25 xây DỰNG PHẦN mềm kế TOÁN vật tư

BỘ TÀI CHÍNH
HỌC VIỆN TÀI CHÍNH
KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ
------

Sinh viên thực hiện: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG
Lớp: CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP
ĐỀ TÀI:
“XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ
TẠI CÔNG TY TNHH IN VÀ SẢN XUẤT BAO BÌ DECAL T.LAN,
QUẬN HOÀN KIẾM, HÀ NỘI”
Chuyên ngành

:

TIN HỌC TÀI CHÍNH KẾ TOÁN

Mã số

:

41

Giáo viên hướng dẫn

:

TS. VŨ BÁ ANH

HÀ NỘI – 2019


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số
liệu, kết quả nêu trong đồ án tốt nghiệp là trung thực, xuất phát từ tình
hình thực tế của đơn vị thực tập.
Tác giả đồ án

TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

1

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

LỜI CẢM ƠN

Trong suốt quá trình học tập và rèn luyện tại trường Học viện Tài

Chính, ngoài việc nỗ lực, cố gắng của bản thân, em may mắn được các
thầy giáo, cô giáo trong trường, đặc biệt là các thầy các cô trong khoa
Hệ Thống Thông Tin Kinh Tế đã tận tình giảng dạy, trang bị cho chúng
em những kiến thức quý báu, những kinh nghiệm nghề nghiệp bổ ích
làm hành trang vững chắc để bước vào cuộc sống mới sau tốt nghiệp.
Được sự dìu dắt, hướng dẫn của thầy cô trong từng bước đi, em thấy
mình đang dần trưởng thành hơn. Em sẽ luôn ghi nhớ công ơn của các
thầy các cô – những người lái đò tận tình nhất đưa chúng em tới chân
trời tri thức.
Trong quá trình nghiên cứu và hoàn thành đồ án “Xây dựng phần
mềm Kế Toán Vật Tư tại Công Ty TNHH In và Sản xuất Bao bì
Decal T.LAN”, em đã nhận được sự giúp đỡ nhiệt tình của rất nhiều
người. Trước hết, em xin chân thành cảm ơn thầy giáo TS. Vũ Bá Anh
đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt thời gian qua để hoàn
thành đồ án tốt nghiệp trong thời gian thực tập này, nếu không có sự
giúp đỡ nhiệt tình của cô em sẽ không thể hoàn thành được đồ án này.
Em cũng xin gửi lời cảm ơn tới các thầy cô giáo trong toàn Học Viện,
và đặc biệt là các thầy cô giáo trong Khoa Hệ Thống Thông Tin Kinh
Tế đã có những bài giảng bổ ích và sự giảng dạy nhiệt tình trong suốt
thời gian em theo học tại trường để em có thể vận dụng tốt kiền thức
chuyên môn hoàn thành tốt đồ án tốt nghiệp và một con đường nghề
nghiệp vững chắc hơn trong tương lai.
Cuối cùng, em xin được chân thành cảm ơn ban lãnh đạo và các anh chị
trong đơn vị thực tập, đặc biệt là các anh chị thuộc Phòng Tài Chính Kế Toán Công Ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN đã tạo
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

2

LỚP: CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

điều kiện cho em được thực tập và hướng dẫn em trong thời gian thực
tập tại công ty.
Đồ án không tránh khỏi những hạn chế nhất định, em mong muốn tiếp
tục nhận được những ý kiến đóng góp của quý thầy cô và bạn bè.
Em xin chân thành cảm ơn!

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

3

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN...........................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN................................................................................................................ ii
MỤC LỤC.................................................................................................................... iv
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN................................vi
DANH MỤC HÌNH VẼ...............................................................................................vii
PHẦN MỞ ĐẦU............................................................................................................ 1
CHƯƠNG 1 LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN

VẬT TƯ TRONG DOANH NGHIỆP............................................................................5

1.1. Lý luận để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp....................5
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán........................5
1.1.2. Các thành phần của phần mềm kế toán...............................................9
1.1.3. Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh
nghiệp 10
1.1.4. Quy trình xây dựng phần mềm kế toán.............................................12
1.1.5. Các công cụ tin học để xây dựng một phần mềm kế toán trong
DN
23
1.2. Lý luận chung về kế toán vật tư tại doanh nghiệp...................................27
1.2.1. Khái niệm kế toán vật tư...................................................................27
1.2.2. Nhiệm vụ kế toán các loại vật tư.......................................................28
1.2.3. Phân loại và đánh giá vật tư..............................................................29
1.2.3. Nguyên tắc hạch toán chi tiết vật tư..................................................35
1.2.4. Kế toán tổng hợp nhập, xuất vật tư...................................................36
CHƯƠNG 2 THỰC TRẠNG HỆ THỐNG THÔNG TIN KẾ TOÁN VẬT TƯ
TẠI CÔNG TY TNHH IN VÀ SẢN XUẤT BAO BÌ DECAL T.LAN......................49

2.1. Khái quát về Công ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN.........49
2.1.1. Giới thiệu về Công ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal
T.LAN 49
2.1.2. Tổ chức Bộ máy quản lý của công ty................................................50
2.2. Thực trạng tổ chức công tác kế toán vật tư tại công ty............................52
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán của công ty.................................................52
2.2.2. Hình thức tổ chức công tác kế toán...................................................56
2.2.3. Tổ chức quản lí vật tư........................................................................56
2.2.4. Kế toán chi tiết vật tư........................................................................57
2.2.5. Tài khoản sử dụng.............................................................................59

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

4

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

2.2.6. Các chứng từ sử dụng........................................................................59
2.2.7. Các sổ kế toán sử dụng......................................................................60
2.2.8. Các báo cáo kế toán...........................................................................60
2.2.9. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin..........................................60
2.3. Đánh giá tình hình ứng dụng công nghệ thông tin trong kế toán vật
tư tại Công ty TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN...............................60
2.3.1. Về tổ chức bộ máy kế toán, cơ sở vật chất, con người......................61
2.3.2. Hình thức kế toán áp dụng.................................................................62
2.3.3. Tài khoản sử dụng.............................................................................63
2.3.4. Quy trình hạch toán kế toán vật tư....................................................65
2.3.5. Các chứng từ sử dụng........................................................................65
2.3.6. Tổ chức bộ sổ kế toán vật tư..............................................................66
2.3.7. Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán vật tư...........................................67
2.3.8. Tình hình ứng dụng công nghệ thông tin..........................................68
CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH, THIẾT KẾ VÀ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ
TOÁN VẬT TƯ TẠI CÔNG TY TNHH IN VÀ SẢN XUẤT BAO VÌ DECAL
T.LAN...................................................................................................................70

3.1 Phân tích hệ thống thông tin kế toán vật tư.................................................70

3.1.1. Xác định mục tiêu của hệ thống........................................................70
3.1.2. Xác định yêu cầu và mô tả bài toán...................................................70
3.2 Mô hình nghiệp vụ của bài toán..................................................................73
3.2.1. Biểu đồ ngữ cảnh...............................................................................73
3.2.2. Biểu đồ phân rã chức năng................................................................74
3.2.3. Ma trận thực thể chức năng...............................................................78
3.3. Phân tích mô hình khái niệm – logic..........................................................79
3.3.1. Biểu đồ luồng dữ liệu vật lý mức 1......................................................79
3.3.2. Mô hình khái niệm dữ liệu E-R...........................................................87
3.4. Thiết kế mô hình logic...............................................................................92
3.4.1. Chuyển mô hình E-R sang mô hình quan hệ.......................................92
3.4.2. Chuẩn hóa mô hình quan hệ.................................................................92
3.4.3. Mô hình dữ liệu quan hệ......................................................................94
3.5. Thiết kế mô hình vật lý..............................................................................95
3.5.1. Thiết kế cơ sở dữ liệu vật lý.................................................................95
3.5.2 Phần mềm kế toán vật tư của công ty TNHH In và Sản xuất bao bì
Decal T.LAN................................................................................................100
PHẦN KẾT LUẬN....................................................................................................121
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO....................................................................122
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

5

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

PHỤ LỤC..................................................................................................................123
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT SỬ DỤNG TRONG ĐỒ ÁN

Tên viết tắt

Nghĩa đầy đủ

HTTT

Hệ thống thông tin

CT

Chứng từ

CTLQ

Chứng từ liên quan

DN

Doanh nghiệp

GTGT

Giá trị gia tăng

CSDL

Cơ sở dữ liệu

N- X- T

Nhập – Xuất – Tồn

TT – BTC

Thông tư – Bộ Tài Chính

TK

Tài khoản

VT

Vật tư

VNĐ

Việt Nam Đồng

BBKK

Biên bản kiểm kê

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

6

LỚP: CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1: Sơ đồ bộ máy quản lý công ty.........................................................50
Hình 2.2: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty...............................................53
Hình 2.3: Trình tự ghi sổ kế toán trên máy vi tính..........................................63
Hình 3.1: Sơ đồ ngữ cảnh................................................................................73
Hình 3.2: Sơ đồ phân rã chức năng.................................................................74
Hình 3.3 Ma trận thực thể chức năng..............................................................78
Hình 3.4: Biểu đồ luồng dữ liệu mức 1...........................................................79
Hình 3.5: Biểu đồ tiến trình “Cập nhật thông tin hệ thống”............................80
Hình 3.6: Biểu đồ tiến trình “Hạch toán nhập kho”........................................81
Hình 3.7: Biểu đồ tiến trình “Hạch toán xuất kho”.........................................82
Hình 3.8: Biểu đồ tiến trình “Tính giá”...........................................................83
Hình 3.9: Biểu đồ tiến trình “Xử lý kiểm kê”.................................................84
Hình 3.10: Biểu đồ tiến trình “Lập sổ kế toán”...............................................85
Hình 3.11: Biểu đồ tiến trình “Lập báo cáo kế toán”......................................86
Hình 3.12: Mô hình E-R..................................................................................91
Hình 3.13: Mô hình dữ liệu quan hệ................................................................94

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

7

LỚP: CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

PHẦN MỞ ĐẦU
I.

Lý do chọn đề tài

Ngày nay, cùng với sự phát triển nhanh chóng của nền kinh tế - xã hội,
sự đột phá của khoa học - kỹ thuật, tin học ngày càng trở thành một lĩnh vực
vô cùng quan trọng, thiết yếu trong cuộc sống hiện đại. Trong bất cứ một lĩnh
vực nào của cuộc sống, người ta cũng đều phải sử dụng tin học để có thể nâng
cao chất lượng các hoạt động. Đặc biệt việc sử dụng máy tính điện tử trong
các ngành kinh tế, quản lý sản xuất kinh doanh gần như đã trở thành một yêu
cầu bắt buộc. Vai trò của thông tin trong đời sống, khoa học kỹ thuật, trong
sản xuất kinh doanh là rất quan trọng. Thông tin đầy đủ, chính xác, kịp thời
giúp cho các nhà quản lý đưa ra được những quyết định đúng đắn mang tính
khả thi cao. Đối với các doanh nghiệp, việc ứng dụng tin học là bắt buộc nếu
muốn tồn tại và phát triển trên thị trường. Khối lượng công việc đồ sộ của các
doanh nghiệp không thể không có sự trợ giúp của máy tính điện tử. Một máy
tính điện tử giúp người ta thực hiện hàng chục triệu phép tính chỉ trong vòng
một giây, giảm thiểu thời gian cũng như công sức con người bỏ ra nên tiết
kiệm chi phí nhân công, lại có thông tin nhanh chóng, chính xác, kịp thời. Vì
vậy, ngày nay bất cứ một doanh nghiệp nào cũng cần ứng dụng tin học. Xuất
phát từ xu thế chung của xã hội, hàng loạt các phần mềm phục vụ hoạt động
sản xuất, kinh doanh, quản trị đã ra đời để đáp ứng nhu cầu cấp thiết của các
doanh nghiệp hiện nay.

Và thực tế cho thấy, từ khi áp dụng các phần mềm tin học, hoạt động
quản lý ngày càng nhẹ nhàng, chính xác, hiệu quả và đem lại thành công lớn
cho nhiều doanh nghiệp. Tuy nhiên, để có được một phần mềm vừa phù hợp
với công tác quản lý, vừa phù hợp với hoạt động của mỗi doanh nghiệp lại
không phải là một điều dễ dàng.
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

1

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Trong thời gian thực tập, khảo sát tại Công ty TNHH In và Sản Xuất
Bao Bì Decal T.LAN, với đặc thù của công ty là chuyên sản xuất và bán giấy,
bìa, bao bì, … thì hoạt động quản lý chi tiết vật tư hiệu quả là rất quan trọng,
ảnh hưởng đến doanh thu, lợi nhuận và quá trình phát triển của công ty. Hiện
nay, công ty đang sử dụng phần mềm Microsoft Excel để hạch toán nhưng do
khối lượng vật tư rất nhiều, đòi hỏi cần có một phần mềm tin học có khả năng
quản lý một cách chính xác, thống nhất, cung cấp báo cáo, thông tin một cách
kịp thời cho những người sử dụng và quản trị hệ thống giúp cho việc giải
quyết các vấn đề đơn giản, giảm bớt vất vả, khó khăn trong công tác quản lý
của doanh nghiệp.
Chính vì vậy, em quyết định lựa chọn đề tài “Xây dựng phầm mềm kế
toán vật tư tại Công ty TNHH In và Sản Xuất Bao Bì Decal T.LAN”.
II.

Mục đích của đề tài

Mục tiêu chính của đề tài là được người dùng chấp nhận và thực hiện
trong quá trình quản lý và hạch toán trong DN. Vì vậy, chương trình trước hết
phải đáp ứng được những yêu cầu cơ bản nhất là: đơn giản, đầy đủ các chức
năng, dễ nhìn, thuận tiện cho việc sử dụng và cài đặt.
Ngoài ra, từng cơ quan áp dụng sẽ có những đặc thù riêng tùy thuộc vào
chế độ kế toán mà cơ quan đó thực hiện. Mục tiêu của đề tài này là:
 Hệ thống cung cấp thông tin một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ,
nhanh chóng, phục vụ tốt quá trình quản lý kho, phục vụ tốt cho bộ phận sản
xuất.
 Hệ thống giúp hỗ trợ cho nhân viên kế toán và thủ kho trong việc quản
lý nguyên liệu, vật liệu của công ty.
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

2

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

 Hệ thống giúp công ty nâng cao doanh thu, tiết kiệm chi phí nhờ giảm
bớt đội ngũ nhân công, giảm thiểu sai sót có thể xảy ra trong quá trình quản lý
vật tư.
 Tận dụng năng lực tài nguyên (hệ thống máy tính), năng lực con
người nhằm nâng cao hiệu quả công tác quản lý.
III.

Đối tượng nghiên cứu của đề tài

Hệ thống kế toán vật tư của Công ty.
Hệ thống kho của Công ty.
IV.

Phạm vi nghiên cứu của đề tài

Việc phân tích, thiết kế hệ thống nhằm phục vụ cho công tác quản lý vật
tư nhập kho do mua ngoài và xuất kho phục vụ công tác sản xuất tại Công ty
một cách tốt nhất cả về số lượng và giá trị, giúp cho kế toán vật tư và thủ kho
kiểm soát được tình hình nhập – xuất – tồn kho vật tư, đưa ra được những báo
cáo cần thiết cho các nhà quản lý Công ty để có những biện pháp kịp thời,
nhằm không ngừng nâng cao hiệu quả hoạt động của Công ty trong hiện tại và
tương lai. Không nghiên cứu vật tư xuất nhập khẩu, thuê ngoài gia công chế
biến, nhận vốn góp liên doanh liên kết…
V. Phương pháp nghiên cứu
Đề tài sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:
 Phương pháp duy vật biện chứng và duy vật lịch sử: coi một sự vật hay
một hiện tượng trong trạng thái luôn luôn phát triển và xem xét nó trong mối
quan hệ với các sự vật và hiện tượng khác;

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

3

LỚP: CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

 Phương pháp thu thập thông tin:
- Phương pháp phỏng vấn: trao đổi trực tiếp với các cán bộ nhân viên
trong công ty, đặc biệt là nhân viên phòng kế toán để nắm bắt được tình hình
thực tế công tác kế toán vật tư trong công ty;
- Phương pháp quan sát: tiến hành quan sát kết hợp với ghi chép về qui
trình xử lý các nghiệp vụ trong công ty;
- Phương pháp phân tích tài liệu: thu thập các thông tin dựa trên các tài
liệu đã có sẵn;
 Phương pháp tập hợp: Tập hợp các chứng từ, sổ sách liên quan đến
công tác kế toán vật tư;
 Phương pháp so sánh đối chiếu: So sánh giữa lý thuyết được học và
thực tế tại công ty;
 Phương pháp phân tích, thiết kế hệ thống thông tin: Từ các nghiệp vụ
kế toán của công ty, tiến hành phân tích và thiết kế để xây dựng phần mềm
phù hợp. Các phương pháp phân tích: phân tích từ trên xuống, phân tích từ
dưới lên, kết hợp phân tích từ trên xuống và từ dưới lên.
VI.

Kết cấu của đồ án

Đề tài:”Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH In và
Sản xuất Bao bì Decal T.LAN”.
Ngoài phần mở đầu, kết luận và danh mục tài liệu tham khảo, đồ án gồm
có 3 chương:

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

4

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Chương 1: Tổng quan về xây dựng phần mềm kế toán vật tư trong
doanh nghiệp
Chương 2: Thực trạng hệ thống thông tin kế toán vật tư tại Công ty
TNHH In và Sản xuất Bao bì Decal T.LAN.
Chương 3: Xây dựng phần mềm kế toán vật tư tại Công ty TNHH In và
Sản xuất Bao bì Decal T.LAN.

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

5

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

CHƯƠNG 1
LÝ LUẬN CHUNG ĐỂ XÂY DỰNG PHẦN MỀM KẾ TOÁN VẬT TƯ

TRONG DOANH NGHIỆP
1.1.

Lý luận để xây dựng phần mềm kế toán trong doanh nghiệp

1.1.1.
1.1.1.1.

Khái niệm, đặc điểm, yêu cầu của phần mềm kế toán
Khái niệm của phần mềm kế toán

Phần mềm kế toán: được định nghĩa là hệ thống các chương trình máy
tính xử lý các thông tin kế toán một cách tự động thông qua các thao tác nhập
liệu của nhân viên kết toán, việc nhập liệu các thông tin bao gồm các thông số
lập chứng từ gốc, xem xét chứng từ đó thuộc loại nào, lưu trữ sổ sách, phân
tích các thông tin có trên từng loại sổ sách, tài liệu, chứng từ. Mọi thao tá xử
lý phải làm theo quy trình của chế độ kế toán đến khâu in ra sổ kế toán và báo
cáo tài chính, báo cáo kế toán quản trị và các báo cáo thống kê phân tích tài
chính khác.
Phần mềm kế toán đơn thuần là được tạo ra như một công cụ giúp đỡ kế
toán viên trong việc thao tác nghiệp vụ kế toán như: ghi chép, lưu trữ, tính
toán, tổng hợp, xuất dữ liệu... một cách tự động dựa trên các dữ liệu đầu vào
người kế toán cung cấp.
1.1.1.2.

Đặc điểm của phần mềm kế toán

+ Tính tuân thủ: phần mềm kế toán phải tuân thủ luật kế toán, các chuẩn
mực kế toán, chế độ, thông tư, nghị định… hiện hành.
+ Sử dụng các phương pháp kế toán thực tế: phần mềm kế toán sử dụng

các phương pháp kế toán thực tế như: phương pháp Chứng từ kế toán, phương
pháp đối ứng tài khoản, phương pháp tổng hợp và cân đối kế toán…
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

6

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

+ Tính mềm dẻo: phần mềm kế toán phải có khả năng thay đổi linh hoạt
để phù hợp với quy trình quản lý của doanh nghiệp, sự thay đổi của chế độ kế
toán hiện hành, sự thay đổi trong yêu cầu của doanh nghiệp...
1.1.1.3.

Yêu cầu của phần mềm kế toán

Khác với các phần mềm khác, phần mềm kế toán là phần mềm được xây
dựng để phục vụ công tác kế toán trong doanh nghiệp, vì vậy các phần mềm
kế toán bắt buộc phải được thiết kế dựa trên các chuẩn mực kế toán, chế độ kế
toán Việt Nam.
Phần mềm kế toán phải có tính tự động hóa và chính xác cao. Mỗi chứng
từ kế toán chỉ cần nhập một lần duy nhất, các bút toán kết chuyển hay phân bổ
được thiết kế tự động và chương trình sẽ tự động xử lý và cung cấp bất kỳ sổ
kế toán, báo cáo kế toán nào theo yêu cầu của người sử dụng tại mọi thời
điểm. Phần mềm kế toán có tính chính xác cao, giúp tránh được những sai sót
so với kế toán thủ công đồng thời làm tăng tính minh bạch của công tác kế

toán.
Phần mềm kế toán cần phải phân quyền cho từng người sử dụng, cho từng
phần hành kế toán, kiểm soát truy cập của từng người từ khâu đăng nhập,
nhập liệu đến khâu xem báo cáo.
Phần mềm kế toán phải cung cấp tính năng sao lưu dữ liệu đảm bảo tính
an toàn của dữ liệu.
Phần mềm kế toán phải cung cấp hệ thống sổ sách kế toán theo các hình
thức ghi sổ như: Nhật ký chung, Chứng từ ghi sổ, Nhật ký chứng từ, Nhật ký
– Sổ cái. Bên cạnh đó phần mềm còn cung cấp hệ thống sổ chi tiết, báo cáo
quyết toán thuế…
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

7

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

1.1.1.4.

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Đặc trưng cơ bản của phần mềm kế toán

Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính là công việc kế
toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi
tính.
Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình
thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định. Phần mềm kế toán

không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ
kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính: Phần mềm kế toán
được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế
toán đó nhưng không bắt buộc hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay.
Bất cứ một phần mềm kế toán nào cũng cần lấy các phương pháp kế toán
làm nền tảng để xây dựng. Cụ thể phương pháp chứng từ kế toán, phương
pháp tính giá, phương pháp cân đối tài khoản và tổng hợp, phương pháp đối
ứng tài khoản.
Các phương pháp kế toán được quy định bởi các nghị định, thông tư,
chuẩn mực, luật kế toán của nhà nước. Do đó xây dựng phần mềm kế toán
cũng cần nắm vững các yêu cầu của Nhà nước về tiêu chuẩn cũng như điều
kiện của phần mềm.
Dữ liệu đầu vào luôn là thành phần quan trọng khi sử dụng phần mềm kế
toán, nên việc phân loại các chứng từ đầu vào là cần thiết. Ví dụ như phân hệ
kế toán tiền và phân hệ kế toán vật tư có sự khác biệt giữa các chứng từ, như
phiếu thu/chi được sử dụng ở phân hệ kế toán tiền còn phiếu nhập, phiếu xuất
lại được thể hiện ở phân hệ kế toán vật tư. Bởi vậy cần có sự phân loại chứng
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

8

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

từ đầu vào để đảm bảo tính chính xác của thông tin khi lên các báo cáo và các

sổ.
Theo thông tư 200/2014/TT-BTC được Bộ Tài Chính ban hành năm 2014,
doanh nghiệp có quyền tự chủ trong việc thiết kế các mẫu chứng từ sao cho
phù hợp với hoạt động nội bộ. Tuy nhiên Báo cáo Tài Chính vẫn theo quy
định của Nhà nước ban hành mẫu có sẵn. Về các Báo cáo Quản trị doanh
nghiệp có quyền tự quyết dựa trên việc xây dựng công thức riêng của từng
doanh nghiệp. Các loại báo biểu đều được lấy dữ liệu từ các chứng từ đã được
nhập liệu và lưu trữ trong phần mềm.
Phần mềm kế toán thực hiện lưu trữ các chứng từ ngoài bảng (thực chất là
các chứng từ gốc đã được phân loại), các chứng từ điện tử (là các chứng từ
được nhập liệu trong kỳ kế toán), các sổ kế toán.
Phần mềm kế toán được hình thành từ thông tin kết hợp với phương pháp
xử lý thông tin dưới sự hỗ trợ của phương tiện là máy tính và con người.
Một HTTT kế toán sử dụng máy tính bao gồm 5 thành phần:
(1) Con người: Đây là yếu tố quyết định trong hệ thống. Con người điều
khiển hệ thống để đáp ứng nhu cầu sử dụng của mình.
(2) Phần cứng: Máy tính là cơ sở của phần cứng trong một hệ thống
thông tin. Máy tính là một thiết bị điện tử có khả năng tổ chức và lưu trữ
thông tin với khối lượng lớn, xử lý dữ liệu với tốc độ nhanh, chính xác thành
các thông tin có ích cho người dùng.
(3) Thủ tục kế toán: Là một tập hợp bao gồm các chỉ dẫn của con người.
Thủ tục trong hệ thống thông tin kế toán chính là các chuẩn mực kế toán do

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

9

LỚP: CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

Nhà nước quy định và các nguyên tắc hạch toán do bản thân doanh nghiệp đề
ra.
(4) Dữ liệu kế toán: Bao gồm toàn bộ các số liệu, các thông tin phục vụ
cho việc xử lý trong hệ thống. Trong HTTT kế toán thì dữ liệu đầu vào chính
là các hóa đơn, chứng từ phát sinh trong quá trình hoạt động của doanh
nghiệp.
(5) Phần mềm kế toán: Là tập hợp các lệnh viết bằng ngôn ngữ lập trình
để thông báo cho máy biết phải thực hiện các thao tác cần thiết theo thuật toán
đã chỉ ra. Trong hệ thống thông tin kế toán thì chương trình chính là các phần
mềm kế toán.
Như vậy có thể thấy phần mềm kế toán là 1 trong 5 yếu tố cấu thành nên
một hệ thống thông tin kế toán. Phần mềm kế toán đóng vai trò quan trọng,
quyết định đến hoạt động của một hệ thống thông tin kế toán trên máy tính.
1.1.2.

Các thành phần của phần mềm kế toán

Cấu trúc của một phần mềm kế toán phụ thuộc vào công nghệ lập trình
của phần mềm kế toán đó. Các công nghệ lập trình sử dụng hiện nay bao
gồm:

 Lập trình hướng cấu trúc:
Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:
- Các tệp chương trình: là một tập hợp hữu hạn các lệnh viết bằng một
ngôn ngữ nào đó, mà người dùng và máy có thể hiểu được, Mỗi lệnh sẽ tương
ứng với một hay một số thao tác trong thuật toán đã được xây dựng trước. Tệp

chương trình gồm một chương trình chính và các chương trình con.
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

10

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

- Các tệp dữ liệu: là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu
trữ các thông tin đầu vào của hệ thống.

 Lập trình hướng đối tượng:
Cấu trúc của phần mềm kế toán bao gồm:
- Data (dữ liệu): Là các bảng dùng để lưu trữ và quản lý các dữ liệu, lưu
trữ các thông tin đầu vào của hệ thống. Trong nhóm này có chứa 3 thành phần
cơ bản:
+ Database (cơ sở dữ liệu): Là một tập các File được tổ chức theo một
quy tắc nào đó để thực thi một nhiệm vụ nào đó. Trong Database có rất nhiều
các loại tệp khác nhau nhưng trong đó có một loại tệp rất quan trọng được gọi
là bảng (Table).
+ Free Tables (các bảng tự do): trong thành phần này chứa các bảng tự
do, nằm ngoài CSDL.
+ Queries (các truy vấn): dùng để truy vấn tạo các Tables khác từ Tables
nguồn, nghĩa là sinh ra các tệp bảng từ những tệp bảng nguồn theo một số
điều kiện nào đó.
- Documents (các tài liệu): chứa hầu hết các tệp tin, dữ liệu trong báo cáo.

Trong nhóm này có chứa 3 thành phần cơ bản:
+ Forms (giao diện): chứa các tệp có hình ảnh form. Thực chất Form là
một cửa sổ đặt các lệnh điều khiển lên trên nó.
+ Report: là báo cáo.
+ Labels: chứa các tệp nhãn.
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

11

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

- Class: dùng để tạo mới hoặc nối kết các lớp vào Project Manager.
- Code (chương trình): bao gồm các tệp chương trình (PRG) do người
dùng tạo ra và thư viện API. Trong các tệp .PRG, có một tệp được SET MAIN
(chọn làm chương trình chính) là tệp sẽ được tự dộng chạy đầu tiên khi chạy
phần mềm này.
+ Program: chứa các chương trình
+ API Libraies: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
+ Applications: dùng để nối kết các thư viện API và các ứng dụng
(*.DLL).
- Other (các thành phần khác):
+ Menu: các thực đơn.
+ Text Files (các tệp văn bản): Dùng để tạo một tệp text hoặc nối kết một
tệp text vào Project Manager

+ Other Files (các tệp khác): Dùng để nối kết vào Project Manager một
tệp bất kỳ - có thể cả tệp đồ hoạ.
1.1.3.

Sự cần thiết phải phát triển phần mềm kế toán trong doanh

nghiệp
Phần mềm kế toán giúp kế toán tự động hóa rất nhiều thao tác thủ công
thông thường, phần mềm kế toán có công cụ để xây dựng rất nhiều loại danh
mục đối tượng, danh mục nhóm đối tượng, danh mục vật tư hàng hóa, danh
mục phân xưởng sản xuất, danh mục công việc, danh mục nhóm công việc,
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

12

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

danh mục loại thuế, danh mục tiền tệ... một khi bạn đã xây dựng bạn có thể
dùng lại mà không phải mất công nhập lại nhiều lần. Thêm vào đó việc tự
động sinh ra các báo cáo, sổ sách, tờ khai...sẽ giúp người kế toán giảm rất
nhiều thao tác công sức để xây dựng những báo cáo sổ sách này. Không
những thế việc tự động tính giá thành, tồn kho tức thời.... giúp giảm đáng kể
các thao tác thủ công khó nhọc của kế toán và người quản lý.
Phần mềm kế toán giúp công tác kế toán chính xác hơn. Sử dụng phần
mềm kế toán đảm bảo độ chính xác về các số liệu về các đối tượng, hàng hóa,

giá thành... không những thế với phần mềm kế toán bạn có thể đối chiếu số
liệu, kiểm tra số liệu dễ dàng để xác định những sai sót có thể xẩy ra trong
quá trình hạch toán của bạn.
Vai trò của phần mềm kế toán trong doanh nghiệp:
 Là công cụ quản lý, giám sát và cung cấp thông tin.
 Theo dõi và đo lường kết quả hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
 Thay thế toàn bộ hay một phần công việc ghi chép, tính toán, xứ lý
bằng thủ công của người làm kế toán.
 Từ các thông tin do phần mềm kế toán cung cấp, các nhà quản lý đề ra
các quyết định kinh doanh hữu ích, có thể thay đổi quyết định kinh doanh
nhanh hơn bằng các thay đổi số liệu (trong phần dự toán) sẽ có được những
kết quả khác nhau, từ đó nhà quản lý sẽ có nhiều giải pháp chọn lựa.
 Tham gia vào việc cung cấp thông tin được số hóa để hình thành nên
một xã hội số hóa thông tin điện tử, thông tin của kế toán được lưu trữ dưới

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

13

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

dạng các tập tin của máy tính cho nên dễ dàng số hóa để trao đổi thông tin
thông qua các báo cáo trên mạng nội bộ hay trên internet.


Lợi ích của việc ứng dụng phần mềm kế toán:

 Đối với doanh nghiệp:
- Đối với kế toán viên: kế toán viên không phải thực hiện việc tính toán
bằng tay và không yêu cầu phải nắm vững từng nghiệp vụ chi tiết mà chỉ cần
nắm vững được quy trình hạch toán, vẫn có thể cho ra được báo cáo chính
xác. Điều này rất hữu ích đối với các kế toán viên mới ra trường chưa có kinh
nghiệm về nghiệp vụ.
- Đối với kế toán trưởng: tiết kiệm thời gian trong việc tổng hợp, đối chiếu
các sổ sách, báo cáo kế toán. Đồng thời, cung cấp tức thì được bất kỳ số liệu
kế toán nào, tại bất kỳ thời điểm nào cho người quản lý khi được yêu cầu.
- Đối với giám đốc tài chính: cung cấp các phân tích về hoạt động tài
chính của doanh nghiệp theo nhiều chiều khác nhau một cách nhanh chóng,
hoạch định và điều chỉnh các kế hoạch hoạt động tài chính của doanh nghiệp
một cách chính xác và nhanh chóng.
- Đối với giám đốc điều hành: có được đầy đủ thông tin tài chính kế toán
của doanh nghiệp khi cần thiết để phục vụ cho việc ra quyết định đầu tư, điều
chỉnh hoạt động sản xuất kinh doanh một cách kịp thời, nhanh chóng và hiệu
quả. Ngoài ra, tiết kiệm được nhân lực, chi phí và tăng cường được tính
chuyên nghiệp của đội ngũ, làm gia tăng giá trị thương hiệu trong con mắt của
đối tác, khách hàng và nhà đầu tư.

 Đối với cơ quan thuế và kiểm toán:

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

14

LỚP: CQ53/41.01

ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

- Dễ dàng trong công tác kiểm tra chứng từ kế toán tại các doanh nghiệp
1.1.4.

Quy trình xây dựng phần mềm kế toán

Quy trình xây dựng phần mềm kế toán gồm 7 bước:
Bước 1: Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch dự án
Bước 2: Phân tích hệ thống
Bước 3: Thiết kế hệ thống
Bước 4: Xây dựng phần mềm
Bước 5: Kiểm thử
Bước 6: Cài đặt, đào tạo
Bước 7: Bảo hành, bảo trì
Trong đó bước 1 đến bước 3 là quy trình phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin, đó cũng là quy trình quan trọng nhất trong xây dựng phần mềm kế
toán. Bước 4 và bước 5 là quy trình xây dựng phần mềm thông qua các ngôn
ngữ lập trình và phần mềm hỗ trợ. Bước 6 và bước 7 là quy trình đào tạo,
triển khai phần mềm cho người sử dụng và bảo trì trong quá trình sử dụng
phần mềm.
1.1.4.1.

Khảo sát hiện trạng và lập kế hoạch

Khảo sát hệ thống là bước khởi đầu của tiến trình xây dựng phần mềm kế
toán, là tìm hiểu yêu cầu nghiệp vụ và nhu cầu phát phần mềm, trên cơ sở đó

hình thành nên kế hoạch xây dựng phần mềm kế toán. Đây là giai đoạn nhà
phát triển khảo sát hệ thống để lập kế hoạch xây dựng hay phát triển một phần
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

15

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

mềm kế toán. Trên cơ sở đó, nhà phát triển xây dựng một kế hoạch thực hiện
dự án bao gồm mục tiêu, yêu cầu, phạm vi và các hạn chế của dự án, đồng
thời đưa ra các đánh giá về tính khả thi của dự án.
Mục tiêu của giai đoạn này tập trung giải quyết các vấn đề sau:
• Tìm hiểu nghiệp vụ, chuyên môn, môi trường hoạt động chi phối đến
quá trình xử lý thông tin.
• Tìm hiểu các chức năng nhiệm vụ mục tiêu cần đạt được của hệ thống.
• Định ra giải pháp phân tích, thiết kế sơ bộ và xem xét tính khả thi của
chúng.
• Trên cơ sở các thông tin khảo sát được, người thiết kế phải đánh giá, xác
định được yêu cầu, quy tắc ràng buộc của phần mềm mình xây dựng sẽ đạt
được và lập ra kế hoạch thực hiện cụ thể.
Nội dung khảo sát bao gồm:
• Tìm hiểu môi trường xã hội, kinh tế và kỹ thuật của hệ thống.
• Nghiên cứu cơ cấu tổ chức của hệ thống.
• Xác định các chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của các đơn vị trong hệ
thống hiện thời.

• Thu thập và nghiên cứu các hồ sơ, chứng từ, quy định, sổ sách,…
• Thu thập các quy tắc quản lý bao gồm văn bản luật, các quy định,… chi
phối đến quá trình xử lý thông tin.
• Nghiên cứu các chu trình lưu chuyển và xử lý thông tin của hệ thống.
SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

16

LỚP: CQ53/41.01


ĐỒ ÁN TỐT NGHIỆP

KHOA HỆ THỐNG THÔNG TIN KINH TẾ

• Thống kê các phương tiện, công cụ được sử dụng trong hệ thống.
• Thu thập và nghiên cứu các yêu cầu về thông tin, quy tắc xử lý nghiệp
vụ, yêu cầu của người dùng, các đánh giá về hệ thống, các nguyện vọng và kế
hoạch phát triển.
• Đánh giá hiện trạng và đề ra các giải pháp thực hiện sơ bộ.
Phương pháp khảo sát. Hình thức tiến hành:
• Tìm hiểu tài liệu: thu thập, tìm hiểu, tổng hợp các thông tin từ các tài
liệu, sổ sách được sử dụng trong hoạt động chuyên môn nghiệp vụ của hệ
thống cũ.
• Quan sát và theo dõi: để rút ra các kết luận có tính thuyết phục và khoa
học.
• Phỏng vấn: thường được tiến hành đối với các cá nhân tham gia hoạt
động trong hệ thống cũng như các cá nhân có liên quan tới hệ thống.
• Phiếu điều tra
1.1.4.2.

Phân tích hệ thống

Phân tích hệ thống nhằm để xác định nhu cầu thông tin của tổ chức, nó
cung cấp những dữ liệu cơ sở cho việc thiết kế phần mềm sau này, bao gồm
các công việc:
Xác định các dữ liệu nghiệp vụ của hệ thống cần lưu trữ và xử lý như:
chứng từ, hoá đơn, sổ sách, báo cáo…
Xác định các chức năng, nhiệm vụ của hệ thống

SV: TRẦN VŨ DIỄM HẰNG

17

LỚP: CQ53/41.01