Đổi mới quản lý nhà nước về công tác lưu trữ tại tỉnh bắc giang

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG THỊ DUYÊN

ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỈNH BẮC GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ
Chuyên ngành: Lƣu trữ

Hà Nội - 2014


ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
TRƢỜNG ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN

HOÀNG THỊ DUYÊN

ĐỔI MỚI QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ
TẠI TỈNH BẮC GIANG

LUẬN VĂN THẠC SĨ KHOA HỌC
Chuyên ngành: Lƣu trữ
Mã số: 603224

Ngƣời hƣớng dẫn khoa học:
PGS. Nguyễn Văn Hàm

Hà Nội - 2014


LỜI CAM ĐOAN
Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của
riêng tôi. Các kết quả nghiên cứu trong đề tài này là trung
thực và chƣa từng đƣợc công bố trong bất cứ đề tài, công
trình nghiên cứu nào khác. Những tƣ liệu tham khảo từ các
tài liệu và công trình nghiên cứu trƣớc đều đã đƣợc chú
thích rõ ràng.
Tác giả

Hoàng Thị Duyên


LỜI CẢM ƠN
Tác giả luận văn xin chân thành gửi lời cảm ơn đến các
giáo sƣ, phó giáo sƣ, tiến sĩ, giảng viên Khoa Lƣu trữ học và
Quản trị Văn phòng, Trƣờng Đại học Khoa học Xã hội và
Nhân văn; lãnh đạo và các chuyên viên Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang và nhiều chuyên gia, đồng nghiệp
khác đã giúp đỡ, ủng hộ, tƣ vấn và chỉ bảo tận tình trong quá
trình tác giả thực hiện đề tài nghiên cứu này. Đặc biệt, tác giả
gửi lời cám ơn sâu sắc tới PGS. Nguyễn Văn Hàm, ngƣời đã
trực tiếp hƣớng dẫn tác giả thực hiện đề tài.
Hoàng Thị Duyên


MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU ............................................................................................... 4
1. Lý do chọn đề tài ............................................................................................ 5

2. Mục tiêu nghiên cứu ....................................................................................... 6
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài ..................................................................... 6
4. Phạm vi nghiên cứu ........................................................................................ 7
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề ............................................................................. 7
6. Phƣơng pháp nghiên cứu .............................................................................. 10
7. Tài liệu tham khảo ........................................................................................ 11
8. Bố cục của đề tài .......................................................................................... 11
NỘI DUNG...................................................................................................... 13
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ ................................................... 13
1.1. Cơ sở lý luận quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ........................................ 13
1.1.1. Khái niệm quản lý và quản lý nhà nước ......................................... 13
1.1.2. Khái niệm và nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ ...................... 17
1.2. Cơ sở pháp lý trong quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp tỉnh ............. 20
1.2.1. Sự thay đổi chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh ......... 20
1.2.2. Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục
văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang .............................................................. 24
Chƣơng 2. THỰC TRẠNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC
LƢU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG ............................................................ 27
2.1. Những kết quả đã đạt đƣợc trong quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ tại
tỉnh Bắc Giang............................................................................................. 27
2.1.1. Công tác xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát
triển lưu trữ ............................................................................................... 27

1


2.1.2. Công tác xây dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản về
lưu trữ ........................................................................................................ 29
2.1.3. Công tác quản lý thống nhất tài liệu lưu trữ trong toàn tỉnh ........ 40

2.1.4. Công tác thống kê nhà nước và báo cáo về lưu trữ tại tỉnh Bắc Giang.. 44
2.1.5. Công tác quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ lưu trữ ......... 44
2.1.6. Công tác tổ chức, chỉ đạo việc nghiên cứu, ứng dụng khoa học và
công nghệ trong hoạt động lưu trữ ........................................................... 45
2.1.7. Công tác tổ chức, biên chế, đào tạo và bồi dưỡng nghiệp vụ lưu trữ47
2.1.8. Kiểm tra trong lưu trữ ..................................................................... 52
2.1.9. Công tác phối hợp với các cơ quan, tổ chức trong quản lý nhà
nước về lưu trữ .......................................................................................... 56
2.2. Những tồn tại, hạn chế trong quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ ở Bắc
Giang hiện nay ............................................................................................ 57
2.3. Nguyên nhân......................................................................................... 60
2.3.1. Nhận thức chưa thật đầy đủ và đúng đắn về vai trò, tác dụng của
tài liệu lưu trữ và công tác lưu trữ ............................................................ 61
2.3.2. Công tác xây dựng hệ thống tổ chức và đội ngũ cán bộ làm công
tác lưu trữ tại Chi cục Văn thư - Lưu trữ tỉnh Bắc Giang ........................ 63
2.3.3. Hệ thống văn bản chỉ đạo và quản lý công tác lưu trữ còn ít, chưa
phù hợp với yêu cầu của thời kỳ đổi mới .................................................. 64
2.3.4. Kinh phí và cơ sở vật chất phục vụ cho công tác lưu trữ ............... 66
Chƣơng 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP ĐỔI MỚI PHƢƠNG PHÁP QUẢN LÝ
NHÀ NƢỚC VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ TẠI TỈNH BẮC GIANG........ 68
3.1. Nhóm giải pháp đổi mới phƣơng pháp .............................................. 68
3.1.1. Công tác hướng dẫn thực hiện văn bản của nhà nước và địa
phương về công tác lưu trữ ...................................................................... 68
3.1.2. Công tác thanh tra, kiểm tra công tác lưu trữ ............................... 71

2


3.1.3. Hoàn thiện hệ thống văn bản quy định, hướng dẫn công tác
lưu trữ ....................................................................................................... 75

3.2. Điều kiện đảm bảo đổi mới ................................................................. 77
3.2.1. Nhận thức của tỉnh về công tác lưu trữ, tài liệu lưu trữ ................. 77
3.2.2. Năng lực đội ngũ cán bộ Chi cục .................................................... 86
3.2.3. Hoàn thiện tổ chức của Trung tâm Lưu trữ tỉnh Bắc Giang ........... 90
3.2.4. Cơ sở vật chất ................................................................................... 94
KẾT LUẬN ..................................................................................................... 96
DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO ...................................................... 98
PHỤ LỤC

3


DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ trong 5 năm (2001-2006)
tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang................................................. 42
Bảng 2.2: Tình hình thu thập tài liệu lƣu trữ trong 3 năm (2007-2009)
tại Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang................................................. 43
Bảng 2.3: Tình hình đào tạo bồi dƣỡng về văn thƣ, lƣu trữ tại tỉnh Bắc Giang
trong 5 năm (2001 - 2006) ............................................................................... 50
Bảng 2.4: Tình hình kiểm tra công tác văn thƣ, lƣu trữ tại các cơ quan, đơn vị
tỉnh Bắc Giang năm 2011 ................................................................................ 54

4


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Công tác lƣu trữ đã thực sự là một ngành không thể thiếu của xã hội hiện
đại và nó ngày càng khẳng định vị thế quan trọng đặc biệt của mình. Công tác
này đã và đang đƣợc sự quan tâm và đầu tƣ phát triển của Đảng, Nhà nƣớc và

toàn xã hội. Hệ thống tổ chức các cơ quan lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa phƣơng
ngày càng đƣợc hoàn thiện và kiện toàn. Trong đó, cơ quan có chức năng quản
lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ địa phƣơng cũng đƣợc tổ chức thống nhất, có hệ
thống và đã có những đóng góp tích cực vào sự phát triển của sự nghiệp lƣu
trữ của tỉnh nói riêng, sự phát triển chung về kinh tế, xã hội của địa phƣơng
nói chung.
Ở địa phƣơng, ban đầu chức năng quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ đƣợc
giao cho Phòng Văn thƣ Lƣu trữ và Trung tâm Lƣu trữ tỉnh (Thông tƣ số
40/1998/TT-TCCP và Thông tƣ số 21/2005/TT-BNV). Đến ngày 28 tháng 4
năm 2010, Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ số 02/2010/TT-BNV Hƣớng dẫn
chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức của tổ chức văn thƣ, lƣu trữ Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan trực thuộc Chính phủ và UBND các cấp. Ở cấp
tỉnh thì Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ đƣợc thành lập trên
cơ sở hợp nhất Phòng Quản lý Văn thƣ - Lƣu trữ và Trung tâm Lƣu trữ tỉnh.
Theo đó, Chi cục là cơ quan giúp Sở Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh quản
lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ ở địa phƣơng.
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang đƣợc thành lập không lâu sau
hƣớng dẫn theo tinh thần của Thông tƣ 02. Cùng với sự giúp đỡ của Văn
phòng UBND tỉnh, của Sở Nội vụ tỉnh, Chi cục nhanh chóng đƣợc bố trí về
trụ sở, kiện toàn về bộ máy tổ chức và biên chế, tiếp tục thực hiện chức năng
quản lý nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ và chức năng sự nghiệp lƣu trữ.
Nhìn lại quá trình lịch sử của mình, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc
Giang (trƣớc đây là Trung tâm Lƣu trữ tỉnh) đã có những đóng góp tích cực

5


vào quá trình xây dựng, phát triển sự nghiệp văn thƣ, lƣu trữ tỉnh. Bên cạnh
những thành tựu bƣớc đầu đáng ghi nhận nhƣ xây dựng bộ máy tổ chức quản
lý, thực hiện chỉ đạo, hƣớng dẫn thực hiện văn bản của cấp trên, chỉnh lý khối

lƣợng lớn tài liệu lƣu trữ... thì trong quá trình thực hiện chức năng quản lý
nhà nƣớc về công tác lƣu trữ ở địa phƣơng vẫn còn không ít hạn chế, tồn tại.
Những hạn chế, tồn tại đó ảnh hƣởng không nhỏ tới chất lƣợng các nghiệp vụ
công tác văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh nói chung và công tác lƣu trữ nói riêng. Nếu
không có những tổng kết, đánh giá, rút kinh nghiệm và đổi mới kịp thời thì
công tác lƣu trữ tỉnh Bắc Giang sẽ không thể theo kịp và đáp ứng yêu cầu
phát triển của tỉnh; đồng thời, công tác này sẽ không đƣợc các cơ quan, tổ
chức và cá nhân chú trọng, quan tâm đúng mức. Ngoài ra, trƣớc nhu cầu
thông tin từ tài liệu lƣu trữ không ngừng nâng cao cả về lƣợng và chất thì sự
quản lý về công tác lƣu trữ của tỉnh càng cần đƣợc quan tâm, đổi mới về mọi
mặt hơn nữa.
Xuất phát từ những lý do trên, chúng tôi quyết định lựa chọn đề tài
"Đổi mới quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại tỉnh Bắc Giang" làm
luận văn thạc sĩ chuyên ngành lƣu trữ của mình.
2. Mục tiêu nghiên cứu
Thực hiện đề tài này, chúng tôi hƣớng đến hai mục tiêu sau:
- Thứ nhất, đánh giá một cách đầy đủ và toàn diện thực trạng quản lý nhà
nƣớc công tác lƣu trữ của tỉnh Bắc Giang;
- Thứ hai, đề xuất một số giải pháp để đổi mới phƣơng pháp thực hiện
quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của tỉnh trong thời gian tới.
3. Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài
Để thực hiện tốt các mục tiêu trên, luận văn của chúng tôi đặt ra và giải
quyết các nhiệm vụ chính sau đây:
- Tìm hiểu vị trí, vai trò của quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ; chức năng,
nhiệm vụ của cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc lƣu trữ cấp tỉnh.

6


- Tìm hiểu việc thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ

cấp tỉnh, cụ thể là của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang; khảo sát
việc thực hiện các nội dung quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ tại các cơ quan, tổ
chức, đơn vị trên địa bàn tỉnh Bắc Giang mà Chi cục có trách nhiệm quản lý;
từ đó đánh giá hiệu quả của quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ của Chi cục.
- Trên cơ sở tìm hiểu thực trạng, rút ra những điểm đã làm đƣợc và hạn
chế, chúng tôi đề xuất một số giải pháp để đổi mới phƣơng pháp thực hiện
quản lý công tác lƣu trữ tại tỉnh Bắc Giang.
4. Phạm vi nghiên cứu
Đối với ngành văn thƣ, lƣu trữ, năm 1998 khi Thông tƣ số 40/1998/TTTCCP ngày 24 tháng 01 năm 1998 của Ban Tổ chức - Cán bộ Chính phủ về
việc hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở cơ quan Nhà nƣớc các cấp đƣợc ban hành đã
đánh dấu một bƣớc ngoặt về sự phát triển tổ chức văn thƣ, lƣu trữ trong phạm
vi cả nƣớc nói chung và các địa phƣơng nói riêng. Từ đây, hệ thống tổ chức
văn thƣ, lƣu trữ đã đƣợc hình thành trên phạm vi cả nƣớc từ cơ quan trung
ƣơng đến các địa phƣơng, tạo tiền cho công tác văn thƣ, lƣu trữ có bƣớc phát
triển mới.
Vì vậy, trong đề tài này, chúng tôi tập trung nghiên cứu chức năng quản
lý nhà nƣớc về lƣu trữ tại tỉnh Bắc Giang từ năm 1998 cho đến nay.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Quản lý nhà nƣớc nói chung, quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ nói riêng là
một lĩnh vực luôn đƣợc sự quan tâm, nghiên cứu của các nhà khoa học, các
nhà quản lý. Mục đích của hoạt động này là tổng kết, đánh giá và đƣa ra
những giải pháp nhằm phục vụ tốt hơn vai trò, chức năng quản lý, thúc đẩy và
nâng cao hiệu quả, hiệu suất công tác của các cơ quan, tổ chức. Chính vì vậy,
nghiên cứu về quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ đã có rất nhiều công
trình nghiên cứu.

7


Đầu tiên chúng ta có thể kể đến các cuốn giáo trình: Thứ nhất cuốn: Lý

luận và thực tiễn công tác lưu trữ của các tác giả Đào Xuân Chúc - Nguyễn
Văn Hàm - Vƣơng Đình Quyền và Nguyễn Văn Thâm biên soạn (NXB Đại
học và Giáo dục chuyên nghiệp, 1990), cuốn sách đã dành một chƣơng viết về
công tác quản lý của các cơ quan lƣu trữ. Thứ hai, cuốn Lý luận và phương
pháp công tác văn thư do tác giả Vƣơng Đình Quyền biên soạn (NXB Đại
học Quốc gia Hà Nội, 2006), trong cuốn sách này, tác giả dành một phần viết
về tổ chức quản lý công tác văn thƣ. Cuốn giáo trình thứ ba là "Văn bản và lưu
trữ học đại cương" của Vương Đình Quyền - Nguyễn Văn Hàm (NXB Giáo dục,
Hà Nội, 1996, tái bản 1997). Các cuốn giáo trình này có viết về tổ chức quản lý
công tác văn thƣ, lƣu trữ, song ở đó, các tác giả cho ngƣời đọc những kiến thức
lý luận chung.
Bên cạnh đó, vấn đề tổ chức quản lý nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ còn
đƣợc thể hiện trên những bài viết đăng trên các tạp chí chuyên ngành nhƣ Tạp
chí Văn thƣ Lƣu trữ, Tạp chí Dấu ấn thời gian, Tạp chí Xƣa và Nay... Đó là,
Lại bàn về Quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương của tác
giả Trần Việt Hà (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 5/2006), tác giả nêu
lên quan điểm nên giao chức năng quản lý nhà nƣớc ở địa phƣơng cho Sở Nội
vụ trên cơ sở phân tích các quy định của nhà nƣớc liên quan đến giao chức
năng quản lý nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ ở địa phƣơng. Bài viết Một số ý kiến về
Quản lý nhà nước trong công tác văn thư, lưu trữ ở địa phương của tác giả
Ngân Hà (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ Việt Nam, số 2/2007), bài viết này trên cơ
sở phân tích văn bản của nhà nƣớc quy định chức năng, nhiệm vụ của văn
phòng UBND tỉnh tác giả nêu quan điểm nên giao cho văn phòng UBND tỉnh
quản lý nhà nƣớc về văn thƣ lƣu trữ là phù hợp. Tiếp theo, bài viết Thống
nhất quản lý nhà nước công tác văn thư, lưu trữ nhìn từ góc độ các quy định
pháp lý và thực tiễn của tác giả Trần Quốc Thắng (Tạp chí Văn thƣ Lƣu trữ

8

Việt Nam, số 9/2007), trong bài viết này, tác giả khái quát hệ thống văn bản
quy định chức năng quản lý nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ của các cơ quan từ trung
ƣơng đến địa phƣơng, khó khăn trong quá trình thực hiện chức năng quản lý
nhà nƣớc của các cơ quan này, từ đó đề xuất một số giải pháp nhằm thống
nhất quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ.
Nhƣ vậy, chúng ta có thể thấy rằng, các bài viết trên chủ yếu đề cập
đến hoàn thiện cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ ở
địa phƣơng chứ chƣa đề cập đến thực trạng công tác quản lý nhà nƣớc về
lƣu trữ ở địa phƣơng.
Ngoài ra, có thể kể đến một số khóa luận tốt nghiệp có nội dung liên
quan đến quản lý nhà nƣớc công tác văn thƣ, lƣu trữ. Đó là, Thực trạng việc
thực hiện chức năng quản lý nhà nước của Phòng Lưu trữ các cơ quan trung
ương của tác giả Trần Thị Hải Vân, ở đề tài này tác giả đề cập đến thực trạng
quản lý nhà nƣớc văn thƣ lƣu trữ của Phòng Lƣu trữ các Bộ. Khóa luận của
tác giả Lý Văn Vũ Hoàn thiện một bước trong xây dựng quy chế công tác văn
thư, lưu trữ của văn phòng UBND cấp tỉnh, trong đó tập trung tới quy trình
xây dựng công tác văn thƣ lƣu trữ của văn phòng UBND tỉnh trong việc thực
hiện chức năng quản lý nhà nƣớc văn thƣ, lƣu trữ cấp tỉnh...
Qua khảo sát, chúng tôi nhận thấy chƣa có công trình nào tập trung nghiên
cứu một cách toàn diện về thực trạng tổ chức quản lý công tác lƣu trữ cấp tỉnh.
Vì vậy, nghiên cứu toàn diện thực trạng tổ chức quản lý nhà nƣớc công tác
lƣu trữ cấp tỉnh thì đây là vấn đề mới và có ý nghĩa thiết thực trong giai đoạn
hiện nay, khi mà Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ mới đƣợc thành lập và tiếp nhận
chức năng quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ từ Trung tâm Lƣu trữ thuộc Văn
phòng UBND tỉnh. Hơn nữa, việc đi sâu nghiên cứu tại một tỉnh cụ thể (tỉnh
Bắc Giang) là một việc làm hết sức cần thiết trong bối cảnh hiện nay tại tỉnh...
Do đó, nghiên cứu tổ chức, quản lý công tác lƣu trữ tại tỉnh Bắc Giang có vị

9

trí đặc biệt trong việc tổ chức, quản lý hiệu quả công tác lƣu trữ tỉnh, góp
phần thực hiện thắng lợi công cuộc cải cách hành chính, đƣa tài liệu lƣu trữ
tham gia ngày càng nhiều vào các hoạt động của các cơ quan, tổ chức, mang
lại hiệu quả to lớn vào sự phát triển chung, bền vững của tỉnh.
6. Phƣơng pháp nghiên cứu
Để tiến hành nghiên cứu đề tài này, chúng tôi đã vận dụng phƣơng
pháp luận của chủ nghĩa Mác - Lê nin, các phƣơng pháp của chủ nghĩa duy
vật biện chứng và chủ nghĩa duy vật lịch sử. Những phƣơng pháp này xuyên
suốt trong quá trình nghiên cứu đề tài.
Bên cạnh đó chúng tôi còn sử dụng một số phƣơng pháp nghiên cứu
khác nhƣ:
- Phƣơng pháp khảo sát thực tế: khi thực hiện đề tài này, chúng tôi đã
tiến hành thâm nhập thực tế để tìm hiểu công tác quản lý nhà nƣớc của Chi
cục về công tác lƣu trữ tại các cơ quan, tổ chức; ngoài ra, bản thân tác giả đã
có điều kiện đƣợc hƣớng dẫn thực tập cho sinh viên chuyên ngành văn thƣ
lƣu trữ qua nhiều năm tại văn phòng các sở, ban, ngành, văn phòng UBND
tỉnh và văn phòng UBND các huyện, một số văn phòng các doanh nghiệp trên
địa bàn tỉnh Bắc Giang; tập huấn nghiệp vụ công tác văn thƣ lƣu trữ tại các
huyện, thành phố thuộc tỉnh Bắc Giang. Chính thực tế phong phú đó đã cung
cấp cho tác giả những tƣ liệu quan trọng để đánh giá thực trạng công tác quản
lý nhà nƣớc công tác lƣu trữ tại địa phƣơng.
- Phƣơng pháp so sánh: trên cơ sở khảo sát thực tế và nghiên cứu hồ sơ
về công tác quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ (báo cáo tình hình thực hiện công tác
lƣu trữ trên địa bàn tỉnh qua các năm) đã giúp chúng tôi so sánh, đối chiếu để
thấy đƣợc những điểm tƣơng đồng cũng nhƣ là những điểm khác nhau trong
cách quản lý, chỉ đạo của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang đối với
công tác này tại địa phƣơng ở từng giai đoạn và giữa các giai đoạn với nhau.

10

- Phƣơng pháp phân tích chức năng: vận dụng phƣơng pháp này, chúng
tôi đã đi sâu tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn của Chi cục Văn thƣ Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang để từ đó xác định vai trò, tầm quan trọng của công tác
quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ tại địa phƣơng trong việc thực hiện chức năng
giúp Sở Nội vụ và UBND tỉnh quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ, lƣu trữ
trên phạm vi toàn tỉnh.
Bằng các phƣơng pháp trên đã giúp chúng tôi thu thập đƣợc những
thông tin cần thiết để hoàn thành đề tài.
7. Tài liệu tham khảo
Để thực hiện đề tài này, chúng tôi đã tham khảo một số nguồn tƣ liệu
sau đây:
- Các văn bản của Nhà nƣớc quy định về công tác văn thƣ, lƣu trữ;
- Các Quyết định của UBND tỉnh Bắc Giang, Sở Nội vụ quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ
tỉnh, Trung tâm Lƣu trữ;
- Báo cáo tổng kết của Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang, Sở
Nội vụ và trƣớc đây là của Trung tâm Lƣu trữ tỉnh, Văn phòng UBND tỉnh
Bắc Giang về tình hình công tác văn thƣ, lƣu trữ tại địa phƣơng;
- Các luận án, luận văn, đề tài liên quan đến vấn đề quản lý nhà nƣớc về
công tác văn thƣ, lƣu trữ nói riêng và quản lý nhà nƣớc nói chung;
- Các sách, giáo trình, các bài viết trên tạp chí có liên quan đến vấn đề
nghiên cứu.
- Các tài liệu, văn bản cụ thể, mang tính thực tiễn đƣợc dùng làm ví dụ
minh hoạ trong đề tài nghiên cứu.
8. Bố cục của đề tài
Ngoài phần mở đầu và kết luận, luận văn của chúng tôi chia làm 3
chƣơng, sau đây:

11

Chƣơng 1. Cơ sở lý luận, pháp lý và nội dung quản lý nhà nƣớc về
công tác lƣu trữ
Chƣơng 2. Thực trạng quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu trữ tại tỉnh Bắc
Giang
Chƣơng 3. Một số giải pháp đổi mới phƣơng pháp quản lý nhà nƣớc về
công tác lƣu trữ tại tỉnh Bắc Giang
Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã hết sức cố gắng nhƣng do khả
năng có hạn nên chắc chắn không tránh khỏi những sơ suất, thiếu sót, tác giả
luận văn rất mong nhận đƣợc sự góp ý của các thầy, cô và đồng nghiệp.

12


NỘI DUNG
Chƣơng 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN, PHÁP LÝ VÀ NỘI DUNG QUẢN LÝ NHÀ NƢỚC
VỀ CÔNG TÁC LƢU TRỮ

1.1. Cơ sở lý luận quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ
1.1.1. Khái niệm quản lý và quản lý nhà nước

* Khái niệm quản lý
Trong tiếng Anh và tiếng Pháp, từ "management" dùng hiện nay đƣợc
hiểu là quản lý. Một số tác giả cho rằng, từ này có nguồn gốc từ tiếng Latinh
hoặc là từ phát sinh từ tiếng Ý.
Trong một số từ điển tiếng Pháp, có giải thích về quản lý nhƣ sau:
"Quản lý là tổ chức và lãnh đạo các nguồn lực nhằm đạt đƣợc kết quả
mong muốn" [56, tr.75]. Định nghĩa này ngắn gọn, nhƣng nó đã đề cập đến
và nhấn mạnh vào mục tiêu của hoạt động quản lý là kết quả mà hoạt động

quản lý cần đạt tới. Đối tƣợng ở đây cụ thể là các nguồn lực (có trong một tổ
chức, một cơ quan, một doanh nghiệp hay một quốc gia).
"Quản lý là hoạt động của việc lập kế hoạch, tổ chức, lãnh đạo và kiểm
tra các hoạt động của các thành viên của một tổ chức để thực hiện các mục
tiêu của tổ chức đó" [36, tr. 16 - 17].
Hiện nay, ở Việt Nam có rất nhiều cách giải thích thuật ngữ quản lý.
Thuật ngữ quản lý có thể đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa khác nhau, tùy thuộc
vào góc độ nghiên cứu của các ngành khoa học khác nhau: Kinh tế học, hành
chính học, luật học, điều khiển học và nhiều ngành khoa học khác nhƣ xã hội
học... Các ngành khoa học đó đều sử dụng thuật ngữ quản lý với nội dung phù
hợp với đối tƣợng nghiên cứu của mình. Có thể kể đến một số giải thích sau:
- "Quản lý là điều khiển, chỉ đạo một hệ thống hay một quá trình, căn
cứ vào quy luật, định luật hay nguyên tắc tƣơng ứng để cho hệ thống hay quá
trình ấy vận động theo ý muốn của ngƣời quản lý và nhằm đạt đƣợc những

13


mục đích đã định trƣớc" [57, tr. 258]. Theo khái niệm này, quản lý đƣợc hiểu
theo góc độ hành động, góc độ quy trình công nghệ của tác động (quản lý là
điều khiển).
- "Quản lý là sự tác động có ý thức để chỉ huy, điều hành, hƣớng dẫn,
các quá trình xã hội và hành vi hoạt động của con ngƣời để hƣớng tới mục
đích, đúng ý chí và phù hợp với quy luật khách quan" [17, tr. 61].
- Quản lý còn là "sự tác động có tổ chức, có mục đích của chủ thể quản
lý lên đối tƣợng quản lý nhằm đạt đƣợc mục tiêu đã đặt ra từ trƣớc" [30, tr. 5].
Nhƣ vậy, quản lý đƣợc hiểu là con ngƣời với các hành vi của họ. Quản
lý xuất hiện ở bất cứ nơi nào, lúc nào nếu ở nơi đó, lúc đó có hoạt động chung
của con ngƣời. Quản lý đƣợc thực hiện bằng tổ chức và quyền uy. Có tổ chức
thì mới phân định rõ ràng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và mối quan hệ

của những ngƣời tham gia hoạt động chung. Có quyền uy thì mới đảm bảo sự
phục tùng của cá nhân đối với tổ chức.
Mục đích của quản lý là điều khiển, chỉ đạo chung con ngƣời, phối hợp
các hoạt động riêng lẻ của từng cá nhân tạo thành một hoạt động chung thống
nhất của cả tập thể và hƣớng hoạt động chung đó theo những mục tiêu đã định
trƣớc. Chúng ta thấy thuật ngữ quản lý có thể đƣợc hiểu theo nhiều nghĩa
khác nhau, tùy thuộc vào góc độ nghiên cứu của những ngành khoa học khác
nhau. Tuy nhiên, xét riêng trong lĩnh vực hành chính, ngƣời ta thống nhất
hiểu quản lý nhƣ sau:
"Quản lý là thuật ngữ chỉ hoạt động có ý thức của con người nhằm sắp
xếp tổ chức, chỉ huy, điều hành, hướng dẫn, kiểm tra... các quá trình xã hội và
hoạt động của con người để hướng chúng phát triển phù hợp với quy luật xã
hội, đạt được mục tiêu xác định theo ý chí của nhà quản lý với chi phí thấp
nhất". [55, tr. 136]
* Khái niệm quản lý nhà nước:

14


Thuật ngữ "Quản lý nhà nƣớc" đƣợc sử dụng khá phổ biến ở Việt Nam
với nhiều cách tiếp cận khác nhau:
- "Quản lý nhà nƣớc là hoạt động của toàn bộ bộ máy nhà nƣớc từ cơ
quan quyền lực nhà nƣớc: Quốc hội và Hội đồng nhân dân các cấp; các cơ
quan hành chính nhà nƣớc: Chính phủ, các bộ, Ủy ban hành chính các cấp; cơ
quan kiểm sát (nghĩa rộng).
- Quản lý nhà nƣớc là hoạt động của riêng hệ thống cơ quan hành chính
nhà nƣớc (Quản lý hành chính nhà nƣớc): Chính phủ, các bộ, cơ quan ngang
bộ, cơ quan thuộc Chính phủ, UBND các cấp, các sở, phòng, ban chuyên môn
của UBND (nghĩa hẹp)" [41].
Một số nhà nghiên cứu hành chính, luật pháp cho rằng:

- "Quản lý nhà nƣớc là hoạt động của nhà nƣớc trên các lĩnh vực lập pháp,
hành pháp và tƣ pháp nhằm thực hiện chức năng đối nội và đối ngoại của nhà
nƣớc" [57, tr. 258].
- "Quản lý nhà nƣớc (Quản lý hành chính nhà nƣớc) là hoạt động hành
chính của cơ quan thực thi quyền lực nhà nƣớc (quyền hành pháp) để điều
hành các lĩnh vực của đời sống xã hội theo luật pháp" [16, tr. 15].
- "Quản lý nhà nƣớc là sự chỉ huy, điều hành để thực thi quyền lực nhà
nƣớc; là tổng thể về thể chế, pháp luật, quy tắc về tổ chức và cán bộ của bộ
máy nhà nƣớc có trách nhiệm quản lý công việc hàng ngày của nhà nƣớc do
tất cả các cơ quan nhà nƣớc (lập pháp, hành pháp, tƣ pháp) có tƣ cách pháp
nhân công pháp (công quyền) tiến hành bằng các văn bản quy phạm pháp luật
để thực hiện các chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn mà nhà nƣớc đã giao cho
trong việc tổ chức và điều chỉnh các quan hệ xã hội và hành vi của công dân"
(nghĩa rộng) [18, tr. 62].
Nhƣ vậy, có thể hiểu quản lý nhà nƣớc theo nghĩa bao quát là nói đến
chức năng tổng thể của bộ máy nhà nƣớc với tƣ cách là một tổ chức quyền lực

15


và mang tính pháp quyền, là tổ chức công quyền quản lý toàn xã hội bằng các
hoạt động lập pháp, hành pháp, tƣ pháp.
Theo nghĩa hẹp thì quản lý nhà nƣớc (quản lý hành chính nhà nƣớc)
không bao gồm hoạt động lập pháp và tƣ pháp của nhà nƣớc, mà đó là hoạt động
điều hành công việc hàng ngày của hệ thống bộ máy hành chính nhà nƣớc.
Mặc dù có nhiều giải thích khác nhau về quản lý nhà nƣớc, nhƣng thực
chất về nội dung chúng đều có những điểm giống nhau, có những đặc điểm cơ
bản phản ánh bản chất của quản lý nhà nƣớc nhƣ:
+ Chủ thể của quản lý nhà nƣớc là các cơ quan nhà nƣớc, bao gồm cơ
quan lập pháp, cơ quan hành pháp, cơ quan tƣ pháp;

+ Khách thể của quản lý nhà nƣớc là các quá trình xã hội (trật tự quản lý
nhà nƣớc, trật tự xã hội... do pháp luật quy định) và hoạt động của con ngƣời;
+ Quản lý nhà nƣớc là hoạt động chấp hành và điều hành.
+ Quản lý nhà nƣớc là hoạt động mang tính tổ chức trực tiếp của nhà
nƣớc trên mọi lĩnh vực, mọi ngành và mọi mặt đời sống xã hội;
+ Quản lý nhà nƣớc là hoạt động mang tính chủ động sáng tạo. Đƣợc
thể hiện ở hoạt động xây dựng, ban hành các văn bản quy phạm pháp luật
điều chỉnh hoạt động quản lý;
+ Quản lý nhà nƣớc là hoạt động đƣợc bảo đảm về phƣơng diện tổ chức
bộ máy, trƣớc hết là bộ máy các cơ quan hành chính. Đây là hệ thống gồm
nhiều cơ quan và rất đông về biên chế, phức tạp về cơ cấu tổ chức và rất đa
dạng về chức năng, nhiệm vụ cũng nhƣ hình thức và phƣơng thức hoạt động;
+ Quản lý nhà nƣớc ở bất kỳ quốc gia nào cũng mang tính chính trị.
Bởi vì nhà nƣớc là tổ chức chính trị thể hiện ý chí của giai cấp thống trị và ý
chí đó đƣợc các cơ quan nhà nƣớc đƣa vào cuộc sống;
+ Quản lý nhà nƣớc có tính dân chủ. Có ba hình thức thực hiện quyền
lực trong quản lý nhà nƣớc, đó là hình thức dân chủ tập trung trực tiếp, dân
chủ đại diện, hình thức chuyên nghiệp thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc;

16


+ Quản lý nhà nƣớc phải đảm bảo tính khoa học. Việc quản lý phải dựa
vào một số cơ sở lý luận nhất định để quản lý, nắm bắt đƣợc các quy luật phát
triển của xã hội và sự tác động của quy luật đó vào quản lý;
+ Quản lý nhà nƣớc là hoạt động có cơ sở vật chất to lớn. Đó là hệ
thống đối tƣợng quản lý đông đảo, đa dạng, có nguồn lực vật chất - kỹ thuật
và phƣơng diện tài chính dồi dào và nhiều tài sản khác.
Từ việc tìm hiểu, nghiên cứu các khái niệm quản lý nhà nƣớc của các
học giả, các nhà nghiên cứu, có thể tổng hợp khái niệm chung nhất về quản lý

nhà nƣớc nhƣ sau: "Quản lý nhà nước là thuật ngữ chỉ hoạt động thực hiện
quyền lực nhà nước của các cơ quan trong bộ máy nhà nước nhằm thực hiện
các chức năng đối nội và đối ngoại của nhà nước trên cơ sở các quy luật phát
triển xã hội, nhằm mục đích ổn định và phát triển đất nước" [57].
Quản lý nhà nƣớc khác với quản lý của các chủ thể khác nhƣ công
đoàn, phụ nữ, thanh niên... ở chỗ các chủ thể này không dùng quyền lực
luật pháp nhà nƣớc để điều chỉnh các quan hệ quản lý, mà chỉ dùng các
phƣơng pháp giáo dục, vận động quần chúng, xử lý vi phạm bằng phê bình,
cảnh cáo, khai trừ ra khỏi tổ chức.
Các cơ quan quản lý hành chính nhà nƣớc gồm có cơ quan thẩm quyền
chung và cơ quan thẩm quyền riêng. Trong đó, Sở là cơ quan có thẩm quyền
riêng thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc đối với ngành hoặc lĩnh vực công
tác trong phạm vi tỉnh. Theo đó, Sở Nội vụ cũng là cơ quan thuộc UBND thực
hiện chức năng quản lý nhà nƣớc, trong đó có lĩnh vực văn thƣ, lƣu trữ (trƣớc
đó là Văn phòng UBND tỉnh).
1.1.2. Khái niệm và nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ
* Khái niệm: Theo cách hiểu nhƣ trên về quản lý nhà nƣớc, theo chúng
tôi quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ là thuật ngữ chỉ hoạt động thực hiện quyền lực
nhà nƣớc của UBND tỉnh, Sở Nội vụ trên cơ sở các quy định của pháp luật
nhằm mục đích phát triển công tác lƣu trữ ở địa phƣơng.

17


Việc thực hiện quyền lực này đƣợc thông qua các hoạt động nhƣ theo
dõi, điều hành, kiểm tra các hoạt động lƣu trữ của địa phƣơng. Với khái niệm
quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ, chúng ta có thể xem thêm [27, tr 310].
Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang là tổ chức có chức năng giúp Sở
Nội vụ tham mƣu cho UBND tỉnh Bắc Giang quản lý nhà nƣớc về công tác lƣu
trữ ở địa phƣơng. Vì vậy, để thực hiện chức năng trên, Chi cục xây dựng hệ thống

văn bản, tổ chức thực hiện văn bản, nghiên cứu khoa học và ứng dụng khoa học
về lƣu trữ, thực hiện kiểm tra, sơ kết tổng kết công tác lƣu trữ trên cơ sở quy định
của pháp luật nhằm phát triển công tác lƣu trữ ở địa phƣơng.
* Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ:
Để thực hiện quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ, các cơ quan nhà nƣớc có
thẩm quyền cần phải thực hiện các công việc liên quan đến công tác lƣu trữ
hay nói cách khác đây cũng chính là nội dung của công tác lƣu trữ, bao gồm:
Xây dựng và chỉ đạo thực hiện quy hoạch, kế hoạch phát triển lƣu trữ; Xây
dựng, ban hành và tổ chức thực hiện các văn bản quy phạm pháp luật về lƣu
trữ; Quản lý thống nhất tài liệu lƣu trữ quốc gia; Thống kê nhà nƣớc về lƣu trữ;
Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lƣu trữ; Tổ chức, chỉ đạo việc
nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành tựu khoa học và công nghệ trong
hoạt động lƣu trữ; Đào tạo, bồi dƣỡng cán bộ, công chức lƣu trữ; Quản lý công
tác thi đua, khen thƣởng trong hoạt động lƣu trữ; Thanh tra, kiểm tra, giải quyết
khiếu nại, tố cáo và xử lý vi phạm pháp luật về lƣu trữ; Hợp tác về lƣu trữ [38].
Vấn đề này cũng đƣợc các nhà nghiên cứu khái quát bằng các nội dung cụ thể:
"1. Xây dựng, chỉ đạo và tổ chức thực hiện quy hoạch, kế hoạch, đề án,
dự án và chính sách phát triển lƣu trữ;
2. Xây dựng, ban hành, phổ biến, hƣớng dẫn và tổ chức thực hiện các
văn bản quy phạm pháp luật, chế độ nghiệp vụ, tiêu chuẩn, quy trình, quy
phạm và các định mức kinh tế kỹ thuật về lƣu trữ;

18


3. Quản lý thống nhất chuyên môn, nghiệp vụ về lƣu trữ;
4. Quản lý thống nhất tài liệu phông lƣu trữ quốc gia Việt Nam;
5. Thống kê nhà nƣớc về lƣu trữ;
6. Huy động, quản lý, sử dụng các nguồn lực để bảo vệ và phát huy giá
trị tài liệu lƣu trữ;

7. Chỉ đạo và tổ chức nghiên cứu khoa học ứng dụng và chuyển giao
công nghệ về lƣu trữ;
8. Đào tạo, bồi dƣỡng chuyên môn, nghiệp vụ về lƣu trữ; quản lý công
tác thi đua, khen thƣởng trong hoạt động lƣu trữ;
9. Thanh tra, kiểm tra và giải quyết khiếu nại, tố cáo, xử lý vi phạm
pháp luật về lƣu trữ;
10. Hợp tác về lƣu trữ." [27, tr 310 - 311].
Ở nƣớc ta cơ quan quản lý đầu ngành công tác lƣu trữ là Bộ Nội vụ,
Cục Văn thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc là cơ quan thuộc Bộ Nội vụ, có chức năng
giúp Bộ trƣởng thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc về văn thƣ, lƣu trữ. Ở
địa phƣơng, Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ là tổ chức trực thuộc Sở Nội vụ, có
chức năng giúp Giám đốc sở tham mƣu cho UBND tỉnh quản lý nhà nƣớc về
công tác văn thƣ, lƣu trữ của tỉnh và trực tiếp quản lý tài liệu lƣu trữ lịch sử
của tỉnh theo quy định của pháp luật.
* Nội dung quản lý nhà nước về lưu trữ của Chi cục Văn thư - Lưu trữ
tỉnh Bắc Giang:
Theo Quyết định số 79/QĐ-UBND ngày 30/7/2010 của UBND tỉnh
Bắc Giang về thành lập Chi cục Văn thƣ - Lƣu trữ trực thuộc Sở Nội vụ, Chi
cục Văn thƣ - Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang có hai chức năng: một là, giúp Giám
đốc Sở Nội vụ tham mƣu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nƣớc về văn
thƣ, lƣu trữ của tỉnh; hai là, trực tiếp quản lý tài liệu lƣu trữ lịch sử của tỉnh
theo quy định của pháp luật. Trong đó chức năng giúp Giám đốc Sở Nội vụ

19


tham mƣu cho Ủy ban nhân dân tỉnh quản lý nhà nƣớc về công tác văn thƣ,
lƣu trữ là chức năng quan trọng của Chi cục. Nội dung quản lý nhà nƣớc về
công tác lƣu trữ bao gồm:
- Trình cấp có thẩm quyền ban hành quy hoạch, kế hoạch dài hạn, hàng năm,

các chƣơng trình, đề án, dự án và tổ chức thực hiện chế độ, quy định về lƣu trữ;
- Hƣớng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các chế độ, quy định về lƣu trữ;
- Thẩm định, trình cấp có thẩm quyền phê duyệt “Danh mục nguồn và
thành phần tài liệu thuộc diện nộp vào Lƣu trữ lịch sử của tỉnh", “Danh mục tài
liệu hết giá trị” của Lƣu trữ lịch sử của tỉnh, “Danh mục tài liệu hết giá trị” bảo
quản tại cơ quan, tổ chức thuộc nguồn nộp lƣu vào Lƣu trữ lịch sử của tỉnh;
- Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ vào công tác lƣu trữ; tổ
chức tập huấn, bồi dƣỡng nghiệp vụ lƣu trữ;
- Phối hợp với Thanh tra Sở Nội vụ giải quyết khiếu nại, tố cáo và xử lý
vi phạm pháp luật về lƣu trữ; thực hiện báo cáo, thống kê về lƣu trữ;
- Sơ kết, tổng kết công tác lƣu trữ; thực hiện công tác thi đua, khen
thƣởng về lƣu trữ.
1.2. Cơ sở pháp lý trong quản lý nhà nƣớc về lƣu trữ cấp tỉnh
1.2.1. Sự thay đổi chức năng quản lý nhà nước về lưu trữ cấp tỉnh
Tỉnh Hà Bắc đƣợc thành lập ngày 27 tháng 10 năm 1962 sau sự hợp
nhất hai tỉnh Bắc Ninh và Bắc Giang. Nói đến lƣu trữ Hà Bắc, chúng ta có thể
kể đến sự kiện thành lập Kho lƣu trữ tỉnh trực thuộc Ủy ban hành chính
theo Quyết định số 603/TCDC ngày 06 tháng 9 năm 1965 của Ủy ban hành
chính tỉnh Hà Bắc. Theo Quyết định này các mặt công tác chủ đạo của Kho
lƣu trữ tỉnh bao gồm: Thu thập và chỉnh lý tài liệu; triển khai hƣớng dẫn
nghiệp vụ cho các cơ quan, đơn vị cấp tỉnh và các huyện; thƣờng xuyên mở
lớp đào tạo nghiệp vụ cho cán bộ.
Theo Nghị quyết của Quốc hội nƣớc Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt
Nam tại kỳ họp thứ 10, Quốc hội khóa IX thì tỉnh Hà Bắc đƣợc chia tách

20


thành hai tỉnh Bắc Giang và Bắc Ninh. Ngày 07 tháng 01 năm 1997 UBND
tỉnh Bắc Giang ra Quyết định số 01/UB về việc thành lập Sở, cơ quan ngang

Sở, cơ quan trực thuộc UBND tỉnh. Kho Lƣu trữ tỉnh Bắc Giang đƣợc thành
lập thuộc Văn phòng UBND tỉnh, đây là bộ phận thuộc Phòng Tổ chức Hành chính có chức năng, nhiệm vụ theo sự phân công, chỉ đạo, lãnh đạo trực
tiếp của Văn phòng UBND tỉnh nhằm đảm bảo, giữ gìn số lƣợng tài liệu đang
đƣợc bảo quản trong Kho cũng nhƣ tiến hành chỉnh lý thu nộp tài liệu của các
đơn vị đóng trên địa bàn tỉnh Bắc Giang.
Ngày 24 tháng 01 năm 1998 Ban Tổ chức Cán bộ Chính phủ đã ban
hành Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP hƣớng dẫn tổ chức lƣu trữ ở các cơ quan
nhà nƣớc các cấp, theo đó ở các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ƣơng (sau đây
gọi chung là tỉnh) thành lập Trung tâm Lƣu trữ vừa thực hiện chức năng quản lý
công tác văn thƣ lƣu trữ, vừa quản lý tài liệu lƣu trữ của tỉnh. Trung tâm Lƣu trữ
tỉnh Bắc Giang cũng đƣợc thành lập trên tinh thần của Thông tƣ 40.
Đến ngày 01 tháng 02 năm 2005 Bộ Nội vụ ban hành Thông tƣ
21/2005/TT-BNV hƣớng dẫn chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức của Văn thƣ, Lƣu trữ Bộ, cơ quan ngan Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ và
Ủy ban nhân dân thay thế Thông tƣ số 40/1998/TT-TCCP của Ban Tổ chức
Cán bộ Chính phủ. Theo quy định của Thông tƣ 21, tại Văn phòng UBND
tỉnh thành lập Phòng Văn thƣ - Lƣu trữ có chức năng quản lý công tác văn
thƣ, lƣu trữ của tỉnh; Trung tâm Lƣu trữ tỉnh trở thành đơn vị sự nghiệp thực
hiện chức năng của một lƣu trữ lịch sử.
Tuy nhiên ngay sau đó 9 tháng, ngày 08 tháng 11 năm 2005, Chính phủ
ban hành Nghị định số 136/2005/NĐ-CP quy định chức năng, nhiệm vụ,
quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Văn phòng Ủy ban nhân dân tỉnh, thành phố
trực thuộc Trung ƣơng. Về mặt pháp lý, theo quy định của Nghị định này,
Văn phòng UBND tỉnh là bộ máy giúp việc của UBND, không có chức năng

21