Khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự của bệnh viện đa khoa huyện chương mỹ

LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài tiểu luận này, tôi xin cảm ơn đến Ban Giám hiệu Nhà
trường nói chung và khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội
nói riêng đã cho sinh viên có cơ hội được tiếp cận một học phần bổ ích và cung
cấp những kiến thức thực tế với chuyên ngành đang học.
Tôi xin gửi lời cảm ơn sâu sắc đến Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hóa tài liệu HT đã tạo điều kiện thuận lợi giúp đỡ tôi trong quá trình làm bài
tiểu luận.
Do kiến thức chuyên môn và kinh nghiệm thực tiến còn hạn chế nên bài
tiểu luận không thể tránh khỏi những thiếu sót. Rất mong sự đóng góp của các
thầy cô để báo cáo này được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện bài tiểu luận “Khảo sát, đánh giá vai trò của Nhà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Công
nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT”. Tôi xin cam đoan đây là bài tập tiểu luận
tôi nghiên cứu trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn toàn trách nhiệm nếu có sự
không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tập nghiên cứu này.
Hà Nội, ngày 15 tháng 7 năm 2019


DANH MỤC CHỮ CÁI VIẾT TẮT
Chữ viết tắt/Ký hiệu

Cụm từ đầy đủ

GS

Giáo sư

TS

Tiến sĩ

QTVP

Quản trị văn phòng

BHYT

Bảo hiểm y tế

BHXH

Bảo hiểm xã hội

CBNV

Cán bộ nhân viên

CP

Cổ phần

SXKD

Sản xuất kinh doanh

HCNS

Hành chính nhân sự

NXB

Nhà xuất bản


MỤC LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong thời buổi hội nhập kinh tế và phát triển cùng với đó là bùng nổ
thông tin, đẩy nhanh xu hướng toàn cầu hóa đã đặt ra cho các quốc gia nói
chung, các tổ chức, doanh nghiệp nói riêng trước những thời cơ và thách thức
mới. Điều này đòi hỏi các nhà lãnh đạo phải có óc sáng tạo, linh hoạt, áp dụng
nhiều chính sách phù hợp và thích ứng kịp thời để đạt được nhiều mục tiêu của
tổ chức. Có thể khẳng định rằng yếu tố con người chính là yếu tố đóng vai trò
tiên quyết giúp tổ chức vận hành và không ngừng phát triển theo tiến trình phát
triển của thời đại. Đặc biệt, trong thời đại công nghiệp hóa, hiện đại hóa hiện
nay vai trò của con người lại càng trở nên quan trọng hơn nữa. Bởi vậy, để có
một đội ngũ nhân sự thật sự chất lượng, hoàn thành tốt được mục tiêu của cơ
quan, đơn vị, điều quan trọng nhất là công tác hoạch địch nhân sự phải được
thực hiện hiệu quả và đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận, một cách thường
xuyên, liên tục và đầy đủ.
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT được thành lập
ngày 26/5/2009 với hoạt động chủ yếu trong lĩnh vực Lưu trữ - Số hóa tài liệu.
Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng, Công ty
Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh và vươn
lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ Lưu trữ Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các Cơ quan,

ban, ngành trên toàn quốc. Vì vậy, vai trò của nguồn nhân lực đối với Công ty là
điều rất cần được quan tâm và chú trọng và đòi hỏi Nhà quản trị văn phòng cần
hoạch định nhân sự cả về số lượng, chất lượng và kỹ năng… Công tác hoạch
định nhân sự đòi hỏi sự tốn kém về thời gian và chi phí nhưng nếu thực hiện tốt
công tác này sẽ mang lại vị thế cạnh tranh cho tổ chức đảm bảo cho tổ chức phát
triển bền vững.
Từ những kiến thức đã được trang bị trên lớp cùng với đó là quá trình tìm
hiểu, khảo sát thực tế tại công ty, tôi đã quyết định chọn đề tài “Khảo sát, đánh
giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại
5


Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT” làm đề tài bài tiểu
luận kết thúc học phần Kỹ năng hoạch định trong quản trị văn phòng.
2. Lịch sử nghiên cứu
Cho đến nay, đã có rất nhiều công trình nghiên cứu khoa học, hội nghị,
hội thảo bàn luận về nhân lực và hoạch định nhân lực ở các phạm vi khác nhau.
Đối với đề tài khảo sát, đánh giá về vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự nói chung thì cũng có nhiều công trình nghiên cứu
cụ thể. Tuy nhiên, những đề tài đó chỉ đi sâu vào phân tích công tác văn phòng
trên các phạm vi không gian riêng biệt, chưa có công trình nào nghiên cứu về
vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự tại Công ty
Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
3. Đối tượng nghiên cứu và giới hạn phạm vi nghiên cứu của đề tài
- Về đối tượng nghiên cứu: Vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong công
tác hoạch định nhân sự.
- Về phạm vi và giới hạn nghiên cứu: Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu
trữ - Số hóa tài liệu HT.
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
4.1. Mục đích nghiên cứu

Nội dung bài nghiên cứu tập trung đi sâu vào tìm hiểu vai trò của Nhà
quản trị văn phòng công tác hoạch định nhân sự. Phân tích công tác tổ chức và
hoạch định nguồn nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài
liệu HT từ đó tìm ra điểm mạnh và điểm yếu và nguyên nhân của chúng.
Đặc biệt từ những nguyên nhân hạn chế bất cập đưa ra một số đề xuất,
kiến nghị nhằm hoàn thiện công tác tổ chức và hoạch định nhận sự Công ty Cổ
phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, từ đó nâng cao chất lượng nguồn
nhân sự đáp ứng được yêu cầu ngày càng cao của công việc.
4.2. Nhiệm vụ nghiên cứu
Đề tài tập trung 3 nhiệm vụ sau:
Thứ nhất: Khái quát về tổ chức và hoạt động của cơ quan
Thứ hai: Khảo sát và đánh giá vai trò của Nhà quản trị văn phòng trong
6


công tác hoạch định nhân sự
Thứ ba: Đề xuất, kiến nghị giải pháp nâng cao vai trò của Nhà quản trị
văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự.
5. Cơ sở phương pháp luận và các phương pháp nghiên cứu được sử
dụng
5.1. Cơ sở phương pháp luận
Dựa vào các nghiên cứu của các GS, TS, các giảng viên Đại học đã từng
nghiên cứu đề tài như :
- “ Hoạch định nhân lực” của tác giả Vũ Thanh Hiếu giảng viên Đại học
Mở TP. Hồ Chí Minh.
- “ Vai trò của công tác Hoạch định” của T.S Hà Văn Hội.
5.2. Các phương pháp nghiên cứu được sử dụng
- Phương pháp tham khảo, phân tích tài liệu: với đề tài này tôi đã đọc và
thu thập thông tin kế thừa từ tất cả các nguồn thông tin như sách, báo, mạng
internet…nhưng nội dung liên quan đến đề tài;

- Phương pháp phân tích và tổng hợp: là phương pháp được sử dụng trong
suốt quá trình làm đề tài để phân tích những ưu điểm và hạn chế trong công tác
hoạch định nhân sự của công ty để từ đó tìm ra giải pháp phù hợp;
- Phương pháp thống kê: thống kê các số liệu cụ thể từ đó rút ra nhận xét
về công tác hoạch định nhân sự của công ty;
- Phương pháp điều tra khảo sát, phỏng vấn trực tiếp các cán bộ, công
chức làm việc tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT.
6. Ý nghĩa lý luận và thực tiễn của đề tài
6.1. Ý nghĩa lý luận
Đề tài góp phần làm sáng tỏ, bổ sung, nâng cao những kiến thức mà tác
giả đã học, đồng thời với mong muốn làm sáng tỏ những khúc mắc trong công
tác quản trị văn phòng về vấn đề hoạch định nhân sự,.. và khẳng định tầm quan
trọng của người quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân sự trong cơ
quan, tổ chức có quy mô lớn trong nền kinh tế thị trường nhiều biến động hiện
nay.
7


6.2. Ý nghĩa thực tiễn
- Bài nghiên cứu đánh giá được vai trò của nhà QTVP trong công tác
hoạch định nhân sự và giúp chúng ta hiểu rõ hơn về người quản trị văn phòng
trong công tác hoạch định nhân sự và sự cần thiết phải hoạch định nguồn nhân
sự trong cơ quan, tổ chức.
- Giải pháp đưa ra có thể ứng dụng vào thực tế góp phần nâng cao hiệu
quả trong công tác này tại công ty.
- Sản phẩm đề tài là nguồn tài liệu tham khảo bổ ích cho cho các nghiên
cứu sau đó cùng chuyên đề.
7. Cấu trúc của đề tài
Ngoài Phần Mở đầu, Kết luận, Tài liệu tham khảo và Phụ lục, đề tài được
triển khai thành 3 chương:

Chương 1: Cơ sở lý luận về hoạch định nhân sự
Chương 2: Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định
nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
Chương 3: Giải pháp nâng cao vai trò của nhà quản trị văn phòng trong
công tác hoạch định nhân sự tại Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa
tài liệu HT.

8


Chương 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ
1.1.

Khái niệm
Hoạch định nhân sự là một trong những yếu tố cơ bản quyết định sự thành

công của tổ chức. Nhân sự trong tổ chức phải được hoạch định một cách rõ ràng
và phù hợp với từng bộ phận, vị trí khác nhau cùng với những nhân sự khác
nhau.
Hoạch định là toàn bộ quá trình ẩn định các mục tiêu và lựa chọn các
phương pháp thích hợp nhằm đạt được các mục tiêu đó trong quá trình hoạt
động của văn phòng cũng như tổ chức. Hoạch định là một trong những chức
năng quản trị và là nền tảng của hoạt động quản trị. Hoạch định mô tả khả năng
con người về dự đoán trí tuệ cho các bước hành động cần thiết để đạt được một
mục tiêu, và để đưa ra một kế hoạch, chính sách tương ứng. Hoạch định nếu
được thực hiện sẽ góp phần cho sự phát triển của tổ chức.
Nhân sự bao gồm tất cả những người lao động làm việc trong tổ chức đó,
kể cả những thành viên trong ban lãnh đạo và các thành viên trong tổ chức, sử
dụng kiến thức, khả năng, hành vi ứng xử và giá trị đạo đức để thành lập, duy trì

và phát triển tổ chức.
Như vậy, hoạch định nhân sự hay còn gọi là hoạch định nhân lực là quá
trình nghiên cứu, xác định nhu cầu nhân sự, đưa ra các giải pháp và chính sách
để đảm bảo về chất lượng và số lượng nhân sự cho hiểu quả công việc của tổ
chức.
Theo TS Nguyễn Thanh Hội “Hoạch định nguồn nhân lực là một tiến
trình quản trị bao gồm việc phân tích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới
những điều kiện thay đổi và triển khai các chính sách, biện pháp nhằm thỏa mãn
các nhu cầu đó”.
Hoạch định nguồn nhân lực còn được hiểu là “Quá trình quản trị bao gồm
việc phân tích các nhu cầu nhân sự của một tổ chức dưới những điều kiện thay
đổi, sau đó triển khai các chính sách, biện pháp thực hiện để đáp ứng nhu cầu
đó”.
9


Qua những khái niệm trên ta có thể hiểu hoạch định nhân sự là quá trình
nghiên cứu, xác định nhu cầu nguồn nhân sự, đưa ra các chính sách và thực hiện
các chương trình, hoạt động đảm bảo cho doanh nghiệp có đủ nguồn nhân lực và
các phẩm chất, kỹ năng phù hợp để thực hiện công việc có năng suất chất lượng
và hiệu quả cao, đạt được các mục tiêu chung đã đề ra của tổ chức.
1.2.

Vai trò của hoạch định nhân sự
Hoạch định nhân sự giữ vai trò trung tâm trong quản trị nhân sự, có ảnh

hưởng lớn đến hiệu quả công việc của cơ quan, tổ chức. Vì nhờ có hoạch định
nhân sự mà tổ chức có được định hướng phát triển, hiệu quả cao trong công
việc, thích nghi được những thay đổi, biến động của môi trường, tối ưu hóa
trong việc sử dụng nhân sự. Hoạch định nhân sự giúp các nhà quản trị đối phó

với sự bất định và thay đổi của các yếu tố môi trường. Bất kì một tổ chức nào
trong tương lai cũng luôn có sự thay đổi nhất định. Trước những thay đổi trong
môi trường kinh doanh và sự biến động của kinh tế thị trường đòi hỏi các nhà
quản trị phải hoạch định nhân sự mang tính tổng thể.
Hoạch định nhân sự còn là cơ sở cho các hoạt động tuyển dụng, đào tạo
và phát triển nhân sự, góp phần tạo ra sự phối hợp nhịp nhàng trong chu trình
quản lý nhân sự. Thông qua hoạch định nhân sự, nhà quản lý sẽ nắm bắt được
thực chất năng lực của đội ngũ lao động, xác định được người nào phù hợp với
vị trí nào, ai đủ khả năng, năng lực để đảm nhận ví trí đó. Từ đó thực hiện
thuyên chuyển, luân chuyển, đề bạt, đào tạo, bồi dưỡng nhân sự cho hợp lý.
Hoạch định nhân sự còn ảnh hưởng lớn tới hiệu quả công việc của tổ
chức. Để thực hiện các chiến lược kinh doanh, sản xuất, tổ chức cần phải có
nguồn nhân lực với kiến thức, kỹ năng cần thiết. Hoạch định nguồn nhân lực tốt
sẽ giúp cho tổ chức có đội ngũ nhân sự phù hợp. Khi không có hoạch định nhân
sự hay hoạch định nhân sự không phù hợp, không hiệu quả thì tổ chức sẽ khống
thể đánh giá được đội ngũ nhân sự của mình. Điều này ảnh hưởng lớn tới kết
quả công việc chung của cả tổ chức.
Như vậy, hoạch định nhân sự hiệu quả góp phần tạo nên sự phát triển và
thành công của cơ quan, tổ chức. Là mắt xích quan trọng trong chu trình quản lý
10


nhân sự, giúp cho nhà quản trị ứng phó được với những bất định luôn mang đến
từ thay đổi môi trường bên ngoài ảnh hưởng đến sự phát triển của tổ chức.
1.3.

Phân loại hoạch định nhân sự
Hoạch định nhân sự được chia ra thành ba mức thời hạn:
- Hoạch định nhân sự ngắn hạn thường đưa ra các mục tiêu thực hiện và

kế hoạch tác nghiệp trong một năm.
- Hoạch định nhân sự trung hạn bao gồm xác định các mục đích và mục
tiêu cụ thể của tổ chức trong vòng 2-3 năm.
- Hoạch định nhân sự dài hạn là xác định nhu cầu nhân sự từ 3-5 năm.
- Tất cả các loại hoạch định đều phải xác định được số lượng nhân sự,
năng lực nhân sự và những công việc cần làm trong quản trị nhân sự trong tổ
chức để tổ chức phát triển lớn mạnh.
1.4.

Căn cứ hoạch định nhân sự
- Căn cứ hoạch định nhân sự gồm ba căn cứ: căn cứ pháp lý, căn cứ khoa

học và căn cứ thực tiễn.
- Căn cứ pháp lý là những chủ trương, chính sách của Đảng và Nhà nước,
là các văn bản luật liên quan đến công việc mà nội dung hoạch định đề cập đến.
- Căn cứ khoa học là tính bền vững, phù hợp khi phát triển hoặc định
hướng về một vấn đề.
- Căn cứ thực tiễn là khảo sát thực tế dựa vào các nhu cầu thực tế để
hoạch định nhân sự sao cho phù hợp với quy mô và tính chất của tổ chức.
1.5.

Nội dung của hoạch định nhân sự
Hoạch định nhân sự đòi hỏi cần sự quan tâm của nhà quản trị đến 5 nội

dung chủ yếu sau:
Thứ nhất, phân tích công việc là một quá trình nhằm xác định các loại
công việc phải thực hiện, tính chất và đặc điểm của của mỗi công việc đó…
Thứ hai, tuyển dụng nhân sự là quá trình tìm kiếm, lựa chọn nhân sự để
đáp ứng nhu cầu lao động của tổ chức về số lượng, chất lượng và cơ cấu tổ chức
bao gồm: Chuẩn bị tuyển dụng, thông báo tuyển dụng, thu thập hồ sơ và tiến

hành nghiên cứu hồ sơ, phỏng vấn và tuyển dụng nhân sự.
11


Thứ ba, đào tạo và phát triển nhân sự là hoạt động duy trì và nâng cao
trình độ của nhân sự trong tổ chức.
Thứ tư là đãi ngộ nhân sự quyết định tinh thần của nhân sự trong tổ chức,
ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả công việc của tổ chức.
Thứ năm, đánh giá kết quả thực hiện công việc đồng thời động viên, khích
lệ tinh thần của nhân sự hoặc rút ra những hạn chế để khắc phục kịp thời.

Tiểu kết chương 1
Trong chương 1, tôi đã trình bày những cơ sở lý luận chung về hoạch định
nhân sự bao gồm những khái niệm cơ bản, vai trò, phân loại, căn cứ và nội dung
của hoạch định nhân sự. Những nội dung tôi đã trình bày ở chương 1 là cơ sở lý
luận giúp tôi thực hiện triển khai chương 2, chương 3 được tốt hơn.

12


Chương 2:
VAI TRÒ CỦA NHÀ QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG TRONG CÔNG TÁC
HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ
LƯU TRỮ - SỐ HÓA TÀI LIỆU HT
2.1.

Khái quát về tổ chức và hoạt động của Công ty Cổ phần Công nghệ
Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
2.1.1. Thông tin chung về Công ty
Tên công ty: CÔNG TY CỔ PHẦN CÔNG NGHỆ LƯU TRỮ - SỐ HÓA

TÀI LIỆU HT
Tên giao dịch: HT ARCHIVES., JSC
Mã số thuế: 0103916764
Trụ sở: Tầng 2, tòa nhà Phương Nga, số 15, ngõ 2, phố Thọ Tháp, P.Dịch
Vọng, Q.Cầu Giấy, TP.Hà Nội
Điện thoại: 024 6293 3388
Email:
2.1.2. Lịch sử hình thành
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT, tiền thân là
Công ty Cổ phần Đầu tư Phát triển Công nghệ Lưu trữ, được thành lập ngày
26/5/2009. Đến năm 2013, do nhu cầu phát triển Công ty đã chính thức đổi tên
thành Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT với hoạt động
chủ yếu trong lĩnh vực Lưu trữ - Số hóa tài liệu.
Sau một thời gian hoạt động và phát triển với sự cố gắng không ngừng,
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT đã thực sự lớn mạnh
và vươn lên trở thành một trong những Công ty hàng đầu trong lĩnh vực dịch vụ
Lưu trữ - Số hóa tài liệu, với hàng loạt các dự án đã và đang thực hiện cho các
Cơ quan, ban, ngành trên toàn quốc.
Với phương châm “Cốt cách tạo dựng thương hiệu” đề cao nhân cách của
lãnh đạo và đội ngũ nhân viên lấy sự tận tâm, tận tình làm tôn chỉ hành động.
Công ty chúng tôi luôn nhận được sự đánh giá cao về năng lực và uy tín từ các
Cơ quan quản lý nhà nước, sự tin tưởng, ủng hộ từ phía các khách hàng, đối tác,
13


sự đoàn kết, thống nhất từ phía các cán bộ nhân viên.
2.1.3. Cơ cấu tổ chức
Sơ đồ cơ cấu tổ chức của công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa
tài liệu HT [Xem phụ lục 1]

Tùy vào tình hình cụ thể yêu cầu nhiệm vụ sản xuất, kinh doanh trong
từng giai đoạn công ty cổ phần số hóa tài liệu HT đã phân chia cơ cấu tổ chức
của mình gồm những bộ phận sau:
- Hội đồng quản trị của công ty mà đại diện là chủ tịch hội đồng quản trị
người có quyền lực cao nhất trong công ty
- Tổng Giám Đốc: là người trực tiếp kiểm tra, giám sát, điều hành mọi
hoạt động của các phòng ban trong công ty. Là người chịu trách nhiệm trước chủ
tịch Hội đồng quản trị và công ty về tất cả các hoạt động của các phòng ban.
- Các phòng ban chức năng của công ty trực thuộc sự quản lý và điều
hành của tổng giám đốc.
+ Phòng Hành chính – Nhân sự: Căn cứ vào khối lượng và tính chất công
việc phòng hành chính kế toán gồm có một trưởng phòng, 02 nhân viên hành
chính nhân sự, 01 nhân sự, 01lái xe. Trưởng phòng là người chịu trách nhiệm
trước tổng giám đốc và pháp luật về toàn bộ hoạt động của phòng. Việc bổ
nhiệm miễn nhiệm cách chức trưởng phòng và các chức danh khác theo quy
định của công ty.
+ Phòng Kế hoạch – Tài chính: Căn cứ vào tính chất và khối lượng công
việc phòng kế hoạch kinh doanh gồm có 01 trưởng phòng và 02 nhân viên thực
hiện công việc. Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước giám đốc và pháp luật về
toàn bộ hoạt động của phòng, nhân viên chịu trách nhiệm trước trưởng phòng và
trước pháp luật về nhiệm vụ được phân công phụ trách. Việc bổ nhiệm, miễn
nhiệm cách chức trưởng phòng, các chức danh khác trong của phòng kế hoạch kinh doanh thực hiện theo quy định của công ty.
+ Phòng Công nghệ Lưu trữ: Căn cứ vào khối lượng tính chất công việc
phòng lưu trữ gồm một chuyên gia quản lý chất lượng, 01 trưởng phòng, 01 phó
phòng , 02 nhân viên Lưu trữ, 03 đội trưởng đội chỉnh lý. Trưởng phòng là
14


người chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và pháp luật về toàn bộ hoạt động
của phòng. Việc bổ nhiệm,miễn nhiệm, cách chức trưởng phòng, phó phòng và

các chức danh khác của phòng lưu trữ thực hiện theo quy định của công ty.
+ Phòng Công nghệ Số hóa: tùy thuộc vào số lượng tính chất công việc
phòng số hóa gồm có 01 trưởng phòng, 01 phó phòng và 02 nhân viên số hóa.
Trưởng phòng chịu trách nhiệm trước tổng giám đốc và trước pháp luật về toàn
bộ hoạt động của phòng. Khi vị trí trưởng phòng vẫn khuyết phó phòng sẽ là
người chịu trách nhiệm đảm nhận công việc của trưởng phòng cho đến khi
trưởng phòng mới được bổ nhiệm. Việc bổ nhiệm,miễn nhiệm các chức trưởng
phòng ,phó phòng và các chức danh khác của phòng số hóa thực hiện theo quy
định của công ty.
Hội đồng quản trị của công ty có thể chia tách hợp nhất thành lập phòng
ban mới tùy vào tình hình cụ thể yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của
công ty trong giai đoạn mới để phù hợp với yêu cầu cho sự phát triển tốt nhất
Bộ máy các phòng chức năng trong công ty vùng trưởng phòng phó
phòng và các nhân viên. Trưởng phòng và phó phòng có tổng giám đốc tuyển
dụng, bổ nhiệm ,miễn nhiệm, giải quyết từ nghiệm sau khi được hội đồng quản
trị thỏa thuận. Cấp nhân viên đó tổng giám đốc tuyển dụng, bổ nhiệm, miễn
nhiệm theo nhu cầu công tác đề nghị của trưởng phòng. Phó phòng là người trợ
giúp trưởng phòng điều hành quản lý tại phòng do trưởng phòng phân công. Cấp
nhân viên thực hiện công việc do trưởng phòng thành công.
2.1.4. Chức năng nhiệm vụ
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hoá tài liệu HT là đơn vị có tư
cách pháp nhân, có con dấu riêng, có tài khoản riêng tại các Ngân hàng và hoạt
động theo phương thức hạch toán độc lập. Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ Số hoá tài liệu HT có các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Tư vấn và đào tạo bồi dưỡng, tập huấn nghiệp vụ văn thư lưu trữ trong
các cơ quan, tổ chức và doanh nghiệp;
- Dịch vụ chỉnh lý khoa học, bảo quản và phục chế tài liệu lưu trữ;
- Dịch vụ cung ứng và sản xuất trang thiết bị văn phòng trong công tác lưu
15

trữ, bảo quản và phục chế tài liệu;
- Dịch vụ thiết lập cơ sở dữ liệu, khai thác cơ sở dữ liệu, dịch vụ lưu trữ
dữ
liệu và xử lý dữ liệu;
- Cung ứng phần mềm quản lý lưu trữ tài liệu...
Với đội ngũ chuyên gia và các cán bộ có nhiều năng lực kinh nghiệm
chuyên ngành hành chính văn phòng và văn thư lưu trữm, Công ty có thể đáp
ứng được các yêu cầu đặt ra từ các cơ quan, tổ chức, doanh nghiệp về quản lý
điều hành công tác hành chính văn phòng và văn thư lưu trữ theo hướng hiện đại
và hiệu quả, góp phần đắc lực vào công cuộc cải cách hành chính của Chính
phủ.
2.2.

Vai trò của nhà quản trị văn phòng trong công tác hoạch định nhân
sự tại công ty Cổ phần Công nghệ lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
2.2.1. Tổ chức thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định
Trước hết, chúng ta phải khẳng định chắc chắn rằng phương tiện được sử

dụng đặc trưng cho hoạt động quản lý là thông tin. Thông tin rất phong phú,
phức tạp và được tạo ra từ nhiều nguồn, nhiều loại hình thức khác nhau. Do đó,
nhà QTVP thường đóng vai trò chính trong việc thu thập thông tin phục vụ cho
công tác hoạch định trong hoạt động của cơ quan. Thông tin là chất liệu để nhà
QTVP phân tích, đánh giá tình hình. Do đó phải bảo đảm tính chính xác của
thông tin. Nếu thông tin sai lệch sẽ làm cho kết quả phân tích không chính xác,
từ đó quyết định có thể sai lầm, gây hậu quả xấu. Trong hoạch định nói chung và
hoạch định nhân sự nói riêng bao gồm các căn cứ: Căn cứ pháp lý, căn cứ thực
tiễn và căn cứ khoa học.
Vì lý do trên mà việc thu thập thông tin làm căn cứ hoạch định nhân sự
được chú ý đến và được chia thành 02 nguồn thông tin cần được thu thập bởi
Phòng HCNS của Công ty:

* Thông tin từ bên ngoài môi trường
Thông tin từ môi trường bên ngoài bao gồm những thông tin về hoàn cảnh
hiện tại ở Việt Nam và khung cảnh kinh tế, dân số và lực lượng lao động trong
16


xã hội, luật lệ của nhà nước, văn hóa và xã hội, đối thủ cạnh tranh, khoa học kỹ
thuật, khách hàng, và chính quyền/đoàn thể. Sau khi phân tích kỹ môi trường
bên ngoài, công ty sẽ đề ra sứ mạng (mission) và mục tiêu của toàn doanh
nghiệp. Từ mục tiêu này, ban lãnh đạo sẽ đề ra chiến lược và chính sách nhân
lực cho toàn doanh nghiệp. Sở dĩ, cần thu thập những thông tin này bởi vì khi có
sự thay đổi bất kỳ nhân tố nào trong môi trường bên ngoài cũng ảnh hưởng đến
các kế hoạch kinh doanh của Công ty, từ đó ảnh hưởng đến nhu cầu nhân lực.
Một thông tin nữa mà văn phòng của công ty thu thập để làm căn cứ
hoạch định nhân sự đó là tình hình thi trường lao động như: tỷ lệ thất nghiệp, sự
sẵn sàng về kỹ năng làm việc, độ tuổi và giới tính của lực lượng lao động.
Cuối cùng là một yếu tố quan trọng mà văn phòng công ty thu thập đó là
các quy định chung của Chính phủ về lao động ở nước ta được quy định trong
bộ luật Lao động như quy định độ tuổi lao động, các thủ tục tuyển dụng, quy
định về hợp đồng lao động, thời gian thử việc, các trường hợp chấm dứt hợp
đồng lao động của người lao động; quyền đơn phương chấm dứt hợp đồng lao
động của người lao động, thời gian làm việc, bảo hiểm xã hội, mức lương…
* Thông tin bên trong Công ty
Đối với những thông tin bên trong Công ty thì Nhà QTVP sẽ chỉ đạo thu
thập thông tin từ chiến lược phát triển của công ty, các kế hoạch kinh doanh,
nguồn nhân lực hiện tại và tỷ lệ thay thế nhân viên từ đó dự báo về số lượng,
kinh nghiệm, tài năng, sự đa dạng về nguồn nhân lực của cơ quan giúp cho nhà
quản lý nắm được và bố trí phân bổ nhân sự phù hợp và đạt hiệu quả cao.
2.2.2. Tổ chức thiết lập mục tiêu
Bất kỳ công việc nào, việc hoạch định có thành công hay không, phần lớn

là do công tác thiết lập mục tiêu hoạch định có tốt hay không. Trong quá trình
hoạch định nhân sự cũng vậy, bước thiết lập mục tiêu có vai trò vô cùng quan
trọng.
Trên cơ sở các thông tin thu thập làm căn cứ hoạch định Nhà QTVP phải
tổ chức thiết lập mục tiêu về nhân sự cho cơ quan. Trong hoạch định nhân sự
cho cơ quan Nhà QTVP phải thiết lập các mục tiêu về nhân sự, mục tiêu trong
17


hoạch định nhân sự bao gồm:
- Mục tiêu về số lượng nhân sự:
+ Các đơn vị bộ phận trong cơ quan cần bao nhiêu nhân sự;
+ Xác định được số lượng nhân sự đáp ứng được yêu cầu của công việc;
+ Dự kiến được những thay đổi về quy mô công ty;
+ Dự kiến được những nhân sự sẽ nghỉ hoặc thuyên chuyển để có thể thay
thế;
+ Dự đoán về số lượng lao động trên thị trường lao động để có những kế
hoạch tuyển dụng hợp lý;
+ Xây dựng kế hoạch để cân đối cung cầu nhân lực trong công ty khi cung
nhân lực lớn hơn cầu nhân lực và ngược lại;
+ Chỉ đạo xây dựng kế hoạch hoá nguồn nhân lực kế cận khi xác định
được nhu cầu về số lượng nhân sự của cơ quan trong tương lai.
- Mục tiêu về độ tuổi, giới tính:
+ Xác định được độ tuổi trung bình, tỷ lệ giới tính của công ty để có biện
pháp cân bằng hợp lý;
+ Dự đoán được nguồn nhân sự sẽ nghỉ hưu hoặc thuyên chuyển;
+ Xây dựng các hoạt động khuyến khích động viên nhân sự tuỳ theo độ
tuổi, giới tính.
- Mục tiêu về trình độ chuyên môn của nhân sự, nhân sự phải đảm bảo
trình độ như thế nào bằng cấp hay kiến thức thế nào, năng lực phải đáp ứng

được yêu cầu của công việc hơn nữa đòi hỏi nhân sự phải có được các kỹ năng
để vân dụng kiến thức chuyên môn vào thực tế công việc.
- Mục tiêu về thái độ, ý thức nghề nghiệp, làm việc trong cơ quan tổ chức
là làm việc trong một tập thể vì vậy khi hoạch định nhân sự nhà nhà QTVP còn
phải chú ý đến thái độ, ý thức của nhân sự. Thái độ ý thức rất quan trọng trong
khi làm việc vì nó thuộc bản tính vốn có của mỗi cá nhân, rất khó có thể thay
đổi, nếu thái độ ý thức mang tính tiêu cực sẽ ảnh hưởng đến công việc đến hoạt
động của cơ quan.
18


Ngoài các mục tiêu trên còn có mục tiêu khác như kỹ năng nghề nghiệp,...
Tùy vào tính chất của các công việc trong cơ quan mà có sự đòi hỏi khác nhau.
Sau khi đã xác định được các mục tiêu trong hoạch định nhân sự Nhà QTVP sẽ
tiến hành tổ chức thực hiện các mục tiêu, lên kế hoạch cụ thể chi tiết để việc
thực hiện mang tính khả thi, đạt hiệu quả.
2.2.3. Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp trong công tác hoạch định
nhân sự là quá trình xác định yếu tố rủi ro, hạn chế, nhược điểm trong quá trình
hoạch định để chủ động giải quyết kịp thời những vấn đề phát sinh, nhằm đảm
bảo và duy trì nguồn nhân lực, chính sách phù hợp với sự phát triển của tổ chức.
Tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp là một quá trình gồm nhiều
bước với mức độ phức tạp khác nhau đòi hỏi nhà QTVP cần thực hiện đúng mục
tiêu và hỗ trợ các phòng ban khác tổ chức xây dựng và thực hiện các giải pháp
hoạch định nhân sự phù hợp.
2.2.3.1. Tuyển dụng nhân sự
Tuyển dụng lao động là một qúa trình thu hút, nghiên cứu, lựa chọn và
quyết định tiếp nhận một cá nhân vào một vị trí của tổ chức. Mục đích của một
cuộc tuyển dụng là rất rõ ràng: trong số những người tham gia dự tuyển, doanh
nghiệp sẽ tìm chọn một hoặc một số người phù hợp nhất với các tiêu chuẩn và

yêu cầu của các vị trí cần tuyển.
Tại Công ty Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT
không có phòng Quản trị nhân sự riêng, chức năng quản lý nhân sự, lao động
được phân công cho phòng HCNS thực hiện.
Trong quá trình khảo sát và tìm hiểu, thì có thể thấy được việc tuyển dụng
nhân sự tại Công ty dựa vào 2 nguồn nhân lực đó là bên trong và bên ngoài công ty.
- Nguồn tuyển trọng bên trong công ty ( nguồn nội bộ ) là những người
đang làm việc bên trong của công ty có nhu cầu và có khả năng thuyên chuyển
để đảm nhận một công việc khác.
- Nguồn tuyển dụng bên ngoài công ty là những người lao động bên ngoài
tại các trường đại học, các thị trường lao động, . . .
19


Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT luôn đề cao hoạt
động tuyển dụng nhân sự mà đóng vai trò đặc biệt ở đó là phòng HCNS cụ thể
hơn là trưởng phòng HCNS.
* Tiêu chuẩn tuyển dụng:
- Đối với nhân viên Hành chính
+ Có trình độ Trung cấp trở lên hoặc tương đương phù hợp với yêu cầu
của vị trí cần tuyển, thuộc ít nhất các chuyên ngành sau: Kinh tế; Luật; Hành
chính; Tài chính kế toán; Công nghệ thông tin;
+ Có chứng chỉ A tiếng anh (đối với trình độ Trung cấp);
+ Có chứng chỉ B tiếng anh (đối với trình độ Cao đẳng trở lên);
+ Có trình độ tin học văn phòng;
+ Theo dõi giải quyết khiếu nại tố cáo, công tác pháp chế của đơn vị;
+ Theo dõi và thực hiện công tác thi đua khen thưởng, kỷ luật của đơn vị;
+ Theo dõi quản lý tài sản, cập nhật quá trình sử dụng tài sản của đơn vị;
+ Hiểu các thủ tục về mua sắm, sửa chữa, thanh lý tài sản cố định, công
cụ dụng cụ của cơ quan;

+ Phối hợp công tác tổ chức kiểm kê tài sản hàng năm;
+ Thanh quyết toán chi phí hành chính của đơn vị.
- Đối với nhân viên Văn thư lưu trữ
+ Có trình độ Trung cấp trở lên hoặc tương đương phù hợp với yêu cầu
của vị trí cần tuyển, thuộc ít nhất các chuyên ngành sau: Văn thư lưu trữ; Kinh
tế; Hành chính; Công nghệ thông tin.
+ Có chứng chỉ A tiếng anh (đối với trình độ Trung cấp);
+ Có chứng chỉ B tiếng anh (đối với trình độ Cao đẳng trở lên);
+ Có trình độ tin học văn phòng;
+ Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;
+ Biết sử dụng dấu của cơ quan và đóng dấu trên văn bản;
+ Lưu trữ hồ sơ hành chính, công văn đi, đến;
+ Chuyển giao văn bản đi đến các cơ quan ban hành;
+ Biết sử dụng máy photo, máy scan, máy fax;
20


+ Kỹ năng soạn thảo văn bản.
* Quy trình tuyển dụng
Bước 1: Chuẩn bị tổ chức tuyển dụng
Trước khi tuyển dụng nhà QTVP tổ chức tuyển dụng cần xác định được:
- Các loại văn bản, qui định về tuyển dụng cần tuân theo.
- Số lượng nhân viên cần tuyển.
- Tiêu chuẩn nhân viên cần tuyển.
- Số lượng, thành phần hội đồng tuyển dụng.
- Quyền hạn, trách nhiệm của hội đồng tuyển dụng.
Bước 2: Thông báo tuyển dụng
Công ty áp dụng các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây:
- Thông qua văn phòng dịch vụ lao động
- Quảng cáo trên báo chí, internet

- Niêm yết trước cổng doanh nghiệp.
Thông báo ngắn gọn, rõ ràng, chi tiết và đầy đủ những thông tin cơ bản
cho các ứng viên về tuổi tác, sức khoẻ, trình độ.
Bước 3: Thu nhận và nghiên cứu hồ sơ
* Thu nhận hồ sơ:
Tất cả hồ sơ dự tuyển nộp phải kiểm tra có đảm bảo đúng quy định không
gồm:
- Đơn xin việc
- Các văn bằng chứng chỉ tốt nghiệp
- Sơ yếu lý lịch cá nhân: Tóm tắt lý lịch, hoàn cảnh cá nhân và gia đình.
Các hồ sơ đều phải lưu lại và phân loại chi tiết cho tiện sử dụng sau này
* Nghiên cứu hồ sơ:
Nghiên cứu hồ sơ nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu về ứng viên bao
gồm:
- Học vấn, kinh nghiệm, quá trình công tác;
- Khả năng tri thức, mức độ tinh thần;
- Sức khoẻ;
21


- Trình độ tay nghề;
- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng.
Trong giai đoạn này có thể loại bớt một số ứng viên không thích hợp với
công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng.
Bước 4: Kiểm tra, sát hạch, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng viên
Áp dụng hình thức kiểm tra, sát hạch để đánh giá ứng viên về các kiến
thức cơ bản, khả năng thực hành hay trình độ lành nghề… dưới dạng bài thi, bài
tập thực hành, làm thử một mẫu công việc như đánh máy, sử dụng máy vi tính…
Áp dụng hình thức trắc nghiệm để đánh giá ứng viên về một số khả năng
đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo của bàn tay.

Phỏng vấn để đánh giá ứng viên về phương diện cá nhân như các đặc
điểm về tính cách, khí chất, diện mạo.Trong cuộc phỏng vấn cần:
- Khẳng định và xác định các thông tin mà họ đưa ra về trình độ, kiến
thức, kỹ năng và kinh nghiệm;
- Cung cấp thêm thông tin cho các ứng cử viên về công việc cần làm và
tiêu chuẩn yêu cầu khi thực hiện công việc;
- Khám phá những khả năng khác có ở ứng cử viên mà doanh nghiệp có
thể sử dụng;
- Đưa ra mức lương và điều kiện làm việc để xác minh xem đối tượng
phỏng vấn có chấp nhận việc hay không.
Bước 5: Kiểm tra sức khoẻ
Sức khỏe là yếu tố rất quan trọng đối với người dự tuyển. Kiểm tra sức
khoẻ là nhằm xác định được sức khoẻ của người dự tuyển có đủ sức khỏe để làm
việc và hoàn thành nhiệm vụ được giao.
Bước 6: Quyết định tuyển dụng
Nhà QTVP đề nghị Tổng giám đốc ra quyết định tuyển dụng hoặc ký hợp
đồng lao động. Trong quyết định tuyển dụng hoặc hợp đồng lao động ghi rõ về
chức vụ, lương bổng, thời gian thử việc, khế ước.
Các nhân viên mới được Công ty phổ biến về lịch sử hình thành và phát
triển, các chính sách và nội qui chung, các yếu tố về điều kiện làm việc, thời
22


gian làm việc, ngày nghỉ, các chế độ khen thưởng, kỷ luật, an toàn lao động.
Nhân viên mới được giới thiệu với người phụ trách, ban lãnh đạo Công ty
và những người có quan hệ công tác sau này.
2.2.3.2. Đào tạo, phát triển nhân sự
Đào tạo và phát triển là các hoạt động để duy trì và nâng cao chất lượng
nguồn nhân lực của tổ chức, là điều kiện quyết định để các tổ chức có thể đứng
vững và thắng lợi trong môi trường cạnh tranh. Do đó, trong các tổ chức, công

tác đào tạo và phát triển cần phải được thực hiện một cách có tổ chức và có kế
hoạch. Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực là tổng thể các hoạt động có tổ
chức được tiến hành trong những khoảng thời gian nhất định để nhằm tạo ra sự
thay đổi hành vi nghề nghiệp của người lao động.
Để hoàn thành các mục tiêu nhân sự đã đặt ra công tác đào tạo và phát
triển do nhà QTVP đứng đầu trực tiếp xây dựng hoặc tham mưu cho Ban giám
đốc công ty nhờ các phương án sau:
- Xác định nhu cầu đào tạo và phát triển của cá nhân người lao động trong
công ty cũng như công ty qua việc phát phiếu điều tra, phỏng vấn hoặc quan sát
thấy nhân sự nào cần phải đào tạo. Ngoài ra còn dựa vào mục tiêu, yêu cầu công
việc của công ty
- Xác định mục tiêu sau khi đào tạo và phát triển nhân sự: nâng cao
chuyên môn nghiệp vụ và thái độ làm việc của người lao động; giúp công ty sử
dụng hiệu quả tối đa nguồn nhân sự.
- Xây dựng kế hoạch đào tạo và phát triển nhân sự : Khi nào? ở đâu? Đào
tạo cái gì? Ai là người được đào tạo? Đào tạo như thế nào ?...
- Nhà QTVP cần thu thập thống kê về trình độ nhân sự trong toàn công ty
giúp lãnh đạo công ty đưa ra phương pháp đào tạo thích hợp, đúng đối tượng..
Các kế hoạch được xây dựng đó là:
- Tiến hành mời các chuyên gia nước ngoài tập huấn
- Cử các học viên xuất sắc đi tham gia học các lớp nghiệp vụ, quản trị
kinh doanh, maketing, tài chính kế toán, tin học…
- Tiến hành giám sát tại chỗ, chỉnh sửa và nâng cao tay năng lực cho nhân
23


viên còn yếu hay chưa quen việc;
- Thường xuyên quan tâm đến đời sống của nhân viên trong công ty, giúp
họ giải quyết những khó khăn trong công việc cũng như trong quan hệ với các
đồng nghiệp;

- Thăm dò thị trường và có các kế hoạch đào tạo ngắn hạn và dài hạn cho
người lao động phù hợp với sự biến động thay đổi của khách hàng;
- Công ty còn áp dụng các hình thức đào tạo như tạo ra phong cách làm
việc chuyên nghiệp cho nhân viên, tổ chức các phong trào thi đua sản xuất hoàn
thành vượt mức kế hoạch, giúp đỡ nhau cùng tiến bộ… cũng mang lại hiệu quả
cao trong quá trình sản xuất kinh doanh của đơn vị;
- Xác định phương pháp đào tạo phù hợp: Đào tạo và phát triển tại nơi
làm việc hoặc thoát ly khỏi công việc;
- Đối với nhân sự thuộc phòng HCNS, nhà QTVP có trách nhiệm đưa ra
các chương trình phát triển chuyên môn, nghiệp vụ cho nhân viên.
- Phát triển thể lực cho nhân viên: Nhân viên trong công ty đều phải được
khám sức khoẻ định kỳ 6 tháng/1 lần. Ngoài ra còn tổ chức các cuộc thi về thể
dục thể thao khuyến khích tinh thần “khoẻ để làm việc” cho nhân viên;
- Phát triển tâm lý –xã hội cho nhân viên : bằng các nội quy, quy chế khi
đến công ty; thưởng phạt công bằng với nhân viên;
Chế độ đào tạo và phát triển nhân sự phải được thực hiện một cách khoa
học, có tổ chức và có kế hoạch. Nhất thiết là phải chọn đúng người đúng nội
dung, đúng phương pháp đào tạo để có thể đạt được những mục tiêu đã đề ra.
2.2.3.3. Bố trí sử dụng nhân sự
Bố trí và sử dụng nhân sự là quá trình sắp đặt nhân sự vào các vị trí, khai
thác phát huy tối đa năng lực làm việc của nhân viên nhằm đạt hiệu quả cao
trong công việc. Đây là bước quan trọng trong công tác hoạch định nhân sự.
Việc bố trí và sử dụng nhân sự chính là nền tảng để thực hiện các quy
trình kinh doanh và các chiến lược của công ty. Bố trí sử dụng nhân sự hợp lý
giúp doanh nghiệp đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, sử dụng có hiệu
quả hơn nguồn lực hiện có, góp phần nâng cao hiệu quả công việc. Hơn nữa bố
24


trí và sử dụng nhân sự hợp giúp cho doanh nghiệp có kế hoạch, chiến lược đào

tạo và phát triển nhân lực trong tương lai.
Vì lẽ trên mà nhà QTVP đã thiết lập nên những mục tiêu trong việc bố trí
sử dụng nhân sự nhằm phát huy được sở trường của mỗi người, từ đó thúc đẩy
nâng cao hiệu suất làm việc và qua đó, hoàn thành mục tiêu chung của doanh
nghiệp:
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đủ số lượng, chất lượng nhân sự, đáp
ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng người đúng việc: Mục tiêu cần
đạt được là đảm bảo sử dụng nhân lực đúng với năng lực, sở trường và nguyện
vọng của mỗi cá nhân nhằm làm gia tăng năng suất lao động và tạo động lực của
nhân viên khi làm việc.
- Bố trí và sử dụng nhân sự đảm bảo đúng thời hạn, đảm bảo tính mềm
dẻo và linh hoạt trong sử dụng lao động. Việc sử dụng lao động phải đảm bảo
các đột biến về nhân sự trong quá trình kinh doanh do tác động đến từ hưu trí,
bỏ việc, thuyên chuyển công tác… Hoặc trong nhiều trường hợp cần đa dạng
hoá các loại hình lao động nhằm tiét kiệm chi phí nhân công mà hoạt động sản
xuất kinh doanh.
2.2.3.4. Đãi ngộ nhân sự
Đãi ngộ nhân sự là quá trình chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho
người lao động để học có thế hoàn thành tốt công việc, góp phần hoàn thành
mục tiêu của cơ quan tổ chức.Đãi ngộ nhân sự góp phần duy trì nguồn nhân sự,
không ngừng nâng cao chất lượng nhân sự cho hoạt động của cơ quan, tổ
chức.Giúp nguồn nhân sự của cơ quan tổ chức tăng hiệu quả làm việc, thức đấy
sự sáng tạo và cống hiến của cán bộ công nhân viên.
Công ty Cổ phần Công nghệ Lưu trữ - Số hóa tài liệu HT rất chú trọng
đến chính sách đãi ngộ, quan tâm đến đời sống của cán bộ nhân viên với phương
chân tạo cho cán bộ, nhân viên có một cuộc sống “đầy đủ về vật chất và phong
phú về tinh thần”. Từ đó Nhà QTVP đã góp ý, tư vấn cho Ban lãnh đạo công ty
ra một số chính sách đãi ngộ nhân sự như:
25