Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân thường trực ban bí thư tại lưu trữ lịch sử của trung ương đảng

LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan luận văn này là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Trong
luận văn có tham khảo một số kết quả nghiên cứu của các nhà khoa học và sử dụng
một số thông tin trong văn bản của Đảng và Nhà nước nhưng đã được chú thích.
Công trình này chưa được tác giả nào công bố.
TÁC GIẢ

Trần Nhung Trang


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin được chân thành gửi lời cảm ơn đến các thầy cô giáo
Khoa Văn thư – Lưu trữ, Trường Đại học Nội vụ Hà Nội, các đồng chí Lãnh đạo
Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và các đồng nghiệp Phòng Thu thập –
Chỉnh lý, Cục Lưu trữ đã hướng dẫn, giúp đỡ, chỉ bảo tận tình trong quá trình tác
giả thực hiện nghiên cứu đề tài này. Đặc biệt, tác giả xin được gửi lời cảm sâu sắc
tới TS. Chu Thị Hậu người đã trực tiếp hướng dẫn tác giả hoàn thành luận văn này.
TÁC GIẢ

Trần Nhung Trang


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
Stt

Viết tắt

Viết đầy đủ

1

BCHTW

Ban Chấp hành Trung ương

2

BCT

Bộ Chính trị

3

BBT

Ban Bí thư

4

VPTW

Văn phòng Trung ương

5

TW

Trung ương

6

ĐSQ

Đại sứ quán

7

XHCN

Xã hội chủ nghĩa

8

THBQ

Thời hạn bảo quản

9

ĐVBQ

Đơn vị bảo quản

10

BĐ

Bắt đầu

11

KT

Kết thúc

12

ĐG

Đánh giá


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN

LỜI CAM ĐOAN ................................................................................................ 1
LỜI CẢM ƠN ...................................................................................................... 2
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT .................................................................... 3
MỤC LỤC ............................................................................................................ 4
MỞ ĐẦU .............................................................................................................. 1
1. Lý do chọn đề tài ....................................................................................................... 1
2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài ................................................ 2
3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu ................................................................................ 4
4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu ................................................................................. 4
5. Phương pháp nghiên cứu ........................................................................................... 5
6. Đóng góp (tính mới) của luận văn ............................................................................. 6
7. Bố cục của luận văn ................................................................................................... 6

CHƯƠNG 1.......................................................................................................... 7
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU........................... 7

VÀ PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN .................................................................. 7
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu .............................................................. 7
1.1.1. Một số khái niệm ................................................................................................. 7
1.1.2. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu ...................................................................... 8
1.1.3. Ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu ........................................................................ 9
1.2. Một số vấn đề lý luận về phông lưu trữ cá nhân ................................................... 10
1.2.1. Khái niệm ........................................................................................................... 10
- Phông lưu trữ: ............................................................................................................ 10
1.2.2. Thành phần tài liệu phông lưu trữ cá nhân ........................................................ 12
1.2.3. Tiêu chí thành lập phông lưu trữ cá nhân các đồng chí lãnh đạo Đảng ............. 15
1.2.4. Giới hạn tài liệu phông lưu trữ cá nhân ............................................................. 16
Tiểu kết chương 1 ........................................................................................................ 18

CHƯƠNG 2........................................................................................................ 19
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC ............................... 19
PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN THƯỜNG TRỰC BAN BÍ THƯ .............. 19
TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG ............................. 19


2.1. Khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và Lưu trữ lịch sử của
Trung ương Đảng ......................................................................................................... 19
2.1.1. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng ....................................................... 19
2.1.2. Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng .............................................................. 20
2.2. Vị trí, vai trò của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư ...................................... 22
2.3. Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu
trữ lịch sử của Trung ương Đảng ................................................................................. 23
2.3.1. Đối với phông lưu trữ cá nhân đã tổ chức khoa học tài liệu .............................. 24
2.3.2. Đối với phông lưu trữ cá nhân chưa tổ chức khoa học tài liệu .......................... 40
2.4. Một số nhận xét..................................................................................................... 43
2.4.1. Ưu điểm ............................................................................................................. 43

2.4.2. Hạn chế .............................................................................................................. 44
Tiểu kết chương 2 ........................................................................................................ 46

CHƯƠNG 3........................................................................................................ 47
MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO CHẤT LƯỢNG ................................... 47
TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN47
THƯỜNG TRỰC BAN BÍ THƯ TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ ........................ 47
CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG........................................................................... 47
3.1. Nhóm giải pháp trực tiếp về tổ chức khoa học tài liệu ......................................... 47
3.1.1. Phân loại tài liệu ................................................................................................ 47
3.1.2. Lập hồ sơ............................................................................................................ 48
3.1.3. Xác định giá trị tài liệu ...................................................................................... 49
3.1.4. Xây dựng công cụ tra cứu .................................................................................. 50
3.2. Nhóm giải pháp có liên quan đến công tác tổ chức khoa học tài liệu các đồng chí
Thường trực Ban Bí thư ............................................................................................... 51
3.2.1. Sưu tầm, thu thập để hoàn chỉnh nội dung, thành phần tài liệu ......................... 51
3.2.2. Đẩy mạnh phát huy giá trị tài liệu (trưng bày, triển lãm, xuất bản các ấn
phẩm…) ....................................................................................................................... 54
3.2.3. Đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ nghiệp vụ ................................................ 56
Tiểu kết chương 3 ........................................................................................................ 58

KẾT LUẬN ........................................................................................................ 59
TÀI LIỆU THAM KHẢO ................................................................................ 62
PHỤ LỤC


1
MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ - nguồn thông tin quá khứ phản ánh chân thực, chính xác

hoạt động của các cơ quan Đảng, Nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức xã
hội, xã hội nghề nghiệp và đơn vị vũ trang nhân dân; là kho tàng lý luận và thực tiễn
cách mạng Việt Nam và có giá trị đặc biệt về phương diện kiến thiết quốc gia. Sử
dụng tài liệu lưu trữ chính là kế thừa và phát huy kho tàng lý luận, kinh nghiệm
thực tiễn của dân tộc Việt Nam đã được tích luỹ qua nhiều thế hệ để phục vụ sự
nghiệp xây dựng và bảo vệ Tổ quốc.
Đồng chí Đỗ Mười – nguyên Tổng Bí thư Ban Chấp hành Trung ương Đảng
đã nói: “Tài liệu lưu trữ của Đảng là một bộ phận quan trọng trong toàn bộ tài liệu
lưu trữ quốc gia, chứa đựng những thông tin quan trọng nhất của Đảng và Nhà nước
ta, là một bộ phận đặc biệt trong di sản văn hóa của dân tộc. Tài liệu lưu trữ của
Đảng là sở hữu chung của toàn Đảng, là tài sản của quốc gia, phải được quản lý và
bảo quản chu đáo, khoa học và phải được khai thác, sử dụng một cách đúng đắn,
tích cực, toàn diện, mang lại hiệu quả cao, vì lợi ích của Đảng, của cách mạng”
(trích bài phát biểu của đồng chí Đỗ Mười tại Hội nghị cán bộ lãnh đạo các cơ quan
Đảng ở Trung ương về công tác văn thư lưu trữ, năm 1988).
Tài liệu lưu trữ nói chung hình thành trong quá trình hoạt động, phát triển
của mỗi cơ quan, tổ chức; còn tài liệu lưu trữ cá nhân của các đồng chí lãnh đạo
Đảng qua từng thời kỳ là tài liệu phản ánh về quá trình hoạt động, công tác của mỗi
cá nhân, đồng thời cũng phản ánh nhiều mặt về tư tưởng, văn hoá, kinh tế, quân
sự,...hình thành trong quá trình sống và hoạt động của mỗi cá nhân.
Quy định 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư về Phông lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam tiếp tục khẳng định thành phần tài liệu Phông lưu trữ Đảng
Cộng sản Việt Nam trong đó có tài liệu về thân thế, sự nghiệp hoạt động của Chủ
tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền bối của Đảng, các nhân vật lịch sử tiêu biểu của
Đảng, đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của nhà nước, của các tổ chức chính trị
- xã hội.
Tài liệu các phông lưu trữ cá nhân của Bác và các nhân vật tiêu biểu của Đảng


2

có giá trị về nhiều mặt. Ngoài giá trị là nguồn tư liệu quan trọng để nghiên cứu về
cuộc đời sự nghiệp cách mạng, xuất bản tuyển tập, toàn tập của cá nhân các Tổng
Bí thư còn là nguồn sử liệu rất hữu ích trong nghiên cứu lịch sử Đảng và lịch sử dân
tộc. Vì vậy, những tài liệu này cần được quan tâm thu thập đầy đủ, tổ chức khoa học
và bảo quản chu đáo.
Xuất phát từ đó, tôi chọn đề tài “Tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá
nhân Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng” làm
luận văn thạc sĩ chuyên ngành Lưu trữ học của mình.

2. Tổng quan tình hình nghiên cứu liên quan đến đề tài
Ở nước ngoài, nghiên cứu về phông lưu trữ cá nhân đã được đề cập đến như
sau:
Sau Cách mạng tháng Mười, công tác lưu trữ tài liệu cá nhân ở Liên Xô được
chú ý hơn, cụ thể:
Tổng cục Lưu trữ nhà nước Liên Xô ban hành Điều lệ về phông lưu trữ quốc
gia, trong đó có quy định về tài liệu lưu trữ cá nhân.
Một số giáo trình về phông lưu trữ cá nhân cũng được các cơ quan, tổ chức,
nhà khoa học nghiên cứu, ban hành như:
+ Năm 1958 ban hành bản “Hướng dẫn nghiệp vụ chỉnh lý khoa học kỹ thuật
tài liệu xuất xứ cá nhân”.
+ Năm 1963 Tổng cục Lưu trữ Nhà nước ban hành bảng chỉ dẫn “Các phông
lưu trữ cá nhân trong các Viện lưu trữ Nhà nước Liên Xô”.
+ Năm 1967 Viện Lưu trữ Văn học nghệ thuật Quốc gia Liên Xô ban hành
Những hướng dẫn nghiệp vụ trong công tác lưu trữ với các phông xuất xứ cá nhân.
+ Năm 1969 ban hành văn bản “Hướng dẫn nghiệp vụ công tác bổ sung tài
liệu xuất xứ cá nhân”.
Ở trong nước, tài liệu lưu trữ cá nhân được đề cập và nghiên cứu như sau:
Các bài viết, tạp chí trên Tập san Văn thư – Lưu trữ số 1/1989 có bài viết
“Kho Lưu trữ Nhà nước Trung ương với công tác sưu tầm, thu thập tài liệu xuất xứ
cá nhân” hay Tạp chí Lưu trữ Việt Nam số 5/2002 có đăng bài “Tăng cường công

tác thu thập, quản lý phông lưu trữ cá nhân tại Kho Lưu trữ Văn phòng Trung ương


3
Đảng của tác giả Phạm Thị Thu Hiền.
Trong đó, bài viết đã đề cập đến thực trạng việc quản lý tài liệu phông lưu trữ
cá nhân của Kho Lưu trữ Trung ương, trong đó có khó khăn do chưa xác định được
ranh giới tài liệu phông cá nhân, “tính trung bình mỗi năm, tài liệu phông lưu trữ cá
nhân nộp lưu về Kho Lưu trữ Trung ương khoảng gần 300 cặp, trong đó chiếm số
lượng lớn nhất là tài liệu của các đồng chí Tổng Bí thư, Thường trực Bộ Chính trị Ban Bí thư và đồng chí Bí thư trực”, “chỉ có phông các đồng chí Tổng Bí thư,
Thường trực Bộ Chính trị - Ban Bí thư và một số đồng chí lãnh đạo các ban đảng có
tương đối đầy đủ tài liệu”.
Đề tài, đề án nghiên cứu khoa học: Năm 1987 – 1988, Cục Lưu trữ Nhà nước
tiến hành nghiên cứu đề tài “Tiêu chuẩn thành lập Phông Lưu trữ cá nhân thuộc lĩnh
vực Văn học nghệ thuật”. Đề tài của tác giả Hoàng Minh Ích nghiên cứu về “Xác
định tiêu chuẩn thành lập phông lưu trữ cá nhân hoạt động quản lý Nhà nước”. Các
đề tài này đã đề ra các tiêu chuẩn thành lập phông lưu trữ cá nhân của các nhà hoạt
động quản lý Nhà nước, các nhà văn, nhà thơ, nhà nghiên cứu văn học nghệ thuật để
làm cơ sở thu thập tài liệu của các cá nhân.
Luận văn của học viên cao học Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Văn
Trình về “Vấn đề xây dựng phông lưu trữ cá nhân các nhà khoa học tiêu biểu tại
Trung tâm Khoa học xã hội và Nhân văn Quốc gia (năm 1998)”. Trong luận văn
này, tác giả đã nghiên cứu lý luận và thực trạng về vấn đề xây dựng phông lưu trữ
cá nhân các nhà khoa học tiêu biểu tại Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn
Quốc gia. Từ đó, đưa ra các giải pháp về vấn đề xây dựng phông lưu trữ cá nhân các
nhà khoa học tiêu biểu tại Trung tâm Khoa học xã hội và nhân văn Quốc gia.
Luận văn thạc sỹ của tác giả Vũ Thị Ngọc Thuý về “Sưu tầm, thu thập và tổ
chức khoa học tài liệu lưu trữ các phông Tổng Bí thư tại Kho Lưu trữ Trung ương
Đảng” năm 2008. Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu tổng hợp tình hình sưu
tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ các Tổng Bí thư Ban Chấp

hành Trung ương của Lưu trữ Lịch sử Trung ương Đảng. Trên cơ sở đó, đề xuất
một số giải pháp giúp cho công tác sưu tầm, thu thập và tổ chức khoa học tài liệu
phông lưu trữ Tổng Bí thư của Lưu trữ Lịch sử Trung ương Đảng.


4
Luận văn thạc sỹ của tác giả Nguyễn Quốc Dũng về “Sưu tầm, thu thập và
quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh của Kho Lưu trữ Trung ương Đảng thực trạng và giải pháp” năm 2009. Trong luận văn này, tác giả đã nghiên cứu thực
trạng tình hình sưu tầm, thu thập, quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh tại
Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng. Từ đó, tác giả đưa ra những giải pháp giúp
cho công tác sưu tầm, thu thập và quản lý phông lưu trữ Chủ tịch Hồ Chí Minh tại
Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.

3. Mục đích, nhiệm vụ nghiên cứu
* Mục đích nghiên cứu
- Nghiên cứu thực trạng công tác tổ chức khoa học tài liệu các phông lưu trữ
cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương
Đảng
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng việc tổ chức khoa học
tài liệu lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ Lịch sử của
Trung ương Đảng.
* Nhiệm vụ nghiên cứu
Để thực hiện các mục tiêu trên, Luận văn của chúng tôi đặt ra và giải quyết
những nhiệm vụ sau:
- Nghiên cứu các văn bản, tài liệu về công tác tổ chức khoa học tài liệu nói
chung và các phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư nói riêng.
- Thực trạng tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân các đồng chí
Thường trực Ban Bí thư từ khoá VI đến khoá XI tại Lưu trữ Lịch sử của Trung
ương Đảng
- Đưa ra một số nhận xét và đề xuất những giải pháp nhằm nâng cao việc tổ

chức khoa học tài liệu phông Lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư
tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.

4. Đối tượng, phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu:
- Tài liệu của các phông đồng chí Thường trực Ban Bí thư.
- Các phương pháp tổ chức khoa học tài liệu Phông lưu trữ cá nhân các đồng


5
chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, bao gồm các
quy trình nghiệp vụ cụ thể như: phân loại, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, xây
dựng công cụ tra cứu tài liệu.
* Phạm vi nghiên cứu:
- Về thời gian: Đề tài nghiên cứu về tổ chức khoa học tài liệu các phông
Thường trực Ban Bí thư từ khóa VI đến khóa XI (từ năm 1986-2011). Sở dĩ tác giả
xác định phạm vi nghiên cứu thời gian này đó là vì chức danh Thường trực Ban Bí
thư có từ Đại hội IV Đảng Cộng sản Việt Nam, tuy nhiên có nhiều đồng chí chỉ giữ
vai trò Thường trực Ban Bí thư một thời gian ngắn. Vì vậy, đề tài tập trung nghiên
cứu tài liệu của các đồng chí khi nghỉ hưu và có số lượng tài liệu tương đối đầy đủ.
- Về không gian: Nghiên cứu tài liệu các phông Thường trực Ban Bí thư từ
khóa VI đến khóa XI tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, gồm đồng chí
Nguyễn Thanh Bình, Đào Duy Tùng, Phạm Thế Duyệt, Phan Diễn, Lê Hồng Anh.

5. Phương pháp nghiên cứu
Trong quá trình nghiên cứu, tác giả đã sử dụng một số phương pháp nghiên
cứu như:
- Phương pháp khảo sát: Luận văn thực hiện khảo sát tài liệu các đồng chí
Nguyễn Thanh Bình, Đào Duy Tùng, Phan Diễn, Lê Hồng Anh, Phạm Thế Duyệt ở
Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. Từ khảo sát thực tế để nghiên cứu thành

phần, nội dung tài liệu và tình hình tài liệu; khái quát lên những vấn đề lý luận về
các nghiệp vụ tổ chức khoa học phông lưu trữ cá nhân Thường trực Ban Bí thư tại
Kho Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng.
- Phương pháp lịch sử: Nghiên cứu lịch sử về cuộc đời sự nghiệp, quá trình
hoạt động, công tác của các đồng chí Thường trực Ban Bí thư từ khoá VI đến khoá
XI.
- Phương pháp phân tích, tổng hợp được sử dụng trong việc đánh giá về vai
trò, giá trị tài liệu lưu trữ, về công tác tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ các phông
đồng chí Thường trực Ban Bí thư; từ đó tìm hiểu những ưu điểm, hạn chế và đưa ra
các giải pháp.
- Phương pháp phỏng vấn: chúng tôi sử dụng phương pháp này để trao đổi,


6
phỏng vấn, xin ý kiến của một số cán bộ, chuyên gia làm công tác lưu trữ, có kinh
nghiệm lâu năm tại Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng. Những thông tin đó
được xem xét sử dụng làm cơ sở cho việc đánh giá thực trạng và đề xuất giải pháp
về tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ Lịch
sử của Trung ương Đảng.

6. Đóng góp (tính mới) của luận văn
- Về lý luận: bổ sung lý luận tổ chức khoa học tài liệu đối với tài liệu của
Đảng nói chung và tài liệu các phông cá nhân tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương
Đảng nói riêng.
- Về thực tiễn: Đề xuất với cơ quan chức năng một số giải pháp về tổ chức
khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại
Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng. Từ việc tiến hành khảo sát, xây dựng các bản
hồ sơ phông, phân loại, xác định giá trị tài liệu, hệ thống hoá tài liệu, biên mục, xây
dựng công cụ tra cứu tài liệu.

7. Bố cục của luận văn
Ngoài phần mở đầu, kết luận, phụ lục, tài liệu tham khảo thì bố cục luận văn
cấu trúc thành 3 chương như sau:
- Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu và phông lưu trữ cá
nhân
- Chương 2: Tình hình tổ chức khoa học tài liệu phông lưu trữ cá nhân các
đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng
- Chương 3: Một số giải pháp nâng cao chất lượng tổ chức khoa học tài liệu
phông lưu trữ cá nhân các đồng chí Thường trực Ban Bí thư tại Lưu trữ lịch sử của
Trung ương Đảng.


7
CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU
VÀ PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN
1.1. Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu
1.1.1. Một số khái niệm
- Tài liệu lưu trữ: Về khái niệm tài liệu lưu trữ, lưu trữ học Mác xít giải
thích: Tài liệu lưu trữ là tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của các cơ
quan đoàn thể, xí nghiệp và cá nhân có ý nghĩa chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học
lịch sử và các ý nghĩa khác được bảo quản trong các phòng, kho lưu trữ.
Theo Từ điển Thuật ngữ Lưu trữ Việt Nam tài liệu lưu trữ là những tài liệu
có giá trị được lựa chọn từ trong khối tài liệu của các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp
và cá nhân được bảo quản có cố định trong các lưu trữ để khai thác sử dụng phục vụ
cho các mục đích chính trị, kinh tế, văn hoá, khoa học, lịch sử,…của xã hội. Định
nghĩa này được nêu ra trong những năm 90 thế kỷ XX. Đến nay, định nghĩa về tài
liệu lưu trữ ở nước ta đã có một số điểm đổi mới. Điểm mới này được thể hiện trong
định nghĩa nêu tại khoản 3, điều 2 – Luật Lưu trữ 2011 như sau: “Tài liệu lưu trữ là
tài liệu có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên cứu khoa học, lịch sử được lựa

chọn để lưu trữ. Tài liệu lưu trữ bao gồm bản gốc, bản chính; trong trường hợp
không còn bản gốc, bản chính thì được thay thế bằng bản sao hợp pháp”.
- Tổ chức khoa học tài liệu: Tổ chức khoa học tài liệu là tổng hợp các khâu
nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ liên quan đến việc phân loại, xác định giá trị,
chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học phục vụ thuận lợi, nhanh chóng,
chính xác cho công tác tra tìm tài liệu. Nói cách khác, tổ chức khoa học tài liệu lưu
trữ là tiến hành các biện pháp nhằm đưa tài liệu vào một trật tự khoa học với một hệ
thống các công cụ tra cứu phục vụ công tác thống kê, bảo quản và công tác tổ chức
khai thác, sử dụng hiệu quả tài liệu lưu trữ. Trong tổ chức khoa học tài liệu việc
phân loại chúng là nội dung cơ bản.
Như vậy, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ bao gồm các nghiệp vụ cụ thể như
sau: Phân loại tài liệu, xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ tài liệu; xây dựng các công


8
cụ tra cứu tài liệu.
- Chỉnh lý tài liệu: Theo Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ban hành ngày
11/11/2011 thì chỉnh lý tài liệu là việc phân loại, xác định giá trị, sắp xếp, thống kê,
lập công cụ tra cứu tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá
nhân.

1.1.2. Nội dung tổ chức khoa học tài liệu
Nội dung công tác tổ chức khoa học tài liệu gồm: Phân loại tài liệu; xác định
giá trị tài liệu; lập hồ sơ tài liệu; xây dựng các công cụ tra cứu tài liệu.
- Phân loại tài liệu: Phân loại tài liệu là dựa vào những đặc trưng của tài liệu
trong phông để phân chia chúng thành các nhóm, sắp xếp trật tự các nhóm và các
đơn vị bảo quản trong từng nhóm nhỏ nhất, nhằm sử dụng thuận lợi và có hiệu quả
phông lưu trữ đó.
Phân loại tài liệu trong phông lưu trữ có ý nghĩa rất lớn đối với việc tổ chức
khoa học tài liệu trong các phòng, kho lưu trữ. Trên cơ sở tài liệu các phông lưu trữ

được phân loại một các khoa học, mới có điều kiện thuận lợi để tổ chức sử dụng tài
liệu và xây dựng các công cụ tra cứu khoa học.
- Xác định giá trị tài liệu: Xác định giá trị tài liệu là việc nghiên cứu tài liệu
trên cơ sở các tiêu chuẩn giá trị của chứng nhằm mục đích xác định thời hạn bảo
quản tài liệu và lựa chọn chúng để bảo quản trong các lưu trữ thuộc Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam. Luật Lưu trữ 2011 đã nêu rõ: Xác định giá trị tài liệu là việc
đánh giá giá trị tài liệu theo nhưng nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn theo quy
định của cơ quan có thẩm quyền để xác định những tài liệu có giá trị lưu trữ, thời
hạn bảo quản và tài liệu hết giá trị.
Xác định giá trị tài liệu giúp cho việc quản lý tài liệu lưu trữ được chặt chẽ,
tạo điều kiện để bổ sung tài liệu có giá trị vào các phông lưu trữ, tối ưu hoá thành
phần Phông lưu trữ quốc gia Việt Nam, nâng cao hiệu quả phục vụ khai thác, sử
dụng tài liệu lưu trữ; góp phần tiết kiệm diện tích kho tàng và phương tiện bảo quản
tài liệu khắc phục tình trạng tài liệu tích đống trong các cơ quan. Xác định giá trị tài
liệu tốt sẽ khắc phục tình trạng tiêu huỷ tài liệu một các tuỳ tiện. Xác định giá trị tài
liệu là công việc khó khăn, phức tạp nên phải áp dụng các nguyên tắc (chính trị, lịch


9
sử, tổng hợp toàn diện); các tiêu chuẩn (tác giả, thời gian địa điểm, nội dung tài liệu,
hiệu lực pháp lý…) và các phương pháp để đảm bảo tính chính xác, thận trọng khi
xác định giá trị tài liệu.
- Lập hồ sơ: Hồ sơ là một tập tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,
một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một số đặc trưng chung hình thành trong
quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộc phạm vi chức năng, nhiệm vụ của cơ
quan, tổ chức, cá nhân.
Điều 2 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội nêu:
Lập hồ sơ là việc tập hợp, sắp xếp tài liệu trong quá trình hình thành, theo dõi, giải
quyết công việc của cơ quan, tổ chức, cá nhân thành hồ sơ theo những nguyên tắc
và phương pháp nhất định.

- Xây dựng công cụ tra cứu tài liệu: Theo Từ điển Lưu trữ Việt Nam (Cục
Lưu trữ Nhà nước, 1992): Công cụ tra cứu khoa học lưu trữ là các bản mục lục hồ
sư, các bộ thẻ, các sách chỉ dẫn, các cơ sở dữ liệu về tài liệu lưu trữ được xây dựng
trên cơ sở khoa học để thống kê và tra tìm tài liệu lưu trữ.
Công cụ tra cứu tài liệu là các phương tiện mô tả tài liệu lưu trữ ở nhiều cấp
độ khác nhau bằng phương pháp thủ công truyền thống và tự động hoá, trên cơ sở
phương pháp luận và khoa học nghiệp vụ thống nhất, có sự liên quan tương hỗ và
bổ trợ lẫn nhau tạo thành hệ thống công cụ tra cứu khoa học, nhằm mục đích phục
vụ việc tra tìm và nghiên cứu tài liệu lưu trữ được hiệu quả.
Công cụ tra cứu tài liệu lưu trữ dùng để giới thiệu thành phần và nội dung tài
liệu của kho lưu trữ, chỉ dẫn địa chỉ từng tài liệu giúp người nghiên cứu tra tìm
nhanh chóng, chính xác, sưu tầm và tập hợp theo yêu cầu của họ.

1.1.3. Ý nghĩa tổ chức khoa học tài liệu
Thứ nhất, tổ chức khoa học tài liệu lưu trữ góp phần nâng cao chất lượng
thành phần, nội dung của tài liệu lưu trữ.
Tổ chức khoa học tài liệu là thực hiện các khâu nghiệp vụ như: phân loại,
xác định giá trị tài liệu, lập hồ sơ, thống kê. tất cả các hoạt động đó nhằm sắp xếp
tài liệu một cách khoa học, dễ thấy, dễ lấy, dễ tìm phục vụ hoạt động quản lý, bảo
quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu cho nhu cầu chính đáng của công dân, tổ


10
chức đến khai thác. Do vậy, tổ chức khoa học tài liệu giúp nâng cao chất lượng của
tài liệu lưu trữ.
Thứ hai, tổ chức khoa học tài liệu nâng cao tuổi thọ của tài liệu, có khả năng
phục vụ thực tế của tài liệu lưu trữ.
Có thể nói, tổ chức khoa học tài liệu tốt sẽ góp phần nâng cao chất lượng tài
liệu lưu trữ thông qua việc bảo quản tài liệu lưu trữ. Bảo quản tài liệu lưu trữ chính
là việc áp dụng các biện pháp khoa học nhằm mục đích tránh được các yếu tố tác

động của môi trường, kéo dài được tuổi thọ của tài liệu. Mà muốn thực hiện bảo
quản tốt thì việc tổ chức khoa học tài liệu phải chính xác và đạt hiệu quả cao. Như
vậy, công tác tổ chức khoa học tài liệu có ý nghĩa trong việc bảo quản tài liệu lưu
trữ, tránh các yếu tổ tác động của môi trường, con người, kéo dài được tuổi thọ
nhằm phát huy tối đa giá trị của tài liệu lưu trữ.
Thứ ba, tổ chức khoa học tài liệu giúp bảo vệ bí mật quốc gia.
Về lý luận, tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử phải được sử dụng rộng rãi phục
vụ cho nghiên cứu lịch sử, giúp cho hoạt động xã hội. Tuy nhiên do một số tài liệu
lưu trữ vẫn còn chứa đựng nhiều nội dung về bí mật quốc gia nhất là những thông
tin về quốc phòng, an ninh, chính trị về kinh tế, xã hội. Việc tổ chức khoa học tài
liệu giúp cho cơ quan quản lý chặt chẽ tài liệu, tránh tình trạng thất lạc, mất mát tài
liệu. Hơn nữa, việc quản lý chặt chẽ sẽ làm cho các đối tượng xấu không thể khai
thác tài liệu phục vụ các hoạt động chống phá Đảng, Nhà nước.

1.2. Một số vấn đề lý luận về phông lưu trữ cá nhân
1.2.1. Khái niệm
- Phông lưu trữ:
Trước khi đi vào khái niệm về phông lưu trữ cá nhân, thì Phông lưu trữ được
định nghĩa như sau: “Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong
quá trình hoạt động của cơ quan, tổ chức hoặc của cá nhân” (Theo Điều 2 - Luật
Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày 11/11/2011 của Quốc hội).
Phông lưu trữ là một khối tài liệu có giá trị lịch sử, khoa học, thực tiễn, được
hình thành trong quá trình hoạt động của một cơ quan, tổ chức, cá nhân, gia đình,
dòng họ tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Phông


11
lưu trữ là đơn vị phân loại, đơn vị thống kê của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam.
Còn theo cuốn giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do các tác
giả Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn

Thâm, Nhà xuất bản Đại học và giáo dục chuyên nghiệp, xuất bản năm 1990 định
nghĩa: Phông lưu trữ là toàn bộ tài liệu hình thành trong quá trình hoạt động của
một cơ quan hoặc cá nhân có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa
khác được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định.
Phông lưu trữ là khối tài liệu riêng biệt có mối liên hệ lịch sử và logic được
đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Với khái niệm rộng này, cho
phép các phòng, kho lưu trữ tổ chức những khối tài liệu mà giữa chúng không có sự
liên hệ chặt chẽ về quá trình giải quyết văn thư, nhưng lại có những điểm giống
nhau khác, như: cùng loại tác giả, cùng loại cơ quan, hình thành trong cùng thời
gian,…
- Phông lưu trữ cá nhân:
Cuốn “Từ điển Lưu trữ Việt Nam” năm 1992 định nghĩa: “Phông lưu trữ cá
nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong cuộc sống và hoạt động của
một nhân vật tiêu biểu” [tr 62].
Còn cuốn Giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ” do các tác giả
Đào Xuân Chúc – Nguyễn Văn Hàm - Vương Đình Quyền – Nguyễn Văn Thâm,
xuất bản năm 1990 đã giải thích: “Phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu hình
thành trong quá trình sống và hoạt động của một nhân vật riêng biệt được đưa vào
bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định”. Phông lưu trữ cá nhân thường được
thành lập đối với các nhà hoạt động xuất sắc trên các lĩnh vực chính trị, kinh tế, văn
hoá, khoa học kỹ thuật…mà tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động
của họ có ý nghĩa chính trị, khoa học, lịch sử và các ý nghĩa khác” [tr 60].
Tóm lại, có rất nhiều định nghĩa khác nhau về phông lưu trữ cá nhân, nhưng
nhìn chung có thể hiểu phông lưu trữ cá nhân là toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình
thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân tiêu biểu được đưa vào bảo quản
trong một kho lưu trữ nhất định.
Trong đời sống và hoạt động của mỗi cá nhân tiêu biểu đều hình thành tài


12

liệu. Đây là nguồn tài liệu quan trọng có giá trị phục vụ hoạt động thực tiễn, nghiên
cứu khoa học, lịch sử đối với quốc gia, xã hội được đăng ký thuộc Phông Lưu trữ
quốc gia Việt Nam.
Người được lập phông lưu trữ cá nhân là các nhà hoạt động tiêu biểu trên các
lĩnh vực như: chính trị, kinh tế, xã hội, các nhà khoa hoc – kỹ thuật, nhà văn, nhà
thơ… Mỗi phông lưu trữ cá nhân là một tập hợp độc lập những tài liệu hình thành
trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó.
Ví dụ tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng có các phông lưu trữ cá nhân
như: Phông Chủ tịch Hồ Chí Minh, Phông đồng chí Lê Duẩn, Phông đồng chí
Trường Chinh, Phông đồng chí Nguyễn Duy Trinh, Phông đồng chí Nguyễn Thanh
Bình,…

1.2.2. Thành phần tài liệu phông lưu trữ cá nhân
Theo Hướng dẫn số 10-HD/VPTW ngày 21/12/2000 của Văn phòng Trung
ương hướng dẫn về quản lý, lập hồ sơ và nộp lưu tài liệu của các đồng chí Ủy viên
Bộ Chính trị, Cố vấn Ban Chấp hành Trung ương, thành phần tài liệu các đồng chí
lãnh đạo gồm:
- Tài liệu phản ánh tiểu sử cá nhân
- Tài liệu phản ánh các hoạt động của cá nhân
- Tài liệu các nơi gửi đến
- Điện mật đi, đến
- Tài liệu chuyên đề, vấn đề, vụ việc
- Tài liệu tham khảo, bản tin
Theo Quyết định số 1998-QĐ/VPTW, ngày 09/11/2017 của Văn phòng
Trung ương Đảng về thành phần tài liệu của các cơ quan, tổ chức đảng, tổ chức
chính trị - xã hội ở Trung ương thuộc diện nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của Trung
ương Đảng, thành phần tài liệu của các đồng chí Uỷ viên Bộ Chính trị, Ban Bí thư
(cả đương chức và nguyên chức) bao gồm:
- Tài liệu về tiểu sử:
+ Các bản sơ yếu lý lịch, tóm tắt lý lịch; các quyết định thuyên chuyển, điều

động, phân công công tác; quyết định bổ nhiệm, bãi miễn chức vụ công tác; quy


13
hoạch, đào tạo, bồi dưỡng cán bộ ở trong và ngoài nước; hồ sơ, tài liệu về sức khoẻ,
lễ tang cá nhân; văn bằng, chứng chỉ; giấy tờ liên quan đến chế độ, chính sách; tài
liệu về gia đình, dòng họ, quê hương có liên quan đến cá nhân...
+ Hồ sơ, tài liệu về việc kỷ luật, khen thưởng và đón nhận các danh hiệu cao
quý của Đảng, Nhà nước ta hoặc các đảng, các nước, các tổ chức quốc tế trao tặng,
phong tặng cá nhân.
- Bài nói, bài phát biểu, bài viết, trả lời phỏng vấn của cá nhân; kế hoạch,
chương trình, báo cáo công tác của cá nhân; bản kiểm điểm công tác, tự phê bình và
phê bình của cá nhân (gồm cả các bản thảo).
- Bút tích, ý kiến chỉ đạo, xử lý, giải quyết công việc của cá nhân đối với các
vấn đề thuộc các cơ quan, các ngành, các cấp gửi xin ý kiến.
- Bút tích, ý kiến góp ý, bản kiến nghị của cá nhân về đường lối, chủ trương,
chính sách của Đảng, Nhà nước và dự thảo các văn bản, văn bản của Đại hội đại
biểu toàn quốc của Đảng, Ban Chấp hành Trung ương Đảng, Bộ Chính trị, Ban Bí
thư; Quốc hội, Chính phủ, Chủ tịch nước và các cơ quan, tổ chức thuộc hệ thống
chính trị.
Bản thảo, dự thảo các văn bản của Trung ương Đảng do cá nhân các đồng chí
lãnh đạo hoặc trợ lý, thư ký dự thảo.
- Hồ sơ, tài liệu về các chuyến thăm, làm việc, nghỉ dưỡng (nếu có) ở trong
và ngoài nước của cá nhân (chủ trì hoặc tham gia); chủ trì tiếp các đoàn khách trong
và ngoài nước.
- Các đề tài, đề án nghiên cứu khoa học do cá nhân chủ trì hoặc tham gia; đề
tài, đề án nghiên cứu khoa học, luận văn, luận án và các công trình nghiên cứu, sáng
tác gửi đến cá nhân (gồm cả các bản thảo).
- Tài liệu phản ánh hoạt động sáng tác văn học, nghệ thuật và xuất bản phẩm
của cá nhân gồm sách, báo; hồi ký, thơ, truyện, hội hoạ… do cá nhân viết hoặc

tham gia viết (gồm cả các bản thảo, bản bông có ý kiến, bút tích); các báo, tập san,
tạp chí có đăng hình ảnh, hoạt động của cá nhân.
- Tài liệu của các cơ quan, tổ chức, cá nhân ở trong và ngoài nước nói, viết,
phản ánh về cá nhân khi cá nhân còn sống hoặc đã mất.


14
- Thư từ, điện của cá nhân gửi các tập thể, cá nhân ở trong và ngoài nước;
đơn, thư, điện của các tập thể, cá nhân ở trong và ngoài nước gửi đến cá nhân để
báo cáo, trao đổi, phản ánh, kiến nghị, xin ý kiến về đường lối, chủ trương,
chính sách của Đảng, Nhà nước; để đề đạt nguyện vọng, khiếu nại, tố cáo…
- Nhật ký, các giấy tờ ghi chép, sổ tay ghi chép, chương trình, lịch công tác
của cá nhân và các trợ lý, thư ký.
- Tài liệu, tư liệu do cá nhân sưu tầm, thu thập để tham khảo, nghiên cứu
phục vụ hoạt động lãnh đạo, chỉ đạo và sở thích của cá nhân; các sách báo, tem,
phiếu, bưu thiếp… của tổ chức, cá nhân trong và ngoài nước gửi tặng.
- Tài liệu nghe nhìn (phim, ảnh, băng, đĩa ghi âm, ghi hình…), tài liệu điện
tử hình thành trong hoạt động của cá nhân.
Về phía Nhà nước, căn cứ theo Điều 5 Luật Lưu trữ số 01/2011/QH13 ngày
11/11/2011 của Quốc hội, thành phần tài liệu thuộc phông lưu trữ cá nhân bao gồm:
a) Gia phả, tộc phả, bằng, sắc phong, tài liệu về tiểu sử;
b) Bản thảo viết tay, bản in có bút tích, công trình nghiên cứu khoa học, sáng
tác, thư từ trao đổi;
c) Phim, ảnh; băng, đĩa ghi âm, ghi hình; tài liệu điện tử;
d) Công trình, bài viết về cá nhân;
đ) Ấn phẩm, tài liệu do cá nhân sưu tầm được.
Còn trên thực tế, đối với những phông lưu trữ cá nhân đã được chỉnh lý hoàn
chỉnh và được bảo quản tại Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng đã hình thành
những nhóm tài liệu như sau:
- Nhóm tài liệu về tiểu sử: gồm có những tài liệu liên quan trực tiếp đến cá

nhân đó như: tài liệu về gia đình, dòng họ; chứng minh thư nhân dân; sơ yếu lý lịch;
các văn bằng chứng chỉ; các quyết định công tác và các giấy tờ tuỳ thân khác; các
giấy tờ về khen thưởng, kỷ luật, đăng ký hôn nhân, sức khoẻ, hộ khẩu; giấy tờ về tài
sản, thuê mượn đất, đăng ký tài sản,…
- Tài liệu phản ánh hoạt động chính của cá nhân đó: đây là nhóm tài liệu rất
quan trọng, nhóm tài liệu này phản ánh những hoạt động công tác, hoạt động trong
các tổ chức, cơ quan, đoàn thể, những đóng góp lớn của cá nhân cho Đảng và Nhà


15
nước ta, bên cạnh đó, nhóm tài liệu này cũng chiếm một số lượng và thành phần
chính trong phông cá nhân. Nhóm tài liệu này gồm có: công văn, giấy tờ về hoạt
động quản lý cơ quan; kế hoạch công tác, chương trình công tác; báo cáo sơ kết
tổng kết;…
- Thư từ, điện trao đổi: bao gồm các thư từ, điện của gia đình, bạn bè, đồng
nghiệp gửi tới cá nhân hình thành phông đó. Và thư của cá nhân hình thành phông
gửi cho người khác.
- Tài liệu phản ánh các hoạt động khác của cá nhân đó
- Tài liệu của cá nhân đó thu thập, sưu tầm.
- Tài liệu về cá nhân.
- Ảnh, băng đĩa, ghi âm, ghi hình của cá nhân đó.
Những nhóm tài liệu cơ bản nói trên của một phông lưu trữ cá nhân là những
tài liệu về cuộc đời hoạt động của cá nhân hình thành phông. Mỗi nhóm tài liệu đều
có những vai trò nhất định và có sự liên hệ chặt chẽ với nhau tạo nên một phông lưu
trữ cá nhân hoàn chỉnh.

1.2.3. Tiêu chí thành lập phông lưu trữ cá nhân các đồng chí lãnh
đạo Đảng
Quy định 270-QĐ/TW ngày 6/12/2014 của Ban Bí thư Trung ương Đảng đã
quy định: Thành phần tài liệu Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam gồm: Tài

liệu về thân thế, sự nghiệp và hoạt động của Chủ tịch Hồ Chí Minh, các lãnh tụ tiền
bối của Đảng, các nhân vật lịch sử, tiêu biểu của Đảng, tổ chức tiền thân của Đảng
và của các tổ chức chính trị - xã hội. Như vậy, có thể thấy rằng người được lập
phông cá nhân là các nhà hoạt động nhà nước chính trị, xã hội, các nhà khoa học kỹ
thuật, nhà văn, nhà thơ, nhà sáng chế và những người đi đầu trong sản xuất XHCN
và của những người kết quả cuộc sống và hoạt động của họ hình thành các tài liệu
quý hiếm, có đóng góp lớn cho xã hội. Mỗi một phông cá nhân là một tập hợp độc
lập những tài liệu hình thành trong cuộc đời và sự nghiệp của cá nhân đó.
Hiện nay, cơ quan chức năng chưa ban hành văn bản chính thức quy định về
tiêu chuẩn thành lập các phông lưu trữ cá nhân. Tuy nhiên, đã có một số nghiên cứu
về vấn đề này, như:


16
Đề tài “Nghiên cứu xác định phông lưu trữ cá nhân thuộc diện quản lý của
Kho Lưu trữ Trung ương Đảng” (mã số KHBĐ (2006)-36) của Nguyễn Văn Lanh,
Nguyễn Thị Kỳ, Trịnh Nhu, Nguyễn Quốc Dũng, Tô Thị Kim Đính, Trần Châu
Giang đã đề xuất hai tiêu chí thành lập Phông lưu trữ cá nhân đối với các nhà lãnh
đạo Đảng, đó là: Vai trò cá nhân đối với sự nghiệp cách mạng của Đảng và mức độ
đầy đủ tài liệu hình thành trong quá trình sống và hoạt động cách mạng của cá nhân
được bảo quản trong kho lưu trữ.
Bài viết “Tiêu chí và đối tượng thành lập phông lưu trữ cá nhân của Đảng”
đăng trên Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam số 11, năm 2011 có viết: Tiêu chí và
đối tượng thành lập phông lưu trữ cá nhân của Đảng gồm:
- Cá nhân có những cống hiến xuất sắc cho sự nghiệp cách mạng của Đảng.
- Cá nhân phải là người có vị trí, vai trò trong xã hội.
- Mức độ đầy đủ tài liệu của cá nhân được hình thành và lưu trữ giữ trong
quá trình sống và hoạt động cách mạng [28, tr.29-30].

1.2.4. Giới hạn tài liệu phông lưu trữ cá nhân

Xác định giới hạn phông lưu trữ cá nhân chủ yếu là xác định giới hạn thời
gian sống và hoạt động của cá nhân ấy. Tuy nhiên có những phông cá nhân có giới
hạn thời gian của phông còn dài hơn thời gian sống của cá nhân, kể cả sau khi cá
nhân đó đã qua đời. Vì vậy, thành phần tài liệu của phông cá nhân đó, sẽ có tài liệu
hình thành sau khi cá nhân đó đã qua đời. Ví dụ như: tài liệu về tang lễ; các bài báo,
bài viết, hồi ký về cá nhân đó; tài liệu về tổ chức lễ kỷ niệm, xuất bản phẩm,… Gặp
trường hợp này, thì giới hạn thời gian của phông lưu trữ cá nhân được mở rộng. Bên
cạnh những tài liệu chính của cá nhân hình thành phông, trong phông lưu trữ cá
nhân còn có những tài liệu gia đình của người hình thành phông như: bố, mẹ, vợ
chồng, anh chị em, con cái,…nếu như đó là những tài liệu có ý nghĩa thực sự đối
với cá nhân hoặc những tài liệu này có giá trị về mặt khoa học và các giá trị khác.
Nếu những người thân của cá nhân cũng là những người nổi tiếng và tài liệu có giá
trị, có khối lượng lớn thì tập hợp tài liệu của cá nhân này được gọi là phông lưu trữ
gia đình.
Tuy nhiên, cần lưu ý thành phần tài liệu phông lưu trữ cá nhân, không bao


17
gồm các loại tài liệu chính thức liên quan đến hoạt động của cơ quan, tổ chức nơi cá
nhân đó công tác; các tài liệu này thuộc phông lưu trữ cơ quan.


18
Tiểu kết chương 1
Tài liệu lưu trữ có ý nghĩa đặc biệt quan trọng đối với tất cả các lĩnh vực
hoạt động của toàn xã hội do chúng có tính xác thực cao và chứa đựng những thông
tin quá khứ, phản ánh trực tiếp các hoạt động của cơ quan, tổ chức, cá nhân. Vấn đề
đặt ra là làm thế nào để đưa thông tin tài liệu đến với người dùng một cách nhanh
nhất, quản lý hiệu quả và khoa học nhất. Đó chính là yêu cầu đặt ra đối với những
người làm công tác lưu trữ.

Chính vì lẽ đó mà ngày càng nhiều người quan tâm và chú ý đến việc tổ
chức khoa học tài liệu. Vì vậy trong chương 1, tác giả đã đưa ra cơ sở lý luận về tổ
chức khoa học tài liệu và phông lưu trữ cá nhân.
- Cơ sở lý luận về tổ chức khoa học tài liệu: tác giả đã đưa ra khái niệm về tổ
chức khoa học tài liệu, qua đó, có thể hiểu được tổ chức khoa học tài liệu là tổng
hợp các khâu nghiệp vụ cơ bản của công tác lưu trữ, liên quan đến việc phân loại,
xác định giá trị tài liệu, chỉnh lý và sắp xếp tài liệu một cách khoa học.
- Phông lưu trữ cá nhân: trong phần này, tác giả đã đưa ra một số định nghĩa
về phông lưu trữ cá nhân, nhưng nhìn chung có thể hiểu Phông lưu trữ cá nhân là
toàn bộ tài liệu lưu trữ được hình thành trong quá trình hoạt động của một cá nhân
tiêu biểu được đưa vào bảo quản trong một kho lưu trữ nhất định. Bên cạnh đó, tác
giả đã trình bày về thành phần tài liệu, tiêu chí thành lập và giới hạn của phông lưu
trữ cá nhân.


19
CHƯƠNG 2
TÌNH HÌNH TỔ CHỨC KHOA HỌC TÀI LIỆU CÁC
PHÔNG LƯU TRỮ CÁ NHÂN THƯỜNG TRỰC BAN BÍ THƯ
TẠI LƯU TRỮ LỊCH SỬ CỦA TRUNG ƯƠNG ĐẢNG
2.1. Khái quát về Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng và
Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng
2.1.1. Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng
2.1.1.1. Lịch sử ra đời
Năm 1959, Phòng Lưu trữ trực thuộc Văn phòng Trung ương Đảng được
thành lập có trách nhiệm quản lý tài liệu lưu trữ của Trung ương Đảng và hướng
dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ toàn quốc.
Năm 1962, chức năng hướng dẫn nghiệp vụ văn thư, lưu trữ toàn quốc được
chuyển sang Cục Lưu trữ Phủ Thủ tướng. Phòng Lưu trữ được chuyển về Vụ Hành
chính. Năm 1968, Phòng Lưu trữ được giao chức năng hướng dẫn nghiệp vụ văn

thư, lưu trữ cho các cơ quan thuộc hệ thống Đảng.
Năm 1980, do yêu cầu của công tác lưu trữ Đảng, Phòng Lưu trữ chuyển
thành Vụ Lưu trữ.
Ngày 23/9/1987, Ban Bí thư Trung ương Đảng (khóa VI) ban hành Quyết
định số 20-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam, Quyết định số 21QĐ/TW sáp nhập Cục Lưu trữ thuộc Viện Mác – Lenin và Vụ Lưu trữ thuộc Văn
phòng Trung ương thành Cục Lưu trữ Trung ương Đảng để giúp Ban Bí thư quản lý
thống nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam và tăng cường chỉ đạo công tác
lưu trữ tài liệu văn kiện của Đảng và Đoàn Thanh niên cộng sản Hồ Chí Minh.
Ngày 21/9/1991, Ban Bí thư ban hành Quyết định số 06-QĐ/TW chuyển Cục
Lưu trữ Trung ương về trực thuộc Văn phòng Trung ương; chức năng, nhiệm vụ
của Cục Lưu trữ về cơ bản vẫn được giữ nguyên như trước. Thực hiện Pháp lệnh
Lưu trữ quốc gia năm 2001, Cục Lưu trữ được giao thêm chức năng quản lý công
tác văn thư, lưu trữ của các tổ chức chính trị - xã hội.
Ngày 06/03/2009, Ban Bí thư Trung ương (khóa X) đã ban hành Quy định số


20
210-QĐ/TW về Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam. Cục Lưu trữ chính thức
được Ban Bí thư giao thêm các nhiệm vụ: Tiếp nhận các phông tài liệu lưu trữ của
các tổ chức chính trị - xã hội ở cấp Trung ương, tài liệu của các nhân vật lịch sử,
tiêu biểu của Đảng đồng thời là cán bộ lãnh đạo chủ chốt của Nhà nước, của các tổ
chức chính trị - xã hội vào bảo quản và phục vụ khai thác tại Kho Lưu trữ Trung
ương; tổ chức, kiểm tra hướng dẫn nghiệp vụ văn thư – lưu trữ đối với các tổ chức
chính trị - xã hội.

2.1.1.2. Chức năng, nhiệm vụ
Căn cứ Quyết định số 3505-QĐ/VPTW ngày 25/01/2019 của Văn phòng Trung
ương Đảng, Cục Lưu trữ có chức năng, nhiệm vụ như sau:

a) Chức năng

Cục Lưu trữ Văn phòng Trung ương Đảng có chức năng giúp Chánh Văn
phòng Trung ương Đảng tham mưu cho Trung ương Đảng quản lý tập trung, thống
nhất Phông Lưu trữ Đảng Cộng sản Việt Nam; xây dựng các văn bản chỉ đạo của
Trung ương Đảng về công tác văn thư, lưu trữ; chỉ đạo, hướng dẫn kiểm tra công
tác văn thư, lưu trữ đối với các cơ quan, tổ chức đảng và tổ chức chính trị - xã hội;
trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng; thực hiện nhiệm vụ Lưu trữ
cơ quan của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.

b) Nhiệm vụ
- Trực tiếp quản lý Lưu trữ lịch sử của Trung ương Đảng, Lưu trữ cơ quan
của Trung ương Đảng và Văn phòng Trung ương Đảng.
- Chỉ đạo, kiểm tra, hướng dẫn khoa học nghiệp vụ theo quy định và phân
cấp quản lý
- Nghiên cứu khoa học, phát triển ứng dụng, đặc biệt là công nghệ thông tin
trong công tác văn thư, lưu trữ; triển khai số hoá và bảo hiểm các hồ sơ tài liệu lưu
trữ; quản lý tài liệu lưu trữ điện tử tại Kho Lưu trữ điện tử của Trung ương Đảng.
- Thực hiện và tham mưu kiểm tra việc thực hiện chế độ bảo vệ bí mật của
Đảng và Nhà nước trong hệ thống văn phòng cấp uỷ.

2.1.2. Lưu trữ Lịch sử của Trung ương Đảng