Tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang : Luận văn ThS. Văn thư - Lưu trữ - Bảo tàng: 60 32 03

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------

Dƣơng Quế Hƣơng

TỐI ƢU HÓA PHÔNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN
ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH BẮC GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ

Hà Nội, 2018


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
----------------------------------

Dƣơng Quế Hƣơng

TỐI ƢU HÓA PHÔNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN
ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH BẮC GIANG
Chuyên ngành:

Lƣu trữ học

Mã số:

60 32 03 01

LUẬN VĂN THẠC SĨ LƢU TRỮ
Ngƣời hƣớng dẫn khoa học: TS. Cam Anh Tuấn
XÁC NHẬN HỌC VIÊN ĐÃ CHỈNH SỬA THEO GÓP Ý CỦA HỘI ĐỒNG

Giáo viên hướng dẫn

Chủ tịch hội đồng chấm luận văn
thạc sĩ khoa học

TS. Cam Anh Tuấn

PGS.TS. Vũ Thị Phụng

Hà Nội, 2018


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi. Các thông
tin được đề cập trong luận văn là khách quan, trung thực. Một số nội dung
trong đề cập trong luận văn đã được tôi công bố trong các bài viết đăng trên
Tạp chí Văn thư Lưu trữ Việt Nam và hội thảo khoa học chuyên ngành. Các
văn bản được tập hợp, các trích dẫn sử dụng trong luận văn đều có chỉ dẫn
nguồn gốc rõ ràng.
TÁC GIẢ

Dƣơng Quế Hƣơng


LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên trong luận văn này, tôi xin chân thành cảm ơn các thầy, cô
giáo trong Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng, Trường Đại học Khoa
học Xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội đã nhiệt tình giảng dạy,
chỉ bảo, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi hoàn thành khóa học.
Với tấm lòng tri ân sâu sắc, tôi xin chân thành cảm ơn TS. Cam Anh
Tuấn đã hướng dẫn, khích lệ và giúp đỡ tôi hoàn thành công trình nghiên cứu.
Xin chân cảm ơn gia đình, Lãnh đạo và đồng nghiệp Chi cục VTLT, Sở
Nội vụ tỉnh Bắc Giang, bạn bè đã ủng hộ, giúp đỡ tôi về mọi mặt để tôi hoàn
thành luận văn này.
Trong quá trình thực hiện đề tài, bản thân tôi gặp không ít khó khăn do
nội dung đề tài chưa có nhiều người nghiên cứu, nguồn tài liệu tham khảo và
năng lực còn hạn chế… Do vậy, luận văn không tránh khỏi những hạn chế
nhất định. Tác giả mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các nhà nghiên
cứu, quý thầy cô và các bạn đồng nghiệp để luận văn được hoàn thiện hơn.
TÁC GIẢ

Dƣơng Quế Hƣơng


MỤC LỤC
MỞ ĐẦU .................................................................................................................... 4
1. Lý do lựa chọn đề tài .......................................................................................... 4
2. Mục tiêu nghiên cứu ........................................................................................... 8
3. Nhiệm vụ của đề tài ............................................................................................ 8
4. Đối tượng nghiên cứu ......................................................................................... 9
5. Phạm vi nghiên cứu ............................................................................................ 9
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ................................................................................ 10
7. Phương pháp nghiên cứu .................................................................................. 13
8. Nguồn tư liệu, tài liệu tham khảo ..................................................................... 14
9. Dự kiến cấu trúc của đề tài ............................................................................... 15

10. Đóng góp của đề tài ........................................................................................ 16
CHƢƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƢU HÓA PHÔNG LƢU TRỮ
CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH BẮC GIANG ................................................................................................ 18
1.1. Khái quát chung về Chi cục Văn thư Lưu trữ và Lưu trữ lịch sử
tỉnh Bắc Giang .......................................................................................................... 18
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang ............................................................... 18
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục
Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang ............................... 18
1.2. Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu lưu trữ
hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh ............................................ 21
1.2.1. Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ ................................................... 21
1.2.2. Ý nghĩa của tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ
lịch sử tỉnh ................................................................................................................. 30
1.3. Ý nghĩa của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng
hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang ........................................................... 33
1.3.1. Một số quan niệm về tối ưu hóa ............................................................... 33
1.3.2. Một số nội dung thực hiện tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan
đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang .......................................... 38
1.3.3. Vai trò của tối ưu hóa phông lưu trữ đóng trong Kho Lưu trữ lịch sử
của tỉnh...................................................................................................................... 40
1


CHƢƠNG 2. CÔNG TÁC TỐI ƢU HÓA PHÔNG LƢU TRỮ
CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ
TỈNH BẮC GIANG ................................................................................................ 50
2.1. Thực trạng việc tối ưu hóa các phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng
hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang ........................................................... 50

Quan điểm của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang về tối ưu hóa
phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử ..................................................................... 50
2.1.2. Các bước tiến hành tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng
hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang ........................................................... 51
2.2. Kết quả tổng quát công tác tối ưu hóa các Phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ
lịch sử tỉnh Bắc Giang ............................................................................................... 72
CHƢƠNG 3. ĐÁNH GIÁ VÀ GIẢI PHÁP NÂNG CAO VIỆC TỐI ƢU HÓA
PHÔNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG TẠI
LƢU TRỮ LỊCH SỬ .............................................................................................. 76
3.1. Đánh giá kết quả tối ưu hóa ............................................................................... 76
3.1.1. Ưu điểm .................................................................................................... 76
3.1.2. Tồn tại....................................................................................................... 80
3.2. Giải pháp nâng cao hơn nữa hiệu quả việc tối ưu hóa các phông lưu trữ
đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang ................................................................... 84
3.2.1. Giải pháp cụ thể nhằm nâng cao chất lượng tối ưu hóa các phông lưu trữ
đóng tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh ............................................................................. 85
3.2.2. Giải pháp về cơ chế chính sách ............................................................... 88
3.2.3. Giải pháp về công tác tổ chức bộ máy, tổ chức nhân sự làm công tác lưu
trữ tại địa phương ..................................................................................................... 89
3.2.4. Giải pháp về cơ sở vật chất, trang thiết bị, tài chính đối với công tác
lưu trữ ....................................................................................................................... 91
3.3. Khuyến nghị ....................................................................................................... 92
KẾT LUẬN ............................................................................................................ 100
TÀI LIỆU THAM KHẢO .................................................................................... 102

2


DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
HĐND

Hội đồng nhân dân

LTLS

Lưu trữ lịch sử

THBQ

Thời hạn bảo quản

UBHC

Ủy ban hành chính

UBKCHC

Ủy ban kháng chiến hành chính

UBND

Ủy ban nhân dân

VTLT

Văn thư lưu trữ

XĐGT

Xác định giá trị

3


MỞ ĐẦU
1. Lý do lựa chọn đề tài
Tài liệu lưu trữ là một kho tàng thông tin đáng tin cậy, có giá trị sử liệu
cao, và ngày càng được các tổ chức, cá nhân khai thác sử dụng như một công
cụ không thể thiếu trong việc xây dựng, triển khai các quyết sách trong quản
lý, trong nghiên cứu hay trong đời sống của m i cá nhân. Trong thế k XXI,
tài liệu lưu trữ càng kh ng định được vai trò, vị trí của mình trong công cuộc
xây dựng, bảo vệ đất nước, phát triển kinh tế xã hội, xây dựng một quốc gia
tiên tiến, đậm đà bản sắc dân tộc. Cũng bởi những lí do đó mà ngày nay
Đảng, Nhà nước và các cơ quan chuyên môn có liên quan đã ngày càng có sự
quan tâm, chỉ đạo, hướng dẫn trong quản lý nhà nước cũng như trong việc
thực hiện các hoạt động lưu trữ. Đích đến cuối cùng là nhằm phát huy tối đa
giá trị của tài liệu lưu trữ, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ các mục
đích của Nhà nước cũng như của xã hội.
Tuy nhiên, bên cạnh những mặt tích cực trong tổ chức quản lý, khai
thác sử dụng tài liệu lưu trữ mà chúng ta đã đạt được, còn không ít những khó
khăn, vướng mắc, tồn tại cần khắc phục để quản lý và sử dụng tài liệu lưu trữ
có giá trị một cách hiệu quả, phù hợp và đáp ứng yêu cầu với xu thế của thời
đại. Đồng thời, với những mục đích khác nhau sẽ đòi hỏi cách thức tổ chức,
khai thác, sử dụng tài liệu khác nhau. Đặc biệt đối với những Phông Lưu trữ
của các cơ quan đã ngừng hoạt động (Phông Lưu trữ đóng). Đây là khối tài
liệu cho đến nay chúng ta không thể thực hiện hoạt động thu thập tài liệu để
tiến hành bổ sung vào trong phông bởi các cơ quan đã ngừng hoạt động từ
lâu. Hồ sơ, tài liệu của các Phông Lưu trữ đóng cơ bản có giá trị rất lớn về
mặt lịch sử, phản ánh đầy đủ, rõ nét nhất giai đoạn lịch sử, một quá trình hình
thành và phát triển của một ngành, lĩnh vực hoặc địa phương nhất định. Chính

bởi vậy, trong công tác bảo quản cũng như tổ chức khai thác sử dụng, chúng
4


ta cần phải có những biện pháp phù hợp để vừa bảo quản an toàn, đầy đủ nhất
những loại tài liệu này, vừa phục vụ, đáp ứng được nhiều nhất các nhu cầu
khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ.
Những điều đó đặt ra bài toán không đơn giản cho nhà quản lý trực tiếp
khối tài liệu lưu trữ có giá trị lịch sử này. Một số yêu cầu cấp bách đặt ra
trong công tác quản lý tài liệu lưu trữ, đó là: phải lưu giữ được những tài liệu
có giá trị cao cả về kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, lịch sử; tổ chức khoa
học tài liệu đối với từng khối tài liệu, từng phông lưu trữ, đặc biệt là đối với
những phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử;
thực hiện các biện pháp theo những nguyên tắc, phương pháp, tiêu chuẩn của
ngành lưu trữ để lưu giữ được đầy đủ nhất những thành phần, loại hình tài
liệu có giá trị, phản ánh chân thực được quá trình hình thành và phát triển của
cơ quan, tổ chức hình thành phông; đặc biệt là phải đảm bảo tính thống nhất,
khoa học và tinh gọn của các phông lưu trữ nói chung và các phông lưu trữ
của các cơ quan đã ngừng hoạt động nói riêng … Đó là những vấn đề đặt ra
cho các nhà nghiên cứu, các nhà quản lý trong công tác lưu trữ từ trung ương
đến địa phương.
Thực tế hiện nay, để giải quyết được vấn đề này là một việc làm rất
phức tạp và khó khăn. Bởi lẽ, thứ nhất về mặt lý luận, ở Việt Nam trong lĩnh
vực lưu trữ, đã có một hệ thống lý luận chung tương đối đầy đủ nhưng chưa
đề cập cụ thể đến vấn đề về thực hiện tối ưu hóa các phông lưu trữ bảo quản
trong các kho lưu trữ lịch sử, trong đó bao gồm cả những phông lưu trữ của
các cơ quan đã ngừng hoạt động. Thứ hai, về mặt quản lý của các cơ quan
chuyên môn, mặc dù Bộ Nội vụ, Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước đã có đề
cập đến việc thực hiện nâng cấp phông lưu trữ, tuy nhiên chưa xây dựng hệ
thống văn bản quy định, hướng dẫn riêng về thực hiện nâng cấp, tối ưu hóa

các Phông Lưu trữ đóng. Thứ ba, từ khi Luật Lưu trữ ra đời đã quy định lưu
trữ lịch sử lưu giữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn,
5


nhưng trên thực tế tại các Lưu trữ lịch sử tỉnh, thời hạn bảo quản, thành phần
tài liệu của các Phông đóng không chỉ có thời hạn vĩnh viễn mà còn có thời
hạn bảo quản lâu dài, tạm thời, hay có cả những khối tài liệu bổ sung... Đặc
biệt, tại các Lưu trữ lịch sử tỉnh, tình trạng các Phông lưu trữ đóng chưa
được tổ chức khoa học tài liệu, còn tồn tại các loại thời hạn bảo quản khác
nhau, giá trị hồ sơ, tài liệu không đồng đều còn tồn tại không ít, những loại
tài liệu đó chiếm không ít diện tích bảo quản, gây tốn kém, lãng phí không
cần thiết trong việc đảm bảo kho tàng, cơ sở vật chất, trang thiết bị để bảo
quản tài liệu lưu trữ.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử - Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang là
một Lưu trữ lịch sử của tỉnh, có chức năng thu thập, bảo quản và thực hiện
các hoạt động lưu trữ khác trên địa bàn tỉnh Bắc Giang. Do điều kiện làm việc
bị hạn chế, chưa có kho lưu trữ chuyên dụng độc lập, còn bố trí chung với nơi
làm việc nên rất chật chội, việc thu thập, bảo quản tài liệu lưu trữ gặp rất
nhiều khó khăn. Tại đây hiện đang bảo quản 37 phông Lưu trữ, trong đó có 25
Phông đóng và 12 Phông mở, với tổng số 997 mét giá tài liệu. Hàng năm
không thực hiện được việc thu thập, bổ sung tài liệu vào lưu trữ lịch sử do
không có diện tích sử dụng. Bên cạnh diện tích bảo quản chật chội, còn tồn tại
một vấn đề rất phức tạp đó là trong các Phông Lưu trữ đóng mặc dù đã được
chỉnh lý hoàn thiện theo các bước nghiệp vụ lưu trữ, đã và đang góp phần
phục vụ mục đích chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội, lịch sử... của tỉnh. Tuy
nhiên, thực tế cho thấy trong từng Phông lưu trữ đóng đó, thành phần hồ sơ,
tài liệu có giá trị không đồng đều, không thống nhất, chất lượng hồ sơ được
lập chưa cao. Tất cả những tồn tại trên cho thấy sự chưa khoa học, thống nhất
trong tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ trong kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh. Từ đó

công tác bảo quản và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ gặp khó khăn
hơn, đặc biệt trong điều kiện làm việc khó khăn, kho tàng chật hẹp của Trung
tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang.
6


Vấn đề đặt ra ở đây là tại sao trong các Phông lưu trữ đóng của các cơ
quan đã ngừng hoạt động lại có sự không thống nhất, thiếu tính khoa học, lộn
xộn, giá trị tài liệu không đồng đều bên trong hồ sơ? Trả lời cho vấn đề này,
nhiều giả thuyết được đưa ra, thứ nhất, do sự thiếu nhất quán trong các quy
định và các văn bản hướng dẫn nghiệp vụ? Thứ hai, do công tác tổ chức khoa
học tài liệu tại Lưu trữ lịch sử tỉnh chưa tốt, chưa có sự quan tâm trong công
tác chỉnh lý lại, nâng cấp phông...? Thứ ba, do công tác thu thập, bổ sung tài
liệu lưu trữ vào các Phông đóng không thực hiện thường xuyên và chưa hiệu
quả? Thứ tư, cả công tác thu thập, bổ sung tài liệu và tổ chức khoa học tài liệu
tại Lưu trữ lịch sử tỉnh đều chưa tốt. Với góc độ là một người trực tiếp tham
gia các hoạt động lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, chúng tôi nhận
định giả thuyết thứ tư là sự đánh giá tương đối đầy đủ, phù hợp với thực tế
hiện nay tại địa phương.
Đối với ngành lưu trữ nói chung, tối ưu hóa Phông lưu trữ nói chung và
các Phông Lưu trữ đóng nói riêng là một vấn đề có ý nghĩa không nhỏ cả về
lý luận và thực tiễn. Theo chúng tôi, đây là một nội dung cần đề cập tới và tổ
chức nghiên cứu ở các khía cạnh, góc độ khác nhau từ cách nhìn của những
người có vị trí khác nhau trong công tác lưu trữ nhằm xây dựng được một hệ
thống lý luận, phương pháp, cách thức để giải quyết những tồn tại hiện có tại
các Phông đóng. Đây là một vấn đề hoàn toàn không mới nhưng chưa được
các nhà nghiên cứu, nhà quản lý, những người trực tiếp thực hiện các hoạt
động lưu trữ đề cập đến để nghiên cứu một cách đầy đủ và hoàn thiện. Thực
tế quản lý hồ sơ, tài liệu trong Kho lưu trữ lịch sử còn rất nhiều hạn chế, bất
cập, không phù hợp, có sự lộn xộn, thiếu thống nhất, thiếu khoa học về hồ sơ,

tài liệu của từng Phông lưu trữ, những điều đó thực sự rất cần phải nghiên
cứu, hướng dẫn để khắc phục tình trạng này. Tiến hành nghiên cứu, đề xuất
phương án tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng sẽ giúp cho các cơ quan, tổ
chức, cá nhân làm công tác nghiên cứu, quản lý có thêm nguồn thông tin để
7


có thể xây dựng, hoàn thiện hệ thống lý luận, quy định, chỉ đạo, hướng dẫn về
vấn đề này. Đồng thời, sẽ giúp cho chúng tôi, những người trực tiếp tham gia
các hoạt động lưu trữ, thực hiện nhiệm vụ chuyên môn được giao có hiệu quả
và chất lượng công tác tham mưu được nâng cao.
Từ những lý do trên và đòi hỏi của thực tế, dưới góc độ là một người
làm công tác chuyên môn tại Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh, với vị trí là người
trực tiếp tham gia các hoạt động lưu trữ của tỉnh Bắc Giang và những đòi hỏi
cấp thiết cần có phương án giải quyết trên thực tế, tôi quyết định chọn đề tài:
“Tối ưu hóa Phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu
trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang” làm đề tài luận văn của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Đề tài này nhằm hướng đến giải quyết các mục tiêu sau:
- Thứ nhất, sự cần thiết/tầm quan trọng của việc tối ưu hóa phông lưu
trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động.
- Thứ hai, khảo sát, đánh giá các biện pháp đã áp dụng để tối ưu hóa
phông lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử tỉnh
Bắc Giang.
- Thứ ba, đề xuất các biện pháp tối ưu hóa phông lưu trữ của các cơ
quan đã ngừng hoạt động tại lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang.
3. Nhiệm vụ của đề tài
Để thực hiện những mục tiêu trên, luận văn đặt ra và giải quyết các
nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tìm hiểu và phân tích lý luận, những khái niệm, thuật ngữ chuyên

ngành liên quan đến tối ưu hóa Phông Lưu trữ và các thuật ngữ có liên quan
(nâng cấp phông, xác định lại giá trị tài liệu, thu thập, bổ sung...);
- Tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc
Giang, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang;
8


- Khảo sát đánh giá thực trạng về thành phần, nội dung, ý nghĩa và tầm
quan trọng của tài liệu lưu trữ của các Phông lưu trữ đóng tại Kho Lưu trữ
lịch sử tỉnh Bắc Giang;
- Khảo sát, đánh giá các biện pháp đã áp dụng để tối ưu hóa các Phông
Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang;
- Đề xuất các biện pháp tối ưu hóa các Phông lưu trữ của các cơ quan
đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang.
4. Đối tƣợng nghiên cứu
Với đề tài này, đối tượng nghiên cứu chủ yếu của tác giả là vấn đề tối
ưu hóa các phông lưu trữ của cơ quan ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử
tỉnh Bắc Giang.
5. Phạm vi nghiên cứu
Trong phạm vi đề tài này, về mặt không gian, tác giả sẽ đi sâu nghiên
cứu phương pháp, cách thức mà Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang đã thực hiện
xác định lại giá trị hồ sơ, tài liệu của một số Phông lưu trữ đóng hiện đang
bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang. Với những Phông đóng, thời
gian chủ yếu từ năm 1996 trở về trước (trước khi thực hiện chia tách tỉnh Hà
Bắc), thành phần và khối lượng tài liệu không còn nhiều, đều là những cơ
quan đã ngừng hoạt động, không còn sản sinh hay có thể bổ sung vào phông
từ các nguồn tài liệu khác. Một số Phông có thời gian hình thành từ những
năm 1950 của thế k trước, có giá trị rất lớn đối với lịch sử hình thành và phát
triển của tỉnh Hà Bắc nói chung và Bắc Giang nói riêng. Đồng thời, sau khi
chia tách tỉnh Hà Bắc cũ, Bắc Giang là tỉnh được ủy quyền lưu giữ toàn bộ tài

liệu lưu trữ của tỉnh Hà Bắc. Bởi những lý do trên, hồ sơ, tài liệu phản ánh về
lịch sử hình thành và phát triển của tỉnh Hà Bắc được tập trung lưu giữ tại
Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang. Với phương diện là Lưu trữ lịch sử, tác giả
tôn trọng toàn bộ sự hình thành và lưu giữ tài liệu của những Phông đóng.
Tuy nhiên, đối với những Phông Lưu trữ đóng này thực sự cần thiết phải thực
9


hiện một số bước nghiệp vụ nhằm tối ưu hóa Phông Lưu trữ, nâng cấp Phông
lưu trữ để đảm bảo sự hoàn thiện, đầy đủ, thống nhất, khoa học trong toàn
Phông, từ đó có thể thực hiện các bước nghiệp vụ khác nhằm lưu giữ và phát
huy giá trị của tài liệu lưu trữ một cách tốt nhất. Đồng thời, qua những kết quả
đã thực hiện xác định lại giá trị tài liệu đối với một số Phông đóng, tác giả có
những nhận xét, đánh giá và đề xuất nhằm hoàn thiện hơn phương pháp, hình
thức thực hiện nhằm tối ưu hóa Phông lưu trữ đạt hiệu quả cao nhất. Tác giả
sẽ đi sâu khảo sát, đánh giá một số Phông đóng tiêu biểu để rút ra đánh giá,
nhận xét chung nhất, nhằm có thể áp dụng rộng rãi đối với các Phông Lưu trữ
hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử, đó là: Phông Bắc Giang I, Phông Hà
Bắc, Phông Ty Giao thông, Ty Giáo dục, Ty Xây dựng, Ty Y tế Hà Bắc.
6. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Thực hiện tối ưu hóa Phông Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt
động tại lưu trữ lịch sử không phải là một vấn đề quá mới nhưng cũng không
phải là một vấn đề cũ và đã được nhiều nhà nghiên cứu đề cập đến. Có nhiều
nghiên cứu liên quan đến vấn đề này, có thể mang phạm vi nhỏ, có thể rộng
hơn hàm chứa cả nội dung đó. Thực chất của việc tối ưu hóa Phông Lưu trữ
chính là việc chúng ta tiến hành các bước nghiệp vụ từ xác định giới hạn
phông, rà soát sự hoàn thiện của phông, xác định giá trị tài liệu cho từng khối,
từng Phông lưu trữ, xác định cụ thể rõ ràng thành phần tài liệu cần lưu giữ,
thành phần tài liệu cần phải thu thập, bổ sung vào các Phông Lưu trữ đóng đó,
giá trị của từng hồ sơ, tài liệu trong phông…

Về hệ thống lý luận và văn bản hướng dẫn của ngành, đã có những lý
luận, văn bản hướng dẫn chung hay về một vấn đề nào đó như xác định giá trị
tài liệu, xác định thành phần tài liệu nộp lưu và thu thập bổ sung tài liệu vào
lưu trữ lịch sử. Tiêu biểu là giáo trình “Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ”
của các tác giả Đào Xuân Chúc, Nguyễn Văn Hàm, Vương Đình Quyền,
Nguyễn Văn Thâm do nhà xuất bản Đại học và Giáo dục chuyên nghiệp ấn
10


hành năm 1990. Tuy nhiên, những cơ sở lý luận, văn bản quy định, hướng dẫn
đó chỉ mới đưa ra vấn đề, các khái niệm và quy định, hướng dẫn chung hay
mới chạm đến các nghiệp vụ, hoạt động lưu trữ cụ thể, hoàn toàn bóc tách từng
nội dung vấn đề. Trong khi đó, việc thực hiện tối ưu hóa Phông Lưu trữ đóng
tại tại Kho lưu trữ lịch sử của tỉnh là một nhiệm vụ không đơn giản là việc thực
hiện một bước công việc mà đòi hỏi phải thực hiện đồng bộ thì chưa có lý luận,
quy định nào mang tính tổng quát, đầy đủ và khoa học, tất cả mới chỉ dừng ở
vận dụng các bước nghiệp vụ và thực hiện theo kinh nghiệm của từng cá nhân.
Đây chính là điều không chỉ tác giả mà các nhà nghiên cứu khác cũng trăn trở,
mong muốn có một hệ thống lý luận đầy đủ, các văn bản quy định, hướng dẫn
chi tiết, cụ thể nhưng mang tính tổng thể hơn, bao quát, dài hơi hơn.
Theo kết quả khảo sát, nhiều tác giả đã dày công nghiên cứu một số vấn
đề cụ thể, có giá trị cả về lý luận và thực tiễn, có nội dung liên quan đến một
hay vài nghiệp vụ lưu trữ. Nhiều đề tài, công trình nghiên cứu đã đề cập đến
một vấn đề hoặc có phạm vi nghiên cứu nhỏ hơn. Đó là các đề tài Luận văn
Thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học như: “Xác định thành phần và nội dung tài
liệu hình thành trong hoạt động của Bộ Y tế cần nộp vào Trung tâm lưu trữ
quốc gia III” của Nguyễn Thị Kim Chi; “Xác định nguồn và thành phần tài liệu
của các cơ quan tổ chức thuộc diện nộp lưu vào Kho Lưu trữ huyện ủy” của
Nguyễn Ngọc Quý; “Tổ chức khoa học tài liệu kho Lưu trữ TW Đoàn Thanh
niên cộng sản Hồ Chí Minh ” của Trịnh Thị Năm… Bên cạnh đó, trên tạp chí

Văn thư - Lưu trữ Việt Nam cũng đã tản mạn có những bài viết, trao đổi nghiệp
vụ về xác định giá trị tài liệu, xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu
nhưng chưa có bài viết chuyên sâu, mới chỉ dừng ở việc đưa ra vấn đề, đưa ra
một số nội dung và ý kiến cá nhân, chưa có tổng kết, đánh giá và đưa vào áp
dụng trong thực tiễn. Hay tại những buổi tọa đàm, hội thảo chuyên đề của Cục
VTLT Nhà nước về thu thập, xác định giá trị tài liệu, nhiều quan điểm, ý kiến
của chuyên gia, nhà nghiên cứu và cả những nhà quản lý, người trực tiếp tham
11


gia các hoạt động quản lý đã được đưa ra. Những ý kiến đó đã được bàn luận,
trao đổi, một số nội dung xác đáng được hội nghị ghi nhận. Tuy nhiên để đưa
những nội dung bàn trong hội nghị thành chủ trương, quan điểm và các văn bản
hướng dẫn chuyên ngành còn phụ thuộc vào nhiều yếu tố, không phải là một
sớm một chiều có thể thực hiện được. Ngoài ra, còn rất nhiều khóa luận tốt
nghiệp, nghiên cứu khoa học, báo cáo thực tập của sinh viên Khoa Lưu trữ học
& Quản trị văn phòng đề cập đến các vấn đề như thu thập bổ sung, xác định giá
trị, xác định nguồn và thành phần tài liệu nộp lưu vào lưu trữ cơ quan, lưu trữ
lịch sử… Tuy vậy, những nghiên cứu đó hiện dừng lại ở một bước nghiệp vụ
cụ thể, rời lẻ và đề xuất làm sao để thực hiện tốt các bước nghiệp vụ đó hoặc tổ
chức quản lý công tác lưu trữ nói chung một cách hiệu quả mà chưa có đánh
giá tổng quan về thành phần tài liệu trong một kho lưu trữ, chưa đưa ra được
những nhận xét, dự báo và hướng đề xuất liên quan đến tối ưu hóa các Phông
lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử.
Thực tế khảo sát kết quả nghiên cứu, có 01 công trình nghiên cứu luận
văn thạc sỹ chuyên ngành Lưu trữ học của Lê Thị Thu Hương về “Nghiên cứu
đề xuất giải pháp nhằm tối ưu hóa Phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội” .
Công trình này đã bước đầu nghiên cứu về tối ưu hóa thành phần tài liệu trong
01 phông lưu trữ. Nội dung của đề tài đã đặt ra vấn đề tại sao phải thực hiện
tối ưu hóa thành phần tài liệu trong Phông; đưa ra một số khái niệm về tối ưu

hóa; đánh giá chất lượng hồ sơ và tình hình xác định giá trị tài liệu; đưa ra
một số đề xuất, kiến nghị nhằm thực hiện tối ưu hóa thành phần tài liệu trong
Phông lưu trữ UBND thành phố Hà Nội. Phạm vi nghiên cứu của đề tài này
mới dừng ở việc nghiên cứu để thực hiện tối ưu hóa thành phần tài liệu của 01
Phông lưu trữ, chưa có sự so sánh, đánh giá, nghiên cứu tổng quát, mối quan
hệ giữa tài liệu của các Phông lưu trữ. Tuy nhiên, đây là đề tài có nội dung
liên quan mật thiết với vấn đề chúng tôi đưa ra nghiên cứu, là một công trình
đã được hội đồng khoa học nghiệm thu, những kết quả nghiên cứu này chúng
12


tôi có thể được sử dụng như một nguồn tài liệu tham khảo đáng tin cậy, có giá
trị, có thể tiếp thu, kế thừa những luận điểm, luận cứ và kết quả nghiên cứu
nhằm tiết kiệm thời gian hoặc từ đó đưa ra những quan điểm riêng của cá
nhân về các vấn đề liên quan đến tối ưu hóa.
Tóm lại, cho đến nay, chưa có đề tài hay công trình nghiên cứu nào
mang tính tổng quát về tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử
nói chung và tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang nói riêng. Vấn đề này cũng là
một nội dung mà các nhà nghiên cứu, các chuyên gia còn đang tranh luận rất
nhiều, đây cũng là điểm mà tác giả mong muốn được đi sâu nghiên cứu, đánh
giá thực trạng và đề xuất một số biện pháp nhằm giải quyết được tồn tại hiện
có về trùng lặp thành phần tài liệu trong Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh Bắc
Giang. Nội dung nghiên cứu này mang tính tổng hợp, đối chiếu, so sánh, đánh
giá hiệu quả triển khai thực hiện tối ưu hóa Phông Lưu trữ đóng. Đây là điểm
mới của đề tài này. Đề tài nghiên cứu có sự kế thừa, lĩnh hội thông tin từ
những kết quả nghiên cứu trước đó nhưng không có nội dung trùng lặp hay
sao chép từ bất cứ nguồn tài liệu nào.
Với mong muốn kết quả nghiên cứu của mình sẽ là một kênh thông tin
tin cậy, là sự đánh giá bước đầu về thực trạng và giải pháp để thực hiện tối ưu
hóa các Phông Lưu trữ đóng tạ Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang, đưa ra những

quan điểm để các nhà nghiên cứu, nhà hoạch định chiến lược, các chuyên gia
trong và ngoài ngành có thể tranh luận, trao đổi để tìm ra giải pháp tốt nhất
giải quyết những vấn đề này.
7. Phƣơng pháp nghiên cứu
Từ mục tiêu và các nhiệm vụ đề ra, chúng tôi lựa chọn các phương
pháp nghiên cứu sau:
Trước hết đề tài được thực hiện trên cơ sở phương pháp luận duy vật
biện chứng, duy vật lịch sử, lấy học thuyết Mác - Lê Nin, tư tưởng Hồ Chí
Minh và các quan điểm của Đảng làm cơ sở lý luận.
13


Song hành cùng với phương pháp luận là các phương pháp nghiên cứu
cụ thể, đó là các phương pháp sử liệu học, hệ thống, phân tích chức năng, đối
chiếu, so sánh, khảo sát, đánh giá thực tế, phỏng vấn, tham vấn ý kiến chuyên
gia, nhà quản lý…
Đối với phương pháp sử liệu học, chúng tôi sử dụng nguyên tắc này
chính là để đánh giá, kế thừa các công trình nghiên cứu, bài viết đã được
nghiệm thu, coi đây là nguồn thông tin sử liệu đáng tin cậy; phân tích, xác
định, kế thừa và vận dụng hệ thống lý luận, quan điểm chỉ đạo của cơ quan
nhà nước để có cơ sở vận dụng vào thực tế giải quyết vấn đề.
Phương pháp hệ thống là phương pháp cơ bản được sử dụng trong quá
trình thực hiện đề tài. Khi nghiên cứu những cơ sở lý luận, văn bản hướng dẫn
hay tài liệu lưu trữ trong từng Phông hoặc trong từng kho, chúng tôi đã đặt
những tài liệu đó trong một hệ thống các mối liên hệ, sự ràng buộc và mối
quan hệ mật thiết giữa các cơ quan quản lý ngành, cơ quan quản lý Kho Lưu
trữ, các Phông lưu trữ và thành phần tài liệu trong từng phông đó.
Phương pháp phân tích chức năng giúp tác giả phân tích đầy đủ, chính
xác chức năng nhiệm vụ của từng cơ quan đơn vị hình thành phông, từ đó xác
định được thành phần, loại hình tài liệu sản sinh ra chủ yếu của từng Phông

lưu trữ.
Ngoài ra, tôi còn sử dụng phương pháp khảo sát, quan sát, thống kê, so
sánh …nhằm đưa ra những hướng giải quyết trong vấn đề tối ưu hóa thành
phần tài liệu của các Phông Lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang.
Các phương pháp này được tác giả sử dụng đồng thời, đan xen và kết
hợp hài hòa, linh hoạt trong suốt quá trình thực hiện đề tài nhằm mục đích có
kết quả nghiên cứu tốt nhất, hiệu quả nhất.
8. Nguồn tƣ liệu, tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, tác giả đã tham khảo và sử dụng các nguồn tài
liệu, tư liệu tham khảo sau đây:
14


- Các giáo trình, sách chuyên khảo; các công trình nghiên cứu, k yếu
hội thảo khoa học, các bài viết trên tạp chí ngành Văn thư Lưu trữ…;
- Những văn bản, tài liệu của các cơ quan nhà nước liên quan đến chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của một số cơ quan, đơn vị hình
thành phông; các văn bản như kế hoạch, báo cáo của CCVT-LT , TTLTLS
tỉnh Bắc Giang…;
Các thông tin liên quan từ các Website.
9. Dự kiến cấu trúc của đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận, Danh mục tài liệu tham khảo và Phụ lục,
phần nội dung chính của Luận văn dự kiến gồm 3 chương:
Chương 1: Sự cần thiết của việc tối ưu hóa các Phông lưu trữ của
các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Đây là chương mang tính dẫn luận, là cơ sở cho phần nội dung chính ở
chương 2 và chương 3. Nội dung chủ yếu của chương này là tìm hiểu sự cần
thiết và những yêu cầu của thực tế đòi hỏi phải thực hiện việc tối ưu hóa các
Phông lưu trữ đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh. Bước đầu tìm hiểu
thực trạng của các Phông lưu trữ đóng đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử

tỉnh Bắc Giang và đặt ra nhu cầu cần phải thực hiện tối ưu hóa tại liệu đối với
các Phông đó.
Chương 2: Công tác tối ưu hóa Phông lưu trữ của các cơ quan đã
ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Trong chương này, chúng tôi trình bày kết quả khảo sát hiện trạng và
đánh giá những kết quả đã đạt được, sản phẩm hoàn thành sau khi xác định lại
giá trị tài liệu của các Phông đóng tài liệu của một số Phông đang bảo quản tại
Kho Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang: Thành phần hồ sơ, tài liệu, thời hạn bảo
quản, nội dung của tài liệu, thành phần tài liệu bổ sung (nếu có)... Từ đó có
những nhận xét, đánh giá khách quan của việc tổ chức xác định lại thời hạn
bảo quản của hồ sơ tài liệu lưu trữ trong các Phông Lưu trữ đóng. Đồng thời,
15


tác giả đi sâu phân tích ưu, nhược điểm của việc thực hiện tối ưu hóa các
Phông lưu trữ đóng, chỉ ra tính hiệu quả đến đâu; tìm ra nguyên nhân khách
quan, chủ quan dẫn đến những tồn tại, hạn chế đó. Đây là cơ sở để tác giả
hoàn thiện và đưa ra những đề xuất kiến nghị ở chương 3
Chương 3: Đánh giá và giải pháp nâng cao việc tối ưu hóa Phông
Lưu trữ của các cơ quan đã ngừng hoạt động tại Lưu trữ lịch sử tỉnh
Bắc Giang
Đây là chương trọng tâm của Luận văn, được tổng kết từ cơ sở lý luận
ở chương 1 và tình hình thực tiễn ở chương 2. Trên cơ sở những đánh giá,
nhận xét từ chương 2, tác giả đưa ra một số đề xuất giải pháp nhằm nâng cao
hiệu quả việc tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng, giải quyết mục tiêu đã đề
ra, giảm thiểu những tồn tại, hạn chế mắc phải để quản lý và tổ chức khai thác
có hiệu quả nhất khối tài liệu lưu trữ hiện đang bảo quản tại Lưu trữ lịch sử
của tỉnh.
10. Đóng góp của đề tài
Hoàn thành những mục tiêu và nhiệm vụ đề ra, đề tài có một số đóng

góp về hai phương diện: Lý luận và thực tiễn
Về mặt lý luận: Đây là một vấn đề nghiên cứu còn nhiều tranh luận,
chưa được thống nhất, đăc biệt là khái niệm “tối ưu hóa phông lưu trữ”. Do
vậy, đề tài hy vọng sẽ bước đầu làm rõ hơn khái niệm này và so sánh nó với
một số khái niệm có liên quan; qua đó, khái quát hơn đó là quy trình tổ chức
thực hiện tối ưu hóa các Phông Lưu trữ tại Lưu trữ lịch sử tỉnh.
Về mặt thực tiễn: Đề tài sẽ chỉ ra được những tồn tại, ưu, nhược điểm
của việc tổ chức quản lý các Phông lưu trữ đóng tại Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc
Giang hiện nay. Đồng thời đưa ra những kết quả đã đạt được trong công tác
thực hiện xác định lại giá trị tài liệu của các Phông tại Kho Lưu trữ lịch sử.
Từ đó có những đánh giá, nhận xét về những mặt tích cực và hạn chế về các
bước nghiệp vụ đó. Đồng thời, đưa ra những kiến nghị, đề xuất để thực hiện
16


tối ưu hóa các Phông Lưu trữ đóng đạt hiệu quả nhất, đảm bảo nâng cao chất
lượng hồ sơ, tài liệu các Phông trong kho lưu trữ, nhằm giải quyết tốt những
mục tiêu đề ra: Tinh gọn thành phần tài liệu, tiết kiệm tối đa diện tích kho
tàng, tổ chức khoa học tài liệu đảm bảo tính thống nhất trong toàn Phông. Qua
đây, tác giả cũng mong muốn luận văn là một nguồn thông tin đáng tin cậy,
có những đánh giá phù hợp, bám sát với thực tế, là cơ sở, nguồn tài liệu tham
khảo giúp cho các nhà quản lý lưu trữ tại địa phương trong việc tổ chức thực
hiện tối ưu hóa hồ sơ, tài liệu trong các Phông Lưu trữ đóng nói riêng.

17


CHƢƠNG 1. SỰ CẦN THIẾT CỦA VIỆC TỐI ƢU HÓA
PHÔNG LƢU TRỮ CỦA CÁC CƠ QUAN ĐÃ NGỪNG HOẠT ĐỘNG
TẠI LƢU TRỮ LỊCH SỬ TỈNH BẮC GIANG

1.1 . Khái quát chung về Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ và Lƣu trữ lịch sử tỉnh
Bắc Giang
1.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của Chi cục Văn thư - Lưu trữ và
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Thực hiện Thông tư số 09/BT ngày 08/5/1965 của Phủ Thủ tướng về việc
lập kho Lưu trữ địa Phương, ngày 06/9/1965 Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc
ban hành Quyết định số 603/TC-DC về thành lập Kho Lưu trữ tỉnh trực thuộc
Ủy ban hành chính tỉnh Hà Bắc. Ngày 30/3/1998, trên cơ sở Thông tư số
40/TT-TCCP ngày 24/01/1998 của Ban Tổ chức cán bộ Chính phủ, Ủy ban
nhân dân tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số 25/1998/QĐ-UB về việc
thành lập Trung tâm Lưu trữ tỉnh trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh Bắc
Giang. Theo Nghị định số 13/2008/NĐ - CP ngày 04/02/2008 của Chính phủ
về quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, thành phố
trực thuộc trung ương, ngày 30/6/2008, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành
Quyết định số 57/2008/QĐ-UBND về việc chuyển nguyên trạng Trung tâm
lưu trữ tỉnh từ trực thuộc Văn phòng UBND tỉnh sang trực thuộc Sở Nội vụ
tỉnh Bắc Giang. Ngày 30/7/2010, UBND tỉnh Bắc Giang đã ban hành Quyết
định số 79/QĐ-UBND về việc thành lập Chi cục Văn thư - Lưu trữ trực thuộc
Sở Nội vụ trên cơ sở sáp nhập nguyên trạng Phòng Quản lý nhà nước về văn
thư lưu trữ và Trung tâm lưu trữ trực thuộc Sở.
1.1.2. Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục
Văn thư Lưu trữ và Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang
Chi cục Văn thư Lưu trữ tỉnh Bắc Giang
Ngày 22/01/2015, UBND tỉnh Bắc Giang ban hành Quyết định số
27/2015/QĐ-UBND về quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu
18


tổ chức của Sở Nội vụ tỉnh Bắc Giang. Theo đó, Chi cục Văn thư Lưu trữ có
chức năng giúp Sở Nội vụ thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ:

Tham mưu, giúp UBND tỉnh ban hành và hướng dẫn thực hiện các chế
độ, quy định về công tác văn thư lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Tham mưu, giúp Ủy ban nhân dân tỉnh về công tác quản lý lưu trữ
thông tin số trong các cơ quan, đơn vị nhà nước trên địa bàn tỉnh theo quy
định của pháp luật;
Trình cấp có thẩm quyền phê duyệt Danh mục tài liệu hết giá trị của
Lưu trữ lịch sử của tỉnh, quyết định hủy tài liệu hết giá trị tại Lưu trữ lịch sử
của tỉnh theo quy định của pháp luật;
Thẩm định Danh mục tài liệu hết giá trị cần hủy tại Lưu trữ cơ quan đối
với cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh;
quyết định việc hủy tài liệu có thông tin trùng lặp tại Lưu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật;
Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác văn thư,
lưu trữ;
Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ đối với đội ngũ
công chức, viên chức làm công tác văn thư, lưu trữ;
Kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về công tác văn thư, lưu
trữ: giải quyết theo thẩm quyền hoặc báo cáo cấp có thẩm quyền xem xét giải
quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về văn thư, lưu trữ;
Thực hiện công tác báo cáo, thống kê về văn thư, lưu trữ theo quy định
của pháp luật;
Thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử của tỉnh, gồm: Trình cấp có
thẩm quyền ban hành Danh mục cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu
và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử của tỉnh; hướng
dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp
lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm,
19


bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ chức khai thác, sử dụng tài liệu

lưu trữ theo quy định của pháp luật;
Cấp, cấp lại, thu hồi chứng chỉ hành nghề lưu trữ cho cá nhân có đủ các
điều kiện theo quy định của pháp luật;
Thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của pháp luật.
Về mặt tổ chức, Chi cục Văn thư Lưu trữ gồm 01 Phòng Hành chính
tổng hợp, 01 Phòng Nghiệp vụ văn thư, lưu trữ và 01 Trung tâm Lưu trữ lịch
sử, với tổng biên chế là 18 công chức, viên chức, trong đó 06 viên chức hành
chính, 01 hợp đồng 68 và 11 viên chức làm việc tại Trung tâm Lưu trữ lịch
sử tỉnh.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
Ngày 14/10/2015, Giám đốc Sở Nội vụ ký Quyết định số 654/QĐ-SNV
về ban hành Quy chế tổ chức và hoạt động của Trung tâm Lưu trữ lịch sử trực
thuộc Chi cục Văn thư Lưu trữ. Theo đó, Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh là
đơn vị do UBND tỉnh ra quyết định thành lập trong cơ cấu tổ chức của Sở Nội
vụ và hoạt động theo Quy chế được Giám đốc Sở phê duyệt.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh Bắc Giang có chức năng giúp Chi Cục
trưởng, Giám đốc Sở Nội vụ thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao
gồm: Xây dựng trình cấp có thẩm quyền ban hành Danh mục các cơ quan
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh mục tài liệu nộp lưu vào Lưu
trữ lịch sử tỉnh; phối hợp hướng dẫn các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp
lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu; thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị, thống
kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu lưu trữ lịch sử và tổ
chức khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ theo quy định của pháp luật. Thực hiện
các hoạt động dịch vụ lưu trữ khác theo quy định.
Trung tâm Lưu trữ lịch sử có nhiệm vụ và quyền hạn sau:
a) Đề xuất Chi cục Trưởng Chi cục Văn thư Lưu trữ để tham mưu giúp
Giám đốc Sở thực hiện nhiệm vụ của Lưu trữ lịch sử tỉnh, bao gồm:
20

- Tham mưu Giám đốc Sở trình Chủ tịch UBND tỉnh ban hành Danh
mục các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu tài liệu và phê duyệt Danh
mục tài liệu nộp lưu vào Lưu trữ lịch sử tỉnh;
- Tham mưu Giám đốc Sở Nội vụ hướng dẫn các cơ quan, tổ chức
thuộc nguồn nộp lưu tài liệu chuẩn bị tài liệu nộp lưu;
- Thẩm định và trình phê duyệt Danh mục tài liệu thuộc nguồn nộp lưu
vào Lưu trữ lịch sử tỉnh của các cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lưu;
- Tham mưu ban hành các quy định về thẩm quyền, thủ tục khai thác sử
dụng tài liệu; Quy định về Danh mục tài liệu hạn chế sử dụng;
- Tham mưu tổ chức thực hiện việc thu thập, chỉnh lý, xác định giá trị,
thống kê, tu bổ phục chế, bảo hiểm, bảo quản, giải mật tài liệu Lưu trữ lịch sử
và tổ chức khai thác sử dụng tài liệu theo quy định của pháp luật.
b) Tổ chức thực hiện các hoạt động dịch vụ lưu trữ theo quy định của
pháp luật:
- Phối hợp tổ chức tập huấn, bồi dưỡng về nghiệp vụ văn thư, lưu trữ;
- Thực hiện hoạt động dịch vụ soạn thảo văn bản; in ấn tài liệu, biểu
mẫu; cung cấp các trang thiết bị, công cụ phục vụ công tác văn thư, lưu trữ;
- Tư vấn, tổ chức thực hiện mô hình Lưu trữ cơ quan tại các cơ quan, tổ
chức có yêu cầu;
- Phân loại, chỉnh lý tài liệu lưu trữ;
- Cung cấp các sản phẩm ứng dụng CNTT vào công tác văn thư, lưu trữ.
1.2. Khái quát về khối lượng, thành phần, nội dung, ý nghĩa của tài liệu
lưu trữ hiện đang bảo quản tại Trung tâm Lưu trữ lịch sử tỉnh
1.2.1. Khối lượng, thành phần tài liệu lưu trữ
Cùng với quá trình hình thành và phát triển của Trung tâm Lưu trữ lịch
sử tỉnh Bắc Giang là sự hình thành và phát sinh khối lượng các phông lưu trữ
được thu thập và bảo quản tại Kho Lưu trữ lịch sử hiện nay. Do điều kiện
chưa có kho lưu trữ chuyên dụng, Kho Lưu trữ lịch sử của tỉnh được bố trí
21