Tin học ứng dụng trong ngành kế toán chương 2

CHƯƠNG 2
CHƯƠNG 2
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ 
CƠ SỞ DỮ LIỆU KINH DOANH 
CƠ SỞ DỮ LIỆU KINH DOANH 
TRÊN MS. EXCEL
TRÊN MS. EXCEL
1
1

 Một CSDL là một tập hợp các dữ liệu được xây 
dựng theo một cấu trúc xác định để phục vụ cho 
những mục tiêu sử dụng thông tin khác nhau.
2
2
1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu
1. Khái niệm Cơ sở dữ liệu
(CSDL)
(CSDL)
TRONG EXCEL, MộT CSDL CÒN ĐƯợC GọI LÀ MộT 
DANH SÁCH (LIST). TRONG MỗI CSDL CầN LƯU Ý 
MộT Số THUậT NGữ SAU:
3
3
Mỗi dòng dữ liệu
được gọi là một
mẩu ghi (Record).
Mỗi cột dữ liệu
được gọi là một
trường (Field).

Giao điểm giữa
một mẩu ghi và
một trường được
gọi là một ô (Cell).
Mỗi cột dữ liệu
được gọi là một
trường (Field).
Giao điểm giữa
một mẩu ghi và
một trường được
gọi là một ô (Cell).
4
4
2. TạO BảNG 
2. TạO BảNG 
CƠ Sở Dữ LIệU
CƠ Sở Dữ LIệU
5
5
Cách 1: Gõ thẳng từ bàn phím.
Cách 2: Nhập dữ liệu theo mẫu
(Form).
6
6
Bước 1: Đánh tên các cột của
danh sách (Fields),
Bước 2: Chọn vùng chứa các
tiêu đề cột vừa gõ và danh
sách,
Bước 3: Mở Data/ Form, lúc này

trên màn hình sẽ xuất hiện
hộp thoại Form như sau:
CÁCH 2…
Mỗi trường (cột) sẽ được hiển 
thị trên một cửa sổ nhập dữ 
liệu. Lần lượt gõ dữ liệu vào 
các cửa sổ nhập tương ứng. 
­  Kết thúc một mẩu ghi  
bấm New  hoặc Enter  để 
nhập vào một mẩu ghi mới.
­ Trở lại mẩu ghi phía trước, 
bấm vào nút: Find Prev. 
­  Tìm đến mẩu ghi phía sau, 
bấm vào Find Next.
    ­ Điều kiện tìm kiếm dữ liệu 
­  Kết thúc nhập, bấm Close.
7
7
3. SắP XếP Dữ 
3. SắP XếP Dữ 
LIệU VớI  
LIệU VớI  
LệNH 
LệNH 
SORT
SORT
8
8
9
9

Các thao tác:
Bước 1: Bôi đen bảng dữ liệu cần sắp xếp
Bước 2: Mở Data/ Sort
BƯớC 3:  
NHậP 
CÁC 
THÔNG 
Số SắP 
XếP VÀO 
HộP 
THOạI:
10
10
11
11
Ưu tiên 1
Ưu tiên 1
Ưu tiên 2
Ưu tiên 2
Có chứa tiêu đề
Có chứa tiêu đề
Không
Không
chứa tiêu đề
chứa tiêu đề
4. LọC Dữ LIệU 
4. LọC Dữ LIệU 
VớI  LệNH  
VớI  LệNH  
FILTER

FILTER
12
12
13
13
Lọc tự động
(Auto filter)
Lọc tuỳ chọn
(Advanced filter)
2 phương pháp
lọc dữ liệu
1
2
14
14
Bấm vào nút mũi tên tại cột cần đưa vào 
điều kiện trên màn hình lại xuất hiện hộp 
thoại để chọn điều kiện, bao gồm:
All: Hiện tất cả các dòng
Custom : Đưa vào các điều kiện phức tạp.
Các tiêu chí cụ thể cần lọc
 Ra khỏi Auto filter bằng lệnh:
Data/ Filter/ Auto filter 
15
15
16
16
17
17
18

18
19
19

Bước 1: Thiết lập vùng điều kiện 
lọc

 ­ Copy dòng tiêu đề ở vùng dữ 
liệu             gốc

 ­ Nhập điều kiện lọc

Bước 2: Tiến hành lọc dữ liệu 
20
20
Mở DATA/ FILTER/ ADVANCED FILTER
21
21
CHọN OK Để KếT 
THÚC NHậP Dữ 
LIệU.
22
22
5. TạO PHụ TổNG Tự 
5. TạO PHụ TổNG Tự 
ĐộNG  
ĐộNG  
LệNH
LệNH
 

 
SUBTOTAL
SUBTOTAL
Cho phép tạo phụ tổng theo từng nhóm 
dữ liệu trong bảng CSDL để phục vụ cho 
nhu cầu phân tích các thông tin theo 
những tiêu chuẩn khác nhau.
23
23
CÁC THAO TÁC CƠ BảN:

Nhập cơ sở dữ 
liệu vào bảng 
tính (tạo List 
Range),
24
24
CÁC THAO TÁC CƠ BảN: BƯớC 1: 

Sắp xếp vùng CSDL theo tiêu chuẩn cần tạo phụ tổng bằng 
cách dùng lệnh Data/sort
25
25