vật chất kỹ thuật và nguồn kinh phí thường xuyên nhằm nâng
cao hoạt động công tác lưu trữ.
Tuyên truyền nâng cao nhận thức của các cấp lãnh đạo, cán bộ đối với
hoạt động lưu trữ.
Nghiên cứu khoa học nghiệp vụ, từng bước áp dụng khoa học kỹ thuật
nghiệp vụ đối với các hoạt động lưu trữ và phát triển công tác lưu trữ đối với các
cơ quan.
Xây dựng hệ thống thông tin điện tử từ tỉnh, huyện thực hiện đồng bộ,
thống nhất và thông suốt tạo điều kiện cho việc tra cứu nhanh chong, chính xác,
hiệu quả.
Co chính sách ưu đãi đối với cán bộ làm công tác lưu trữ tại Ban Tổ chức
các huyện, thị, thành. Co chính sách để thu hút người vào làm công tác lưu trữ
nhằm phần nào bù đắp cho bệnh nghề nghiệp.
Định kỳ đề nghị Tỉnh, huyện, thị tạo điều kiện cho cán bộ công tác lưu trữ
tại cấp tỉnh và cấp huyện, thị giao lưu họp mặt tạo mối quan hệ thân mật, trao
đổi học hỏi các kinh nghiệm thực tế, hỗ trợ cho nhau nhằn thực hiện tốt hơn
công tác này ở địa phương mình.

Cần giữ ổ định vị trí cán bộ làm công tác lưu trữ tại các đơn vị huyện, thị,
thành nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động trước mắt và lâu dài.

Lớp Chuyên viên K47

14

Tiểu luận cuối khoa

Nghiên cứu đề xuất các chế độ phụ cấp độc hại đối với các bộ làm công
tác lưu trữ cho phù hợp với tình hình thực tế hiện nay.
Bố trí phòng kho lưu trữ co đủ điều kiện các trang thiết bị, vật dụng để
bảo quản tài liệu an toàn và dễ dàng tra cứu sử dụng; hàng năm dành một khoản
kinh phí phù hợp đầu tư cho công tác chỉnh lý, sắp xếp tài liệu; giải quyết đầy đủ
chế độ về phụ cấp trách nhiệm, độc hại, chính sách cho cán bộ lưu trữ chuyên
trách, kiêm nhiệm.
Từng bước áp dụng công nghệ thông tin trong công tác lưu trữ nhằm số
hoá tài liệu lưu trữ và hỗ trợ cho công tác khai thác phục vụ nhu cầu sử dụng tài
liệu lưu trữ của đảng viên và cán bộ công chức, viên chức.
Co kế hoạch tổ chức đào tạo, bồi dưỡng nâng cao trình độ cho cán bộ làm
công tác văn thư, lưu trữ để công tác văn thư, lưu trữ tại các cơ quan, đơn vị
trong toàn tỉnh ngày càng đi đúng hướng phát triển của ngành.
Đối với cục văn thư và lưu trữ
Kiến nghị tăng thời hạn bảo quản hồ sơ đảng viên từ 70 năm lên 100 năm
vì từ thực tế địa phương thì hồ sơ đảng viên là hồ sơ gốc luôn co giá trị qua các
thời kỳ lịch sử.
2. Kết luận
Qua đo để chúng ta thấy rằng lưu trữ là một bộ phận không thể thiếu trong
hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức và đo là công việc của cả tập thể chứ không

riêng một cá nhân nào. Để đưa công tác này đi vào nề nếp và đạt được những
bước tiến dài, rất cần sự thay đổi nhận thức của không ít người, sự chia sẻ kịp
thời của Thủ trưởng các cơ quan, tổ chức, cần lắm sự chung tay, gop sức và sự
đánh giá, ghi nhận khách quan của cả tập thể, để công tác lưu trữ ngày càng co
vị trí xứng đáng và phát huy được tầm quan trọng vốn co: Bảo đảm thông tin,
cung cấp những tài liệu, tư liệu, số liệu đáng tin cậy, phục vụ mục đích chính trị,
kinh tế, văn hoa, xã hội và gop phần quan trọng trong việc hoàn thành các chỉ
tiêu kế hoạch công tác của mỗi cơ quan, tổ chức./.

Lớp Chuyên viên K47

15

Tiểu luận lớp chuyên viên: Xử lý tình huống sai sót trong công tác lưu trữ hồ sơ

Tài liệu liên quan

Tài liệu bạn tìm kiếm đã sẵn sàng tải về