THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH NN MỘT THÀNH VIÊN CƠ KHÍ HÀ NỘI

THỰC TRẠNG BỘ MÁY QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY TNHH NN MỘT
THÀNH VIÊN CƠ KHÍ HÀ NỘI
I. Kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của công ty là tổng thể các bộ phận khác
nhau có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá, có trách nhiệm
và quyền hạn nhất định, được bố trí thành những khâu, những cấp khác nhau
nhằm bảo đảm các chức năng quản lý và phục vụ mục tiêu chung của doanh
nghiệp.
Việc lựa chọn kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được xem như là điểm
khởi đầu của một tổ chức có ảnh hưởng trực tiếp đến quá trình sản xuất kinh
doanh của doanh nghiệp. Hơn nữa trong thực tế không có kiểu cơ cấu tổ chức
nào cố định nó sẽ thay đổi hoặc cải tiến cho phù hợp với tình hình cũng như
nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp.
Với ý nghĩa to lớn đó, trong 45 năm xây dựng và trưởng thành Công ty đã không
ngừng tìm tòi, đổi mới để lựa chọn một kiểu cơ cấu tổ chức phù hợp với tình
hình cũng như những đặc điểm kinh tế kỹ thuật của Công ty. Cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý được thể hiện qua sơ đồ sau:
Qua sơ đồ dưới ta thấy cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý của Công ty được tổ
chức theo kiểu trực tuyến chức năng. Với sơ đồ này toàn bộ hệ thống quản lý
được chia thành nhiều chức năng căn cứ vào trình độ chuyên môn cũng như các
điều kiện của lao động quản lý.
Sơ đồ 5: Cơ cấu tổ chức của Công ty Cơ khí Hà Nội
1
Xưởng cán thép
Xí nghiệp Đúc
Xí nghiệp gia công nguyên liệu
Xưởng kết cấu thép
Xưởng cơ khí lớn
Xưởng cơ khí chính xác
Xưởng cơ khí chế tạo
Xưởng lắp ráp

Xưởng bánh răng
P. Kinh doanh-XNK
2
Trường TH công nhân
chế tạo máy
Ban quản lý dự án.
P. quản lý chất lượng
sản phẩm
Trung tâm thiết kế tự
động hóa.
P. KT-TK-TC
Phó TGĐ phụ trách
điều hành sản xuất
Kho vật tư
P. Vật tư
Trợi lý giúp việc
Trung tâm kĩ thuật
điều hành sản xuất
Bộ phận chế tạo
ch.bị dụng cụ gá lắp
Xí nghiệp lắp đặt
sửa chữa thiết bị
Phó TGĐ phụ trách kỹ
thuật KHCN-CLSP
Phó TGĐ phụ trách đời
sống, bảo vệ, XDCB
P. quản trị đời sống
P. bảo vệ
P. Y tế
Trung tâm xây dựng

cơ bản
Trường mầm non Hoa
sen
P. Tổ chức nhân sự
Văn phòng Công ty
Bộ phận kinh doanh
Chủ tịch Công ty kiêm Tổng giám đốc
Các đơn vị SXKD
hạch toán độc lập do
Công ty góp vốn
3
Việc lựa chọn cơ cấu tổ chức quản lý theo kiểu trực tuyến chức năng một
mặt cho phép người thủ trưởng được sự giúp sức của các phòng chức năng, các
chuyên gia, các hội đồng tư vấn trong việc suy nghĩ, nghiên cứu, bàn bạc tìm
giải pháp tối ưu cho những vấn đề phức tạp. Tuy nhiên, quyền quyết định những
vấn đề ấy vẫn thuộc về thủ trưởng tức là Công ty thực hiện tốt chế độ một thủ
trưởng, mặt khác nó cho phép Công ty có thể tận dụng được tài năng trình độ,
kinh nghiệm làm việc của các Phó tổng giám đốc trong Công ty đồng thời nó
cũng thúc đẩy sự hợp tác giữa các phòng ban và các phân xưởng trong Công ty.
Những quyết định quản lý do các phòng chức năng nghiên cứu, đề xuất khi được
thủ trưởng thông qua, biến thành mệnh lệnh được truyền đạt từ trên xuống dưới
theo tuyến đã quy định. Và hơn nữa các phòng chức năng có trách nhiệm tham
mưu cho toàn bộ hệ thống trực tuyến. Đặc biệt, cần nhấn mạnh: Các phòng chức
năng không có quyền ra mệnh lệnh cho các phân xưởng, các bộ phận sản xuất.
Hiện nay kiểu cơ cấu trực tuyến chức năng là tương đối phù hợp với đặc
điểm sản xuất kinh doanh của Công ty. Đã tạo được sự ổn định về mặt tổ chức
cũng nhu đảm bảo các mối quan hệ trong Công ty. Tuy nhiên để góp phần nâng
cao hiệu quả sản xuất kinh doanh, bộ máy quản trị của Công ty cần được cải tiến
ngày càng hoàn thiện hơn. Để hiểu rõ hơn ta tìm hiểu chức năng nhiệm vụ của
ban lãnh đạo cũng như các phòng ban trong Công ty.

II. Chức năng nhiệm vụ của ban lãnh đạo Công ty
Đối với bất cứ một doanh nghiệp hay một tổ chức nào thì cán bộ lãnh đạo
luôn đóng vai trò quan trọng, họ được coi là bộ não của Công ty quyết định sự
thành công hay thất bại của doanh nghiệp. Để Công ty phát triển trong điều kiện
hiện nay khi mà khoa học công nghệ ngày càng phát triển và thị trường cạnh
tranh vô cùng khắc nghiệt, yêu cầu của khách hàng về kiểu dáng mẫu mã và chất
lượng hàng hoá ngày càng cao. Do đó không ngừng đòi hỏi nhà lãnh đạo phải có
trình độ năng lực chuyên môn phẩm chất chính trị vững vàng tạo ra sức mạnh
tập thể đoàn kết nội bộ đảm bảo sự ăn khớp thường xuyên và sự phối hợp linh
4
hoạt giữa đối tượng quản lý và đối tượng bị quản lý thực hiện tốt mục tiêu của
doanh nghiệp.
Ở Công ty hiện nay ban lãnh đạo bao gồm một chủ tịch Công ty kiêm Tổng
Giám đốc và ba Phó tổng giám đốc phụ trách các lĩnh vực khác nhau.
1. Tổng giám đốc Công ty:
Tổng giám đốc là đại diện pháp nhân của Công ty là người điều hành mọi
hoạt động trong Công ty và chịu trách nhiệm trước cơ quan quản lý trực tiếp và
pháp luật về các hoạt động sản xuất kinh hoanh của Công ty.
- Chức năng: Phụ trách chung mọi hoạt động hoạt động sản xuất kinh doanh
của Công ty cũng như các hoạt động khác theo điều lệ Công ty đồng thời điều
hành giám sát các hoạt động của một số đơn vị trong Công ty như: bộ phận
nghiên cứu đầu tư và quản lý dự án, bộ phận kinh doanh, phòng kinh doanh xuất
nhập khẩu, trường THCN chế tạo máy, phòng kế toán thống kê tài chính, phòng
tổ chức nhân sự.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Xây dựng chiến lược phát triển và kế hoạch sản xuất kinh doanh hàng năm
của Công ty, xây dựng các phương án hợp tác kinh doanh trong và ngoài nước
cũng như các phương án sản xuất của Công ty.
+ Xây dựng và tổ chức bộ máy đủ về số lượng mạnh về chất lượng có thể đáp
ứng yêu cầu của sản xuất kinh doanh mà Công ty đã đề ra.

+ Đề ra các chính sách chất lượng của Công ty.
+ Quyết định xây dựng và xem xét theo định kỳ các hoạt động của hệ thống
bảo đảm có chất lượng.
+ Quyết định giá mua, giá bán các sản phẩm dịch vụ của Công ty phù hợp
với cơ chế thị trường.
+ Có quyền ra quyết định xử lý, kỷ luật các cá nhân đơn vị vi phạm nghiêm
trọng các nội quy quy chế của Công ty cũng như khen thưởng các cá nhân, đơn
vị có thành tích xuất sắc, có sáng kiến làm lợi cho Công ty.
5
2. Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành sản xuất:
- Chức năng: Giúp Tổng giám đốc tổ chức thực hiện kế hoạch đồng thời
trực tiếp điều hành giám sát việc thực hiện công việc của một số phòng và một
số xưởng như: Xí nghiệp Đúc, xưởng kết cấu thép, xưởng cơ khí lớn, xưởng cơ
khí chính xác, xưởng cơ khí chế tạo, xưởng lắp ráp, xưởng bánh răng, xưởng cán
thép, trung tâm kĩ thuật điều hành sản xuất, bộ phận chế tạo chuẩn bị dụng cụ gá
lắp, xí nghiệp sửa chữa thiết bị, phòng vật tư, kho vật tư.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Xây dựng các phương án sản xuất, sắp xếp các lao động quản lý.
+ Ký các lệnh sản xuất các văn bản, quy chế quy định có liên quan đến điều
hành sản xuất, vật tư cơ điện của Công ty, đồng thời chịu trách nhiệm trước
Tổng giám đốc đối với các quyết định và việc điều hành sản xuất của mình.
+ Đề ra các giải pháp kỹ thuật và xử lý các hiện tượng phát sinh gây ách tắc
trong quá trình sản xuất cũng như vật tư phục vụ sản xuất.
+ Có quyền thay mặt Tổng giám đốc ký các hợp đồng gia công bên ngoài
phục vụ cho quá trình sản xuất của Công ty.
+ Đề nghị thưởng phạt đối với các cá nhân và tập thể trong lĩnh vực mình
phụ trách theo quy định của Công ty.
3. Phó tổng giám đốc phụ trách điều hành kỹ thuật, khoa học công nghệ, chất
lượng sản phẩm.
- Chức năng: Giúp Tổng giám đốc quản lý và điều hành các phòng ban như:

trung tâm thiết kế tự động hóa, phòng quản lý chất lượng sản phẩm.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Hướng dẫn các quy trình công nghệ, quy trình quy phạm kỹ thuật, tiêu
chuẩn chất lượng, quản lý bảo dưỡng sửa chữa máy móc thiết bị đảm bảo các
biện pháp kỹ thuật tối ưu cho sản xuất.
+ Nghiên cứu thiết kế các sản phẩm mới.
+ Có quyền khen thưởng những đơn vị cá nhân có thành tích xuất sắc cũng
như kỷ luật những người vi phạm kỷ luật sản xuất.
6
+ Tổng kết bổ sung hoàn thiện quy trình công nghệ nhằm nâng cao chất
lượng sản phẩm, mẫu mã, nhằm chiếm lĩnh thị trường trong và ngoài nước.
4. Phó tổng giám đốc phụ trách đời sống, bảo vệ, xây dựng cơ bản.
- Chức năng: giúp Tổng giám đốc đề ra các kế hoạch xậy dựng cơ bản phục
vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh, chăm sóc sức khoẻ, nâng cao tinh thần
làm việc thông qua các hoạt động văn hoá xã hội, đồng thời điều hành quản lỹ,
giám sát các hoạt động của phòng quản trị đời sống, phòng bảo vệ, phòng y tế,
trung tâm xây dựng cơ bản, trường mầm non Hoa Sen.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Đề cao các kế hoạch xây dựng mở rộng cơ sở hạ tầng, các phương án nâng
cao tinh thần, chất lượng cuộc sống cho người lao động và chịu trách nhiệm
trước Tổng giám đốc về các quyết định và tình hình thực hiện do mình quản lý.
+ Thay mặt Tổng giám đốc ký kết các hợp đồng xây dựng cơ bản có giá trị
đến 200 triệu đồng.
+ Có quyền khen thưởng các đơn vị cá nhân thuộc đơn vị mình phụ trách khi
có thành tích hoặc vi phạm kỷ luật, nội quy, quy chế Công ty.
5. Trợ lý giúp việc giám đốc.
Có trách nhiệm tập hợp thông tin, các văn bản pháp lý trong và ngoài công
ty, phân loại, báo cáo giám đốc và các phó giám đốc được ủy quyền giải quyết,
truyền đạt những ký kết của ban giám đốc về việc xử lý các thông tin và các văn
bản hành chính đến các đơn vị chịu trách nhiệm thực hiện, thiết lập kế hoạch

làm việc của giám đốc trong tuần, chuẩn bị cho giám đốc các cuộc họp, hội nghị,
lễ tân và tiếp khách.
Nhìn vào bảng dưới ta thấy : Công ty với tổng số nhân viên là 997 người
cũng như ngành nghề sản xuất kinh doanh là ngành cơ khí thì việc bố trí một
TGĐ và ba Phó tổng giám đốc là tương đối hợp lý.
Trình độ của Tổng giám đốc và các Phó giám đốc đều là trình độ đại học.
Đây là một điều kiện vô cùng quan trọng giúp cho việc quản lý và ra quyết định
của các giám đốc.
7
Bảng 8: Chất lượng lao động trong ban lãnh đạo Công ty.
TT Chức danh Tổng số Trình độ Ngành Tuổi <40 Tuổi 40-50 Tuổi >50
1 Tổng GĐ 1 ĐH Kinh tế 1
2 PTGĐ sản xuất 1 ĐH Cơ khí 1
3 PTGĐ kỹ thuật, KHCN,
CLSP
1 ĐH Cơ khí 1
4 Phó TGĐ phụ trách bảo vệ
đời sống
1 ĐH Cơ khí 1
5 Tổng cộng 4 0 4 0
Nguồn: báo cáo tình hình thực tế về số lượng lao động của Công ty đầu năm 2006 của
phòng tổ chức.
* Nhận xét
Toàn bộ ban lãnh đạo Công ty đều đã qua các lớp bồi dưỡng và lý luận
chính trị, quản lý kinh tế, quản lý hành chính, chuyên môn nghiệp vụ và ngoại
ngữ. Đây là một thuận lợi đối với Công ty vì trong nền kinh tế thị trường có sự
cạnh tranh gay gắt hiện nay không ngừng đòi hỏi ban lãnh đạo Công ty phải
vững về chuyên môn nghiệp vụ mà còn phải có kiến thức về quản lý pháp luật
và ngoại ngữ mới có thể điều hành doanh nghiệp một cách hiệu quả.
Trong ban lãnh đạo Công ty hiện nay có tới 4 người trong độ tuổi 40- 50.

Đây là một thuận lợi cho Công ty vì kết hợp được cả kinh nghiệm quản lý cũng
như sự năng động sáng tạo, đồng thời họ đã có thời gian gắn bó lâu dài với Công
ty. Chính những điều này sẽ là một điều kiện để Công ty phát triển trong những
năm tới.
III. Thực trạng các bộ phận quản lý của công ty
1. Chức năng nhiệm vụ và tình hình thực hiện chức năng nhiệm vụ ở các phòng
ban trong Công ty
1.1. Văn phòng giám đốc Công ty.
- Tổng hợp thông tin, các văn bản pháp lý hành chính trong và ngoài Công ty.
- Truyền đạt những ý kiến của Tổng giám đốc và các Phó tổng giám đốc về việc
xử lý các thông tin và các văn bản pháp lý hành chính đến các đơn vị hoặc cá
nhân chịu trách nhiệm thực hiện.
8
- Tổ chức, quản lý: lưu trữ chu chuyển các thông tin và các văn bản quản lý,
thiết lập chương chình làm việc của ban giám đốc, chuẩn bị cho các hội nghị lễ
tân, tiếp khách.
Trình độ và tuổi đời: Khi đánh giá việc thực hiện chức năng, nhiệm vụ của
cá phòng ban chức năng thì trình độ và tuổi đời là 2 chỉ tiêu vì quan trọng. Đối
với văn phòng giám đốc thể hiện bảng sau:
Bảng 9: tình hình lao động của văn phòng Công ty.
TT Chức danh Tổng
số
Trình
độ
Ngành Tuổi
<40
Tuổi
40-50
Tuổi
>50

Nhiệm vụ
1 Chánh văn phòng
1 ĐH Kinh tế 1
Phụ trách trực
tiếp công việc
2 Nhân viên
quản lý
hành chính
1 ĐH Kinh tế 1
quản lý tài
chính của công
ty
3 Nhân viên phụ Trách chính
sách và tiết kiệm 1 ĐH KT lao
động
1
Đưa ra chính
sach về TK
4 Chuyên viên
2 ĐH Kinh tế 1 1
Nghiên cứu-
thông tin
5 Nhân viên
văn thư 1 THCN Văn thư 1
quản lý dữ liệu
trong Công ty
6 Lái xe 4 4
Tổng 10 6 2 2
Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006.
+ Tình hình thực hiện các chức năng nhiệm vụ của văn phòng giám đốc với

tầm quan trọng của một Công ty lơn cũng như tình chất công việc khá phức tạp
và công việc trong Công ty là rất nhiều do vậy ban lãnh đạo Công ty thành lập
văn phòng Giám đốc do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý với biên chế hiện nay
là 10 người chiếm 2.93% trong tổng số lao động gián tiếp và được phân công
như sau:
Chánh văn phòng là người phụ trách trực tiếp các công việc trong phòng và
những công việc do Tổng giám đốc uỷ nhiệm các nhân viên có trách nhiệm tuân
thủ và hoàn thành các công việc do trưởng phòng phân công và những công việc
phát sinh khi trưởng phòng giao cho.
* Nhận xét:
- Trình độ của các cán bộ công nhân viên trong phòng đa phần đều là trình độ
đại học chỉ có một người là có bằng trung cấp. Do vậy văn phòng giám đốc đã
9
đảm nhận chức năng nhiệm vụ mà Công ty giao cho, đảm bảo không có sự
chồng chéo với các phòng ban khác.
- Về tuổi đời: Tuổi đời của cán bộ công nhân viên trong phòng như hiện nay là
hợp lý chỉ có 2 người trên 50 tuổi.
1.2. Phòng tổ chức nhân sự.
- Chức năng: Giúp Tổng giám đốc Công ty ra các quyết định, quy định, nội
quy, quy chế về lao động tiền lương cũng như các chính sách của Nhà nước đối
với người lao động, tổ chức nhân sự và giải quyết các vấn đề về nhân sự.
- Nhiệm vụ và quyền hạn:
+ Xây dựng dự thảo các văn bản, nội quy, quy chế về tổ chức nhân sự, lao
động tiền lương và liên hệ với các cơ quan bảo hiểm làm thủ tục giải quyết chế
độ chính sách sau khi được Tổng giám đốc quyết định và giải quyết các vấn đề
xã hội khác theo quy chế của Công ty đã ban hành.
+ Nghiên cứu và đề xuất các chủ trương, biện pháp, mô hình cụ thể để cải
tiến bộ máy tổ chức quản lý nhằm thực hiện công việc hiệu quả hơn.
+ Dự thảo các văn bản về tổ chức nhân sự, bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động,
tuyển dụng, đào tạo phát triển tài nguyên nhân sự.

+ Tình hình thực hiện các chức năng, nhiệm vụ của phòng: Hiện nay phòng
tổ chức có 6 cán bộ công nhân viên chiếm 1,78% lao động gián tiếp của Công ty,
do Tổng giám đốc trực tiếp quản lý và phân công như sau:
Một trưởng phòng (Vũ Khắc Nghĩa) là người được Tổng giám đốc bổ
nhiệm có trách nhiệm phụ trách chung mọi mặt hoạt động trong phòng, thường
xuyên báo cáo trực tiếp với tổng giám đốc về tình hình hoạt động của phòng và
chịu trách nhiệm trước Tổng giám đốc về các hoạt động trong phòng. Nhân viên
phụ trách chế độ tiền lương có trách nhiệm hoàn thành tốt
nhiệm vụ được giao và điều hành các công việc trong phòng khi trưởng phòng đi
vắng. Các nhân viên khác giúp việc cho trưởng phòng.
Bảng 10: tình hình lao động của phòng tổ chức nhân sự.
TT Chức danh Tổng Trình Ngành Tuổi 40-50 >50 Nhiệm vụ
10
số độ <40
1 Trưởng phòng
1 ĐH Cơ khí 1
Quản lý số
lượng, chất
lượng LĐ
2 NV phụ trách
chế độ tiền
lương
1 ĐH Kinh tế 1
Trả lương,
thương theo
QĐ cho CN
3 NV bảo hiểm
lao động 1 ĐH Bảo hiểm 1
Đóng và chi
cho CN tiền

BH nếu có
4 NV theo dõi
lao động
1 ĐH KT lao động 1 Giám sát lao
động của CN
5 NV theo dõi
bảo hiểm 1 ĐH Bảo hiểm 1
Giám sát việc
thực hiện BH
6 NV theo dõi
chính sách 1 ĐH Cơ khí 1
Theo dõi việc
thực hiện CS
Tổng 6 3 2 1
Nguồn: Báo cáo tình hình lao động của Công ty đầu năm 2006.
Nhận xét: Chức năng mà Công ty giao cho phòng tổ chức như trên là hợp lý
nhưng về nhiệm vụ thì có điểm chưa hợp lý là khối lượng công việc mà phòng
đảm nhận là hơi nhỏ so với quy mô và tính chất của phong tổ chức. Với số lượng
6 người như hiện nay thì là phù hợp với khối lượng công việc mà phòng đảm
nhận, không chồng chéo. Việc bố trí công việc đã phần nào đúng chuyên môn
của từng người. Do vậy phát huy được khả năng của nhân viên phục vụ cho
Công ty. Điều này tạo điều kiện rất lớn cho phòng luôn hoàn thành tốt nhiệm vụ
và thực hiện được đầy đủ chức năng mà văn phòng đảm nhiệm.
Tuy nhiên Trưởng phòng lại là người có bằng tốt nghiệp chuyên ngành cơ
khí vì vậy đôi khi không phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của phòng tổ chức.
Công ty nên cho trưởng phòng đi học tập thêm một chuyên ngành về kinh tế để
có thể quản lý tốt hơn công việc được giao.
Về trình độ: Cán bộ công nhân viên phòng có trình độ khá cao, có tới 6/6
người có trình độ đại học, chiếm 100% so với cả phòng. Điều này cho thấy cán
bộ công nhân viên trong phòng hoàn toàn có khả năng đảm nhận các chức năng

và nhiệm vụ mà Công ty giao cho.
Về tuổi đời: Tuổi đời của cán bộ công nhân viên trong phòng là khá trẻ có 2
người có độ tuổi từ 40-50 chiếm 33.3%, 3 người có độ tuổi <40 chiểm 50,% và
chỉ có một người trên 50 tuổi. Đây cũng là một điều kiện thuận lợi cho Công ty.
11