báo cáo thực tập giữa khóa kế toán công nợ phải trả người bán và phải thu khách hàng tại công ty TNHH đầu tư phát triển LATA

1

MỤC LỤC
DANH MỤC BẢNG...................................................................................................iii
DANH MỤC SƠ ĐỒ..................................................................................................iii
LỜI MỞ ĐẦU..............................................................................................................1
CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN
LATA........................................................................................................................ 2
1.1.

Quá trình hình thành và phát triển..............................................................2

1.2.

Một số mặt hàng kinh doanh chính..............................................................3

1.3.

Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phịng ban......................3

1.4.

Khái qt tình hình tài chính của cơng ty...................................................6

1.5.

Đánh giá.........................................................................................................8

1.5.1.

Thuận lợi.................................................................................................8

1.5.2.

Khó khăn.................................................................................................9

CHƯƠNG 2. CƠNG TÁC KẾ TOÁN PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU
KHÁCH HÀNG TẠI CƠNG TY..........................................................................10
2.1. Tình hình cơng tác kế tốn tại cơng ty...........................................................10
2.1.1. Cơ cấu tổ chức phịng Kế tốn.................................................................10
2.1.2. Chính sách kế tốn áp dụng.....................................................................11
2.1.3. Hình thức sổ kế tốn áp dụng..................................................................11
2.2.

Nội dung tổ chức kế toán phải trả người bán............................................12

2.2.1.

Chứng từ sử dụng..................................................................................13

2.2.2.

Tài khoản sử dụng.................................................................................14

2.2.3.

Quy trình hạch tốn..............................................................................14

2.2.4.

Một số nghiệp vụ thực tế.......................................................................15

2.3.

Nội dung tổ chức kế toán phải thu khách hàng.........................................22


2
2.3.1.

Chứng từ sử dụng..................................................................................23

2.3.2.

Tài khoản sử dụng.................................................................................24

2.3.3.

Quy trình hạch tốn..............................................................................24

2.3.4.

Một số nghiệp vụ thực tế.......................................................................25

CHƯƠNG 3. MỘT SỐ ĐỀ XUẤT ĐỂ HỒN THIỆN CƠNG TÁC KẾ TỐN
CƠNG NỢ PHẢI TRẢ NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI
CÔNG TY TNHH ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LATA.............................................33
3.1. Đánh giá, nhận xét chung...............................................................................33
3.1.1. Ưu điểm.....................................................................................................33
3.1.2. Tồn tại.......................................................................................................34
3.2. Một số đề xuất.................................................................................................36

KẾT LUẬN................................................................................................................38
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................39
PHỤ LỤC 1. MỘT SỐ CHỨNG TỪ CỦA CÔNG TY............................................40
PHỤ LỤC 2. NHẬT KÝ THỰC TẬP.......................................................................50

DANH MỤC BẢNG
Bảng 1.1. Thơng tin cơ bản về cơng ty...........................................................................3
Bảng 1.2 Tình hình biến động nhân sự tổng hợp...........................................................4
Bảng 1.3 Bảng cân đối kế tốn năm 2017......................................................................6
Bảng 2.1 Các hình thức mua hàng và chứng từ thanh tốn.........................................13
Bảng 2.2 Các hình thức bán hàng và hồ sơ thanh toán...............................................23

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty............................................................................4


3
Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức phịng Kế tốn.....................................................................10
Sơ đồ 2.2 Quy trình ghi sổ kế tốn...............................................................................12
Sơ đồ 2.3 Quy trình thanh tốn mua hàng...................................................................14
Sơ đồ 2.4 Quy trình xuất hóa đơn và lập hồ sơ thanh tốn bán hàng..........................24


1

LỜI MỞ ĐẦU
Bất kỳ doanh nghiệp nào trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của mình
cũng đều phát sinh rất nhiều mối quan hệ kinh tế liên quan tới vấn đề thanh toán
như: quyết toán thuế với cơ quan nhà nước, trả lương cho cán bộ cơng nhân viên,
thanh tốn cho nhà cung cấp, thanh toán với khách hàng,... Tuy nhiên, chiếm mật độ

cao và thường xuyên nhất là quan hệ thanh toán với người cung cấp và khách hàng.
Việc thanh toán liên quan trực tiếp tới một số khoản mục thuộc về vốn như
tiền, khoản phải thu, nợ phải trả,... nên có ảnh hưởng lớn tới tình hình tài chính của
doanh nghiệp. Trước những thay đổi có thể nói là liên tục phát triển và mở rộng của
hoạt động thanh toán với người mua, người bán và ảnh hưởng của nó tới tình hình
tài chính của mỗi doanh nghiệp, u cầu đối với kế tốn thanh tốn cũng vì thế mà
cao hơn. Kế tốn khơng chỉ có nhiệm vụ ghi chép mà còn chịu trách nhiệm thu hồi
nhanh các khoản nợ, tìm nguồn vốn để trả nợ, lường trước và hạn chế được rủi ro
trong thanh toán… Trong quá trình hồn thiện để thích nghi với những thay đổi đó,
kế tốn sẽ phải gặp khơng ít khó khăn, và đây là điều khơng thể tránh khỏi.
Qua q trình tìm hiểu về mặt lý luận tại trường cũng như thực tế trong q
trình thực tập tại Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA, em nhìn nhận được tầm
quan trọng và ý nghĩa đó nên đã lựa chọn đề tài: “Kế tốn cơng nợ phải trả người
bán và phải thu khách hàng tại Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA”. Với
điều kiện thời gian có hạn cũng như kinh nghiệm còn hạn chế của một sinh viên
thực tập, chuyên đề sẽ khơng tránh khỏi những thiếu sót. Em rất mong nhận được
sự chỉ bảo, đóng góp ý kiến của các thầy cơ cùng tồn thể các bạn để em có điều
kiện bổ sung, nâng cao ý thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này.
Em xin trân trọng gửi lời cảm ơn cô Trần Thị Kim Anh, trưởng khoa Kế
toán – Kiểm toán của Trường Đại học Ngoại thương, người trực tiếp hướng dẫn và
đã cho em những nhận xét vơ cùng hữu ích để em có thể hồn thiện chun đề này.
Đồng thời, em cũng xin cảm ơn sự giúp đỡ nồng hậu của các anh chị tại Công ty


2
TNHH Đầu tư Phát triển LATA nói chung và các chị phịng Kế tốn nói riêng đã
nhiệt tình chỉ bảo trong quá trình thực hiện đề tài này.


3

CHƯƠNG 1. TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY TNHH
ĐẦU TƯ PHÁT TRIỂN LATA
1.1. Q trình hình thành và phát triển
Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA được thành lập theo quyết định số
0105612754 của Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội cấp ngày 03 tháng 11 năm
2011. Công ty có trụ sở chính tại số 63A, ngõ 12, phố Chính Kinh, phường Nhân
Chính, quận Thanh Xuân, Hà Nội với các ngành nghề kinh doanh chính là đại lý
mua hàng, đại lý bán hàng, nhà phân phối và nhà cung cấp các sản phẩm, nguyên
phụ liệu,... liên quan đến phục vụ sản xuất.
Với nhiều năm hoạt động trong lĩnh vực của mình, cơng ty nhận thấy việc
khó khăn của các doanh nghiệp FDI trong việc mua hàng từ các doanh nghiệp Việt
Nam: trừ các mặt hàng văn phòng phẩm, thực phẩm, đồ bảo hộ lao động,... thì
100% các hàng hóa cịn lại các doanh nghiệp FDI đều phải làm thủ tục hải quan
trước khi đưa vào sử dụng. Bên cạnh đó, việc các doanh nghiệp Việt Nam thiếu
chuyên nghiệp trong hoạt động dịch vụ như: giao hàng, thanh toán, các hoạt động
sau bán hàng,... cũng là một trở ngại và là một trong những nguyên nhân làm tăng
chi phí trong quản lý của khách hàng. Thấu hiểu những khó khăn đó, cơng ty được
thành lập với định hướng trở thành nhà cung cung cấp chuyên nghiệp nhất để đem
lại cho khách hàng những sản phẩm tốt nhất bởi một dịch vụ hồn hảo nhất, làm hài
lịng những khách hàng cao cấp nhất, khó tính nhất.
Cho đến nay, cơng ty đã trở thành đại lý mua hàng cho các tập đoàn FDI
lớn của Nhật Bản như: Asahi, Canon, Fuji Xerox, Kyocera,... Bằng năng lực của
mình, Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA đã nhận được sự tin tưởng và được
ủy quyền phân phối của các tập đoàn đa quốc gia nổi tiếng như: Asone, Laplace
(Nhật Bản), Borecy, Xiamen, Mingda (Trung Quốc), Maxclean (Hồng Kông),...


4

Dưới đây là một số thông tin cơ bản của công ty:
Bảng 1.1. Thông tin cơ bản về công ty

Tên chính thức
Tên tiếng Anh
Ngày hoạt động
Mã số thuế
Vốn điều lệ
Người đại diện
Trụ sở chính

Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA
LATA Development Investment Company Limited
03/11/2011
0105612754
6.800.000.000 đồng (6 tỷ tám trăm triệu đồng)
(Ông) Nguyễn Châu Lân – Giám đốc
Số 63A, ngõ 12, phố Chính Kinh, phường Nhân Chính, quận
Thanh Xuân, Hà Nội
Nguồn: Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh, phòng Hành chính.

1.2. Một số mặt hàng kinh doanh chính
Bởi ngành nghề kinh doanh chính của cơng ty là đại lý mua hàng, đại lý bán
hàng, nhà phân phối và nhà cung cấp các sản phẩm, nguyên phụ liệu,... liên quan
đến phục vụ sản xuất nên có một số các mặt hàng chính như sau:


Dụng cụ cơ khí



Dụng cụ, thiết bị đo lường, đo đạc



Dụng cụ cắt gọt



Thiết bị thiết kế và thi cơng phịng sạch: găng tay phịng sạch, giày phịng sạch,
quần áo phòng sạch, vải lau phòng sạch, khăn lau phòng sạch,...



Các thiết bị, dụng cụ chống tĩnh điện: găng tay chống tĩnh điện, ghế chống tĩnh
điện, giày dép quần áo chống tĩnh điện, võng chống tĩnh điện,...

1.3. Cơ cấu tổ chức và chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban
Hiện nay, Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA có tổng số cán bộ, nhân
viên là 28 người, trực thuộc 5 phịng, ban. Dưới đây là tình hình biến động nhân sự
của công ty trong 6 tháng đầu năm 2018:


5
Bảng 1.2 Tình hình biến động nhân sự tổng hợp

Thời gian

Đơn vị tính

Nửa đầu

Nửa đầu
năm 2018
132
22

Chỉ tiêu
Tổng số lao động
Số lao động trung bình
Số lao động mới (khơng tính lao động

người
người/tháng

năm 2017
117
19.5

thử việc)
Số lao động xin nghỉ việc
Tỷ lệ lao động nghỉ việc/số lao động

người

7

5

người

9

4

%

7,69

3,03

người
%

7
23,81

2
50

trung bình
Số lao động thử việc không đạt
Tỷ lệ lao động thử việc không đạt

Nguồn: Báo cáo nhân sự 6 tháng đầu năm 2018, phòng Hành chính.

Xét trong 6 tháng đầu năm, năm 2018 là năm có nhiều biến động về lao
động. Tuy số lượng lao động trung bình gần như khơng có sự thay đổi nhiều so với
năm 2017 nhưng tỷ lệ lao động thử việc không đạt tăng đột biến so với năm 2017.
Số lao động xin nghỉ chủ yếu vì lí do mức lương hoặc muốn thay đổi môi trường

mới. Tuổi thọ trung bình của lao động ngắn, chỉ khoảng 01 tháng/lao động. Tuy
nhiên để bù đắp số nhân viên đã nghỉ, công ty đã tuyển mới thêm 5 lao động.
Công tác tổ chức quản lý của công ty được thể hiện như sau:
Sơ đồ 1.1 Cơ cấu tổ chức của công ty

Ban Giám đốc
Phịng
Kinh doanh

Phịng
Kế tốn

Phịng
Hành chính

Phịng
Giao hàng

Văn phịng giao dịch Hà Nội
Văn phịng giao dịch Hồ Chí Minh
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp.

 Giám đốc: Là người đại diện pháp nhân của cơng ty, có trách nhiệm pháp lý cao
nhất, chịu trách nhiệm lãnh đạo và điều hành kinh doanh, đồng thời chịu trách
nhiệm trước pháp luật trong việc điều hành, quản lý công ty.


6
 Phó giám đốc: Giúp việc cho Giám đốc, được Giám đốc ủy quyền khi Giám đốc
đi vắng, thay mặt Giám đốc theo dõi trực tiếp các đơn vị sản xuất của Cơng ty.

 Phịng Kinh doanh: Có chức năng, nhiệm vụ tổng hợp các kế hoạch và trực tiếp
xây dựng, thực hiện kế hoạch về kinh doanh. Đặc biệt, phịng Kinh doanh có bộ
phận Xuất – Nhập khẩu có chức năng, nhiệm vụ tìm hiểu các chế độ chính sách
của Nhà nước trong công tác xuất – nhập khẩu. Trong quá trình thực hiện kế
hoạch kinh doanh phải tìm hiểu và phát huy khả năng khai thác thị trường trong
và ngoài nước, đồng thời củng cố các mối quan hệ với các bạn hàng truyền thống
để tạo ra mối quan hệ lành mạnh và phong phú trong kinh doanh.
 Phịng Kế tốn: Có trách nhiệm tổ chức cơng tác kế toán theo quy định của Nhà
nước; thực hiện kế hoạch tài chính, đảm bảo số vốn cho kinh doanh; thực hiện kế
hoạch phân chia lợi nhuận; phân tích hiệu quả hoạt động kinh doanh, hạch tốn
lãi lỗ, có trách nhiệm quản lý kinh doanh thông qua tiền vốn; dựa vào hoạt động
kinh doanh thực hiện công tác chế độ đóng góp cho Nhà nước và người lao động.
 Phịng Hành chính: Có chức năng tham mưu cho Giám đốc các mặt về công tác
quản lý cán bộ, tổ chức quản lý, thực hiện công tác lao động, tiền lương, bảo
hiểm và an tồn lao động, các cơng tác thuộc phạm vi chế độ chính sách đối với
người lao động.
 Phịng Giao hàng: Có chức năng, nhiệm vụ sử dụng phương tiện của cơng ty để
chun chở hàng hóa, tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu của các Trưởng bộ phận, Giám
đốc. Báo cáo quản lý trực tiếp về những vấn đề phát sinh trong việc vận chuyển
chứng từ và hàng hoá để xin ý kiến giải quyết hoặc đề xuất các phương pháp,
cách thức làm việc để công tác giao nhận đạt hiệu quả. Chịu hoàn toàn trách
nhiệm về hàng hoá từ khi nhận cho đến khi giao trừ trường hợp bất khả kháng.
Mỗi phịng ban đều có những chức năng và nhiệm vụ độc lập và quyền hạn
riêng của mình, song đều có chung một mục đích là hỗ trợ cho Giám đốc để lãnh
đạo và điều hành công ty đứng vững và phát huy hết tiềm năng của mình trên thị
trường.


6
1.4. Khái qt tình hình tài chính của cơng ty

Bảng 1.3 Bảng cân đối kế toán năm 2017
Đơn vị: đồng Việt Nam

Chỉ tiêu
Tổng tài sản
A. Tài sản ngắn hạn
1. Tiền và tương đương tiền
2. Phải thu khách hàng
3. Trả trước người bán
4. Tài sản ngắn hạn khác
B. Tài sản dài hạn
1. Tài sản cố định
2. Tài sản dài hạn khác
Tổng nguồn vốn
I. Nợ phải trả
1. Phải trả người bán
2. Khách hàng trả trước
3. Nợ ngắn hạn khác
4. Nợ dài hạn
II. Nguồn vốn kinh doanh
1. Nguồn vốn kinh doanh
2. Lợi nhuận sau thuế chưa phân phối

2016
12.133.920.856
10.741.121.050
3.939.442.718
3.752.809.150
165.015.567
2.883.853.615

1.392.799.806
1.007.063.258
385.736.548
12.133.920.856
5.362.245.075
3.298.738.861
938.670.000
555.311.214
569.525.000
6.771.675.781
6.800.000.000
(28.324.219)

2017
15.025.763.000
14.041.317.981
5.471.453.990
4.951.317.338
240.567.780
3.377.978.873
984.445.019
778.222.865
206.222.154
15.025.763.000
7.927.942.007
4.559.473.069
0
2.967.543.938
400.925.000
7.097.820.993

6.800.000.000
297.820.993

So sánh 2016 – 2017
+/%
2.891.842.144
23,83
3.300.196.931
30,72
1.532.011.272
38,89
1.198.508.188
31,94
75.552.213
45,78
494.125.258
17,13
(408.354.787) (29,32)
(228.840.393) (22,72)
(179.514.394) (46,54)
2.891.842.144
23,83
2.565.696.932
47,85
1.260.734.208
38,22
(938.670.000)
(100)
2.412.232.724 434,39
(168.600.000) (29,60)

326.145.212
4,82
0
0
326.145.212

Nguồn: Báo cáo tài chính năm 2017, phịng Kế tốn.


7
 Xét tình hình tài sản:
Quy mơ tổng tài sản của công ty năm 2017 so với năm 2016 tăng 23,83%,
tương đương với 2.891.842.144 đồng. Đó là nhờ tài sản ngắn hạn đã tăng đáng kể,
từ 10.741.121.050 đồng năm 2016 lên đến 14.041.317.981 đồng năm 2017. Tài sản
ngắn hạn tăng chủ yếu là do các khoản mục tiền và tương đương tiền, phải thu
khách hàng và trả trước người bán tăng. Sự tăng lên của tiền có thể lý giải bởi việc
trong năm công ty đã vay ngân hàng một khoản ngắn hạn 1.900.000.000 đồng để
phục vụ cho việc chi trả nợ dài hạn. Việc vay một khoản lớn (xấp xỉ 1/6 vốn điều lệ
của công ty) chỉ trong thời gian ngắn hạn chứng tỏ công ty tự tin vào khả năng
thanh tốn ngắn hạn của mình. Thật vậy, nếu dựa vào chỉ số thanh tốn hiện hành ,
có thể thấy tình hình tài chính của cơng ty là đủ sức để chi trả cho khoản vay này
(chỉ số này năm 2016 là 2,24 và năm 2017 là 1,86).
Bên cạnh đó, các khoản phải thu khách hàng đã tăng 31,94%, tương đương
1.198.508.188 đồng. Điều này có thể được lý giải bởi chính sách ưu đãi của cơng ty
với các khách hàng thanh toán bằng phương thức trả sau. Tương tự, các khoản ứng
trước người bán tăng 45,78%, tương đương 75.552.213 đồng, xuất phát từ nguyên
nhân các chính sách của nhà cung cấp yêu cầu công ty phải đặt cọc trước tiền hàng.
Trong khi đó, tài sản dài hạn của cơng ty lại giảm, một phần là bởi chi phí
khấu hao tài sản cố định tăng khi mà nguyên giá không đổi. Điều này làm cho giá
trị ghi sổ của các tài sản cố định giảm 228.840.393 đồng, tương đương 22,72%.

Ngoài ra, tài sản dài hạn khác của công ty cũng giảm khiến tổng khoản mục này
giảm.
 Xét nguồn hình thành tài sản:
Việc quy mô tổng tài sản tăng như đã phân tích trên đây được lý giải bởi
nguồn hình thành tài sản tăng. Trong đó, cơ cấu tài sản do đi vay ( tăng từ 44,19%
năm 2016 lên đến 52,76% năm 2017. Ngồi việc cơng ty đi vay ngắn hạn đã đề cập,
việc tài sản có được từ nguồn vốn đi vay tăng còn được lý giải bởi khoản phải trả
người bán tăng 38,22%, tương đương 1.260.734.208 đồng. Đáng lưu ý là trong năm
2017, cơng ty đã hồn thành hết công nợ phải trả với người mua, càng chứng tỏ
công ty chú trọng đến các chính sách ưu đãi và chăm sóc khách hàng.


8
Mặt khác, nguồn vốn kinh doanh của công ty cũng tăng lên đáng kể, từ
6.771.675.781 đồng trong năm 2016 lên đến 7.097.820.993 vào năm 2017. Bởi
trong năm 2017, chủ sở hữu khơng góp thêm vốn nên việc tăng lên của vốn kinh
doanh xuất phát từ hiệu quả hoạt động của công ty. Trong khi năm 2016, công ty lỗ
28.324.219 đồng thì đến năm 2017, kết quả kinh doanh đã khởi sắc hơn với khoản
lợi nhuận sau khi đã trừ thuế là 297.820.993 đồng.
Qua sự gia tăng của nguồn vốn, ta thấy cơng ty đã có sự chuyển dịch tích
cực, tuy nhiên số vốn vay vẫn khơng giảm địi hỏi cơng ty phải có sự tính tốn hợp
lý để giảm thiểu sự ảnh hưởng của chi phí lãi vay đến kết quả kinh doanh.
1.5. Đánh giá
Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA ra đời trong thời điểm nền kinh tế
đầy biến động với sự cạnh tranh gay gắt của các đối thủ cùng ngành nên cơng ty
cũng có nhiều thuận lợi và khó khăn.
1.5.1. Thuận lợi
 Là đơn vị có trụ sở và VPGD ở 2 thành phố lớn nhất cả nước là Hà Nội và thành
phố Hồ Chí Minh, nơi có các sân bay quốc tế rất thuận tiện cho việc xuất – nhập
khẩu các mặt hàng vận chuyển qua đường hàng không.

 Nằm trong trung tâm thành phố, cơng ty có thể khai thác được nguồn nhân lực đa
dạng và năng động. Đội ngũ nhân viên trẻ, nhiệt huyết và khơng ngừng đổi mới,
có thể đưa ra những thay đổi để thích nghi, bắt kịp với xu hướng.
 Thị trường tương đối thuận lợi bởi sự gia tăng của các doanh nghiệp FDI tại Việt
Nam đã làm nhu cầu mua bán, trao đổi hàng hóa giữa khu chế xuất với các doanh
nghiệp trong nước tăng theo.
 Công ty được nhiều đối tác tin cậy và trở thành đối tác phân phối độc quyền tại
thị trường Việt Nam.
1.5.2. Khó khăn
 Tình hình nhân sự cơng ty biến động, thường xuyên biến đổi nên phải tiêu tốn
thời gian, chi phí cho đào tạo.


9
 Các doanh nghiệp đối tác thường nằm ở các tỉnh ngoài Hà Nội, đặc biệt là các
doanh nghiệp khách hàng trong khu chế xuất và nhà cung cấp nước ngoài nên áp
lực vận chuyển hàng lớn, yêu cầu kế hoạch và lịch giao hàng phải chi tiết, cụ thể
để tiết kiệm chi phí.
 Thủ tục hải quan cịn nhiều hạn chế.


10

CHƯƠNG 2. CƠNG TÁC KẾ TỐN PHẢI TRẢ
NGƯỜI BÁN VÀ PHẢI THU KHÁCH HÀNG TẠI
CƠNG TY
2.1. Tình hình cơng tác kế tốn tại cơng ty
2.1.1. Cơ cấu tổ chức phịng Kế tốn
Căn cứ vào quy mơ và đặc điểm hoạt động, cơng ty tổ chức bộ máy kế tốn
theo mơ hình kế tốn tập trung, thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 2.2 Cơ cấu tổ chức phịng Kế tốn

Kế tốn trưởng

Kế tốn kho/
Thủ kho

Kế tốn cơng nợ và Kế toán tiền mặt/
Thủ quỹ
tiền gửi ngân hàng

Kế toán mua hàng

Nguồn: Tác giả tự tổng hợp.

 Kế tốn trưởng: Có nhiệm vụ tham mưu các hoạt động tài chính cho Giám đốc,
trực tiếp lãnh đạo các nhân viên kế toán trong công ty, kiểm tra công tác thu thập
và xử lý chứng từ, kiểm sốt và phân tích tình hình vốn của đơn vị. Đồng thời,
hướng dẫn thi hành các chế độ tài chính do Nhà nước ban hành, báo cáo phân
tích hiệu quả hoạt động kinh doanh theo định kì và chịu trách nhiệm đối với cơng
tác kế tốn. Có trách nhiệm đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, phổ biến các quy
định mới cho các bộ phận liên quan cũng như bộ máy kế toán.
 Kế toán kho/Thủ kho: Khi có nghiệp vụ phát sinh phải lập đầy đủ và kịp thời
các chứng từ có liên quan; kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà cung cấp, xử
lý tất cả các trường hợp thiếu/thừa; theo dõi số lượng và tính giá nhập – xuất –
tồn; tổ chức cơng tác kiểm kê định kỳ để lập báo cáo.


11
 Kế toán tiền mặt/Thủ quỹ: Ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác, đầy đủ các

khoản thu chi tiền mặt, thanh toán nội bộ và các khoản thanh toán khác, đơn đốc
việc thực hiện tạm ứng; đồng thời, có trách nhiệm theo dõi tình hình thu – chi và
quản lý tiền mặt của cơng ty.
 Kế tốn cơng nợ và tiền gửi ngân hàng: theo dõi tình hình biến động của tiền
gửi và tiền vay ngân hàng, theo dõi công nợ của các cá nhân và tổ chức.
 Kế toán nghiệp vụ mua hàng: Lập yêu cầu mua hàng để Kế toán trưởng và
Giám đốc phê duyệt; dựa trên yêu cầu mua hàng đã được duyệt chuẩn bị đơn đặt
hàng và bàn giao cho phòng Kinh doanh. Thu thập các hóa đơn từ phịng Kinh
doanh, kiểm tra số lượng, đơn giá và hạch tốn lên hệ thống.
2.1.2. Chính sách kế tốn áp dụng
 Chế độ kế tốn: Theo Thơng tư 133/2016/TT-BTC ngày 26/08/2016 của Bộ Tài






Chính.
Niên độ kế tốn: Bắt đầu từ ngày 01/01, kết thúc vào ngày 31/12.
Đồng tiền hạch tốn: Đồng Việt Nam (VND).
Phương pháp tính khấu hao TSCĐ: Khấu hao đường thẳng.
Phương pháp tính giá xuất kho: Bình qn cuối kỳ.
Phương pháp tính thuế GTGT: Phương pháp khấu trừ.

2.1.3. Hình thức sổ kế tốn áp dụng
Hiện nay, cơng ty đang áp dụng hình thức ghi sổ kế tốn là hình thức kế
tốn trên máy vi tính. Đặc trưng cơ bản của hình thức này là cơng việc kế tốn được
thực hiện theo chương trình phần mềm kế tốn trên máy vi tính. Phần mềm được
thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán sau: nhật ký chung,
nhật ký – sổ cái, chứng từ ghi sổ, nhật ký – chứng từ, hoặc kết hợp các hình thức kế

tốn này. Phần mềm kế tốn khơng hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng
in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định.
Hàng ngày, kế tốn dùng chứng từ kế toán đã được kiểm tra làm căn cứ ghi
sổ, xác định tài khoản ghi Nợ, tài khoản ghi Có để nhập dữ liệu vào máy vi tính
theo các bảng, biểu được thiết kế sẵn trên phần mềm. Theo quy trình của phần mềm
kế tốn, các thơng tin được tự động nhập vào sổ kế toán tổng hợp và các sổ, thẻ kế
toán chi tiết liên quan.


12
Cuối kỳ hoặc tại bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào, kế toán thực hiện các
thao tác khoá sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với
số liệu chi tiết được thực hiện tự động và ln đảm bảo chính xác, trung thực theo
thông tin đã được nhập trong kỳ.
Cuối tháng, cuối năm, sổ kế toán tổng hợp và sổ kế toán chi tiết được in ra
giấy, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế tốn
ghi bằng tay. Người làm kế tốn có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế tốn
với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy.
Sơ đồ 2.3 Quy trình ghi sổ kế tốn

Sổ kế toán
(sổ tổng hợp, sổ chi tiết)
Chứng từ kế toán

Phần mềm kế tốn
(MISA, AME)
Báo cáo tài chính, báo
cáo kế tốn quản trị
Nguồn: Tác giả tự tổng hợp.

Ghi chú:
Nhập số liệu hàng ngày:
In sổ, báo cáo định kỳ:
Đối chiếu, kiểm tra:
2.2. Nội dung tổ chức kế toán phải trả người bán
Nghiệp vụ thanh tốn với người bán thường xảy ra khi cơng ty mua hàng
theo phương thức thanh toán trả sau hoặc trả trước tiền hàng. Khi công ty mua chịu
sẽ phát sinh nợ phải trả, khi công ty ứng trước sẽ xuất hiện một khoản phải thu.


13
2.2.1. Chứng từ sử dụng
Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA có quy định riêng về chứng từ kế
tốn trong thanh toán mua hàng. Trên thực tế, các trường hợp cụ thể sẽ có số lượng
và các loại chứng từ khác nhau.
Bảng 2.4 Các hình thức mua hàng và chứng từ thanh tốn

Hình thức

Chứng từ thanh tốn

mua hàng

Mua hàng
nội địa








Đề nghị thanh tốn
Hóa đơn
Phiếu xuất kho của nhà cung cấp/Phiếu giao hàng
Phiếu thu/Phiếu chi/Ủy nhiệm chi
Hợp đồng kinh tế/Hợp đồng nguyên tắc (bắt buộc với những

hóa đơn trên 20 triệu và phải chuyển khoản)
 Các giấy tờ khác (nếu có)
 Lệnh chuyển tiền/Hợp đồng mua bán ngoại tệ/Cam kết thanh
Mua hàng
nước ngồi
trả sau

Mua hàng
nước ngồi
trả trước










tốn
Tờ khai hải quan, invoice, phiếu đóng gói, vận đơn,...

Hợp đồng ngoại thương
Hợp đồng thuê kho ngoại quan (nếu có)
Hợp đồng ủy quyền làm thủ tục hải quan (nếu có)
Các giấy tờ khác (nếu có)
Lệnh chuyển tiền/Hợp đồng mua bán ngoại tệ
Invoice
Hợp đồng ngoại thương (có đầy đủ điều kiện thanh tốn và tài

khoản bên nhận)
 Cam kết bổ sung chứng từ
Nguồn: Quy định về chứng từ phịng kế tốn, phịng Kế tốn.


14
2.2.2. Tài khoản sử dụng
Tài khoản được sử dụng để hạch tốn các nghiệp vụ và theo dõi cơng nợ
với người bán là TK 331 – Phải trả cho người bán.
Nợ
TK 331
Có
 Số tiền đã trả hoặc ứng trước cho
 Mua hàng chưa trả tiền
 Trị giá hàng đã nhận theo số tiền
người bán
 Được hưởng chiết khẩu, giảm giá
trả trước
 Trả lại hàng mua
 Chênh lệch tỷ giá
 Cấn trừ khoản phải thu
 Chênh lệch tỷ giá

Số dư Nợ: số tiền ứng trước hoặc trả
Số dư Có: số tiền còn phải trả cho
thừa cho người bán
người bán
Các tài khoản liên quan đến hạch tốn cơng nợ với người bán bao gồm TK
111 – tiền mặt, TK 112 – tiền gửi ngân hàng, TK 131 – Phải thu của khách hàng,...
2.2.3. Quy trình hạch tốn
Tại Cơng ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA, khi có phát sinh nghiệp vụ liên
quan đến cơng nợ với người bán, kế tốn sẽ thực hiện theo quy trình như sau:
Sơ đồ 2.4 Quy trình thanh toán mua hàng

Đề nghị thanh toán
Chứng từ thanh toán đầy đủ,
hợp lệ
Kiểm tra
Kế toán
Cập nhật định khoản lên hệ
viên
thống

Bộ phận có
u cầu

Kiểm tra, xét
duyệt

Giám đốc

Duyệt thanh tốn
Thanh tốn

Kế tốn
trưởng

Kế tốn
viên

Nguồn: Tài liệu training kế tốn, phịng Kế tốn.


15
2.2.4. Một số nghiệp vụ thực tế
Trong tháng 07 năm 2018, tại Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA diễn
ra rất nhiều các nghiệp vụ mua hàng. Vì dung lượng bài viết có hạn, em sẽ chỉ đưa
ra một ví dụ tiêu biểu cho mỗi phương thức mua hàng đã trình bày tại phần 2.2.1.
Ngồi ra, vì trong tháng không phát sinh nghiệp vụ liên quan tới mua hàng nhập
khẩu trả trước nên em xin phép khơng đưa ví dụ cho trường hợp này để đảm bảo
tính trung thực của thông tin.
2.2.4.1. Mua hàng nội địa trả sau
Ngày 02/07/2018, Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA mua từ Công ty
TNHH Ga Lúp 200 cuộn băng keo 309 (đơn giá: 30.000 đồng/cuộn) theo đơn hàng
PO 0618 142 07. Hóa đơn GTGT số 0001112, thuế suất 10%, hàng nhập kho đủ,
cơng ty chưa thanh tốn tiền hàng.




Chứng từ kế tốn1:
+

Hóa đơn GTGT số 0001112.

+

Phiếu xuất kho 0001399.

+

Đơn hàng PO 0168 142 07.

Kế toán hạch toán:
Ngày 02/07/2018:
Nợ TK 156 – Hàng hóa: 600.000 đồng.
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 60.000 đồng.
Có TK 331 - Phải trả người bán: 660.000 đồng.

1

Chi tiết xem tại cuốn Phụ lục, tr. 1 – 2.


16

Nguồn: Phần mềm AME.

Nguồn: Phần mềm MISA.


17
2.2.4.2. Mua hàng nội địa trả trước

Ngày 28/06/2018, đặt mua Công ty TNHH Sản xuất và Thương mại Hanaki
40 xe cấp vật tư (đơn giá: 2.550.000 đồng/chiếc) và 6 bảng thông tin LXR 2220 x
12m (đơn giá: 2.250.000 đồng/chiếc) theo đơn hàng mua số PO 0618 002 02. Ngày
10/07/2018, công ty chuyển khoản trước 40% tiền hàng, số tiền: 44.880.000 đồng.
Cùng ngày, Cơng ty Hanaki giao hàng kèm theo hóa đơn GTGT số 0000052 (VAT
10%), hàng nhập kho đủ. Ngày 23/07/2018, cơng ty thanh tốn nốt 60% giá trị hóa
đơn bằng chuyển khoản, số tiền: 82.170.000 đồng.




Chứng từ kế tốn1:
+

Hóa đơn GTGT số 0000052.

+

Bảng giá trị đề nghị thanh toán.

+

Phiếu xuất kho số 200618/XK.

+

Đơn hàng mua số PO 0618 002 02.

+

Giấy đề nghị thanh toán.

+

Ủy nhiệm chi số giao dịch FT18186596679494\BNK (ngày 10/07/2018).

+

Ủy nhiệm chi số giao dịch FT18204043916185\BNK (ngày 23/07/2018).

Kế toán hạch toán:
+

Ngày 10/07/2018:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán: 44.880.000 đồng.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 44.880.000 đồng.

Nguồn: Phần mềm AME.

1

Chi tiết xem tại cuốn Phụ lục, tr.3 – 8.


18

Nguồn: Phần mềm MISA.

Nợ TK 156 – Hàng hóa: 115.500.000 đồng.
Nợ TK 133 – Thuế GTGT được khấu trừ: 11.550.000 đồng.

Có TK 331 – Phải trả người bán: 127.050.000 đồng.
Nguồn: Phần mềm AME.


19

Nguồn: Phần mềm MISA.


20
+

Ngày 23/07/2018:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán: 82.170.000 đồng.
Có TK 112 – Tiền gửi ngân hàng: 82.170.000 đồng.

Nguồn: Phần mềm AME.

Nguồn: Phần mềm MISA.


21
2.2.4.3. Mua hàng nước ngoài trả sau
Trong tháng 06 và 07 năm 2018, Công ty TNHH Đầu tư Phát triển LATA
gửi 36 đơn hàng mua cho công ty ASONE Corporation, Nhật Bản. Tổng số tiền
hàng là 1.926.030 JPY. Ngày 19/07/2018, hàng nhập kho ngoại quan, số chứng từ
1102, tỷ giá: 212,00 VND/JPY.


Chứng từ thanh toán1:

+

Cam kết thanh toán.

+

Tờ khai hải quan số 102123762050 và 102123778630.

+

Invoice số 180717LTVN.

+

Phiếu đóng gói số 180717LTVN.

+

Giấy báo hàng đến.

+

Hợp đồng ngoại thương.

+

Hợp đồng thuê kho ngoại quan 1102/KNQ/NEV-HN/18.

+

Đơn hàng mua số: AS-0618-053-02, AS-0618-059-01, AS-0618-065-02,
AS-0618-066-01, AS-0618-070-01, AS-0618-071-01, AS-0618-075-03, AS0618-081-01, AS-0618-083-01, AS-0618-087-01, AS-0618-092-03, AS0618-093-01, AS-0618-094-01, AS-0618-095-03, AS-0718-001-03, AS0718-002-01, AS-0718-003-01, AS-0718-004-01, AS-0718-006-03, AS0718-007-03, AS-0718-008-03, AS-0718-011-01, AS-0718-013-01, AS0718-014-03, AS-0718-015-03, AS-0718-016-02, AS-0718-017-02, AS0718-018-01, AS-0718-019-02, AS-0718-021-03, AS-0718-024-03, AS0718-029-02, AS-0718-030-03, AS-0718-035-01, AS-0718-037-03, AS0718-038-03.



Kế toán hạch toán:
Ngày 19/07/2018:
Nợ TK 331 – Phải trả người bán: 408.318.360 đồng (= 1.926.030 x 212,00).

1

Chi tiết xem tại cuốn Phụ lục, tr. 9 – 57.