Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại viện hàn lâm khoa học xã hội việt nam
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (4.59 MB, 101 trang )
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
LẠI THỊ MINH HIỀN
NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
LƯU TRỮ HỌC
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
BỘ NỘI VỤ
TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
LẠI THỊ MINH HIỀN
NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ ĐỊNH HƯỚNG ỨNG DỤNG
Chuyên ngành: Lưu trữ học
Mã số : 8320303
Người hướng dẫn khoa học: TS.Trần Hoàng
Hà Nội, tháng 11 năm 2019
LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan toàn bộ nội dung của Luận văn “Nâng cao hiệu quả
hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam” là bài nghiên
cứu của tôi. Nếu sai tôi xin hoàn toàn chịu trách nhiệm./.
Hà Nội, ngày tháng năm 2019
Tác giả luận văn
Lại Thị Minh Hiền
LỜI CẢM ƠN
Tôi xin chân thành cảm ơn Trường Đại học Nội vụ - Bộ Nội vụ đã tạo điều
kiện tốt nhất để tôi học tập, nghiên cứu trong suốt khóa học. Tôi xin trân trọng cảm
ơn các Thầy, Cô giáo trong Trường, đặc biệt là các Thầy, Cô giáo của Khoa Văn
thư Lưu trữ đã truyền thụ cho tôi vốn kiến thức vô cùng quý báu để tôi có thể hoàn
thành tốt Luận văn và làm giầu thêm hành trang kiến thức trên con đường sự nghiệp
của mình.
Đặc biệt tôi xin bày tỏ lòng biết ơn sâu sắc tời TS.Trần Hoàng đã tận tình
chỉ bảo, hướng dẫn, động viên tôi trong suốt quá trình thực hiện đề tài.
Tôi xin gửi lời cảm ơn tới Lãnh đạo Ban Tổ chức - Cán bộ, Lãnh đạo Văn
phòng, các đồng chí tại Phòng Lưu trữ, Phòng Tổ chức - Hành chính của Viện
Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam đã tạo điều kiện, giúp đỡ tôi trong thời gian
thực hiện Luận văn.
Cuối cùng, tôi xin gửi lời cảm ơn tới gia đình, các đồng nghiệp và bạn bè đã
quan tâm và giúp đỡ tôi trong thời gian thực hiện Luận văn.
Xin trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2019
Tác giả
Lại Thị Minh Hiền
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
CNXH:
Chủ nghĩa xã hội
CVCC:
Chuyên viên cao cấp
CCVC:
Công chức, viên chức
CNTT:
Công nghệ thông tin
CMCN:
Cách mạng công nghiệp
CNH, HĐH:
Công nghiệp hóa, hiện đại hóa
NCVCC:
Nghiên cứu viên cao cấp
NCVC:
Nghiên cứu viên chính
Nxb:
Nhà xuất bản
GS:
Giáo sư
GS.VS:
Giáo sư, viện sĩ
PGS.TS:
Phó giáo sư, tiến sĩ
PGS.TSKH:
Phó giáo sư, tiến sĩ khoa học
TĐKT:
Thi đua khen thưởng
TS:
Tiến sĩ
Th.S:
Thạc sỹ
KH&CN:
Khoa học và công nghệ
KHXH:
Khoa học xã hội
KHXH&NV:
Khoa học xã hội và nhân văn
KHXH & NVQG:
Khoa học Xã hội và Nhân văn Quốc gia
VPCP:
Văn phòng Chính phủ
VP:
Văn phòng
Viện Hàn lâm:
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam
Viện KHXHVN:
Viện Khoa học xã hội Việt Nam
XHCN:
Xã hội chủ nghĩa
MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC CÁC KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài..................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu ............................................................. 4
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu.......................................................... 5
4. Đối tượng nghiên cứu ............................................................................. 5
5. Phạm vi nghiên cứu ................................................................................ 6
6. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................ 6
7. Đóng góp của luận văn ........................................................................... 7
8. Bố cục của luận văn ................................................................................ 7
Chương 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀI LIỆU LƯU TRỮ, HOẠT
ĐỘNG LƯU TRỮ ........................................................................................... 8
1.1. Một số khái niệm cơ bản...................................................................... 8
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ .................................................................. 8
1.1.2. Khái niệm Lưu trữ, lưu trữ cơ quan ................................................ 11
1.1.3. Khái niệm hoạt động lưu trữ, nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ... 12
1.1.3.1. Khái niệm hoạt động lưu trữ ........................................................ 12
1.1.3.2. Khái niệm Hiệu quả ..................................................................... 16
1.1.3.3. Nâng cao hiệu quả........................................................................ 17
1.2. Hiệu quả hoạt động lưu trữ, tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ ..... 18
1.2.1.Hiệu quả hoạt động lưu trữ .............................................................. 18
1.2.2. Các tiêu chí đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ ........................... 20
1.2.2.1. Tiêu chí về thực hiện chuyên môn nghiệp vụ hoạt động lưu trữ . 20
1.2.2.2. Tiêu chí hỗ trợ để nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ .............. 22
1.3. Tính đặc thù và vai trò của hoạt động lưu trữ đối với Viện Hàn lâm...... 23
1.4. Vai trò, giá trị Tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm ............................. 24
Tiểu kết chương 1 ..................................................................................... 27
Chương 2. THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ TẠI VIỆN HÀN
LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM ................................................... 28
2.1. Khái quát chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Viện Hàn lâm28
2.1.1. Lịch sử hình thành và các giai đoạn phát triển ............................... 28
2.1.2. Chức năng nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức (phụ lục số 01)................. 29
2.1.2.1. Chức năng nhiệm vụ .................................................................... 29
2.1.2.2. Cơ cấu tổ chức ............................................................................. 29
2.1.3. Thành phần, nội dung tài liệu Phông lưu trữ Viện Hàn lâm .......... 30
2.1.3.1. Phông lưu trữ, phông lưu trữ cơ quan.......................................... 30
2.1.3.2. Phông lưu trữ Viện Hàn lâm ........................................................ 30
2.1.3.3. Thành phần, nội dung tài liệu ...................................................... 31
2.2. Tình hình tổ chức quản lý hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm ........ 33
2.2.1. Tổ chức và nhân sự ......................................................................... 33
2.2.1.1. Tổ chức lưu trữ ............................................................................ 33
2.2.1.2. Nhân sự về lưu trữ (xem phụ lục số 03) ...................................... 34
2.2.2. Công tác quản lý, chỉ đạo điều hành hoạt động lưu trữ .................. 34
2.2.3. Ban hành, phổ biến văn bản ............................................................ 34
2.2.4. Kiểm tra, hướng dẫn thống kê báo cáo ........................................... 35
2.2.4.1. Công tác kiểm tra ......................................................................... 35
2.2.4.2. Hướng dẫn chuyên môn nghiệp vụ .............................................. 35
2.2.4.3. Công tác thống kê báo cáo ........................................................... 35
2.2.5. Cơ sở vật chất và trang thiết bị (xem phụ lục số 04) ...................... 36
2.3. Tình hình hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm .................................. 36
2.3.1. Thu thập bổ sung tài liệu vào lưu trữ .............................................. 36
2.3.1.1. Xác định nguồn nộp lưu............................................................... 36
2.3.1.2.Thành phần tài liệu nộp lưu .......................................................... 37
2.3.2. Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ .................................................. 38
2.3.2.1. Phân loại tài liệu lưu trữ .............................................................. 38
2.3.2.2. Chỉnh lý tài liệu lưu trữ................................................................ 39
2.3.3. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ....................................................... 40
2.3.4. Bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................................. 41
2.3.5. Công cụ tra cứu và thống kê tài liệu trong lưu trữ.......................... 41
2.3.5.1. Công cụ tra cứu khoa học tài liệu lưu trữ .................................... 41
2.3.5.2. Công cụ thống kê ......................................................................... 42
2.3.6. Khác sử dụng tài liệu lưu trữ .......................................................... 42
2.3.7. Thực hiện giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ lịch sử ..................... 42
2.4. Đánh giá thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm .................. 43
2.4.1. Ưu điểm .......................................................................................... 43
2.4.2. Hạn chế ........................................................................................... 43
2.4.3. Đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm ................ 44
2.4.4. Nguyên nhân ................................................................................... 44
Tiểu kết chương 2 ..................................................................................... 45
Chương 3: GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢ HOẠT ĐỘNG LƯU
TRỮ TẠI VIỆN HÀN LÂM KHOA HỌC XÃ HỘI VIỆT NAM ............ 46
3.1. Các giải pháp trước mắt về nghiệp vụ lưu trữ ................................... 46
3.1.1.Thu thập tài liệu vào lưu trữ ............................................................ 46
3.1.2. Phân loại tài liệu lưu trữ.................................................................. 47
3.1.3. Chỉnh lý khoa học kỹ thuật tài liệu lưu trữ ..................................... 48
3.1.4. Xác định giá trị tài liệu lưu trữ ....................................................... 49
3.1.5. Khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ .................................................. 50
3.1.6. Hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu .............................................. 51
3.1.7. Bảo quản tài liệu lưu trữ ................................................................. 51
3.2. Các giải pháp hỗ trợ nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ ................ 52
3.2.1.Tăng cường vai trò lãnh đạo quản lý ............................................... 52
3.2.2. Kiện toàn tổ chức bộ máy và nhân sự............................................. 52
3.2.3. Hoàn thiện hệ thống văn bản pháp lý ............................................. 53
3.2.4. Nâng cao nhận thức và phổ biến văn bản ....................................... 54
3.2.5. Tăng cường công tác kiểm tra giám sát và công tác TĐKT ........... 54
3.2.6. Đầu tư cơ sở vật chất và kinh phí cho hoạt động lưu trữ................ 55
3.2.7. Tăng cường ứng dụng CNTT ......................................................... 55
3.2.8. Tổ chức nghiên cứu khoa học trong hoạt động lưu trữ .................. 56
3.2.9. Biện pháp để thực hiện giải pháp ................................................... 56
Tiểu kết chương 3 ..................................................................................... 56
KẾT LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ ............................................................... 58
TÀI LIỆU THAM KHẢO ............................................................................ 61
PHỤ LỤC
1
PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Từ trước đến nay, Đảng và Nhà nước ta luôn đánh giá cao ý nghĩa, tầm
quan trọng của tài liệu lưu trữ. Vì tài liệu lưu trữ có giá trị vô cùng quý giá, là di
sản văn hóa có giá trị đặc biệt của dân tộc, là tài nguyên, nguồn thông tin phục
vụ trong công cuộc xây dựng và bảo vệ tổ quốc.
Tài liệu lưu trữ có giá trị được khai thác, sử dụng vào nhiều mục đích khác
nhau. Từ việc xây dựng, triển khai thực hiện các chủ trương, đường lối, quyết
sách quản lý của Đảng và Nhà nước, các cơ quan, tổ chức đến mọi mặt của đời
sống văn hóa, xã hội và mỗi cá nhân chúng ta.
Trong thế kỷ XXI, tài liệu lưu trữ càng khẳng định được vai trò, vị trí của
mình trong công cuộc xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây
dựng một quốc gia tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc. Mục đích cuối cùng là phát
huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ
các lợi ích của Nhà nước cũng như của xã hội.
Nhận thức được điều đó, ngay từ những ngày đầu của Nhà nước dân chủ nhân
dân, Nhà nước đã ban hành nhiều văn bản chỉ đạo về công tác lưu trữ. Trong Thông
đạt số 1C/VP ngày 03/01/1946 gửi các Bộ trưởng, Hồ Chủ Tịch đã khẳng định:
Tài liệu lưu trữ “có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết Quốc gia” và nêu rõ:
cấm các cơ quan, công sở, viên chức tự tiện hủy bỏ hồ sơ, tài liệu lưu trữ, “những hồ
sơ hoặc công văn không cần dùng sau này sẽ phải gửi về Sở Lưu trữ công văn thuộc
Bộ Quốc gia Giáo dục để tàng trữ” [37].
Với những nội dung trên, Thông đạt là văn bản chỉ đạo đầu tiên của Chính
phủ và nhà nước ta đối với công tác lưu trữ, khẳng định giá trị to lớn của tài liệu
lưu trữ và bước đầu định hình, đề ra cách thức quản lý đối với tài liệu, trước hết
là đề ra việc nghiêm cấm tiêu hủy tài liệu, yêu cầu gìn giữ, bảo vệ và phát huy
giá trị của tài liệu. Điều đó cho thấy từ rất sớm, Nhà nước ta đã nhận thức được
tầm quan trọng của tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ. Bước đầu Đảng và Nhà
nước đã có những chủ trương, biện pháp để tổ chức, quản lý tập trung thống nhất
tài liệu lưu trữ sau này. Thông đạt số 01-C/VP thực sự đã đặt cơ sở, nền móng
cho sự ra đời và hoạt động của công tác lưu trữ của nước ta, đánh dấu bước
ngoặt đối với hoạt động của công tác lưu trữ.
2
Trong những năm qua, việc bảo quản và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ đã
được Đảng và Nhà nước luôn quan quan tâm, chú trọng và đã được khẳng định
trong nhiều văn bản của Đảng và Nhà nước ta. Tại Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ
VI (12/1986) của Đảng Cộng sản Việt Nam - Đại hội mở đầu cho thời kỳ đổi mới,
lần đầu tiên Đảng ta chính thức giao nhiệm vụ cho các ngành, các cấp phải: “Tổ
chức tốt công tác lưu trữ, bảo quản an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ
quốc gia” [2]. Trong Báo cáo chính trị trình Đại hội Đảng toàn quốc lần thứ X
(2006) Đảng đã xác định nhiệm vụ của ngành lưu trữ là “Bảo vệ và phát huy giá trị
của tài liệu lưu trữ” [3]. Để thực hiện chủ trương trên, ngày 02/3/2007, Thủ tướng
Chính phủ đã ban hành Chỉ thị số: 05/2007/CT-TTg về việc tăng cường bảo vệ và
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Đặc biệt, ngày 11/11/2011, Quốc hội thông qua Luật
Lưu trữ số: 01/2011/QH13, trong đó khẳng định rất rõ, tài liệu lưu trữ là “Tài liệu
có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn
để lưu trữ” [38]. Để bảo vệ an toàn và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ quốc gia,
nâng cao trách nhiệm của cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị, tổ chức xã
hội...và mọi công dân đối với việc bảo vệ, quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ quốc
gia; với tầm quan trọng và giá trị đặc biệt đó, tài liệu lưu trữ phải được lựa chọn, sắp
xếp và bảo quản, khai thác, sử dụng có hiệu quả nguồn thông tin tài liệu lưu trữ
phục vụ cho các mục đích xây dựng, bảo vệ và phát triển đất nước.
Hoạt động lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động của nhà nước bao gồm tất cả
những vấn đề lý luận, thực tiễn và pháp chế liên quan tới hoạt động thu thập,
chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ. Vì vậy,
hoạt động lưu trữ được tổ chức ở tất cả các quốc gia trên thế giới và là một trong
những hoạt động được các nhà nước quan tâm.
Hoạt động lưu trữ chiếm vị trí hết sức quan trọng trong lĩnh vực quản lý
hành chính nói chung, cải cách nền hành chính quốc gia nói riêng. Ngày nay,
trước yêu cầu của sự nghiệp công nghiệp hoá, hiện đại hoá đất nước, công tác
này đòi hỏi phải được xác định ngang tầm với các ngành khoa học - xã hội khác.
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam (sau đây viết tắt là Viện Hàn lâm)
là cơ quan thuộc Chính phủ, cơ quan khoa học đầu ngành của cả nước. Từ ngày
thành lập đến nay, Viện Hàn lâm đã trải qua 65 năm hình thành và phát triển.
Trong thời gian qua, Viện Hàn lâm có những bước phát triển vượt bậc, đạt được
nhiều thành tựu quan trọng trong nghiên cứu cơ bản, nghiên cứu triển khai và tư
3
vấn chính sách, đào tạo nguồn nhân lực chất lượng cao... Đóng góp về mặt khoa
học xã hội trong sự nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Trong quá trình hình thành và phát triển cùng với kết quả hoạt động
nghiên cứu của Viện Hàn lâm, đã sản sinh ra một khối lượng lớn tài liệu, giấy
tờ, văn bản của Viện Hàn lâm với những loại hình khác nhau như tài liệu giấy,
phim, ảnh, ghi âm, điện tử đều mang những giá trị lớn về sử liệu, tư liệu, những
công trình, đề tài nghiên cứu khoa học cấp Nhà nước... đã phản ánh chức năng
nhiệm vụ của Viện Hàn lâm từ khi hình thành đến nay. Đây là các thành phần
tài liệu cấu thành nên Phông Lưu trữ Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam.
Để bảo vệ và phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, trong nhiều năm qua, lãnh
đạo Viện Hàn lâm luôn quan tâm đến hoạt động lưu trữ. Thể hiện bằng việc tổ
chức thành lập Phòng lưu trữ, bố trí nhân sự làm công tác lưu trữ cho đến việc
ban hành các văn bản về hoạt động lưu trữ, tổ chức thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ, đầu tư về cơ sở vật chất, trang thiết bị và kinh phí cho lưu trữ tại Viện Hàn
lâm... Vì vậy, hoạt động lưu trữ trong thời gian qua có nhiều chuyển biến tích
cực, tài liệu lưu trữ cơ bản đã được tổ chức khoa học phục vụ tra tìm khai thác
nhanh chóng, kịp thời, hiệu quả, góp phần không nhỏ vào nhiệm vụ chung của
Viện Hàn lâm. Bên cạnh những kết quả đã đạt được, hoạt động lưu trữ của Viện
Hàn lâm vẫn còn những bất cập cụ thể; về mặt tổ chức, quản lý và nhận thức của
một số lãnh đạo, công chức, viên chức về công tác này chưa được đúng, chỉ coi là
một công việc sự vụ đơn thuần. Thiếu nhân lực chuyên trách và không có chuyên
môn nghiệp vụ về lưu trữ chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của sự nghiệp đổi
mới hoạt động lưu trữ; chưa tiến hành kiểm tra, đánh giá công tác lưu trữ một
cách thường xuyên...Từ đó dẫn đến những hậu quả không thể tránh khỏi là tài
liệu bị thất lạc, mất mát, hư hỏng và việc phục vụ khai thác tài liệu không đạt
hiệu quả cao; Hoạt động lưu trữ ở các đơn vị trực thuộc hầu như chưa được triển
khai thực hiện.
Xuất phát từ thực tế trên, để góp phần thực hiện tốt hoạt động lưu trữ tại
Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam trong thời gian tới, chúng tôi chọn đề
tài nghiên cứu “Nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm Khoa
học xã hội Việt Nam” làm Đề tài Luận văn Thạc sĩ của mình. Với mục đích đi
sâu nghiên cứu tìm hiểu một cách hệ thống về hoạt động lưu trữ tại đây. Đánh
giá thực trạng và tìm ra nguyên nhân, đề xuất các giải pháp khắc phục những
4
tồn tại trong việc quản lý và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ, nhằm bảo vệ và
phát huy giá trị của tài liệu lưu trữ, góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động lưu
trữ tại Viện Hàn lâm.Thông qua đề tài này, tác giả hy vọng các cấp lãnh đạo,
quản lý của Viện Hàn lâm hiểu và quan tâm đến hoạt động lưu trữ của cơ quan
mình nhiều hơn nữa nhằm hoàn thiện hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm nói
riêng, hướng tới sự nghiệp lưu trữ nói chung. Một lý do nữa là nhằm nâng cao
nhận thức và khả năng ứng dụng lý luận sau khi đã được học tại trường vào thực tiễn.
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu
Hoạt động lưu trữ là một trong những nhiệm vụ quan trọng không thể
thiếu của các cơ quan, tổ chức của Đảng và Nhà nước, vì vậy, đây là một lĩnh
vực được các tổ chức và cá nhân tìm hiểu và quan tâm. Đã có nhiều công trình
nghiên cứu đề cập đến vấn đề này ở các góc độ khác nhau như trên các giáo
trình, các luận văn, khoá luận tốt nghiệp, báo cáo thực tập, các đề tài nghiên cứu
khoa học, các bài trên tạp chí... Trong đó đáng chú ý là Giáo trình Lý luận và
phương pháp công tác lưu trữ, Nxb Lao động, Hà Nội, năm 2016 của TS.Chu
Thị Hậu, GS.TSKH.Nguyễn Văn Thâm; Giáo trình Lưu trữ tài liệu của các cơ
quan, tổ chức, Nxb Chính trị quốc gia, năm 2016 của PGS.TS.Nguyễn Minh
Phương, PGS.TS. Triệu Văn Cường; Giáo trình lưu trữ học đại cương, Nxb Đại
học Quốc gia Thành phố. Hồ Chí Minh, năm 2015 của CVCC.TS.Phan Đình
Nhan, PGS.TSKH. Bùi Loan Thùy. Trên tạp chí Khoa học xã hội: Nâng cao hiệu
quả công tác lưu trữ tại Ủy ban Nhân dân tỉnh Trà Vinh của Dương Tuấn Vũ
(Tạp chí Khoa học xã hội số 20 tháng 12/2015).
Các Luận văn Lưu trữ học: Công tác Lưu trữ ở Học viện Chính trị Quốc gia
Hồ Chí Minh - Thực trạng và giải pháp của Lê Thị Hoa (Luận văn Thạc sĩ năm
2007); Nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nâng cao chất lượng công tác lưu trữ
tại Bộ Tư pháp của Hoàng Hải Yến (Luận văn Thạc sĩ năm 2014).
Những công trình đã xuất bản, những bài viết đã nêu trên đã đề cấp đến
thực trạng công tác lưu trữ, quản lý công tác lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ lưu
trữ... Tuy nhiên, hiện nay chưa có công trình và đề tài nào nghiên cứu chuyên
sâu đề cập đến nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm.
Trên thực tế, các nghiên cứu ở Viện Hàn lâm đã có Luận văn Thạc sĩ năm 2009
của Lê Thị Hải Nam, Viện Hàn lâm: Lưu trữ tài liệu khoa học tại Viện Khoa học xã
hội Việt Nam thực trạng và giải pháp; Nhiệm vụ cấp bộ năm 2011 do TS. Nguyễn
5
Bùi Nam, Văn phòng Viện Hàn lâm thực hiện: Khảo sát thực trạng hệ thống tài liệu
lưu trữ tại các đơn vị thuộc và trực thuộc Viện Hàn lâm Khoa học xã hội Việt Nam,
định hướng nhóm tài liệu cần số hóa và đề xuất xây dựng phần mềm quản lý hồ sơ tài
liệu lưu trữ; Nhiệm vụ cấp bộ năm 2012 do Th.S Lê Thị Hải Linh và CVC.Nguyễn
Văn Huy thực hiện: Nghiên cứu đổi mới công tác văn thư, lưu trữ và bảo mật tài liệu
nhà nước tại Văn phòng Viện Khoa học xã hội Việt Nam.
Các Luận văn, nhiệm vụ trên cũng đã đề cập đến hoạt động lưu trữ của
Viện Hàn lâm, nhưng trên các vấn đề khác như: Tổ chức khoa học tài liệu, công
tác văn thư và khảo sát tình hình tài liệu cần số hóa và để xây dựng phần mềm
quản lý hồ sơ tài liệu lưu trữ...., tuy nhiên chưa có đề tài nghiên cứu chuyên sâu,
toàn diện về hoạt động lưu trữ, thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ nhằm mục đích nâng
cao chất lượng và hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm. Qua đây, có thể thấy,
chưa có công trình, đề tài nào đi sâu nghiên cứu tìm hiểu đánh giá một cách tổng thể,
toàn diện về hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm. Vì vậy, Luận văn của tôi có thể kế
thừa nhưng không trùng lặp với các công trình nghiên cứu khác.
3. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
- Mục đích nghiên cứu:
Trên cơ sở nghiên cứu lý luận và thực tiễn, mô tả, đánh giá thực trạng hoạt động
lưu trữ tại Viện Hàn lâm. Cụ thể là công tác chỉ đạo, quản lý và tổ chức thực hiện các
nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao công tác quản lý tài liệu lưu trữ,
nâng cao các nghiệp vụ lưu trữ và mục đích cuối cùng nâng cao hiệu quả hoạt
động lưu trữ tại Viện Hàn lâm trong thời gian tới.
- Nhiệm vụ nghiên cứu:
Thứ nhất: Khái quát và nghiên cứu những vấn đề lý luận và hệ thống các quy
định hiện hành về hoạt động lưu trữ.
Thứ hai: Khảo sát, thu thập số liệu, đánh giá thực trạng tổ chức, quản lý
hoạt động lưu trữ và thực hiện các nghiệp vụ lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
Thứ ba: Từ thực trạng đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm nâng cao
chất lượng hiệu quả tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ và các nghiệp vụ lưu trữ
tại Viện Hàn lâm.
4. Đối tượng nghiên cứu
- Cơ sở lý luận về hoạt động lưu trữ, cơ sở pháp lý và thực tiễn hoạt động lưu trữ.
6
- Cơ sở khoa học của việc xây dựng các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt
động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
- Nghiên cứu tập trung vào thực trạng, đánh giá hiệu quả hoạt động lưu trữ
và đề xuất các giải pháp nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
và hoạt động lưu trữ tại các đơn vị trực thuộc Viện Hàn lâm.
5. Phạm vi nghiên cứu
Đề tài nghiên cứu hoạt động lưu trữ, tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ, tổ
chức thực hiện các nghiệp vụ của hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm và một số
đơn vị trực truộc Viện Hàn lâm có trụ sở tại Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu của
Đề tài: Hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm từ năm 2001 đến nay.
6. Phương pháp nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, chúng tôi dựa trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử và Tư tưởng Hồ Chí Minh. Đây là phương pháp luận
mang tính chỉ đạo xuyên suốt trong quá trình nghiên cứu. Phương pháp này được
tác giả sử dụng để phân tích, nhìn nhận và đánh giá một cách khách quan về tình
hình thực tiễn của hoạt động tổ chức, quản lý công tác lưu trữ và thực hiện
nghiệp vụ tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm. Trên cơ sở vận
dụng phương pháp luận trên, tác giả nghiên cứu và đề xuất các giải pháp nhằm
nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
- Phương pháp luận chủ nghĩa Mác-Lênin về chủ nghĩa duy vật biện
chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử để làm rõ mối quan hệ giữa lý luận và thực
tiễn công tác lưu trữ ở Viện Hàn lâm.
- Phương pháp luận của lưu trữ học: Vận dụng nguyên tắc tính đảng, nguyên
tắc lịch sử, nguyên tắc toàn diện tổng hợp khi xem xét thành phần nội dung tài liệu;
cơ sở lý luận của việc xác định giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung, chỉnh lý và xây dựng
công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ và đề xuất những giải pháp đối với công tác lưu trữ.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp: Tác giả sử dụng phương pháp này để
thực hiện việc thu thập, tổng hợp và phân tích hệ thống cơ sở lý luận và thực
tiễn về tổ chức, quản lý công tác lưu trữ của Viện Hàn lâm. Dựa trên các số liệu
và các thông tin thu thập được trong quá trình khảo sát, tác giả thực hiện việc
tổng hợp, phân tích và đưa ra các nhận định trong đề tài.
- Phương pháp so sánh: Được tác giả sử dụng trong việc so sánh, đối
chiếu thực tiễn hoạt động tổ chức, quản lý tài liệu lưu trữ tại Viện Hàn lâm với
7
cơ sở lý luận của lưu trữ học Việt Nam. Từ kết quả so sánh đó, tác giả hệ thống
hóa thành các đặc điểm nổi bật của hoạt động này tại Viện Hàn lâm.
- Phương pháp hệ thống: Phương pháp này vận dụng vào việc tìm hiểu
quá trình hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm qua từng thời kỳ lịch sử.
Các tài liệu được phân tích theo hệ thống mà chúng đã xuất hiện và tồn tại, được
xắp xếp theo trình tự thời gian hình thành và phát triển của Viện Hàn lâm.
Phương pháp này còn dùng để nghiên cứu hệ thống văn bản quản lý chung của
nhà nước về công tác lưu trữ và hệ thống văn bản quản lý của Viện Hàn lâm.
- Phương pháp khảo sát: Đề tài luận văn sử dụng phương pháp khảo sát
từ thực tế công tác lưu trữ và các tài liệu hiện đang được lưu trữ tại kho lưu trữ
của Viện Hàn lâm.
- Phương pháp thu thập thông tin: Phương pháp này thông qua kênh trao
đổi ý kiến trực tiếp và các báo cáo số liệu hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ.
Tác giả đi khảo sát tại các đơn vị trên địa bàn Hà Nội, trực tiếp khảo sát ý kiến của
viên chức quản lý và viên chức đang làm công tác văn thư, lưu trữ.
7. Đóng góp của luận văn
- Về lý luận: Khẳng định thêm vai trò và sự cần thiết trong xây dựng tiêu
chí để tổ chức, quản lý hoạt động lưu trữ đối với các cơ quan trong hệ thống các
cơ quan hành chính nhà nước mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ.
- Về thực tế: Kết quả nghiên cứu của đề tài góp phần đánh giá thực trạng
hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm, thực trạng trong quản lý và trong thực hiện
các nghiệp vụ lưu trữ. Từ thực trạng đưa ra các giải pháp nhằm nâng cao hiệu
quả hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm trong thời gian tới.
- Ngoài ra, kết quả nghiên cứu của luận văn có thể trở thành tài liệu tham
khảo cho công tác quản lý hoạt động lưu trữ của Viện Hàn lâm, tài liệu cho các
học viên, sinh viên tham khảo khi nghiên cứu về lĩnh vực này.
8. Bố cục của luận văn
Ngoài lời mở đầu, kết luận, phụ lục. Nội dung của luận văn được chia
thành ba chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận chung về hoạt động lưu trữ
Chương 2: Thực trạng hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm.
Chương 3: Một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ tại
Viện Hàn lâm.
8
Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ TÀI LIỆU
LƯU TRỮ, HOẠT ĐỘNG LƯU TRỮ
1.1. Một số khái niệm cơ bản
1.1.1. Khái niệm tài liệu lưu trữ
- Khái niệm tài liệu:
Thực tế trong công tác lưu trữ dùng nhiều khái niệm về tài liệu, như: Thu thập
tài liệu, phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, tiêu hủy tài liệu..., ngay trong
nhiều giáo trình về công tác lưu trữ cũng đề cập nhiều về khái niệm tài liệu và các
loại hình tài liệu. Như vậy, tài liệu được hiểu là dạng vật chất ghi nhận thông tin.
Theo TS.Nguyễn Lệ Nhung:
“Thuật ngữ “tài liệu” (thuật ngữ tiếng Anh tương tự với nó được chấp nhận là
“document”) được định nghĩa như là thông tin (dữ liệu có giá trị) và vật mang tin
tương ứng có thể là giấy, ảnh, vật liệu từ, điện tử hay đĩa quang. Dạng chung của tài
liệu là bản ghi (thuật ngữ tiếng Anh tương tự “record”) - là tài liệu chứa đựng các
kết quả đã đạt được hoặc xác nhận hoạt động đã hoàn thành” [58].
Tài liệu là các loại công văn, giấy tờ hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức cá nhân. Thực tế hàng ngày, hàng giờ khối lượng tài liệu sản
sinh ra trong các cơ quan, tổ chức và cá nhân ngày càng gia tăng, không thể tính
được một cách chính xác. Những tài liệu này cần được lưu trữ lại để phục vụ cho
những lợi ích lâu dài của quốc gia và của các cơ quan, tổ chức.
Theo Luật Lưu trữ, khái niệm về tài liệu được viết ghi rõ tại Khoản 2, Điều
2 của Luật Lưu trữ năm 2011: “Tài liệu là vật mang tin được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [38].
Vì vậy, không phải toàn bộ tài liệu khi sản sinh ra đã là tài liệu lưu trữ và
được đưa vào kho lưu trữ. Tài liệu lưu trữ là những tài liệu có giá trị hình thành
trong quá trình hoạt động của các cơ quan, tổ chức, cá nhân đã được lựa chọn,
đánh giá hết sức chặt chẽ, nghiêm ngặt để đưa vào bảo quản trong các cơ quan lưu
trữ để phục vụ mục đích thực tiễn và nghiên cứu khoa học, lịch sử. Thực tế này
đòi hỏi các cơ quan lưu trữ phải nghiên cứu, xác định giá trị để lựa chọn những tài
liệu thực sự có giá trị và tuân theo nguyên tắc nhất định.
9
- Khái niệm “Tài liệu lưu trữ”: Theo cách hiểu thông thường tài liệu lưu trữ
là những tài liệu có giá trị được lưu lại, giữ lại để đáp ứng nhu cầu khai thác thông
tin quá khứ, phục vụ đời sống xã hội. Quan điểm về tài liệu lưu trữ có thể nói ngày
càng có sự biến đổi nhất định phù hợp với sự phát triển của xã hội con người.
Theo nghĩa chuyên ngành tài liệu lưu trữ được định nghĩa như sau:
Một trong những khái niệm làm nền tảng chung cho công tác lưu trữ, lưu
trữ học và tất cả các hoạt động lưu trữ. Có rất nhiều khái niệm khác nhau về “tài
liệu lưu trữ”. Theo định nghĩa của Hội đồng Lưu trữ quốc tế:
“Tài liệu lưu trữ là những tài liệu hết giá trị hiện hành được bảo quản, có sự
lựa chọn hoặc không có sự lựa chọn, bởi những ai có trách nhiệm về sự việc sản sinh
ra nó hoặc bởi những người thừa kế nhằm mục đích sử dụng riêng của họ, hoặc bởi
một cơ quan lưu trữ tương ứng vì giá trị lưu trữ của chúng” (theo Giáo trình lý luận
và phương pháp công tác lưu trữ) [57 tr.16].
Theo Điều 3, mục 2 trong Luật Liên bang Nga số 125-fz về “Công tác lưu
trữ Liên bang Nga”, ban hành ngày 22/12/2004. Trong Luật này tài liệu lưu trữ
được định nghĩa như sau:
“Là vật mang vật chất với thông tin được ghi trên đó có các yếu tố thể
thức cho phép nhận dạng được nó và thuộc diện bảo quản do ý nghĩa của vật
mang vật chất và ý nghĩa của thông tin đã định đối với công dân, xã hội và nhà
nước” (Theo Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường
Đại học Nội vụ Hà nội) [57 tr.17].
Hiện nay, khái niệm tài liệu lưu trữ của nước ta được quy định cụ thể trong
Luật Lưu trữ năm 2011, tại Khoản 3, Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011 ghi rõ:
“Tài liệu lưu trữ là tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử được lựa chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản
gốc, bản chính; trong trường hợp không còn bản gốc, bản chính thì được thay
thế bằng bản sao hợp pháp” [38 ].
Luật Lưu trữ là một văn bản pháp lý cao nhất của ngành Lưu trữ ở nước ta
hiện nay. Khái niệm “Tài liệu Lưu trữ” được Luật Lưu trữ trình bày ngắn gọn, chính
xác về tài liệu lưu trữ và cũng là khái niệm được tác giả sử dụng trong luận văn.
- Tài liệu lưu trữ cơ quan: Theo PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, PGS.TS.
Triệu Văn Cường viết trong cuốn Lưu trữ tài liệu của các cơ quan, tổ chức (Nhà
10
xuất bản Chính trị Quốc gia - Sự thật xuất bản năm 2016) có viết :
“Tài liệu lưu trữ cơ quan là tài liệu sản sinh trong quá trình hoạt động của
mỗi cơ quan, phản ánh chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của cơ quan, có giá trị
thực tiễn, khoa học, lịch sử, được lựa chọn nộp lưu vào lưu trữ cơ quan để sử
dụng cho hiện tại và lâu dài” [55 tr.15].
Phần lớn tài liệu lưu trữ cơ quan có giá trị thực tiễn, chủ yếu phục vụ cho
giải quyết các công việc do chức năng, nhiệm vụ của cơ quan quy định. Tài liệu
lưu trữ của cơ quan là tài sản của cơ quan thuộc quyền sở hữu và quản lý của
cơ quan. Tài liệu lưu trữ của cơ quan, đơn vị, sự nghiệp nhà nước là tài sản nhà
nước. Nhà nước phân cấp cho người đứng đầu trực tiếp quản lý. Tài liệu lưu trữ
cơ quan là nguồn nộp lưu vào lưu trữ lịch sử.
- Đặc điểm tài liệu lưu trữ: Tài liệu lưu trữ là vật mang tin được hình thành
trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Tài liệu lưu trữ có nguồn
gốc xuất xứ vì chúng là sản phẩm phản ánh trực tếp hoạt động của các cơ quan và
chứa đựng thông tin có giá trị cần tiếp tục bảo quản, có độ chính xác cao vì là bản
chính, bản gốc hoặc bản sao hợp pháp của văn bản, tài liệu.
- Tài liệu bao gồm nhiều loại hình khác nhau: Căn cứ vào đặc điểm ghi tin của
tài liệu, theo giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại
học Nội vụ Hà nội, về cơ bản bao gồm 5 loại hình tài liệu sau:
+ Tài liệu lưu trữ hành chính: Tài liệu được hình thành chủ yếu trong các cơ
quan, tổ chức và là loại hình tài liệu phổ biến nhất hiện nay. Tài liệu hành chính là
hệ thống các văn bản quản lý nhà nước như: Hiến pháp, Luật, Nghị định, Nghị
quyết, Quyết định, Thông tư, Tờ trình, Kế hoạch, Báo cáo, Công văn....
+ Tài liệu lưu trữ khoa học - công nghệ (trước đây hay gọi là tài liệu khoa học
kỹ thuật): Đây là loại hình tài liệu được hình thành trong quá trình nghiên cứu và
ứng dụng các quy luật tồn tại trong tự nhiên, xã hội và tư duy của con người.
+ Tài liệu lưu trữ nghe - nhìn: Là loại hình tài liệu phim ảnh, phim điện ảnh,
ghi âm, ghi hình. Đặc điểm sử dụng của những tài liệu này là trực tiếp nghe, nhìn
thấy hình ảnh.
+ Tài liệu lưu trữ văn học, nghệ thuật: Là loại tài liệu ghi lại quá trình và kết
quả lao động trong các lĩnh vực văn học nghệ thuật như: Kịch, tuồng, chèo, nhạc,
họa, văn, thơ, ca... được hình thành trong quá trình hoạt động của các nhà văn, nhà
11
thơ, nhà hoạt động nghệ thuật.
+ Tài liệu lưu trữ điện tử: Được quy định tại Khoản 1 Điều 13 của Luật Lưu
trữ năm 2011:
“Tài liệu lưu trữ điện tử là tài liệu được tạo lập ở dạng thông điệp dữ liệu
hình thành trong quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân được lựa
chọn để lưu trữ hoặc được số hóa từ tài liệu lưu trữ trên các vật mang tin khác”[38].
1.1.2. Khái niệm Lưu trữ, lưu trữ cơ quan
- Khái niệm lưu trữ: “Lưu trữ” là một thuật ngữ nguồn gốc từ tiếng Hy Lạp
“Arch”, dùng để chỉ nơi làm việc của chính quyền. Về sau dùng để chỉ ngôi nhà bảo
quản tài liệu. Hiểu theo nghĩa rộng thì “Lưu trữ” có nghĩa là lưu lại, giữ lại các loại
văn bản, hồ sơ của cơ quan, của cá nhân để làm bằng chứng và tra cứu khi cần thiết.
- Khái niệm lưu trữ cơ quan: Bộ phận quản lý công tác lưu trữ là một bộ
phận không thể thiếu trong cơ cấu tổ chức của một cơ quan. Bộ phận quản lý công
tác lưu trữ có chức năng giúp lãnh đạo quản lý công tác lưu trữ trong cơ quan.
Theo PGS.TS. Nguyễn Minh Phương, PGS.TS.Triệu Văn Cường:
“Lưu trữ cơ quan là một đơn vị tổ chức của cơ quan, hoặc tổ chức do cơ
quan, tổ chức thành lập và quản lý trực tiếp. Nếu cơ quan nhà nước thì lưu trữ
cơ quan là một đơn vị của cơ quan nhà nước” (Lưu trữ tài liệu của các cơ quan,
tổ chức) [55 tr.31].
Theo Luật Lưu trữ năm 2011 tại Khoản 4 Điều 2, khái niệm Lưu trữ cơ
quan được xác định: “Lưu trữ cơ quan là tổ chức thực hiện hoạt động lưu trữ đối
với tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức” [38].
Để tổ chức tốt quản lý công tác lưu trữ, Đảng và Nhà nước đã quyết định
thành lập hệ thống lưu trữ các cơ quan, được tổ chức từ trung ương đến địa
phương. Bao gồm có hệ thống cơ quan, tổ chức Đảng và các tổ chức chính trị xã hội và hệ thống cơ quan, tổ chức nhà nước.
- Trách nhiệm của lưu trữ cơ quan: Tại Điều 10 của Luật lưu trữ năm 2011,
Lưu trữ cơ quan có nhiệm vụ:
“Giúp người đứng đầu cơ quan, tổ chức hướng dẫn việc lập hồ sơ và nộp
lưu hồ sơ, tài liệu. Thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị tài liệu, thống kê, bảo
quản và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ. Giao nộp tài liệu lưu trữ có giá trị bảo
quản vĩnh viễn thuộc Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử; tổ chức huỷ
12
tài liệu hết giá trị theo quyết định của người đứng đầu cơ quan, tổ chức” [38].
Và tại Khoản 4 Điều 38 Luật Lưu trữ 2011: “Bộ, cơ quan ngang Bộ, cơ
quan thuộc Chính phủ, cơ quan trung ương của tổ chức chính trị - xã hội trong
phạm vi nhiệm vụ, quyền hạn của mình thực hiện quản lý về lưu trữ” [38].
1.1.3. Khái niệm hoạt động lưu trữ, nâng cao hiệu quả hoạt động lưu trữ
1.1.3.1. Khái niệm hoạt động lưu trữ
- Khái niệm công tác lưu trữ:
Tại cuốn từ điển “Tra cứu nghiệp vụ quản trị văn phòng - văn thư - lưu trữ
Việt Nam (Nhà xuất bản Thông tin truyền thông ấn hành năm 2015) viết: Công
tác lưu trữ là “Toàn bộ các quy trình quản lý nhà nước và quản lý nghiệp vụ lưu
trữ, nhằm thu thập, bổ sung, bảo quản, bảo vệ an toàn và tổ chức sử dụng có
hiệu quả tài liệu lưu trữ” (Giáo trình Lý luận và phương pháp công tác lưu trữ
của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) [57 tr.40-41].
Theo Điều 01 thông tư số 04/2013/TT-BNV ngày 16/4/2013 của Bộ trưởng
Bộ Nội vụ ban hành “Quy chế mẫu về công tác văn thư, lưu trữ”:
“Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập, chỉnh lý, xác định
giá trị, bảo quản, thống kê và sử dụng tài liệu lưu trữ hình thành trong quá trình
hoạt động của các cơ quan, tổ chức” [10].
Lưu trữ hay công tác lưu trữ là sự nghiệp chính trị, sự nghiệp khoa học.
Công tác lưu trữ là sự nghiệp chính trị thể hiện ở chính bản thân nó làm nhiệm
vụ bảo quản và tổ chức sử dụng các tài liệu có ý nghĩa chính trị, phục vụ trước
hết cho lợi ích của Nhà nước, của giai cấp, của Đảng cầm quyền. Ngoài ra, tính
chất chính trị của công tác lưu trữ còn thể hiện ở nội hàm tính chất cơ mật của
nó. Tính chất khoa học của công tác lưu trữ thể hiện ở chỗ nó là lĩnh vực công
tác có tính chất chuyên môn nghiệp vụ chuyên sâu.
- Khái niệm hoạt động lưu trữ:
Tại Luật Lưu trữ được Quốc hội khóa XIII thông qua tại kỳ họp thứ 2 ngày
11/11/2011 ra đời thay thế Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia số 34/2001/PLUBTVQH10. Phạm vi điều chỉnh của Luật Lưu trữ quy định về hoạt động lưu
trữ; quyền và nghĩa vụ của cơ quan, tổ chức, cá nhân trong hoạt động lưu trữ...
Tại Khoản 1, Điều 2 của Luật Lưu trữ năm 2011, khái niệm về hoạt động lưu
trữ như sau: “Hoạt động lưu trữ là hoạt động thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
13
bảo quản, thống kê, sử dụng tài liệu lưu trữ”. Đây cũng là Khái niệm này được
tác giả sử dụng trong Luận văn này.
Hoạt động lưu trữ được nhà nước quản lý tập trung thống nhất, tại Điều 3.
Luật Lưu trữ năm 2011 ghi rõ: Nguyên tắc quản lý lưu trữ:
“Nhà nước thống nhất quản lý tài liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam;
Hoạt động lưu trữ được thực hiện thống nhất theo quy định của pháp luật;Tài
liệu Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam được Nhà nước thống kê” [38].
Luật Lưu trữ là căn cứ pháp lý cao nhất để thống nhất về nghiệp vụ lưu trữ
trên phạm vi toàn quốc. Nội dung của Luật đáp ứng yêu cầu cải cách nền hành
chính, xây dựng Nhà nước pháp quyền, nền kinh tế thị trường và mở cửa hội
nhập quốc tế. Luật Lưu trữ đã tạo cơ sở pháp lý đầy đủ để quản lý một lĩnh vực
hoạt động quan trọng của Nhà nước. Từ đó, tạo điều kiện thuận lợi cho việc bảo
quản an toàn và phát huy tối đa giá trị tài liệu lưu trữ quốc gia phục vụ lợi ích
của Nhà nước và của người dân. Đồng thời đáp ứng yêu cầu cải cách hành chính,
xây dựng Nhà nước pháp quyền xã hội chủ nghĩa, phát triển nền kinh tế thị
trường và mở cửa hội nhập quốc tế.
Hoạt động lưu trữ vốn không có mục đích tự thân, tức là không phải vì nó mà
phát triển. Sự phát triển của hoạt động lưu trữ luôn luôn gắn liền với xu thế, phạm vi
và mức độ sử dụng tài liệu lưu trữ vào các nhu cầu của cuộc sống xã hội.
Hoạt động lưu trữ không chỉ đơn thuần là đem cất một tài liệu lên giá mà nó là cả
một quá trình bao gồm các nghiệp vụ từ thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo quản,
thống kê đến sử dụng tài liệu lưu trữ. Đó là một công việc đòi hỏi tính logic và tính
khoa học cao. Chính vì thế nó không chỉ là một ngành học thông thường mà nó được
nâng lên trở thành một môn khoa học tổng hợp nghiên cứu những vấn đề lý luận,
phương pháp và phương pháp nghiệp vụ của công tác lưu trữ. Đó chính là lưu trữ học.
Các hoạt động của lưu trữ phải xác định rõ mục tiêu theo hướng ngày càng tinh
ngọn, hiện đại, chuyên nghiệp... trên các phương diện: Tổ chức bộ máy, bố trí nhân
sự, xây dựng thể chế, công tác quản lý điều hành, công tác bảo quản, thanh tra, kiểm
tra, ứng dụng CNTT... Hiệu quả hoạt động lưu trữ phải được triển khai trên tất cả các
hoạt động lưu trữ. Trong tổ chức thực hiện các nghiệp vụ như: Thu thập, chỉnh
lý, xác định giá trị, bảo quản, thống kê và khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ.
+ Thu thập tài liệu: Căn cứ Khoản 12 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, có ghi
14
“Thu thập tài liệu là quá trình xác định nguồn tài liệu, lựa chọn, giao nhận tài liệu
có giá trị để chuyển vào Lưu trữ cơ quan, Lưu trữ lịch sử” [38].
Thu thập và bổ sung tài liệu đều nhằm mục đích hoàn chỉnh phông lưu trữ.
Để xác định đúng nguồn và thành phần tài liệu, yêu cầu đặt ra là các cơ quan, tổ
chức phải xây dựng và ban hành Danh mục hồ sơ hàng năm, Danh mục thành phần
tài liệu và Bảng thời hạn bảo quản tài liệu để làm cơ sở quản lý tài liệu hình thành
trong hoạt động của từng cơ quan và làm cơ sở để thu thập, bổ sung tài liệu lưu trữ.
+ Chính lý tài liệu: Tại Khoản 13 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011, có ghi:
“Chỉnh lý tài liệu: là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê, lập công cụ tra
cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân” [38].
Chính lý tài liệu là tổ chức lại tài liệu theo một phương án phân loại khoa
học, tiến hành chỉnh sửa, hoàn thiện, phục hồi hoặc lập mới hồ sơ; Xác định giá
trị tài liệu; Hệ thống hóa các hồ sơ tài liệu và làm các công cụ tra cứu đối với
phông hoặc khối tài liệu đưa ra chỉnh lý.
Sau khi chỉnh lý, tài liệu đảm bảo được các yêu cầu: Tại Khoản 2 Điều 15
Luật Lưu trữ năm 2011ghi rõ: “Được phân loại theo nguyên tắc nghiệp vụ lưu
trữ;Được xác định thời hạn bảo quản; Hồ sơ được hoàn thiện và hệ thống hoá;
Có Mục lục hồ sơ, cơ sở dữ liệu tra cứu và Danh mục tài liệu hết giá trị” [38].
Như vậy, chỉnh lý là một nghiệp vụ tổng hợp bao gồm việc kết hợp nhiều
nghiệp vụ khác nhau trong công tác lưu trữ và cần được thực hiện một cách
nghiêm túc, khoa học.
+ Xác định giá trị tài liệu: Tại Khoản 14 Điều 2 Luật Lưu trữ năm 2011 “Xác
định giá trị tài liệu là việc đánh giá giá trị tài liệu theo những nguyên tắc, phương
pháp, tiêu chuẩn theo quy định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu
có giá trị lưu trữ, thời hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị” [38].
Mục đích của xác định giá trị tài liệu là định ra được thời hạn bảo quản của
tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ và góp phần tối ưu hóa thành phần trong các
phông lưu trữ cơ quan, phông lưu trữ quốc gia.
Xác định giá trị tài liệu là một trong những nhiệm vụ quan trọng nhất, ảnh
hưởng rất lớn tới chất lượng tài liệu để phục vụ cho việc sử dụng tài liệu. Do đó, việc
xác định giá trị tài liệu cần đảm bảo yêu cầu về tính chính xác và thận trọng, tránh
những sai sót đáng tiếc làm ảnh hướng đến giá trị vốn có của tài liệu lưu trữ. Đồng
15
thời cũng cần có cơ sở khoa học và thực tiễn để không lưu trữ những tài liệu không
có giá trị trong kho, gây những lãng phí không cần thiết về nhân lực và kinh tế.
+ Bảo quản tài liệu
Thực tế đã chứng minh rằng, tuổi thọ của tài liệu dài hay ngắn còn tùy thuộc
vào điều kiện bảo quản chúng. Để lưu giữ tài liệu được bền lâu, không hư hỏng
hoặc mất mát bởi tác động của tự nhiên và con người thì phải áp dụng các biện pháp
kỹ thuật tiên tiến, phải có chế độ bảo quản chặt chẽ.
Bảo quản tài liệu lưu trữ là công tác tổ chức và thực hiện các biện pháp, trong đó
chủ yếu là các biện pháp khoa học kỹ thuật để bảo vệ an toàn và kéo dài tuổi thọ của tài
liệu, nhằm phục vụ tốt nhất cho việc sử dụng chúng trong hiện tại và tương lai. Tại
Khoản 1 Điều 25 Luật Lưu trữ năm 2011 ghi rõ trách nhiệm bảo quản tài liệu lưu trữ:
“Người đứng đầu cơ quan, tổ chức có trách nhiệm xây dựng, bố trí kho lưu trữ,
thiết bị, phương tiện cần thiết và thực hiện các biện pháp kỹ thuật nghiệp vụ để bảo
vệ, bảo quản an toàn tài liệu lưu trữ và bảo đảm việc sử dụng tài liệu lưu trữ” [38].
Bảo quản tài liệu gồm có các công việc: Xây dựng, và cải tạo kho lưu trữ;
Trang thiết bị bảo quản chuyên dụng; Tổ chức tài liệu trong kho; Thực hiện các
biện pháp, kỹ thuật bảo quản; Tu bổ, phục chế tài liệu.
+ Thống kê tài liệu: Tại Khoản 2 Điều 27 Luật Lưu trữ năm 2011 “Cơ quan, tổ
chức có tài liệu lưu trữ phải định kỳ thực hiện chế độ thống kê lưu trữ. Số liệu thống kê
hằng năm được tính từ ngày 01 tháng 01 đến hết ngày 31 tháng 12” [38].
Công tác thống kê báo cáo về tình hình lưu trữ là một nội dung quan trọng
giúp cho người quản lý nắm bắt được các thông tin cần thiết về tình trạng tài
liệu hồ sơ đang lưu trữ. Việc thống kê để có số liệu báo cáo giúp cho người làm
lưu trữ có cơ sở để xây dựng kế hoạch thu thập tài liệu, tu bổ, phục chế và tiêu
hủy những tài liệu hết giá trị và bố trí diện tích kho, điều chỉnh phân bổ kinh
phí cho hoạt động lưu trữ.
+ Sử dụng tài liệu: “Tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ là quá trình tổ chức
khai thác thông tin tài liệu lưu trữ phục vụ yêu cầu nghiên cứu lịch sử và yêu cầu nghiên
cứu giải quyết những nhiệm vụ hiện hành của các cơ quan, cá nhân” (Giáo trình lý luận
và phương pháp công tác lưu trữ của Trường Đại học Nội vụ Hà Nội) [57 tr.239].
Để tài liệu lưu trữ phát huy được giá trị, công tác lưu trữ phải quan tâm đến
việc tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ. Khai thác với nhiều hình thức
16
như: Theo quy định tại Điều 32 của Luật Lưu trữ năm 2011 quy định về các hình
thức sử dụng tài liệu lưu trữ gồm:
“Sử dụng tài liệu tại phòng đọc; xuất bản ấn phẩm lưu trữ; giới thiệu tài
liệu lưu trữ trên phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử; trích dẫn
tài liệu lưu trữ trong công trình nghiên cứu; cấp bản sao tài liệu lưu trữ, bản chứng
thực tài liệu lưu trữ” [38].
Mục đích cuối cùng của việc tổ chức lưu trữ tài liệu là để khai thác tài liệu,
phát huy giá trị tài liệu lưu trữ. Ngoài nhiệm vụ bảo quản an toàn thì việc tổ chức
khai thác và sử dụng có hiệu quả tài liệu lưu trữ là nhiệm vụ quan trọng của các
lưu trữ lịch sử nói chung và lưu trữ hiện hành của các cơ quan nói riêng và là
nhiệm vụ chính trị hàng đầu của các cơ quan và Nhà nước hiện nay.
- Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm
Hoạt động lưu trữ tại Viện Hàn lâm luôn được Lãnh đạo Viện xác định là
nhiệm vụ quan trọng, ngang tầm cùng các nhiệm vụ khác của Viện. Lãnh đạo Viện
giao và ủy quyền cho lãnh đạo Văn phòng Viện Hàn lâm tổ chức và thực hiện hoạt
động lưu trữ và đây là một nhiệm vụ trong chức năng nhiệm vụ của Văn phòng Viện
Hàn lâm. Chánh Văn phòng Viện Hàn lâm có nhiệm vụ giúp Chủ tịch Viện trong
việc tổ chức, quản lý, chỉ đạo hoạt động lưu trữ và tổ chức triển khai hướng dẫn
thực hiện các nghiệp vụ về lưu trữ trong toàn Viện Hàn lâm đảm bảo thống nhất,
chất lượng, hiệu quả theo đúng quy định của Nhà nước và của Viện Hàn lâm.
Phòng lưu trữ của Viện được thành lập năm 2001, Phòng có nhiệm vụ
giúp Chánh Văn phòng Viện trong thực hiện hoạt động lưu trữ của Viện Hàn
lâm. Phòng Lưu trữ xây dựng kế hoạch tổ chức thực hiện các nội dung của
hoạt động lưu trữ như việc thu thập, phân loại, chỉnh lý, xác định giá trị, bảo
quản, thống kê và tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ của Viện Hàn lâm.
1.1.3.2. Khái niệm Hiệu quả
Theo Từ điển Hành chính có ghi: Hiệu quả:
“Kết quả cuối cùng mà hoạt động mang lại trên cơ sở tính mối tương quan
giữa chi phí và thu lại được (đầu vào và đầu ra). Cái thu lại được (đầu ra) càng
nhiều trong khi chi phí (đầu vào) càng ít thì hiệu quả càng cao. Ngược lại, cái thu
vào được càng ít trong khi chi phí càng nhiều thì hiệu quả càng thấp” [58 tr.121].
Hiệu quả (Ph.fficience): Theo Từ điển giải thích thuật ngữ hành chính có ghi:
17
“Kết quả thực hiện một chủ trương, chính sách được xác định qua việc so
sánh các kết quả đạt được với toàn bộ nguồn lực đã sử dụng. Hiệu quả thể hiện
ở kết quả đạt được là tối đa, chi phí thì tối thiểu” [59 tr.321].
Hiệu quả là khái niệm được dùng nhiều trong kinh tế với các tiêu chí, phương
cách mang tính định lượng để đánh giá. Trong các lĩnh vực khác, nhất là chính trị,
an ninh, văn hóa, xã hội, thì khó có thể lượng hóa hiệu quả. Ngay cả định nghĩa,
tiêu chí xác định hiệu quả trong các lĩnh vực này cũng thiên về “định tính”.
Hiệu quả là “kết quả mong muốn, cái sinh ra kết quả mà con người chờ đợi và
hướng tới” hay là “kết quả của việc làm mang lại”. Hiệu quả là “kết quả của việc làm
mang lại hoặc kết quả đạt được trong việc thực hiện một nhiệm vụ nhất định. Hiệu
quả là kết quả như yêu cầu của việc làm mang lại”. Để tối ưu hóa cách hiểu, khái
niệm hiệu quả thường được gắn với một nội dung (lĩnh vực) cụ thể để phân tích.
Ví dụ: Theo TS.Trần Thị Thu Phương, khi phân tích hiệu quả của văn bản
quy phạm pháp luật:
“Hiệu quả của văn bản quy phạm pháp luật là kết quả của sự tác động của
văn bản quy phạm pháp luật đến các quan hệ xã hội so với các yêu cầu, mục tiêu
khi ban hành văn bản đó”. “Hiệu quả của văn bản quy phạm pháp luật chính là
tiêu chí cần thiết để đánh giá ý nghĩa của sự tồn tại hay giá trị của văn bản đó”
(Hiệu quả của văn bản quy phạm pháp luật, Tạp chí dân chủ và pháp luật) [56].
Từ định nghĩa trên, có thể nhận thấy những điểm chung trong cách hiểu về hiệu quả là:
- Hiệu quả trước hết là kết quả đạt được của một hoạt động.
- Hiệu quả thường là sự so sánh giữa mục tiêu đề ra và kết quả đạt được.
Từ các quan niệm trên đây có thể suy ra, hiệu quả có thể được đo bằng bốn
cách: Mức độ đạt được mục tiêu, nhiệm vụ đề ra (chưa tính đến các nguồn lực bị
tiêu tốn); mức độ nguồn lực cần sử dụng để đạt được mục tiêu xác định, hoặc
phối hợp cả hai cách này; ngoài ra, hiệu quả cũng có thể “đo được” bằng cách so
sánh các trường hợp, các phương thức khác nhau, cùng để đạt được mục tiêu như
nhau nhưng với mức tiêu hao các nguồn lực khác nhau.
1.1.3.3. Nâng cao hiệu quả
- Nâng cao: Có nhiều cách hiểu như sau:
Nâng cao, từ ghép ý. Theo Từ điển Tiếng Việt của Viện Ngôn ngữ học do Nhà
xuất bản Từ điển Bách khoa xuất bản năm 2010 giải thích: Nâng là đưa lên cao; làm
