LUẬN văn ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG sản PHẨM của CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN
Bạn đang xem bản rút gọn của tài liệu. Xem và tải ngay bản đầy đủ của tài liệu tại đây (1.37 MB, 109 trang )
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ QUỐC DÂN
-------oOo------
ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG
SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TNHH MTV THÔNG TIN
M1
Chuyên ngành: Quản trị doanh nghiệp
LUẬN VĂN THẠC SĨ QUẢN TRỊ KINH DOANH
LỜI CAM ĐOAN
Tôi đã đọc và hiểu về các hành vi vi phạm sự trung thực trong học thuật. tôi
cam kết bằng danh dự cá nhân rằng nghiên cứu này này do tôi tự thực hiện và
không vi phạm yêu cầu về sự trung thực trong học thuật.
Hà Nội, ngày tháng năm 2018
Tác giả
Đặng Đình An
LỜI CẢM ƠN
Luận văn được thực hiện dưới sự hướng dẫn tận tình của TS. Vũ Tuấn Anh.
Xin được trân trọng cảm ơn Thầy đã nhiệt tình chỉ bảo, hướng dẫn trong suốt quá
trình thực hiện luận văn.
Học viên xin gửi lời cảm ơn đến các Thầy, Cô trong Khoa Quản trị Kinh
doanh đã tạo điều kiện thuận lợi nhất để học viên hoàn thành tốt luận văn của mình.
Học viên xin cảm ơn các Thầy, Cô trong Hội đồng đã chia sẻ và đóng góp
những ý kiến thiết thực để luận văn từng bước được hoàn thiện hơn.
Học viên xin gửi lời cảm ơn đến Ban Lãnh đạo Công ty TNHH MTV Thông
tin M1, các anh, chị trong Công ty đã nhiệt tình cung cấp thông tin để học viên hoàn
thành được luận văn này.
Trân trọng cảm ơn!
Hà Nội, ngày tháng năm 2018
Tác giả
Đặng Đình An
MỤC LỤC
Trang
LỜI CAM ĐOAN.......................................................................................................i
LỜI CẢM ƠN............................................................................................................i
MỤC LỤC................................................................................................................. 1
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT.....................................................................................4
DANH MỤC BẢNG - BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ.................................................................5
MỞ ĐẦU...................................................................................................................1
CHƯƠNG I: KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ
THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP..................................6
1.1 Quản trị chất lượng sản phẩm.......................................................................6
1.1.1 Khái niệm, vai trò và nhiệm vụ của quản trị chất lượng...............................6
1.1.2 Nội dung của công tác quản trị chất lượng...................................................8
1.2 Tổng quan về ERP.........................................................................................11
1.2.1 Khái niệm ERP và ứng dung ERP..............................................................11
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP.......................................11
1.2.3. Các phân hệ của ERP................................................................................12
1.2.4 Lợi ích của ERP..........................................................................................15
1.2.5 Môt số khó khăn khi ứng dung ERP...........................................................22
1.2.6 Quy trình ứng dụng ERP............................................................................22
1.3 Điều kiện ứng dụng ERP vào doanh nghiệp................................................24
1.3.1 Yếu tố về nhân lực......................................................................................24
1.3.2 Yếu tố về quỹ thời gian...............................................................................26
1.3.3 Yếu tố về điều kiện tài chính......................................................................26
1.4 Các nhân tố ảnh hưởng tới việc ứng dụng ERP của doanh nghiệp phân
tích theo quá trình (chu kỳ) phát triển hệ thống thông tin..............................28
1.4.1 Phân tích hệ thống......................................................................................29
1.4.2 Thiết kế hệ thống........................................................................................31
1.4.3 Thực hiện - chuyển đổi hệ thống................................................................32
1.4.4 Vận hành hệ thống......................................................................................34
CHƯƠNG II: THỰC TRẠNG ỨNG DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT
LƯỢNG SẢN PHẨM TẠI CÔNG TY TT M1........................................................35
2.1 Giới thiệu chung về Công ty TNHH MTV Thông tin M1..........................35
2.1.1 Lĩnh vực nghiên cứu, sản xuất....................................................................35
2.1.2 Cơ cấu tổ chức............................................................................................37
2.2 Thực trạng quy trình nghiệp vụ các đơn vị trong Công ty M1 trước khi áp
dụng ERP............................................................................................................. 42
2.2.1 Phòng Tài chính..........................................................................................42
2.2.2 Phòng Kế hoạch..........................................................................................43
2.2.3 Phòng Đầu tư..............................................................................................44
2.2.4 Phòng KCS.................................................................................................44
2.2.5 Phòng TCLĐ..............................................................................................46
2.2.6 Phòng Kinh doanh......................................................................................46
2.2.7 Trung tâm nghiên cứu.................................................................................47
2.2.8 Các Xí nghiệp.............................................................................................48
2.2.9 Phòng Kỹ thuật...........................................................................................49
2.2.10 Phòng Hạ tầng – Cơ điện..........................................................................50
2.3 Thực trạng công tác quản trị chất lượng sản phẩm tại M1 trước khi áp
dụng ERP............................................................................................................. 50
2.3.1 Cơ cấu tổ chức............................................................................................50
2.3.2 Các hoạt động quản trị chất lượng tại Công ty...........................................52
2.3.3 Công cụ hỗ trợ quản trị chất lượng.............................................................55
2.3.4 Kết quả công tác quản trị chất lượng sản phẩm năm 2017.........................58
2.3.5 Đánh giá.....................................................................................................59
2.4 Hiện trạng ứng dụng ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại công ty
.............................................................................................................................. 62
2.4.1 Thực trạng các điều kiện áp dụng...............................................................62
2.4.2 Thực trạng các nhân tố ảnh hưởng tới ứng dụng ERP tại công ty...............69
2.5 ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại Công ty M1.........................73
2.5.1 Giới thiệu ERP Công ty M1.......................................................................73
2.5.2 ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm....................................................75
2.5.3 Khảo sát việc ERP trong quản trị chất lượng tại công ty............................82
2.6 Đánh giá ERP tại Công ty TT M1................................................................84
2.6.1 Ưu điểm của ERP.......................................................................................84
2.6.2 Những mặt hạn chế.....................................................................................87
CHƯƠNG III: MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN ERP TRONG QUẢN TRỊ
CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG TY TT M1...........................................89
3.1. Thực hiên tái cấu trúc môt cách triêt để.....................................................89
3.2. Xây dựng quy trình đào tạo người dùng một cách đầy đủ, linh hoạt.......90
3.3. Tăng cường sự cam kết của các cấp quản lỷ từ cao xuống thấp và đẩy
mạnh truyền thông..............................................................................................94
3.4. Tăng cường kiểm soát và đánh giá hệ thống ERP.....................................94
TÀI LIỆU THAM KHẢO.......................................................................................98
PHỤ LỤC................................................................................................................. 99
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
Ký hiệu
Ý nghĩa
CNTT
Côn nghệ thông tin
ERP
Hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
HDSD
Hướng dẫn sử dụng
IPQC
Kiểm tra quá trình sản xuất
IQC
Kiểm tra nguyên vật liệu đầu vào
KCS
Kiểm tra chất lượng sản phẩm
OQC
Kiểm tra chất lượng sản phẩm đầu ra
SXKD
Sản xuất kinh doanh
TCCS
Tiêu chuẩn cơ sở
VMIS
Hệ thống thông tin nguyên vật liệu
VPIS
Hệ thống thông tin sản phẩm
DANH MỤC BẢNG - BIỂU ĐỒ - SƠ ĐỒ
BẢNG:
Bảng 1.1: Các phân hệ trong hệ thống ERP.............................................................13
Bảng 2.1: Cơ cấu lao động của ngành dọc quản trị chất lượng................................51
Bảng 2.2: Kết quả công tác quản trị chất lượng sản phẩm năm 2017......................58
Bảng 2.3: Một số chỉ tiêu đánh giá nguồn nhân lực của Công ty.............................62
Bảng 2.4: Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh giai đoạn 2015 – 2017................65
Bảng 2.5: Hạ tầng phần mềm của công ty...............................................................66
Bảng 2.5: Các phân hệ ERP M1..............................................................................74
Bảng 2.7: Kết quả khảo sát về ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại công ty
M1........................................................................................................................... 82
Bảng 2.8: Mức độ am hiểu ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm......................83
Bảng 2.9: Lợi ích của ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại công ty M1......84
SƠ ĐỒ:
Sơ đồ 1.1: Mô hình hệ thống ERP...........................................................................13
Sơ đồ 1.2: Quy trình mua hàng................................................................................16
Sơ đồ 1.3: Quy trình bán hàng.................................................................................17
Sơ đồ 1.4: Quy trình ứng dụng ERP........................................................................22
Sơ đồ 1.5: Phân loại tổng chi phí đầu tư ERP..........................................................28
Sơ đồ 2.1: Sơ đồ tổ chức bộ máy Công ty Thông tin M1........................................41
Sơ đồ 2.2: Sơ đồ tổ chức bộ máy quản trị chất lượng tại công ty............................51
Sơ đồ 2.3: Sơ đồ hoạt động quản trị chất lượng tại công ty.....................................53
Sơ đồ 2.4: Quy trình nhập trên VMIS......................................................................57
Sơ đồ 2.5: Quy trình xuất trên VMIS.......................................................................58
Sơ đồ 2.6: Mô hình tổng thể ERP M1......................................................................73
Sơ đồ 2.7: Quy trình IQC trên ERP.........................................................................76
Sơ đồ 2.8: Quy trình IPQC trên ERP.......................................................................78
Sơ đồ 2.9: Quy trình OQC trên ERP........................................................................80
1
MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài nghiên cứu
Trong môi trường phát triển kinh tế hội nhập hiện nay, Chất lượng sản phẩm
trở thành một trong những chiến lược quan trọng nhất làm tăng năng lực cạnh tranh
của doanh nghiệp. Nâng cao chất lượng sản phẩm đảm bảo thống nhất các lợi ích
của khách hàng, doanh nghiệp và xã hội. Nâng cao chất lượng sản phẩm tạo nền
tảng cho sự phát triển bền vững cũng như thúc đẩy quá trình hội nhập quốc tế của
doanh nghiệp..
Vì vậy, quản trị chất lượng sản phẩm, nâng cao chất lượng sản phẩm, dịch vụ
được coi là một trong những công việc then chốt với ý nghĩa cực kì quan trọng ảnh
hưởng đến khả năng tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Có làm tốt khâu
này, doanh nghiệp mới có thể tạo cho mình uy tín cùng vị thế cạnh tranh để có chỗ
đứng trong thị trường cạnh tranh toàn cầu ngày càng khốc liệt
Hiện tại, các sản phẩm đang được nghiên cứu, sản xuất tại Công ty TT M1
rất đa dạng về chủng loại. Từ các sản phẩm rất nhỏ gọn, số lượng lớn như các thiết
bị đầu cuối dân sự (điện thoại, modem mạng,… ), các thiết bị trinh sát cầm tay…
đến các sản phẩm lớn, số lượng ít như đài rada, xe phát sóng di động...dẫn đến việc
phát sinh rất nhiều loại quy trình, hướng dẫn trong công tác quản lý chất lượng; việc
quản lý về chất lượng sản phẩm ít nhiều gặp khó khăn. Mặt khác, công tác quản lý
chất lượng hiện tại của Công ty đang tập trung chủ yếu vào khâu kiểm tra chất
lượng sản phẩm (KCS), đây chỉ là 1 khâu trong quá trình quản trị chất lượng sản
phẩm của một hệ thống hoàn chỉnh. Do vậy việc nhìn nhận tổng thể cho công tác
quản trị chất lượng sản phẩm còn manh mún, nhiều thiếu sót.
Nhận thấy tầm quan trọng cũng như những điểm còn chưa hoàn thiện trong
công tác quản trị chất lượng sản phẩm, Ban giám đốc Công ty đã đưa việc hoàn
thiện công tác quản trị chất lượng sản phẩm của công ty là nhiệm vụ trọng tâm,
xuyên suốt trong thời gian tới. Để làm được điều đó cần thực hiện quản lý hiệu quả,
2
quản trị tốt các nguồn lực để tối thiểu hóa chi phí. Việc ứng dụng các giải pháp công
nghệ thông tin vào quá trình hoạt động và quản lý là một hướng đi đúng đắn và
đang là xu hướng hiện này của các doanh nghiệp khi bước vào cuộc cánh mạng 4.0
hiện nay. Một trong số giải pháp là áp dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp
ERP vào quản trị sản xuất, hệ thống có thể mang lại những lợi ích rất to lớn như: tích
hợp dữ liệu, thông tin của các khâu, các bộ phận của một công ty vào chung một hệ
thống, chuẩn hóa và nâng cao năng suất sản xuất, giảm thiểu tối đa các khâu trể do
thủ tục, giấy tờ cũng như tối thiểu hóa hàng tồn kho và sản phẩm dở dang…
Theo thống kê của Phòng Công nghiệp Thương mại và Công nghiệp Việt
Nam VCCI, hiện chỉ có 1.1% số doanh nghiệp Việt Nam ứng dụng giải pháp ERP.
Đây vẫn còn là lĩnh vực còn mới mẻ với rất nhiều doanh nghiệp, nên việc áp dụng
vào doanh nghiệp còn nhiều khó khăn, bỡ ngỡ. Như thực tế việc áp dụng ERP tại
M1 trong công tác quản trị chất lượng sản phẩm còn nhiều tồn tại cần khắc phục
như: quy trình xây dựng hệ thống, áp dụng thực tế còn nhiều bất cập nảy sinh không
sát với thực hiện, các báo cáo xuất ra còn rời rạc, chưa súc tích…; một số chức năng
của công tác quản trị chất lượng sản phẩm còn thiếu, chưa phù hợp.
Xuất phát từ những lý do trên, tác giả đã quyết định chọn đề tài: “ỨNG
DỤNG ERP TRONG QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG SẢN PHẨM CỦA CÔNG
TY TNHH MTV THÔNG TIN M1” làm đề tài cho luận văn thạc sỹ của mình.
2. Tổng quan nghiên cứu
- Trong thời gian vừa qua cũng có một số khóa luận cũng như luận văn thạc
sỹ có đề tài nghiên cứu liên quan tới hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP
có thể kể ra như:
Luận văn “Nghiên cứu về việc ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh
nghiệp (ERP) tại các doanh nghiệp tại Việt Nam”. Học viên: Phạm Thị Hồng Hà,
ĐH Bách Khoa Hà Nội, 2012.
3
Luận văn “Enterprise resource planning–ERP: Hoạch định nguồn lực doanh
nghiệp- thực trạng và giả pháp ứng dụng tại các doanh nghiệp Việt Nam”. Học viên:
Trịnh Thành Trung, ĐH Ngoại Thương Hà Nội, 2006.
Luận văn “Hoạch định nguồn lực doanh nghiệp ERP và thực trạng triển khai
ở một số doanh nghiệp Việt Nam”. Học viên: Nguyễn Thị Phương Tuyền, ĐH
Ngoại thương Hà Nội, 2010.
Luận văn “Tổ chức hệ thống thông tin kế toán theo định hướng ERP tại
Công ty cổ phần Thương mại Nguyễn Kim”. Học viên: Huỳnh Thị Thanh Nguyên,
ĐH Đà Nẵng, 2013.
Luận văn “Quản lý chất lượng cà phê nhân xô tại công ty trách nhiệm hữu
hạn cà phê Hà Lan Việt Nam”. Học viên: Nguyễn Trịnh Thanh Nguyên, ĐH Bách
Khoa Hà Nội, 2010.
Luận văn “Phân tích và đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lượng sản
phẩm giàn khoan của công ty cổ phần dịch vụ cơ khí hàng hải PTSC M&C”. Học
viên: Nguyễn Văn Thọ, ĐH Bách Khoa Hà Nội, 2013.
Và còn một số đề tài nữa liên quan tới ERP trên khắp cả nước, tuy nhiên một
điều nhận thấy chung là các đề tài nghiên cứu trên thường nghiên cứu trong phạm vi
chung chung là ứng dụng ERP vào các doanh nghiệp ở Việt Nam, lĩnh vực thường
được đề cập là thông tin kế toán, chưa có nghiên cứu đi sâu vào việc áp dụng phần
mềm ERP vào quản trị chất lượng sản phẩm tại một doanh nghiệp sản xuất cụ thể
như M1.
3. Mục tiêu nghiên cứu của đề tài
Nghiên cứu nhằm đưa ra phân tích, đánh giá, các giải pháp hoàn thiện việc
ứng dụng hệ thống quản trị nguồn lực doanh nghiệp ERP vào quản trị chất lượng
sản phẩm tại Công ty TNHH MTV Thông tin M1. Để đạt được mục đích đó, luận
văn dự kiến thực hiện những nhiệm vụ sau:
- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về ERP.
4
- Hệ thống những vấn đề lý luận cơ bản về quản trị chất lượng sản phẩm
- Đánh giá hiện trạng công tác quản trị chất lượng, việc ứng dụng ERP vào
công tác quản trị chất lượng sản phẩm của Công ty, từ đó tìm ra những nhân tố tác
động đến việc áp dụng ERP.
- Đề xuất một số giải pháp hoàn thiện ERP trong công tác quản trị chất lượng
sản phẩm tại Công ty.
4. Phạm vi nghiên cứu
4.1. Đối tượng nghiên cứu
- Đối tượng nghiên cứu: Quản trị chất lượng sản phẩm
- Khách thể nghiên cứu: Lãnh đạo Công ty, Phòng KCS; lãnh đạo các phòng
ban liên quan; nhân viên ngành dọc KCS.
4.2. Phạm vi nghiên cứu
- Phạm vi về thời gian: Khoảng thời gian từ 2015 - 2018
- Phạm vi về không gian: Tại Công ty TNHH MTV Thông tin M1
5. Phương pháp nghiên cứu
* Nguồn dữ liệu
- Dữ liệu sơ cấp:
+Thu thập dữ liệu sơ cấp từ điều tra, phỏng vấn: thông qua các phiếu thu
thập, bảng câu hỏi phỏng vấn sâu với lãnh đạo và nhân viên công ty
- Dữ liệu thứ cấp:
+ Các tài liệu Quy trình liên quan tới Phòng Quản lý chất lượng và các
phòng ban liên quan
+ Các tài liệu báo cáo, quyết định, kế hoạch …liên quan tới việc định hướng,
xây dựng, áp dụng ERP tại Công ty.
+ Các tài liệu, luận văn, bài báo, chuyên khảo liên quan tới quản trị chất
lương, ERP
5
* Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp nghiên cứu tại bàn:
Tìm kiếm tài liệu liên quan đến quản trị chất lượng sản phẩm, ERP (luận văn,
bài báo, chuyên khảo…) trên các kênh như: thư viện, nhà sách, internet…
Tìm kiếm các tài liệu, số liệu liên quan tới quy trình quản lý chất lượng, ERP
tại Công ty
- Phương pháp chuyên gia:
Xin ý kiến đánh giá của một số chuyên gia về lĩnh vực quản trị chất lượng
sản phẩm, ERP; các nhà quản lý có thâm niên tại Công ty để làm tham khảo trong
quá trình nghiên cứu
- Phương pháp thống kê, phân tích – tổng hợp:
Phương pháp tổng hợp kết hợp với phân tích được thực hiện trên cơ sở thống
kê, phân tích, đánh giá, tổng hợp các tài liệu có liên quan đến lĩnh vực nghiên cứu.
6. Ý nghĩa thực tiễn của đề tài
Kết quả nghiên cứu tìm ra những nhân tố chính tác động đến hiệu quả của
việc áp dụng ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm, từ đây M1 cũng như các
doanh nghiệp hay các công ty tư vấn về ERP có thể xem xét và từ đó cải thiện, nâng
cao hiệu quả của quy trình trong tương lai.
7. Kết cấu của luận văn
Ngoài những phần chung: mở đầu, kết luận, danh mục bảng biểu, hình vẽ,
danh mục viết tắt, danh mục tài liệu tham khảo, phụ lục thì nội dung của luận văn
được kết cấu gồm 3 chương
Chương 1: Cơ sở lý luận và phương pháp nghiên cứu
Chương 2: Thực trạng ứng dụng ERP trong quản trị chất lượng sản phẩm tại
Công ty TT M1
Chương 3: Một số giải pháp hoàn thiện ERP tại Công ty TT M1
6
CHƯƠNG I:
KHÁI NIỆM CHUNG VỀ QUẢN TRỊ CHẤT LƯỢNG VÀ HỆ
THỐNG QUẢN TRỊ NGUỒN LỰC DOANH NGHIỆP ERP
1.1 Quản trị chất lượng sản phẩm
1.1.1 Khái niệm, vai trò và nhiệm vụ của quản trị chất lượng
1.1.1.1 Khái niệm
Nếu mục đích cuối cùng của chất lượng là thoả mãn nhu cầu của khách hàng
thì quản trị chất lượng là tổng thể những biện pháp kinh tế, kỹ thuật, hành chính, tác
động lên toàn bộ quá trình hoạt động của một tổ chức để đạt được mục đích đó với
chi phí xã hội thấp nhất.
Tuỳ thuộc vào quan điểm nhìn nhận khác nhau của các chuyên gia, các nhà
nghiên cứu, tuỳ thuộc vào đặc trưng nền kinh tế mà người ta đưa ra nhiều khái niệm
về quản trị chất lượng, sau đây là một số khái niệm cơ bản đặc trưng cho các giai
đoạn phát triển khác nhau:
Quan điểm phương tây cho rằng: Quản trị chất lượng là một hệ thống hoạt
động thống nhất, có hiệu quả của những bộ phận khác nhau trong doanh nghiệp,
chịu trách nhiệm triển khai các thông số chất lượng thoả mãn hoàn toàn nhu cầu của
người tiêu dùng.
Theo tiêu chuẩn của Liên Xô: Quản trị chất lượng là việc xây dựng, đảm bảo
và duy trì mức chất lượng tất yếu của sản phẩm khi thiết kế, chế tạo, lưu thông và
tiêu dùng.
Theo quan niệm của người Nhật: Quản trị chất lượng là hệ thống các biện
pháp, công nghệ sản xuất, tạo điều kiện sản xuất kinh tế nhất những sản phẩm hoặc
dịch vụ thoả mãn yêu cầu của người tiêu dùng với chi phí thấp nhất.
Tuy nhiên, quan niệm chung nhất, khá toàn diện và được chấp nhận rộng rãi
hiện nay do Tổ chức tiêu chuẩn chất lượng quốc tế (ISO) đưa ra như sau: Quản trị
chất lượng là một tập hợp những hoạt động của chức năng quản trị chung, nhằm xác
7
định chính sách chất lượng, mục đích, trách nhiệm, và thực hiện chúng bằng những
phương tiện như lập kế hoạch, điều khiển chất lượng, đảm bảo chất lượng và cải
tiến chất lượng trong khuôn khổ một hệ thống chất lượng.
Trong khái niệm này nhấn mạnh quản trị chất lượng là trách nhiệm của tất cả
các cấp quản trị, nhưng trách nhiệm cao nhất thuộc về cán bộ lãnh đạo. Việc thực
hiện công tác quản trị chất lượng liên quan đến tất cả mọi thành viên trong tổ chức.
1.1.1.2 Vai trò
Có thể nói trong môi trường cạnh tranh toàn cầu, quản trị chất lượng có vai
trò quan trọng đối với doanh nghiệp, bởi vì quản trị chất lượng tốt vừa có thể làm
cho sản phẩm thoả mãn tốt hơn nhu cầu của khách hàng, vừa có thể nâng cao hiệu
quả của hoạt động sản xuất kinh doanh. Đây là cơ sở có thể giúp cho doanh nghiệp
chiếm lĩnh, mở rộng thị trường, tăng khả năng cạnh tranh về chất lượng, giá cả,
đồng thời có thể củng cố và tăng cường vị thế, uy tín của doanh nghiệp trên thị
trường. Quản trị chất lượng tốt cho phép doanh nghiệp xác định đúng hướng sản
phẩm cần cải tiến để thích hợp hơn với những mong đợi của khách hàng cả về tính
hữu dụng và giá cả.
Để nâng cao chất lượng sản phẩm, các doanh nghiệp có thể tập trung vào cải
tiến hoặc sử dụng công nghệ mới hiện đại hơn. Hướng đi này rất quan trọng nhưng
gắn với chi phí ban đầu khá lớn, đặc biệt nếu việc quản lý đổi mới máy móc công
nghệ không tốt sẽ gây ra lãng phí lớn. Mặt khác có thể nâng cao chất lượng trên cơ
sở tiết kiệm chi phí sản xuất và tăng cường công tác quản lý chất lượng. Chất lượng
sản phẩm được tạo ra từ quá trình sản xuất, các yếu tố lao động, công nghệ và con
người kết hợp chặt chẽ với nhau theo những hình thức khác nhau sẽ tạo ra những
sản phẩm khác nhau. Tăng cường công tác quản lý chất lượng sẽ giúp doanh nghiệp
xác định đầu tư đúng hướng, khai thác sử dụng công nghệ, con người có hiệu quả
hơn. Đặc biệt khả năng sáng tạo của người lao động cũng đóng vai trò to lớn trong
việc cải tiến, nâng cao chất lượng của sản phẩm. Đây chính là lý do vì sao công tác
quản trị chất lượng ngày càng được đề cao, coi trọng.
8
1.1.2 Nội dung của công tác quản trị chất lượng
1.1.2.1 Quản trị chất lượng trong khâu thiết kế
Đây là nội dung đầu tiên của công tác quản trị chất lượng. Những thông số
kinh tế - kỹ thuật thiết kế đã được phê chuẩn là tiêu chuẩn chất lượng quan trọng mà
sản phẩm sản xuất ra phải tuân thủ. Để thực hiện những mục tiêu đó cần thực hiện
những nhiệm vụ quan trọng sau đây:
- Tập hợp, tổ chức phối hợp giữa các nhà thiết kế, các nhà quản trị marketing,
tài chính, cung ứng để thiết kế sản phẩm. Chuyển hoá những nhu cầu của khách
hàng thành đặc điểm của sản phẩm. Thiết kế là quá trình nhằm đảm bảo thực hiện
những đặc điểm sản phẩm đã được xác định để thoả mãn những nhu cầu của khách
hàng. Kết quả của thiết kế là các đặc điểm của sản phẩm và ích lợi của sản phẩm đó.
- Đưa ra các phương án khác nhau về các đặc điểm của sản phẩm có thể đáp
ứng các nhu cầu của khách hàng. Có thể kết hợp nghiên cứu với cải tiến sản phẩm
để tạo ra những sản phẩm mới.
- Thử nghiệm và kiểm tra các phương án nhằm chọn ra phương án tối ưu.
- Quyết định những đặc điểm đã lựa chọn. Các đặc điểm của sản phẩm thiết
kế phải đáp ứng các yêu cầu sau:
+ Đáp ứng nhu cầu của khách hàng.
+ Thích hợp với khả năng.
+ Đảm bảo tính cạnh tranh.
+ Tối thiểu hoá chi phí.
- Những chỉ tiêu chủ yếu cần kiểm tra là:
+ Trình độ chất lượng sản phẩm.
+ Chỉ tiêu tổng hợp về tài liệu thiết kế, công nghệ và chất lượng.
+ Hệ số khuyết tật của sản phẩm thử, sản phẩm hàng loạt.
1.1.2.2 Quản trị chất lượng trong cung ứng
9
Mục tiêu của quản trị chất lượng trong khâu cung ứng là nhằm đáp ứng
chủng loại, số lượng, thời gian, địa điểm và các đặc tính kinh tế - kỹ thuật cần thiết
của nguyên vật liệu, đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành thường xuyên,
liên tục, với chi phí thấp nhất.
Quản trị chất lượng trong khâu cung ứng bao gồm những nội dung chủ yếu sau:
- Lựa chọn nguồn cung ứng có đủ khả năng đáp ứng những đòi hỏi về chất
lượng vật tư, nguyên vật liệu.
- Tạo lập hệ thống thông tin phản hồi chặt chẽ, thường xuyên cập nhật.
- Thoả thuận về việc đảm bảo chất lượng vật tư cung ứng.
- Thoả thuận về phương pháp kiểm tra, xác minh.
- Xác định các phương án giao nhận.
- Xác định rõ ràng, đầy đủ, thống nhất các điều khoản trong giải quyết các
trục trặc, khiếm khuyết.
- Cung ứng vật tư, nguyên vật liệu đúng số lượng, chất lượng, chủng loại,
thời gian, địa điểm.
- Kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu đưa vào sản xuất.
1.1.2.3 Quản trị chất lượng trong sản xuất
Mục đích của quản trị chất lượng trong sản xuất là khai thác, huy động có
hiệu quả các quá trình công nghệ, thiết bị và con người đã lựa chọn để sản xuất sản
phẩm có chất lượng phù hợp với tiêu chuẩn thiết kế. Giai đoạn này cần thực hiện
các nhiệm vụ chủ yếu sau:
- Cung ứng vật tư, nguyên liệu đúng số lượng, chất lượng, chủng loại, thời
gian, địa điểm.
- Kiểm tra chất lượng vật tư, nguyên liệu đưa vào sản xuất.
- Thiết lập và thực hiện các tiêu chuẩn, quy trình, thủ tục, thao tác thực hiện
từng công việc.
10
- Kiểm tra chất lượng các chi tiết, bộ phận, bán thành phẩm sau từng công
đoạn. Phát hiện sai sót, tìm nguyên nhân sai sót để loại bỏ.
- Kiểm tra chất lượng sản phẩm hoàn chỉnh.
- Kiểm tra, hiệu chỉnh thường kỳ các dụng cụ kiểm tra, đo lường chất lượng.
- Kiểm tra thường xuyên kỹ thuật công nghệ, duy trì bảo dưỡng kịp thời.
Những chỉ tiêu chất lượng cần xem xét đánh giá trong giai đoạn sản xuất
đánh giá bao gồm:
- Thông số kỹ thuật, các chi tiết, bộ phận, bán thành phẩm và sản phẩm
hoàn chỉnh.
- Các chỉ tiêu về tình hình thực hiện kỷ luật công nghệ, kỷ luật lao động trong
các bộ phận cả hành chính và sản xuất.
- Các chỉ tiêu về chất lượng quản trị của các nhà quản trị.
- Các chỉ tiêu về tổn thất, thiệt hại do sai lầm, vi phạm kỷ luật lao động.
1.1.2.4 Quản trị chất lượng trong và sau khi bán hàng
Mục tiêu của quản trị chất lượng trong giai đoạn này là đảm bảo những yêu
cầu của khách hàng một cách nhanh nhất, thuận tiện nhất, nhờ đó sẽ làm tăng uy tín,
danh tiếng của doanh nghiệp. Nhiệm vụ chủ yếu của quản trị chất lượng trong giai
đoạn này gồm:
- Tạo danh mục sản phẩm hợp lý.
- Tổ chức mạng lưới đại lý phân phối, dịch vụ thuận lợi, nhanh chóng.
- Thuyết minh hướng dẫn đầy đủ các thuộc tính sử dụng, điều kiện sử dụng,
quy trình, quy phạm sử dụng sản phẩm.
- Dự kiến số lượng và chủng loại phụ tùng thay thế cần để đáp ứng nhu cầu
khi sử dụng sản phẩm.
- Nghiên cứu, đề xuất những phương án về bao gói, vận chuyển, bảo quản,
bốc dỡ hợp lý nhằm tăng năng suất, hạ giá thành.
11
- Tổ chức bảo hành.
- Tổ chức dịch vụ kỹ thuật thích hợp sau khi bán hàng.
1.2 Tổng quan về ERP
1.2.1 Khái niệm ERP và ứng dung ERP
Nguồn lực doanh nghiệp được chia thành 3 loại như sau:
- Nhân lực: các yếu tố về quản lý và phát triển con người
- Vật lực: Tài sản, máy móc, thiết bị, nhà xưởng,...
- Tài lực: Tiền bạc, công nợ phải thu, phải trả, về dòng tiền, về đầu tư,...
Ba nguồn lực trên nếu không quản lý tốt, không sử dụng hiệu quả sẽ dẫn đến
lãng phí và mất mát lớn cho doanh nghiệp, hoạt động sản xuất kinh doanh của
doanh nghiệp bị rời rạc, chậm chạm, sự phối hợp giao tiếp giữa các cá nhân,
các phòng ban, đơn vị kém và thông tin điều hành không kịp thời, độ tin cậy
không cao.
ERP là chữ viết tắt của Enterprise resource Planning.
Theo Gartner Group thì ERP là “một hệ thống các phần mềm ứng dụng giúp cân
đối các hoạt động sản xuất, phân phối, tài chính và các hoạt động kinh doanh khác”.
Đồng thời, theo quan điểm hệ thống thông tin thì hệ thống ERP là các gói
phần mềm cho phép doanh nghiệp tự động và tích hợp phần lớn các xử lý kinh
doanh, chia sẻ dữ liệu chung cho các hoạt động toàn doanh nghiệp, tạo ra và cho
phép truy cập thông tin trong môi trường thời gian thực (Marnewick and
Labuschagne, 2005)
Ứng dụng ERP là quá trình tổ chức hệ thống thông tin của doanh nghiệp gắn
với các đặc điểm của phần mềm ERP trên cơ sở mục tiêu, qui trình hoạt động và
yêu cầu của doanh nghiệp.
1.2.2 Quá trình hình thành và phát triển hệ thống ERP
Năm 1960 hệ thống phần mềm đặt hàng ra đời dùng dữ liệu quá khứ dự báo
12
nhu cầu tồn kho và đặt hàng và dùng tính toán EOQ (Economic Order Quantity ).
Hệ thống áp dụng để sản xuất khối lượng lớn.
Kế đến vào năm 1970 hệ thống hoạch định nhu cầu nguyên vật liệu (MRP I)
ra đời dùng để lập kế hoạch sản xuất các mặt hàng, quản lý và đặt hàng tồn kho (chủ
yếu tập trung số lượng) áp dụng tích hợp sản xuất và lập kế hoạch dự trữ, đặt hàng
Cùng thời gian này hệ thống khép kín MRP ra đời nhằm quản lý lịch trình cũng như
số lượng sản xuất và hàng tồn kho. Hoạch định chế độ ưu tiên (Priority planning)Khả năng SX và mức độ ưu tiên sử dụng nguồn lực để sản xuất, trong quá trình sử
dụng kết hợp thêm kỹ thuật sắp xếp lịch trình sản xuất và lịch trình nhà cung cấp.
Mười năm sau đó thì Hệ thống hoạch định nguồn lực sản xuất (MRP II) ra
đời nhằm thực hiện mục tiêu của hệ thống khép kín MRP, lập kế hoạch và tiêu thu,
hệ thống được áp dụng để tích hợp thêm quản lý kinh doanh.
Sau đó vào năm 1990 ERP đã ra đời với các mục đích cơ bản từ MRP II,
đồng thời tích hợp AIS và quản trị nhân lực để có thể hoạch định nguồn lực toàn
Doanh Nghiệp hỗ trợ các quyết định chiến lược, tăng khả năng cạnh tranh và dịch
vụ khách hàng
Đến năm 2000 ERP II ra đời tiếp nối các mục đích của ERP và hướng tới vấn
đề toàn cầu: nhiều vùng địa lý, doanh nghiệp với khách hàng, doanh nghiệp với nhà
cung cấp, dựa trên kỹ thuật Internet, thương mại điện tử được áp dụng để mở rộng
quản lý chuỗi cung ứng (SCM), quản lý mối quan hệ khách hàng (CRM)
1.2.3. Các phân hệ của ERP
Mỗi doanh nghiệp có một hệ thống ERP với các phân hệ khác nhau, tùy vào
điều kiện và nhu cầu của doanh nghiệp. Tuy nhiên một hệ thống ERP thường gôm
các phân hệ như: Quản trị mua hàng, quản trị kho hàng, quản trị bán hàng, quản trị
sản xuất, quản trị tài sản cố định, quản trị tài nguồn nhân sự, quản trị kế toán tổng
hơp…
13
Sơ đồ 1.1: Mô hình hệ thống ERP
Bảng 1.1: Các phân hệ trong hệ thống ERP
TT
1
2
Phân hệ
Quản trị mua
hàng
Quản trị kho
hàng
Chức năng
- Quản trị kế hoạch mua (lập kế hoạch mua theo định kỳ, theo dõi việc thực hiện kế
hoạch,..).
- Quản trị cơ sở dữ liệu nhà cung cấp (các thông tin tổng quát, mặt hàng, giá cả,
chính sách,.): hỗ trợ cho việc ra quyết định khi lựa chọn nhà cung cấp cho kế
hoạch mua hàng.
- Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình mua: lựa chọn
nhà cung cấp, lập đơn đặt hàng, theo dõi quá trình nhận hàng theo đơn hàng (các
khâu tiếp nhận, chuyển kiểm định, nhập kho); xử lý việc trả hàng nếu phát sinh.
- Quản trị các chi phí phát sinh trong quá trình mua hàng: vận chuyển, bốc dỡ, thuế
nhập khẩu,.
- Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị công
nợ phải trả.
- Theo dõi tình hình tồn kho nhằm đảm bảo việc cung ứng vật tư đúng tiến độ.
- Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
- Quản trị các dữ liệu cơ sở có liên quan đến hệ thống kho: các thông tin về tổ chức
hệ thống kho; các thông tin có liên quan đến đối tượng lưu kho (mã số, qui cách,
tiêu chuẩn kỹ thuật, các thông tin kiểm soát: giới hạn tồn kho cho phép,.).
- Tiếp nhận dữ liệu từ các phần hành quản trị mua hàng, quản trị bán hàng; tự động
ghi nhận các phát sinh tăng, giảm hàng tồn kho từ các nghiệp vụ này.
- Xử lý các phát sinh về tăng giảm vật tư trong kho theo từng loại nghiệp vụ: nhập
kho, xuất kho, điều chỉnh, điều chuyển (như xuất sản xuất, điều chuyển kho, xuất
chi phí,.; nhập bán thành phẩm, thành phẩm,.; các nghiệp vụ điều chỉnh số lượng,
giá trị,.). Xác định giá trị xuất kho theo nhiều phương pháp tính khác nhau.
- Kiểm soát tình hình hàng tồn kho, quản trị các hạng mức hàng tồn kho cho phép,
làm cơ sở cho việc điều tiết và quản lý hàng hóa vật tư một cách hợp lý, hiệu quả
14
TT
Phân hệ
Chức năng
theo kế hoạch.
- Tự động kết chuyển số liệu sang bộ phận kế toán kho xử lý.
- Thực hiện các thống kê, truy vấn cần thiết.
3
4
5
6
Quản trị bán
hàng
Quản trị sản
xuất
Quản trị tài
sản cố định
Kế toán tổng
hợp
- Quản trị kế hoạch điều phối hàng: tổng hợp kế hoạch thị trường, lập các chỉ tiêu kế
hoạch có liên quan (điều phối vận chuyển tối ưu, kho bãi,.); theo dõi tình hình thực
hiện kế hoạch.
- Ghi nhận, theo dõi và kiểm soát toàn bộ các hoạt động của quy trình điều phối
hàng đến nhà phân phối: tiếp nhận đơn hàng xử lý; kiểm tra khả năng cung ứng,
tình hình công nợ, theo dõi hợp đồng,.; lập phiếu đề nghị xuất hàng, xuất hàng, in
hóa đơn,.
- Quản trị các hợp đồng vận chuyển theo từng hóa đơn: lập hợp đồng, theo dõi thực
hiện hợp đồng, thanh toán cho hợp đồng.
- Quản trị về mặt số lượng quá trình xuất hàng theo hóa đơn.
- Kiểm soát các chi phí phát sinh (các khoản chiết khấu chính sách, chiết khấu
chương trình, chi phí khuyến mãi, chi phí vận chuyển,.).
- Xử lý việc trả hàng.
- Kết chuyển tự động số liệu sang các phần hành quản trị kho hàng và quản trị nợ
phải thu.
- Thực hiện các truy vấn, thống kê cần thiết.
-
Lập kế hoạch nguyên liệu và năng lực.
Kiểm soát điều độ sản xuất
Quản lý chất lượng
Sản xuất đúng lúc/có tính chất lặp
Quản lý chi phí
Quản lý dữ liệu kỹ thuật
Kiểm soát thay đổi kỹ thuật
Quản lý cấu hình
Kiểm soát hàng theo đợt/lô
Gia công
- Quản trị danh mục các tài sản thiết bị tại doanh nghiệp: các thông tin về quy cách,
thông số kỹ thuật,.; các thông tin về nguyên giá, thời gian khấu hao, tỉ lệ khấu hao,
giá trị còn lại,.
- Thực hiện các nghiệp vụ kế toán về tăng giảm tài sản cố định: mua (tiếp nhận từ
phần hành mua), thanh lý, đánh giá lại,.
- Thực hiện tính khấu hao định kỳ, kết chuyển số liệu sang phần hành kế toán tổng
hợp dưới dạng các định khoản kế toán.
- Hệ thống sổ sách và thống kê có liên quan.
- Quản trị hệ thống tài khoản kế toán: mở thêm tài khoản, thực hiện các chỉnh sửa
cho phép,.
- Ghi nhận các phát sinh kinh tế hàng ngày của doanh nghiệp dưới dạng các định
khoản kế toán. Hầu hết việc ghi nhận được thực hiện tự động dựa vào phát sinh ở
15
TT
Phân hệ
Chức năng
các phần hành khác.
- Cho phép thực hiện các nghiệp vụ điều chỉnh, phân bổ kết chuyển,. dưới dạng các
định khoản kế toán.
- Kiểm soát toàn diện tình hình tài sản, nguồn vốn doanh thu, chi phí của doanh
nghiệp (bảng cân đối số phát sinh, sổ cái, các báo cáo doanh thu, chi phí; kết quả
kinh doanh; cân đối kế toán, lưu chuyển tiền tệ; các phân tích tài chính,.).
-
Quản trị
7
nguồn nhân
lực
- Quản lý nhân sự: Danh mục nhân viên, hệ thống thông tin, tuyển dụng, quản lý
phúc lợi, quản lý tiền lương
- Quản lý cơ cấu tổ chức
- Quản lý thời gian làm việc: lập kế hoạch làm việc, kế hoạch công việc, ghi nhận
thời gian, khẳng định vắng mặt
- Phát triển nguồn nhân lực
1.2.4 Lợi ích của ERP
Việc ứng dụng ERP vào quản lý các nguồn lực doanh nghiệp đã được các tập
đoàn, các công ty đa quốc gia trên thế giới thực hiện từ lâu, điều này đặc biệt quan
trọng khi quy mô doanh nghiệp ngày càng lớn.
Tại Việt Nam, sức ép cạnh tranh sau khi gia nhập WTO là rất lớn và buộc các
doanh nghiệp phải tự “điều chỉnh mình” trong đó nâng cao hiệu quản lý bằng việc
ứng dụng ERP là biện pháp hết sức cần thiết.
Hiệu quả to lớn mà ERP mang lại trong việc nâng cao hiệu quả quản lý như
sau:
1.2.4.1 Chuẩn hóa, cải tiến quy trình nghiệp vụ
ERP không chỉ đơn thuần ghi nhận các giao dịch, nghiệp vụ phát sinh mà nó
tham gia một cách sâu rộng vào hoạt động công ty thông qua việc hỗ trợ thực hiện
tác nghiệp của nhân viên, phòng ban đối với từng bước trong các quy trình nghiệp
vụ (quy trình mua hàng, quy trình sản xuất, quy trình bán hàng, quy trình thanh
toán,.).
16
Ví dụ: Trong quy trình mua hàng, với công đoạn lựa chọn nhà cung cấp, ERP
sẽ hỗ trợ cung cấp các thông tin về giá, thời gian giao hàng, điều khoản thanh
toán.. .của các nhà cung cấp đối với những mặt hàng cần mua. Đây là những thông
tin hết sức cần thiết cho việc lựa chọn nhà cung cấp tốt nhất (giá rẻ, thời gian giao
hàng và điều khoản thanh toán phù hợp).
Bên cạnh việc cung cấp thông tin hỗ trợ thực hiện các bước trong quy trình,
ERP còn hỗ trợ kiểm soát việc thực hiện quy trình, đảm bảo các bước công việc
được thực hiện theo trình tự nhất định.
Ví du: Quy trình mua hàng như sau:
Sơ đồ 1.2: Quy trình mua hàng
Quy trình mua hàng bắt đầu bằng việc các phòng ban có nhu cầu lập Yêu cầu
mua hàng gửi đến phòng cung ứng. Trên cơ sở đó phòng cung ứng tiến hành Lựa
chọn nhà cung cấp và Đặt hàng. Nhà cung cấp giao hàng, phòng kiểm soát chất
lượng tiến hành Kiểm định chất lượng hàng hóa. Hàng hóa sau đó sẽ được Nhập
kho.
Các bước lập Yêu cầu mua hàng, Lựa chọn nhà cung cấp, Đặt hàng, Kiểm
định chất lượng hàng hóa, Nhập kho đều được thực hiện trên ERP và phải theo đúng
trình tự. Hệ thống sẽ không cho phép thực hiện nhập kho khi chưa thực hiện các
