Bài tập kỹ năng môn PSD102 (họp nhóm không hiệu quả)

PHẦN 1

LẤY Ý KIẾN CHO BẢN TRÌNH BÀY
GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ
HỌP NHÓM KHÔNG HIỆU QUẢ
DO THIẾU THÀNH VIÊN
Lê Văn Hưng
Nhóm 5, Lớp: QTN18

Số ý kiến lấy được: 6

XIN CÁM ƠN!!!


GÓP Ý TIÊU BIỂU 1

PHẢN HỒI CỦA TÔI


GÓP Ý TIÊU BIỂU 2

TRẢ LỜI CỦA TÔI


GÓP Ý TIÊU BIỂU 3

TRẢ LỜI CỦA TÔI


ĐIỀU CHỈNH CHÍNH DỰ KIẾN SẼ THỰC HIỆN
- Điều chỉnh một số slides về thứ tự xuất hiện những ý trong slides.

- Điều chỉnh kích thước, màu sắc chữ phù hợp, dễ đọc và thẩm mỹ hơn. Thay đổi màu
của các bảng biểu giúp trong bắt mắt hơn.
- Thay đổi và sử dụng nền cho slides tăng thêm tính thẩm mỹ.
- Bổ sung thêm 1 giải pháp mới, bỏ phần ghi chú sau khi đã thống nhất nhân sự chính
thức để tiến hành kế hoạch.


PHẦN 2

BẢN TRÌNH CHIẾU ĐÃ HOÀN THIỆN

Nội dung chính đã nâng cấp:

1

2

PHẦN ĐÃ NÂNG CẤP

NỘI DUNG NÂNG CẤP

Giải pháp

Bổ sung: Vào cuối buổi họp nhóm tuyên
truyền để nâng cao ý thức xây dựng và phát
triển nhóm, giúp các thành viên hiểu tầm
quan trọng của họp nhóm, đồng thời giúp
nhóm hoạt động hiệu quả.

Kế hoạch

Bỏ phần ghi chú, sau khi bàn bạc với nhóm
đã quyết định được nhân sự chính thức để
triển khai kế hoạch.
Bổ sung: vào cuối buổi họp nhóm tổ chức
tuyên truyền để nâng cao nhận thức của
các thành viên.


GIẢI QUYẾT VẤN ĐỀ:

Họp nhóm không hiệu quả do thiếu thành viên.

Tại: Nhóm 5, Lớp QTN18.


NỘI DUNG
1. Hoàn cảnh.
2. Kết quả hiện tại.
3. Phân tích nguyên nhân.
4. Mục tiêu.
5. Giải pháp.
6. Kế hoạch.
7. Kết quả đạt được.
8. Chuẩn hóa, mở rộng.


1. HOÀN CẢNH (background).
- Nhóm 5, lớp QTN18 có 2 thành viên không liên lạc được (nhóm chưa ai
được thấy mặt) và 1 thành viên ở quá xa nên họp nhóm thường thiếu

thành viên.
- Nhóm học tập theo hình thức online, ít gặp mặt trực tiếp.
- Nhóm ít họp nhóm hoặc họp nhóm thiếu thành viên. Không lưu biên bản
họp nhóm. Nhóm chỉ gặp mặt các thành viên trong buổi thi tập trung.
- Chưa có quy định chung của nhóm, nhóm chưa thống nhất thời gian để họp
nhóm.
- Chưa nắm rõ tình hình và hoàn cảnh các thành viên trong nhóm.
- Các thành viên trong nhóm còn thờ ơ với việc tổ chức họp nhóm. Dẫn đến
các thành viên nhóm không tích cực tham gia trao đổi, thảo luận online
trên nhóm zalo.


2. KẾT QUẢ HIỆN TẠI (current situation).
- Từ khi nhập học và thành lập nhóm (tháng 5/2019) đến nay (tháng 8/2019)
mới họp nhóm được 2 lần và thiếu 3 thành viên.
- Thường xuyên trao đổi thông tin qua Zalo chat, họp nhóm online không hiệu
quả.
- Hiện tại còn 2 thành viên nhóm không thể liên lạc (nhóm trưởng từng nhiều
lần cố liên lạc nhưng vẫn không được), đã trao đổi với cô quản lý học tập để
nhờ cô liên lạc hộ nhưng vẫn chưa thu được kết quả.
- Chưa xây dựng được tinh thần làm việc nhóm, nhóm còn có những bất đồng.
Nhóm chưa xây dựng được quy trình làm việc nhóm.
- Chưa thống nhất được thời gian cụ thể để họp nhóm.


3. PHÂN TÍCH NGUYÊN NHÂN (root cause
analysis).
CON NGƯỜI
Không biết
tầm quan trọng

Cá nhân
thiếu kế hoạch

Chưa xây dựng
được quy định nhóm
Chưa có chế
tài rõ ràng

QUY ĐỊNH

CÁCH LÀM
Không có biên
bản họp nhóm
Thay đổi thời gian
họp nhóm đã định

Không liên lạc
được thành viên
Thành viên
ở quá xa

KHOẢNG CÁCH
ĐỊA LÝ

HỌP NHÓM
KHÔNG HIỆU
QUẢ


4. MỤC TIÊU (target condition).

KẾT QUẢ CẦN ĐẠT NHƯ SAU:
- Liên lạc được với 2 thành viên còn lại trong nhóm.
- Tổ chức họp nhóm với đầy đủ thành viên.
- Bầu thư kí và lưu biên bản cuộc họp.
- Lập kế hoạch các buổi gặp mặt uống nước, ăn nhẹ, khi có điều kiện cụ thể về thời
gian nhóm sẽ lên kế hoạch tổ chức buổi tiệc lớn để các thành viên được giao lưu,
tâm sự với nhau nhiều hơn trong mỗi lần về thi.
- Bầu thủ quỹ và dùng nhờ tài khoản ngân hàng của thủ quỹ làm tài khoản chung hoặc
tạo tài khoản ngân hàng riêng và nhờ thủ quỹ giữ hộ.
- Tạo không khí thân thiện và tích cực có trách nhiệm giúp đỡ nhau trong học tập.


5. GIẢI PHÁP (solution, countermeasures).
- Liên hệ trực tiếp với 2 thành viên còn lại.
- Thống nhất thời gian họp nhóm với đầy đủ thành viên, ra quy định nhóm.
Lưu biên bản họp nhóm để làm căn cứ khen thưởng hoặc xử phạt các
thành viên nhóm.
- Bầu thủ quỹ và thư ký nhóm, tạo được tài khoản nhóm.
- Các thành viên chủ động, sắp xếp công việc và dành thời gian cho buổi họp
nhóm, gặp mặt các thành viên.
- Vào cuối buổi họp nhóm tuyên truyền để nâng cao ý thức xây dựng và phát
triển nhóm, giúp các thành viên hiểu tầm quan trọng của họp nhóm, đồng
thời giúp nhóm hoạt động hiệu quả.


6. KẾ HOẠCH (implementation plan).
DỰ KIẾN KẾ HOẠCH NHƯ SAU:
CÔNG VIỆC

AI LÀM

Liên hệ trực tiếp
Lưu Minh
với 2 thành viên
Sang, Huỳnh
không liên lạc được Trương An

THỜI
GIAN

KẾT QUẢ

GHI CHÚ

02/9/2019

Tìm hiểu hoàn
cảnh và thống
nhất thời gian
họp nhóm

Cố gắng liên hệ
bằng nhiều cách
khác nhau để đạt
kết quả
Thời gian và địa
điểm phải được sự
thống nhất của tất
cả thành viên

Thông báo thời
gian và tìm địa
điểm họp nhóm

Nguyễn
Hoàng Thịnh

09/9/2019

Thống nhất thời
gian và địa điểm
với nhóm trên
group zalo

Ban hành quy định
nhóm

Lưu Minh
Sang

15/9/2019

Thành viên đồng
ý và chấp hành

Thủ quỹ

Huỳnh
Trương An

15/9/2019

Thu quỹ nhóm
đúng hạn

Nguyễn

Ghi chép và lưu

Tạo tài khoản hoặc
dùng nhờ tài
khoản của thủ quỹ


7. KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC (resuilts).
DỰ KIẾN KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC:
NỘI DUNG

CÁCH ĐO

KẾT QUẢ
DỰ KIẾN

GHI CHÚ

Tỷ lệ thành viên tham gia
họp nhóm

Điểm danh

100%

9/9 thành viên tham gia
họp nhóm

Thủ quỹ thu quỹ nhóm

Lập danh
sách

100%

9/9 thành viên đóng quỹ
nhóm

Tỷ lệ thành viên hiểu được
tầm quan trọng của họp
nhóm

Khảo sát

95%

Đa số thành viên hiểu
được tầm quan trọng

Tỷ lệ thành viên tham gia
họp nhóm online

Điểm danh

100%

9/9 thành viên tham gia


8. CHUẨN HÓA, MỞ RỘNG (follow-up).
- Thường xuyên tổ chức họp nhóm online để đạt kết quả cao hơn.
- Thống nhất những ngày định kỳ trong tháng để họp nhóm hoặc gặp mặt để
nâng cao tinh thần đoàn kết trong nhóm, thắt chặt mối quan hệ.
- Ghi chép và lưu kết quả mỗi lần họp nhóm cẩn thuận để làm căn cứ khen
thưởng hoặc xử phạt thành viên nhóm.
- Áp dụng công nghệ mới nhất để nâng cao các biểu mẫu báo cáo và biên bản
họp nhóm.
- Mở rộng mô hình cho các nhóm khác gặp vấn đề tương tự.
- Các thành viên ít xảy ra bất đồng, mức độ hài lòng cao.