Tiểu luận Hành chính văn phòng

A/Phần mở đầu
1.Tính cấp thiết của đề tài
Nâng cao chất lượng, hiệu quả trong công tác quản lý văn phòng là công việc vô
cùng quan trọng, ảnh hưởng đến nhiều hoạt động của toàn thể công ty, doanh nghiệp.
Để hiện đại hoá công tác văn phòng cần nghiên cứu, xây dựng và tiến hành tối ưu hoá
các quá trình thực hiện nhiệm vụ của văn phòng, trong đó trước hết cần quan tâm đến
những nội dung của hoạt động hoàn thiện công việc văn phòng.
Hành chính văn phòng là bộ phận tổ chức giúp việc trực tiếp cho lãnh đạo cơ quan,
là nơi tổng hợp, xử lý, phân tích thông tin phục vụ việc ra các quyết định quản lý điều
hành của lãnh đạo. Vì vậy, nếu công tác quản lý văn phòng có sự sắp xếp và làm viêc
có khoa học, nề nếp, trật tự thì việc điều hành và quản lý công việc của doanh nghiệp,
công ty sẽ chất lượng hơn, thúc đẩy việc phát triển, nâng cao hiệu quả kinh doanh.
Văn phòng hành chính của Công ty cổ phần BIWASE (BWS) là văn phòng phụ trách
nhiệm vụ quản trị văn phòng công ty, lập kế hoạch mua sắm hợp lý các trang thiết bị
văn phòng và thực hiện xây dựng, sửa chữa văn phòng công ty và các chi nhánh. Bên
cạnh đó, phòng còn đảm nhiệm công việc hội họp, đi lại, lưu trú, đón tiếp khách, đảm
bảo đầy đủ chế độ cho công nhân viên.
Bản thân tôi thấy thực trạng của Công ty đang có rất nhiều vấn đề trong công tác văn
phòng. Mà văn phòng hành chính là nơi giao lưu, trao đổi với các cơ quan có thẩm
quyền. Vì vậy tôi chọn đề tài “Thực trạng và giải pháp nâng cao công tác quản lý văn
phòng tại Công ty cổ phần nước môi trường Bình Dương (BIWASE)” mong muốn
nghiên cứu được thực trạng của Công ty và đưa ra các giải pháp nâng cao công tác
quản lý hành chính văn phòng, giúp công ty hoàn thiện, củng cố và hoạt động hiệu quả
hơn.
2.Mục tiêu nghiên cứu
Nghiên cứu làm rõ thực trạng, những mặt được, chưa được, hạn chế yếu kém và
nguyên nhân trong công tác quản trị hành chính văn phòng Công ty BWS.

1

Đề xuất các giải pháp chủ yếu nhằm nâng cao công tác quản lý văn phòng, thúc đẩy
hiệu quả làm việc của Công ty.
3.Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Về đối tượng nghiên cứu: Công tác quản trị hành chính văn phòng của Công ty BWS
Về phạm vi nghiên cứu: Phòng hành chính công ty BWS giai đoạn 2015-2019.
4.Phương pháp nghiên cứu và nguồn dữ liệu
Đề tài sử dụng 2 phương pháp chủ yếu:
-Phương pháp thống kê so sánh.
-Phương pháp phân tích tổng hợp.
4.1.Nguồn dữ liệu sơ cấp
Quan sát để đánh giá thực trạng của công tác văn phòng của Công ty BWS.
Thu thập thông tin đánh giá của từng nhân viên để đánh giá công tác văn phòng tại
Công ty.
4.2.Nguồn dữ liệu thứ cấp
Qua các báo chí, tạp chí, Website các nghiên cứu, các báo cáo về tình hình hành
chính văn phòng của Công ty BIWASE.
5.Ý nghĩa của đề tài
Nghiên cứu đề tài là điều kiện thuận lợi cho những người làm công tác quản lý văn
phòng, hoàn thành tốt công việc văn phòng của mình.
Mong muốn góp phần cải tiến đường lối và đưa ra giải pháp khắc phục những thực
trạng không cần thiết để giúp doanh nghiệp hoàn thiện công việc có năng suất hơn.
6.Kết cấu của đề tài
Chương 1: Cơ sở lý luận và thực tiễn về công tác quản lý hành chính văn phòng.

2


Chương 2: Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty BIWASE giai
đoạn 2015-2019.
Chương 3: Đề xuất các giải pháp để nâng cao công tác quản lý văn phòng của Công

ty BIWASE.

3


B/Phần nội dung
CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VÀ THỰC TIỄN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ
HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
1.1.Khái niệm về công tác quản lý hành chính văn phòng
1.1.1.Khái niệm về văn phòng
Trong hoạt động của mỗi cơ quan, tổ chức người ta luôn nhấn mạnh vai trò của văn
phòng. Có rất nhiều định nghĩa về văn phòng. Văn phòng có thể là nơi làm việc của cá
nhân (lãnh đạo, thủ trưởng, người “quan trọng”) hay là trụ sở của công ty, doanh
nghiệp. Ngoài ra văn phòng cũng là nơi diễn ra các hoạt động hay tổ chức cuộc họp,
đàm phán. Văn phòng thường gắn liền với các công tác thu nhận, bảo quản cũng như
lưu trữ thông tin.
Văn phòng hay công sở là tên gọi chỉ chung về một phòng hoặc khu vực làm việc
khác trong đó mọi người làm việc hay là những tòa nhà được thiết kế, bố trí để sử
dụng hoặc cho thuê đối với những cá nhân, tổ chức thực hiện các hoạt động văn phòng
(liên quan đến giấy tờ, sổ sách, máy vi tính….).
Văn phòng cũng có thể biểu thị một vị trí hay một bộ phận trong một tổ chức với các
nhiệm vụ cụ thể gắn liền với các hoạt động liên quan đến những công việc chung, đối
nội, đối ngoại, quản lý công sở của tổ chức đó (Văn phòng Sở, hay văn phòng được
đặt trong các cơ quan, tổ chức, công ty và thường có các chức danh Chánh Văn phòng,
Phó Văn phòng…).
Trong tiếng Anh, khi được sử dụng như một tính từ, thuật ngữ “văn phòng” có thể
chỉ các hoạt động liên quan đến việc kinh doanh, với nhiều từ liên quan như văn phòng
phẩm, cửa hàng văn phòng phẩm (Quầy văn phòng phẩm).
Về mặt pháp lý, văn phòng có thể là tên giao dịch của một tổ chức có tư cách pháp
nhân như các văn phòng luật sư, văn phòng công chứng hoặc là một bộ phận của công

ty, doanh nghiệp không có chức năng kinh doanh như văn phòng đại diện, văn phòng
thương mại, trung tâm xúc tiến thương mại.
4


1.1.2.Các loại hình văn phòng
Tùy theo chức năng mà văn phòng được chia thành 2 loại: văn phòng chức năng và
văn phòng làm việc:
-Văn phòng chức năng: Theo quan niệm Văn phòng là bộ máy làm việc tổng hợp và
trực tiếp trợ giúp cho việc điều hành của ban lãnh đạo một cơ quan, đơn vị thì ở các cơ
quan thẩm quyền chung, cơ quan đơn vị có quy mô lớn thì thành lập văn phòng.
-Văn phòng làm việc: Văn phòng làm việc có thể được đặt tại các tòa nhà chuyên
nghiệp hoặc đơn giản đó chỉ là một căn hộ, 1 gian phòng được thiết kế để làm việc.
1.2.Vị trí của công tác quản lý hành chính văn phòng
1.2.1.Khái niệm về hành chính văn phòng
Hành chính văn phòng là nơi diễn ra các hoạt động kiểm soát kinh doanh. Nghĩa là
nơi soạn thảo, sử dụng và tổ chức các hồ sơ, công văn giấy tờ nhằm mục đích thông tin
sao cho có hiệu quả.
1.2.2.Vị trí của văn phòng
Văn phòng làm việc đóng một vai trò hết sức quan trọng, là bộ mặt của cả công ty.
Khi khách hàng hay đối tác đến tham quan, làm việc, điều gây ấn tượng đầu tiên và
sâu sắc nhất với họ chính là văn phòng làm việc của công ty. Nói một cách khác, văn
phòng làm việc phải thể hiện được phong cách và cá tính của công ty, góp phần quan
trọng giúp khách hàng và đối tác ghi nhớ thương hiệu của công ty.
Ngoài chức năng là một nơi làm việc, văn phòng còn được xem như là ngôi nhà thứ
hai của tất cả mọi người trong công ty, điều đó cho thấy sự gắn kết giữa nhân viên và
công ty là rất lớn. Vì vậy, những công ty lớn, nhất là các công ty đa quốc gia đều cố
gắng để tạo ra một môi trường làm việc thân thiện, tạo cảm giác gắn bó giữa tất cả mọi
người để xây dựng một tập thể đoàn kết, cùng chung sức cho mục tiêu của tổ chức.
Văn phòng còn là cửa ngõ của những mối quan hệ đối nội, đối ngoại, thực hiện giải

quyết những văn bản đến, văn bản đi, giữ vai trò cầu nối giữa cấp trên với nhân dân.
5


1.2.3.Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng
Vai trò của công tác quản lý hành chính văn phòng gồm các nội dung sau:
-Xây dựng các bộ phận nghiệp vụ văn phòng, phụ thuộc vào hai nội dung chính:
+Chức năng, nhiệm vụ mà văn phòng được phân công phụ trách. Thông thường
phải văn phòng của các cơ quan, tổ chức có chức năng tham mưu, tổng hợp và chức
năng hậu cần nên trong cơ cấu tổ chức của văn phòng thường xuất hiện các bộ phận
như: văn thư, tổng hợp, quản trị… Tuy nhiên, trong trường hợp cụ thể, văn phòng có
thể được phân công thực hiện các công việc khác như bảo hiểm nhân sự, pháp chế,
xuất nhập khẩu… là điều cần thiết.
+ Khối lượng công việc thực tế mà các bộ phận phải thực hiện. Căn cứ vào tình
hình thực tế khối lượng công việc, người quản lí cần tính toán để quyết định thành lập
các bộ phận nghiệp vụ dưới các hình thức khác nhau.
- Quy định chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận nghiệp vụ. Sau khi đã xác
định được các bộ phận nghiệp vụ trực thuộc văn phòng, cần tiến hành việc quy định
chức năng, nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận bằng văn bản.
- Xác định số lượng nhân sự từng bộ phận: đảm bảo cho việc hoàn thành khối lượng
công việc đã đề ra với kết quả cao, tránh việc tồn đọng công việc của văn phòng.
1.2.4. Chức năng của hành chính văn phòng.
1.2.4.1.Chức năng tham mưu tổng hợp
Tham mưu là một hoạt động cần thiết cho công tác quản lý. Người quản lý phải quán
xuyến mọi đối tượng trong đơn vị và kết nối được các hoạt động của họ một cách nhịp
nhàng, khoa học. Ngoài bộ phận tham mưu tại văn phòng còn có các bộ phận nghiệp
vụ cụ thể làm tham mưu cho lãnh đạo từng vấn đề mang tính chuyên sâu như công
nghệ, tiếp thị, tài chính, kế toán. Như vậy văn phòng vừa là nơi thực hiện công tác
tham mưu vừa là nơi thu thập tiếp nhận, tổng hợp các ý kiến của các bộ phận khác
cung cấp cho lãnh đạo cơ quan, đơn vị.

6


1.2.4.2.Chức năng giúp việc điều hành
Văn phòng là đơn vị trực tiếp giúp cho việc điều hành quản lý của ban lãnh đạo cơ
quan đơn vị thông qua các công việc cụ thể như: Xây dựng chương trình kế hoạch
công tác quý, tháng, tuần, ngày và tổ chức triển khai thực hiện các kế hoạch đó. Văn
phòng là nơi thực hiện các hoạt động lễ tân, tổ chức các hội nghị, các chuyến đi công
tác, tư vấn cho lãnh đạo về công tác soạn thảo văn bản…
1.2.4.3.Chức năng hậu cần
Hoạt động của các cơ quan, đơn vị không thể thiếu các điều kiện vật chất như nhà
cửa, phương tiện, thiết bị, dụng cụ. Văn phòng là bộ phận cung cấp, bố trí, quản lý các
phương tiện thiết bị dụng cụ đó để bảo đảm sử dụng có hiệu quả. Đó là chức năng hậu
cần của văn phòng. Quy mô và đặc điểm của các phương tiện vật chất nêu trên sẽ phụ
thuộc vào đặc điểm và quy mô hoạt động của các cơ quan, đơn vị. Chi phí thấp nhất
với hiệu quả cao nhất là phương châm hoạt động của công tác văn phòng.
=>Tóm lại, văn phòng là đầu mối giúp việc cho lãnh đạo thông qua ba chức năng quan
trọng trên đây. Các chức năng này vừa độc lập, vừa hỗ trợ bổ sung cho nhau nhằm
khẳng định sự cần thiết khách quan phải tồn tại văn phòng ở mỗi cơ quan, đơn vị.
1.2.5.Nhiệm vụ của hành chính văn phòng
Xây dựng kế hoạch hoạt động cho bộ máy quản lý và chương trình hành động cho
các nhà quản trị.
Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phụ vụ cho các nhà quản trị trong quá trình
làm việc.
Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho các cấp quản lý giải quyết các
vấn đề phát sinh.
Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn bản.
Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài liệu.
7

Tổ chức công tác lễ tân: đón tiếp khách, bố trí nơi ăn chốn ở, lịch làm việc với
khách, tổ chức các cuộc họp, lễ nghi khánh tiết của cơ quan.
Tổ chức các chuyến đi công tác của lãnh đạo, giúp lãnh đạo duy trì, phát triển
mối quan hệ với cơ quan ngành và địa phương.
Bảo đảm các yếu tố vật chất cho hoạt động của cơ quan thông qua công việc: Lập
kế hoạch nhu cầu, dự trù kinh phí, tổ chức mua sắm, cấp phát, theo dõi sử dụng nhằm
quản lý chặt chẽ các chi phí văn phòng.
Lập kế hoạch dự toán kinh phí hoạt động hàng năm, quý. Dự kiến phân phối hạn
mức kinh phí năm, quý theo chế độ nhà nước và theo quyết định của thủ trưởng cơ
quan.
Tổ chức công tác bảo vệ trật tự an toàn trong cơ quan. Phối hợp với công đoàn,
tổ chức công tác chăm lo sức khỏe đời sống vật chất, văn hóa tinh thần cho cán bộ
nhân viên cơ quan.
1.3.Nội dung hoạt động của công tác hành chính văn phòng
1.3.1.Tổ chức bộ máy của hành chính văn phòng
1.3.1.1. Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
Hành chính văn phòng tập trung vào một địa bàn nghĩa là: mọi hoạt động hồ sơ văn thư đều
phải tập trung vào một địa điểm duy nhất đó là phòng hành chính, dưới quyền quản trị của nhà
quản trị hành chính.

Hình 1.1.Hành chính văn phòng tập trung theo địa bàn
- Ưu điểm :
+ Dễ bố trí và sắp xếp nhân sự
+ Dễ kiểm tra
8


+ Tập trung trang thiết bị
+ Đơn giản thủ tục,…

- Nhược điểm:
+ Khó chuyên môn hóa.
+ Công việc thiếu chính xác do thiếu quan tâm đến từng loại công việc.
+ Trì trệ do chuyển giao công việc,…
->Vì vậy chỉ nên áp dụng loại hình này đối với các doanh nghiệp nhỏ hoặc cá thể.
1.3.1.2. Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng nghĩa là các hoạt động hành
chính vẫn đặt tại địa điểm của các bộ phận chuyên môn của nó nhưng phải được đặt
dưới quyền phối hợp, tiêu chuẩn hóa và giám sát của nhà quản trị hành chính.

Hình 1.2.Hành chính văn phòng tập trung theo chức năng
- Ưu điểm: Thu hút được nhiều chuyên viên vào công tác quản lý. Các chuyên
viên này sẽ tham mưu (cố vấn) cho nhà quản trị hành chính về các hoạt động hành
chính văn phòng cho từng bộ phận chuyên môn.
- Nhược điểm: Dễ vi phạm chế độ một thủ trưởng nghĩa là lấn quyền các cấp quản
trị chuyên môn. Loại hình này áp dụng cho hầu hết các doanh nghiệp.
1.3.2.Phân công công việc văn phòng
1.3.2.1.Trưởng phòng hành chính
Phân công công việc và chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của phòng cũng như
giám sát cách thức thực hiện công việc của toàn bộ nhân viên trong phòng.
Tham gia các hội đồng của công ty như: Tuyển dụng, nâng lương, khen thưởng , kỷ
luật, bảo hộ lao động,… nhằm đảm bảo quyền lợi cho người lao động.
Tổ chức tuyển dụng, ký kết hợp đồng lao động, chấm dứt hợp đồng và sa thải.
9


Đảm bảo các thủ tục về bảo hiểm, phúc lợi….
Lưu trữ đảm bảo tra cứu nhanh các hồ sơ của nhân viên.
Xây dựng các văn bản có tính pháp quy, quy chế của công ty.
Cung cấp các nhu yếu phục vụ công tác của lãnh đạo công ty.

Các công tác có tính đột xuất khác theo sự chỉ đạo của giám đốc, phó giám đốc.
1.3.2.2.Phó phòng hành chính
Soạn thảo và lưu trữ văn bản, giấy tờ, hợp đồng.
Quản lý và theo dõi công văn đến và đi, quản lý các bản photo công văn giấy tờ.
Quản lý cơ sở vật chất, trang thiết bị văn phòng, phòng cháy chữa cháy,...
Xây dựng các biểu mẫu trong công ty.
Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của Ban giám đốc.
1.3.2.3.Văn thư
Tiếp nhận, chuyển giao văn bản đi đến thông qua phần mềm quản lý văn bản.
Kiểm tra thể thức trước khi phát hành văn bản chính của công ty.
Quản lý và sử dụng con dấu đúng quy định.
Lưu trữ, sắp xếp văn bản khoa học, hợp lý để dễ tìm, dễ thấy, dễ lấy.
Sao in các văn bản tài liệu.
Thực hiện đúng quy chế bảo vệ bí mật văn bản, thông tin của công ty.
Cấp giấy đi đường cho CB-CNV đi công tác khi có lệnh của công ty.
Chịu trách nhiệm tham mưu, thực hiện các công tác thường xuyên và đột xuất.
1.3.2.4.Tổ công nghệ thông tin
Tham mưu và tổ chức, triển khai thực hiện quản lý toàn bộ hệ thống công nghệ
thông tin (CNTT) thuộc công ty; bao gồm: Quản lý hệ thống mạng, hệ thống ứng dụng
CNTT phục vụ hoạt động nghiên cứu, đào tạo và quản trị công ty.
Xây dựng định hướng, chiến lược và phát triển CNTT để ứng dụng cho toàn bộ hoạt
động của công ty trong từng giai đoạn phát triển.
1.3.2.5.Nhân viên tổ bảo vệ
Lập sổ theo dõi tài sản, vật tư, hàng hoá xuất nhập ra khỏi công ty.
10


Ghi sổ sách chính xác các trường hợp xuất nhập vật tư, hàng hoá ra khỏi Công ty.
Mọi tài sản xuất ra khỏi công ty phải có phiếu xuất hoặc giấy đồng ý cho xuất của Ban
Giám đốc, Trưởng phòng. Trường hợp xuất không có giấy (đột xuất) thì người xuất

phải ký vào cột ghi chú sổ theo dõi xuất nhập tài sản.
Bảo vệ có trách nhiệm giúp khách, CNV đưa xe vào đúng vị trí khi khách CNV dừng
xe trước công ty, phát thẻ xe, thu thẻ xe khi khách – CNV lấy lại xe, giúp khách CNV
chuyển xe từ chỗ để xe ra ngoài.
Khi có thư báo, bưu phẩm, quà tặng. Nhân viên bảo vệ nhận từ tay người đưa đến
đồng thời chuyển ngay đến bộ phận văn thư của Công ty xử lý.
Quản lý chìa khoá các bộ phận, chìa khoá chính, ghi rõ số khoá đã bàn giao trong sổ
trực ban khi được phân công.
Liên hệ cơ quan lân cận hoặc địa phương để hợp đồng phối hợp khi cần thiết (khi có
sự uỷ nhiệm của lãnh đạo).
Thường xuyên kiểm tra tài sản, phát hiện ra những CNV xâm phạm tài sản và nội qui
của Công ty, báo cáo Tổ trưởng bảo vệ, Tổ trưởng bảo vệ có trách nhiệm báo cáo cho
Trưởng phòng xem xét và xử lý.
Kiểm tra các thiết bị PCCC đầu tháng, nội dung kiểm tra gồm: bình PCCC còn sử
dụng được không? Có đúng vị trí không? Có hướng dẫn sử dụng không? Biên bản
kiểm tra chuyển về Trưởng phòng kiểm tra.
Nhắc nhở nhân viên, công nhân khách đến làm việc luôn tuân thủ các biện pháp an
toàn lao động và nội quy Công ty.
Kiên quyết không cho nhân viên và khách có mùi rượu, bia, mang chất nổ… vào
Công ty. Thực hiện các công việc khác do Trưởng phòng phân công.
1.3.2.6.Nhân viên tổ xe

11


Đưa đón, chuyên chở Lãnh đạo và CB-CNV Công ty hoặc khách trong quá trình
thực hiện công việc và liên hệ công tác hàng ngày. Đảm bảo thời gian, địa điểm đưa
đón đúng theo yêu cầu.
Thực hiện đúng các quy định về an toàn giao thông, đảm bảo an toàn cho người, xe
và hàng hóa trên đường công tác, làm việc theo nguyên tắc “lái xe an toàn và tiết

kiệm”. Bảo quản và giữ gìn xe tốt. Đảm bảo xe luôn sạch sẽ và trong tình trạng sẵn
sàng phục vụ.
Luôn kiểm tra xe nhằm phát hiện và khắc phục kịp thời các hư hỏng, bảo trì xe theo
định kỳ, cập nhật đầy đủ vào sổ theo dõi thiết bị. Giữ mối quan hệ tốt với các đơn vị
sửa chữa, bảo trì xe thường xuyên cho Công ty.
Giữ gìn bí mật nội dung công việc cán bộ hoặc nhân viên trao đổi trên xe, không bàn
tán, tung tin, nói xấu xuyên tạc sự thật làm giảm uy tín khách và Công ty.
Không được tự ý đổi ca cho nhau khi chưa được sự chấp thuận của trưởng phòng.
Báo cáo trong thời gian sớm nhất mọi sự cố xảy ra trong quá trình lưu thông cho cấp
trên hoặc Phòng hành chính để có biện pháp xử lý kịp thời và thích hợp.
1.3.3.Điều hành công việc
1.3.3.1.Khái niệm điều hành công việc
Điều hành công việc là quá trình động viên, đôn đốc và thúc đẩy nhân viên thực hiện
dúng và có hiệu quả mục tiêu công việc được giao.
Điều hành công việc hành chính là việc áp dụng những phương pháp, những cách
thức chỉ huy, duy trì tính kỷ luật nhằm đảm bảo thực hiện đúng những mục tiêu và
nhiệm vụ của hệ thống hành chính doanh nghiệp, công ty.
Điều hành công việc hành chính đòi hỏi phải duy trì một không khí làm việc tích cực
và có trách nhiệm.
1.3.3.2.Các phương thức điều hành công việc hành chính
12


Điều hành bằng hệ thống “nguyên tắc thủ tục”: là quá trình thiết lập những nguyên
tắc và quy trình phù hợp nhằm giải quyết những công việc. Khi giải quyết các công
việc liên quan cần tuân thủ các nguyên tắc và thủ tục ban hành. Đây là nguyên tắc đặc
trưng của hành chính.
-Nguyên tắc: là điều khoản làm chuẩn mực cho việc giải quyết công việc.
-Thủ tục: là trình tự về không gian và thời gian giải quyết những nhóm công vệc nhất
định, mang tính ổn định và bắt buộc.

-Qui trình: là những luồng công việc được thiết kế theo tính đặc thù của những công
việc đó, nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động.
Điều hành bằng hệ thống văn bản: Qúa trình truyền đạt mệnh lệnh, giải quyết công
việc thông qua những văn bản chính thức và cụ thể. Là phương thức mang tính đặc
trưng của hành chính.
-Chính thức có thẩm quyền.
-Cụ thể gắn liền với những công việc nhất định.
Điều hành thông qua ủy quyền và phân quyền: Dựa vào cơ cấu tổ chức bộ máy để
phân quyền và phân trách nhiệm giải quyết công việc. Đây là phương thức tạo ra độ
linh hoạt cao cho hệ thống.
1.3.4.Xây dựng quy chế làm việc
*Nguyên tắc làm việc của cơ quan hành chính văn phòng:
-Tuân thủ Hiếp pháp và pháp luật.
-Bảo vệ lợi ích của Nhà nước, quyền, lợi ích hợp pháp của tổ chức, công dân.
-Công khai, minh bạch, đúng thẩm quyền và có sự kiểm tra, giám sát.
-Bảo đảm tính hệ thống, thống nhất, liên tục, thông suốt và hiệu quả.
13


-Đảm bảo thứ bậc hành chính và sự phối hợp chặt chẽ.
*Phạm vi giải quyết công việc
-Công việc các cơ quan cấp dước được giới hạn bởi chức năng, nhiệm vụ và thẩm
quyền được giao hoặc ủy quyền cho cơ quan hay cá nhân công chức tương ứng với vị
trí làm việc, chức vụ cụ thể.
-Phạm vi còn được giới hạn bởi ngành, lĩnh vực hoặc Bộ hay là tùy theo lãnh thổ…
*Quản lý tài chính
-Tổ chức quản lý tài chính, tài sản của Nhà nước và của cơ quan theo đúng quy định
của pháp luật. Thực hành tiết kiệm, chống lãng phí, sử dụng nguồn tài chính, tài sản
hiệu quả và tiết kiệm.
1.3.5.Tổ chức cuộc họp, hội nghị

1.3.5.1.Tổ chức cuộc họp
Chuẩn bị cuộc họp: Cần xác định mục tiêu và yêu cầu của cuộc họp; những thành
phần tham dự; thời gian và địa điểm tổ chức; các nội dung cần tiến trình trong cuộc
họp;…
Điều hành cuộc họp: Nêu những vấn đề quan trọng cần thiết; luôn có số liệu rõ ràng
và có sự tôn trọng, hợp tác giữa các thành viên trong cuộc họp…
1.3.4.2.Tổ chức hội nghị
Hoàn thành những văn bản cần thiết của hội nghị.
Triển khai các quyết định, nghị quyết đã thông qua trong đại hội.
Thực hiện những công văn hành chính gửi cho các lãnh đạo đã chỉ đạo hội nghị.
Lập bảng thanh toán các chi phí trong đại hội.

14


1.3.6.Nghiệp vụ văn thư lưu trữ
*Văn thư: Là các công việc liên quan đến công văn giấy tờ, bắt đầu từ khi thảo văn
bản hoặc từ khi tiếp nhận đến khi giải quyết xong công việc, lập hồ sơ và nộp lưu hồ
sơ vào tài liệu cơ quan bao gồm các công việc như soạn thảo, đánh máy, in, trình ký
văn bản, quản lý chặt chẽ con dấu; nhận và chuyển giao công văn;…
*Lưu trữ: Là tất cả các công việc có liên quan đến tổ chức quản lý để phục vụ cho
nhu cầu xã hội. Bao gồm:
-Sưu tầm, thu thập, bổ sung tài liệu.
-Phân loại (chỉnh lý) tài liệu.
-Xác định giá trị tài liệu.
-Thống kê, bảo quản tài liệu.
-Tổ chức phục vụ khai thác, sử dụng tài liệu.
1.3.7.Phân loại và kỹ thuật soạn thảo văn bản
Văn bản là các tài liệu, giấy tờ,…được hình thành trong quá trình hoạt động của cơ
quan, doanh nghiệp. Bao gồm các chỉ thị, thông tư, nghị quyết, nghị định, đê án công

tác, báo cáo, đơn từ,…do các cơ quan, nhà nước có thẩm quyền ban hành theo trình tự,
thủ tục nhất định và được nhà nước bảo đảm thi hành bằng biện pháp khác nhau nhằm
điều chỉnh mối quan hệ quản lý nội bộ nhà nước hoặc giữa các cơ quan với các tổ
chức, cá nhân.
1.3.7.1.Phân loại văn bản
*Phân loại theo hiệu lực pháp lý:Văn bản quy phạm pháp luật; Văn bản cá biệt; Văn
bản hành chính; Văn bản chuyên môn, nghiệp vụ.
*Phân loại theo hình thức văn bản và thẩm quyền ban hành: Các văn bản quy phạm
pháp luật; Các văn bản hành chính.
15


1.3.7.2.Kỹ thuật soạn thảo văn bản:
Kỹ thuật soạn thảo văn bản hành chính được hướng dẫn theo Thông tư số
01/2011/TT-BNV.
*Khổ giấy
-Văn bản hành chính được trình bày trên khổ giấy khổ A4 (210 mm x 297 mm).
-Các văn bản như giấy giới thiệu, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển
được trình bày trên khổ giấy A5 (148mm x 210mm) hoặc trên giấy mẫu in sẵn (khổ
A5).
*Kiểu trình bày
-Văn bản hành chính được trình bày theo chiều dài của trang giấy khổ A4 (định
hướng bản in theo chiều dài).
-Trường hợp nội dung văn bản có các bảng, biểu nhưng không được làm thành các
phụ lục riêng thì văn bản có thể được trình bày theo chiều rộng của trang giấy (định
hướng bản in theo chiều rộng).
*Định lề trang văn bản (đối với khổ giấy A4)
-Lề trên: cách mép trên từ 20 - 25 mm;
-Lề dưới: cách mép dưới từ 20 - 25 mm;
-Lề trái: cách mép trái từ 30 - 35 mm;

-Lề phải: cách mép phải từ 15 - 20 mm.
*Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ A4 được
thực hiện theo sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản kèm theo Thông tư này
(Phụ lục II). Vị trí trình bày các thành phần thể thức văn bản trên một trang giấy khổ
A5 được áp dụng tương tự theo sơ đồ tại Phụ lục trên.
*Phông chữ trình bày văn bản: Phông chữ sử dụng trình bày văn bản trên máy vi tính
là phông chữ tiếng Việt của bộ mã ký tự Unicode theo Tiêu chuẩn Việt Nam TCVN
6909:2001.
1.3.8.Tiếp khách và trực diện của thư ký trong hành chính văn phòng
16


Thư ký là một người chuyên thực hiện các công việc liên quan đến công tác hỗ trợ
việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện các công việc liên quan
đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ sơ, soạn thảo văn bản, tiếp
khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên kế hoạch cho giám đốc.
Tiếp khách là công việc hằng ngày của các cơ quan, doanh nghiệp.Ở các đơn vị hành
chính sự nghiệp, tiếp khách nhằm giải quyết vấn đề về quản lý và đối ngoại. Thư ký là
người đón khách và trực tiếp giải quyết yêu cầu của một số lượng lớn khách xin gặp
giám đốc.
*Những kỹ năng cần thiết trong việc tiếp khách
-Chào hỏi khách
-Bày tỏ sự quan tâm
-Phải biết tên, nơi làm việc, mục đích đến thăm của khách
-Không nên ngắt quãng hay kết thúc sớm cuộc đàm thoại của cấp trên
-Phòng đợi
-Thường trực tại nơi làm việc
-Ghi biên bản các buổi bàn bạc
1.4.Một số nguyên tắc của công tác quản lý hành chính văn phòng
Hệ thống nguyên tắc quản lý hành chính văn phòng nhà nước gồm:

*Nhóm những nguyên tắc chính trị-xã hội
-Nguyên tắc Đảng lãnh đạo trong quản lý hành chính.
-Nguyên tắc nhân dân tham gia vào quản lý hành chính.
-Nguyên tắc tập trung dân chủ.
-Nguyên tắc bình đẳng giữa các dân tộc.
*Nhóm nguyên tắc tổ chức kỹ thuật
-Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp với quản lý lãnh thổ.
-Nguyên tắc quản lý theo ngành kết hợp quản lý theo từng chức năng.
-Phân định chức năng quản lý nhà nước về kinh tế với quản lý sản xuất kinh doanh.

17


CHƯƠNG 2: THỰC TRẠNG TÌNH HÌNH CÔNG TÁC HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG CỦA CÔNG TY BIWASE GIAI ĐOẠN 2015-2019.
2.1.Tổng quan về Công ty BIWASE
2.1.1.Vài nét về lịch sử hình thành và phát triển của Công ty
Hệ thống cấp nước Thủ Dầu Một có từ năm 1901 do Pháp xây dựng, hệ thống được
phát triển qua nhiều thời kỳ, nguồn nước khai thác chủ yếu là nguồn nước ngầm khai
thác từ độ sâu 50m – 70m.
Trước 30/4/1975: có tên là "Trung Tâm Cấp Thuỷ Bình Dương" trực thuộc Ty Giao
thông Công chánh, với 5 trạm bơm nước ngầm: Ty Công
An, Ngô Quyền, Cầu Ông Đành, Yersin và Gò Đậu, công
suất 2.000 m3/ngày đêm. Trụ sở đặt tại phường Phú Cường
(Đường Quang Trung gần văn phòng UBND TP. Thủ Dầu
Một ngày nay).
Ngày 18/5/1976, Trung tâm Cấp thủy được đổi tên là Xí
nghiệp Cấp nước trực thuộc quản lý chỉ đạo của Ty Xây dựng tỉnh Sông Bé theo Quyết
định số 94/QĐ-UB ngày 18/5/1976 của Ủy ban Nhân dân cách mạng tỉnh Sông Bé do
Phó chủ tịch – ông Trần Ngọc Khanh ký. Văn phòng đặt tại đường Yersin, phường Phú

Cường.
Hình 2.1. Nhãn hiệu Công ty BIWASE.
Cùng với sự phát triển của tỉnh nhà, quy mô và công suất sản xuất của công ty cũng
phát triển theo. Ngày 11/4/1996 chủ tịch UBND tỉnh Sông Bé - ông Nguyễn Minh Đức
ký Quyết định số 1468/QĐ-UB, về việc Xí nghiệp Cấp nước Sông Bé” đổi tên thành
“Công ty Cấp nước Sông Bé”.
Ngày 01/01/1997, tỉnh Bình Dương được tái lập (từ tỉnh Sông Bé tách ra làm 2 tỉnh
Bình Dương và Bình Phước). Để phù hợp với hòan cảnh tình hình hiện tại, Công ty
Cấp nước tỉnh Sông Bé được đổi tên thành Công ty Cấp nước tỉnh Bình Dương theo
18


Quyết định số 290/QĐ-UB ngày 31/01/1997 của UBND tỉnh Bình Dương do chủ tịch
UBND tỉnh Bình Dương
Tháng 01/1998, Công ty Cấp nước tỉnh Bình Dương đổi tên thành Công ty Cấp
Thoát Nước Bình Dương theo Quyết định số 4519/QĐ-UB ngày 30/12/1997
Ngày 19/7/2005, Phó Chủ tịch UBND tỉnh Bình Dương – ông Trần Văn Lợi ký
Quyết định số 135/2005/QĐ-UBND về việc chuyển đổi Công ty Cấp Thoát Nước Bình
Dương thành Công ty TNHH Một Thành Viên.
Ngày 21/12/2005, thực hiện chuyển đổi doanh nghiệp, UBND tỉnh Bình Dương ký
Quyết định số 6547/QĐ-UBND phê duyệt phương án chuyển đổi, điều lệ tổ chức hoạt
động và chuyển tên Công ty Cấp Thoát Nước Bình Dương thành Công ty TNHH 1
Thành Viên Cấp Thoát Nước - Môi Trường Bình Dương với tên viết tắt là Công ty
TNHH Cấp thoát nước – Môi trường Bình Dương, tên giao dịch quốc tế là Binh
Duong Water Supply-Sewerage-Environment Co, Ltd (viết tắt là BIWASE).
2.1.2.Trụ sở chính, chi nhánh, văn phòng đại diện của Công ty
Trụ sở chính: Số 11, Ngô Văn Trị, P.Phú Lợi Tp.Thủ Dầu Một, tỉnh Bình Dương.
Phòng hành chính: (+84) 274 3825172
Hotline: (+84) 274 3838333 - (+84) 274 3897766

Fax: 0274 3 827 738

Chi nhánh cấp nước: Dĩ An, Khu Liên Hợp, Thủ Dầu Một, Thuận An, Tân Uyên,
Chơn Thành, Bàu Bàng, Dầu Tiếng Phước Vinh; Chi nhánh Dịch vụ đô thị; Chi nhánh
Xử lý chất thải; Chi nhánh xử lý nước thải Thủ Dầu Một.
2.1.3.Mục tiêu và ngành nghề kinh doanh của Công ty
2.1.3.1.Mục tiêu của Công ty
Với phương châm “Vì sức khỏe cộng đồng, Vì môi trường bền vững”. Mọi hoạt
động của công ty đều lấy con người làm đối tượng hướng đến. Vì lẽ đó, công ty đã và
đang không ngừng nỗ lực nghiên cứu, ứng dụng những công nghệ ưu việt, thân thiện
môi trường trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của mình ở các lĩnh vực cấp
19


nước, xử lý nước thải và rác thải với mong muốn ngày càng nâng cao chất lượng cuộc
sống cho người dân địa phương, đồng thời góp phần thúc đẩy phát triển kinh tế của
tỉnh nhà, tạo điều kiện hạ tầng thuận lợi cho các nhà đầu tư trong và ngoài nước và ổn
định về mặt mỹ quan đô thị.
2.1.3.2.Ngành nghề kinh doanh của Công ty
Đầu tư khai thác xử lý, cung cấp nước sạch phục vụ cho sinh hoạt, sản xuất, đầu tư
quản lý hệ thống thoát nước, quản lý khai thác các công trình thủy lợi, xử lý thu gom
chất thải sinh hoạt, công nghiệp, độc hại;
Sản xuất phân Compost, cho thuê nhà, xưởng, sản xuất nước tinh khiết đóng chai,
nước đá tinh khiết;
Kinh doanh dịch vụ ăn uống.
Thi công xây dựng, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, công trình thủy lợi, nhà ở dân
dụng cấp III trở xuống, đường dây trung hạ thế, trạm biến áp 35KVA, hệ thống chiếu
sáng công cộng, đường giao thông cấp III trở xuống;Sửa chữa các công trình thủy lợi.
Mua bán vật tư và làm dịch vụ chuyên ngành nước, tái chế, sản xuất, mua bán phế
liệu, các sản phẩm từ nguồn rác, thiết bị, vật tư, dụng cụ;

Thực hiện các dịch vụ công trình đô thị như: nạo vét cống rãnh, bể phốt, hút hầm
cầu, rửa đường, mua bán trồng và chăm sóc cây, hoa kiểng.
Khảo sát, thiết kế, lập tổng dự toán và dự án đầu tư. Thẩm định dự án đầu tư, thẩm
định thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán;
Tư vấn lập hồ sơ mời thầu và lựa chọn nhà thầu, lập báo cáo đánh giá tác động môi
trường.
Giám sát thi công xây lắp các công trình: xây dựng dân dụng và công nghiệp, cấp
thoát nước, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật;
Thiết kế các công trình cấp và thoát nước đô thị, nông thôn;
20


Thiết kế kết cấu các công trình dân dụng và công nghiệp;
Thiết kế các công trình thủy lợi vừa và nhỏ;
Thi công xây dựng các công trình xử lý chất thải, môi trường.
2.1.4.Cơ cấu tổ chức Công ty BIWASE

Hình 2.2.Sơ đồ tổ chức Công ty BIWASE.
2.1.5.Hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty
Công ty cổ phần nước môi trường Bình Dương hoạt động theo giấy chứng nhận đăng
ký kinh doanh số 3700145694 chịu sự chỉ đạo của UBND Tỉnh Bình Dương trực thuộc
Sở Xây dựng quản lý nhà nước theo ngành nghề kinh tế kỹ thuật. Các lĩnh vực hoạt
động chính của Công ty là:
1. Đầu tư khai thác xử lý, cung cấp nước sạch phục vụ cho sinh hoạt, sản xuất,
đầu tư quản lý hệ thống thoát nước, quản lý khai thác các công trình thủy lợi, xử lý thu
gom chất thải sinh hoạt, công nghiệp, độc hại;
21


2.Sản xuất phân Compost, cho thuê nhà, xưởng, sản xuất nước tinh khiết đóng

chai, nước đá tinh khiết;
3.Kinh doanh dịch vụ ăn uống.
4.Thi công xây dựng, sửa chữa hệ thống cấp thoát nước, công trình thủy lợi,
nhà ở dân dụng cấp III trở xuống, đường dây trung hạ thế,…
5.Mua bán vật tư và làm dịch vụ chuyên ngành nước, tái chế, sản xuất, mua bán
phế liệu, các sản phẩm từ nguồn rác, thiết bị, vật tư, dụng cụ;
6.Thực hiện các dịch vụ công trình đô thị
7.Khảo sát, thiết kế, lập tổng dự toán và dự án đầu tư. Thẩm định dự án đầu tư,
thẩm định thiết kế kỹ thuật - tổng dự toán;
8.Tư vấn lập hồ sơ mời thầu và lựa chọn nhà thầu, lập báo cáo đánh giá tác
động môi trường.
9.Giám sát thi công xây lắp các công trình: xây dựng dân dụng và công nghiệp,
cấp thoát nước, thủy lợi, hạ tầng kỹ thuật;
10.Thiết kế các công trình cấp và thoát nước đô thị, nông thôn;
11.Thiết kế kết cấu các công trình dân dụng và công nghiệp;
12.Thiết kế các công trình thủy lợi vừa và nhỏ;
13.Thi công xây dựng các công trình xử lý chất thải, môi trường.
*Tình hình kinh doanh của từng lĩnh vực:
2.1.5.1.Xử lý rác thải, môi trường
Nguyên tắc 3R là cách xử lý chất thải rắn mà các đô thị đang hướng tới 3R =
Reduce (Tiết giảm) – Reuse (tái sử dụng) – Recycle( Tái chế).

22


Trung bình 1 người Việt Nam thải ra 200kg rác thải mỗi năm. Trong khi đó các vấn
đề thu gom, tái chế, tái sử dụng các chất thải rắn ở các đô thị vẫn chưa được thực hiện
tốt, rác thải đang trở thành vấn đề rất nóng trong sự phát triển đô thị hiện nay. Trong
tình hình này, nguyên tắc 3R là cách xử lý chất thải rắn mà các đô thị đang hướng tới
3R = Reduce (Tiết giảm) – Reuse (tái sử dụng) – Recycle (Tái chế).

Với chức năng nhiệm vụ quản lý môi trường đô thị tỉnh Bình Dương, Công ty Cổ
phần Nước - Môi trường Bình Dương đã thực hiện rất hiệu quả 2 trong 3 R là Reuse
(Tái sử dụng) và Recycle (Tái chế) tại Nhà máy xử lý rác Bình Dương.
BIWASE đã tự nghiên cứu và chế tạo hệ
thống lò đốt rác với nhiều công suất khác
nhau để sử dụng và cung cấp cho thị trường.
Hệ thống lò đốt này, được quản lý chặt chẽ
trong quá trình chế tạo và được cấp Chứng
nhận hợp qui chuẩn quốc gia.
2.1.5.2.Hoạt động sản xuất phân bón và gạch
men nhãn hiệu con voi
Tro sau khi đốt được sử dụng theo các nhu cầu khác nhau như trộn với vữa xi măng để
làm gạch block, gạch bê tông các loại,
trong đó sử dụng từ tro đốt khoảng 30%
cho các loại gạch mang nhãn hiệu Con
Voi do BIWASE sản xuất và đạt tiêu
chuẩn TCVN 6476:1999.
Hình 2.3.Gạch nhãn hiệu Con voi.

Tro sau khi đốt và ủ để làm phân bón
Tro từ nguồn rác hữu cơ được pha trộn thêm các chất vi lượng để tạo thành phân bón
cho các loại cây công nghiệp, lúa và hoa màu.
Hình 2.4.Phân bón Con voi
23


Phân bón nhãn hiệu Con Voi của BIWASE sản xuất từ quá trình xử lý rác đã có mặt
trên thị trường và là một trong những sản phẩm uy tín với nhà nông. Gạch và phân bón
nhãn hiệu Con Voi trong sản xuất đều đạt tiêu chuấn ISO 9001:2008 và ISO
14001:2004 và các tiêu chuẩn về sản phẩm. Được tiêu thụ rộng rãi trong nước.

2.2.Thực trạng công tác hành chính văn phòng của Công ty giai đoạn 2015-2019

3.1.Phương hướng, nhiệm vụ, hoạt động và phấn đấu của Phòng hành chính Công ty
3.1.1.Nhiệm vụ của phòng hành chính
Nghiên cứu đề xuất và tổ chức thực hiện các phương án sắp xếp cải tiến tổ chức sản
xuất.
Quản lý toàn bộ tài sản đất đai, nhà cửa, các trang thiết bị và dụng cụ văn phòng của
cơ quan công ty.
Tiếp nhận, quản lý công văn giấy tờ, tổ chức thực hiện tốt công tác văn thư, lưu trữ,
in ấn tài liệu.
Quản lý và sử dụng con dấu.
Mua sắm trang thiết bị văn phòng.
Đảm bảo thông tin liên lạc, điện nước trong cơ quan.

24


25