Nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh thái nguyên
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.43 MB, 97 trang )
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
NGUYỄN THỊ HƯỜNG
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
NGUYỄN THỊ HƯỜNG
NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số:
832 03 03
Người hướng dẫn: TS. Cam Anh Tuấn
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
Hà nội,
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan Luận văn là công trình nghiên cứu của cá nhân tôi.
Các kết quả được trình bày trong Luận văn do tôi tự tìm hiểu, phân tích trung
thực và chưa được công bố trong bất cứ một công trình nghiên cứu khoa học nào.
Nội dung trong Luận văn có sử dụng tài liệu tham khảo đều được trích dẫn
nguồn đầy đủ, chính xác.
Tác giả
Nguyễn Thị Hường
LỜI CẢM ƠN
Sau thời gian học tập và rèn luyện tại trường, để hoàn thành đề tài Luận văn
thạc sĩ, được sự tạo điều kiện của Ban Giám hiệu, các Phòng, Khoa: Khoa Văn thư Lưu trữ, Phòng Quản lý đào tạo Sau đại học và các khoa chuyên môn khác thuộc
Trường Đại học Nội vụ Hà Nội; các thầy cô Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn; các Giáo sư, Phó Giáo sư, Tiến sĩ đã tận tình giảng dạy, giúp đỡ và tạo
điều kiện thuận lợi cho tôi trong suốt quá trình học tập, nghiên cứu và hoàn thiện đề
tài Luận văn thạc sĩ.
Đặc biệt, tôi xin bày tỏ lòng cảm ơn sâu sắc nhất đến TS. Cam Anh Tuấn,
người thầy tận tâm, dành nhiều thời gian định hướng và hướng dẫn cho tôi thực
hiện Luận văn này.
Bên cạnh đó, tôi đã nhận được nhiều động viên, giúp đỡ về thời gian, tinh
thần cũng như vật chất của người thân trong gia đình, lãnh đạo cơ quan, đồng
nghiệp, những người bạn. Hơn nữa, bản thân cũng nhận được sự cộng tác, phối hợp,
giúp đỡ tận tình và tạo điều kiện tốt nhất của các đồng chí lãnh đạo Văn phòng,
trưởng các đơn vị chuyên môn, chuyên viên và Văn thư của các sở, ban, ngành tại
tỉnh Thái Nguyên.
Mặc dù, bản thân rất nỗ lực, cố gắng trong quá trình nghiên cứu thực hiện
Luận văn, song do thời gian, kiến thức và năng lực bản thân còn hạn chế, chuyên đề
nghiên cứu sẽ không trách khỏi những thiếu sót nhất định. Tôi kính mong nhận
được sự thông cảm, chỉ dẫn, giúp đỡ và đóng góp ý kiến của các quý thầy, cô giáo,
nhà khoa học, đồng nghiệp và bạn bè để Luận văn được hoàn thiện hơn./.
Tôi xin trân trọng cảm ơn!
Ngày
tháng 11 năm 2019
Tác giả
Nguyễn Thị Hường
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
VIẾT TẮT
STT
VIẾT ĐẦY ĐỦ
01
HĐND tỉnh
Hội đồng nhân dân tỉnh
02
UBND tỉnh
Uỷ ban nhân dân tỉnh
03
Các cơ quan
Sở, ban, ngành
04
THBQ
Thời hạn bảo quản
05
NXB
Nhà Xuất bản
06
Trường ĐHKHXHNV
07
Sở NN và PTNT tỉnh Thái Nguyên
08
Chi cục
Trường Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn
Sở Nông nghiệp và Phát triển nông
thôn tỉnh Thái Nguyên
Chi cục Văn thư - Lưu trữ
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
MỞ ĐẦU……………………………………………………………........................1
1.Lý do chọn đề tài……………………………………………………….…..1
2.Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài………………...........2
3.Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu……………………………..……..........4
4.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu …………………………………............5
5.Phương pháp nghiên cứu…………………………………...……………....5
6.Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài……………………………………..6
7.Kết cấu của Luận văn……………………………………............................6
Chương 1- CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN……………..........8
1.1.Cơ sở lý luận…………………………………………………………………....8
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản……………………………………………...8
1.1.1.1.Hồ sơ…………………………………………………………............8
1.1.1.2.Lập hồ sơ…………………………………………………………......8
1.1.1.3.Lưu trữ cơ quan……………………………………………………....9
1.1.1.4.Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan………………………………..10
1.1.2.Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình lập hồ sơ...................10
1.1.2.1.Mục đích của lập hồ sơ……………………………………………..10
1.1.2.2.Yêu cầu của lập hồ sơ……………………………………………....12
1.1.2.3.Phương pháp lập hồ sơ……………………………………………...14
1.1.3.Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ
quan…………………………………….………………………………………….17
1.1.3.1.Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan……………………..17
1.1.3.2.Yêu cầu giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan……………………....18
1.1.3.3.Phương pháp và quy trình giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan…....19
1.2.Cơ sở pháp lý………………………………………………………………….20
1.2.1.Văn bản quản lý, chỉ đạo của cơ quan quản lý nhà nước ở Trung
ương………………………………………………………………………………..20
1.2.2.Văn bản quản lý, chỉ đạo của tỉnh…………………………………..21
1.3.Khái niệm và tiêu chí đánh giá “Chất lượng lập và giao nộp hồ sơ”……...22
Tiểu kết chương 1…………………………………………………………..23
Chương 2- THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI
LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN, NGÀNH TẠI TỈNH THÁI
NGUYÊN…………………………………………………………………………....24
2.1.Khái quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của sở, ban, ngành tại tỉnh
Thái Nguyên................................................................................................................24
2.2.Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan của các sở,
ban, ngành…………………………………………………………………………26
2.2.1.Ban hành văn bản quản lý, hướng dẫn hoạt động lập và giao nộp hồ
sơ…………………………………………………………………………………...26
2.2.2.Nhận thức của lãnh đạo, công chức đối với việc lập và giao nộp hồ
sơ…………………………………………………………………………………...26
2.2.3.Tình hình ban hành và sử dụng Danh mục hồ sơ của các sở, ban,
ngành……………………………………………………………………………………...28
2.2.4.Hoạt động lập hồ sơ tại các sở, ban, ngành…………………………29
2.2.4.1.Đối với các sở, ban, ngành đã ban hành Danh mục hồ sơ………….29
2.2.4.2.Đối với các sở, ban, ngành chưa ban hành Danh mục hồ sơ……….33
2.2.5.Hoạt động giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan các sở, ban,
ngành……………………………………………………………………………...35
2.2.5.1.Quy trình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan các sở, ban,
ngành………………………………………………………………………………35
2.2.5.2.Thành phần tài liệu được giao nộp vào Lưu trữ cơ quan các sở, ban,
ngành……………………………………………………………………………….37
2.3.Đánh giá chung………………………………………………………...38
2.3.1.Kết quả đạt được……………………………………………………...38
2.3.2.Hạn chế……………………………………………………………….39
2.3.3.Nguyên nhân………………………………………………………....40
Tiểu kết chương 2………………………………………………………….44
Chương 3- GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ
GIAO NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN SỞ, BAN,
NGÀNH TẠI TỈNH THÁI NGUYÊN…………………………………………...45
3.1.Trách nhiệm các sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên……………………..45
3.1.1.Hoàn thiện Danh mục hồ sơ………………………………………...45
3.1.2.Tổ chức thực hiện Danh mục hồ sơ………………………………....47
3.1.2.1.Thủ trưởng cơ quan………………………………………………....47
3.1.2.2.Trách nhiệm Chánh Văn phòng, Thủ trưởng đơn vị………………..52
3.1.2.3.Trách nhiệm của chuyên viên……………………………………....55
3.1.2.4. Trách nhiệm công chức Văn thư, Lưu trữ cơ quan………………...55
3.2.Trách nhiệm các cơ quan quản lý nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ….56
3.2.1.Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước………………………………….56
3.2.2.Uỷ ban nhân dân tỉnh Thái Nguyên………………………………...57
3.2.3.Sở Nội vụ và Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên………..58
Tiểu kết chương 3………………………………………………………….59
KẾT LUẬN………………………………………………………………………..60
TÀI LIỆU THAM KHẢO………………………………………..........................61
PHỤ LỤC………………………………………………………………………….01
1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là một trong
những hoạt động quan trọng của công tác văn thư. Đối với cơ quan, tổ chức, công
tác lập hồ sơ nhằm quản lý được toàn bộ minh chứng giải quyết công việc trong cơ
quan một cách khoa học, chặt chẽ. Đối với từng công chức, viên chức công tác lập
hồ sơ giúp cho mỗi cá nhân sắp xếp công văn, giấy tờ khoa học và thuận tiện cho
việc nghiên cứu, tra tìm khi cần thiết; đề xuất ý kiến và giải quyết công việc, quản
lý chặt chẽ, giữ gìn bí mật công văn giấy tờ; nâng cao hiệu quả công tác và chuẩn bị
tốt cho việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
Trong những năm qua, hệ thống văn bản quản lý, chỉ đạo, hướng dẫn về
công tác văn thư cơ bản được hoàn thiện, tạo cơ sở pháp lý để từng bước nâng cao
chất lượng, hiệu lực, hiệu quả trong quản lý. Hoạt động lậpvà giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức đã có những chuyển biến mạnh
mẽ. Văn bản, tài liệu sau khi giải quyết công việc xong được cán bộ, công chức,
viên chức lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định.
Tại một số các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên, hoạt động lập
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan được thực hiện có hiệu quả. Trong
quá trình thực hiện nhiệm vụ được giao công chức, viên chức đã chủ động lập hồ sơ
công việc, hồ sơ nguyên tắc phục vụ trong quá trình thực hiện nhiệm vụ, giải quyết
công việc hằng ngày. Sau khi giải quyết công việc xong hồ sơ công việc được lập
và giao nộp vào Lưu trữ cơ quan phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu của cơ
quan, đơn vị và cá nhân. Các cơ quan thực hiện tốt hoạt động này phải kể đến là
Văn phòng Uỷ ban nhân dân tỉnh, Sở Nội vụ, Thanh tra tỉnh, Sở Khoa học và Công
nghệ, Sở Tài nguyên và Môi trường tỉnh Thái Nguyên.
Tuy nhiên, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại
nhiều cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh vẫn còn một số bất cập như: Việc thực hiện
quy định của pháp luật về lập hồ sơ công việc của công chức, viên chức chưa
nghiêm; việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ còn tự phát; hồ sơ được lập chưa hoàn
chỉnh, chưa đạt chất lượng; tại một số cơ quan, đơn vị và một số bộ phận công
2
chức,viên chức chưa hiểu đúng hoặc chưa quan tâm đúng mức đến hoạt động lập hồ
sơ công việc, xem đây là nhiệm vụ của người làm công tác văn thư, lưu trữ tại cơ
quan, đơn vị; tài liệu lưu trữ còn phân tán nhiều nơi; tình trạng giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan chưa đúng thời gian quy định vẫn còn phổ biến. Do đó,
gây khó khăn cho việc tổ chức khoa học tài liệu tại Lưu trữ cơ quan cũng như lựa
chọn những hồ sơ có giá trị bảo quản vĩnh viễn giao nộp vào Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Vì vậy, việc nghiên cứu thực trạng và đề ra các giải pháp để nâng cao chất lượng
hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ
chức trên địa bàn tỉnh Thái Nguyên là việc làm cần thiết.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định chọn đề tài: “Nâng cao
chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban,
ngành tại tỉnh Thái Nguyên” làm đề tài Luận văn cao học của mình.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan không phải là
hướng đề tài mới mà đã được nhiều tác giả, người nghiên cứu quan tâm, trong đó
phải kể đến những sách lý luận, giáo trình, các Luận văn thạc sĩ, các bài viết trên tạp
chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam. Qua nghiên cứu sách lý luận, giáo trình, chúng tôi
đưa ra khái quát về kết quả như sau:
Về sách lý luận,trong các giáo trình: Giáo trình văn thư (Trường Đại học Nội
vụ Hà Nội) - PGS.TS Triệu Văn Cường, NXB Lao động năm 2016; Lý luận và
phương pháp công tác văn thư (Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn) PGS Vương Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội năm 2005; Nghiệp vụ
công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội), NXB Giao thông vận tải năm
2009. Các tác phẩm này đều dành một chương trình bày nội dung lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, trong đó đề cập đến những khái niệm, yêu
cầu, phương pháp của lập hồ sơ và một số mẫu hướng dẫn lập Danh mục hồ sơ,
mẫu bìa hồ sơ, mẫu mục lục văn bản. Tuy nhiên, các tác phẩm mới nghiên cứu từ
phương diện lý luận, chưa có những ví dụ thực tế sát thực, bài học thực hành từ hoạt
động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ chức để
tổng hợp, đúc rút kinh nghiệm từ thực tế đến lý luận.
3
Một số Luận văn Thạc sĩ của học viên cao học chuyên ngành Lưu trữ tại
Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn cũng lấy vấn đề lập hồ sơ và nộp lưu
hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan làm chủ đề nghiên cứu. Lập hồ sơ hiện hành tại Văn
phòng Chính phủ và các biện pháp chỉ đạo và hướng dẫn (Luận văn thạc sĩ của Vũ
Văn Quỳnh, Hà Nội - 2012), Luận văn đưa ra thực trạng hoạt động lập hồ sơ hiện
hành và các biện pháp về chỉ đạo, hướng dẫn hoạt động này tại một cơ quan ngang
Bộ, là bộ máy giúp việc của Chính phủ và Thủ tướng Chính phủ; Vấn đề lập hồ sơ
hiện hành và nộp lưu hồ sơ tài liệu vào Lưu trữ cơ quan Bộ - Thực trạng và giải
pháp (Luận văn thạc sĩ Nguyễn Xuân Trung, Hà Nội - 2005), Luận văn nghiên cứu
thực trạng về lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
Bộ, chỉ ra những nguyên nhận cơ bản và đưa ra những giải pháp giải quyết tình
trạng tài liệu không được lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan theo quy định
của pháp luật; Các giải pháp nâng cao hiệu quả lập hồ sơ và nộp lưu vào Lưu trữ
UBND cấp quận - thành phố Hà Nội (Luận văn thạc sĩ của Phạm Thị Hạnh, Hà Nội
- 2013),Luậnvăn đã tìm hiểu việc thực hiện các văn bản chỉ đạo của cơ quan quản lý
Nhà nước ở Trung ương và cấp quận của thành phố Hà Nội, khảo sát thực trạng
công tác lập hồ sơ, đề xuất những giải pháp nâng cao hiệu quả lập và nộp lưu hồ sơ
vào Lưu trữ cơ quan ở UBND cấp quận của thành phố Hà Nội.
Ngoài ra, cũng có nhiều bài viết trên tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam liên
quan về trách nhiệm công vụ và thể chế hoá công tác lập hồ sơ trong hoạt động của
các cơ quan công quyền (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số 01/2011) của tác
giả GS. TSKH Nguyễn Văn Thâm, Trách nhiệm công vụ của cán bộ, công chức,
viên chức trong việc lập hồ sơ công việc đã giải quyết xong (Tạp chí Văn thư Lưu
trữ Việt Nam, số 01/2011) của tác giả PGS Nguyễn Văn Hàm, Nâng cao nhận thức
hoạt động quản lý nhà nước về công tác lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu hồ sơ, tài
liệu vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử (Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam, số
03/2013) của tác giả Phan Minh Lý - Chi cục trưởng, Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh
Bình Định. Các tác giả đưa ra những thực trạng việc lập hồ sơ của các cơ quan công
quyền từ những nguyên nhân căn bản mà cả hệ thống chính trị đều phải suy ngẫm
và có cách thức đổi mới cải cách về thể chế, thái độ trách nhiệm của cán bộ, công
4
chức, hình thức chuyển từ những văn bản có tính chất hướng dẫn sang hình thức
văn bản mà bắt buộc mọi cán bộ, công chức, viên chức thực thi nhiệm vụ phải có
trách nhiệm thực hiện.
Có thể nói, sách lý luận, giáo trình, Luận văn thạc sĩ và các bài viết đăng trên
tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam đã nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Mỗi một đề tài nghiên cứu ở nhiều góc độ và phạm vi
khác nhau, nhưng tựu trung lại thì các đề tài đã nghiên cứu được thực trạng, đưa ra
các biện pháp hoạt động lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
tại một cơ quan cụ thể, tại cấp quận thành phố Hà Nội và cơ quan cấp Bộ. Tuy
nhiên, chưa có đề tài nào nghiên cứu chi tiết, cụ thể và đưa ra các giải pháp đối với
hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh
Thái Nguyên (các cơ quan chuyên môn thuộc Uỷ ban nhân dân tỉnh). Do vậy, có thể
nói đề tài “Nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu
trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên” là một đề tài nghiên cứu có mục
tiêu rõ ràng, khác với các đề tài nghiên cứu trước đó. Tuy vậy, Luận văn có kế thừa
những kiến thức lý luận và thực tiễn của các tác phẩm, đề tài nghiên cứu trước đó ở
một mức độ nhất định.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu: Việc nghiên cứu đề tài này, chúng tôi mong muốn
đạt được hai mục đích cơ bản:
Một là, khảo sát, đánh giá thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu
vào Lưu trữ cơ quan của các sở, ban, ngành tỉnh Thái Nguyên, qua đó thấy được
tính tất yếu và nhu cầu khách quan cần phải nâng cao chất lượng hoạt động lập và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan trong giai đoạn hiện nay.
Hai là, trên cơ sởthực trạng của hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, đề xuất
những giải pháp khắc phục nhằm nâng cao chất lượng hoạt động lậpvà giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên.
- Nhiệm vụ nghiên cứu: Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định:
Nghiên cứu những vấn đề cơ sở lý luận và pháp lý về hoạt động lập và giao
nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói riêng;
5
Khảo sát thực tế, phân tích, đánh giá thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ,
tài liệu vào Lưu trữ cơ quan một số sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên;
Trên cơ sở đánh giá thực trạng, chúng tôi đề xuất những giải pháp để thực
hiện tốt hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Đối tượng nghiên cứu là hoạt động lập và giao nộp
hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên.
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
của cơ quan 19 sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên thuộc Danh mục các cơ quan
nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh Thái Nguyên.
+ Đề tài nghiên cứu loại hình tài liệu giấy;
+ Thời gian nghiên cứu hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ
cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên từ năm 2013 đến nay. Năm 2013 là năm
bắt đầu tiến hành hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
theoThông tư số 07/2012/TT-BNV ngày 22/11/2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn quản
lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
5. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện đề tài này, người nghiên cứu sử dụng, áp dụng các phương pháp
nghiên cứu chính sau đây:
- Phương pháp khảo sát thực tế được sử dụng khi khảo sát thực tế hoạt động
lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan một số sở, ban, ngành tại tỉnh
Thái Nguyên; phương pháp hệ thống và thống kê được vận dụng nhằm đánh giá
tình hình, chất lượng hồ sơ được lãnh đạo đơn vị, công chức lập khi giải quyết công
việc được giao và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan;
- Phương pháp phân tích, tổng hợp được vận dụng khi phân tích các nội dung
về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệuvào Lưu trữ cơ quan, chỉ ra những ưu
điểm, hạn chế trong hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan
trên cơ sở đó đưa ra các giải pháp để nâng cao chất lượng công tác này tại các sở,
ban, ngành tỉnh Thái Nguyên;
6
- Phương pháp phỏng vấn được thực hiện đối với một số lãnh đạo quản lý cấp
phòng; công chức văn thư, lưu trữ; công chức chuyên môn giúp việc các sở, ban,
ngành của tỉnh.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
- Ý nghĩa lý luận: Đề tài góp phần chứng minh tính đúng đắn của lý thuyết
công tác lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, cũng như tính tất yếu
về trách nhiệm đối với cá nhân, đơn vị thực hiện nhiệm vụ liên quan đến công văn
giấy tờ. Cùng với các bài viết, đề tài về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào
Lưu trữ cơ quan của các tác giả đã nghiên cứu trước đây, việc nghiên cứu này đóng
góp thêm tiếng nói để khẳng định sự cần thiết của hoạt động này đối với sự hình
thành và phát triển của mỗi cơ quan.
- Ý nghĩa thực tiễn: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần khắc phục những
tồn tại về hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan, để từ đó mỗi
cá nhân, đơn vị chủ động, trách nhiệm trong việc nâng cao chất lượng hoạt động lập
và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên.
Qua nghiên cứu đề tài này nhằm nâng cao nhận thức của lãnh đạo, công
chức, viên chức các cơ quan, tổ chức trên địa bàn tỉnh nói chung, các sở, ban, ngành
nói riêng về vị trí, ý nghĩa, vai trò của văn bản, tài liệu lưu trữ; trách nhiệm lập và
giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan theo thời hạn quy định của pháp luật;
đưa hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan đi vào nề nếp, là
nhiệm vụ thường xuyên, xuyên suốt quá trình giải quyết và thực hiện nhiệm vụ
được giao đối với mỗi công chức, viên chức.
7. Kết cấu của Luận văn
Ngoài Phần mở đầu, Phần kết luận, tài liệu tham khảo và phụ lục, phần nội
dung của Luận văn có kết cấu gồm 3 chương sau đây:
Chương 1- Cơ sở lý luận và pháp lý của hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan: Nội dung của chương này chúng tôi tìm hiểu cơ sở lý
luận, cơ sở pháp lý của hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ
quan. Một số khái niệm hồ sơ, lập hồ sơ, Lưu trữ cơ quan, giao nộp hồ sơ; mục
đích, yêu cầu, phương pháp lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan.
7
Chương 2- Thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ
quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên: Chương này chúng tôi trình bày khái
quát chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của các sở, ban, ngành tại tỉnh Thái
Nguyên; khảo sát, điều tratại một số sở ban ngành về việc ban hành các văn bản chỉ
đạo, hướng dẫn hoạt động lập và giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan; nhận thức của
lãnh đạo, công chức đối với việc tổ chức thực hiện các văn bản quy định về công tác
văn thư nói chung, hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan nói
riêng; thực trạng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ công việc của công chức các sở,
ban, ngành; chất lượng hồ sơ được lập.
Chương 3- Giải pháp nâng cao chất lượng hoạt động lập và giao nộp hồ sơ, tài
liệu vào lưu trữ cơ quan sở, ban, ngành tại tỉnh Thái Nguyên: Từ hạn chế đã đề
cập tại Chương 2, trong Chương 3, chúng tôi đề xuất một số giải pháp đối với các sở,
ban, ngành tỉnh Thái Nguyên - đối tượng chính thực hiện hoạt động lập và giao nộp hồ
sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan. Bên cạnh đó, nội dung chương này cũng đề xuất một số
giải pháp chính liên quan đến trách nhiệm của các cơ quan quản lý nhà nước về công tác
văn thư như Cục Văn thư và Lưu trữ nhà nước, UBND tỉnh Thái Nguyên, Sở Nội vụ và
Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Thái Nguyên.
8
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ PHÁP LÝ CỦA HOẠT ĐỘNG LẬP VÀ GIAO
NỘP HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN
1.1. Cơ sở lý luận
1.1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1.1. Hồ sơ
Trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức hình thành nên một khối
lượng tài liệu khá phong phú, đa dạng, khối tài liệu đó được tập hợp theo vấn đề, sự
việc, thời gian, địa điểm hoặc một số đặc trưng khác thành những hồ sơ phản ánh
chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan.
Trong cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình
Quyền (NXB Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005) nêu khái niệm hồ sơ như sau
“Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một văn bản) có liên quan về một vấn đề, sự việc
(hay một người) hình thành trong quá trình giải quyết vấn đề sự việc đó hoặc được
kết hợp lại do có những điểm giống nhau về hình thức như cùng loại văn bản, cùng
tác giả, cùng thời gian ban hành” [14, tr.333].
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội,
năm 2009) khái niệm hồ sơ được định nghĩa “Hồ sơ là một tập văn bản (hoặc một)
văn bản tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề, một sự việc, một đối tượng cụ
thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chung như tên loại văn bản, cơ quan, tổ
chức ban hành văn bản, thời gian hoặc những đặc điểm khác, hình thành trong quá
trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của một cơ
quan tổ chức hoặc một cá nhân”[7, tr.111].
Trong khuôn khổ luận văn này, chúng tôi sử dụng khái niệm hồ sơ của Giáo
trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009), bởi
vì từ lý luận đến thực tiễn và pháp lý đã quy định lập hồ sơ phải đảm bảo các yêu
cầu phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vị, cơ quan và nhiệm vụ, vị trí việc
làm của cá nhân được phân công giải quyết. Do vậy, hồ sơ muốn tồn tại được cũng
phải được hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc phản ánh diễn
biến của một sự việc, vấn đề hoặc con người cụ thể.
1.1.1.2. Lập hồ sơ
9
Tại cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn thư của PGS Vương Đình
Quyền (NXB Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005) định nghĩa về “Lập hồ sơ là tập
hợp những văn bản hình thành trong quá trình giải quyết công việc của cơ quan, tổ
chức, cá nhân theo từng vấn đề, sự việc hoặc theo các đặc điểm khác của văn bản,
đồng thời sắp xếp và biên mục chúng theo phương pháp khoa học” [10, tr.337].
Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao đẳng Nội vụ Hà nội,
năm 2009) khái niệm lập hồ sơ được định nghĩa “Là quá trình tập hợp, sắp xếp văn
bản, tài liệu hình thành hồ sơ trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thành hồ
sơ theo các nguyên tắc và phương pháp nhất định” [11, tr.112].
Từ hai khái niệm lập hồ sơ trên cho thấy đều cụ thể, chi tiết, tuy nhiên theo chúng
tôi sử dụng khái niệm lập hồ sơ của Giáo trình Nghiệp vụ công tác văn thư (Trường Cao
đẳng Nội vụ Hà nội, năm 2009) bởi lẽ, lập hồ sơ phải là một quá trình tập hợp vì rằng từ
khi bắt đầu giải quyết công việc đến khi giải quyết xong là cả một quá trình vừa thực
hiện nhiệm vụ, vừa phải cập nhật, thu thập các văn bản liên quan đến một vấn đề, một sự
việc hoặc một con người cụ thể. Bởi việc lập hồ sơ đòi hỏi người trực tiếp giải quyết
công việc mới hiểu được tường tận một sự việc, vấn đề diễn ra như thế nào mà phải xác
định nó dựa trên những nguyên tắc, phương pháp cụ thể theo một logic nhất định.
1.1.1.3. Lưu trữ cơ quan
Tại cuốn Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức của PGS. TS Nguyễn Minh
Phương, PGS. TS Triệu Văn Cường (NXB Chính trị quốc gia - Sự thật, Hà Nội, năm
2016), thực tế hoạt động của các lưu trữ cơ quan rất đa dạng về quy mô tổ chức, về
đặc điểm tài liệu lưu trữ, về hình thức sở hữu tài liệu lưu trữ. Vì vậy, việc phân chia
các loại tài liệu lưu trữ cơ quan để giúp cho việc tổ chức lưu trữ và thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ cho phù hợp với đặc điểm của từng loại hình cơ quan.
- Các loại lưu trữ cơ quan của Đảng Cộng sản Việt Nam;
- Các loại lưu trữ cơ quan Nhà nước Việt Nam gồm:
+ Lưu trữ cơ quan quản lý nhà nước cấp Trung ương; Lưu trữ cơ quan quản
lý nhà nước cấp tỉnh, cấp huyện; Lưu trữ cơ quan của Hội đồng nhân dân, Uỷ ban
nhân dân cấp xã, phường;
10
+ Lưu trữ các đơn vị sự nghiệp công lập gồm Lưu trữ bệnh viện; Lưu trữ
trường học; Lưu trữ các tổ chức khoa học và công nghệ; Lưu trữ các đơn vị sự
nghiệp văn hoá, thông tin và truyền thông; Lưu trữ doanh nghiệp;
+ Lưu trữ chuyên ngành: Là các Lưu trữ cơ quan quản lý những loại tài liệu
lưu trữ sản sinh của các ngành Quốc phòng, Công an, Ngoại giao. Ngoài ra, một số
lưu trữ cơ quan của ngành tài nguyên và môi trường thực tế được tổ chức như lưu
trữ chuyên ngành. Đó là tài liệu đất đai, lưu trữ tài liệu địa chất khoáng sản, lưu trữ
tài liệu khí tượng thuỷ văn, lưu trữ tài liệu đo đạc và bản đồ;
- Lưu trữ của các tổ chức xã hội gồm lưu trữ của những tổ chức phi chính
phủ, tổ chức tôn giáo, hội nghề nghiệp. Đây là các lưu trữ tư nhân hoạt động theo
pháp luật [tr.31-38].
1.1.1.4. Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan là việc làm bắt buộc đối với các cá nhân,
đơn vị trong cơ quan. Sau khi công việc kết thúc hồ sơ được cập nhật, lựa chọn
những văn bản có giá trị đảm bảo về giá trị pháp lý, giá trị thực tiễn và giá trị lịch sử,
những hồ sơ đó được giao nộp đầy đủ sẽ góp phần giữ gìn an toàn toàn bộ tài liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của đơn vị, cơ quan phục vụ nhu cầu tra cứu, sử
dụng trước mắt cũng như lâu dài, phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
1.1.2. Mục đích, yêu cầu, phương pháp và quy trình lập hồ sơ
1.1.2.1. Mục đích của lập hồ sơ
- Vị trí của việc lập hồ sơ:
Đối với mỗi công chức, viên chức khi được giao giải quyết công việc sau khi
thực hiện nhiệm vụ xong kết quả, sản phẩm chính của công việc là những hồ sơ
hoàn chỉnh. Hồ sơ được hình thành trong quá trình giải quyết công việc có nghĩa
việc lập hồ sơ phải được tiến hành đồng thời từ thời điểm công việc được bắt đầu,
văn bản, tài liệu hình thành đến đâu thì phải cập nhật văn bản đến đó; chỉ có cá
nhân, đơn vị có trách nhiệm giải quyết công việc mới thực hiện việc lập hồ sơ.
Việc lập hồ sơ là nhiệm vụ quan trọng của công tác quản lý hồ sơ, tài liệu
trong giai đoạn văn thư là tiền đề của công tác lưu trữ, góp phần tổ chức khoa học
tài liệu tại các Lưu trữ cơ quan, lựa chọn hồ sơ có giá trị vĩnh viễn giao nộp vào Lưu
11
trữ lịch sử để tiếp tục bảo quản an toàn và phát huy tối đa giá trị của tài liệu phục vụ
các nhu cầu của xã hội.
- Mục đích của lập hồ sơ: Đối với công chức, viên chức: Lập hồ sơ công việc là
trách nhiệm, công việc thường xuyên của công chức, viên chức chuyên môn và Văn
thư cơ quan. Cá nhân được giao phụ trách, thực hiện nhiệm vụ sau khi giải quyết công
việc xong, văn bản trong hồ sơ được xác định giá trị, sắp xếp một cách khoa học, đầy
đủ, có hệ thống, hiểu và nắm rõ trình tự trong giải quyết công việc được giao đây chính
là nhiệm vụ, trách nhiệm và cũng là minh chứng thể hiện tính hiệu quả, chất lượng
trong thực hiện công tác của người được giao giải quyết công việc. Lập hồ sơ công việc
kịp thời tạo thói quen làm việc khoa học cho công chức, viên chức tránh được tình
trạng phân tán, thất lạc tài liệu giúp cho cá nhân nắm chắc thành phần, nội dung và
khối lượng văn bản hình thành khi giải quyết công việc, xác định được giá trị của mỗi
văn bản trong hồ sơ và thời hạn bảo quản của hồ sơ cần lưu giữ bảo quản bằng thời
gian cụ thể, đảm bảo thời gian tra cứu, tiếp cận nhanh nhất đối với hồ sơ khi cần, tạo
điều kiện cho việc tham mưu, đề xuất, căn cứ chính xác khi giải quyết công việc hằng
ngày có cơ sở đạt năng suất và chất lượng.
Đối với cơ quan:
+ Trong hoạt động của đơn vị, cơ quan công việc thuộc trách nhiệm được giao
của công chức, viên chức sau khi giải quyết xong văn bản, tài liệu được lập hồ sơ theo
từng vấn đề, sự việc phản ánh nhiệm vụ được phân công và chức năng, nhiệm vụ của
từng đơn vị, cơ quan. Điều này thực hiện tốt sẽ giúp cho thủ trưởng cơ quan có những
chủ trương, đường hướng vĩ mô, hoạch định chính sách sát với tình hình phát triển thực
tế của cơ quan, đút rút được những kinh nghiệm trong công tác điều hành, lãnh đạo cơ
quan; giúp thủ trưởng đơn vị quản lý được kết quả và chất lượng công việc của mỗi công
chức, viên chức nói riêng của đơn vị nói chung; giúp công chức, viên chức tham mưu, đề
xuất ý kiến và giải quyết công việc có căn cứ xác đáng, cơ sở pháp lý, tiết kiệm được thời
gian; là chứng cứ để phục vụ công tác thanh tra, kiểm tra được công khai, minh bạch. Do
đó, nâng cao chất lượng và hiệu suất công tác của công chức, viên chức trong thực hiện
nhiệm vụ được giao, đề cao tinh thần trách nhiệm, làm việc khoa học và nhận thức đầy
đủ hơn về ý nghĩa, vai trò của công văn giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của
12
đơn vị cũng như của cơ quan. Ngoài ra, hồ sơ được lập giúp người quản lý hồ sơ cũng
như lãnh đạo đơn vị, cơ quan xác định được hồ sơ có được công khai rộng rãi hoặc phải
được giữ gìn bí mật Nhà nước hoặc bí mật của cơ quan theo quy định.
+ Hoạt động lập và giao nộp hồ sơ là yêu cầu bắt buộc đối với trưởng các đơn
vị, công chức, viên chức thuộc cơ quan sau khi đã kết thúc công việc. Điều này tạo
điều kiện cho Lưu trữ cơ quan sẽ thuận lợi việc phân loại, hệ thống hoá tài liệu, đăng
ký và sắp xếp trong kho đáp ứng yêu cầu bảo quản an toàn tài liệu, dễ tra tìm tiết
kiệm được thời gian, công sức và tiện lợi cho việc ứng dụng công nghệ thông tin
trong việc xây dựng cơ sở dữ liệu tìm kiếm tài liệu lưu trữ. Nếu hoạt động lập hồ sơ
được lập ở văn thư tốt sẽ tạo thuận lợi cho Lưu trữ cơ quan dễ dàng chọn ra những hồ
sơ, tài liệu có giá trị lịch sử để giao nộp đầy đủ, đúng hạn vào Lưu trữ lịch sử. Do đó,
sẽ nâng cao được chất lượng tài liệu lưu trữ, đáp ứng kịp thời và đầy đủ các yêu cầu
về nghiên cứu, sử dụng tài liệu của lãnh đạo, công chức, viên chức cơ quan và phục
vụ các mục đích khác của toàn xã hội.
1.1.2.2. Yêu cầu của lập hồ sơ
Hồ sơ là phản ánh mọi hoạt động, thành quả lao động và sáng tạo của mỗi cá
nhân, đơn vị thuộc cơ quan trong quá trình hình thành và phát triển của cơ quan đó,
nên hồ sơ được lập phải đảm bảo các yêu cầu:
- Hồ sơ phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của cá nhân, đơn vị được giao
giải quyết công việc. Trong một cơ quan có nhiều đơn vị thực hiện các chức năng,
nhiệm vụ khác nhau do cơ quan nhà nước có thẩm quyền giao. Do đó, trong quá trình
giải quyết công việc hồ sơ được lập của cá nhân, đơn vị nào phải được phản ánh đầy đủ
trong hồ sơ đúng với vị trí, nhiệm vụ của cá nhân, đơn vị đó. Nếu người được giao giải
quyết công việc sau khi kết thúc mà không phân định được văn bản phản ánh nhiệm vụ
của cá nhân được giao cũng như chức năng, nhiệm vụ của đơn vị hoặc cơ quan mình
mà vẫn lập hồ sơ sẽ dẫn đến hồ sơ đó không đảm bảo quy định, không phản ánh nhiệm
vụ của người được giao sẽ tốn thời gian, văn phòng phẩm và diện tích để lưu giữ những
hồ sơ đó, khi cần tra tìm phục vụ hoạt động lãnh đạo, điều hành, hoặc tham mưu, đề
xuất, thanh tra, kiểm tra thì kết quả là những hồ sơ đó không phản ánh và mang lại hiệu
quả, giá trị gì cho cá nhân, đơn vị và cơ quan.
13
- Đối với một sự việc, một vấn đề từ khi giải quyết công việc, thu thập và cập
nhật các văn bảngiấy tờ trong quá trình giải quyết đến khi kết thúc lập hồ sơ đòi hỏi
người lập hồ sơ phải biết xác định các văn bản hình thành trong tổng thể của một sự
việc, một vấn đề, các văn bản phải có sự liên quan chặt chẽ với nhau, không được
phân chia, xé lẻ các văn bản có mối quan hệ cùng một sự việc, một vấn đề thành
nhiều hồ sơ hoặc đơn vị bảo quản. Mỗi văn bản hình thành đều có nội dung, giá trị
riêng của nó phản ánh sự việc, vấn đề khác nhau nên người lập hồ sơ cần có những
cách sắp xếp chúng một cách khoa học, hợp lý, logic với nhau và phản ánh trình tự
diễn biến của một sự việc, một vấn đề cụ thể, giữa chúng phải có mối liên hệ mật
thiết với nhau nhưng mối liên hệ đó hoàn toàn mang tính chất khách quan của sự
việc hoặc vấn đề đang được đề cập, giải quyết. Điều này làm tốt sẽ mang lại hiệu
quả cho người nghiên cứu tra tìm hồ sơ, tài liệu một cách đầy đủ, phản ánh đúng nội
dung, trình tự diễn biến của một sự việc, vấn đề mà người nghiên cứu đề cập.
- Trên thực tế mỗi hồ sơ được lập và sử dụng có nhiều giá trị, điều đó phụ thuộc
vào khách thể nghiên cứu, sử dụng vào những mục đích khác nhau. Tuy nhiên, các văn
bản trong hồ sơ phải thể hiện được giá trị tương đối đồng đều. Các văn bản hình thành
có giá trị không giống nhau nên việc xác định giá trị bảo quản của chúng cũng khác
nhau. Có văn bản chỉ có giá trị sau khi giải quyết công việc xong, có văn bản có giá trị
thực tiễn trong một thời gian nhất định hoặc giá trị lịch sử nhưng các giá trị của mỗi văn
bản có liên quan, bổ sung và tác động qua lại lẫn nhau để tạo nên một giá trị tổng thể của
hồ sơ đó. Điều đó, cho thấy người lập hồ sơ phải biết xác định và đặt nó trong tổng thể
của sự việc, vấn đề và dự đoán được giá trị lịch sử của nó để xác định đúng giá trị hiện
tại tránh ý thức chủ quan của mình mà áp đặt thiếu cơ sở khoa học cho hồ sơ mình lập ra.
- Để hồ sơ có giá trị lịch sử đồng thời phải có giá trị pháp lý yêu cầu đặt ra là
các văn bản trong hồ sơ phải đảm bảo đúng thể thức văn bản. Trong hoạt động của cơ
quan văn bản có nội dung phản ánh đúng thực tế khách quan của sự việc, vấn đề được
ban hành nhưng thiếu một trong các yếu tố thể thức quy định như: Quốc hiệu, tác giả
ban hành văn bản, chữ ký của người có thẩm quyền, con dấu của cơ quan,…thì văn bản
không thể có giá trị pháp lý đầy đủ. Những văn bản như vậy mà tồn tại trong hồ sơ
trong hiện tại và lưu trữ trong tương tai thì những thông tin trong văn bản của hồ sơ chỉ
14
dùng làm cơ sở tham khảo thông tin chứ không thể là minh chứng lịch sử và có giá trị
pháp lý trong các giao dịch theo quy định của pháp luật được. Do đó, khi lập hồ sơ một
điều kiện bắt buộc mà đòi hỏi người lập hồ sơ phải xác định và lựa chọn được những
văn bản đảm bảo về các yếu tố thể thức thì những hồ sơ đó mới thật sự trở thành nguồn
sử liệu tin cậy, là căn cứ pháp lý được.
- Mỗi hồ sơ được lập công chức chuyên môn, người được giao giải quyết cần
phải hoàn thiện hồ sơ như đánh số tờ, viết bìa hồ sơ, đối với hồ sơ có thời hạn bảo
quản vĩnh viễn phải ghi mục lục văn bản, viết Chứng từ kết thúc cho hồ sơ. Việc
hoàn thiện hồ sơ thực hiện tốt sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho người nghiên cứu, tra
tìm nắm khái quát được thành phần, nội dung và số lượng văn bản, tình trạng văn
bản, tài liệu trong hồ sơ, từ đó người nghiên cứu sẽ giảm thời gian tìm kiếm mang
lại hiệu quả, năng suất khi tiếp cận tài liệu.
1.1.2.3. Phương pháp lập hồ sơ
* Phương pháp lập Danh mục hồ sơ
Để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp và thực hiện đúng quy định, các cơ quan cần
xây dựng Danh mục hồ sơ hằng năm. Cuốn Lý luận và phương pháp công tác văn
thư của PGS Vương Đình Quyền (NXB Đại học quốc gia Hà Nội, năm 2005) đưa ra
khái niệm “Danh mục hồ sơ là bảng kê tên các hồ sơ mà cơ quan, đơn vị sẽ lập
trong năm có ghi thời hạn bảo quản và tên người lập” [7, tr.349).
- Quy trình lập Danh mục hồ sơ: Xây dựng khung đề mục của Danh mục hồ sơ;
xác định những hồ sơ cần lập, dự kiến tiêu đề hồ sơ và đơn vị hoặc người lập; dự kiến
thời hạn bảo quản của hồ sơ; đánh số, ký hiệu các đề mục và hồ sơ.
Các đề mục lớn được đánh số liên tục bằng chữ số La Mã; các đề mục nhỏ
trong đề mục lớn được đánh số riêng bằng chữ số Ả rập; việc đánh số hồ sơ có thể áp
dụng một trong hai cách: Số của hồ sơ được đánh liên tục trong toàn Danh mục hoặc
số của hồ sơ được đánh liên tục trong phạm vi từng đề mục lớn, bắt đầu từ số 01.
- Tổ chức lập Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ được lập theo hai cách:
Cách thứ nhất: Văn thư cơ quan xây dựng dự thảo Danh mục hồ sơ của cơ
quan; lấy ý kiến đóng góp của đơn vị, cá nhân có liên quan; hoàn thiện dự thảo, báo
15
cáo lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ
chức ký ban hành.
Cách thứ hai: Các đơn vị thuộc cơ quan, tổ chức dự kiến Danh mục hồ sơ của
đơn vị mình theo hướng dẫn nghiệp vụ của Văn thư; Văn thư tổng hợp thành Danh
mục hồ sơ của cơ quan, tổ chức bổ sung, chỉnh sửa (nếu cần); hoàn thiện dự thảo, trình
lãnh đạo Văn phòng hoặc Phòng Hành chính để trình người đứng đầu cơ quan, tổ chức
ký ban hành.
- Yêu cầu của Danh mục hồ sơ: Danh mục hồ sơ do người đứng đầu cơ quan,
tổ chức duyệt, ký ban hành vào đầu năm; Văn thư sao chụp Danh mục hồ sơ đã
được ban hành gửi các đơn vị, cá nhân liên quan để thực hiện lập hồ sơ theo Danh
mục; trong quá trình thực hiện, nếu có hồ sơ dự kiến chưa sát với thực tế hoặc có
công việc giải quyết phát sinh thuộc trách nhiệm lập hồ sơ của phòng chuyên môn
(đơn vị) hoặc cá nhân nào thì đơn vị hoặc cá nhân đó kịp thời sửa đổi, bổ sung vào
phần Danh mục hồ sơ của mình để Văn thư tổng hợp, bổ sung vào Danh mục hồ sơ
của cơ quan, tổ chức.
* Phương pháp và quy trình lập hồ sơ
Gồm có 3 bước:
- Bước 1: Mở hồ sơ;
- Bước 2: Thu thập, cập nhật văn bản, tài liệu vào hồ sơ;
- Bước 3: Kết thúc (hoàn thiện hồ sơ).
Trách
nhiệm
Các bước thực hiện
Mô tả/tài liệu liên quan
- Căn cứ Danh mục hồ sơ để mở hồ
Mở hồ sơ
Chuyên
sơ theo chức năng, nhiệm vụ được
phân công hoặc căn cứ nhiệm vụ bổ
viên, người
sung (ngoài Danh mục) được giao.
được giao
- Chuẩn bị bìa hồ sơ;
giải quyết
- Việc ghi các thông tin trên bìa hồ sơ
được hướng dẫn tại các bước cụ thể.
Ghi
chú
16
- Hồ sơ công việc được lập trong quá
trình giải quyết văn bản đến, gồm:
Văn bản của cơ quan, tổ chức bên
ngoài gửi đến (bản chính),...; văn bản
Chuyên
viên, người
Thu thập,
cập nhật
văn bản,
tài liệu
vào hồ sơ
được giao
đi của cơ quan sau khi lãnh đạo ký
duyệt, đăng ký phát hành…; văn bản
khác có liên quan, phim, ảnh, ghi âm
(nếu có)…
- Hồ sơ công việc được lập trên cơ sở
thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
giải quyết
đơn vị, cơ quan gồm: Văn bản đi của
cơ quan được chuyên viên tham mưu
thực hiện theo chức năng, nhiệm vụ
(kể cả bản dự thảo), hoàn chỉnh, sau
khi lãnh đạo ký duyệt, đăng ký phát
hành…; tài liệu khác có liên quan,
phim, ảnh, ghi âm (nếu có),…
- Khi công việc giải quyết xong thì
hồ sơ được kết thúc, người lập hồ sơ
có trách nhiệm:
Kiểm soát hồ sơ, tài liệu: (mức độ
đầy đủ của văn bản, tài liệu có trong
hồ sơ; xét loại ra khỏi hồ sơ những
Chuyên
viên, người
được giao
giải quyết
Kết thúc
(hoàn thiện
hồ sơ)
văn bản trùng, bản nháp và không
liên quan); sắp xếp văn bản trong hồ
sơ theo các phương pháp khoa học;
biên mục hồ sơ; xem xét thời hạn bảo
quản của hồ sơ (đối chiếu với Danh
mục hồ sơ và thực tế văn bản trong
hồ sơ); hoàn thiện, chỉnh sửa tiêu đề
hồ sơ cho phù hợp với nội dung tài
liệu trong hồ sơ (nếu cần).
17
1.1.3. Mục đích, yêu cầu, phương pháp giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
1.1.3.1. Mục đích giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan
Việc giao nộp hồ sơ, tài liệu vào Lưu trữ cơ quan là trách nhiệm của công
chức, viên chức sau khi giải quyết công việc xong.
- Giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ cơ quan góp phần đảm bảo sự đầy đủ thành
phần tài liệu của Phông lưu trữ cơ quan: Lưu trữ cơ quan là nơi tiếp nhận, lưu trữ,
bảo quản và tổ chức khai, sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan. Để phông lưu trữ của
cơ quan được đầy đủ, phong phú thành phần thì từ khi giải quyết công việc đòi hỏi
người lập hồ sơ phải lựa chọn, cập nhật, xác định từng văn bản liên quan đến vấn
đề, sự việc thuộc nhiệm vụ được giao từ văn bản hành chính đến hình ảnh, băng,
video,…thể hiện đúng chức năng, nhiệm vụ của từng đơn vị thuộc cơ quan, không
bỏ sót những văn bản, tài liệu có giá trị liên quan đến quá trình giải quyết công việc
giao nộp vào Lưu trữ cơ quan khi đến thời hạn quy định.
- Tạo điều kiện tổ chức khoa học Phông lưu trữ cơ quan: Hồ sơ được giao
nộp đầy đủ giúp Lưu trữ cơ quan hoàn toàn chủ động tổ chức khoa học như việc thu
thập, bổ sung, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo quản và tổ chức sử
dụng tài liệu lưu trữ. Các khâu nghiệp vụ tuy có yêu cầu, nguyên tắc khác nhau
nhưng có mối liên hệ mật thiết với nhau. Đối với phông lưu trữ cơ quan việc lựa
chọn những tài liệu có giá trị và phân loại cần đảm bảo những nguyên tắc thống
nhất với công tác thu thập, bổ sung tài liệu và xác định giá trị tài liệu trong phông.
Thông qua tổ chức khoa học tài liệu Lưu trữ cơ quan nắm được khối lượng, thành
phần tài liệu lưu trữ của phông đang bảo quản trong kho, giúp cho công tác thống kê
và kiểm tra tình hình tài liệu được dễ dàng; phát hiện được tình trạng vật lý và sự
thiếu, đủ của tài liệu.
- Đảm bảo phục vụ hiệu quả hoạt động khai thác, sử dụng tài liệu của cơ
quan: Hồ sơ được giao nộp đầy đủ góp phần giữ gìn an toàn tài liệu hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, phục vụ nhu cầu tra cứu, sử dụng trước mắt
cũng như lâu dài. Bởi mỗi hồ sơ chứa nhiều giá trị khác nhau như giá trị về kinh tế,
chính trị, văn hoá, giáo dục,…trong hiện tại và tương lai, nghiên cứu hồ sơ, tài liệu
là căn cứ xác đáng để giải quyết các công việc phục vụ cho lãnh đạo, quản lý các
