Tổ chức hạch toán kế toán tại sở nội vụ tỉnh nam định

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN

TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NAM ĐỊNH
LÊ QUANG MINH

HÀ NỘI - 2019

-1-


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC MỞ HÀ NỘI

LUẬN VĂN THẠC SỸ
TỔ CHỨC HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NAM ĐỊNH
LÊ QUANG MINH
CHUYÊN NGÀNH: KẾ TOÁN
MÃ SỐ: 8340301

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC
TIẾN SĨ: NGUYỄN XUÂN THÀNH

HÀ NỘI - 2019

-2-

LỜI CAM ĐOAN
Tôi cam đoan đây là công trình nghiên cứu của bản thân tôi, các
kết quả nghiên cứu trong luận văn là xác thực và chưa từng được công
bố trong kỳ bất công trình nào khác trước đó.
Tôi xin cam đoan mọi sự giúp đỡ cho việc thực hiện luận văn này
đã được cảm ơn và thông tin trích dẫn trong luận văn đều được chỉ rõ
nguồn gốc.
Tôi xin chịu trách nhiệm về đề tài nghiên cứu của mình.
Tác giả

Lê Quang Minh

-3-


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành bài luận văn này, em xin chân thành cảm ơn sự
hướng dẫn tận tình của Tiến sĩ Nguyễn Xuân Thành trong suốt quá trình
viết và hoàn thành luận văn.
Em xin bày tỏ lòng biết ơn tới các thầy cô giáo và Khoa Sau đại
học, Trường Đại học Mở Hà Nội đã tạo điều kiện và giúp đỡ em hoàn
thành luận văn này.
Hà Nội,ngày

tháng 12 năm 2019
Học viên

Lê Quang Minh

.

-4-


MỤC LỤC
ĐỀ MỤC

TRANG

MỞ ĐẦU

1

1. Tính cấp thiết của đề tài

1

2. Tổng quan các công trình nghiên cứu

4

3. Mục đích nghiên cứu của đề tài

6

4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

6

5. Nhiệm vụ nghiên cứu

6

6. Phương pháp nghiên cứu

6

7. Kết cấu của luận văn

7

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN

8

KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC

1.1.

Cơ quan hành chính nhà nước

8

1.1.1. Khái niệm

8

1.1.2. Phân loại

8

1.2. Kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước

10

1.2.1. Khái niệm

10

1.2.2. Nội dung

10

1.2.3. Phân loại

11

1.2.4. Nguyên tắc hạch toán kế toán trong cơ quan hành chính nhà

11

nước
1.3. Tổ chức công tác kế toán tại cơ quan hành chính nhà nước

13

1.3.1. Khái niệm

13

-5-


1.3.2. Nội dung tổ chức hạch toán kế toán

13

1.3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán

13

1.3.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán

15

1.3.2.3. Tổ chức tài khoản kế toán

17

1.3.2.4. Tổ chức sổ kế toán

19

1.3.2.5. Tổ chức báo cáo kế toán

24

1.3.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán

26

1.3.3. Các mô hình tổ chức kế toán

27

1.3.4. Các tiêu chí đánh giá tổ chức công tác kế toán tại cơ quan hành

30

chính nhà nước
1.4. Các yếu tố ảnh hưởng tổ chức công tác kế toán tại cơ quan

32

hành chính nhà nước
1.4.1. Yếu tố chủ quan

32

1.4.2. Yếu tố khách quan

34

Kết luận chương 1

38

CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH TOÁN KẾ

38

TOÁN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NAM ĐỊNH

2.1. Khái quát về Sở Nội vụ tỉnh Nam Định

38

2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển

38

2.1.2. Tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ

41

2.1.3. Kết quả hoạt động giai đoạn 2016-2019

42

2.2. Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam

44

-6-


Định
2.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán

48

2.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán

50

2.2.3. Tổ chức tài khoản kế toán

55

2.2.4. Tổ chức sổ kế toán

75

2.2.5. Tổ chức báo cáo kế toán

76

2.2.6. Tổ chức kiểm tra kế toán

78

2.3. Đánh giá công tác hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam

81

Định
2.3.1. Kết quả đạt được

81

2.3.2. Hạn chế

83

2.3.3. Nguyên nhân của hạn chế

85

2.3.3.1. Nguyên nhân chủ quan

86

2.3.3.2. Nguyên nhân khách quan

86

Kết luận chương 2

87

CHƯƠNG 3: GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN TỔ CHỨC CÔNG TÁC HẠCH

87

TOÁN KẾ TOÁN TẠI SỞ NỘI VỤ TỈNH NAM ĐỊNH

3.1. Định hướng và mục tiêu tổ chức công tác hạch toán kế toán

87

tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định giai đoạn 2019-2025
3.1.1. Định hướng

87

3.1.2. Mục tiêu

88

3.2. Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán tại

88

Sở Nội vụ tỉnh Nam Định

-7-


3.2.1. Hoàn thiện tổ chức bộ máy kế toán

89

3.2.2. Hoàn thiện chứng từ kế toán

89

3.2.3. Hoàn thiện tài khoản kế toán

91

2.2.4. Hoàn thiện sổ kế toán

93

3.2.5. Hoàn thiện báo cáo kế toán

94

3.2.6. Hoàn thiện kiểm tra kế toán

94

3.3. Kiến nghị

95

3.3.1. Đối với UBND tỉnh Nam Định

95

3.3.2. Đối với Bộ Tài chính

96

3.3.3. Đối với Bộ Nội vụ

97

Kết luận chương 3

97

KẾT LUẬN

97

TÀI LIỆU THAM KHẢO

98

PHỤ LỤC

101

-8-


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
TỪ VIẾT TẮT
BHYT

NỘI DUNG ĐẦY ĐỦ
Bảo hiểm y tế

CĐTK

Cân đối tài khoản

CĐKT

Cân đối kế toán

KBNN

Kho bạc Nhà nước

KPCĐ

Kinh phí công đoàn

NSNN

Ngân sách Nhà nước

SXKD

Sản xuất kinh doanh

TK

Tài khoản

TSCĐ

Tài sản cố định

UBND

Ủy ban nhân dân

XDCB

Xây dựng cơ bản

-9-


MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Kế toán là công cụ quản lý, giám sát chặt chẽ, có hiệu quả mọi hoạt động
kinh tế, tài chính, cung cấp thông tin đầy đủ, trung thực, kịp thời, đáp ứng yêu
cầu tổ chức, quản lý điều hành của cơ quan Nhà nước, doanh nghiệp, tổ chức và
cá nhân. Tuy nhiên, không phải các nhà quản lý điều hành nào cũng thấu hiểu
được tầm quan trọng này, đây là một trong những nguyên nhân dẫn đến hiệu quả
kiểm soát kế hoạch chi tiêu chưa cao, sử dụng các nguồn kinh phí không đúng
nội dung, mục đích, để xảy ra gian lận, sai sót, thất thoát tài sản,…
Với quy mô phát triển của ngành nội vụ ngày càng lớn mạnh, song song
với quy mô phát triển của ngành nội vụ là hoạt động thu - chi tài chính của ngành
cũng mở rộng cùng với nhiều khó khăn khi Chính phủ và Nhà nước sửa đổi, bổ
sung điều luật, nghị định liên quan. Tổ chức hạch toán kế toán của ngành nội vụ
cũng phải có sự phát triển phù hợp theo quy mô của ngành, khối lượng công việc
hoàn thành ngày một tăng lên.
Sở Nội vụ tỉnh Nam Định là một cơ quan hành chính trực thuộc UBND tỉnh
Nam Định. Trong bối cảnh hiện nay khối lượng công việc ngày một nhiều hơn với
các nội dung thu - chi ngày càng đa dạng và phong phú theo tình hình phát triển của
cả nước. Tuy nhiên thời gian qua tổ chức hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam
Định dù được xem trọng nhưng vẫn còn một số hạn chế nhất định. Tuy đã được
thường xuyên sửa đổi và từng bước hoàn thiện, nhưng cũng chỉ có thể quy định được

những vấn đề chung nhất, mang tính nguyên tắc trong tổ chức hạch toán kế toán.
Sở Nội vụ tỉnh Nam Định đang trong quá trình hoàn thiện và có nhiều biến
động, về tổ chức chưa được khoa học và hợp lý, từ đó chưa đảm bảo được yêu
cầu về thông tin quản lý, cơ sở thông tin kế toán để ra quyết định của Lãnh đạo

- 10 -


Sở còn có nhiều bất cập; bên cạnh đó Sở cũng đang từng bước thực hiện Nghị
quyết số 18-NQ/TW ngày 25/10/2017 của Hội nghị lần thứ sáu Ban Chấp hành
Trung ương Đảng khóa XII về một số vấn đề tiếp tục đổi mới, sắp xếp tổ chức bộ
máy của hệ thống chính trị tinh gọn, hoạt động hiệu lực, hiệu quả. Sở Nội vụ tỉnh
Nam Định đang tiến hành xây dựng và hoàn thiện mô hình tổ chức hạch toán kế
toán phù hợp với đặc điểm, quy mô, chức năng nhiệm vụ của ngành. Nhận thức
được tầm quan trọng đó, tôi đã lựa chọn đề tài: “Tổ chức hạch toán kế toán tại
Sở Nội vụ tỉnh Nam Định” làm luận văn thạc sĩ. Với mong muốn đưa ra cái
nhìn tổng quát về những nội dung tổ chức hạch toán kế toán tại Sở, thực trạng đã
áp dụng để từ đó đưa ra một số giải pháp góp phần hoàn thiện tổ chức hạch toán
kế toán tại Sở.
2. Tổng quan các công trình nghiên cứu
Đã có rất nhiều những công trình nghiên cứu viết về công tác kế toán tại
các đơn vị sự nghiệp công lập, cụ thể như:
- Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tài chính tại Bệnh viện Hữu nghị Việt
Nam – CuBa Đồng Hới” luận văn thạc sỹ của tác giả Đoàn Nguyên Hồng (2010).
Đề tài đã nghiên cứu các vấn đề cơ bản về đặc điểm của công tác kế toán tài chính;
nguồn tài chính, phương thức cấp phát kinh phí và nội dung chi; xác lập mô hình
tổ chức công tác kế toán, hệ thống thông tin kế toán trong công tác kế toán tài
chính, thực trạng công tác kế toán tài chính của Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam CuBa Đồng Hới. Luận văn đã chỉ ra được bên cạnh những ưu điểm vẫn còn những
hạn chế trong công tác kế toán tài chính cần phải khắc phục. Những hạn chế bất
cập vừa do nguyên nhân chủ quan của đơn vị về năng lực chuyên môn, chất lượng

đội ngũ kế toán vừa do nguyên nhân khách quan của chế độ kế toán chưa phù hợp,
đồng bộ, đồng thời nghiên cứu cũng đề xuất những giải pháp hoàn thiện công tác
kế toán tài chính của Bệnh viện Hữu nghị Việt Nam - CuBa Đồng Hới.
- 11 -


- Đề tài “Hoàn thiện công tác kế toán tài chính tại Bảo hiểm xã hội thành
phố Đà Nẵng”, luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Đình Hải (2012). Luận văn đã
trình bày cơ sở lý luận về công tác kế toán tài chính của đơn vị sự nghiệp công lập,
phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán ở một đơn vị sự nghiệp điển hình đó
là Bảo hiển xã hội thành phố Đà Nẵng và đưa ra một số giải pháp nhằm hoàn thiện
công tác kế toán tại đơn vị.
- “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại Đơn vị Truyền hình thông tấn”
luận văn thạc sỹ của tác giả Trịnh Thị Hằng (2014). Công trình nghiên cứu đã
trình bày những lý luận cơ bản về tổ chức kế toán của đơn vị sự nghiệp có thu,
thực tế tổ chức công tác kế toán tại Đơn vị Truyền hình thông tấn, đưa ra những
đánh giá xác đáng, chỉ rõ những ưu điểm và hạn chế trong từng khâu và từng vấn
đề của công tác kế toán. Tuy nhiên vấn đề lựa chọn các phương pháp kế toán
trong tổ chức công tác kế toán chưa được tác giả quan tâm trình bày trên cả góc
độ lý luận và thực tiễn.
- Đề tài “Hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị sự nghiệp có thu,
Đơn vị phát triển quỹ đất Hà Nội” luận văn thạc sỹ của tác giả Trần Thị Quốc
Hiền (2014). Luận văn đã trình bày các lý luận cơ bản về tổ chức kế toán đơn vị
sự nghiệp công lập, đánh giá, phân tích thực trạng tổ chức công tác kế toán ở
Đơn vị phát triển quỹ đất Hà Nội theo từng lĩnh vực hoạt động, từ đó đưa ra các
định hướng và giải pháp nhằm hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại đơn vị.
Các công trình nghiên cứu về tổ chức công tác kế toán thuộc các lĩnh vực
khác nhau với những đóng góp to lớn và có ý nghĩa tham khảo quan trọng đối
với luận văn, tuy nhiên điểm chung của các nghiên cứu này là mô tả thực trạng
tổ chức kế toán và đưa ra các giải pháp về phương diện tổ chức kế toán nhằm

tuân thủ chế độ hạch toán kế toán do Bộ Tài chính ban hành chứ chưa có nghiên
cứu nào nêu ra ảnh hưởng của tổ chức hạch toán kế toán đối với thông tin kế
toán cung cấp phục vụ cho quản lý do vậy vẫn còn khoảng trống chưa được đề
cập đến.

- 12 -


Đối với Sở Nội vụ tỉnh Nam Định về công tác tài chính, kế toán thì trong
giai đoạn 2016-2019 chưa có một nghiên cứu tổng hợp nào ở cấp độ Thạc sĩ
phân tích đầy đủ về thực trạng và đưa ra giải pháp cụ thể về tổ chức công tác
hạch toán kế toán nhằm cung cấp thông tin phục vụ cho quản lý. Vì vậy tác giả
cho rằng đây là một đề tài mới không trùng lặp với các nghiên cứu trước mà tác
giả đã biết.
3. Mục đích nghiên cứu của đề tài
Trên cơ sở hệ thống cơ sở lý luận về tổ chức công tác hạch toán kế toán tại
các đơn vị hành chính nhà nước, luận văn sẽ phân tích thực trạng về công tác hạch
toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định nhằm phát hiện những điểm mạnh, điểm
yếu tại đơn vị. Từ đó, luận văn sẽ đề xuất một số giải pháp hoàn thiện công tác
hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định.
4. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Các vấn đề lý luận về tổ chức công tác hạch toán
kế toán tại các đơn vị hành chính nhà nước và nghiên cứu thực tiễn tại công tác
hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định
- Phạm vi nghiên cứu:
+ Về không gian nghiên cứu: tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định
+ Về thời gian nghiên cứu: Luận văn đánh giá thực trạng công tác hạch toán
kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định trong giai đoạn 2016-2019, giải pháp đề
xuất áp dụng từ năm 2019.
5. Nhiệm vụ nghiên cứu

- Hệ thống hóa các vấn đề lý luận về tổ chức công tác hạch toán kế toán tại
các đơn vị hành chính nhà nước;

- 13 -


- Phân tích, đánh giá thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Sở
Nội vụ tỉnh Nam Định;
- Đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Sở
Nội vụ tỉnh Nam Định.
6. Phương pháp nghiên cứu
Để đạt được mục tiêu nghiên cứu, các phương pháp được sử dụng gồm:
- Phương pháp thống kê, tổng hợp các tài liệu để hệ thống hoá các vấn đề
về lý luận và thực tiễn liên quan đến đối tượng nghiên cứu.
- Phương pháp phân tích để chỉ ra những mặt mạnh, mặt yếu trong tổ chức
hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định.
- Phương pháp so sánh, suy đoán logic, phương pháp chuyên gia, trên cơ
sở sử dụng các công cụ toán, phần mềm công cụ thông tin... để phân tích đánh
giá thực trạng, định hướng tổ chức công tác hạch toán kế toán, qua đó đề xuất
các giải pháp hoàn thiện công tác hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ tỉnh Nam Định
trong thời gian tới.
7. Kết cấu của luận văn
Luận văn ngoài phần mở đầu, kết luận, tài liệu tham khảo, kết cấu của luận
văn gồm có:
Chương 1: Cơ sở lý luận về tổ chức công tác hạch toán kế toán tại các cơ
quan hành chính nhà nước.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Sở Nội vụ
tỉnh Nam Định.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác hạch toán kế toán tại Sở
Nội vụ tỉnh Nam Định.

- 14 -


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC
HẠCH TOÁN KẾ TOÁN TẠI CÁC CƠ QUAN HÀNH
CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1. Cơ quan hành chính nhà nước
1.1.1. Khái niệm
Cơ quan hành chính nhà nước là một tổ chức được thành lập và hoạt động
theo những nguyên tắc và trình tự nhất định, có cơ cấu tổ chức nhất định và được
giao những quyền lực nhà nước nhất định, được quy định trong các văn bản pháp
luật để thực hiện một phần những nhiệm vụ, quyền hạn của nhà nước.
1.1.2. Phân loại
1.1.2.1. Theo căn cứ pháp lý để thành lập
Cơ quan hành chính nhà nước được phân thành hai loại:
- Loại 1: Các cơ quan hiến định. Ðây là các cơ quan hành chính nhà nước
mà việc tổ chức, hoạt động của cơ quan này do hiến pháp quy định và là những
cơ quan hành chính nhà nước quan trọng nhất, có vị trí ổn định, tồn tại lâu dài,
bao gồm các cơ quan: Chính phủ, các Bộ, các cơ quan ngang Bộ, UBND các cấp.
- Loại 2: Các cơ quan luật định. Là cơ quan hành chính nhà nước do luật,
các văn bản dưới luật quy định việc thành lập.Ðây là các cơ quan hành chính nhà
nước có thẩm quyền chuyên môn kể cả ở trung ương và địa phương. Bao gồm
các tổng cục, các cục, sở, phòng, ban... các cơ quan này là cơ quan chuyên môn
của cơ quan nhà nước có thẩm quyền chung.
1.1.2.2. Căn cứ vào phạm vi lãnh thổ hoạt động
Cơ quan hành chính nhà nước ở trung ương: bao gồm Chính phủ, các Bộ,
cơ quan ngang Bộ, cơ quan thuộc Chính phủ.

- 15 -

Các cơ quan này hoạt động trên phạm vi toàn quốc, văn bản pháp luật do
các cơ quan này ban hành có hiệu lực trên phạm vi cả nước và có tính bắt buộc
thi hành đối với mọi cơ quan hành chính nhà nước cấp dưới, với các tổ chức xã
hội và mọi công dân.
Cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương: bao gồm UBND các cấp
(tỉnh, huyện, xã), các sở, phòng, ban. Ðây là các cơ quan hành chính nhà nước
được thành lập và hoạt động trên một phạm vi lãnh thổ nhất định, các văn bản
pháp luật do các cơ quan này ban hành có hiệu lực trong một phạm vi lãnh thổ
nhất định.
1.1.2.3. Căn cứ vào tính chất và phạm vi thẩm quyền
Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn: là các cơ quan
quản lý theo ngành hay theo chức năng, hoạt động trong một ngành hay một lĩnh
vực nhất định và là cơ quan giúp việc cho cơ quan hành chính nhà nước có thẩm
quyền chung.
Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung: là cơ quan hành
chính nhà nước có thẩm quyền giải quyết mọi vấn đề trong các lĩnh vực khác
nhau của đời sống xã hội, đối với các đối tượng khác nhau như cơ quan nhà
nước, tổ chức xã hội, công dân. Các cơ quan loại này gồm có Chính phủ và
UBND các cấp.
Cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chuyên môn tổng hợp: Là
các cơ quan nhà nước có chức năng quản lý chuyên môn tổng hợp. Ví dụ: Bộ Kế
hoạch và đầu tư, Bộ Lao động- thương binh và xã hội, Sở Nội vụ...
1.1.2.4. Căn cứ vào cách thức tổ chức và giải quyết công việc
Các cơ quan tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc tập thể lãnh đạo: Các
cơ quan này thường giải quyết những công việc và quy định những vấn đề quan
- 16 -


trọng có liên quan đến nhiều lĩnh vực nên cần có sự bàn bạc, đóng góp của nhiều

thành viên. Ðây là các cơ quan hành chính nhà nước có thẩm quyền chung bao
gồm Chính phủ và UBND các cấp.
Các cơ quan tổ chức và hoạt động theo nguyên tắc lãnh đạo chế độ thủ
trưởng: Đứng đầu mỗi cơ quan đó là thủ trưởng cơ quan như bộ trưởng, giám đốc
các sở, phòng, ban. Họ là những người thay mặt cơ quan ra những quyết định
nhằm thực hiện những nhiệm vụ, công việc và chịu trách nhiệm trước pháp luật.
Cơ quan nhà nước có

Cơ quan nhà nước có

thẩm quyền chung

thẩm quyền riêng

Cấp Trung ương

Chính phủ

Bộ

Cấp tỉnh

UBND tỉnh

Sở

Cấp huyện

UBND huyện

Phòng

Cấp xã

UBND xã

Ban

Các cấp chính quyền

1.2. Kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước
1.2.1. Khái niệm
Kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước là kế toán chấp hành ngân
sách nhà nước tại những đơn vị hành chính, là công cụ điều hành và quản lý các
hoạt động kinh tế, tài chính của đơn vị hành chính, là công việc tổ chức hệ thống
thông tin bằng số liệu để quản lý và kiểm soát nguồn kinh phí, tình hình sử dụng
và quyết toán kinh phí, tình hình quản lý và sử dụng các loại vật tư, tải sản công,
tình hình chấp hành dự toán thu chi và thực hiện các tiêu chuẩn, định mức của
Nhà nước ở đơn vị. Chính vì vậy kế toán không chỉ quan trọng đối với bản thân
các đơn vị mà còn quan trọng đối với ngân sách nhà nước. Do đó việc sắp xếp,
bố trí, phân công công việc cho những người làm công tác kế toán trong từng
đơn vị sao cho bộ máy kế toán phù hợp với qui mô hoạt động của từng đơn vị và
yêu cầu quản lý của đơn vị là rất quan trọng trong những cơ quan hành chính.
- 17 -


1.2.2. Nội dung công tác kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước
- Kế toán vốn bằng tiền:
Phản ánh những con số hiện có và tình hình biến động của những loại vốn
bằng tiền của đơn vị gồm: Tiền mặt tại quỹ, tiền gửi tại các ngân hàng, kho bạc.

- Kế toán vật tư tài sản:
Phản ánh được số lượng, giá trị hiện có và tình hình biến động vật tư, tình
hình biến động của các công cụ, dụng cụ, các sản phẩm, hàng hóa tại đơn vị.
Phản ánh được số lượng, nguyên giá và giá trị hao mòn của tài sản cố định hiện
có, phản ánh tình hình biến động của tài sản cố định, công tác đầu tư xây dựng
cơ bản và sửa chữa Tài sản tại các đơn vị.
- Kế toán thanh toán:
Phản ánh những khoản nợ cần phải thu và tình hình thanh toán những
khoản nợ cần phải thu theo từng đối tượng thanh toán ở cả trong và ngoài đơn vị.
Phản ánh những khoản nợ cần phải trả, các khoản trích nộp theo lương, nhũng
khoản phải trả cán bộ viên chức và những khoản phải trả, cần phải nộp khác. Các
đơn vị các cá tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh cần phải đăng ký kê khai
nộp thuế theo đúng như luật định.
- Kế toán nguồn kinh phí, vốn quỹ:
Phản ánh việc tiếp nhận, việc quản lý sử dụng những nguồn kinh phí ngân
sách cấp, nguồn kinh phí thu tại những đơn vị, nguồn kinh phí viện trợ, nguồn
kinh phí tài trợ và thanh quyết toán những nguồn kinh phí, phản ánh những con số
hiện có và tình hình biến động của nguồn kinh phí hình thành nên tài sản cố định.
Phản ánh tình hình trích lập và tình hình sử dụng quỹ của đơn vị: quỹ dự phòng ổn
định thu nhập, quỹ khen thưởng, quỹ phát triển hoạt động sự nghiệp, quỹ phúc lợi.

- 18 -


- Kế toán các khoản thu ngân sách:
Phản ánh các khoản thu về phí, lệ phí và những khoản thu sự nghiệp phát
sinh ở chính đơn vị. Phản ánh các khoản thu về hoạt động sản xuất kinh doanh,
dịch vụ, thu thanh lý, nhượng bán tài sản cố định, thu lãi tiền gửi …
- Kế toán các khoản chi ngân sách:
Phản ánh được những khoản chi thường xuyên, chi sản xuất dịch vụ và chi

phí của những hoạt động khác trên cơ sở đó để có thể xác định kết quả của các
hoạt động sản xuất dịch vụ và của các hoạt động khác. Phản ánh những khoản
chi không Thường xuyên như: chi thực hiện những đề tài nghiên cứu khoa học
cấp nhà nước, đề tài Cấp bộ, ngành, chi nhiệm vụ đặt hàng của nhà nước...
- Lập báo cáo tài chính và phân tích quyết toán của đơn vị:
Dựa trên cơ sở tổng số thu và chi của từng hoạt động để có thể xác định các
kết quả chênh lệch thu chi để có những phương án phân phối số chênh lệch đó
theo đúng như qui định của cơ chế tài chính. Lập báo cáo tài chính theo đúng qui
định để gửi lên cơ quan các cấp trên và các cơ quan tài chính.
1.2.3. Phân loại
Công tác kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước được phân thành hai
loại bao gồm: Kế toán cơ quan hành chính nhà nước có hoạt động sự nghiệp và
cơ quan hành chính nhà nước không có hoạt động sự nghiệp. Các cơ quan này
đều thực hiện công tác hạch toán kế toán theo quy định của Luật Kế toán
số 88/2015/QH13 ngày 20/11/2015; Nghị định số 174/2016/NĐ-CP ngày
30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều
của Luật Kế toán; Thông tư số 107/2017/TT-BTC ngày 10/10/2017 của Bộ Tài
chính hướng dẫn chế độ kế toán hành chính, sự nghiệp và các quy định của pháp
luật hiện hành.
- 19 -


1.2.4. Nguyên tắc hạch toán kế toán trong cơ quan hành chính nhà nước
Công tác kế toán trong các cơ quan hành chính nhà nước phải có kế hoạch
tổ chức hệ thống thông tin bằng số liệu để quản lý và để kiểm soát nguồn kinh
phí; Tình hình sử dụng quyết toán kinh phí; Tình hình quản lý và sử dụng các
loại vật tư tài sản công; Tình hình chấp hành dự toán thu, chi và thực hiện các
tiêu chuẩn định mức của Nhà nước ở đơn vị. Đồng thời, kế toán cơ quan hành
chính nhà nước với chức năng thông tin mọi hoạt động kinh tế phát sinh trong
quá trình chấp hành NSNN được Nhà nước sử dụng như một công cụ sắc bén

trong việc quản lý NSNN, góp phần đắc lực vào việc sử dụng vốn một tiết
kiệm và hiệu quả cao.
Để thực sự có hiệu lực trong công tác quản lý kinh tế tài chính, kế toán trong
các cơ quan hành chính nhà nước phải thực hiện những nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Ghi chép và phản ánh một cách chính xác, kịp thời, đầy đủ và có hệ thống
tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình hình thành
kinh phí và sử dụng nguồn kinh phí, tình hình và kết quả hoạt động sản xuất kinh
doanh tại đơn vị.
- Thực hiện kiểm tra, kiểm soát tình hình chấp hành dự toán thu, chi; Tình
hình thực hiện các chỉ tiêu kinh tế tài chính và các tiêu chuẩn, định mức của Nhà
nước; Kiểm tra việc quản lý, sử dụng các loại vật tư tài sản ở đơn vị; Kiểm tra
việc chấp hành kỷ luật thu, nộp ngân sách, chấp hành kỷ luật thanh toán và chế
độ chính sách của Nhà nước.
- Theo dõi và kiểm soát tình hình phân phối kinh phí cho các đơn vị dự toán
cấp dưới, tình hình chấp hành dự toán thu, chi và quyết toán của các đơn vị cấp
dưới.

- 20 -


- Lập và nộp đúng hạn các báo cáo tài chính cho các cơ quan quản lý cấp
trên và cơ quan tài chính theo quy định, cung cấp thông tin và tài liệu cần thiết
phục vụ cho việc xây dựng dự toán, xây dựng các định mức chi tiêu; Phân tích và
đánh giá hiệu quả sử dụng các nguồn kinh phí ở đơn vị.
Để thực hiện tốt nhiệm vụ của mình, kế toán cơ quan hành chính nhà nước
phải đáp ứng được những yêu cầu sau:
- Phản ánh kịp thời, đầy đủ, chính xác và toàn diện mọi khoản vốn, quỹ, kinh
phí, tài sản và mọi hoạt động kinh tế, tài chính phát sinh ở đơn vị.
- Chỉ tiêu kinh tế phản ánh phải thống nhất với dự toán về nội dung và
phương pháp tính toán.

- Số liệu trong báo cáo tài chính phải rõ ràng, dễ hiểu, đảm bảo cho các nhà
quản lý có được những thông tin cần thiết về tình hình tài chính của đơn vị.
- Tổ chức công tác kế toán gọn nhẹ, tiết kiệm và có hiệu quả.
1.3. Tổ chức công tác hạch toán kế toán tại cơ quan hành chính nhà nước
1.3.1. Khái niệm
Tổ chức công tác hạch toán kế toán trong cơ quan hành chính nhà nước là sự
thiết lập mối quan hệ qua lại giữa các yếu tố cấu thành bản chất của hạch toán kế
toán để phát huy tối đa vai trò của kế toán trong công tác quản lý nói chung và
quản lý tài chính nói riêng. Chính vì vậy, tổ chức kế toán khoa học sẽ góp phần
quan trọng vào việc thu thập, xử lý thông tin, giúp lãnh đạo đơn vị đưa ra những
quyết định đúng đắn và kịp thời, có ảnh hưởng đến kết quả sử dụng các nguồn
lực nhằm hoàn thành tốt các chức năng, nhiệm vụ được giao của các cơ quan
hành chính.
1.3.2. Nội dung tổ chức hạch toán kế toán

- 21 -


1.3.2.1. Tổ chức bộ máy kế toán
Bộ máy kế toán là một tập hợp những người làm kế toán với các phương
tiện, thiết bị dùng để ghi chép, tính toán, xử lý thông tin liên quan đến công tác
kế toán từ khâu thu nhận, xử lý đến tổng hợp lên báo cáo cung cấp số liệu, thông
tin về tình hình tài chính của một đơn vị. Tuy nhiên, để tổ chức được bộ máy kế
toán của một đơn vị một cách hợp lý, hiệu quả, cần xem xét cụ thể các yếu tố có
liên quan và có tính quyết định đến mô hình bộ máy cần lựa chọn.
- Mô hình bộ máy kế toán thể hiện mối quan hệ về phân phối công tác kế
toán giữa các cấp quản lý và cho biết khối lượng công tác được phân phối ở mỗi
cấp như thế nào. Theo đó, mô hình tổ chức bộ máy kế toán sẽ bao gồm 2 đặc
điểm sau:
+ Thể hiện mối quan hệ về bố trí nhân sự kế toán giữa các cấp quản lý sao

cho phù hợp với phân phối công tác kế toán.
+ Thể hiện mối quan hệ về phân phối công tác kế toán giữa các cấp quản lý
trong một đơn vị.
- Mỗi nhân viên kế toán đều có chức năng, quyền hạn và nhiệm vụ riêng về
khối lượng công tác kế toán phải đảm nhiệm trong bộ máy kế toán. Kế toán viên
phần hành chuyên thực hiện một công việc nhất định và liên hệ với kế toán tổng
hợp để hoàn thành việc ghi sổ tổng hợp hoặc lập báo cáo định kỳ chung ngoài
báo cáo phần hành. Kế toán tổng hợp có chức năng nhiệm vụ cơ bản là thực hiện
các công tác kế toán cuối kỳ, lập báo cáo tổng hợp theo yêu cầu. Mối quan hệ
giữa các cá nhân trong bộ máy kế toán có thể được thực hiện theo các kiểu sau:
+ Tổ chức bộ máy kế toán kiểu trực tuyến: kế toán trưởng trực tiếp điều
hành các lao động trong bộ máy kế toán thông qua khâu trung gian nhận lệnh.
Theo phương thức này thì mối quan hệ trong bộ máy kế toán đơn giản, thường áp

- 22 -


dụng cho các đơn vị chỉ có một cấp kế toán tập trung và quy mô sản xuất kinh doanh
nhỏ.
+ Tổ chức bộ máy kế toán kiểu trực tuyến tham mưu: Kế toán trưởng trực tiếp
điều hành các lao động trong bộ máy kế toán thông qua khâu trung gian nhận lệnh,
đồng thời có mối liên hệ mang tính chất tham mưu giữa kế toán trưởng và các bộ phận
tham mưu.
+ Tổ chức bộ máy kế toán kiểu chức năng: bộ máy kế toán được chia thành
những bộ phận độc lập đảm nhiệm các phần việc riêng rẽ thường được gọi là phòng
kế toán. Kế toán trưởng chỉ đạo kế toán nghiệp vụ thông qua các trưởng phòng kế
toán, theo phương thức này, mối quan hệ trong bộ máy kế toán phức tạp, thường áp
dụng cho các đơn vị có nhiều cấp kế toán, phân tán hay quy mô sản xuất kinh doanh
lớn.
- Ngoài ra, để tổ chức bộ máy kế toán trong cơ quan hành chính nhà nước

phải quan tâm tới toàn bộ khối lượng công tác kế toán cần phải thực hiện của đơn
vị, cũng như số lượng, chất lượng của các nhân viên trong bộ máy kế toán cùng
những đặc điểm hoạt động riêng biệt của đơn vị như: quy mô, đặc điểm hoạt
động, đặc điểm tổ chức sản xuất kinh doanh, trình độ quản lý của từng đơn vị. Vì
vậy, mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước cũng
có thể được tổ chức theo 3 dạng là: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tập trung,
phân tán và hỗn hợp.
1.3.2.2. Tổ chức chứng từ kế toán
Chứng từ được sử dụng để cung cấp thông tin đầy đủ, có độ chính xác cao về
tình hình tiếp nhận và xử dụng kinh phí, phục vụ kịp thời cho kiểm tra, kiểm soát
việc chấp hành các định mức chi tiêu và làm căn cứ để ghi sổ kế toán.
Chứng từ kế toán là những chứng từ bằng giấy tờ về phiệp vụ kinh tế - tài

- 23 -


chính phát sinh trong việc sử dụng kinh phí và tình hình thu, chi Ngân sách của
các cơ quan hành chính nhà nước đã phát sinh và thực sự đã hoàn thành. Mọi
nghiệp vụ phát sinh trong cơ quan hành chính nhà nước đều phải được phản ánh
vào chứng từ theo đúng mẫu qui định.
Tổ chức chứng từ kế toán là việc vận dụng phương pháp chứng từ trong ghi
chép kế toán để thu nhận, xử lý các thông tin thuộc đối tượng HTKT một cách
khoa học. Cũng giống như tổ chức chứng từ kế toán tại các loại hình đơn vị khác,
tổ chức chứng từ kế toán tại các cơ quan hành chính nhà nước cũng bao gồm các
nội dung sau:
- Trên cơ sở chế độ kế toán quy định, hệ thống biểu mẫu chứng từ kế toán
được áp dụng cho các đơn vị thuộc loại hình này ngoài các biểu mẫu chứng từ
theo 4 chỉ tiêu (chỉ tiêu lao động tiền lương, chỉ tiêu vật tư, chỉ tiêu tiền tệ và chỉ
tiêu TSCĐ) và chứng từ kế toán ban hành theo các văn bản pháp luật khác: giấy
rút dự toán ngân sách kiêm chuyển khoản, chuyển tiền thư - điện cấp séc bảo chi,

giấy đề nghị thanh toán tạm ứng, giấy nộp trả kinh phí bằng tiền mặt …
- Lập chứng từ: mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh tại các cơ quan
hành chính nhà nước đều phải lập chứng từ kế toán và chỉ lập 1 lần cho một
nghiệp vụ. Nội dung chứng từ phải rõ ràng, trung thực phản ánh đúng nội dung
của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh; chữ viết trên chứng từ phải rõ ràng,
không tẩy xóa, không viết tắt. Chứng từ kế toán cũng được lập thành một bản
(liên) hoặc nhiều bản (liên) phụ thuộc vào yêu cầu quản lý của từng loại nghiệp
vụ. Các chứng từ kế toán được lập bằng máy tình phải đảm bảo nội dung quy
định và tính pháp lý của chứng từ. Khi lập chứng từ thu - chi ngân sách tại các
đơn vị này theo quy định của Kho bạc nhà nước có ghi rõ nội dung, khoản mục,
tiểu mục phù hợp với dự toán năm của đơn vị cùng với các chứng từ gốc và các
quyết định kèm theo (nếu có).
- 24 -


- Ký chứng từ: Luật Kế toán qui định: chữ ký trên chứng từ phải được đăng
ký bằng bút mực, không ký bằng mực đỏ, đóng dấu chữ ký khác sẵn và thống
nhất, giống với chữ ký đăng ký trước đó. Mọi chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký
theo chức danh quy định trên chứng từ. Các cơ quan hành chính nhà nước chưa
có chức danh kế toán trưởng thì phải cử người phụ trách kế toán giao dịch với
Kho bạc. Phụ trách kế toán phải thực hiện đúng trách nhiệm và quyền qui định
cho kế toán trưởng.
- Trình tự luân chuyển và kiểm tra chứng từ kế toán: bao gồm các bước luân
chuyển của chứng từ kế toán từu khâu tiếp nhận đến lưu trữ, bảo quản. Bên cạnh
đó, chứng từ kế toán trong các cơ quan hành chính nhà nước cũng phải kiểm tra
các tính: rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, yếu tố trên chứng từ; kiểm tra
tính hợp pháp của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh; kiểm tra tính chính xác của số
liệu, thông tin trên chứng từ kế toán. Khi kiểm tra nếu phát hiện có các hành vi vi
phạm về chính sách, chế đội các qui định về quản lý tài chính…phải từ chối thực
hiện và báo cáo ngay cho thủ trưởng đơn vị bằng văn bản để kịp thời giải quyết.

Như vậy, các khâu trong tổ chức kế toán tại các cơ quan hành chính nhà
nước về cơ bản cũng giống như trong loại hình đơn vị khác. Vì vậy, để đảm bảo
chức năng thông tin và kiểm tra của kế toán, việc tổ chức và vận dụng hệ thống
chứng từ kế toán cần tuân thủ một số nguyên tắc sau:
- Tổ chức chứng từ kế toán phải căn cứ vào chế độ do nhà nước ban hành,
được thống nhất áp dụng về hệ thống biểu mẫu chứng từ bắt buộc để tổ chức vận
dụng chế độ hợp lý, hợp pháp đảm bảo chứng từ là căn cứ pháp lý để ghi sổ kế
toán và cung cấp thông tin cho nhà quản lý;
- Tổ chức chứng từ phải căn cứ vào cơ cấu tài sản, nguồn vốn, đặc điểm tổ
chức và trình độ tổ chức quản lý của đơn vị để xác định số lượng, chủng loại
chứng từ thích hợp.
- 25 -