Tiểu luận 9 điểm môn Quản trị công sở Phân công công việc

MỞ ĐẦU
Trong kỹ thuật điều hành công sở có bảy nội dung cơ bản và quan trọng.
Những nội dung này là những kỹ thuật để điều hành công sở mà bất kì nhà lãnh
đạo hay nhà quản lý nào cũng cần phải nắm vững. Đó là những bí quyết cần
thiết giúp các nhà lãnh đạo, quản lý dễ dàng hơn trong việc điều hành hoạt động
của công sở. Một trong những kỹ năng thiết yếu mà người lãnh đạo, quản lý
không thể bỏ qua đó là phân công công việc.
Một khía cạnh cực kỳ quan trọng trong kỹ năng lãnh đạo của nhà quản lý
là phân công công việc. Nhà quản lý cần phân công công việc để giảm tải khối
lượng việc của mình và có thêm thời gian chú trọng vào những nhiệm vụ quản
lý quan trọng hơn như hoạch định hay phân tích hoạt động. Đồng thời, phân
công công việc hiệu quả sẽ giúp nhân viên có được cơ hội chứng minh khả năng
cũng như phát triển những kỹ năng mong muốn theo định hướng sự nghiệp của
bản thân, giúp dễ dàng hoàn thành tốt nhiệm vụ và mục tiêu mà tổ chức đã đề ra.
Tuy nhiên, không phải nhà quản lý nào cũng là “chuyên gia” trong lĩnh
vực này. Một số quản lý không tin tưởng nhân viên có thể hoàn thành như kỳ
vọng nên họ liên tục “nhúng tay” vào. Số khác lại phân công không phù hợp
khiến nhân viên mất động lực và không thực hiện đến nơi đến chốn. Ta phải hiểu
rõ phân công công việc là như thế nào, cơ sở của phân công công việc là gì, có
các nguyên tắc nào khi phân công công việc, phân công công việc theo kiểu nào
và làm thế nào để phân công công việc một cách hiệu quả. Bởi lẽ phân công
công việc không chỉ đơn giản là giao nhân viên A làm việc này và nhân viên B
làm việc kia. Phân công công việc là một nghệ thuật và người quản lý hiệu quả
cần tổ chức, phối hợp công việc giữa các bộ phận của công sở, tổ chức sao cho
hợp lý.
Trong bài viết này, nhóm 2 lớp KH16KT1 sẽ làm rõ nội dung của kỹ thuật
phân công công việc. Nhóm 2 rất mong nhận được sự góp ý từ cô và các bạn để
bài được hoàn thiện hơn. Chúng em xin chân thành cảm ơn!
1

I.
1.

NỘI DUNG
Khái quát về phân công công việc:
Khái niệm:
Công việc được hiểu theo hai nghĩa. Theo nghĩa rộng, khi nói đến công việc
của một người ta sẽ hiểu đó là vị trí làm việc, gắn với chức danh của người đó
trong công sở. Theo nghĩa hẹp, công việc có nghĩa là các đầu việc mà ta cần
làm.
Từ đó, ta có thể hiểu phân công công việc theo hai nghĩa. Theo nghĩa rộng,
phân công công việc là giao phó trách nhiệm, quyền hạn cho một người khác để
hoàn thành một công việc nào đó. Bên cạnh đó cũng thể hiện mức độ tin tưởng
cũng như sự tín nhiệm của nguời giao phó với người được phân công. Đặc biệt
người quản lý cần phải cung cấp những phương tiện, nguồn lực cần thiết nhằm
tạo điều kiện thuận lợi nhất cho người được phân công hoàn thành công việc
một cách thực sự hiệu quả và tốt nhất.
Theo nghĩa hẹp, phân công công việc là hoạt động bố trí, sắp xếp nhiệm vụ
cho từng bộ phận, đơn vị, cá nhân trong từng cơ quan theo một kế hoạch, lịch
trình định trước.
Đối với các nhà quản lý cấp cao trong cơ quan nhà nước hay những công ty
lớn thì việc phân công công việc cho các nhà quản lý dưới quyền là một công
thức thành công quan trọng.
Ví dụ: Các nhà tỷ phú như Bill Gates và Michael Dell cũng phải nhờ cậy vào
sự giúp đỡ của những nhà quản lý có năng lực và đáng tin cậy như Steve
Ballmer hay Kevin Rollins để giữ cho Microsoft và Dell Computer phát triển ổn

2.

định trên thương trường.

Mục tiêu của phân công công việc:
Mục tiêu lớn nhất của phân công công việc chính là đạt được hiệu quả tối
ưu nhất trong công việc. Để có thể tiết kiệm được thời gian một cách nhanh
nhất. Nếu tất cả công việc đều chỉ do một người hoàn thành thì đương nhiên tiến
độ sẽ chậm hơn hẳn. Bên cạnh đó còn có thể góp phần tiết kiệm được chi phí
phát sinh.
Ngoài ra, qua việc phân công công việc có thể đánh giá được cả về năng
lực cũng như tố chất của nhà quản lý và nhân viên. Qua cách phân công công
việc cũng như thực hiện nhiệm vụ được giao sẽ phản ánh được cả về tư duy,
2


năng lực, trình độ, và kỹ năng của nhân sự. Một nhà quản lý giỏi và sáng suốt sẽ
biết phân công công việc phù hợp cho cấp dưới. Một người có năng lực trong
công việc sẽ hoàn thành những việc được giao một cách hiệu quả và chất lượng
3.

nhất.
Ý nghĩa của việc phân công công việc:
Phân công công việc có ý nghĩa rất quan trọng trong việc điều hành công sở.
Người lãnh đạo, quản lý muốn thực hiện những mục tiêu nhiệm vụ của cơ quan,
đơn vị mình thì cần làm tốt việc phân công công việc, bởi:
Thứ nhất, phân công công việc hợp lý, khoa học sẽ góp phần khai thác năng
lực của nhân viên, cán bộ, công chức, khai thác trí tuệ tập thể vào giải quyết
công việc.
Thứ hai, tăng cường sự đoàn kết, hợp tác lẫn nhau của mọi thành viên của
các bộ phận, đơn vị trong cơ quan, công sở.
Thứ ba, tránh được chồng chéo nhiệm vụ chức năng.
Thứ tư, đảm bảo hoàn thành khối lượng và tính chất công việc được giao.
Thứ năm, nâng cao trách nhiệm được giao và năng lực của nhân viên, cán bộ,

công chức với viêc hoàn thành nhiệm vụ, góp phần hoàn thành mục tiêu chung
của công sở.
Cơ sở của quá trình phân công công việc:
Xét một cách chung nhất, quá trình phân công công việc có thể dựa trên 3 cơ

II.

sở chính đó là: (1) Vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị; (2) Khối
lượng và tính chất của công việc; (3) Theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức
1.

của cơ quan.
Phân công theo vị trí pháp lý và thẩm quyền của cơ quan đơn vị:
Mỗi tổ chức cơ quan Nhà nước được thành lập đều có vị trí pháp lý và
thẩm quyền nhất định. Do vị trí pháp lý và thẩm quyền khác nhau nên đặc điểm
hoạt động và nhiệm vụ được giao cũng khác nhau. Vì vậy để tổ chức hoạt động
trong cơ quan tốt cần phải căn cứ vào vị trí pháp lý của cơ quan đó trong thực tế.
Ví dụ: Bộ Giáo dục và Đào tạo có thể có một nhóm cán bộ được phân
công để theo dõi hoạt động của các trường đại học trực thuộc, nhưng ở Sở Giáo
dục thì không thể phân công như vậy vì nó sẽ không phù hợp với thẩm quyền

2.

của sở.
Phân công theo khối lượng và tính chất công việc:

3


Sự phân công này thực hiện trên cơ sở kế hoạch công tác được duyệt, theo

tính chất mỗi loại công việc và theo yêu cầu thực hiện các công việc trong thực
tế.
Ở đây yêu cầu phải đặt ra đối với người lãnh đạo cơ quan là phải:
 Phải nắm vững chương trình hoạt động của cơ quan, công sở.
 Phải dựa vào kết quả của việc phân tích công việc để phân công công
việc.
 Có sự tinh toán khoa học để phân công hợp lý cho các nhóm thậm chí
từng cá nhân trong công sở. Bởi nếu trong một thời gian ngắn mà phân công quá
nhiều công việc phức tạp cho một người hay một nhóm người thì lượng công
việc sẽ bị quá tải và dẫn đến không hoàn thành công việc hoặc hoàn thành
nhưng chất lượng kết quả công việc chưa được tốt. Trong trường hợp này có thể
3.

phải tăng cường sự hỗ trợ kỹ thuật cần thiết.
Phân công công việc theo số lượng biên chế và cơ cấu tổ chức cơ quan:
Thiếu hay thừa biên chế so với công việc của cơ quan cần thực hiện đều
gây khó khăn cho việc phân công công việc. Bên cạnh đó, nếu cơ cấu tổ chức cơ
quan không khoa học, chức năng chồng chéo lẫn nhau thì việc phân công các
công việc trong quá trình quản lý cũng sẽ khó khăn.
Hiện nay có thể thấy nhiều cơ quan hành chính, các đơn vị sự nghiệp có
tình trạng thừa - thiếu cán bộ, công chức, viên chức ảnh hưởng trực tiếp tới chất
lượng, hiệu quả công việc. Vì vậy, một yêu cầu tất yếu là phải tính đủ biên chế
cho công việc, đồng thời phải tìm các biện pháp để hoàn thiện cơ cấu tổ chức
của cơ quan. Muốn vậy, tổ chức bộ máy và phân phối các chức năng nghiệp vụ
trong bộ máy đó cần chú ý đến một số vấn đề như:
 Mục đích và nhiệm vụ mà đơn vị phải hoàn thành cần được chỉ ra một
cách rõ ràng.
 Chọn lựa kỹ lưỡng các cán bộ cho đơn vị, họ phải hội tụ đủ các điều

III.

1.

kiện để làm tròn nhiệm vụ được giao.
 Chức vụ và trách nhiệm được giao phải tương đương.
 Chú ý đến các công việc chính yếu.
 Tìm cách phát huy được năng lực của cán bộ, nhân viên trong đơn vị.
 Phân công công việc công bằng.
 Không nên quá chi ly khi phân chia công việc.
Các kiểu phân công công việc:
Các nguyên tắc khi phân công công việc:
4


Dựa theo kinh nghiệm của các nước phát triển và dựa trên những nguyên tắc
chung, có thể phân chia công việc theo nhiều kiểu. Sau đây là 5 nguyên tắc có
a.

thể làm chỗ dựa để phân công công việc hợp lý, khoa học:
Nguyên tắc ấn định điều kiện cho chức năng nghiệp vụ.
Yêu cầu đặt ra là phải có đủ điều kiện làm việc, tránh theo ý chủ quan.
Nguyên tắc này đảm bảo công việc cụ thể phải có những phương tiện để giải
quyết, đó là những điều kiện về vị trí của công sở, về con người và những cơ sở
về pháp lý, thẩm quyền để giải quyết công việc một cách hiệu quả nhất. Căn cứ
vào chức năng nhiệm vụ của mỗi cơ quan, công sở để ấn định điều kiện làm việc
mà phân công hợp lý.
Một trong những vấn đề quan trọng của nguyên tắc này là dựa vào chức
năng, điều kiện làm việc mà phân công công việc, tránh tình trạng vì tình cảm cá
nhân, ý muốn chủ quan mà phân công công việc không hợp lý, thiên vị. Ngoài
ra, cũng không thể dựa vào những phán đoán chủ quan mà cho rằng người này
làm được việc hay không để giao nhiệm vụ khi không có cơ sở thực tế.

Nguyên tắc này đảm bảo giao việc đúng người và đảm bảo cho sự thành công

b.

của công việc.
Nguyên tắc “Dụng nhân như dụng mộc”.
Nguyên tắc này có thể hiểu khi phân công công việc cần chú ý đến kinh
nghiệm và năng lực của từng cá nhân để sắp xếp cho họ vào những nơi thích
hợp. Đồng thời phải chú ý đến cá tính và lòng hăng say, nhiệt tình của họ với
công việc để khuyến khích nỗ lực của các cá nhân khi làm việc.
Mỗi người thì luôn có sở trường, sở đoản, vì vậy khi phân công công việc
cho cấp dưới nên cố gắng tạo điều kiện cho cấp dưới phát huy sở trường và hạn
chế sở đoản, từng bước hoàn thiện mình trong công việc. Thậm chí khi phân
nhóm làm việc cần chú ý đến cá tính của các cá nhân để tránh hiện tượng xung

c.

khắc tâm lý trong nhóm dẫn đến hiệu quả công việc kém.
Nguyên tắc phân chia chức năng nghiệp vụ có tính đồng nhất.
Nguyên tắc này có thể được hiểu là những công việc cùng chủng loại được
tập trung giao cho một đơn vị cấp dưới để thực hiện và được phân chia cho
những cá nhân theo chỉ định cụ thể.
Việc phân chia này sẽ đảm bảo tính đồng nhất trong công việc, các bộ phận
cá nhân không phải ôm đồm nhiều, hoặc giải quyết công việc theo đúng chức
5


năng nghiệp vụ góp phần tăng cường tính chuyên môn hóa nghiệp vụ trong cơ
quan.
Ví dụ: Bộ phận công đoàn trong công sở, khi có những nhiệm vụ liên quan đến

chuyên môn nghiệp vụ thì sẽ được chuyển đến bộ phận công đoàn tiếp nhận và
d.

xử lý.
Nguyên tắc cân bằng về chức năng nghiệp vụ.
Nguyên tắc này đòi hỏi chất và lượng của công việc phải được phân phối một
cách chính đáng, thích hợp. Việc phân công công việc không tạo ra sự chồng
chéo nhau. Các công việc cần thiết được phân phối đến mọi nhân viên.
Trong quá trình hợp tác làm việc phải làm rõ người chịu trách nhiệm chính.
Đảm bảo cân bằng về chức năng nghiệp vụ nhằm tận dụng tối đa các nguồn lực
của công sở, đặc biệt là nguồn nhân lực. Khi phân công công việc phải tính toán
các tiêu chuẩn chất lượng của công việc, cách tính các biến số chất và lượng sao
cho chúng tương thích với nhau trong một biên độ có thể chấp nhận được. Đồng
thời phải đảm bảo công bằng về nhiệm vụ và quyền lợi của nhân viên trong quá
trình làm việc, khuyến khích nhân viên phát triển khả năng của mình, nhưng
phải tránh hiện tượng đánh đồng tâm lí như nhau giữa mọi người.
Nguyên tắc này còn đòi hỏi tính trách nhiệm đối với công việc của nhân viên
đặc biệt là phải xác định trách nhiệm chính thuộc về ai, khi phân công công việc

e.

phải định ra chế tài thưởng phạt hợp lý.
Nguyên tắc tạo sự ổn định tránh lãng phí
Đối với tất cả các cơ quan tổ chức thì hai khía cạnh sau luôn phải được
quan tâm: Ổn định để phát triển – Phát triển để ổn định. Nghĩa là có ổn định
mới có phát triển, có phát triển thì mới duy trì được sự ổn định. Do đó vấn đề để
xảy ra mất ổn định trong tổ chức có ảnh hưởng xấu tới quá trình phát triển của tổ
chức.
Một trong những nguyên nhân gây mất ổn định trong tổ chức là việc phân
công công việc bất hợp lí – nguyên nhân là không tuân thủ các nguyên tắc trên.

Do vậy khi phân công công việc phải tính toán kĩ khả năng ảnh hưởng của sự
phân chia tới sự ổn định của tổ chức.
Các nguồn lực của tổ chức không phải là vô cùng vô tận, nguồn lực là
yếu tố chủ chốt sống còn của tổ chức. Nguồn lực phải được sử dụng hợp lí khoa
học nhằm thu lại hiệu quả cao nhất. Việc lãng phí các nguồn lực là việc mà bất
6


cứ tổ chức cơ quan nào không muốn mắc phải. Khi phân công công việc phải
tính toán đến các nguồn lực cần cho công việc sao cho hợp lý và hiệu quả nhất.
2. Các kiểu phân công công việc:
a. Phân công theo chuyên môn hoá
Chuyên môn hóa là phương pháp tất yếu để các cá nhân đi sâu vào công
việc và có được thói quen nghề nghiệp tốt. Từ đó sẽ có khả năng nâng cao năng
suất lao động. Nhà lãnh đạo nếu bỏ qua chuyên môn mà phân công tùy tiện thì
công việc sẽ có khả năng không hoàn thành hoặc chất lượng công việc không
được như mong muốn.
Muốn chuyên môn hóa thì mỗi cá nhân trong công sở phải có hiểu biết
rộng, các kiến thức chuyên môn và kiến thức chung luôn tác động bổ sung cho
nhau, cùng nâng cao hiểu biết chung và bản lĩnh của các nhà quản lý. Kinh
nghiệm thực tế cho thấy, để có được một chuyên môn sâu nhằm thực hiện tốt
nhiệm vụ được giao, các nhà chuyên môn đều chú ý trang bị cho mình kiến thức
rộng. Ít có nhà quản lý nào chỉ có những kiến thức chuyên môn sâu đơn thuần
mà có thể thành đạt trong quản lý.
Ví dụ: Nếu không có trình độ chuyên môn về công tác thanh tra, hơn nữa
lại là thanh tra có tính chuyên môn như thanh tra tài chính, thanh tra y tế…thì
chắc chắn kết quả sẽ hết sức hạn chế, thậm chí có thể mắc sai lầm. Những cán bộ
được giao nhiệm vụ làm công tác thanh tra trong bộ máy quản lý nhà nước thì
ngoài kiến thức chuyên môn về thanh tra thì cán bộ cũng cần phải hiểu biết các
kiến thức về quản lý nhà nước, về pháp luật…

b. Phân công theo các tiêu chuẩn và định mức cụ thể
Mọi phương thức làm việc dù tiên tiến đến đâu cũng đòi hỏi phải có
những tiêu chuẩn và định mức để phân công và đánh giá kết qủa của quá trình
áp dụng nó vào thực tiễn. Tiêu chuẩn càng rõ ràng thì càng thuận lợi khi phân
công công việc.
Khi xây dựng các tiêu chuẩn để làm chỗ dựa cho phân công công việc cần
chú ý đến chất lượng và số lượng. Ví dụ: ban hành được nhiều văn bản nhưng
nếu văn bản không có chất lượng thì những văn bản đó lại là trở ngại tiềm ẩn và
gây ảnh hưởng không tốt cho quản lý nhà nước. Ngoài ra các tiêu chuẩn cũng
như định mức phải xây dựng sao cho có thể khuyến khích cán bộ công chức làm
việc khi được phân công nhiệm vụ.
7


c. Phân công trên cơ sở trách nhiệm được giao và năng lực cán bộ công chức
Khi phân công công việc, nếu không tính đến năng lực thực sự của cán
bộ, công chức trong cơ quan thì sẽ dẫn đến hiệu quả thấp trong công tác. Vì vậy
cùng với việc phân công phải chỉ rõ trách nhiệm của từng cá nhân từng bộ phận.
Có nhiều loại trách nhiệm: trách nhiệm pháp lý, trách nhiệm tổ chức, kiểm tra
v.v … và cán bộ, công chức được phân công trước hết phải tự xác nhận khả năng
đảm nhận công việc cụ thể.
Ngoài ra, cũng cần phải tạo điều kiện để cán bộ có thể tiến bộ qua công
việc được giao. Giao việc cho một người phải dựa trên nguyên tắc phù hợp, có
nghĩa là, phải nhìn trước khả năng của họ trên nhiều mặt: khả năng trước mắt,
khả năng lâu dài, yêu cầu công việc đặt ra và mục tiêu cuối cùng cần đạt tới.
Ví dụ: nếu mục tiêu là để bồi dưỡng cán bộ, công chức thì khi phân công
công việc cho họ phải tính đến mục tiêu lâu dài, phương hướng bồi dưỡng v.v…
Cần lưu ý rằng việc phân công trong bộ máy quản lý của ta hiện nay còn
rát nhiều điều chưa hợp lý, chồng chéo về chức năng và không ít trường hợp còn
chưa tính hết khả năng của cán bộ thuộc quyền. Cần khắc phục tình trạng vừa

thiếu khoa học vừa lãng phí khi sử dụng cán bộ, đồng thời trách nhiệm của cán
bộ lại không rõ ràng.
e.

Phân công theo các nhóm nhằm tạo sự thăng bằng trong công sở

Kiểu phân chia này nếu thực hiện tốt sẽ tạo ra sự đoàn kết trong công sở,
dồng thời sẽ tăng thêm tiềm lực nội bộ cho sơ quan, công sở. Có thể có trường
hợp cán bộ, công chức có trình độ chuyên môn cao nhưng không phải lúc nào họ
cũng có khả năng hợp tác thuận lợi với đồng nghiệp. Sự hợp tác phụ thuộc
không chỉ vào trình độ cán bộ, công chức mà cả vào nhận thức của mỗi người,
vào nội dung công việc, vào sự phân công công việc. Nó cũng phụ thuộc vào
việc cán bộ công chức có thể thay dổi lẫn nhau, có thể tập hợp được để giải
quyết một nhiệm vụ cụ thể nào đó khi cần thiết hay không. Điều này sẽ đảm bảo
cho công việc không bị gián đoạn trước những tình thế đột biến rất thường gặp
trong thực tế.
8


Có thể thấy rằng, không một cá nhân nào, không một nhóm riêng lẻ nào có
thể hoàn thành tốt một công việc từ khi bắt đầu đến khi kết thúc. Vì vậy, hợp tác
là một quy luật đảm bảo công việc thành công, đảm bảo giữ cân bằng công việc
công sở.
Khi phân công cán bộ và đào tạo thành một nhóm công tác với nhau, cần
chứng minh rằng mỗi cá nhân trong nhóm phụ thuộc vào nhóm do công việc
được giao, nhưng họ đều có những nét dặc thù riêng. Người lãnh đạo cần biết rõ
đặc thù để phân công công việc hợp lý, tạo cơ hội tinh thần tập thể phát triển. Đó
có thể là đặc điểm về tâm - sinh lý, về khả năng tư duy, sức khỏe….Tạo ra các
nhóm làm việc tốt sẽ tăng khả năng hiệu quả trong công việc.
 Như vậy, khi vận dụng những nguyên tắc và các kiểu phân chia nói trên

cần phải nhìn nhận chúng trong mối quan hệ chặt chẽ với nhau và tính đến vấn
đề cụ thể.
IV.

Quy trình phân công công việc:

Phân loại công
việc cần giao phó

9


Phân tích

Chỉ định

Xác định người
có năng lực

Chỉ dẫn

Hướng dẫn nội
dung công việc

Kiểm soát

Giám sát và động
viên

Đánh

Tổng kết và rút
kinh nghiệm

10


Phân công công việc là quy trình diễn ra liên tục và thường xuyên. Đầu
tiên là việc phân tích và lựa chọn các nhiệm vụ cần và nên giao phó. Sau đó là
xác định rõ các yêu cầu và tiêu chí đối với nhiệm vụ đó. Điều này sẽ giúp nhà
quản lý lựa chọn được người phù hợp và đưa ra những hướng dẫn công việc
chuẩn xác. Công tác hướng dẫn đóng vai trò rất quan trọng khi giao phó vì bạn
không thể yêu cầu người khác thi hành một nhiệm vụ còn mơ hồ. Bước tiếp theo
là kiểm tra và giám sát. Việc này là cần thiết và có thể được tiến hành dưới nhiều
hình thức, tuy nhiên cần thực hiện một cách khéo léo, tế nhị và không nên can
thiệp trực tiếp vào công việc của cấp dưới. Cuối cùng là đánh giá. Nhân viên
được phân công đã hoàn thành công việc đến mức độ nào? Hai bên, cả người
phân công và người được phân công đã rút ra được những bài học kinh nghiệm
gì để có thể đạt được kết quả tốt hơn trong tương lai?

11


KẾT LUẬN
Kết quả của phân công công việc trong công sở là đường lối quy định các
hoạt động trong công sở, có tầm ảnh hưởng và sự giới hạn thái độ làm việc của
nhân viên.
Từ những nội dung trên có thể thấy để có thể phân công công việc khoa
học hợp lý là điều không dễ dàng. Các nhà lãnh đạo, quản lý cần tìm hiểu rõ ý
nghĩa, mục tiêu của phân công công việc, những cơ sở của quá trình này cùng

với việc hiểu thật sâu các nguyên tắc và những kiểu phân công công việc để có
thể áp dụng vào tổ chức, công sở, giúp hoàn thành tốt những nhiệm vụ và mục
tiêu đã đề ra.

12