ĐỀ TÀI DƯỚI GÓC ĐỘ TIN HỌC HOÁ

ĐỀ TÀI DƯỚI GÓC ĐỘ TIN HỌC HOÁ
2.1.1. Giải pháp tin học hoá trong công tác quản lý vật tư, nhân sự.
Mỗi doanh nghiệp đều có phòng ban thực hiện chức năng riêng bảo đảm cho
hoạt động của doanh nghiệp. Công tác quản lý doanh nghiệp thường do các nhân viên
trong doanh nghiệp thực hiện thủ công hoặc làm trên máy tính nhưng độc lập với
nhau, không có liên kết về mặt dữ liệu và thông tin. Cách làm này đã đang gây rất
nhiều khó khăn trong công tác quản lý trên. Các công việc thống kê chi tiết tình hình
biến động của từng vật tư rất khó thực hiện, đặc biệt là các đơn vị có số lượng, chủng
loại vật tư lớn. Công tác nhân sự thường gặp nhiều trở ngại do có sự thay đổi số
lượng thành viên trong công ty tuỳ thuộc vào vị trí công việc, sự bất cập trong quản
lý quá trình công tác, khen thưởng hay kỉ luật đối với từng cán bộ công nhân viên...
Khi thực hiện quản lý thủ công thì khối lượng công việc ghi chép rất lớn thường
bị trùng lặp, sai sót. Do đó việc đưa ra báo cáo tại một thời điểm bất kỳ là không thực
hiện được ngay vì phải tổng hợp từ nhiều sổ sách, dễ gây nhầm lẫn.
Khi tin học được ứng dụng vào công tác quản lý thông tin vật tư, nhân sự thì
những khó khăn nêu trên sẽ được khắc phục một cách cơ bản. Người quản lý có thể
đưa ra chi tiết về từng vật tư, nhóm vật tư hay toàn bộ vật tư tại bất kỳ thời điểm nào
khi có yêu cầu. Thông tin chi tiết về từng cán bộ cũng được đưa ra có tính chính xác
cao, đảm bảo tính kịp thời nếu như công tác nhập dữ liệu ban đầu được làm tốt, giúp
các nhà lãnh đạo ra những quyết định đúng đắn nhằm đem lại hiệu quả kinh tế cao.
Sau khi tìm hiểu tại Công ty máy tính T&T chúng em thấy rằng công tác quản lý
vật tư, nhân sự ở đây hoàn toàn có thể thực hiện trên máy tính. Người quản lý có
trách nhiệm theo dõi, cập nhật các thông tin về vật tư, có thể căn cứ vào các hoá đơn
của bên bán, phiếu xuất kho, phiếu nhập kho, các chứng từ liên quan... để cập nhật
trực tiếp vào máy tính thay vì phải cập nhật vào sổ. Các thông tin về từng thành viên
trong công ty như ngày tháng năm sinh, địa chỉ, vị trí công tác, phòng ban...cũng
được thống kê, cập nhật một cách nhanh nhất thay vì mỗi khi có sự thay đổi lại phải
làm lại sổ sách. Sau đó trên các CSDL đã được cập nhật tạo ra các báo cáo cần thiết
phục vụ cho công tác quản lý vật tư, nhân sự của công ty.
1
1

2.1.2. Những lý luận chung về công tác quản lý nhân sự
2.1.2.1. Định nghĩa quản trị nhân sự
Quản trị nhân sự là sự phối hợp một cách tổng thể các hoạt động hoạch định,
tuyển mộ, tuyển chọn, duy trì, phát triển, động viên và tạo điều kiện thuận lợi cho tài
nguyên nhân sự thông qua tổ chức, nhằm đạt được mục tiêu chiến lược và định
hướng viễn cảnh tổ chức.
Tài nguyên nhân sự là tất cả mọi cá nhân tham gia vào một tổ chức có sự hoạt
động bất kể là lớn hay nhỏ, phức tạp hay đơn giản, được hiện diện ở khắp mọi phòng
ban, nơi đâu cần là nhân sự có ở đó.
2.1.2.2. Mục tiêu của quản trị nhân sự
Quản trị nhân sự nhằm phục vụ:
• Khách hàng: Quản trị nhân sự định hướng thị trường
• Cổ đông: Quản trị nhân sự định hướng lợi nhuận
• Nhân viên: Quản trị nhân sự định hướng nhân bản
• Môi trường: Quản trị nhân sự định hướng sinh thái
Định hướng theo tầm nhìn chiến lược, tài nguyên nhân viên và chức năng nhân
sự. Để phục vụ nhân viên thì nhà quản trị giúp nhân viên đạt được mục tiêu cá nhân
của họ, được đo bằng sự thoả mãn công việc (mức độ cảm thấy tích cực hay tiêu cực
với công việc), thể hiện bởi sự gắn bó. Cung cấp cho họ môi trường làm việc tốt và
chính bản thân công việc.
2.1.2.3. Chức năng của phòng nhân sự
Hoạch định tài nguyên nhân sự
Nghiên cứu tài nguyên nhân sự
Tuyển dụng
Đào tạo và phát triển
Quản lý lương
Quan hệ lao động
Y tế và an toàn
Dịch vụ và phúc lợi
Trưởng bộ phận nhân sự

2
2
Giám đốc nhân sự đảm nhận chức năng hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, kiểm
soát của bộ phận riêng mình theo tuyến nhằm phục vụ các bộ phận khác hoàn thành
mục tiêu nhân sự.
* Nhiệm vụ và trách nhiệm của giám đốc nhân sự:
Chú ý rằng các công ty có chính sách và chiến lược khác nhau
• Bản chất công việc.
• Trình độ và tay nghề có học vấn, đào tạo và có kinh nghiệm. Cử nhân kinh tế
là tối thiểu, cử nhân tâm lý học. Tuy nhiên cần có MBA theo xu hướng thông
tin máy tính. Khả năng truyền thông, phân tích giỏi, kiên nhẫn đối phó xung
đột, mâu thuẫn, khả năng điều hành khi có sức ép, công bằng, thuyết phục và
kiến thức về máy tính.
* Vai trò:
• Chính sách: đề ra, bảo đảm thực thi chính sách trong toàn tổ chức, có khả
năng giải quyết khó khăn.
• Cố vấn: cho cấp quản trị khác.
• Dịch vụ: cung cấp dịch vụ như tuyển dụng, đào tạo, phúc lợi cho bộ phận
khác.
• Kiểm tra: giám sát các bộ phận khác thực hiện các chính sách, chương trình về
nhân sự.
2.1.2.4. Hạch toán lao động tiền lương.
Sức lao động là một trong 3 yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất. Trong quá
trình sử dụng các lao động doanh nghiệp phải chi ra các khoản chi phí để bù đắp và
3
3
tái tạo sức lao động dưới hình thức tiền lương. Khoản chi phí này được tính vào giá
thành sản phẩm sản xuất ra. Như vậy, tiền lương là biểu hiện bằng tiền của chi phí
nhân công mà doanh nghiệp trả cho người lao động theo thời gian, khối lượng công
việc mà họ đã cống hiến cho doanh nghiệp. Tiền lương là thu nhập chủ yếu của người

lao động. Trả lương hợp lý là đòn bẩy kinh tế để kích thích người lao động làm việc
tích cực với năng suất, chất lượng và trách nhiệm cao. Hạch toán tốt tiền lương và sử
dụng lao động hợp lý là một trong những biện pháp hạ giá thành sản phẩm của doanh
nghiệp. Việc hạch toán tốt tiền lương sẽ góp phần tăng cường chế độ hạch toán nội
bộ tại doanh nghiệp. Có nhiều hình thức trả lương cho người lao động:
* Lương thời gian: lương thời gian trả cho người lao động theo thời gian làm
việc thực tế cùng với công việc và trình độ thành thạo của người lao động.
Tiền lương phải trả
trong tháng
= Mức lương ngày * Số ngày thực tế làm việc
Mức Mức lương tháng theo bậc * Hệ số các loại phụ cấp
lương =
ngày Số ngày làm việc trong tháng theo chế độ
* Trả lương theo sản phẩm: hình thức này tính lương dựa trên số lượng và chất
lượng mà người lao động đã hoàn thành. Có bốn hình thức trả lương:
- Trả lương theo sản phẩm trực tiếp.
Lương sản phẩm trực
tiếp
=
Số lượng sản phẩm
hoàn thành
* Đơn giá lương
- Trả lương theo sản phẩm có thưởng phạt: Hình thức này trả lương theo sản
phẩm trực tiếp kết hợp với thưởng nếu có thành tích tiết kiệm vật tư, nâng cao năng
suất lao động hoặc nâng cao chất lượng sản phẩm. Ngược lại, nếu người lao động
làm lãng phí vật tư hoặc sản xuất ra sản phẩm với chất lượng kém sẽ bị phạt lương.
- Trả lương theo sản phẩm gián tiếp: Sử dụng để tính lương cho các công nhân
làm các công việc phục vụ sản xuất hoặc các nhân viên gián tiếp. Mức lương của họ
được xác định căn cứ vào kết quả sản xuất của công nhân trực tiếp.
4

4
- Trả lương theo sản phẩm luỹ tiến:
Tiền lương sản phẩm có thưởng
của mỗi CNSX
=
Lương sản phẩm trực
tiếp
+ Thưởng vượt mức
Trong đó :
Lương sản phẩm
trực tiếp
=
Số lượng sản phẩm hoàn
thành
* Đơn giá lương
Thưởng vượt mức = Tỷ lệ thưởng vượt mức * Số lượng sp của số vượt mức
* Trả lương sản phẩm kết hợp với lương thời gian :
Nếu n >= N thì S = P1 * n
Nếu n < N thì S = P2 * n
Trong đó: S: Tổng số lương phải trả
P1: Đơn giá lương cao nhất cho 1 sản phẩm
P2: Đơn giá lương thấp nhất cho 1 sản phẩm
n: Số sản phẩm sản xuất được
N: Số sản phẩm định mức phải sản xuất
* Hình thức trả lương khoán theo khối lượng công việc: Hình thức này
thường được áp dụng cho những công việc lao động đơn giản có tính chất đột xuất
như vận chuyển, bốc vác... Mức lương được xác định theo từng khối lượng công việc
cụ thể.
* Tiền lương sản phẩm tập thể:
Tiền lương cả nhóm = Đơn giá lương * Khối lượng sản phẩm hoàn thành

2.1.2.5. Những vấn đề chung của một phần mềm quản lý nhân sự
Quản lý nhân sự bằng phần mềm là một việc làm phức tạp và đòi hỏi tính
chuyên nghiệp không kém gì quản lý tài chính hoặc sản xuất. Do đó, để hỗ trợ quản
5
5
lý nhân sự cần phải có phần mềm đủ phong phú, đáp ứng đầy đủ các yêu cầu cơ bản
của quản lý chuyên nghiệp.
Kinh tế thị trường đã làm thay đổi bản chất quan hệ giữa người lao động và
người sử dụng lao động. Một mặt, doanh nghiệp muốn khai thác tối đa hiệu suất làm
việc của công nhân, mặt khác người lao động cũng có toàn quyền đánh giá những lợi
ích mình được hưởng có tương xứng với sức lao động bỏ ra để quyết định có gắn bó
với doanh nghiệp hay không. Dưới đây là cấu trúc trong hệ thống phần mềm quản lý
nhân sự.
* Quản lý hồ sơ và phát triển nhân lực: Phân hệ này bao gồm các tiểu phân hệ
quản lý tuyển dụng: năng lực nhân viên, các chương trình huấn luyện, đánh giá hiệu
quả công việc, kế hoạch đào tạo kế cận...Trong đó, phần quản lý hiệu quả công việc
còn ít được ứng dụng tại Việt Nam mặc dù khá quan trọng.
Vào đầu mỗi năm, nhân viên thường đồng ý với công ty về các mục tiêu cần đạt
được trong năm theo nhiều tiêu chí như doanh số (nếu là nhân viên kinh doanh), hiệu
suất làm việc, các khoá huấn luyện hoặc văn bằng cần hoàn thành. Hệ thống sẽ lưu
lại các chỉ tiêu này và mỗi quý hoặc 6 tháng công ty sẽ đánh giá kết quả hoạt động
của nhân viên, so sánh với chỉ tiêu và đưa ra chỉ tiêu cho giai đoạn tiếp theo.
* Quản lý các khoản được hưởng của nhân viên: Phân hệ này cho phép người
sử dụng thiết kế, lập kế hoạch ngân sách, quản trị, giám sát và trao đổi với nhân viên
về từng cấu phần trong gói quyền lợi người lao động được hưởng. Nó cũng cho phép
thiết kế và triển khai các chương trình lợi ích từ mức cho từng nhân viên đến mức
toàn bộ phòng ban công ty. Phân hệ này chứa đựng các tiểu phân hệ tính toán khoản
“quyền lợi chia tay” khi một nhân viên ngừng làm việc với công ty.
* Quản lý ngày nghỉ/vắng: Phân hệ này cho phép nhân viên kiểm tra số ngày
phép và nghỉ còn lại trong năm, sau đó đăng ký xin nghỉ phép, nghỉ chế độ, vắng mặt.

Hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu đến người quản lý trực tiếp của nhân viên để xin
chấp nhận, sau đó gửi thông báo đồng ý ngược lại cho nhân viên, đồng thời thông
báo cho nhân viên khác trong cùng nhóm biết. Hệ thống này được tích hợp với các
6
6
email nội bộ, thông báo nói trên được hệ thống chuyển đến hộp thư của các đối
tượng.
* Tính toán lương và chi phí: Lương thường gồm một số thành phần như sau:
Lương cơ bản, các khoản được công ty thanh toán, các khoản khấu trừ vào lương
(bảo hiểm xã hội), các khoản phụ cấp làm thêm. Khi công ty có những người có thu
nhập chịu thuế thì vấn đề tính lương khá phức tạp, vì theo chế độ thu nhập cá nhân
hiện nay, thuế suất được tính luỹ tiến. Từng cấu phần của lương phải được xác định
là thu nhập chịu thuế hay không chịu thuế để áp dụng công thức tính thích hợp. Việc
tính toán thuế cho người có thu nhập cao là một việc phức tạp mà nhiều công ty nước
ngoài tại Việt Nam thường phải thuê tư vấn. Một hệ thống phần mềm được thiết kế
tốt có thể giúp công ty tiết kiệm đáng kể thời gian và công sức trong việc tính lương.
Tuy nhiên xây dựng hệ thống tính lương cần sự tham gia chuyên sâu của các chuyên
gia về nhân lực và thuế.
Theo giới chuyên môn, quản lý nhân sự một cách chuyên nghiệp cũng phức tạp
không kém quản lý tài chính hoặc sản xuất. Đây vừa là môt khoa học vừa là một nghệ
thuật, vì liên quan đến nguồn nhân lực quan trọng nhất trong doanh nghiệp là con
người. Một hệ thống phần mềm quản lý nhân sự tốt tuy không thể thay thế một giám
đốc nhân sự tinh tế, nhưng chắc chắn sẽ cung cấp một công cụ hữu hiệu để phòng
nhân sự khoa học hoá công việc hàng ngày.
2.1.3. Những lý luận chung về công tác quản lý vật tư
2.1.3.1. Định nghĩa
Vật tư là một trong những yếu tố cơ bản của quá trình sản xuất, kinh doanh. Giá
trị của vật tư tiêu hao cho quá trình sản xuất, kinh doanh tạo nên giá trị sản phẩm,
dịch vụ, tỷ trọng của chúng trong giá trị sản phẩm, dịch vụ tuỳ thuộc vào từng loại
hình doanh nghiệp. Thông thường đối với các doanh nghiệp sản xuất thì giá trị vật tư

chiếm tỷ trọng lớn và chủ yếu trong giá trị sản phẩm. Chính vì vậy việc quản lý vật tư
cho việc sản xuất kinh doanh có ý nghĩa lớn trong việc quản lý chi phí và giá thành
sản phẩm, phấn đấu hạ thấp chi phí và giá thành.
7
7
Việc quản lý vật tư một cách khoa học, hợp lý có ý nghĩa thiết thực, hiệu quả
trong việc quản lý và kiểm soát tài sản của doanh nghiệp, hơn nữa kiểm soát có hiệu
quả chi phí và giá thành sản phẩm, dịch vụ.
2.1.3.2. Yêu cầu quản lý vật tư
Vật tư là một trong những tài sản lưu động của doanh nghiệp, đồng thời là yếu
tố chi phí của doanh nghiệp. Do đó yêu cầu quản lý chúng thể hiện ở một số điểm
sau:
Doanh nghiệp phải có đầy đủ thông tin tổng hợp về vật tư cũng như từng loại
vật tư, máy móc, về tình hình xuất nhập tồn kho. Ngoài ra còn tuỳ theo điều kiện cụ
thể và yêu cầu quản lý của từng doanh nghiệp còn cần những thông tin chi tiết, tỉ mỷ
hơn như vật tư theo từng chủng loại, chất lượng, quy cách...
Từng kho, từng người bảo quản an toàn cho vật tư, phát hiện, ngăn ngừa những
biểu hiện vi phạm làm thất thoát tài sản, vật tư...
Cần quản lý vật tư dùng cho sản xuất, kinh doanh theo từng đối tượng sử dụng
như: từng loại sản phẩm, từng đơn vị, bộ phận sử dụng hay từng đối tượng tập hợp
chi phí để phục vụ cho tính giá thành sản phẩm, dịch vụ.
Ngoài ra doanh nghiệp còn có thể quản lý định mức dự trữ vật tư tránh tình
trạng ứ đọng hoặc khan hiếm vật tư ảnh hưởng đến tình hình tài chính hoặc tiến độ
sản xuất kinh doanh. Tuỳ từng doanh nghiệp về trình độ quản lý và cách thức quản lý
vật tư để có những biện pháp báo động tình trạng khan hiếm hoặc ứ đọng vật tư, để
kịp thời điều chỉnh cho hợp lý.
2.1.3.3. Đánh giá vật tư
Về nguyên tắc đánh giá vật tư vật liệu là phải đánh giá đúng theo giá mua thực
tế (giá phí) của vật tư, tức là đối với các loại vật tư cũng như các tài nguyên khác,
quản lý phản ánh đầy đủ chi phí thực tế doanh nghiệp bỏ ra để có được vật tư đó.

Giá mua thực
tế của vật tư
=
Giá hoá đơn (giá
phải trả người bán
trên hoá đơn)
+
Chi phí
vận chuyển
bốc dỡ
+
Thuế nộp
thay người
bán
-
Chiết khấu
mua hàng
(nếu có)
8
8
Trong quá trình hạch toán vật tư, tuỳ từng điều kiện cụ thể về giá trị vật tư ở
doanh nghiệp biến động thường xuyên hay tương đối ổn định, có giá kịp thời hay
không...Khi quản lý vật tư ta có thể sử dụng một trong hai cách đánh giá đó là: Theo
giá hạch toán hay là theo giá mua thực tế. Sử dụng giá nào để theo dõi hàng ngày khi
nhập xuất vật tư.
2.1.3.4. Sử dụng giá hạch toán để quản lý vật tư
Giá hạch toán là giá doanh nghiệp tự quy định, có tính chất ổn định chứ không
có ý nghĩa trong việc thanh toán hay tính giá các đối tượng tính giá. Có thể doanh
nghiệp lấy giá kế hoạch hoặc giá bất kỳ nào đó, và nó quy định cụ thể cho từng loại
vật tư. Giá hạch toán phải được quy định thống nhất trong một kỳ hạch toán.

Trị giá hạch toán
vật tư (nhập, xuất)
=
Số lượng vật tư
(nhập,xuất)
*
Đơn giá hạch
toán
Đến cuối kỳ hạch toán, việc tính toán giá trị vật tư xuất dùng trong kỳ cho các
đối tượng theo giá mua thực tế được thực hiện bằng cách:
* Theo phương pháp hệ số giá:
Trước hết hệ số giá giữa giá mua thực tế và giá hạch toán của vật tư luân chuyển
trong kỳ:
Trị giá mua thực tế Trị giá mua thực tế
vật tư tồn kỳ đầu + vật tư nhập trong kỳ
Hệ số giá =
Trị giá hạch toán của Trị giá hạch toán của
vật tư tồn kỳ đầu + vật tư nhập trong kỳ
Trị giá thực tế vật tư xuất
trong kỳ
=
Trị giá hạch toán của vật tư xuất
dùng trong kỳ
* Hệ số giá
* Theo phương pháp số chênh lệch:
9
9
Theo phương pháp này trước hết tính số chênh lệch giữa giá mua hàng thực tế
và giá hạch toán của vật tư luân chuyển trong kỳ theo công thức:
Số chênh lệch của

vật tư luân chuyển
trong kỳ
=
Giá mua
thực tế của
vật tư
+
Giá mua thực
tế vật tư nhập
trong kỳ
-
Giá hạch
toán của vật
tư tồn đầu
kỳ
-
Giá hạch toán
của vật tư nhập
trong kỳ
Sau đó xác định theo tỷ lệ chênh lệch:
Tỷ lệ chênh lệch
vật tư
=
Số chênh lệch
Trị giá hạch toán của vật tư tồn
trong kỳ
+
Trị giá hạch toán của vật tư xuất
trong kỳ
Số điều chỉnh được xác định như sau:

Số điều chỉnh =
Trị giá hạch toán vật tư xuất
trong kỳ
* Tỷ lệ chênh lệch vật tư
Trị giá mua thực tế vật tư xuất
dùng trong kỳ
=
Trị giá hạch toán vật tư xuất
dùng trong kỳ
+ Số điều chỉnh
Việc tính toán này có thể tính cho từng loại vật tư hoặc từng nhóm của chúng
tuỳ theo điều kiện cụ thể.
Sử dụng giá hạch toán đối với các doanh nghiệp có nghĩa vụ nhập xuất kho vật
tư nhiều, thường xuyên, giá mua thực tế biến động lớn và thông tin về giá không kịp
thời.
2.1.3.5. Sử dụng giá mua thực tế để quản lý vật tư
10
10
Trong trường hợp sử dụng giá mua thực tế để quản lý việc nhập xuất vật tư hàng
ngày và ghi sổ theo giá mua thực tế. Trong trường hợp này người ta sử dụng các
phương pháp sau để tính giá mua thực tế của vật tư xuất kho.
* Phương pháp tính theo đơn giá mua bình quân của từng loại vật tư
11
11
Trị giá mua thực tế Trị giá mua thực tế
vật tư tồn kỳ đầu - vật tư nhập trong kỳ
Đơn giá mua =
bình quân Số lượng vật tư Số lượng vật tư
tồn kho kỳ đầu + nhập kho trong kỳ
Trị giá mua thực tế vật tư xuất dùng

trong kỳ
=
Số lượng vật tư xuất dùng
trong kỳ
* Đơn giá bình quân
Tuỳ theo thời điểm tính đơn giá mua bình quân của vật tư, có thể đơn giá mua
đó là bình quân gia quyền (nếu cuối kỳ tính đơn giá bình quân) có thể là đơn giá mua
bình quân trước mỗi lần.
* Phương pháp Nhập trước Xuất trước:
Phương pháp này dựa trên giả thiết là Vật tư nào Nhập trước thì Xuất trước, khi
Xuất đến vật tư nào thì lấy đơn giá thực tế của nó để tính giá trị thực tế của vật tư
xuất dùng cho đối tượng. Còn thực tế có thể Nhập, Xuất kho không theo thứ tự như
giả thiết, nhưng khi tính vẫn tính theo giả thiết (có quy ước).
* Phương pháp Nhập sau Xuất trước:
Phương pháp này dựa trên giả thiết là Vật tư nào Nhập kho sau thì Xuất trước
và khi tính toán giá mua thực tế của Vật tư Xuất thì lấy đơn giá mua của Vật tư Xuất
kho theo giả thiết để tính. Giả thiết Nhập sau Xuất trước là tính đến thời điểm Xuất
kho Vật tư chứ không hẳn đến cuối kỳ hạch toán mới xác định.
* Phương pháp giá đích danh:
Phương pháp này dựa trên cơ sở thực tế Xuất Vật tư ở lô nào để dùng thì lấy
đúng giá mua thực tế của lô đó để tính giá trị mua thực tế của Vật tư Xuất dùng cho
đối tượng sử dụng.
2.2. MÔ HÌNH TỔ CHỨC QUẢN LÝ CỦA CÔNG TY MÁY TÍNH T&T
2.2.1. Mô hình
Phòng kinh doanh
và tiếp thị sản phẩm
12
12
] ư
] ư

Phòng tài chính
kế toán
Phòng
kỹ thuật
(bảo hành và sửa chữa)
Phòng kế hoạch
Phòng
quản lý lao động tiền lương
Phòng tiêu thụ sản phẩm
Phòng
thu mua vật tư
Ban giám đốc
13
13
* Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận:
• Ban giám đốc: Là những người đứng đầu công ty, chịu trách nhiệm quản lý,
điều hành công ty. Ban giám đốc trực tiếp quản lý các phòng ban.
• Phòng tài chính kế toán: Lập kế hoạch ngân sách, quản lý thu chi, thanh quyết
toán, hạch toán giá thành sản phẩm, tổng hợp báo cáo các hoạt động của công
ty.
• Phòng kinh doanh và tiếp thị sản phẩm: khai thác nguồn hàng, thu thập thông
tin thị trường, phân tích và đề xuất chính sách tiêu thụ, xây dựng chiến lược
sản phẩm, tổ chức quảng cáo, đặt hàng và bán hàng.
• Phòng kỹ thuật: kiểm tra sửa chữa các thiết bị lỗi hỏng, kiểm tra chất lượng
sản phẩm, trả lời những thắc mắc của khách hàng, tư vấn, bảo hành miễn phí
những thiết bị đang trong thời gian bảo hành, cung cấp cho khách hàng những
dịch vụ của công ty.
• Phòng kế hoạch: lập kế hoạch chiến lược, lập kế hoạch hàng năm, lập kế
hoạch tác nghiệp (quý, tháng), xét cấp phát vật tư, phụ tùng...
• Phòng quản lý lao động tiền lương: quản lý nhân sự, đào tạo, kèm cặp, bố trí

cán bộ, nâng bậc, xếp lương.
• Phòng thu mua vật tư: tổ chức, ký kết hợp đồng mua vật tư, quản lý kho vật
tư.
• Phòng tiêu thụ sản phẩm: Tổ chức ký kết hợp đồng, tổ chức cung ứng sản
phẩm, quản lý kho thành phẩm.
2.2.2. Phương thức nhập xuất và thủ tục chứng từ ở công ty
14
14
2.2.2.1. Phương thức bán vận chuyển thẳng không qua kho (theo hình thức
chuyển hàng)
Công ty mua vật tư của bên cung cấp rồi chuyển vật tư để bán cho bên mua
bằng phương tiện vận tải tự có hoặc thuê.
Trong phương thức này có hai trường hợp:
- Vật tư Công ty nhập trong nước bán thẳng.
- Vật tư Công ty nhập ngoại thương bán thẳng.
2.2.2.2. Phương thức giao vật tư cho các đơn vị trực thuộc
Với phương thức này Công ty mua vật tư của bên cung ứng rồi giao thẳng cho
các đơn vị. Trong quá trình giao vật tư giữa Công ty và các đơn vị không có quan hệ
mua bán mà thực chất việc công ty giao vật tư cho các đơn vị là việc cấp vốn bằng
vật tư để các đơn vị tiến hành sản xuất kinh doanh, do điều kiện áp dụng thuế GTGT
(giá trị gia tăng) (Công ty thuộc đối tượng nộp thuế giá trị gia tăng theo phương pháp
khấu trừ). Cho nên, Công ty vẫn phải lập hoá đơn bán vật tư, ghi số hoá đơn, tiền vật
tư theo giá gốc và ghi vào sổ thuế GTGT đầu vào để làm cơ sở cho các đơn vị.
Ngoài hai phương thức bán vật tư chủ yếu như trên Công ty còn áp dụng
phương thức bán lẻ trực tiếp đối với khách hàng mua với số lượng vật tư, hàng hoá
nhỏ. Khách hàng trực tiếp đến Công ty mua vật tư nhưng lại không nhận vật tư ở
Công ty, bộ phận bán hàng lập phiếu thu, sau đó, điều lệnh xuống bộ phận quản lý
kho vật tư, khách hàng sẽ nhận được sản phẩm của mình ở đó.
Việc áp dụng phương thức bán hàng như trên đã tiết kiệm được chi phí vận
chuyển bốc xếp cho Công ty, làm tăng khả năng lưu chuyển vật tư hàng hoá.

2.2.2.3. Trình tự công tác Xuất/bán vật tư
* Phương thức nhập trong nước bán thẳng
- Vật tư nhập trong nước bán thẳng: Vật tư, hàng hoá Công ty nhập trong nước
có nhiều loại như: ổ cứng, loa, chíp, mainboard, màn hình, ổ CD, máy nghe
nhạc...sau khi mua vật tư của các nhà sản xuất, vật tư được chuyển bán thẳng cho bên
khách hàng mua. Khi vật tư về đến địa điểm mà khách hàng mua đã thoả thuận trong
hợp đồng, vật tư qua kiểm nghiệm, bên mua nhận đủ vật tư và chấp nhận thanh toán,
15
15
Công ty căn cứ vào hoá đơn bán vật tư để tính toán số thuế GTGT phải nộp cho số
hoá đơn bán ra.
- Bán vật tư nhập của nước ngoài: Vật tư của Công ty nhập từ nước ngoài về có
thể được vận chuyển theo đường biển hoặc đường bộ. Theo hợp đồng đã ký kết giữa
Công ty với khách hàng, vật tư sau khi đã nhập về sẽ được chuyển bán thẳng cho
khách hàng, một phần được đưa vào kho để bán lẻ tại Công ty. Việc lập hoá đơn bán
vật tư cũng giống như trường hợp bán vật tư nhập trong nước, giá trị vật tư nhập bao
gồm cả thuế nhập khẩu (nếu có), phí nhập khẩu và phí tiếp nhận vật tư.
* Công ty giao vật tư cho các phòng ban tiếp quản:
Vật tư của Công ty không chỉ trực tiếp bán cho khách hàng mà được giao cho
các phòng ban đảm nhận việc tiêu thụ. Vật tư, hàng hoá khi nhập về, sau khi làm thủ
tục nhập kho rồi mới bán thì giá thực tế bình quân xuất kho được tính theo công thức:
Giá thực tế bình quân
xuất kho
=
Giá mua trên hoá đơn + chi phí hàng nhập
Số lượng hàng nhập khẩu
Khi giao vật tư cho các phòng ban để bán, công tác lập hoá đơn bán vật tư ghi
số tiền vật tư theo giá vốn và ghi sổ thuế GTGT đầu vào để làm cơ sở khấu trừ cho
các đơn vị đặt hàng cũng được tiến hành thường xuyên nhằm tránh sai sót.
* Bán vật tư ở các đơn vị trực thuộc:

- Các đơn vị trực tiếp bán vật tư.
- Vật tư điều chuyển nội bộ giữa các đơn vị trực thuộc.
Khi có lệnh điều động vật tư ở Công ty từ đơn vị này sang đơn vị khác, đơn vị
nhận vật tư có thể đưa phương tiện đi nhận vật tư hoặc do đơn vị cấp vật tư vận
chuyển. Trong trường hợp tự vận chuyển thì đơn vị nhận vật tư hạch toán vào chi phí
vận chuyển, còn trong trường hợp đơn vị cấp vật tư chịu trách nhiệm vận chuyển thì
tiền vận chuyển ở đơn vị cấp vật tư được coi là doanh thu vận tải nội bộ.
Các đơn vị cung cấp vật tư sẽ lập phiếu xuất kho kiêm phiếu vận chuyển nội bộ
để đưa vật tư từ kho đến nơi bán (phiếu này chỉ có tác dụng vận chuyển vật tư hoá
trong nội bộ và làm cơ sở để thanh toán chi phí cho các chủ phương tiện).
* Bán lẻ vật tư thu tiền trực tiếp ở công ty:
16
16
Khách hàng trực tiếp đến Công ty mua vật tư nhưng lại không nhận vật tư ở
Công ty. Công tác vật tư Công ty sau khi lập phiếu thu tiền vật tư của khách, trình lên
ban lãnh đạo để điều lệnh xuống các đơn vị trực tiếp quản lý vật tư, hàng hoá. Sau
đó, các đơn vị phòng ban này sẽ tiến hành giao vật tư cho khách hàng của mình. Thực
chất của công việc này là Công ty thu hộ tiền bán vật tư cho các đơn vị phòng ban
trực thuộc.
2.2.2.4. Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư
Các nghiệp vụ kế toán khi bán vật tư ở Công ty được thực hiện theo từng nhóm
vật tư. Các sổ chi tiết và bảng kê sử dụng khi bán vật tư, ví dụ:
Sổ tổng hợp bán vật tư cho khách hàng:
Tháng 6/2006
Tên KH Mã KH Tên vật tư Số lượng Đ/v tính Thành tiền
Đơn vị A T01 Mouse
..............
100 Chiếc
Cộng
Đơn vị B

Cộng
Tổng cộng
Đồng thời với việc lập các sổ chi tiết, công ty cũng tiến hành lập các bảng kê sổ
để phản ánh tình hình thanh toán tiền vật tư với từng khách hàng.
Vật tư tháng sau khi đã tổng hợp doanh thu bán vật tư, kế toán mở bảng kê hoá
đơn, chứng từ, vật tư hàng hoá, dịch vụ bán ra theo từng nhóm vật tư để tính thuế
GTGT đầu ra phải nộp đối với nhóm vật tư.
Bảng kê hoá đơn chứng từ vật tư hàng hoá, dịch vụ bán ra (kèm tờ khai thuế
GTGT) tháng 5/2006.
Tên cơ sở kinh doanh: Công ty máy tính T&T
17
17
Chứng từ Tên người mua Doanh số bán
(chưa có thuế)
Thuế GTGT Ghi chú
Số Ngày
Tổng cộng:
Công ty quyết toán thuế phải nộp theo từng tháng trên cơ sở tổng hợp số thuế
đầu vào và đầu ra của tháng. Số thuế phải nộp trong tháng được tính như sau:
Số thuế phải nộp trong tháng = Số thuế GTGT đầu ra - Số thuế GTGT được khấu trừ
2.2.3. Hệ thống quản lý vật tư, nhân sự của Công Ty Máy Tính T&T.
* Phân tích
Để thực hiện công tác quản lý nhân sự, vật tư trên máy vi tính đòi hỏi phải thay
đổi nhiều nội dung so với công tác thủ công.
Quản lý thủ công đòi hỏi phải theo dõi rất nhiều chứng từ sổ sách, mất nhiều
thời gian để thống kê chi tiết từng công việc trong từng thời điểm nhất định, để có thể
kịp thời cập nhật, theo dõi những thay đổi trong công tác quản lý. Vì vậy tuy chứng
từ chỉ phát sinh ở một số nghiệp vụ nhưng chúng phải luân chuyển qua các công đoạn
khác nhau và được ghi chép vào từng sổ chi tiết một.
Khi áp dụng công tác quản lý nhân sự, vật tư trên máy vi tính thì người quản lý

chỉ cần thao tác thành thạo phần mềm quản lý, đưa các số liệu ban đầu vào hệ thống,
sau đó hệ thống tự động hỗ trợ các chức năng tra cứu, cập nhật thông tin mới nhất
một cách nhanh chóng mà không gây mất thời gian và sai sót trong quá trình truy cập
dữ liệu.
18
18
* Thông tin đầu vào
Các báo cáo được tập hợp trên cơ sở các thông tin đầu vào chủ yếu là các chứng
từ gốc. Trong công tác quản lý vật tư của công ty sử dụng một số chứng từ sau:
- Đơn đặt hàng
- Phiếu nhập kho
Đơn vị:... ĐƠN ĐẶT HÀNG Số hoá đơn:...
Địa chỉ:...
Người đặt hàng: .......................................................................................................
Địa chỉ:. .....................................................................................................................
Ngày đặt:....................................................................................................................
STT Tên hàng Mô tả hàng Đơn vị tính Số lượng Thành tiền
Người đặt hàng
(Ký, họ tên)
Sau khi đặt hàng, công ty trực tiếp đến nhận hàng từ nhà cung cấp và một phần
nhà cung cấp vận chuyển bàn giao cho công ty. Khi nhập kho, hàng hoá được ghi vào
phiếu nhập kho như sau:
19
19
Đơn vị:....... PHIẾU NHẬP KHO
Địa chỉ:....... Ngày... tháng... năm 200...
Số:..............
Nợ:..............
Có:..............
Họ, tên người giao hàng:..............................................................................................

Theo số......ngày...... tháng.........năm ............của.......................................................
Nhập tại kho:..............................................................Địa điểm...................................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách,
phẩm chất vật tư (sản phẩm,
hàng hoá).
Mã số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành tiền
Theo CT Thực
nhập
A B C D 1 2 3 4
Cộng:
Ngày......tháng......năm 200....
Người lập phiếu Người giao hàng Thủ kho Kế toán trưởng
20
Mẫu số: 01 – VT
QĐ số: 15/2006/QĐ-BTC
ngày 20 tháng 03 năm 2006
của Bộ trưởng Bộ Tài Chính
20
*Thông tin đầu ra.
Thông tin đầu ra gồm các chứng từ dùng để xuất, bán và giao hàng:
- Hoá đơn kiêm phiếu xuất kho
- Phiếu giao hàng
Đơn vị: .....

Địa chỉ: .....
HOÁ ĐƠN
(kiêm phiếu xuất kho - bảo hành)
Ngày.....tháng.....năm.....
Số hoá đơn: ..............
Tên khách hàng:.................................................................................................................
Địa chỉ:...............................................................................Điện thoại:.............................
STT
Tên, nhãn hiệu, quy cách
phẩm chất vật tư (sản phẩm,
hàng hoá).
Mã
số
Đơn vị
tính
Số lượng
Đơn
giá
Thành
tiền
Bảo
hành
Yêu
cầu
Thực
xuất
A B C D 1 2 3 4 5
Hình thức thanh toán:.........................................................Tỷ giá: ...................................
Tổng số tiền (VNĐ):..............................................................................................................
Viết bằng chữ:........................................................................................................................

................................................................................................................................................
Thanh toán trước:................................................................Còn nợ:......................................
Thủ kho Khách hàng Người giao hàng Kinh doanh
21
21
Đơn vị:... Số phiếu:...
PHIẾU GIAO HÀNG
Địa chỉ:...
Tên khách hàng:..........................................................................................................
Địa chỉ:........................................................................................................................
Nơi giao hàng:.............................................................................................................
Ngày giao:...................................................................................................................
STT Tên hàng Đơn vị Số lượng Đơn giá Thành tiền
Người nhận hàng Người giao hàng Kế toán
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
22
22
SƠ ĐỒ CHỨC NĂNG NGHIỆP VỤ CỦA HỆ THỐNG
Mục đích: Thực hiện công tác quản lý vật tư, nhân sự một cách chính xác, kịp thời
Trách nhiệm: Bộ phận quản lý lao động tiền lương, bộ phận thu mua nguyên liệu
CÔNG TY MÁY TÍNH T&T
Mua vật tư
Bảo trì kho
Lưu kho
vật tư
Sản xuất hàng
Bán vật tư hàng hoá
Duy trì
tài khoản
Quản lý vật tư (VT) hàng hoá

Quản lý nhân sự (NS)
Nghiên cứu
tài nguyên NS
Hoạch định
tài nguyên NS
Tuyển dụng
Đào tạo và phát triển
Quản lý lương
Quan hệ lao động
Dịch vụ và phúc lợi
Y
tế
và
an
toàn
BC nhập vật tư hàng hoá
23
23
BC xuất vật tư hàng hóa
BC tổng hợp Xuất Nhập Tồn
Chấp nhận
đơn hàng
Giám sát
các tiến trình
Xử lý
yêu cầu
Kiểm kê kho
Bảo hành vật tư hàng hoá
Thị trường hàng hoá
Bán hàng

theo đơn
Nhận hồ sơ
Chọn hồ sơ
Lưu hồ sơ
BC danh sách NS
* Hệ thống quản lý vật tư:
SƠ ĐỒ LUỒNG DỮ LIỆU MỨC 0
Khách hàng
Nhà cung cấp
Người quản lý
Bộ phận sản xuất
0
24
24
Hệ thống quản lý vật tư
Báo cáo
Yêu cầu
Đơn hàng
Hoá đơn
Nhận vật tư
Trả sản phẩm
Phiếu giao vật tư
Đặt vật tư
25
25