HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY PHS HẢI PHÒNG

HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ
TẠI CÔNG TY PHS HẢI PHÒNG
I. NHẬN XÉT VỀ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH, CÔNG TÁC HẠCH TOÁN LƯU
CHUYỂN HÀNG HOÁ TẠI CÔNG TY PHS HẢI PHÒNG
1. Nhận xét chung về hoạt động kinh doanh
Ra đời trong nền kinh tế tập trung, hiện nay đang từng bước đổi mới cách
thức hoạt động để phù hợp với nền kinh tế thị trường, Công ty PHS Hải Phòng
đã có những bước tiến đáng kể trong kinh doanh các mặt hàng sách và văn
hoá phẩm mặc dù phải chịu những ảnh hưởng không nhỏ của cơ chế quản lý
tập trung quan liêu bao cấp. Tuy nhiên Công ty đã tiếp cận với những quy luật
mới của nền kinh tế thị trường và vận dụng chúng một cách linh hoạt vào
quản lý tổ chức điều hành Công ty. Là doanh nghiệp hoạt động độc lập nên đây
cùng có thể coi là một thuận lợi lớn của Công ty. Mặt dù vậy nhưng thị trường
sách và văn hoá phẩm hiện nay có sự tham gia của rất nhiều đơn vị thuộc Sở
giáo dục. Công ty sách và thiết bị trường học, các nhà sách tư nhân... đang ra
sức thâm nhập vào thị trường.
Mặc dù vậy với đội ngũ cán bộ công nhân viên yêu nghề, có trình độ năng
lực vững vàng cùng với sự giúp đỡ của Tổng công ty PHS, Công ty Phát hành
sách Hải Phòng đã đạt được nhiều thành quả. Mục tiêu của doanh nghiệp kinh
doanh thương mại là lợi nhuận thì doanh nghiệp luôn hoàn thành. Từ khi ra
đời, doanh thu đạt được của Công ty năm sau cao hơn năm trước. Bởi vì Công
ty đã vận dụng chính sách giá cả một cách linh hoạt cho từng đối tượng. Chính
điều đó làm cho sản lượng tiêu thụ của công ty luôn ở mức ổn định, kết quả
hoạt động kinh doanh trong 2 năm gần đây sẽ cho chúng ta thấy rõ điều đó.
Nhìn vào bảng báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty, chúng ta
thấy doanh thu của cả 2 năm đều đạt ở mức khá và năm 2002 cao hơn năm
2001, lợi nhuận năm 2002 lại thấp hơn 2001.
BÁO CÁO KẾT QUẢ HOẠT ĐỘNG KINH DOANH
ĐVT: Triệu đồng
STT Chỉ tiêu Thực hiện 2001 Thực hiện 2002
1 Tổng doanh thu 18.653,00 20.347,00

2 Doanh thu thuần 18.653,00 20.347,00
3 Giá vốn hàng bán 15.829,00 17.824,00
4 Lợi nhuận gộp 2.824,00 2.523,00
5 Chi phí bán hàng 117,00 126,00
6 Lợi nhuận từ HĐKD 2.707,00 2.397,00
7 Tổng lợi nhuận trước thuế 2.707,00 2.397,00
8 Lợi nhuận sau thuế 1.840,76 1.629,96
Điều này do nhiều nguyên nhân gây ra trong đó ngay trên bảng báo cáo
kết quả hoạt động kinh doanh chỉ ra là do giá vốn hàng bán tăng cao hơn. Bên
cạnh chi phí bán hàng của năm 2002 cao hơn năm 2001 một mức không phải
là nhỏ. Như vậy Công ty đã quản lý chưa tốt công tác bán hàng làm phát sinh
nhiều chi phí bán hàng ngoài dự kiến, ở đây cũng cần nói thêm rằng Công ty
được sự cho phép của Bộ Tài chính đã hạch toán gộp các khoản chi phí quản lý
doanh nghiệp vào tài khoản chi phí bán hàng, cho nên chúng ta mới thấy chi
phí bán hàng ở Công ty lớn đến vậy. Chi phí bán hàng ở cửa hàng được khoán
cho từng cửa hàng cho nên có thể dẫn đến tình trạng lãng phí. Do vậy tình hình
quản lý doanh nghiệp phải chặt chẽ hơn để có thể hạ được chi phí quản lý và
chi phí bán hàng ở các cửa hàng trực thuộc.
Cùng với chính sách giá cả, Công ty đã và đang mở rộng thị trường tiêu
thụ. Công ty tiến hành ký kết nhiều hợp đồng bán buôn hơn, không chỉ giới hạn
trong phạm vi nội thành mà còn mở rộng quy mô ra các huyện nhiều cửa hàng
hơn nữa. Tuy nhiên do sự phân chia thị trường của Tổng công ty PHS thông
qua các Công ty PHS khu vực cho nên việc mở rộng thị trường ra các tỉnh là
khó thực thi. Về hình thức bán đại lý, Công ty chưa thực hiện do vậy trong thời
gian tới cần nhanh chóng triển khai để đáp ứng tốt hơn nhu cầu của dân cư.
Công tác bán lẻ hàng hoá được tổ chức hợp lý và ngày càng nâng cao ý thức
phục vụ khách hàng, điều kiện cơ sở vật chất khang trang, sạch đẹp, thoáng
mát cùng với đội ngũ nhân viên bán hàng nhiệt tình đã đem lại cho côg ty
không những doanh thu cao mà còn có cả uy tín điều rất cần cho mọi doanh
nghiệp trong thời kỳ kinh tế thị trường.

Công ty đạt được những kết quả như trên không chỉ của riêng một bộ
phận phòng ban nào mà là sự đoàn kết thống nhất, nỗ lực hết mình của tất cả
cán bộ công nhân viên, trong đó có sự đóng góp của Phòng kế toán với công
tác tài chính kế toán. Phòng kế toán đã hoàn thành nhiệm vụ của một phòng
chức năng: phản ánh, cung cấp, đầy đủ, chính xác thông tin về tình hình tài
chính và kế toán của Công ty cho lãnh đạo để ra quyết sách đúng đắn. Đồng
thời Công ty đã cố gắng và tiến bộ trong việc áp dụng chế độ kế toán phù hợp
với điều kiện kinh doanh và yêu cầu quản lý. Tuy vậy, Công ty cần tiến hành cải
cách công tác quản lý bằng cách ứng dụng công nghệ thông tin vào quá trình
làm việc nhằm phù hợp với chủ trương của Đảng và Nhà nước và tiến hành
hội nhập kinh tế với thế giới.
2. Đánh giá công tác hạch toán
Với quy mô kinh doanh của mình, các nghiệp vụ phát sinh diễn ra hàng
ngày tại Công ty PHS Hải Phòng rất nhiều nên hình thức kế toán phù hợp nhất
được lựa chọn là hình thức sổ Nhật ký chứng từ. Trong quá trình thực tập tại
Công ty cũng như bài viết trình bày, hình thức này đã chứng tỏ những ưu điểm
của nó. Công ty sử dụng các bảng kê tập hợp hoá đơn GTGT là hoàn toàn thích
hợp. Nó giúp cho nhân viên thống kê nhập số liệu từ các chứng từ dễ dàng và
không tốn nhiều thời gian. Ngoài ra chứng từ nhập, xuất được phân định rõ
ràng theo từng phương thức bán hàng đã góp phần tạo điều kiện thuận tiện
cho công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá.
Hệ thống tài khoản của Công ty tuân thủ các nguyên tắc và phù hợp với
chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài chính. Được phép của Bộ Tài chính các tài
khoản sử dụng tại Công ty chi tiết đến cấp 4. Những tiểu khoản này đã cụ thể
hoá được nội dung của từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh. Điều đó phù hợp với
công việc hạch toán lưu chuyển số lượng lớn và nhiều loại hàng hoá.
Về nội dung hạch toán lưu chuyển hàng hoá, tuy chưa phải thật hoàn hảo
nhưng nhìn chung Công ty đã có quá trình hạch toán phù hợp.
Công tác hạch toán đi liền với quá trình luân chuyển chứng từ sổ sách.
Công ty tổ chức luân chuyển chứng từ không hoàn toàn giống như lí thuyết

trình bày nhưng lại phù hợp với yêu cầu công việc. Các chứng từ sổ sách kế
toán được luân chuyển rõ ràng, đúng kỳ tiện lợi cho công tác kế toán và kiểm
tra. Bên cạnh những ưu điểm, công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại
công ty theo tôi còn những tồn tại cần khắc phục để qúa trình hạch toán tốt
hơn.
Do công ty có hệ thống bán hàng rộng khắp trên địa bàn Hải Phòng, nên
việc tập hợp chứng từ gốc để vào Nhật ký chứng từ hàng ngày gặp rất nhiều
khó khăn . Các chứng từ gốc sẽ được tập hợp tại từng cửa hàng rồi cứ 10 ngày
nộp lên cho Công ty. Chính thời gian kéo dài giữa nhưng lần nộp chứng từ đã
làm cho công tác kế toán lưu chuyển hàng hoá không thể cập nhật hàng ngày
như trong lý thuyết. Việc vào các Nhật ký chứng từ phải làm từng 10 ngày một,
như thế kế toán lưu chuyển hàng hoá phản ánh không thật kịp thời với nhịp độ
xuất hàng hoá của các cửa hàng trực thuộc.
Trong hệ thống tài khoản được áp dụng tại công ty, mặc dù các tài khoản
chi tiết cấp 4 nhưng vẫn còn một số tài khoản chưa thật cụ thể hoá. Quá trình
hạch toán lưu chuyển hàng hoá công ty là tổng hợp của nhiều số liệu từ các
phương thức bán hàng khác nhau, trong đó có cả hình thức thanh toán ngay
và thanh toán sau. Cả hai hình thức trên đều được hạch toán ở TK 131, như tôi
dã trình bày ở phần thực trạng. Điều này giúp cho công tác kế toán đơn giản
hơn nhưng lại thiếu sát thực với từng cửa hàng và bạn hàng. Tài khoản công
nợ này không được chi tiết cho từng của hàng hay tưng bạn hàng mà chỉ phân
theo khách hàng trả sau và của hàng trực thuộc. Điều này gây khó khăn cho kế
toán công nợ khi xử lý lương bạn hàng và các cửa hàng trực thuộc quá nhiều.
Bên cạnh đó việc đối chiếu của hàng hoá xuất bán và số nợ phải thu cũng
không dễ dàng.
Lượng chứng từ của Công ty trong một tháng rất nhiều nên công tác lưu
trữ chứng từ đòi hỏi một số thời gian nhất định. Các chứng từ gốc này in ra
theo mẫu của Tổng Công ty PHS được sự cho phép của Bộ Tài chính. Ngoài ra,
sổ sách kế toán của Công ty được đánh số hiệu, ghi đề riêng, khác với lý thuyết
và hệ thống chuẩn mực kế toán hiện hành. Tuy nhiên sự khác biệt không lớn

lắm. Điều này không ảnh hưởng tới công tác hạch toán nhưng do không thống
nhất hoàn toàn với hệ thống chung nên có thể Công ty sẽ gặp khó khăn khi tiến
hành kiểm tra, kiểm toán khi có sự tham gia của người ngoài ngành.
Những nhược điểm tôi vừa nêu không nhằm mục đích nào khác là góp
phần hoàn thiện hơn công tác hạch toán lưu chuyển hàng hoá tại công ty PHS
Hải Phòng để Công ty hoạt động tốt hơn, hiệu quả hơn.
II. MỘT SỐ KIẾN NGHỊ HOÀN THIỆN CÔNG TÁC HẠCH LƯU CHUYỂN HÀNG
HOÁ TẠI CÔNG TY PHS HẢI PHÒNG.
1. Sự cần thiết phải hoàn thiện
Công ty PHS Hải Phòng là một doanh nghiệp hoạt động kinh doanh
thương mại cho nên hoạt động lưu chuyển hàng hoá giữ vai trò quan trọng
quyết định mọi hoạt động của Công ty. Bên cạnh nhiệm vụ chính trị được đặt
lên hàng đầu, nhiệm vụ cuối cùng vẫn là làm thế nào để Công ty luôn có lãi và
lãi cao. Hơn nữa trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắn như hiện
nay, việc tồn tại đứng vững của một doanh nghiệp đi liền với tính hiệu quả