123 hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường nam đồng – quận đống đa – thành phố hà nội

Học viện Tài chính

1

Luận văn Tốt nghiệp

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi, các số liệu,
kết quả nêu trong luận văn tốt nghiệp là trung thực xuất phát từ tình hình
thực tế của Uỷ Ban Nhân Dân phường Nam Đồng – Quận Đống Đa – Thành
phố Hà Nội.
Sinh viên
Phạm Thị Huệ

SV: Phạm Thị Huệ
CQ52/23.04

Lớp:


Học viện Tài chính

2

Luận văn Tốt nghiệp

MỤC LỤC

SV: Phạm Thị Huệ
CQ52/23.04

Lớp:


Học viện Tài chính

3

Luận văn Tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

SV: Phạm Thị Huệ
CQ52/23.04

BCTC

:

Báo cáo tài chính

BCQT

:

Báo cáo quyết toán

BHTN

:

Bảo hiểm thất nghiệp

HĐND

:

Hội đồng Nhân dân

NSX

:

Ngân sách xã

NSNN

:

Ngân sách Nhà nước

NS

:

Ngân sách

TK

:

Tài khoản

UBND

:

Uỷ ban Nhân dân

XDCB

:

Xây dựng cơ bản

Lớp:


Học viện Tài chính

4

Luận văn Tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC SƠ ĐỒ

SV: Phạm Thị Huệ
CQ52/23.04

Lớp:

Học viện Tài chính

5

Luận văn Tốt nghiệp

DANH MỤC CÁC HÌNH

SV: Phạm Thị Huệ
CQ52/23.04

Lớp:


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp
LỜI MỞ ĐẦU

1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Chăm lo đời sống của toàn dân, phát triển kinh tế xã hội nhằm xây dựng
xã hội dân giàu, nước mạnh, dân chủ, công bằng, văn minh là chủ trương
xuyên suốt trong công tác lãnh đạo của Đảng và Nhà nước ta. Để thực hiện
được điều đó thì các cơ quan hành chính nói chung, Uỷ ban nhân dân nói
riêng đóng góp một phần không nhỏ vào công cuộc ấy.
Với tư cách là cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, Uỷ ban nhân
dân phường Nam Đồng là một mắt xích nhỏ nhưng đóng vai trò vô cùng quan
trọng trong việc chấp hành nghiêm chỉnh quản lí và kiểm tra việc sử dụng

ngân sách Nhà nước theo các tiêu chuẩn định mức, các quy định về kế toán do
nhà nước ban hành.
Hiện nay, để tăng cường quản lý ngân sách và giúp các cơ quan hành
chính hoạt động đạt hiệu quả, các đơn vị có thể sử dụng nhiều công cụ khác
nhau, một trong những công cụ hiệu quả nhất đó là kế toán. Uỷ ban nhân dân
phường Nam Đồng cũng không ngoại lệ. Như chúng ta biết, kế toán giúp thực
hiện quản lý, điều hành, kiểm tra, giám sát các hoạt động trong cơ quan.
Ngoài ra còn tham mưu cố vấn cho lãnh đạo để đưa ra những quyết định kịp
thời, đúng đắn, tránh gây lãng phí, thất thoát ngân sách,... Để phát huy vai trò
quan trọng đó, đơn vị phải biết tổ chức một cách khoa học, hợp lý và không
ngừng hoàn thiện tổ chức công tác kế toán để phù hợp với yêu cầu công tác
quản lý, sự đổi mới của chính sách pháp luật tài chính kế toán và thực trạng
của chính đơn vị mình.
Chính vì vậy, trong thời gian thực tập tại Uỷ ban Nhân Dân phường Nam
Đồng, tôi đã nghiên cứu thực trạng, tìm ra những hạn chế và đề ra giải pháp
sơ bộ hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng nhằm
nâng cao hiệu quả quản lý tài chính của UBND thành phố Hà Nội, đồng thời,
6
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

qua đó tôi có thể củng cố và mở rộng thêm kiến thức mình đã học ở trường và
gắn lý luận với thực tế của đơn vị. Do đó, tôi mạnh dạn chọn đề tài: “Hoàn
thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng – Quận Đống

Đa – Thành phố Hà Nội.” để viết luận văn tốt nghiệp của mình.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích nghiên cứu:
+ Làm rõ cơ sở lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại Phường.
+ Thực tế tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng, quận
Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
+ Từ đó, đề xuất giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán UBND
phường Nam Đồng, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài
Đối tượng nghiên cứu: Lý luận về tổ chức công tác kế toán tại UBND
Phường; thực tế về tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam Đồng,
quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
Phạm vi nghiên cứu:
- Phạm vi về nội dung: Tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam
Đồng, quận Đống Đa, Thành phố Hà Nội.
- Phạm vi về không gian
+ Tên đơn vị: UBND phường Nam Đồng, quận Đống Đa, thành phố Hà
Nội
+ Địa chỉ: Số 98, Ngõ Xã Đàn 2, P. Nam Đồng, Q. Đống Đa, Tp. Hà Nội
+ Điện thoại: (84-24) 35 729 678
- Phạm vi về thời gian: Số liệu được sử dụng phân tích từ năm 20162018
4. Phương pháp nghiên cứu

7
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

Luận văn sử dụng phương pháp khảo sát kết hợp giữa thực tế với lý luận
chung trong lĩnh vực kế toán ngân sách địa phương, khảo sát đơn vị thông qua
bảng câu hỏi đồng thời khảo sát vấn đáp để đưa ra kết luận về tình hình kế
toán, kiểm tra, kiểm soát quy trình thực hiện, chấp hành và quyết toán. Luận
văn còn sử dụng các phương pháp chung như tổng hợp, phân tích, thống kê
mô tả, so sánh số liệu giữa các năm.
5. Kết cấu của luận văn tốt nghiệp
Ngoài phần mở đầu và kết luận, nội dung của luận văn gồm 3 chương:
Chương 1: Lý luận chung về tổ chức công tác kế toán tại xã - phường thị trấn.
Chương 2: Thực trạng tổ chức công tác kế toán tại UBND phường Nam
Đồng.
Chương 3: Giải pháp hoàn thiện tổ chức công tác kế toán tại UBND
phường Nam Đồng.

8
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

CHƯƠNG 1: LÝ LUẬN CHUNG VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN
TẠI XÃ – PHƯỜNG – THỊ TRẤN
1.1. Khái quát chung về xã – phường – thị trấn.

1.1.1. Khái niệm và đặc điểm của xã phường thị trấn

∗ Khái niệm:
Phường là đơn vị hành chính cấp thấp nhất của Việt Nam hiện nay, cùng
cấp với xã và thị trấn.
Cụ thể, phường là đơn vị hành chính nội thị, nội thành của một thị xã
hay một thành phố trực thuộc tỉnh hoặc của một quận ở thành phố trực thuộc
trung ương hay của một Thành phố thuộc thành phố trực thuộc trung ương.
Hiện nay, để dễ quản lý địa bàn và liên kết các hộ gia đình, mỗi phường
cũng tự chia thành các khu, dưới các khu lại có các tổ. Tuy nhiên, các đơn vị
nhỏ này không thuộc vào cấp đơn vị hành chính chính thức nào của Nhà nước
Việt Nam.
Tính đến ngày 12 tháng 4 năm 2018, Việt Nam có 1.594 phường. Trong
đó thành phố Hồ Chí Minh có 259 phường và Hà Nội có 177 phường
∗ Đặc điểm của Phường:
- Thực hiện nhiệm vụ do Nhà nước giao phó.
- Hoạt động bằng nguồn kinh phí do NSNN cấp hoặc cấp trên cấp, hoặc
bổ sung từ các khoản thu.
- Hàng năm, Phường phải lập dự toán, lấy dự toán làm cơ sở thực hiện.
- Ngoài ra, là một cấp ngân sách trong hệ thống NSNN nên Phường
cũngmang đầy đủ các đặc điểm chung của ngân sách các cấp chính quyền địa
phương, đó là:
+ Được phân cấp nguồn thu, nhiệm vụ chi theo quy định của pháp luật.

9
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04

Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

+ Được quản lý và điều hành theo dự toán và theo chế độ, tiêu chuẩn,
định mức do cơ quan có thẩm quyền quy định.
+ Ngân sách Phường (gọi chung là NSX) là một loại quỹ tiền tệ của cơ
quan chính quyền nhà nước cấp cơ sở. Hoạt động của quỹ được thể hiện trên
hai phương diện: huy động nguồn thu vào quỹ gọi là thu NSX, phân phối và
sử dụng quỹ gọi là chi NSX.
+ Các chỉ tiêu thu chi NSX luôn mang tính pháp lý (nghĩa là các chỉ tiêu
này được quy định bằng văn bản pháp luật và được pháp luật đảm bảo thực
hiện).
+ Đằng sau quan hệ thu chi NSX là quan hệ lợi ích phát sinh trong quá
trình thu chi NSX giữa hai chủ thể: một bên là lợi ích chung của cộng đồng
cấp cơ sở mà đại diện là chính quyền cấp xã, một bên là các chủ thể kinh tế xã
hội.
+ NSX vừa là một cấp NS lại vừa là một đơn vị dự toán đặc biệt (dưới
nó không có đơn vị dự toán trực thuộc). Đặc điểm này có ảnh hưởng chi phối
lớn đến quá trình tổ chức lập, chấp hành, quyết toán NSX.
- NSX mang tính chất “lưỡng tính”, vừa là một cấp tự cân đối thu chi,
vừa là đơn vị trực tiếp chi tiêu. Hay nói cách khác, NSX vừa là một cấp NS,
vừa là đơn vị dự toán, nó không có đơn vị dự toán trực thuộc nào, nó vừa tạo
nguồn thu vừa phải phân bổ nhiệm vụ chi.
1.1.2. Vai trò, nhiệm vụ của xã phường thị trấn
+ Là cấp ngân sách cơ sở, cấp gần dân nhất trong hệ thống hành chính
nhà nước 4 cấp ở nước ta và là nơi diễn ra mọi hoạt động kinh tế, chính trị,
văn hoá, xã hội của các tầng lớp nhân dân.
+ UBND phường là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, có vị
trí, vai trò hết sức quan trọng trong hệ thống chính trị ở nước ta, là cầu nối

10
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

chuyển tải và tổ chức thực hiện các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp
luật của Nhà nước đến với quảng đại quần chúng nhân dân.
+ UBND phường thực hiện hoạt động quản lý hành chính nhà nước trên
các lĩnh vực: Kinh tế, chính trị, văn hóa, xã hội, an ninh quốc phòng,...
1.2. Khái niệm, nhiệm vụ, nguyên tắc về tổ chức công tác kế toán xã –
phường – thị trấn
1.2.1. Khái niệm, nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán xã phường thị
trấn.
1.2.1.1. Khái niệm của tổ chức công tác kế toán xã phường thị trấn.
Tổ chức công tác kế toán được hiểu là một hệ thống các phương pháp cách
thức phối hợp sử dụng phương tiện và kỹ thuật cũng như nguồn lực của bộ
máy kế toán thể hiện các chức năng và nhiệm vụ của kế toán đó là: Phản ánh,
đo lường, giám sát và thông tin bằng số liệu một cách trung thực, chính xác,
kịp thời đối tượng kế toán trong mối liên hệ mật thiết với các lĩnh vực quản lý
khác.
Tổ chức công tác kế toán là việc thiết lập mối liên hệ giữa các đối tượng
và phương pháp kế toán để thực hiện chế độ kế toán trong thực tế đơn vị kế
toán cơ sở.
Tổ chức công tác kế toán là việc xây dựng hệ thống chỉ tiêu thông tin

thông qua việc ghi chép của kế toán trên chứng từ, sổ sách kế toán và báo cáo
kế toán cho mục đích quản lý.
1.2.1.2. Nhiệm vụ của tổ chức công tác kế toán xã phường thị trấn.
- Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác kế toán
tài chính trong đơn vị trên cơ sở phân công rõ ràng trách nhiệm nghiệp vụ và
quản lý cho từng bộ phận, từng phần hành và từng kế toán viên trong bộ máy.

11
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

- Tổ chức thực hiện các nguyên tắc, phương pháp kế toán, hình thức kế
toán, trang thiết bị phương tiện, kỹ thuật tính toán ghi chép và thực hiện các
chế độ kế toán tài chính liên quan nhằm đảo bảo khối lượng, chất lượng và
hiệu quả thông tin kinh tế.
- Tổ chức hướng dẫn mọi người quán triệt và tuân thủ các chế độ về
quản lý kinh tế tài chính nói chung và chế độ kế toán nói riêng.
- Tổ chức cung cấp thông tin đúng đối tượng, đúng yêu cầu, có chất
lượng nhằm phục vụ kịp thời công tác quản lý kế toán tài chính của đơn vị.
- Xác định rõ mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức
năng khác trong đơn vị về công việc liên quan đến công tác kế toán.
- Tổ chức thực hiện chế độ lưu trữ và bảo quản chứng từ, tài liệu kế toán.
1.2.2. Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán
Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ những nguyên tắc kế toán chung

được thừa nhận, ngoài ra còn phải tuân thủ các nguyên tắc cụ thể đối với
công tác tổ chức kế toán.
1.2.2.1. Nguyên tắc thống nhất.
- Cơ cấu tổ chức kế toán phải là một bộ phận thống nhất về mặt quản lý
đơn vị và có mối quan hệ mật thiết với các bộ phận khác.
- Triển khai các nội dung của tổ chức kế toán phải thống nhất với các
chế độ kế toán hiện hành.
- Các chỉ tiêu kế toán phải thống nhất với các chỉ tiêu kế hoạch để đảm
bảo sự so sánh đánh giá hoạt động sản xuất kinh doanh.
- Bảo đảm tính thống nhất về các nghiệp vụ sử dụng trong kế toán.
1.2.2.2. Nguyên tắc phù hợp.
- Phù hợp với quy mô, đặc điểm tổ chức hoạt động của đơn vị.
- Phù hợp với quy định hiện hành của nhà nước, bộ, ngành.
- Phù hợp với khả năng, trình độ của bộ máy kế toán.
12
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

- Phù hợp với thông lệ quốc tế.
1.2.2.3. Nguyên tắc hiệu quả.
- Đảm bảo thu nhận, hệ thống hóa thông tin và cung cấp thông tin hiệu
quả về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của đơn vị.
- Tính toán sao cho chi phí ít nhất vẫn đảm bảo được công việc kế toán
đạt hiệu quả cao nhất.

1.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán ngân sách và tài chính tại xã –
phường – thị trấn
1.3.1. Tổ chức vận dụng các quy định chung.
- Hoạt động tài chính của xã, phường, thị trấn (dưới đây gọi chung là
Phường) bao gồm ngân sách Phường và các hoạt động tài chính khác của
Phường.
- Uỷ ban nhân dân Phường tổ chức quản lý thống nhất ngân sách xã và
các hoạt động tài chính khác của Phường. Quản lý ngân sách Phường và các
hoạt động tài chính khác của Phường phải được thực hiện theo nguyên tắc dân
chủ, công khai, hiệu quả và tiết kiệm.
- Ngân sách Phường là một bộ phận của ngân sách nhà nước:
- Cân đối ngân sách xã phải bảo đảm nguyên tắc chi không vượt quá
nguồn thu quy định. Nghiêm cấm đi vay hoặc chiếm dụng vốn dưới mọi hình
thức để cân đối ngân sách xã.
- Ngân sách xã do Uỷ ban nhân dân xã xây dựng và quản lý, Hội đồng
nhân dân xã quyết định và giám sát.
- Mọi khoản thu, chi ngân sách xã phải thực hiện quản lý qua Kho bạc
Nhà nước theo quy định của Luật Ngân sách nhà nước. Đối với các xã có khó
khăn ở miền núi và vùng sâu, vùng xa chưa có điều kiện quản lý thu, chi trực
tiếp qua Kho bạc Nhà nước; Uỷ ban nhân dân tỉnh, thành phố trực thuộc trung

13
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

ương (dưới đây gọi chung là tỉnh) quy định cơ chế quản lý phù hợp và báo
cáo Bộ Tài chính.
- Thu, chi ngân sách xã phải hạch toán kế toán và quyết toán theo Mục
lục ngân sách nhà nước và chế độ kế toán của Nhà nước.
- Hoạt động tài chính khác của xã theo quy định của pháp luật bao gồm:
các quỹ công chuyên dùng của xã; tài chính các hoạt động sự nghiệp của xã;
tài chính thôn bản (các khoản thu, chi từ các khoản đóng góp của dân trên
nguyên tắc tự nguyện do thôn bản huy động) và một số hoạt động tài chính
khác theo quy định của pháp luật. Xã được mở tài khoản tiền gửi tại Kho bạc
Nhà nước để gửi các khoản tiền không thuộc ngân sách xã, Kho bạc Nhà
nước quản lý các khoản tiền gửi này theo chế độ tiền gửi. Các khoản thu, chi
tài chính khác của xã phải hạch toán rõ ràng, minh bạch theo từng loại hoạt
động.
- Uỷ ban nhân dân xã tổ chức quản lý thống nhất các hoạt động tài chính
có liên quan đến các loại tài sản công của xã, tài sản của nhà nước và tài sản
khác theo chế độ quy định.
1.3.2. Tổ chức bộ máy kế toán
Tổ chức hợp lý bộ máy kế toán với sự phân công, phân nhiệm rõ ràng,
xác định mối quan hệ giữa các nhân viên kế toán với nhau, mối quan hệ giữa
bộ máy kế toán với các bộ phận quản lý khác trong đơn vị là một trong
những nội dung quan trọng của công tác kế toán ở đơn vị.
- Bộ máy kế toán và tầm quan trọng của tổ chức bộ máy kế toán
+ Bộ máy kế toán là tập hợp những người làm kế toán tại tại đơn vị cùng
với các phương tiện trang thiết bị dùng để ghi chép, tính toán xử lý toàn bộ
thông tin liên quan đến công tác kế toán tại đơn vị từ khâu thu nhận, kiểm tra,
xử lý đến khâu tổng hợp, cung cấp những thông tin kinh tế về các hoạt động
của đơn vị.
14
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

+ Tổ chức bộ máy kế toán chính là tổ chức đội ngũ cán bộ làm kế toán
của đơn vị. Do đó, tổ chức nhân sự như thế nào để từng người phát huy được
cao nhất sở trường của mình, đồng thời tác động tích cực đến những bộ phận
hoặc người khác có liên quan là mục tiêu của tổ chức bộ máy kế toán.
- Lựa chọn mô hình tổ chức bộ máy kế toán phù hợp
+ Trong các nội dung tổ chức bộ máy kế toán thì việc lựa chọn mô hình
tổ chức bộ máy kế toán áp dụng ở đơn vị là một trong những nội dung quan
trọng, thường được các đơn vị đặt ưu tiên hàng đầu.
+ Tùy theo quy mô và đặc điểm về tổ chức quản lý của đơn vị mà tổ
chức bộ máy được thực hiện theo các hình thức sau:
* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán tập trung là hình thức tổ chức mà
toàn bộ công tác kế toán trong đơn vị được tiến hành tập trung tại phòng kế
toán. Ở các bộ phận khác không tổ chức bộ máy kế toán riêng mà chỉ bố trí
các nhân viên làm nhiệm vụ hướng dẫn kiểm tra công tác kế toán ban đầu, thu
nhận kiểm tra chứng từ, ghi chép sổ sách, hạch toán nghiệp vụ phục vụ cho
nhu cầu quản lý của bộ phận đó, lập báo cáo nghiệp vụ và chuyển chứng từ
cùng báo cáo về phòng kế toán để xử lý và tiến hành công tác kế toán.
- Hình thức này có ưu điểm là bảo đảm sự tập trung, thống nhất và chặt
chẽ trong việc chỉ đạo công tác kế toán giúp đơn vị kiểm tra, chỉ đạo kịp thời,
chuyên môn hoá cán bộ, giảm nhẹ biên chế, tạo điều kiện cho việc ứng dụng
các phương tiện tính toán hiện đại nhưng có nhược điểm là không cung cấp

kịp thời các số liệu cần thiết cho các đơn vị trực thuộc trong nội bộ đơn vị nếu
địa bàn hoạt động rộng.
* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán phân tán
- Hình thức tổ chức kế toán phân tán là hình thức tổ chức mà công tác kế
toán được tiến hành ở phòng kế toán và được tiến hành ở những bộ phận khác
15
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

của đơn vị. Công việc kế toán ở những bộ phận khác do bộ máy kế toán ở nơi
đó đảm nhận từ công việc kế toán ban đầu, kiểm tra xử lý chứng từ đến kế
toán chi tiết và kế toán tổng hợp một số hoặc tất cả các phần hành kế toán và
lập báo cáo kế toán trong phạm vi của bộ phận theo qui định của kế toán
trưởng. Phòng kế toán thực hiện tổng hợp số liệu từ báo cáo ở các bộ phận gửi
về, phản ánh các nghiệp vụ có tính chất chung toàn đơn vị, lập báo cáo theo
quy định của Nhà nước, đồng thời thực hiện việc hướng dẫn kiểm tra công tác
kế toán của các bộ phận.
- Hình thức này có ưu điểm là tạo điều kiện cho các đơn vị nắm được
tình hình, hoạt động một cách chính xác, kịp thời nhưng có nhược điểm là số
lượng kế toán lớn, bộ máy cồng kềnh.
* Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán
- Hình thức tổ chức bộ máy kế toán vừa tập trung vừa phân tán là hình
thức tổ chức bộ máy kết hợp hai hình thức tổ chức trên, bộ máy tổ chức theo
hình thức này gồm phòng kế toán trung tâm và các bộ phận kế toán hay nhân

viên kế toán ở các bộ phận khác. Phòng kế toán trung tâm thực hiện các
nghiệp vụ kinh tế liên quan toàn đơn vị và các bộ phận khác không tổ chức kế
toán, đồng thời thực hiện tổng hợp các tài liệu kế toán từ các bộ phận khác có
tổ chức kế toán gửi đến, lập báo cáo chung toàn đơn vị, hướng dẫn kiểm tra
toàn bộ công tác kế toán, kiễm tra kế toán toàn đơn vị. Các bộ phận kế toán ở
các bộ phận khác thực hiện công tác kế toán tương đối hoàn chỉnh các nghiệp
vụ kế toán phát sinh ở bộ phận đó theo sự phân công của phòng kế toán trung
tâm. Các nhân viên kế toán ở các bộ phận có nhiệm vụ thu thập chứng từ,
kiểm tra và có thể xử lý sơ bộ chứng từ, định kỳ gửi chứng từ kế toán về
phòng kế toán trung tâm.
1.3.3. Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán và công tác ghi chép
ban đầu.
16
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

* Khái niệm
Chứng từ kế toán là những giấy tờ và vật mang tin phản ánh nghiệp vụ
kinh tế tài chính phát sinh và đã hoàn thành, làm căn cứ ghi sổ kế toán.
* Nội dung của chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có những nội dung chủ yếu sau:
- Tên và số hiệu của chứng từ;
- Ngày, tháng, năm lập chứng từ;
- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân lập chứng từ kế toán;

- Tên, địa chỉ của đơn vị hoặc cá nhân nhận chứng từ kế toán;
- Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh;
- Số lượng, đơn giá và số tiền của nghiệp vụ kinh tế, tài chính ghi bằng
số, tổng số tiền của chứng từ kế toán dùng để thu, chi tiền ghi bằng số và bằng
chữ;
- Chữ ký, họ và tên của người lập, người duyệt và những người có liên
quan đến chứng từ kế toán.
* Lập chứng từ kế toán
Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh có liên quan đến ngân sách
và hoạt động tài chính phường đều phải lập chứng từ kế toán. Mọi số liệu ghi
trên sổ kế toán đều phải có chứng từ kế toán chứng minh. Chứng từ kế toán
chỉ được lập một lần cho mỗi nghiệp vụ kinh tế, tài chính.
Chứng từ kế toán phải được lập rõ ràng, đầy đủ, kịp thời, chính xác
theo nội dung quy định trên mẫu chứng từ. Trong trường hợp chứng từ kế
toán chưa có qui định mẫu thì phường được tự lập chứng từ kế toán do
phường quy định nhưng phải có đầy đủ các nội dung chủ yếu của chứng từ
kế toán
Nội dung nghiệp vụ kinh tế, tài chính trên chứng từ kế toán không được
viết tắt, không được tẩy xoá, sửa chữa; khi viết phải dùng bút mực, số và
17
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

chữ viết phải liên tục, không ngắt quãng, chỗ trống phải gạch chéo; chứng từ

bị tẩy xoá, sửa chữa đều không có giá trị thanh toán và ghi sổ kế toán. Khi
viết sai vào mẫu chứng từ kế toán thì phải huỷ bỏ bằng cách gạch chéo vào
tất cả các liên của chứng từ viết sai.
Chứng từ kế toán phải lập đủ số liên qui định cho mỗi chứng từ. Trường
hợp phải lập nhiều liên chứng từ kế toán cho một nghiệp vụ kinh tế, tài chính
thì nội dung các liên phải giống nhau. Các chứng từ lập để giao dịch với tổ
chức, cá nhân gửi ra bên ngoài phường thì liên gửi cho bên ngoài phải có dấu
của UBND phường.
Người lập, người ký duyệt và những người khác ký tên trên chứng từ kế
toán phải chịu trách nhiệm về nội dung của chứng từ kế toán.
* Ký chứng từ kế toán
Chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký của những người có trách nhiệm
theo quy định cho từng chứng từ. Nghiêm cấm ký chứng từ kế toán khi chưa
ghi đủ nội dung chứng từ thuộc trách nhiệm của người ký. Những người ký
trên chứng từ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực về nội dung,
số liệu trên chứng từ.
Chữ ký trên chứng từ kế toán phải được ký bằng bút mực. Không được
ký chứng từ kế toán bằng bút chì hoặc bằng bút mực đỏ hoặc đóng dấu chữ ký
đã khắc sẵn. Chữ ký của chủ tài khoản và chữ ký của kế toán trưởng hoặc phụ
trách kế toán phải đúng với mẫu chữ ký đã đăng ký với Kho bạc nơi xã mở tài
khoản giao dịch. Chữ ký trên các chứng từ kế toán của một người phải như
nhau.
Đối với những chứng từ chi tiền, chuyển tiền hoặc chuyển giao tài sản
phải được Chủ tịch UBND xã hoặc người được uỷ quyền và kế toán trưởng
hoặc phụ trách kế toán ký duyệt trước khi thực hiện. Chữ ký trên những

18
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04

Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

chứng từ kế toán chi tiền, chuyển tiền, chuyển giao tài sản phải ký theo từng
liên.
* Trình tự kiểm tra và luân chuyển chứng từ kế toán
Tất cả các chứng từ kế toán do xã lập hay do bên ngoài chuyển đến đều
phải tập trung ở bộ phận kế toán xã. Bộ phận kế toán phải kiểm tra những
chứng từ đó và chỉ sau khi kiểm tra và xác minh đầy đủ tính pháp lý của
chứng từ thì mới dùng để ghi sổ kế toán. Trình tự kiểm tra chứng từ kế toán
như sau:
+ Kiểm tra tính rõ ràng, trung thực, đầy đủ của các chỉ tiêu, các nội dung
ghi chép trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh đã
ghi trên chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra tính chính xác của số liệu, thông tin trên chứng từ kế toán.
Khi kiểm tra chứng từ kế toán nếu phát hiện có hành vi vi phạm chính
sách chế độ, các quy định về quản lý kinh tế, tài chính của Nhà nước, phải từ
chối thực hiện (xuất quỹ, thanh toán, xuất kho,...) đồng thời báo ngay cho Chủ
tịch UBND xã biết để xử lý kịp thời đúng pháp luật hiện hành.
Đối với những chứng từ kế toán lập không đúng thủ tục, nội dung và chữ
số không rõ ràng thì người chịu trách nhiệm kiểm tra hoặc ghi sổ phải trả lại,
làm thêm thủ tục và điều chỉnh sau đó mới làm căn cứ ghi sổ.
Trình tự luân chuyển chứng từ kế toán gồm các bước sau:
+ Lập, tiếp nhận chứng từ kế toán;
+ Kiểm tra và ký chứng từ kế toán;
+ Phân loại, sắp xếp chứng từ kế toán, định khoản và ghi sổ kế toán;

+ Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán.
* Sắp xếp, bảo quản chứng từ kế toán

19
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

Chứng từ kế toán sau khi sử dụng để ghi sổ kế toán phải được phân loại
theo nội dung kinh tế, sắp xếp theo trình tự thời gian và đóng thành từng tập,
ngoài mỗi tập ghi: Tên tập chứng từ, tháng..., năm... từ số... đến số... hoặc số
lượng chứng từ trong tập chứng từ. Các tập chứng từ được lưu tại bộ phận kế
toán trong thời hạn 12 tháng kể từ ngày kết thúc kỳ kế toán năm, sau đó
chuyển vào lưu trữ theo quy định.
Biểu mẫu chứng từ kế toán chưa sử dụng phải được bảo quản cẩn thận,
không được để hư hỏng, mục nát. Chứng từ kế toán liên quan đến thu, chi
ngân sách nhà nước chưa sử dụng phải được quản lý theo chế độ quản lý ấn
chỉ của Bộ Tài chính. Chứng từ kế toán có giá trị như tiền trong thời hạn có
giá trị sử dụng phải được quản lý như tiền.
* Sử dụng, quản lý và in mẫu chứng từ kế toán
Tất cả các xã đều phải thực hiện theo đúng mẫu chứng từ kế toán quy
định trong chế độ kế toán. Trong quá trình thực hiện, các tỉnh, huyện và các
xã không được tự ý sửa đổi biểu mẫu đã quy định.
Mẫu chứng từ kế toán in sẵn phải được bảo quản cẩn thận, không được
để mất mát, hư hỏng, mục nát hoặc bị lợi dụng. Các đơn vị khi in mẫu chứng

từ kế toán ngân sách và tài chính xã phải thiết kế và in theo đúng nội dung
mẫu chứng từ đã quy định. Mẫu chứng từ kế toán thuộc nội dung thu nộp
ngân sách hoặc Biên lai thu tiền do Bộ Tài chính thống nhất quản lý phát
hành. Trường hợp in và phát hành Biên lai thu tiền và các loại vé phục vụ cho
việc quản lý các khoản thu ở xã thực hiện theo sự uỷ quyền bằng văn bản của
Bộ Tài chính cho Sở Tài chính tỉnh, thành phố.
* Hệ thống mẫu chứng từ kế toán
Hệ thống mẫu chứng từ kế toán áp dụng cho kế toán ngân sách và tài
chính xã bao gồm các loại:

20
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

- Chứng từ kế toán ban hành theo chế độ kế toán xã: Bảng thanh toán
tiền lương, phụ cấp; biên lai thu tiền; bảng kê ghi thu, ghi chi ngân sách xã;
giấy đề nghị KBNN chuyển số kết dư ngân sách xã,...
- Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán HCSN áp dụng cho kế toán
ngân sách và tài chính xã: Phiếu thu, phiếu chi, giấy đề nghị tạm ứng, giấy
thanh toán tạm ứng, biên bản kiểm kê quỹ tiền mặt, biên bản giao nhận tài sản
cố định, biên bản thanh lí tài sản cố định, biên bản đánh giá lại tài sản cố định,
biên bản kiểm kê TSCĐ, biên bản bàn giao sửa chữa lớn TSCĐ hoàn thành,
bảng tính hao mòn tài sản cố định, bảng chấm công, bảng kê các khoản trích
nộp theo lương,..

- Chứng từ ban hành theo Chế độ kế toán ngân sách và hoạt động nghiệp
vụ Kho bạc và các văn bản khác: Giấy nộp tiền vào ngân sách bằng tiền mặt,
giấy nộp tiền vào ngân sách bằng chuyển khoản,...
1.3.4. Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán
Tài khoản kế toán là phương pháp kế toán dùng để phân loại và hệ thống
các nghiệp vụ kinh tế, tài chính theo nội dung kinh tế.
Hệ thống tài khoản kế toán là bảng kê các tài khoản kế toán cần sử dụng
cho các lĩnh vực hoạt động.
Căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán qui định trong chế độ kế toán
ngân sách và tài chính phường, các phường dựa vào đặc điểm hoạt động, yêu
cầu quản lý cụ thể của địa phương mình để lựa chọn và lập danh mục các TK
cấp I, cấp II cho phù hợp. Những xã có hoạt động đặc thù cần mở thêm các
TK cấp I, cấp II ngoài danh mục quy định phải có ý kiến bằng văn bản gửi Sở
Tài chính để trình Bộ Tài chính xem xét chấp thuận. Trong các TK cấp II sử
dụng các phường có thể mở thêm TK cấp III.

21
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

Khi đã xác định được số lượng TK sử dụng, chủ TK và kế toán trưởng
(hoặc phụ trách kế toán) phải quy định cụ thể phương pháp ghi chép trên cơ
sở vận dụng hợp lý chế độ kế toán ngân sách và tài chính xã hiện hành.
- Hệ thống tài khoản kế toán tại phường gồm 7 loại và được quy định

đến tài khoản cấp 2, gồm:
+ Loại 1 - Tiền và vật tư
+ Loại 2 - Tài sản cố đinh
+ Loại 3 - Thanh toán
+ Loại 4 - Nguồn kinh phí và các quỹ công chuyên dùng
+ Loại 7 - Thu ngân sách xã và thu sự nghiệp của xã
+ Loại 8 - Chi ngân sách xã và chi sự nghiệp xã
+ Loại 9 – Chênh lệch thu, chi ngân sách xã
1.3.5. Tổ chức vận dụng hình thức kế toán và hệ thống sổ kế toán
* Sổ kế toán và hệ thống sổ kế toán
Sổ kế toán là loại sổ sách được thiết kế khoa học và hợp lý, liên hệ qua
lại với nhau, dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo các
phương pháp kế toán trên cơ sở số liệu các chứng từ kế toán.
Sổ kế toán dùng để ghi chép, hệ thống và lưu giữ toàn bộ các nghiệp vụ
kinh tế, tài chính đã phát sinh có liên quan đến đơn vị kế toán.
Sổ kế toán phải ghi rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày, tháng, năm lập
sổ; ngày, tháng, năm khóa sổ; chữ ký của người lập sổ, kế toán trưởng và
người đại diện theo pháp luật của đơn vị kế toán; số trang; đóng dấu giáp lai.
Sổ kế toán phải có các nội dung chủ yếu sau đây: (a) Ngày, tháng ghi sổ;
(b) Số hiệu và ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ; (c)
Tóm tắt nội dung của nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh; (d) Số tiền của
nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh ghi vào các tài khoản kế toán; (đ) Số dư
đầu kỳ, số tiền phát sinh trong kỳ, số dư cuối kỳ.
22
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

Các xã phải mở sổ kế toán theo phương pháp “kế toán kép” để ghi chép
các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, lưu trữ toàn bộ số liệu kế toán và làm cơ sở
lập báo cáo tài chính.
Các xã có qui mô nhỏ, ít nghiệp vụ kinh tế phát sinh được thực hiện
phương pháp “kế toán đơn”, chỉ mở các sổ kế toán chi tiết cần thiết, không
mở “Nhật ký - Sổ Cái”. Các xã có yêu cầu quản lý chi tiết hơn được mở thêm
các sổ kế toán chi tiết như: Sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài chính khác; Sổ
theo dõi các khoản đóng góp của dân; Bảng thanh toán các khoản nợ phải thu
với các hộ; Sổ theo dõi lĩnh, thanh toán biên lai và tiền đã thu; Sổ theo dõi đầu
tư XDCB; Sổ chi tiết vật liệu; Sổ kho.
* Hình thức kế toán
Hình thức kế toán là các mẫu sổ kế toán, trình tự, phương pháp ghi sổ và
mối liên quan giữa các sổ kế toán. Thực chất hình thức kế toán là hình thức tổ
chức hệ thống sổ kế toán bao gồm số lượng các loại sổ kế toán chi tiết, sổ kế
toán tổng hợp, kết cấu sổ, mối quan hệ về trình tự và phương pháp ghi chép,
kiểm tra, đối chiếu giữa các sổ kế toán cũng như việc tổng hợp số liệu để lập
báo cáo tài chính.
Theo quy định hiện hành có hai hình thức kế toán áp dụng cho các
phường: Hình thức Nhật ký – Sổ cái và Hình thức kế toán trên máy vi tính
a. Hình thức Nhật ký - Sổ cái
Hình thức kế toán Nhật ký – Sổ Cái được áp dụng cho các phường thực
hiện phương pháp “kế toán kép” theo sơ đồ 1.1 dưới đây:

23
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04

Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

Sơ đồ 1.1 Trình tự và phương pháp ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán
Nhật ký - Sổ cái
Chứng từ kế toán

BẢNG TỔNG HỢP CHỨNG TỪ KẾ TOÁN

SỔ THẺ KẾ TOÁN CHI TIẾT

BẢNG TỔNG HỢP

NHẬT KÝ - SỔ CÁI

Ghi chú:

: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

: Đối chiếu số liệu cuối tháng

Có hai loại sổ kế toán được sử dụng để ghi sổ theo hình thức nhật ký sổ cái:
- Sổ kế toán tổng hợp: Nhật ký - Sổ Cái là sổ kế toán tổng hợp, phần Sổ
Nhật ký dùng để ghi chép các nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời

gian; phần Sổ Cái dùng để ghi chép, hệ thống các nghiệp vụ kinh tế theo nội
dung kinh tế (tài khoản kế toán).Số liệu trên Nhật ký - Sổ Cái phản ánh tổng
hợp tình hình thu, chi ngân sách; thu, chi các quỹ, các nguồn vốn, quỹ hiện
có, tình hình biến động về tiền, vật tư, tài sản, công nợ và các hoạt động tài
chính khác.
Nhật ký - Sổ Cái phải có đầy đủ các yếu tố sau:
+ Ngày, tháng ghi sổ;
24
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04


Học viện Tài chính

Luận văn Tốt nghiệp

+ Số hiệu, ngày, tháng của chứng từ kế toán dùng làm căn cứ ghi sổ;
+ Nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính, phát sinh;
+ Số hiệu tài khoản ghi Nợ, số hiệu tài khoản ghi Có của nghiệp vụ kinh
tế, tài chính;
+ Tên các tài khoản kế toán, mỗi tài khoản có 2 cột Nợ và Có. Số lượng
các cột trên Nhật ký - Sổ Cái nhiều hay ít phụ thuộc vào số lượng tài khoản xã
áp dụng;
+ Số tiền ghi bên Nợ và số tiền ghi bên Có của từng tài khoản.
- Sổ kế toán chi tiết: Là sổ dùng để phản ánh chi tiết từng nghiệp vụ
kinh tế phát sinh theo từng đối tượng kế toán riêng biệt mà trên Nhật ký - Sổ
Cái chưa phản ánh được. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết dùng để ghi chép các
khoản thu, chi ngân sách theo mục lục ngân sách, theo nội dung kinh tế và
các đối tượng kế toán khác cần thiết phải theo dõi chi tiết theo yêu cầu quản

lý. Số liệu trên sổ kế toán chi tiết cung cấp các thông tin phục vụ cho việc
quản lý và lập BCTC và BCQT, các quỹ của xã và hệ thống hóa từng loại tài
sản, tiền, quỹ, công nợ và các hoạt động khác do xã quản.
b. Hình thức kế toán trên máy vi tính:
Các phường thực hiện ghi sổ kế toán trên máy vi tính được thực hiện
thống nhất theo chương trình phần mềm do Bộ Tài chính quy định (sơ đồ 1.2)

25
SV: Phạm Thị Huệ

Lớp: CQ52/23.04