Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại công ty cổ phần giao nhận vận tải kepler

LỜI CẢM ƠN
Để có thể hoàn thành đề tài khóa luận một cách hoàn chỉnh, bên cạnh sự nỗ
lực cố gắng của mình,bản thân em còn nhận được sự hướng dẫn nhiệt tình của quý
thầy cô, cũng như sự ủng hộ động viên của gia đình và bạn bè trong suốt thời gian
học tập nghiên cứu và thực hiện khóa luận tốt nghiệp đại học.
Đầu tiên, em xin chân thành bày tỏ lòng biết ơn đến cô giáo ThS. Nguyễn Vi
Lê – Giảng viên bộ môn Quản trị tác nghiệp Thương mại quốc tế - Trường đại học
Thương Mại, người đã hết lòng hướng dẫn và tạo điều kiện tốt nhất cho em hoàn
thành khóa luận này. Xin gửi lời tri ân nhất của em đối với những điều mà cô đã
dành cho em.
Em xin chân thành cảm ơn các thầy cô giáo trường Đại học Thương mại, đặc
biệt là thầy cô trong khoa Kinh tế và Kinh doanh quốc tế đã nhiệt tình giảng dạy và
tạo điều kiện tốt để em học tập và nghiên cứu tại trường trong 4 năm qua.
Cuối cùng, em xin cảm ơn sự quan tâm giúp đỡ của các cô, chú, anh, chị trong
Công ty Cổ phần giao nhận vận tải Kepler đã tạo mọi điều kiện hướng dẫn và chỉ
bảo nhiều kiến thức thực tế trong quá trình thực tập và hoàn thành khóa luận tốt
nghiệp.
Mặc dù đã cố gắng hoàn thành khóa luận với tất cả nỗ lực của bản thân, nhưng
do hạn chế về mặt thời gian, trình độ, kiến thức và kinh nghiệm nên bài khóa luận
không tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được sự chỉ bảo và đóng góp
của thầy cô để bài khóa luận này được hoàn thiện hơn.
Em xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 01 tháng 12 năm 2019
Sinh viên thực hiện
Nguyễn Thị Ánh Tuyết
MỤC LỤC
TÀI LIỆU THAM KHẢO

DANH MỤC BẢNG BIỂU, SƠ ĐỒ, HÌNH VẼ
1

1
1


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Từ viết tắt
MAWB
AWB
KH
HAWB
XNK
KEPLER
LOGISTIC JSC

2

Nghĩa Tiếng Anh
Master AirWay Bill
AirWay Bill
Customer
House Air Waybill
Im-export

Nghĩa Tiếng Việt
Vận đơn chủ
Vận đơn hàng không
Khách hàng
Vận đơn nhà
Xuất nhập khẩu
Công ty cổ phần giao

nhận vận tải Kepler

2
2


CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
1

Tính cấp thiết của vấn đề nghiên cứu
Trong nền kinh tế hiện nay, thương mại quốc tế đã trở thành cơ hội phát triển
hàng đầu cho mỗi quốc gia bởi vai trò mở rộng và những giá trị to lớn mà nó mang
lại. Từ thực tế cho thấy chưa bao giờ hoạt động thương mại quốc tế lại diễn ra sôi
động như ngày nay. Việc giao lưu buôn bán giữa các quốc gia đã trở thành một yếu
tố khách quan.
Trong những năm gần đây, chúng ta chứng kiến sự phát triển nhanh chóng và
mạnh mẽ của lĩnh vực giao nhận vận tải trên thế giới bởi lẽ khi thương mại quốc tế
phát triển thì không thể nào thiếu được các công ty giao nhận vận tải để đáp ứng
nhu cầu vận chuyển hàng hóa xuyên quốc gia. Ở các quốc gia có bờ biển dài và sâu,
thuận tiện cho tàu thuyền lớn neo đậu sẽ trở thành trung tâm giao lưu hàng hóa như
Singapore, Hồng Kông, Nhật Bản, Hà Lan…. Ở những nước này, ngành giao nhận
vận tải đã phát triển vượt bậc và đóng góp không nhỏ vào GDP của đất nước.Khi
Việt Nam hoàn toàn hội nhập vào nền kinh tế khu vực các nước ASEAN và gia
nhập WTO, nhu cầu về trao đổi hàng hóa rất lớn. Khi đó, dịch vụ giao nhận vận tải
sẽ trở thành một trong những ngành kinh doanh rất phát triển và mang lại nguồn thu
lớn cho quốc gia.
Nhưng cho đến nay, ngành giao nhận vận tải của Việt Nam đặc biệt là giao
nhận bằng đường hàng không vẫn chưa thực sự phát triển.Chính vì vậy ,em đã lựa
chọn đề tài “Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường
hàng không tại công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler”,đi sâu vào phân tích thực

trạng giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không tại công ty hiện nay ,từ đó chỉ ra
những mặt còn tồn đọng,hạn chế góp phần hoàn thiện và đề ra một số giải pháp cho
công ty

2

Tổng quan vấn đề nghiên cứu
Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu đóng một vai trò vô cùng quan trọng.
Quy trình giao nhận này trơn tru nhịp nhàng, phối hợp hài hòa với các tác nghiệp
khác là điều được nhiều doanh nghiệp đặc biệt quan tâm và chú trọng, vì nó là một
trong các yếu tố quyết định đến sự thành công hay thất bại của doanh nghiệp trên thị
trường. Các nghiên cứu về đề tài này có rất nhiều trước đó, được đề cập tới trong
3


các công trình nghiên cứu như luận văn cao học, thạc sỹ, tiến sỹ kinh tế, các công
trình nghiên cứu khoa học… Tất cả các công trình này đều nhằm mục đích giúp cho
các doanh nghiệp logistics ngày càng hoàn thiện hơn quy trình giao nhận hàng hóa
của mình. Chỉ có như vậy thì mới thúc đẩy nhanh quá trình hội nhập của Việt Nam
với thế giới, gắn nền kinh tế quốc gia với nền kinh tế quốc tế.
Trong một vài năm gần đây, có một số bài khóa luận cũng như những cuốn sách có
viết đến đề tài mà bản thân em đang nghiên cứu như:
1. Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng không tại

công ty cổ phần giao nhận vận tải và thương mại Vinamilk, khóa luận tốt nghiệp/
Phan Vân Quyên, An Thị Thanh Nhàn hướng dẫn – khoa TMQT, 2013.
2. Hoàn thiện dịch vụ giao nhận hàng hóa xuất khẩu bằng đường hàng không của chi

nhánh Kintetsu World Express VN, khóa luận tốt nghiệp/ Nguyễn Đức Hoàng Nam,
An Thị Thanh Nhàn hướng dẫn – khoa TMQT, 2013

3. Một số giải pháp hoàn thiện dịch vụ giao nhận vận chuyển hàng hóa xuất nhập khẩu

bằng đường hàng không của công ty TNHH giao nhận vận tải Hà Thành , khóa luận
tốt nghiệp/ Lữ Hồng Nhung, An Thị Thanh Nhàn 2013.
4. Hồ Thị Hoa (2016), Hoàn thiện quy trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng

không của công ty TNHH thương mại và giao nhận AT, khóa luận tốt nghiệp cử
nhân kinh tế trường ĐH Thương Mại.
Các nghiên cứu kể trên đã tập trung vào phân tích những điểm mạnh yếu trong quy
trình giao nhận hàng hóa bằng đường hàng không. Theo đó các tác giả nhận định
doanh nghiệp logistics có thể tối thiểu hóa chi phí đồng thời tối ưu hóa lợi nhuận
nhờ quy trình giao nhận bằng đường hàng không,những khó khăn còn tồn đọng và
định hướng phát triển ngành giao nhận hàng không của công ty trong những năm tới
song các giải pháp còn chưa cụ thể và chưa áp dụng được ngay
Mỗi đề tài nghiên cứu có một đối tượng,phạm vi nghiên cứu khác nhau trong các
bối cảnh riêng nên trong quá trình thực tập ,căn cứ vào thực trạng công ty hiện tại
em thấy đây là một đề tài phù hợp và chưa có bài nghiên cứu nào về đề tài này tại
công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
3

Mục đích nghiên cứu.
4


Để có thể giải quyết tốt những vấn đề trên, mục đích nghiên cứu của khóa luận
là:
•

Khái quát các vấn đề lý thuyết liên quan tới hoạt động giao nhận vận tải bằng đường
hàng không cùng với những lý luận cơ bản về các yếu tố tác động đến hiệu quả hoạt

động giao nhận vận tải đường hàng không.
• Tìm hiểu thực trạng hoạt động kinh doanh giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
đường hàng không của công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
• Đề xuất một số giải pháp, kiến nghị nhằm khắc phục những mặt còn hạn chế trong
quá trình giao nhận vận tải của công ty để thực hiện trong thời gian tới
1.4 Đối tượng nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu là Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
đường hàng không tại công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
1.5 Phạm vi nghiên cứu.
Phạm vi không gian: Nghiên cứu tại công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
chủ yếu tại phòng Kinh doanh của Công ty.
Phạm vi về thời gian: Nghiên cứu hiệu quả quy trình giao nhận vận tải tại
Công ty cổ phần Kepler trong giai đoạn 2016-2018
Nội dung nghiên cứu: Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
đường hàng không tại công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
Phương pháp nghiên cứu.
•

Phương pháp thu thập dữ liệu:
Nguồn bên trong Công ty: Báo cáo tài chính năm 2016, 2017, 2018.
Nguồn bên ngoài Công ty: Các tài liệu về thương mại quốc tế như giáo trình
Quản trị tác nghiệp Thương Mại Quốc Tế, báo và tạp chí chuyên ngành, các luận
văn khóa trước...

•

Phương pháp phân tích dữ liệu
Phương pháp thống kê: liệt kê và đưa vào bảng phân tích dữ liệu thu được của
doanh nghiệp thông qua phòng kế toán, phòng xuất nhập khẩu, phòng nhân sự,

phòng tài chính.
Phương pháp phân tích: phân tích các số liệu thu thập được, đưa ra so sánh và
những suy luận.
Phương pháp so sánh: dựa vào số liệu thống kê thu thập được tiến hành so
sánh giữa các năm, từ đó đưa ra những kết luận và nhận xét.
1.6 Kết cấu khóa luận.

5


Ngoài lời cảm ơn, mục lục, các danh mục bảng biểu, từ viết tắt và các tài liệu
tham khảo, căn cứ vào yêu cầu thực hiện đề tài, nội dung của đề tài và mục tiêu mà
đề tài hướng đến, kết cấu của khóa luận bao gồm 4 chương như sau:
Chương 1: Tổng quan của vấn đề nghiên cứu
Chương 2: Cơ sở lý luận về hoạt động giao nhận vận tải đường hàng không
Chương 3: Thực trạng áp dụng quy trình giao nhận đường hàng không tai
công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
Chương 4: Định hướng phát triển và giải pháp hoàn thiện quy trình xuất nhập
khẩu hàng hóa bằng đường hàng không của công ty cổ phần giao nhận vận tải
Kepler
Chương 2: CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA HOẠT ĐỘNG GIAO NHẬN BẰNG
ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG
2.1 Các khái niệm cơ bản
2.1.1. Hoạt động xuất -nhập khẩu
-Hoạt động xuất khẩu là việc bán hàng hoá và dịch vụ cho quốc gia khác trên cơ
sở dùng tiền tệ làm phương tiện thanh toán. Tiền tệ ở đây có thể là ngoại tệ đối với một
quốc gia hay cả hai quốc gia. Mục đích của hoạt động xuất khẩu là khai thác được lợi
thế so sánh của từng quốc gia trong phân công lao động quốc tế(Theo Luật Thương
Mại VN 2015)
-Nhập khẩu là hoạt động kinh doanh buôn bán trên phạm vi quốc tế, là quá

trình trao đổi hàng hoá giữa các quốc gia dựa trên nguyên tắc trao đổi ngang giá lấy
tiền tệ là môi giới. Nó không phải là hành vi buôn bán riêng lẻ mà là một hệ thống
các quan hệ buôn bán trong một nền kinh tế có cả tổ chức bên trong và bên
ngoài(Theo Luật Thương Mại VN 2015)
2.1.2 Vai trò của hoạt động xuất nhập khẩu
Nhập khẩu là một hoạt động quan trọng của thương mại quốc tế, nhập khẩu tác
động một cách trực tiếp và quyết định đến sản xuất và đời sống. Nhập khẩu là để
tăng cường cơ sở vật chất kỹ thuật công nghệ tiên tiến, hiện đại cho sản xuất và các
hàng hoá cho tiêu dùng mà sản xuất trong nước không sản xuất được, hoặc sản xuất
không đáp ứng nhu cầu, tác động tích cực đến sự phát triển cân đối và khai thác
tiềm năng,thế mạnh của nền kinh tế quốc dân về sức lao động , vốn , cơ sở vật chất,
tài nguyên và khoa học kĩ thuật.Nó có vai trò tích cực thúc đẩy xuất khẩu góp phần
nâng cao chất lượng sản xuất hàng xuất khẩu ,tạo môi trường thuận lợi cho xuất
khẩu hàng hoá ra thị trường quốc tế đặc biệt là nước nhập khẩu; bổ sung kịp thời
6


những mặt mất cân đối của nền kinh tế , đảm bảo một sự phát triển cân đối ổn
định.khai thác đến mức tối đa tiềm năng và khả năng của nền kinh tế vào vòng quay
kinh tế; đảm bảo đầu vào cho sản xuất tạo việc làm ổn định cho người lao động góp
phần cải thiện và nâng cao mức sống của nhân dân.
Xuất khẩu là một cơ sở của nhập khẩu và là hoạt động kinh doanh để đem lại
lợi nhuận lớn, là phương tiện thúc đẩy kinh tế. Mở rộng xuất khẩu để tăng thu ngoại
tệ, tạo đIều kiện cho nhập khẩu và phát triển cơ sở hạ tầng. Nhà nước ta luôn coi
trọng và thúc đẩy các ngành kinh tế hướng theo xuất khẩu, khuyến khích các thành
phần kinh tế mở rộng xuất khẩu để giải quyết công ăn việc làm và tăng thu ngoại tệ.
Xuất khẩu tạo ra khả năng mở rộng thị trường tiêu thụ, cung cấp đầu vào cho sản
xuất, khai thác tối đa sản xuất trong nước; Xuất khẩu góp phần chuyển dịch cơ cấu
kinh tế sang nền kinh tế hướng ngoại, Xuất khẩu là cơ sở để mở rộng và thúc đẩy
các quan hệ kinh tế đối ngoại của đất nước.

2.1.3.Khái niệm giao nhận
a. Khái niệm về dịch vụ giao nhận
Giao nhận vận tải (hay freight forwarding) là dịch vụ vận chuyển hàng hóa từ
nơi gửi hàng đến nơi nhận hàng, trong đó người giao nhận (freight forwarder) ký
hợp đồng vận chuyển với chủ hàng, đồng thời cũng ký hợp đồng đối ứng với người
vận tải để thực hiện dịch vụ.
Giao nhận và vận tải là hai quá trình song hành có mối quan hệ mật thiết với
nhau. Thông qua giao nhận các tác nghiệp vận tải được tiến hành : Tập kết hàng
hóa, vận chuyển, xếp dỡ, lưu kho, chuyển tải, đóng gói, thủ tục, chứng từ,vv... với
nội hàm rộng như vậy, nên có rất nhiều định nghĩa về giao nhận vận tải hàng hóa.
Giao nhận vận tải thực hiện chức năng đưa sản phẩm từ nơi sản xuất đến nơi
tiêu thụ, hoàn thành mặt thứ hai của lưu thông phân phối là phân phối vật chất, khi
mặt thứ nhất là thủ tục thương mại đã hình thành
Theo quy tắc mẫu của FIATA – Hiệp hội giao nhận quốc tế (Federation
Internationale des Associations de Transitaries et Assimilaimes) thì dịch vụ giao
nhận được định nghĩa như sau: “Dịch vụ giao nhận là bất kì loại dịch vụ nào liên
quan đến vận chuyển, gom hàng, lưu kho, bốc xếp, đóng gói hay phân phối hàng
hóa cũng như các dịch vụ tư vấn hay có liên quan đến các dịch vụ kể trên, kể cả các
vấn đề hải quan, tài chính, mua bảo hiểm, thanh toán, thu thập chứng từ liên quan
đến hàng hóa”.
b. Dịch vụ giao nhận hàng không
7


Giao nhận hàng không là tập hợp các nghiệp vụ liên quan nhằm thực hiện việc
di chuyển hàng hóa từ nơi gửi hàng tới nơi nhận hàng, bản chất là việc tổ chức quá
trình chuyên chở và giải quyết các thủ tục liên quan bằng đường hàng không

8

2.1.4 Người giao nhận
a. Khái niệm về người giao nhận
Theo FIATA, người giao nhận được hiểu là “Người lo toan để hàng hóa được
chuyên chở theo hợp đồng ủy thác và hành động vì lợi ích của người ủy thác.
Người giao nhận cũng đảm nhận mọi công việc thực hiện liên quan đến hợp
đồng giao nhận như bảo quản, lưu kho trung chuyển, làm thủ tục hải quan, kiểm
hóa”.
Người giao nhận có thể là chủ hàng khi mà chủ hàng tự đứng ra đảm nhận
công việc giao nhận hàng hóa của mình, chủ tàu khi chủ tàu thay mặt chủ hàng thực
hiện dịch vụ giao nhận, công ty xếp dỡ hay kho hàng. Ngày nay người làm dịch vụ
giao nhận hàng hóa giữ vai trò quan trọng trong vận tải và buôn bán quốc tế. Những
dịch vụ người giao nhận thực hiện không chỉ dừng lại ở các công việc cơ bản truyền
thống như đặt chỗ đóng hàng, nơi dùng để kiểm tra hàng hóa, giao nhận hàng hóa
mà còn thực hiện những dịch vụ chuyên nghiệp hơn như tư vấn chọn tuyến đường
vận chuyển, chọn tàu vận tải, đóng gói bao bì hàng hóa
b. Người giao nhận hàng không
Là người kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng không ,họ có thể là đại lý FIATA
hoặc không phải là đại lý của FIATA,dịch vụ mà người giao nhận thường làm chủ
yếu là gom hàng .Ngày nay ,vận tải hàng hóa quốc tế bằng đường hàng không ngày
càng tỏ rõ ưu thế của mình so với các phương thức vận tải khác .Khi thương mại
quốc tế ngày càng mở rộng thì cũng là lúc ngành vận tải hàng hóa hàng không đi
vào quỹ đạo,phát triển mạnh mẽ
2.2 Vai trò của hoạt động giao nhận vận tải-giao nhận vận tải đường hàng
không
 Đối với nền kinh tế

- Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết
kiệm mà không cần có sự tham gia của người gửi cũng như người nhận hàng hóa.
- Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của

phương tiện vận tải, tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải
cũng như các phương tiện hỗ trợ khác.
- Giao nhận giúp gia tăng giá trị kinh doanh của các doanh nghiệp vận tải giao
nhận vì hoạt động giao nhận có quy mô mở rộng và phức tạp hơn nhiều so với hoạt
động vận tải giao nhận thuần túy cho nên các dịch vụ mà khách hàng yêu cầu từ
người kinh doanh vận tải giao nhận cũng phải đa dạng và phong phú.
9


- Giao nhận góp phần mở rộng thị trường trong buôn bán quốc tế, như chiếc
cầu nối trong việc chuyển dịch hàng hóa trên các tuyến đường mới đến các thị
trường mới đúng yêu cầu về thời gian và địa điểm đã đặt ra.
 Đối với công ty kinh doanh về xuất nhập khẩu

Dịch vụ giao nhận cũng mang lại cho doanh nghiệp nhiều lợi ích như sau:
Giảm thiểu được những rủi ro cho hàng hóa trong quá trình vận chuyển vì
những người giao nhận là người có nhiều kinh nghiệm trong việc thuê phương tiện,
nhất là tàu biển vì họ thường xuyên tiếp xúc nhiều với các hãng tàu nên họ biết rõ
hãng tàu nào có uy tín, cước phí phù hợp, lịch trình tàu chạy…
Bên cạnh đó còn giúp cho chủ hàng tiết kiệm được thời gian làm các thủ tục
và tìm kiếm người giao nhận, tiết kiệm được chi phí phát sinh cho chủ hàng.
Việc sử dụng dịch vụ giao nhận thường xuyên sẽ tạo điều kiện cho doanh
nghiệp giảm bớt nhân sự, nhất là việc giao nhận không thường xuyên.
Ngoài ra do tính chuyên môn của lĩnh vực này nên người giao nhận thường
tiến hành các công việc một cách nhanh chóng nên do đó tránh được tình trạng
chậm trễ trong việc thực hiện hợp đồng xuất nhập khẩu.
Trong trường hợp hàng hóa phải chuyển tải dọc đường thì người giao nhận sẽ
đảm trách việc này, giúp doanh nghiệp không cần người đại diện tại nước chuyển tải
cũng như đảm bảo sao cho hàng hóa ít bị tổn thất trong quá trình chuyển tải hàng
hóa.

Bên cạnh đó, người giao nhận có thể thay mặt doanh nghiệp (nếu được doanh
nghiệp ủy quyền) để làm các thủ tục khiếu nại với người vận chuyển hoặc cơ quan
bảo hiểm khi xảy ra tổn thất hàng hóa, người giao nhận cũng có thể giúp doanh
nghiệp ghi chứng từ hợp lý cũng như áp mã thuế (nếu là hàng phải chịu thuế) sao
cho số thuế mà doanh nghiệp phải nộp là hợp lý.
=>Vai trò của dịch vụ giao nhận hàng hóa XNK bằng đường hàng không được
thể hiện thông qua:
-

Giao nhận tạo điều kiện cho hàng hóa lưu thông nhanh chóng, an toàn và tiết kiệm

-

mà không cần có sự tham gia của người gửi cũng như người nhận tác nghiệp
Giao nhận giúp cho người chuyên chở đẩy nhanh tốc độ quay vòng của phương tiện
tải tận dụng tối đa và hiệu quả sử dụng của các phương tiện vận tải cũng như các

-

phương tiện hỗ trợ khác.
Giao nhận giúp giảm giá thành các hàng hóa xuất nhập khẩu do các nhà xuất nhập
khẩu giảm bớt chi phí như: chi phí đi lại, chi phí đào tạo nhân công, chi phí cơ
10


hội…
2.3. Các nhân tố ảnh hưởng đến quy trình giao nhận bằng đường hàng
không
2.3.1 Đặc điểm của dịch vụ giao nhận
a. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận vận tải

Vì dịch vụ giao nhận cũng là một loại hình dịch vụ nên nó cũng mang những
đặc điểm chung như sau, đó là hàng hóa vô hình nên không thể cất giữ được, không
có tiêu chuẩn đánh giá chất lượng đồng nhất, sản xuất và tiêu dùng diễn ra đồng
thời và chất lượng của dịch vụ thì phụ thuộc vào cảm nhận của người tiêu dùng.
Nhưng bên cạnh đó thì dịch vụ giao nhận cũng có những đặc điểm riêng như:
• Không tạo ra sản phẩm vật chất vì nó chỉ làm cho đối tượng thay đổi vị trí về
mặt không gian chứ không tác động về mặt kỹ thuật làm thay đổi đối tượng đó.
Điều này tác động tích cực đến sự phát triển của sản xuất và nâng cao đời sống nhân
dân.
• Mang tính thụ động vì dịch vụ này phụ thuộc rất nhiều vào nhu cầu của
khách hàng, các quy định của người vận chuyển, các ràng buộc về luật pháp, thể
chế của chính phủ.
• Mang tính thời vụ vì giao nhận chủ yếu phục vụ cho hoạt động xuất nhập
khẩu mà thường thì hoạt động xuất nhập khẩu chỉ mang tính thời vụ nên hoạt động
giao nhận cũng chịu ảnh hường của tính thời vụ.
Ngoài làm những công việc như thủ tục, lưu cước, thì người làm dịch vụ giao
nhận còn tiến hành nhiều công việc khác như: gom hàng, chia hàng, bốc xếp, mà để
có thể hoàn thành tốt công việc đó hay không thì còn phụ thuộc rất nhiều vào cơ sở
vật chất và kinh nghiệm của người giao nhận
b. Đặc điểm của dịch vụ giao nhận vận tải đường hàng không
+ Ưu điểm:
- Tuyến đường trong vận tải hàng không là không trung và hầu như là đường
thẳng.
- Tốc độ của vận tải hàng không là rất cao: gấp 27 lần so với đường biển, 10
lần so với đường ô tô, và 8 lần so với đường sắt.
- Vận tải hàng không an toàn và đều đặn: tỷ lệ tai nạn so với vận tải ô tô và
đường biển thấp hơn.
+ Nhược điểm:
- Giá cước cao: gấp vận tải đường biển 8 lần, gấp ô tô và đường sắt từ 2 - 4
lần.

11


- Không thích hợp với vận chuyển hàng hoá giá trị thấp, khối lượng lớn và
cồng kềnh.
- Đòi hỏi vốn đầu tư xây dựng lớn.
- Airfreight: bao gồm các hàng hoá khác như: hàng giá trị cao (có giá trị từ
1000 USD/kg trở lên), vàng, bạch kim, tiền, séc, thẻ tín dụng, kim cương, đá quý,
đồ trang sức, hàng dễ hư hỏng (hoa, quả tươi, hàng phục vụ nôel, lễ hội. . .), hàng
cứu trợ khẩn cấp, động vật sống.
2.3.2 Các nhân tố bên ngoài ảnh hưởng đến quy trình giao nhận bằng
đường hàng không:
Mỗi một chủ thể hoạt động trong xã hội đều chịu sự chi phối nhất định các
môi trường bao quanh nó. Đó là tổng hợp các yếu tố có tác động trực tiếp hoặc gián
tiếp qua lại lẫn nhau. Chính những nhân tố này quy định xu hướng và trạng thái
hành động của chủ thể. Trong kinh doanh thương mại quốc tế, đặc biệt là trong lĩnh
vực giao nhận các doanh nghiệp phải chịu sự chi phối của các nhân tố bên trong lẫn
bên ngoài nước. Các nhân tố này thường xuyên biến đổi, và vì vậy làm cho hiệu quả
hoạt động giao nhận ngày càng phức tạp hơn. Để nâng cao hiệu quả hoạt động giao
nhận đòi hỏi các nhà kinh doanh phải nắm bắt và phân tích được ảnh hưởng của
từng nhân tố cá biệt tác động tới hoạt động của doanh nghiệp trong từng thời kỳ cụ
thể.
- Nhân tố tự nhiên xã hội
Thời tiết ảnh hưởng rất lớn đến việc giao hàng, nhận hàng và quá trình chuyên
chở hàng hoá bằng đường hàng không. Điều này sẽ ảnh hưởng đến tốc độ làm hàng
và thời gian giao nhận hàng hoá. Ngoài ra, quá trình chuyên chở trên không cũng
chịu nhiều tác động của yếu tố thời tiết có thể gây thiệt hại hoàn toàn cho chuyến
bay hoặc làm chậm việc giao hàng, làm phát sinh hậu quả kinh tế cho các bên có
liên quan.

Do những tác động trên mà thời tiết sẽ ảnh hưởng đến chất lượng của hàng
hoá, và là một trong những nguyên nhân gây ra những tranh chấp. Nó cũng là cơ sở
để xây dựng trường hợp bất khả kháng và khả năng miễn trách cho người giao nhận.
- Cơ sở hạ tầng
Cơ sở hạ tầng tốt là một yếu tố không thể thiếu nhằm góp phần thúc đẩy hoạt
động giao nhận ,bởi khi cơ sở hạ tầng hiện đại,giao lưu trao đổi dễ dàng thúc đẩy
buôn bán giữa các quốc gia,hoạt động xuất nhập khẩu phát triển mới tạo tiền đề cho
ngành giao nhận phát huy tiềm năng của nó . Cơ sở hạ tầng bao gồm: đường xá, bến
12


bãi, hệ thống vận tải, hệ thống thông tin, hệ thống ngân hàng... có ảnh hưởng rất lớn
đến hoạt động giao nhận. Nếu cơ sở hạ tầng hiện đại sẽ thúc đẩy hiệu quả giao
nhận, ngược lại nó sẽ kìm hãm sự phát triển của ngành giao nhận
- Hệ thống luật pháp
Thông qua việc đề ra các chính sách và quy định, Nhà nước thiết lập môi
trường pháp lý nhằm điều chỉnh các hoạt động của các doanh nghiệp nên nó có ảnh
hưởng rất lớn đến hoạt động giao nhận. Phạm vi hoạt động giao nhận hàng xuất
nhập khẩu bằng đường hàng không liên quan đến nhiều quốc gia khác nhau. Nên
môi trường luật pháp ở đây cần được hiểu là môi trường luật pháp không chỉ của
quốc gia hàng hoá được gửi đi mà còn của quốc gia hàng hoá đi qua, quốc gia hàng
hoá được gửi đến và luật pháp quốc tế. Bất kỳ một sự thay đổi nào ở một trong
những môi trường luật pháp nói trên như sự ban hành, phê duyệt một thông tư hay
nghị định của Chính phủ ở một trong những quốc gia kể trên; hay sự phê chuẩn,
thông qua một Công ước quốc tế cũng sẽ có tác dụng hạn chế hay thúc đẩy hoạt
động giao nhận hàng xuất nhập khẩu. Các bộ luật của các quốc gia cũng như các
Công ước quốc tế không chỉ quy định về khái niệm, phạm vi hoạt động mà quan
trọng hơn nó quy định rất rõ ràng về nghĩa vụ, trách nhiệm và quyền hạn của những
người tham gia vào lĩnh vực giao nhận. Cho nên, việc hiểu biết về những nguồn luật
khác nhau, đặc biệt là của những quốc gia khác sẽ giúp người giao nhận tiến hành

công việc một cách hiệu quả nhất.
-Nhân tố công nghệ
Ngày nay, khoa học công nghệ tác động đến tất cả các lĩnh vực kinh tế xã hội
và mang lại nhiều lợi ích, trong lĩnh vực giao nhận nó cũng mang lại hiệu quả cao.
Nhờ sự phát triển của hệ thống bưu chính viễn thông,các doanh nghiệp ngoại
thương có thể đàm thoại trực tiếp với khách hàng qua telex, fax, điện tín... giảm bớt
những chi phí đi lại, xúc tiến hoạt động xuất nhập khẩu. Giúp các nhà kinh doanh
nắm bắt các thông tin về diễn biến thị trường một cách chính xác, kịp thời
2.3.3 Các nhân tố bên trong ảnh hưởng đến quy trình giao nhận bằng
đường hàng không
-Nhân tố bộ máy quản lý - tổ chức hành chính
Mỗi một doanh nghiệp là một hệ thống với những mối liên kết chặt chẽ với
nhau hướng tới mục tiêu. Một doanh nghiệp muốn đạt được mục tiêu của mình thì
đông thời đạt đến một trình độ tổ chức, quản lý tương ứng Khả năng tổ chức, quản
lý doanh nghiệp dựa trên quan điểm tổng hợp bao quát, tập trung vào những mối
13


liên hệ tương tác của tất cả các bộ phận tạo thành tổng thể tạo nên sức mạnh thực sự
cho doanh nghiệp.
-Nhân tố con người
Nhân lực là yếu tố quyết định đến sản xuất kinh doanh, nó bao gồm một số
nội dung chủ yếu sau:
•

Ban giám đốc doanh nghiệp :Là những cán bộ quản lý ở cấp cao nhất trong doanh
nghiệp, những người vạch ra chiến lược, trực tiếp điều hành, tổ chức thực hiện công
việc kinh doanh của doanh nghiệp. Các thành viên của ban giám đốc có ảnh hưởng
rất lớn đến kết quả hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp. Nếu các thành viên có
trình độ, kinh nghiệm và khả năng đánh giá, năng động, có mối quan hệ tốt với bên

ngoài thì họ sẽ đem lại cho doanh nghiệp không chỉ những lợi ích trước mắt như:
tăng doanh thu, tăng lợi nhuận mà còn uy tín lợi ích lâu dài cho doanh nghiệp. Đây

mới là yếu tố quan trọng tác động đến khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.
• Đội ngũ cán bộ quản lý ở cấp doanh nghiệp: Là những người quản lý chủ chốt có
kinh nghiệm công tác, phong cách quản lý, khả năng ra quyết định, khả năng xây
dựng ê kíp quản lý và hiểu biết sâu rộng lĩnh vực kinh doanh sẽ là một lợi thế quan
•

trọng cho doanh nghiệp.
Cơ sở hạ tầng và trang thiết bị của người giao nhận bao gồm như văn phòng, kho
hàng, các phương tiện bốc dỡ, chuyên chở, bảo quản và lưu kho hàng hoá,... Để
tham gia hoạt động giao nhận hàng xuất nhập khẩu bằng đường hàng không, nhất là
trong điều kiện container hoá như hiện nay, người giao nhận cần có một cơ sở hạ
tầng với những trang thiết bị và máy móc hiện đại để phục vụ cho việc gom hàng,
chuNn bị và kiểm tra hàng. Với sự phát triển mạnh mẽ của công nghệ thông tin,
người giao nhận đã có thể quản lý mọi hoạt động của mình và những thông tin về
khách hàng, hàng hoá qua hệ thống máy tính và sử dụng hệ thống truyền dữ liệu
điện tử (EDI). Với cơ sở hạ tầng và trang thiết bị hiện đại người giao nhận sẽ ngày

càng tiếp cận gần hơn với nhu cầu của khách hàng và duy trì mối quan hệ lâu dài.
• Sự cạnh tranh của các doanh nghiệp hiện có trong ngành và khả năng hội nhập của
các doanh nghiệp mới
Mức độ cạnh tranh giữa các doanh nghiệp trong cùng một ngành với nhau
ảnh hưởng trực tiếp tới lượng cung cầu sản phNm của mỗi doanh nghiệp, ảnh
hưởng tới giá bán, tốc độ tiêu thụ sản phẩm... do vậy ảnh hưởng tới hiệu quả của
mỗi doanh nghiệp. Cạnh tranh, một mặt thúc đẩy cho doanh nghiệp đầu tư máy móc
14

thiết bị, nâng cấp chất lượng và hạ giá thành sản phẩm…Nhưng một mặt nó dễ dàng
đẩy lùi các doanh nghiệp không có khả năng phản ứng hoặc chậm phản ứng với sự
thay đổi của môi trường kinh doanh
•

Mạng lưới kinh doanh của doanh nghiệp
Mạng lưới phân phối của doanh nghiệp được tổ chức, quản lý và điều hành
một cách hợp lý thì nó sẽ là một phương tiện có hiệu quả để tiếp cận khách hàng.
Doanh nghiệp thu hút khách hàng bằng cách chinh phục ((hình thức mua bán, thanh
toán, vận chuyển) hợp lý nhất
2.4 Quy trình giao nhận hàng hoá xuất nhập khẩu bằng đường hàng
không
2.4.1. Giao hàng xuất khẩu:
Sau khi ký hợp đồng ngoại thương, người xuất khẩu tiến hành chuẩn bị hàng
hoá và lập một số chứng từ cần thiết về hàng hoá để giao hàng cho hãng hàng
không. Thông thường, họ uỷ thác cho người giao nhận hay đại lý hàng không bằng
một hợp đồng uỷ thác giao nhận. Người giao nhận hay đại lý này phải được hãng

-

vận chuyển chỉ định và cho phép khai thác hàng hoá.
Quy trình giao nhận xuất khẩu như sau:
Bước 1:Người xuất khẩu giao hàng cho người giao nhận kèm với thư chỉ dẫn
của người gửi hàng để người giao nhận giao hàng cho hãng vận chuyển và lập vận
đơn. Thư chỉ dẫn của người gửi hàng được in sẵn thành mẫu và bao gồm những nội

•
•
•
•

•
•
•
•
•
-

dung chính sau:
Tên và địa chỉ của người gửi hàng;
Nơi hàng đến và tuyến đường vận chuyển;
Số kiện, trọng lượng;
Kích thước của hàng;
Đặc điểm và số lượng hàng hoá;
Phương pháp thanh toán cước phí;
Ký mã hiệu hàng hoá;
Có hay không mua bảo hiểm cho hàng hoá;
Liệt kê các chứng từ gửi kèm.
Bước 2 :Người giao nhận sẽ cấp cho người xuất khẩu giấy chứng nhận đã
nhận hàng của người giao nhận (FCR – fowarder’s certificate of receipt). Đây là sự
thừa nhận chính thức của người giao nhận là họ đã nhận hàng. FCR gồm những nội

•
•
•

dung chính sau:
Tên, địa chỉ của người uỷ thác;
Tên, địa chỉ của người nhận hàng;
Ký mã hiệu và số hiệu hàng hoá;
15

•
•
•
•
•
-

Số lượng kiện và cách đóng gói;
Tên hàng;
Trọng lượng cả bì;
Thể tích;
Nơi và ngày phát hành giấy chứng nhận
Bước 3:Người giao nhận sẽ cấp giấy chứng nhận vận chuyển của người giao
nhận (FTC – forwarder’s certificate of transport), nếu người giao nhận có trách

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

-

nhiệm giao hàng tại đích. Nội dung chính của FTC gồm:
Tên, địa chỉ của người uỷ thác;
Tên và địa chỉ của người nhận hàng;
Địa chỉ thông báo;
Phương tiện vận chuyển;
Từ/qua;
Nơi hàng đến;
Tên hàng;
Ký mã và số hiệu hàng hoá;
Trọng lượng cả bì;
Thể tích;
Bảo hiểm
Cước phí và kinh phí trả cho;
Nơi và ngày phát hành chứng từ.
Bước 4:Người giao nhận sẽ cấp biên lai kho hàng cho người xuất khẩu
(FWR – forwarder’s warehouse receipt) nếu hàng được lưu tại kho của người giao

•
•
•
•
•
•
•
•
•
•
•

•

nhận trước khi gửi cho hãng hàng không. FWR gồm những nội dung chính sau:
Tên và người cung cấp hàng;
Tên người gửi vào kho;
Tên thủ kho;
Tên kho;
Phương tiện vận tải;
Tên hàng;
Trọng lượng cả bì;
Tình trạng bên ngoài của hàng hoá khi nhận và ai nhận;
Mã và số hiệu hàng hoá;
Số hiệu và bao bì;
Bảo hiểm;
Nơi và ngày phát hành FWR.
Trên cơ sở uỷ thác của người xuất khẩu, người giao nhận tiến hành tập hợp và
lập chứng từ sau đây để chuẩn bị giao hàng cho hang hàng không: Giấy phép xuất
khẩu; Bản kê chi tiết hàng hoá; Bản lược khai hàng hoá là một bản kê khai tóm tắt
về hàng hoá chuyên chở; Giấy chứng nhận xuất xứ, Tờ khai hàng hoá XNK (khai
hải quan), Vận đơn hàng không, hoá đơn thương mại
16


-

Bước 5: Sau khi làm xong thủ tục với hãng hàng không, sân bay và thanh

toán các chi phí, người giao nhận sẽ gửi chứng từ kèm theo hàng hoá gồm:
Các bản còn lại của MAWB và HAWB
Hoá đơn thương mại

Bản kê khai chi tiết hàng hoá
Giấy chứng nhận xuất xứ
Phiếu đóng gói
Lược khai hàng hoá
Và chứng từ cần thiết khác theo yêu cầu của nước nhập khẩu
Người giao nhận sẽ giao lại bản gốc số 3 cho người gửi hàng (MWAB hoặc
HAWB) cùng thông báo thuế và thu tiền cước cùng các khoản chi phí cần thiết có
liên quan.
2.4.2. Nhận hàng nhập khẩu:
Theo sự uỷ thác của người giao nhận nước ngoài hay người nhập khẩu, người
đại lý hay người giao nhận hàng không sẽ tiến hành giao nhận hàng hoá bằng chứng
từ được gửi từ nước xuất khẩu và những chứng từ do nước nhập khẩu cung cấp.
Bước 1:Nếu chỉ có trách nhiệm giao hàng cho người nhập khẩu tại kho hay
trạm giao nhận hàng hoá của sân bay thì sau khi được thông báo đã đến của hãng
•

vận chuyển cấp vận đơn thì:
Người giao nhận trực tiếp lên sân bay nhận bộ hồ sơ gửi kèm theo hàng hoá (đã

trình bày ở phần giao hàng xuất khẩu)
• Sau khi thu hồi bản vạn đơn gốc số 2, người giao nhận cùng người nhập khẩu làm
•

các thủ tục nhận hàng ở sân bay.
Nếu người giao nhận là đại lý gom hàng thì phải nhận lô hàng nguyên bằng vận đơn
chủ sau đó chia hàng và giao cho các chủ hàng lẻ và thu hồi lại vận đơn gom hàng.
Nếu người giao nhận có trách nhiệm giao hàng đến đích, thì ngoài việc thu hồi
các bản số 2 của vận đơn chủ hoặc vận đơn gom hàng, người giao nhận còn phải

•

•
•
•
•
•
•
•

yêu cầu người nhập khẩu cung cấp các chứng từ sau:
Giấy phép nhập khẩu
Bản kê khai chi tiết hàng hoá
Hợp đồng mua bán ngoại thương
Chứng từ xuất xứ
Hoà đơn thương mại
Lược khai hàng nếu gửi hàng theo HAWB
Tờ khai hàng nhập khẩu
Giấy chứng nhận phẩm chất
Bước 2:Người giao nhận tiến hành nhận hàng từ hãng vận chuyển, thanh
toán mọi khoản cước , làm thủ tục và nộp lệ phí với cảng hàng không, thông quan
cho hàng hoá.
17


Bước 3:

Giao hàng cho người nhập khẩu tại kho của người nhập khẩu

cùng giấy tờ hải quan và thông báo thuế.
Bước 4: Người nhập khẩu nhận hàng và thanh toán các chi phí mà người
giao nhận đã nộp cùng phí giao nhận cho người giao nhận.

Chương 3 : PHÂN TÍCH THỰC TRẠNG CỦA VẤN ĐỀ NGHIÊN CỨU
3.1 Giới thiệu khái quát về Kepler
3.1.1 Quá trình hình thành,quy mô và sự phát triển của công ty
-Tên đơn vị đầy đủ : Công ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Kepler
-Tên giao dịch tiếng Anh: KEPLER LOGISTICS JSC
-Địa chỉ :
Địa chỉ giao dịch: Tầng 6, 169 Nguyễn Ngọc Vũ, Phường Trung Hòa, Quận
Cầu Giấy, Hà Nội.
Địa chỉ đăng ký: Số 3, ngõ 111/21, Đường Giáp Bát, Phường Giáp Bát, Quận
Hoàng Mai,Hà Nội.
- Loại hình hoạt động: Công ty Cổ Phần
- Mã số thuế: 0106931418
- Đại diện pháp luật: Cao Thị Thu Hiền
- Mã số thuế: 0106931418
- Ngày cấp giấy phép: 10/08/2015
- Ngày hoạt động: 10/08/2015 (Đã hoạt động 4 năm)
3.1.2 Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu tổ chức của Công ty Cổ phần Giao Nhận Vận Tải Kepler được chia
thành các phòng ban phụ trách những nhiệm vụ đảm bảo hiệu quả cho hoạt động
giao nhận vận chuyển của công ty diễn ra thuận lợi,nhanh chóng . Cụ thể như sau
Bảng 3.1.2. Sơ đồ tổ chức bộ máy của Công ty cổ phần vận tài Kepler
TỔNG GIÁM ĐỐC
PHÓ TỔNG
GIÁM ĐỐC

Phòng
Phòng giao
chăm sóc
nhận và hải

KH 3.1.3 Lĩnh vựcquan
kinh doanh

18

Phòng nhân
sự

Phòng kế
toán tài vụ

Phòng
hành chính


Công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ :
cung cấp đa dạng các hình thức giao nhận vận chuyển quốc tế bằng đường
biển,đường hàng không ,đường bộ , các dịch vụ đại lý khác như: Đại lý tàu, xin giấy
phép xuất nhập khẩu, phun khử trùng: hiểu rõ yêu cầu riêng của từng thị trường và
đảm bảo công ty khử trùng thực hiện đúng yêu cầu,kiểm dịch, xin chứng nhận xuất
xứ: xin các form giấy chứng nhận xuất xứ khác nhau cho các trường hợp khác nhau,
bảo hiểm hàng: lấy báo giá, lịch sử bồi thường của các công ty bảo hiểm cho khách
hàng, thanh toán hộ thuế và VAT...Khách hàng của công ty đa phần là các doanh
nghiệp xuất nhập khẩu có quy mô nhỏ và vừa .Vì kinh doanh trong lĩnh vực dịch vụ
cho nên công ty luôn chú trọng tới cảm nhận và sự hài lòng của khách hàng,các dịch
vụ không chỉ đa dạng mà còn rất linh hoạt và nhanh chóng.
Riêng đối với lĩnh vực giao nhận vận tải đường hàng không,công ty đã và
đang :
Cung cấp dịch vụ vận chuyển hàng hóa bằng đường hàng không đến các nước
trên thế giới. Ngoài ra, hàng hoá vận chuyển bằng đường hàng không vẫn có thể

được sắp xếp cho nhập khẩu đến Việt Nam từ khắp nơi trên thế giới. Khối lượng
hàng hóa luân chuyển ngày một lớn. Dựa theo các nhu cầu của khách hàng, công ty
sẽ đề xuất các dịch vụ vận chuyển hàng không phù hợp, bao gồm cả các chuyến bay
gián tiếp và trực tiếp nhằm đảm bảo hàng hóa của đối tác được vận chuyển tới đích
an toàn đúng hạn.Công ty cung cấp dịch vụ booking tốt nhất và đảm bảo hàng hóa
được giám sát chặt chẽ trên từng lộ tuyến, đảm bảo chính xác về mặt thời gian.
Dịch vụ hàng không bao gồm:
Cửa đến Cửa
Sân bay đến Sân bay
Thuê máy bay
Kết hợp đường biển – hàng không
Giải pháp cho hàng quá khổ quá tải
Lịch vận chuyển và chi phí chuyên biệt cho từng nhu cầu
Tra cứu hành trình qua mạng

3.2 Quy trình giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng đường hàng
không tại công ty cổ phần giao nhận vận tải Kepler
3.2.1. Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales của Logistics hoặc từ
bộ phận chứng từ chuyển qua
19


Bộ phận Sales của Logistics sau khi ký hợp đồng dịch vụ với khách hàng sẽ
chuyển thông tin khách hàng cho bộ phận Operation để tiến hành giao dịch thực
hiện dịch vụ.
Đối với những lô hàng do bộ phận Air gửi Phiếu yêu cầu thực hiện dịch vụ,
chứng từ lô hàng sẽ được người phụ trách chứng từ trực tiếp nhận và kiểm tra. Sau
đó, người phụ trách chứng từ sẽ chuyển hồ sơ và thông tin khách hàng cho Giám sát
Bộ phận giao nhận để phân công thực hiện lô hàng.
Khi đã có thông tin về khách hàng , bộ phận giao nhận dưới sự phân công của

Giám sát bộ phận, sẽ liên lạc trực tiếp với khách hàng để lấy thông tin về lô hàng,
yêu cầu khách hàng fax bản chứng từ để kiểm tra 2 ngày trước ngày hàng đến hoặc
1 ngày trước ngày xuất hàng. Sau đó bộ phận giao nhận chuyển cho người lập
chứng từ Double check và chuẩn bị hồ sơ.
3.2.2. Tìm hiểu hồ sơ khách hàng
Sau khi kiểm tra chứng từ copy của lô hàng đầy đủ và hợp lệ, nhân viên giao
nhận của Kepler sẽ yêu cầu người phụ trách chứng từ cùng kiểm tra và lập hồ sơ.
Đối với những lô hàng có trục trặc về khâu chứng từ hoặc về hàng hoá, nhân
viên giao nhận phải thông báo cho Giám sát bộ phận biết tình hình, phối hợp với
khách hàng khắc phục thiếu sót hoặc tìm cách tháo gỡ. Khi có khả năng phát sinh
chi phí thực hiện lô hàng, giám sát bộ phận của Kepler sẽ thông báo với Bộ phận
Sales để báo lại giá và cùng khách hàng thống nhất cách xử lý.
3.2.3. Tiến hành thủ tục cần thiết để giao nhận hàng hoá
Ngay lập tức khi nhận được Thông báo hàng đến hoặc chứng từ hàng xuất
phải đên gặp khách hàng để lấy chứng từ gốc (đối với hàng nhập), hoặc lấy chữ ký
của người có thẩm quyền phía khách hàng (đối với hàng xuất) để hoàn tất hồ sơ
khai báo hải quan. Khi giao nhận chứng từ gốc với khách hàng phải có Document
Delivery Note, hai bên ký nhận và mỗi bên giữ một bản.
Nhân viên giao nhận phải kiểm tra lần cuối Hồ sơ trước khi nộp cho Hải quan,
và là người ký vào phần “Last checked on” trên bản Import/Export clearance –
Cover page and Check list. Nhân viên giao nhận và nhân viên lập chứng từ cùng
liên đới chịu trách nhiệm về tính hợp pháp của hồ sơ, đặc biệt là về mặt tài chính
nếu phát sinh gây ra do lỗi chuẩn bị chứng từ. Chứng từ gốc của lô hàng phải được
copy lưu file trước khi xuất trình Hải quan.
Nhân viên giao nhận phối hợp với nhà cung cấp vận tải yêu cầu xe, theo dõi
giờ đến, số xe để ghi trong Cargo Delivery Note khi đến giao hàng cho khách hoặc
load hàng xuất đi. Trên biên bản cũng phải thể hiện giờ đến lấy hàng hoặc giao
20

hàng, có ký nhận giữa nhân viên giao nhận và người thừa hành của khách hàng. Bất
kỳ có sự chậm trễ nào gây ra chi phí lưu kho hoặc các chi phí phát sinh khác nhân
viên giao nhận phải có trách nhiệm thông báo với khách hàng biết tình hình, lý do
của sự chậm trễ, đồng thời báo ngay cho Giám sát bộ phận biết. Trường hợp Giám
sát bộ phận không thể quýet định được, phải báo lên Giám đốc bộ phận để xin ý
kiến.
Khi được khách hàng yêu cầu hỗ trợ trong quá trình xuất nhập khẩu hàng hoá
nằm trong khả năng của nhân viên giao nhận, nhân viên giao nhận sẽ hết long phục
vụ khách hàng.
Nhân viên giao nhận có trách nhiệm phát huy tối đa nghiệp vụ của mình khi
làm việc với Hải quan, với Cảng để đảm bảo tiến độ mở tờ khai Hải quan cũng như
nhập xuất hàng cho khách. Nếu có sự cố về nghiệp vụ, nhân viên giao nhận phải
liên lạc với giám sát bộ phận để tìm cách giải quyết. Chỉ khi không giải quyết được
và cần sự hỗ trợ của khách hàng, nhân viên mới thông báo về sự cố cho khách hàng
biết.
Thời gian thực hiện một lô hàng thông thường được phép chậm nhất khi đã
nhận đầy đủ chứng từ (Tờ khai, Bill, D/O …) như sau:
- Xuất Air: 1 ngày
- Nhập Air: 2 ngày
3.2.4. Lên chí phí lô hàng
Chi phí thực hiện lô hàng được áp dụng theo Bảng giá của Kepler Logistic đã
được Giám đốc công ty thông qua. Nhân viên giao nhận sử dụng tối đa kinh nghiệm
nghiệp vụ của mình và hạn chế chi phí trong phạm vi bảng giá nói trên. Những chi
phí nào có hoá đơn, nhân viên giao nhận phải xuất trình đầy đủ, hợp lệ hoặc phải
giải trình một cách hợp lý. Nếu không có, khoản chi phí đó sẽ không được duyệt.
Bất kỳ một chi phí phát sinh nào trong quá trình làm hàng phải được sự đồng ý của
Giám đốc bộ phận, do Giám sát bộ phận duyệt trước và xin ý kiến Giám đốc bộ
phận và cũng phải chịu trách nhiệm giải trình khi thanh toán. Giám sát bộ phận có
trách nhiệm nắm rõ tình hành làm hàng của nhân viên và xác nhận được những chi
phí phát sinh đó. Những chi phí phát sinh phải được thông báo kịp thời ch khách

hàng (trường hợp phát sinh từ phía khách hàng) hoặc giám sát bộ phận phải trình
báo lên Giám đốc bộ phận (nếu phát sinh từ phía Công ty Kepler Logistic và Công
ty Kepler Logistic chịu phát sinh đó)
Trước mỗi lô hàng, nhân viên giao nhận phải làm Bản dự chi để trình Giám sát
bộ phận. Giám sát bộ phận được phép ký duyệt Tạm ứng cho nhân viên giao nhận
với số dư nợ tối đa của mỗi lô hàng không vượt quá 5.000.000đ, nếu vượt quá năm
21


triệu đồng sẽ chuyển cho Giám đốc ký duyệt và phải có chữ ký của Giám sát bộ
phận. Thời gian thanh toán tạm ứng là 3 ngày kể từ ngày tạm ứng. Nhân viên giao
nhận phải nộp phiếu thanh toán tạm ứng cho Giám sát bộ phận ký nháy, rồi chuyển
cho Giám đốc bộ phận duyệt ngay khi hoàn tất lô hàng.
3.2.5. Hoàn tất giao - nhận hàng và thủ tục XNK
Khi hoàn tất các thủ tục kê hàng hàng xuất nhập, nhân viên giao nhận phải báo
cho khách hàng biết tình hình để khách hàng yên tâm về thủ tục lô hàng. Khi hoàn
tất giao nhận phải ký nhận với khách hàng Cargo Delivery Note.
Khi nhận được tờ khai có xác nhận của Hải quan (hồ sơ thông quan của lô
hàng) phải copy tờ khai lưu file và fax cho khách hàng, sau đó giao cho khách hàng
bản gốc. Việc giao nhận chứng từ phải được thể hiện bằng Document Delivery
Note.
Cuối cùng, nhân viên giao nhận phải thông báo cho nhân viên lập chứng từ
tình hình lô hàng để đóng hồ sơ, đồng thời nhập dữ liệu EDI và ra hoá đơn cho
khách hang
3.3 Thực trạng quả hoạt động giao nhận hàng hóa xuất nhập khẩu bằng
đường hàng không tại công ty cổ phần giao nhận vận tải KEPLER
3.3.1. Nhận thông tin khách hàng từ bộ phận Sales của Logistics hoặc từ
bộ phận chứng từ chuyển qua
- Kepler luôn tự hào với các đối tác về sự phục vụ chu đáo tận tình của mình
.Không chỉ nhận thông tin từ phía khách hàng có nhu cầu mà trong quá trình trao

đổi đó công ty luôn tư vấn cho doanh nghiệp những hướng giao nhận hàng hóa với
thời gian thấp nhất,chi phí phù hợp và cách xử lý vấn đề nhanh gọn nhất.Không chỉ
xem khách hàng là đối tác,Kepler luôn đồng hành như một người bạn với các doanh
nghiệp,tạo cho đối tác niềm tin và tăng uy tín của mình bằng những hành động thiết
thực nhất,luôn sát cánh và tư vấn cho khách hàng khi họ gặp khó khăn trong quá
trình giao nhận hàng hóa
- Có thể nói quá trình tiếp nhận thông tin khách hàng có nhu cầu về dịch vụ giao
nhận của Kepler Logistic diễn ra vô cùng nhanh chóng,chuyên nghiệp,có sự phối
hợp ăn ý,chặt chẽ giữa các bộ phận .Khi phòng Sale kí hợp đồng dịch vụ ngay lập
tức sẽ chuyển cho bộ phận Operation tiến hành giao dịch thực hiện dịch vụ.Giasm
sát bộ phận cũng nắm được thông tin về khách hàng,phân công bộ phận giao nhận
liên lạc với khách hàng để lấy thông tin cần thiết về lô hàng và yêu cầu khách hàng
gửi chứng từ trước để kiểm tra.Như vậy ,các phòng ban đều theo dõi sát sao khách
22


hàng của công ty mình,tránh được tình trạng bỏ quên bỏ sót khách hàng nào trong
quá trình đáp ứng nhu cầu dịch vụ.Chính vì thế mà hầu hết các khách hàng rất hài
lòng với sự phục vụ tận tình chu đáo đó,khách hàng cũ rất trung thành với công
ty,số lượng khách hàng mới ngày một gia tăng.Dưới đây là bảng thể hiện số lượng
khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty:
Bảng 3.3.1 :Số lượng khách hàng sử dụng dịch vụ của công ty
Đơn vị :%

Năm

2016

2017

2018

Chỉ tiêu
Số lượng khách hàng cũ
Số lượng khách hàng mới
Sự hài lòng của khách hàng

23%
10%
60%

37%
29%
78%
(Nguồn:Phòng Kinh doanh)

56%
33%
88%

3.3.2. Tìm hiểu hồ sơ khách hàng
Kiểm tra chứng từ là một khâu rất quan trọng trong quá trình thực hiện các
nghiệp vụ về sau.Nhân viên giao nhận yêu cầu khách hàng gửi bản mềm qua mail
để kiểm tra chứng từ.Đối với những lô hàng gặp trục trặc về chứng từ ,nhân viên
giao nhận sẽ thông báo cho giám sát bộ phận và khách hàng để kịp thời khắc
phục,sửa chữa
3.3.3. Tiến hành thủ tục cần thiết để giao nhận hàng hoá
Trong quá trình cung ứng dịch vụ giao nhận cho khách hàng mỗi nhân viên
của Kepler đều ý thức được áp lực về mặt thời gian và độ chính xác.Vốn hoạt động
trong lĩnh vực dịch vụ-một ngành có sự cạnh tranh khốc liệt nên họ không ngừng nỗ

lực để đem lại sự thỏa mãn của khách hàng ở mức cao nhất đông thời cũng cố gắng
khẳng định,tạo dựng uy tín của công ty.
Đối với các hàng hóa nhập khẩu phục vụ cho các công ty sản xuất,Kepler luôn
cố gắng làm thủ tục nhanh nhất có thể bởi họ hiểu rằng nếu như hàng về chậm so
với tiến độ,có thể ảnh hưởng tới toàn bộ khối sản xuất của một doanh nghiệp.
Nhân viên giao nhận phối hợp với công ty vận tải yêu cầu xe,giờ đến,số xe để
ghi vào biên bản,kí tên 2 bên...khi đến giao hàng cho khách hoặc chất hàng đi.Bất
kỳ sự chậm chễ nào gây chi phí phát sinh,nhân viên gia nhận sẽ báo ngay cho giám
sát bộ phận và khách hàng nắm tình hình lô hàng để kịp thời xử lý.Họ đồng thời
cũng phát huy tối đa nhiệm vụ với hải quan để đảm bảo tiến độ hàng xuất-nhập.
23


Bảng3.3.3:Thời gian thực hiện một lô hàng thông thường khi đã nhận đầy đủ
chứng từ
Năm
Hàng Xuất
Hàng Nhập

2016
2 ngày
4 ngày

2017
1 ngày
3 ngày

2018
1ngày
2 ngày

3.3.4. Lên chí phí lô hàng
Chi phí dịch vụ là một trong những nhân tố cực kỳ quan trọng trong việc nâng
cao khả năng cạnh tranh của bất kì loại hình dịch vụ nào.Thông thường khi chi phí
giao nhận tăng kéo giá bán của sản phẩm tăng theo.Vì vậy,để nâng cao sức cạnh
tranh cho sản phẩm của mình,các công ty thường lựa chọn những đơn vị giao nhận
có chi phí thấp nhất.
Để khách hàng có nhiều sự lựa chọn, ngoài cách thức vận chuyển hàng hóa thông
thường bằng đường hàng không, Kepler còn thực hiện dịch vụ vận chuyển đa phương
thức kết hợp đường biển với đường hàng không, đường hàng không với đường hàng
không, trung chuyển qua Singapore, Dubai, Hongkong; giúp khách hàng vừa tiết giảm
chi phí vừa có được dịch vụ vận chuyển nhanh nhất, hiệu quả nhất.
Chi phí của dịch vụ giao nhận hàng hóa thường bao gồm:
-Chi phí thông quan:Chi phí mở tờ khai cho mọi doanh nghiệp theo quy định
là như nhau .Tuy nhiên do nhiều lý do mà đôi khi sẽ phát sinh thêm các chi phí khác
như chi phí xin mở tờ khai ngoài giờ,chi phí xin được ưu tiên giải quyết sớm..Điều
này còn phụ thuộc vào mối quan hệ giữa hải quan và doanh nghiệp nên rất khó để
so sánh
-Chi phí bốc dỡ,chi phí vận chuyển hàng hóa từ cảng về kho,chi phí nhân
công quản lý...Hiện nay Kepler Logistic đang cố gắng tối ưu hóa chi phí để có được
mức giá dịch vụ cạnh tranh nhất.
Sau đây là một số bảng giá tham khảo so sánh giá với các đối thủ cạnh tranh
của Kepler Logistic:
Bảng 3.3.4: Bảng so sánh phí dịch vụ EXW nhập khẩu bằng đường hàng
không từ INC(Korea) về HAN(Việt Nam ) năm 2018
Công ty
Kepler
Vinatrans
24

Mức kg
Dưới 45 kg
100 kg
500kg
Dưới 45 kg
100 kg

Mức giá
<180
<450
<670
<185
<450


Delta

500kg
Dưới 45 kg
100 kg
500kg

<700
<182
<450
<680

Nhận xét: Phí dịch vụ hàng xuất nhập khẩu bao gồm:phí xếp dỡ,phí xăng dầu,phí
chứng từ,cước vận chuyển,..Đối với việc giao nhận hàng xuất –nhập hàng lẻ thì tùy
theo tổng khối lượng và kích thước hàng hóa mà áp dụng các mức chi phí khác

nhau.Phí dịch vụ sẽ tăng tỷ lệ thuận với trọng lượng của hàng hóa giao nhận.Theo
bảng số liệu trên ta thấy,mức phí dịch vụ của Kepler Logistic so với các đối thủ
cạnh tranh là tương đối ổn định và hợp lý ,giá cả vô cùng cạnh tranh nhằm thu hút
nhiều khách hàng hơn nữa
3.3.5. Hoàn tất giao - nhận hàng và thủ tục XNK
Sau khi hoàn thành nhiệm vụ của mình,nhân viên của Kepler luôn thông báo với
khách hàng về tình trạng của lô hàng để khách hàng yên tâm,khi hoàn tất thủ
tục,nhân viên giao nhận sẽ kí nhận với khách hàng Cargo Delivery Note,gửi hồ sơ
thông quan cho khách hàng.
Có thể thấy ,quy trình từ khâu đầu tiên tới khâu cuối cùng,Kepler luôn cố gắng làm
tốt các công việc của mình.Trên thực tế vẫn còn một số trường hợp phát sinh mà
công ty vẫn chưa thể giải quyết ngay được .Tuy nhiên mới là một công ty còn non
trẻ trong ngành thì những kết quả đó là vô cùng tự hào ,chỉ với 5 năm thành lập
công ty đã từng bước khẳng định vị thế ,uy tín của mình trên thị trường giao nhận
Dưới đây là một số kết quả đạt được của Kepler trong những năm vừa qua:
3.3.5.1 Sản lượng giao nhận
Bảng 3.3.5.1. Mức tăng trưởng chung khối lượng hàng xuất nhập khẩu giao
nhận bằng đường hàng không giai đoạn 2016- 2018
(Đơn vị: tấn)
Năm

2016

2017

2018

Lượng hàng XK
Lượng hàng NK
Tổng lượng hàng XNK

463.3
717.5

587.7
1168.4

846.8
1303.6

1180.8

1756.1

2150.4
(Nguồn: Phòng Kinh

doanh )
Khối lượng hàng xuất nhập khẩu trong quá trình Kepler thực hiện giao nhận
vận tải đường hàng không nhìn chung tăng qua các năm từ năm 2016-2018, tuy
nhiên lượng hàng hóa xuất khẩu lại thấp hơn nhập khẩu. Nguyên nhân bởi vì trong
25