MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ KIỂM SOÁT
THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TẠI XÍ NGHIỆP ÔTÔ V75
I. MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN
1. Mục tiêu.
Những giải pháp được đưa ra trong chương này sẽ nhằm mục tiêu hoàn
thiện kế hoạch ngân sách năm 2005 và mục tiêu chính là nâng cao chất lượng
công tác hoạch định ngân sách. Làm sao để ngân sách không chỉ là việc cụ thể
hoá những kế hoạch kinh doanh mà còn là công cụ quản lí thực sự hữu ích với
xí nghiệp.
2. Định hướng hoàn thiện
Ngân sách của doanh nghiệp trong các năm tiếp theo xí nghiệp cần phải hoàn thiện
theo các định hướng sau:
• Coi trọng công tác xây dựng và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân
sách.
• Tăng cường chất lượng của việc thu thập thông tin để phục vụ cho việc
lập kế hoạch
• Xây dựng đầy đủ và chi tiết các kế hoạch ngân sách theo thời kì ngân
sách ngắn hơn.
• Thực hiện việc kiểm soát ngân sách để tạo điều kiện cho việc dự báo
ngân sách kì kế hoạch tiếp theo.
II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật
Để có thể hỗ trợ tốt cho công tác lập kế hoạch đòi hỏi xí nghiệp phải:
Thứ nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng
ngày và thu thập thông tin. Máy móc xí nghiệp đã sử dụng trên 10 năm nên hay
hỏng hóc, nên được đầu tư đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thông tin
nội bộ cũng như hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thập,
trao đổi thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho quá
trình thu thập thông tin để xây dựng kế hoạch .
Thứ hai, thiết lập các biểu mẫu thống nhất cho việc lập các ngân sách,
kiểm tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh
nghiệp hay gặp phải và tổ chức thu thập thông tin thực tế từ những số liệu kế
toán trong quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong tương lai. Xí nghiệp
cũng nên xây dựng đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo
và báo cáo lưu chuyển tiền tệ. Các kế hoạch ngân sách nên được chia thành các
kì ngân sách ngắn hơn: có thể theo quí hoặc theo tháng.
Thứ ba, phương pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp.
Thực tế đã chứng minh rằng phương pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn
được phương pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm
nhẹ rất nhiều việc chỉnh sửa khi kiểm soát sau này. Nếu hệ thống thông tin thu
thập tốt thì xí nghiệp nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các
hội nghị phục vụ để từ đó thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm được điều
này xí nghiệp nên tổ chức một bộ phận chuyên thu thập thông tin và có kế
hoạch trước đó càng sớm càng tốt. Các dự toán ngân sách chi phí nhìn chung
tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng cao hoạt động của xí nghiệp thì
những dự báo này phải thể hiện được việc khuyến khích, hỗ trợ tăng sản lượng
vận tải, tăng doanh thu.
Thứ tư, xí nghiệp nên sử dụng mô hình để dự báo cho những báo cáo ngân
sách. Mô hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính toán và cho kết quả khá chính xác.
Việc xây dựng mô hình sẽ giúp ích rất nhiều cho xí nghiệp khi xí nghiệp tiến
hành kiểm soát và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách
sẽ được đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản
như trước nữa, mà việc xây dựng cũng không tốn quá nhiều thời gian.
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức
Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi vì xí
nghiệp có nhiều phòng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây
dựng kế hoạch cần sự tham gia của mọi người. Công tác kế hoạch ngân sách
không phải công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu như các kế hoạch
khác nhau đều bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính
sản lượng vận tải phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế
hoạch ngân sách sau đó. Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản
lượng vận tải phải hoàn thành việc dự toán một cách nhanh nhất cho việc thực
hiện dự tính những kế hoạch khác đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ
chế hợp lí để mọi người cùng tham gia vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và
thật sự cần thiết nếu công ty có những kế hoạch dài hạn hơn, những chiến lược
cho một tương lai khi doanh nghiệp công ích bị xoá bỏ. Với những phương tiện
cao, những mác xe chất lượng và đặc biệt là thương hiệu Chính phủ, thực sự
V75 có thể làm được nhiều điều hơn bây giờ. Tổ chức một định hướng có
những đột phá không phải là không làm đúng theo qui định của Nhà nước mà
là cùng với Nhà nước phát triển để thể hiện năng lực thực sự của một doanh
nghiệp Nhà nước. Việc có được những tổ chức về mặt định hướng là yếu tố
làm cho các bản ngân sách thực sự phát huy vai trò của nó và thể hiện được
đầy đủ những gì mà người xây dựng muốn với đứa con đẻ của mình.
Xí nghiệp cũng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân
sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi
kì kế hoạch mà phải tiến hành kiểm soát hàng kì hành động ngân sách. Nên
việc có một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng như các
phương án điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm
bảo đúng định hướng. Khi xí nghiệp đã tiến hành kiểm soát và đã có kinh
nghiệm thì Ban không cần làm việc thường xuyên như lúc đầu. Lúc này các cán
bộ phòng ban đã có nhiều kinh nghiệm và không cần thiết phải trình tất cả các
báo cáo lên cấp trên như trước nữa.
1.3. Giải pháp về mặt năng lực
Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi dưỡng chuyên môn về hoạch định
ngân sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi người có
con mắt khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ không còn nghĩ lập ngân sách
chỉ là để đối phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triển
của doanh nghiệp và đồng lương của mình. Để làm được điều này công ty có
thể áp dụng một số giải pháp như: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ
nhằm củng cố trình độ chuyên môn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các
khoá học công tác kế hoạch trong các doanh nghiệp tại các trường đại học lớn
trong và ngoài nước; tổ chức cập nhật những thông tin mới, những qui định
mới để làm cơ sở cho việc hoạch định; công ty cũng có thể chú trọng đến việc
đánh giá trình độ và chất lượng của từng nhân viên, trên cơ sở đó bố trí đúng
người đúng việc…
2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách
Đây chính là giải pháp quan trọng để làm cho kế hoạch ngân sách tại xí
nghiệp được xây dựng có ý nghĩa hơn. Thông quan kiểm soát, ngân sách sẽ dần
dần bộc lộ những ưu và khuyết điểm của mình để từ đó có những điều chỉnh
hợp lí giúp tăng cường quản lí trong xí nghiệp.
Để minh hoạ những công việc cần phải thiết lập, người viết xin phép được
tiến hành kiểm soát ngân sách cho Quí I, 2005, trên cơ sở kế hoạch ngân sách
được trình bày trong chương II.
Công việc kiểm soát sẽ được bắt đầu bằng việc kiểm soát các báo cáo
ngân sách bởi vì đây là kết quả cho biết một cách tổng thể của doanh nghiệp và
từ đó có thể tìm ra được nguyên nhân qua việc thực hiện kiểm tra các ngân
sách khác.
Bảng 18: Báo cáo kết quả kinh doanh QuíI/2005
Chỉ tiêu
Kế hoạch Thực hiện Th/kh
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ
23426765
60
24192779
97 1.033
2. Giá vốn hàng bán
208341103
2
265984888
3 1.277
3. Lợi nhuận gộp 185140528 -240570886 -1.299
4. Doanh thu hoạt động tài chính 25000000 20606027 0.824
5. Chi phí tài chính 1000000
6. Chi phí bán hàng 2925105
7. Chi phí quản lí 278762000 311448165 1.117
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh
doanh -77546577 -531413024 6.853
9. Thu nhập khác 440000000 592857145 1.347
10. Chi phí khác 250000000
11. Lợi nhuận khác 150000000 592857145 3.952
12. Tổng lợi nhuận trước thuế 72453423 61444121 0.848
13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 23185095 17204354 0.742
14. Lợi nhuận sau thuế
49268328 44239767 0.898
Nhận xét một cách tổng quát phần lớn các con số thực hiện đều vượt con
số dự toán trừ lợi nhuận. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm. Sự không
hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận đề ra đã làm cho lợi nhuận của toàn năm bị
thay đổi đi rât nhiều( giả thiết kì tiếp theo diễn biến như kế hoạch) chỉ còn lại
lợi nhuận là 126 triệu thay vì 130 triệu như kế hoạch đề ra (xem bảng dưới)
Bảng 19:Báo cáo KQKD được lập theo số liệu kiểm tra cuối Quí I
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH DỰ BÁO
1. DT bán hàng và CCDV
241927799
7
246477656
0
249337656
0
241967656
0
972050624
0
2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095
3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145
4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027
5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000
6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962
7. Chi phí quản lí 311448165 257410000 253195000 263867000 1085920165
8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -59741965 -53727525 -60325005 -781808955
9. Thu nhập khác 592857145 300000000 250000000 300000000 1442857145
10. Chi phí khác 156000000 200000000 200000000 556000000
11. Lợi nhuận khác 592857145 144000000 50000000 100000000 886857145
12. Tổng lợi nhuận trước thuế 61444121 84258035 -3727525 39674995 105048190
13. Thuế TN DN phải nộp 17204354 26962571 0 12695999 55670116
14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 57295464 -3727525 26978997 125979511
Nguyên nhân gây ra hiện tượng này là do giá vốn hàng bán đã tăng đột
biến 27% và chi phí quản lí cũng tăng:11.7%. Đây là những ngưỡng rất đáng
được quan tâm. Vậy nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí vượt quá này là do
đâu?
Câu trả lời có thể có hai phương án: một là do chúng ta đã dự toán sai,
hoặc chi tiêu quá đà.
Để tìm lời giải đáp này chúng ta phải lần lượt xem lại các chi phí từ chi
phí nguyên vật liệu, đến chi phí quản lí. Kế toán sẽ giúp chúng ta kiểm tra lại
các con số này. Và nguyên nhân đã được tìm ra là do chúng ta đã không tính
đến việc chi tiêu trong quí này. Đó là do quí I là quí có Tết Âm lịch và những chi
tiêu quản lí chung đã vượt quá ngưỡng cho phép. Lỗi này thực sự thuộc về
người dự toán. Cần phải coi đó là kinh nghiệm cho các lần hoạch định sau. Để
trong các quí tiếp theo của kì ngân sách không bị phá hỏng kế hoạch cần phải
chi tiêu thật tiết kiệm thì mới có thể hoàn thành kế hoạch đề ra.
Sau đó chúng ta tiến hành kiểm soát luồng tiền trong công ty đã được lưu
chuyển như thế nào bằng việc kiểm tra báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo:
Bảng 20: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Quí I/2005
Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện th/kh
1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế 72453423 61444121 0.848
Khấu hao TSCĐ(KH) 400000000 1090843466 2.727
Thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá 500000 7636 0.015
Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và nợ ngắn hạn 1672953423 1152295223 0.689
Tăng các khoản phải thu 787068711 876710069 1.114
Tăng các khoản phải trả 94373547 45854637 0.486
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh
(L1)
791511165.
1
2074859929 2.621
2. Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư
Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ) 500000000 183190000 0.366
Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư(L2) 500000000 183190000 0.366
3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 20000000 33282033 1.664
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính(L3) 20000000 33282033 1.664
Lưu chuyển tiền thuần trong kì(L) 1311511165 228398732
Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3027578752 3305471845 1.092
Tiền tồn cuối kì(Lk) 4339089917 3533870577 0.814
Như vậy việc không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận ở trên đã phần nào
ảnh hưởng đến kế hoạch lưu chuyển tiền tệ. Ở đây có rất nhiều chỉ tiêu không
được hoàn thành. Xem xét chúng ta thấy một số khoản mục thực sự do lỗi dự