báo cáo thực tập giữa khóa tại công ty TNHH thiết bị y tế phương đông 1

MỤC LỤC


2

LỜI MỞ ĐẦU
Nền kinh tế thế giới đang ngày càng phát triển không ngừng cùng với sự phát
triền của nhân loại. Đó là nhờ một phần từ sự thành công của hội nhập kinh tế quốc tế
trong đó không thể thiếu đi vai trò quan trọng của xuất nhập khẩu. Hòa cùng sự phát
triển đó Việt Nam cũng đang có nhiều bước chuyển mình đáng kể trong nền kinh tế đặc
biệt là sau khi gia nhập Tổ chức Thương mại thế giới (WTO). Chính vì thế lĩnh vực
xuất nhập khẩu của Việt Nam đang từng ngày được cải thiện từ các chính sách, đến quy
trình để tạo điều kiện thuận lợi nhất cho các doanh nghiệp trong nước có thể phát triển
vượt bậc nhất đưa nền kinh tế nước nhà đi lên. Trong đợt thực tập giữa khóa dành cho
sinh viên năm 3, em đã có cơ hội được trải nghiệm thực tế và học hỏi tại Công ty
TNHH Thiết Bị Y Tế Phương Đông. Phương Đông là một trong những công ty đứng
đầu cả nước trong hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế. Được sự giúp đỡ nhiệt tình của
các anh chị nhân viên trong công ty giúp em có thể quan sát và cọ sát thực tế để tìm ra
những hạn chế và từ đó có những kiến nghị về các giải pháp phù hợp đưa ra cho công
ty để công ty có thể phát triển và hoàn thiện hoạt động nhập khẩu trong tương lai.
Em cũng xin cảm ơn sự hướng dẫn nhiệt tình của giảng viên hướng dẫn, TS
Nguyễn Quang Minh, anh Lê Minh Hoàn – quản lý mua hàng, cùng sự giúp đỡ nhiệt
tình của anh chị các phòng ban Công ty Phương Đông để em có thể hoàn thành bản báo
cáo này. Vì đây là lần đầu tiên em tiếp xúc với môi trường hoạt động nhập khẩu thực tế
và có những hạn chế về kiến thức của bản thân nên nếu bài báo cáo có thiếu sót gì em
hy vọng có thể nhận được ý kiến đóng góp từ thày để bài báo cáo được hoàn thiện hơn.


3
I.

Giới thiệu về đơn vị thực tập
1. Tên và địa chỉ
Tên công ty: Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông
Tên giao dịch: EASTERN CO., LTD
Tên quốc tế: The Eastern Medical Equipment Company Limited
Địa chỉ: Lô CN2, tòa nhà Thạch Kim, KĐT Định Công, Hoàng Mai, Hà Nội
Điện thoại: +84 24 3573 8301/ +84 24 3573 8502
Fax: 0435738303
Email:
2. Quá trình hình thành và phát triển công ty

Công ty TNHH Thiết bị y tế Phương Đông được thành lập từ 11/2000 bởi bác sỹ
Nguyễn Xuân Thành với mục tiêu đem lại các ứng dụng tiên tiến và chính xác trong
y học. Hoạt động của công ty là nhập khẩu thiết bị y tế từ các hãng danh tiếng trên
thế giới và cung cấp cho các bệnh viện lớn cũng như các cá nhân có nhu cầu tại
Việt Nam. Sau gần 20 năm hoạt động trong lĩnh vực cung cấp thiết bị chẩn đoán,
theo dõi và điều trị, công ty không ngừng phát triển và trở thành nhà cung cấp thiết
bị chăm sóc sức khỏe đáng tin cậy của nhiều bệnh viện đầu ngành như Bạch Mai,
Việt Đức, Viện 108, …
3. Phòng ban thực tập

Thực tập sinh tại phòng Mua hàng (Mua hàng quốc tế nên cũng có thể gọi là phòng
Nhập khẩu)
Người hướng dẫn trực tiếp: anh Lê Minh Hoàn – quản lý mua hàng;
Sđt: 0965096516
Email:


4

Người phụ trách dự án dịch thuật: chị Nguyễn Thị Thảo – trưởng phòng RA
(Regulatory Affairs)
Sđt: 0979827860
II.

Nhật ký thực tập

Tuần 1 (1/7-7/7)
Thứ Hai (1/7) (8h-12h; 13h-17h)
Nhóm thực tập của em có mười người, hầu hết là các bạn cùng lớp đại học nên đều
quen biết từ trước, mọi người hẹn nhau cùng đi và đến công ty sớm hơn giờ làm 10
phút để có sự chuẩn bị cho ngày đầu tốt nhất. Mọi người ngồi chờ ở một phòng họp
trống của công ty trước khi được phân nhóm và giao việc. Tiếp đón nhóm thực tập có
chị Linh – trưởng phòng nhân sự - người trực tiếp phỏng vấn và nhận thực tập sinh,
anh Hoàn – trường phòng Purchasing, anh Thương – trưởng phòng quản lý đào tạo, chị
Ngọc – phụ trách mảng Kế toán. Mọi người trao đổi rất thoải mái và dựa vào bài test
buổi phỏng vấn và nguyện vọng ở CV mà phân công phòng ban mỗi người sẽ thực tập.
Em làm nhóm trưởng nhóm thực tập sinh hè, chủ yếu là cầu nối giữa các anh chị và các
bạn thực tập, theo dõi việc đăng lịch làm và ăn trưa của các bạn. Em cùng 4 bạn nữa
tham gia vào dự án dịch thuật của phòng RA (Regulatory Affairs) – do chị Thảo phụ
trách, các bạn khác cũng được phân vào các phòng Marketing, Kế Toán, Đào Tạo. Trên
tinh thần là thực tập đúng ngành học, bọn em mong muốn sẽ có thêm nhiều hiểu biết
thực tế về hoạt động nhập khẩu thiết bị y tế và mua hàng của công ty nên người phụ
trách chung vẫn là anh Hoàn, anh sẽ có những buổi hướng dẫn, chỉ dạy những kiến
thức thực tế, có thể cho chúng em xuống trực tiếp kho hàng xem sự vận hành như thế
nào và thời gian khác sẽ theo chân các phòng ban và làm các dự án nhỏ. Em thấy được
nhiều cơ hội ở đây: Thứ nhất sẽ được học hỏi thực tế về công việc đúng chuyên ngành,
thứ hai là có cơ hội làm ở nhiều vị trí công việc khác nhau – vì theo các anh chị chia sẻ
mỗi bạn có thể tham gia một lúc nhiều dự án nhiều công việc. Sau đó các bạn chia ra
theo chân các anh chị quản lý từng phòng ban, nhóm dịch thuật chúng em được ngồi ở

5

một phòng họp trống nhỏ, chị Ngọc Anh – phòng HR vào và chia sẻ qua về công việc
chúng em sẽ làm. Chủ yếu là giúp dịch các bản hướng dẫn sử dụng thuốc, tài liệu kỹ
thuật với những hóa chất khác nhau, … mục đích phục vụ cho việc xin giấy phép nhập
khẩu. Và các chị sẽ phân bài dịch và theo sát sửa chữa lỗi cho chúng em. Kết thúc việc
trao đổi cũng là đến giờ ăn trưa. Ở công ty, mọi người nghỉ ăn trưa từ 12h đến 13h. Đối
với thực tập sinh, công ty không có chính sách hỗ trợ tài chính một khoản tiền để đi lại
và ăn trưa mà lại cung cấp ngay bữa trưa cho mọi người. Công ty có căng tin ở tầng 4,
thức ăn được phân vào khay cơm cho mỗi người và mọi người tự tìm chỗ ở phòng ăn.
Ấn tượng về bữa ăn ở đây rất là ngon, cảm giác ngon hơn cả cơm nhà vì có nhiều món
mới, và có cả đồ tráng miệng. Em đánh giá rất cao về bữa trưa của công ty. Em nảy ra
ý nghĩ sẽ chụp lại các bữa ăn và tạo thành một file để đính kèm khi gửi báo cáo bản
mềm cho thày. Kết thúc giờ nghỉ trưa, bắt đầu giờ làm buổi chiều, nhóm dịch thuật
được giao cho mấy bản hướng dẫn sử dụng thuốc bằng tiếng anh và được yêu cầu dịch
ra tiếng việt. Chúng em có thể sử dụng từ điển y khoa của công ty để tra những thuật
ngữ chuyên ngành y học, và cố gắng dịch sát nghĩa nhất có thể. Chị giao deadline là
17h ngày hôm sau, chúng em bắt đầu với công việc của mình. Ngay bước đầu có nhiều
khó khăn, em bị ngợp với những từ tiếng anh lạ, những tên thuốc bằng chữ latinh dài
ngoằng, những con viruss mà phải tra google để biết rõ về nó. Nên tiến độ dịch rất
chậm. Em đã từng có mơ ước làm bác sỹ nhưng chưa làm được nên việc được làm việc
với công việc có liên quan một chút đến y khoa khiến em rất hứng thú. Công việc trôi
qua suôn sẻ đến hết buổi. Và em cũng sẽ tập hợp những file em đã dịch được để báo
cáo với thày, em sẽ đính kèm ở file bản mềm. Sau ngày làm việc đầu tiên, trở về nhà có
chút mỏi mệt vì phải làm việc đúng giờ hành chính. Nhưng em sẽ cố gắng hết mình để
học hỏi được nhiều điều hơn ở các ngày làm việc tiếp theo.
Thứ Ba (2/7) (8h-12h; 13h-17h)
Hôm nay mục tiêu là hoàn thành bài dịch đang dang dở buổi hôm trước. Giữa buổi

sáng, anh Hoàn bên phòng quản lý mua hàng nhờ chúng em tìm giúp anh một kho
hàng. Yêu cầu: Kho lạnh lưu trữ hóa chất, đảm bảo có thể giữ ở -20°C mà không đóng


6

tuyết, và chỉ cần khoảng 0.2 mét khối. Chúng em search trên mạng, trên các web xuất
nhập khẩu, ghi lại tên, số điện thoại các công ty có kho lạnh cho thuê; rồi tập hợp lại và
gọi liên hệ trao đổi về các điều kiện đưa ra. Nhưng không có công ty nào đáp ứng được
yêu cầu vì: chỗ thì hết chỗ cho thuê, chỗ không đảm bảo được nhiệt độ, … nên em có
báo lại anh Hoàn về tình hình tìm kho. Anh chia sẻ lại rằng anh cũng biết những khó
khăn đó, để anh tìm phương án khác. Sau đó, nhóm em lại tiếp tục công việc dịch
thuật. Những từ chuyên ngành không chắc, em có highlight lại để các chị hướng dẫn để
dịch chuẩn xác hơn cho các bài sau. Chúng em hoàn thành công việc đúng deadline.
Hôm nay là ngày làm việc thứ hai nên quen dần hơn với môi trường làm việc ở công ty,
em phát hiện ra là mỗi khi đến giờ nghỉ trưa hay giờ về là có phát một bài nhạc để báo
hiệu. Đó là một điều khá thú vị. 16h30, em tập hợp các bài dịch của các bạn lại và gửi
cho chị Thảo phòng RA và đợi sự phản hồi của các chị sau khi check lại bài dịch. Do
lần đầu dịch nên các chị đã sửa lại cho chúng em rất nhiều từ chuyên ngành, những từ
nên giữ nguyên mà không cần dịch nó ra hay những từ nên dịch sát nghĩa hơn. Và kết
thúc ngày làm việc thứ 2.
Thứ 4 (3/7) (8h-12h; 13h-17h)
Hôm nay chúng em lại được giao cho file dịch thuật mới, một file “Technical
summary” của nhiều loại máy móc khác nhau, và có gửi kèm bài dịch mẫu để nhóm
em thuận tiện hơn trong việc dịch đúng từ ngữ chuyên ngành, chị phụ trách yêu cầu
dịch xong trong thứ Hai tuần tới. Em phân đều cho các bạn trong nhóm các bản cần
dịch. Công việc cũng không có gì mới mẻ ngoài dịch. Nhưng em dần quen các từ ngữ
chuyên ngành y khoa nên tiến độ dịch cũng nhanh hơn. Vì nhóm em ngồi ở một phòng
riêng nên ít có cơ hội giao tiếp với các anh chị trong công ty, chỉ khi có việc gì cần
thiết thì anh chị mới vào thông báo trao đổi, còn lại công việc được giao hay nộp lại bài

đều thông qua nhóm chat trên zalo. Buổi trưa hôm nay cơm rất ngon, có món chả cá,
thịt bò nấu cà ri, canh cua. Em thật sự ấn tượng với chất lượng cơm trưa của công ty,
nấu ngon, đảm bảo vệ sinh và khiến em cảm giác như ăn cơm nhà và đặc biệt được đổi
bữa liên tục. Buổi chiều có chị bên phòng mua hàng của công ty có nhờ nhóm em


7

xuống kho lưu trữ tài liệu ở tầng 2 để tìm phụ chị một số tài liệu của các năm về trước.
Cụ thể là tìm C/O (Certificate of orginal) – giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa, C/Q
(Certificate of quality) – giấy chứng nhận chất lượng của một số hóa đơn thương mại
năm 2012, 2014, 2016. Dựa vào ngày tháng giao dịch, số hóa đơn, tên khách hàng để
tìm ở các thùng tài liệu được phân theo các năm. Công ty phải lưu trữ tài liệu trong
vòng 10 năm đổ lại, vì hiệu lực pháp lý của những giấy tờ đó kéo dài đến 10 năm. Kết
quả tìm được tài liệu theo yêu cầu của năm 2016, 2012, còn 2014 thì không thấy. Lần
đầu em nhìn thấy những chứng từ nhập khẩu thực tế giao dịch, nó giống những gì được
học ở môn Giao dịch trong thương mại quốc tế về bộ chứng từ cần thiết cho hoạt động
mua bán hàng hóa quốc tế. Kết thúc ngày làm việc thứ 3.
Thứ Năm (4/7) (8h-12h)
Hôm nay em làm nửa ngày – buổi sáng, vì em có việc riêng đột xuất nên xin chị Linh
phòng nhận sự cho em làm part time hôm nay. Em chỉ đến và dịch tiếp bài được giao
hôm trước. Không có gì mới mẻ trong ngày hôm nay. Đến buổi trưa sau khi ăn cơm
trưa tại công ty thì em ra về. Phần dịch dang dở thì ngày mai tiếp tục.
Thứ Sáu (5/7) (8h-12h; 13h-16h)
Hôm nay ngoài dịch thuật ra thì theo lịch sắp xếp trước, từ 10h30 đến 12h, anh Hoàn –
quản lý mua hàng của công ty có lên lịch training cho tất cả các bạn thực tập sinh về
thực tế hoạt động mua hàng. Một chuỗi cung ứng gồm có: Order -> Production
Planning -> Purchasing -> Logistics (Import-Export) -> Warehouse. Buổi hôm nay anh
Hoàn tập trung nói vào phần Planning (kế hoạch mua hàng) chính là gộp bước “order”
và “planning” lại. Vì tính bảo mật của công ty nên anh lấy dữ liệu của công ty sữa

trước đây anh làm để làm tài liệu chỉ cho chúng em thấy thực tế công ty cần làm gì để
lên được kế hoạch mua hàng. Anh giới thiệu qua về 2 phần mềm quản lý ERP
(Enterprise Resource Planning): SAP, AXPYNAMICS. Đây là 2 phần mềm sử dụng rất
phổ biến ở hầu hết các công ty Việt Nam. Công ty Phương Đông đang thuê một người
lập trình ra một phần mềm gần giống với SAP nhưng với giá rẻ hơn khoảng 1/10 so với
giá đi mua phần mềm. Để lên được kế hoạch mua hàng tốt, giảm chi phí đặt hàng, giữ


8

hàng, lưu kho thì cần có dự báo chuẩn, và chỉ cần nhập các dữ liệu dự báo được vào
phần mềm thì nó tự động lên kế hoạch mua hàng cho công ty. Đó là những gì hôm nay
em biết thêm được, nó tương tự với lý thuyết môn “Quản lý chuỗi cung ứng” được học
ở trường. Buổi training tiếp theo anh Hoàn sẽ tiếp tục chia sẻ về phần Planning này.
Buổi chiều nhóm dịch hoàn thành tất cả các bài dịch được giao. Em tập hợp lại và nộp
bài – hoàn thành sớm hơn deadline. Sau đó chị Ngọc Anh – phòng RA yêu cầu em lập
một file excel báo cáo tiến độ dịch của các bạn, gồm các trường: tên thực tập sinh, tên
bài dịch, số trang, tiến độ. Em hoàn thành trước giờ tan ca. Kết thúc tuần làm việc đầu
tiên.
Tuần 2 (8/7-14/7)
Thứ Hai (8/7) (8h-12h; 13h-17h)
Hôm nay, phòng RA không giao thêm tài liệu dịch cho chúng em. Buổi sáng nhóm
thực tập sinh tham gia buổi đào tạo hội nhập nhân viên mới của công ty do anh Thương
– trưởng phòng đào tạo chủ trì. Chúng em được giới thiệu tổng quan về quá trình hình
thành và phát triển công ty qua các mốc thời gian, về cơ cấu tổ chức của công ty, các
bộ phận chức năng, tiếp đến là chế độ đãi ngộ dành cho nhân viên, các mức lương
thưởng, phạt và cơ hội thăng tiến ở công ty. Vì là thực tập sinh cũng có thể là nhân viên
tương lai của công ty nên chúng em được tham gia buổi đào tạo này. Theo em thấy thì
công ty có chế độ đãi ngộ tốt, môi trường thân thiện năng động, cũng có thể là một lựa
chọn cho nơi làm việc sau khi ra trường. Buổi chiều, nhóm thực tập được anh Hoàn –

quản lý mua hàng giao cho một bộ chứng từ đầy đủ khi mua hàng, anh yêu cầu xem tất
cả để quen mặt chứng từ, một chứng từ cần những thông tin gì, có sự sai khác gì giữa
các chứng từ không, và thứ tự bộ chứng từ sắp xếp như thế nào. Đây là những hiểu biết
thực tế cơ bản cần biết nếu làm việc theo ngành xuất nhập khẩu. Bộ chứng từ xếp theo
thứ tự gồm có: Invoice -> Packing list -> Purchase order (P/O) -> Acknowledgement of
order (A/C) -> Bill of lading -> Arrival notice -> hóa đơn cước, hóa đơn bảo hiểm ->
giấy phép -> phân loại. Cả buổi chiều chúng em dành để tìm hiểu kĩ về từng loại chứng


9

từ, gần như không có gì khác so với kiến thức được học ở các môn nghiệp vụ tại
trường. Kết thúc ngày làm việc đầu tuần.
Thứ Tư (10/7) (8h-12h; 13h-17h)
Ngày hôm nay phòng RA giao bài dịch cho nhóm em, gồm rất nhiều file dịch (tóm tắt
tài liệu kỹ thuật, hướng dẫn sử dụng hóa chất, bản tiêu chuẩn hiệu chuẩn) và em giao
cho các bạn trong nhóm các bài dịch nhỏ khác nhau. Deadline các chị phòng RA giao
là hết ngày thứ Sáu (12/7). Những file dịch về kỹ thuật và các từ chuyên ngành y khoa
nên em thấy rất là khó. Em dành thời gian tìm hiểu về các từ đó để dịch cho sát nghĩa
hơn. Sau thời gian này, vốn từ vựng tiếng anh của em tăng lên rất nhiều. Cả ngày hôm
nay nhóm em chỉ ngồi dịch và bữa trưa hôm nay rất ngon.
Thứ Sáu (12/7) (8h-12h; 13h-17h)
Buổi sáng hôm nay nhóm em ngồi dịch nốt các bài được giao hôm trước, buổi chiều (từ
1 giờ chiều đến 5 giờ chiều) tham gia buổi training của phòng Mua hàng do anh Hoàn
chủ trì. Buổi hôm nay anh tiếp tục nói về Planning (một khâu trong quá trình mua
hàng). Thường các saleman bán hàng trực tiếp sẽ có khả năng dự đoán được nhu cầu
của khách hàng, lập bản forecast rồi nộp báo cáo cho Sale Manager (SM) để phê duyệt.
Sau đó các SM sẽ chuyển yêu cầu mua hàng cho phòng mua hàng, và phòng mua hàng
sẽ tiến hành các bước mua hàng. Anh có giải thích các từ viết tắt cần biết: GIT-Hàng đi
đường; EOQ-Lượng đặt hàng/ một lần đặt; Leadtime-Khoảng thời gian từ khi đặt hàng

đến khi nhận hàng; Safe stock-Tồn kho an toàn; SKU-thành phẩm. Và anh chia sẻ về
quá trình mua hàng thực tế ở Phương Đông: Saleman forecast -> Sale Managers ->
Order Requirement -> Planning (xem xét lại hàng tồn trong kho, leadtime, … và quyết
định có đặt hàng hay không) ->Purchasing -> Purchase Order -> Import-Export ->
Warehouse. Trước quá trình mua hàng thì phòng mua hàng phải đảm nhiệm công việc
tìm nhà cung cấp. Vì hoạt động lâu năm nên hiện nay công ty có nhiều đối tác cung cấp
uy tín, có mối quan hệ tin tưởng khi giao dịch mua bán. Nhưng anh chia sẻ nếu tìm một
nhà cung cấp mới thì trước tiên là xin lời khuyên từ bạn bè, người quen, sau đó sàng
lọc các nhà cung cấp, càng nhiều càng tốt hoặc tìm các nhà đại lý của hãng tại vị trí địa


10

lý phù hợp. Và theo anh thì khả năng đàm phàn là một kỹ năng cần thiết phải có nếu
muốn theo công việc mua hàng. Trong quá trình đàm phán, nhất định phải đàm phán
được năm vấn đề: giá (có chiết khấu không? Bao nhiêu là hợp lý cho cả hai bên?);
phương thức mua bán; điều khoản thanh toán; điều khoản bảo hành; điều khoản trọng
tài. Bản thân em nhận thấy những gì anh chia sẻ từ công việc thực tế cũng gần giống
như những kiến thức nền cơ bản em được học ở trường. Thêm nữa, anh làm thực tế
một đơn đặt hàng trên hệ thống Zip ERP của công ty cho nhóm thực tập thấy các thao
tác khi làm một đơn đặt hàng như thế nào. Và anh mời bạn Trang lên thực hành mẫu.
Chủ yếu chỉ cần chọn tên nhà cung cấp, tên hàng, số lượng, điều khoản thanh toán,
điều khoản mua hàng thì hệ thống sẽ tự cập nhật một đơn đặt hàng (PO) hoàn chỉnh.
Nếu được làm trực tiếp và thông thạo công việc thì em thấy không khó ở thao tác này.
Sau buổi hôm nay, em biết rõ về những kĩ năng kiến thức nền mà một chuyên viên mua
hàng cần nắm chắc để có thể phát triển được ở ngành này và em thấy rõ ràng hơn về
công việc mình muốn làm trong tương sau khi ra trường, đó là một chuyên viên mua
hàng quốc tế. Kết thúc tuần thực tập thứ 2.
Tuần 3 (15/7-21/7)
Thứ Hai (15/7) (8h-12h; 13h-17h)

Hôm nay đầu tuần, chị Thảo phòng RA lại gửi 1 file bài dịch mới, và em sẽ phân công
cho các bạn trong nhóm dịch các bài, vì file rất dài nên chị không nói deadline cần
hoàn thành. Chị nhờ em thông báo cho các bạn là phòng RA sẽ tổ chức buổi training
cho thực tập sinh vào buổi sáng ngày thứ Tư. Công việc cả ngày hôm nay của nhóm em
là dịch. Em sẽ tập hợp lại các bản dịch đã dịch được vào một file và sẽ đính kèm vào
bản mềm khi gửi cho thày để minh chứng cho các việc mình đã làm được trong quá
trình thực tập. Thêm nữa em sẽ chụp các bữa ăn cơm trưa của công ty và cũng đính
kèm vào bản mềm gửi cho thày, cơm trưa ở công ty rất ngon, các món được thay đổi
thường xuyên và đảm bảo đủ các chất dinh dưỡng cần thiết như cá, thịt, cua, trứng, …
và có hoa quả tráng miệng. Vì đối với một sinh viên đi học xa nhà như em, việc nấu


11

những bữa cơm đủ chất là rất hiếm, thường ăn mì tôm hoặc cơm với rau thịt. Em rất
hài lòng với đãi ngộ của công ty. Kết thúc ngày làm việc đầu tuần.
Thứ Tư (17/7) (8h-12h; 13h-17h)
Buổi sáng hôm nay nhóm thực tập tham gia buổi training của phòng RA về thủ tục
thông quan hàng hóa. Tham gia training có chị Thảo – trưởng phòng RA và chị Thúy –
phòng RA. Phòng RA phụ trách tất cả các thủ tục để xin giấy phép và phân loại thiết bị
y tế để hoàn thành đầy đủ bộ chứng từ nhập khẩu. Vì thiết bị y tế, chất chất mà công ty
nhập và kinh kinh là hàng hóa đặc thù nên quá trình xin giấy phép nhập khẩu ngặt
nghèo hơn. Trước khi nói rõ về thủ tục thông quan thì chị Thúy giới thiệu sơ qua về các
mặt hàng mà công ty kinh doanh. Thứ nhất là hàng thiết bị y tế gồm có: Thiết bị y tế
loại A; Thiết bị y tế loại B, C, D thuộc danh mục TT30; Thiết bị y tế B, C, D không
thuộc danh mục TT30 và sinh phẩm chẩn đoán in vitro. Thứ là nhóm hàng không phải
là thiết bị y tế gồm có: hàng RUO (Research Use Only), LUO (Laboratory Use Only);
Máy móc, phụ kiện, linh kiện sử dụng kết hợp cùng thiết bị y tế như máy in, máy tính,
hàng spare part … Đó là các danh mục để phân loại hàng hóa y tế mà em nghe cũng
thực sự không hiểu cho lắm. Và chị Thúy có trình ra một bảng mô tả về công việc giấy

tờ cụ thể mà phòng RA và phòng xuất nhập khẩu phải làm khi mà thông quan cho hàng
hóa.
Thủ tục hải quan
RA
Loại hàng hóa

Hàng
thông
tư
BYT

TTBYT
loại A

Công
văn xác
Bản
nhận
Giấy phép phân
của
từ BYT
loại sản
Phương
phẩm
Đông &
hãng
PTN công x
o
bố
tiêu

chuẩn áp
dụng loại A
theo NĐ36

XNK
Invoice,
Ghi chú
Packing
list,
tờ
khai,
Catalogue
x

Tên/code trên toàn
bộ chứng từ phải
giống nhau, lấy
thông tin trên giấy
phép làm chuẩn.


12

TTBYT
loại B,
C,
D
thuộc
danh
mục

TT30
TTBYT
loại
B,C,D
không
thuộc
danh
mục
TT30

Giấy phép
nhập khẩu x
theo TT30

Không cần
giấy phép
x
đến
hết
31/12/2019

Giấy phép
Sinh
nhập khẩu
phẩm
(đơn
chẩm
hàng ) theo x
đoán in T47 hoặc
vitro

số
visa
theo TT44
Hàng không phải
o
o
là TTBYT

x

Purchasing
xác
nhận xuất xứ với
phía Sender để phát
hành
invoice,
packing list theo
đúng xuất xứ trên
hộp hàng

o

x

XNK chuẩn bị
catalogue trước khi
hàng về (RA của
Phương Đông và
hãng không có sắn
TL này)

o

x

x

x

o

Không thể xin xác
nhận từ BTY

Chị Thúy chia sẻ rằng bộ phận RA cũng gặp rất nhiều khó khăn khi làm việc với hải
quan. Nên một nhân viên phòng RA vừa phải mềm rắn song song khi làm việc. Có khi
phải mềm với những yêu cầu thay đổi đòi hỏi của hải quan để thủ tục được suôn sẻ
nhưng cũng có khi phải rắn, kiên quyết không làm theo những đòi hỏi vô lý của hải
quan vì nếu làm theo hải quan thì sẽ lại phải nhún nhường cho những lần xin thủ tục
thông quan tiếp theo. Theo em thấy đây cũng là một công việc hay, không quá khô
khan với giấy tờ bàn giấy vì vẫn có những trường hợp cần giải quyết làm việc với hải
quan nên sẽ rèn luyện được kĩ năng mềm cần thiết. Các chị rất nhiệt tình chia sẻ và trả
lời những câu hỏi thắc mắc của các bạn thực tập. Kết thúc buổi training cũng là giờ
nghỉ trưa. Buổi chiều nhóm thực tập tiếp tục dịch các file đã được giao hôm thứ Hai.
Kết thúc ngày làm việc với nhiều kiến thức thực tế về thủ tục thông quan nhập khẩu.


13

Thứ Sáu (19/7) (8h-12h; 13h-16h)

Buổi sáng nhóm em dịch nốt các file dịch và gửi nộp lại cho phòng RA. Buổi chiều
tham gia training của phòng mua hàng do anh Hoàn hướng dẫn. Ở buổi này anh sẽ giải
đáp thắc mắc của các bạn để cung cấp thông tin thêm trong quá trình làm báo cáo thực
tập của thực tập sinh. Theo anh chia sẻ thì doanh thu ước tính của công ty năm 2019
khoảng 1000 tỷ đồng, và doanh thu ba năm gần đây là: 2016: 890 tỷ đồng; 2017: 920 tỷ
đồng; 2018: 980 tỷ đồng. Công ty nhập khẩu thiết bị y tế chủ yếu bằng đường biển
(chiếm 40%); đường hàng không (chiếm khoảng 60%) và đường sắt chiếm tỉ lệ rất nhỏ.
Đồng thời công ty nhập chủ yếu ở 3 thị trường: châu Á (chiếm 52%), châu Âu (chiếm
30%) và châu Mỹ (chiếm 18%). Anh chia sẻ, để có đầu vào tốt, chi phí thấp nhằm tăng
khả năng cạnh tranh của hàng hóa trên thị trường thì công ty chú trọng hợp tác với các
hãng lớn và tạo mối quan hệ làm ăn lâu dài để có thể mua được với giá tốt, có thể kể
đến như Siemens, Bectan, Dickinson, Batex, Nihon Kohden, Hitachi, … Anh chia sẻ rõ
về các nghị định thông tư cần nắm chắc trong mua bán thiết bị y tế gồm NĐ 36–CP.
NĐ 169-CP, thông tư 38, 127, …và trình độ nhân viên chưa đáp ứng được vì có rất
nhiều thông tư, nghị định trong hoạt động xuất nhập khẩu thiết bị y tế. Theo em biết, để
nắm rõ hơn về mảng này thì nên học môn Nghiệp vụ hải quan để có một kiến thức nền
vững chắc, và có lẽ em sẽ đăng ký học nó vào kì tới. Đây là buổi training bổ ích, nhiều
kinh nghiệm thực tế được anh chia sẻ, em có ghi lại vào sổ tay làm kiến thức cho riêng
mình. Kết thúc tuần làm việc thứ 3.
Tuần 4 (22/7-28/7)
Thứ Hai (22/7) (8h-12h; 13h-17h)
Hôm nay bắt đầu tuần làm việc mới, sau 3 tuần em cũng quen dần môi trường làm việc
của công ty, các anh chị rất niềm nở luôn mỉm cười để chào hỏi mọi người. Vì nhóm
thực tập được sắp xếp ngồi riêng ở trong phòng họp nhỏ, nên em ít có cơ hội được tiếp
xúc trực tiếp với các anh chị trong công ty, chủ yếu là các anh chị hướng dẫn phụ trách
nhóm thực tập. Thời gian này công ty đang rất nhiều việc, công tác chuẩn bị mở rộng
quy mô nên các anh chị chia sẻ rằng không thể hướng dẫn chỉ dạy công việc nhiều hơn


14

cho nhóm thực tập. Đó là một thiệt thòi cho nhóm thực tập năm nay. Hôm nay, chị
Thảo lại giao một file dịch gồm nhiều bản dịch, chủ yếu về tài liệu kĩ thuật thiết bị y tế
và em là người sẽ phân các bản dịch cho các bạn trong nhóm. Công việc hôm nay chỉ
có dịch thuật. Buổi chiều chị Thảo nhờ e dịch gấp cho chị một file và gửi lại cho chị
ngay khi xong. Kết thúc ngày làm việc đầu tuần.
Thứ Tư (24/7) (8h-12h; 13h-17h)
Mục tiêu hôm nay là hoàn thành file dịch buổi trước chị Thảo giao. Em đốc thúc các
bạn để tiến độ dịch nhanh hơn. Sau một thời gian dịch thuật, em nhận thấy mình tăng
thêm một lượng lớn vốn từ vựng, tốc độ dịch nhanh hơn, biết thêm nhiều từ trong
ngành y học. Mặc dù không được tham gia trực tiếp vào một công việc nào của các
phòng ban mà chỉ hỗ trợ nhưng em thấy công sức mình bỏ ra cũng giúp các anh chị
phần nào trong việc xin giấy phép nhập khẩu. Cuối ngày làm việc, nhóm em đã hoàn
thành xong file dịch gồm 19 bản cần dịch khác nhau và gửi lại cho chị Thảo. Đây cũng
là khoảng thời gian các bạn làm báo cáo thực tập, các anh chị luôn sẵn lòng giải đáp
những câu hỏi thắc mắc của các bạn để hoàn thành tốt hơn bài báo cáo. Đúng là một
môi trường làm việc thân thiện, đồng nghiệp hòa đồng giúp đỡ nhau trong công việc.
Thật sự là một môi trường làm việc lý tưởng. Em hoàn thành ngày làm việc với tiến độ
dịch nhanh chóng.
Thứ Sáu (26/7) (8h-12h; 13h-17h)
Hôm nay anh Hoàn – phòng mua hàng sẽ hướng dẫn nhóm thực tập dọn kho (kho chứa
tài liệu, bên cạnh có kho chứa hàng và nó nằm ở tầng hai của tòa nhà công ty; tòa nhà
gồm 4 tầng: tầng 1 để xe, tầng 2 làm kho, tầng 3 là văn phòng làm việc, tầng 4 là nhà
bếp và căng tin ăn trưa). Công việc của nhóm là sắp xếp các tập tài liệu vào các thùng
nhưng cần đảm bảo: cùng năm giao dịch, cùng loại chứng từ và có thể của nhiều đối
tác khác nhau, nhưng chỉ các chứng từ của phòng xuất nhập khẩu. Sau đó khi tên các
tập tài liệu và theo thứ tự, đánh thành bản mềm rồi in ra. Sau đó dán vào các thùng để
tiện cho việc tìm lại chứng từ cần thiết khi cần. Kho tài liệu tạm thời rất lộn xộn, có
nhiều thùng tài liệu của các phòng ban khác nữa, nên việc dọn sắp xếp mất nhiều thời

15

gian. Dưới đó khá là nóng dù có hai máy điều hòa, vì rất nhiều thùng giấy tờ, đồ đạc
ngổn ngang. Anh Hoàn hướng dẫn em trước rồi em hướng dẫn chi tiết lại cho các bạn.
Đồng thời anh cũng mang laptop xuống kho làm việc để tiện giải đáp các thắc mắc
trong khi làm việc mà bọn em có thể gặp phải. Em được nhìn thấy rất nhiều các tài liệu
chứng từ xuất nhập khẩu giao dịch thật. Theo như em đã được học trên trường thì em
có thể hiểu được khi đọc các tài liệu đó như thanh toán L/C hay nhập khẩu bằng điều
kiện giao hàng FCA.Bữa trưa hôm nay có một điều đặc biệt, đó là làm cơm theo mâm
gồm 7 người ăn và rất thịnh soạn. Đó là đãi ngộ của công ty cho nhân viên, vào ngày
cuối của tháng sẽ có một bữa như vậy. Thật sự vài năm gần đây công ty phát triển
mạnh, doanh thu tăng nhanh nên công ty chú trọng vào truyền thông nội bộ, gắn kết
nhân viên và có chế độ đãi ngộ rất tốt. Đáng để suy xét cho công việc sau khi ra
trường. Kết thúc ngày làm việc, nhưng tài liệu cũng mới dọn sắp xếp được một phần
nào đó, anh nói sẽ sắp xếp một buổi nào thời tiết mát mẻ hơn để tiếp tục công việc dọn
kho tài liệu này.
Tuần 5 (29/7-4/8)
Thứ Tư (31/7) (8h-12h; 13h-17h)
Vì là tuần cuối nên em chỉ đăng ký đi làm thứ Tư và thứ Sáu để tập trung thời gian cho
báo cáo thực tập cũng như chuẩn bị công tác để báo cáo công việc thực tập cho công ty.
Ngày hôm nay nhóm thực tập hỗ trợ phòng RA dịch nốt 1 file dịch hướng dẫn sử dịch
và thông số kỹ thuật của một số thiết bị y tế. Cũng là file dịch cuối cùng nên cuối ngày
làm việc em phải làm file tổng hợp lại các file mà mỗi bạn dịch được và báo cáo tiến
độ dịch của mọi người trong nhóm để báo cáo với chị Thảo – phòng RA. Thời gian làm
ở công ty, mỗi khi dịch xong và nộp thì các chị ở phòng RA chỉ ra những từ dịch chưa
sát nghĩa để nhóm em dịch tốt hơn trong các file sau. Đồng thời em chuẩn bị bài thuyết
trình báo cáo thực tập ở công ty cho ngày thứ Sáu bằng power point và cả nhóm thực
tập bàn bạc mua quà tặng lại làm lưu niệm cho công ty khi kết thúc kì thực tập này.
Thứ Sáu (2/8) (8h-12h; 13h-16h)

16

Hôm nay là ngày cuối cùng đi làm, kết thúc khóa thực tập. Nhóm em đã kết thúc nhiệm
vụ dịch thuật và báo cáo lại từ hôm thứ Tư. Buổi sáng hôm nay, nhóm thực tập xuống
kho tài liệu, hoàn thành nốt công việc dở dang buổi trước. Sắp xếp các tập tài liệu vào
các thùng, niêm phong và làm bản hướng dẫn ghi tên các tập tài liệu bên ngoài thùng
và xếp các thùng tài liệu lên giá. Hoàn thành công việc và bàn giao lại cho anh Hoàn.
Buổi chiều, công ty tổ chức buổi tổng kết kì thực tập cho thực tập sinh. Với sự tham
gia của các anh chị phụ trách trực tiếp nhóm thực tập: anh Hoàn – phòng mua hàng, chị
Thảo – trưởng phòng RA, anh Thương – trưởng phòng đào tạo, chị Ngọc – phòng kế
toán, chị Linh – phòng nhân sự, chị Huyền – trưởng phòng nhân sự và tất cả các bạn
tham gia thực tập tại công ty. Từng người trong nhóm thực tập báo cáo về công việc
mình làm, những gì đạt được, định hướng tương lai và những đóng góp nhận xét cho
công ty. Các anh chị cũng tham gia chia sẻ, nhận xét về nhóm thực tập. Kết thúc buổi
báo cáo, chị Huyền thay mặt công ty trao giấy chứng nhận thực tập cho thực tập sinh
và em cũng đại diện nhóm thực tập tặng công ty hoa và quà lưu niệm để tỏ lòng biết ơn
sự giúp đỡ, chỉ dạy, tạo điều kiện hết sức cho nhóm em có thể hoàn thành tốt kì thực
tập này. Và công ty cũng tổ chức ngay tại đó bữa ăn liên hoan nhẹ để mọi người chung
vui. Kết thúc một kì thực tập với nhiều điều bổ ích.
III.

Những cảm nhận, đánh giá về công việc thực tập

Đây là lần đầu tiên em được trải nghiệm làm việc tại một công ty chuyên nghiệp chứ
không phải những công việc làm thêm, dạy thêm khác nên có rất nhiều suy nghĩ cảm
nhận mới. Nhìn chung, đây là một môi trường làm việc chuyên nghiệp, năng động trẻ
trung, đồng nghiệp thân thiện, học hỏi, giúp đỡ lẫn nhau nên em học hỏi được rất nhiều
điều từ sau kì thực tập này.

Thứ nhất, em có cơ hội quan sát học hỏi công việc thường ngày diễn ra của một nhân
viên văn phòng, đặc biệt là một chuyên viên mua hàng. Các anh chị nhận đơn yêu cầu
đặt hàng từ trưởng phòng planning và tiến hành các bước đặt hàng từ các đối tác đã có
sẵn, đôi khi phải tìm thêm những nhà cung cấp mới và đàm phán giá, phương thức mua


17

bán với họ. Em thấy mình khá yêu thích công việc này, vừa vận dụng được kiến thức
trên trường vừa tích lũy thêm nhiều kĩ năng từ công việc.
Thứ hai, qua các buổi training của anh Hoàn về công việc thực tế, em biết được những
kỹ năng, kiến thức cần phải tích lũy thêm cho vị trí mua hàng của một công ty. Đó là
nắm chắc kiến thức giao dịch mua bán quốc tế, các điều kiện mua bán hàng, cách lập
các chứng từ xuất nhập khẩu, các phương thức thanh toán quốc tế, mà những kiến thức
này em đều được giảng dạy ở trên trường. Thay vì suy nghĩ học cho qua môn hay học
chỉ để ra được trường thì em sẽ chú tâm học tìm hiểu sâu các môn học này để nâng cao
kiến thức chuyên môn của mình. Tiếp đến là những kỹ năng mềm như giao tiếp đàm
phán với nhà cung cấp, có thể là cách mời rượu, nói chuyện có duyên và khả năng tìm
kiếm được những nhà cung cấp tốt cho công ty. Thực sự nghề mua hàng này khá là kén
người, không phải ai cũng có thể thành công. Nhưng em vẫn có niềm đam mê với nghề
này và muốn thử sức với nó.
Thứ ba, em nhận được nhiều kinh nghiệm, kiến thức qua công việc thực tập lần này.
Dù không được trực tiếp tham gia công việc của phòng mua hàng nhưng em nhận được
sự giúp đỡ, hỗ trợ nhiệt tình từ các anh chị trong công ty, em được học hỏi nhiều kiến
thức thực tế qua các buổi training tại công ty. Và cuối cùng là nhóm thực tập hoàn
thành xong dự án dịch thuật cho phòng RA, hỗ trợ cho việc xin giấy phép xuất nhập
khẩu. Đó là thành quả để lại cho công ty sau kì thực tập giữa khóa.
Thứ tư, em phải nói đến những khó khăn gặp phải khi tham gia quá trình thực tập. Đầu
tiên là thời gian chủ yếu cho việc dịch thuật – không đúng những gì mong muốn được
làm ban đầu của em. Nhưng em đã cố gắng để hoàn thành tốt các bản dịch được giao.

Tiếp theo, nhóm thực tập đông (mười hai người) nên các anh chị không thể kèm cặp
giao việc cho từng người (một kèm một) được. Thêm nữa, nhóm thực tập vào công ty
đúng thời điểm công ty nhiều việc chuẩn bị cho việc mở rộng cơ sở nên các anh chị
không thể quan tâm chỉ dẫn nhóm thực tập sát sao hơn được, cũng như không thể cho
cho nhóm em ra ngồi làm việc cùng. Đó thực sự là những điều không may mắn cho
nhóm thực tập vào dịp hè năm nay.


18

Cuối cùng, qua một tháng làm việc tại công ty, em có định hướng rõ ràng hơn về công
việc tương lai muốn theo đuổi. Và dù chỉ là một thời gian ngắn nhưng những kiến thức,
kĩ năng em học hỏi được trong quá trình thực tập sẽ là hành trang quý báu để em hoàn
thiện bản thân mình trong tương lai.
IV.

Những kiến nghị đối với nhà trường về khóa thực tập giữa khóa

Trước hết, em thấy rằng kì thực tập giữa khóa diễn ra vào hè năm 3 lên năm 4 là rất
hợp lý. Đây là thời điểm sinh viên chúng em tích được khá nhiều kiến thức chuyên
ngành ở trường, có tư duy tốt và cần được thực hành ngoài thực tế. Và đây cũng là cơ
hội để sinh viên chúng em có cái nhìn thực tế về các doanh nghiệp, đặc biệt là các
doanh nghiệp xuất nhập khẩu, để tiếp tục trau dồi tích lũy thêm trong năm học cuối
cùng và có định hướng nghề nghiệp rõ ràng hơn trong tương lai. Thứ hai, kiến thức về
nghiệp vụ giảng dạy ở trường rất sát với thực tế đi làm. Em nhận thấy có thể vận dụng
được kiến thức nhiều môn vào công việc như: Giao dịch trong thương mai quốc tế,
Logistics và vận tải quốc tế, Nghiệp vụ hải quan, Thanh toán quốc tế, Tiếng anh
chuyên ngành 1 (Thư tín thương mại), Tiếng anh chuyên ngành 2 (dịch và soạn thảo
hợp đồng), … Điều này khiến em tự tin hơn về chuyên môn khi đi thực tập dù cho
trước đó chưa có kinh nghiệm thực tế. Thứ ba, các thày cô trong trường rất nhiệt tình

giới thiệu đơn vị thực tập cho sinh viên, đặc biệt em được PGS TS Trịnh Thị Thu
Hương giới thiệu cho đơn vị thực tập này. Nên các thủ tục xin thực tập cũng dễ dàng
hơn rất nhiều.
Bên cạnh đó, em vẫn có một số kiến nghị với nhà trường về việc giới thiệu đơn vị thực
tập. Vì sinh viên như em rất khó tìm kiếm được một công ty họ chấp nhận để mình vào
thực tập khoảng 5 tuần, về kiến thức kinh nghiệm còn kém. Em gặp khó khăn từ việc
CV, đến phỏng vấn xin thực tập. Đó là vấn đề của em cũng như các bạn sinh viên khác.
Đầu tháng sáu nhà trường có đăng bài thông báo rằng ai không tự xin được công ty
thực tập thì liên hệ nhà trường để nhà trường giới thiệu. Em đã điền form đăng ký với
lớp trường nhưng không nhận được phản hồi từ phía nhà trường về việc giới thiệu công
ty thực tập. Và hầu như các bạn em biết cũng như vậy. Có thể là do quá đông nên nhà


19

trường không sắp xếp hết được. Nhưng em nghĩ cũng nên phản hồi lại cho chúng em
biết kết quả để chủ động tìm kiếm. Em mong nhà trường sẽ khắc phục sự cố này vào kì
thực tập tiếp theo.


20

KẾT LUẬN
Thiết bị y tế là một loại hàng hóa đặc biệt, nó được sản xuất ra nhằm đáp ứng nhu
cầu đảm bảo, chăm sóc sức khỏe – một trong những nhu cầu hàng đầu hiện nay khi đời
sống ngày càng nâng cao, vấn đề con người được đặt lên trên hết. Vì vậy, việc tìm hiểu,
nghiên cứu, khám phá ra những biện pháp mới nhằm nâng cao hoạt động nhập khẩu để
kinh doanh mặt hàng này thực sự quan trọng. Với phương châm “Phục vụ bệnh nhân
kịp thời là ưu tiên số 1”, Công ty TNHH Thiết Bị Y Tế Phương Đông là đơn vị tiên
phong và luôn dẫn đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực cung cấp thiết bị y tế bệnh viên,

thiết bị y tế gia đình. Tuy đã đạt được những thành công nhất định nhưng các hoạt động
của Công ty vẫn tiềm tàng sự thiếu ổn định và còn ẩn chứa nhiều rủi ro. Do đó, Công ty
nên tiếp tục việc tích lũy kiến thức chuyên môn, tiếp thu học hỏi những kinh nghiệm
quý báu từ những người đi trước, ngày càng trở nên nhanh nhạy hơn với thị trường để
từng bước nâng cao chất lượng và hiệu quả hoạt động sản xuất cho Công ty.
Nhờ sự giúp đỡ, hướng dẫn của các anh chị nhân viên tại công ty, em đã có thêm
những bài học quý giá, những buổi training chất lượng, những kỹ năng cơ bản và
chuyên môn. Trong năm học còn lại, em sẽ cố gắng cải thiện chuyên môn và kỹ năng
của mình, đồng thời vạch ra định hướng phát triển nghề nghiệp, song song với đó là
luôn trau dồi thêm kiến thức về xã hội và ngành nghề để có được sự chuẩn bị tốt nhất
khi chính thức bước vào chân vào ngành nghề xuất nhập khẩu.
Cuối cùng, em xin gửi lời cảm ơn chân thành đến TS Nguyễn Quang Minh, anh
Lê Minh Hoàn – quản lý mua hàng và chị Nguyễn Thị Thảo – trưởng phòng RA đã tạo
mọi điều kiện và giúp đỡ em để có thể hoàn thành bản báo cáo thực tập giữa khóa này
trong điều kiện tốt nhất.
Em xin chân thành cảm ơn!