MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ KIỂM SOÁT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TẠI

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC LẬP VÀ KIỂM
SOÁT THỰC HIỆN KẾ HOẠCH NGÂN SÁCH TẠI
XÍ NGHIỆP ÔTÔ V75
I. MỤC TIÊU VÀ ĐỊNH HƯỚNG HOÀN THIỆN
1. Mục tiêu.
Những giải pháp được đưa ra trong chương này sẽ nhằm mục tiêu hoàn thiện
kế hoạch ngân sách năm 2005 và mục tiêu chính là nâng cao chất lượng công tác
hoạch định ngân sách. Làm sao để ngân sách không chỉ là việc cụ thể hoá những kế
hoạch kinh doanh mà còn là công cụ quản lí thực sự hữu ích với xí nghiệp.
2. Định hướng hoàn thiện
Ngân sách của doanh nghiệp trong các năm tiếp theo xí nghiệp cần phải hoàn thiện theo
các định hướng sau:
• Coi trọng công tác xây dựng và kiểm soát thực hiện kế hoạch ngân sách.
• Tăng cường chất lượng của việc thu thập thông tin để phục vụ cho việc lập
kế hoạch
• Xây dựng đầy đủ và chi tiết các kế hoạch ngân sách theo thời kì ngân sách
ngắn hơn.
• Thực hiện việc kiểm soát ngân sách để tạo điều kiện cho việc dự báo ngân
sách kì kế hoạch tiếp theo.
II. GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN
1. Về công tác xây dựng kế hoạch ngân sách
1.1. Giải pháp về mặt kĩ thuật
Để có thể hỗ trợ tốt cho công tác lập kế hoạch đòi hỏi xí nghiệp phải:
Thứ nhất, đổi mới và nâng cấp thiết bị máy móc phục vụ công việc hàng ngày
và thu thập thông tin. Máy móc xí nghiệp đã sử dụng trên 10 năm nên hay hỏng
hóc, nên được đầu tư đổi mới. Đồng thời thiết lập lại hệ thống thông tin nội bộ
cũng như hệ thống mạng Internet. Điều này sẽ giúp quá trình thu thập, trao đổi
thông tin diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hơn, tạo điều kiện cho quá trình thu
thập thông tin để xây dựng kế hoạch .
Thứ hai, thiết lập các biểu mẫu thống nhất cho việc lập các ngân sách, kiểm
tra ngân sách. Những biểu mẫu này sẽ bao gồm những chỉ tiêu mà doanh nghiệp

hay gặp phải và tổ chức thu thập thông tin thực tế từ những số liệu kế toán trong
quá khứ làm cơ sở cho những dự báo trong tương lai. Xí nghiệp cũng nên xây dựng
đầy đủ các báo cáo ngân sách: bảng cân đối kế toán dự báo và báo cáo lưu chuyển
tiền tệ. Các kế hoạch ngân sách nên được chia thành các kì ngân sách ngắn hơn: có
thể theo quí hoặc theo tháng.
Thứ ba, phương pháp dùng để dự báo cần phải rõ ràng và thích hợp. Thực tế
đã chứng minh rằng phương pháp dự báo rất quan trọng. Lựa chọn được phương
pháp thích hợp sẽ tăng độ chính xác của những dự báo và giảm nhẹ rất nhiều việc
chỉnh sửa khi kiểm soát sau này. Nếu hệ thống thông tin thu thập tốt thì xí nghiệp
nên lập kế hoạch vận tải dựa trên những thông tin về các hội nghị phục vụ để từ đó
thiết lập ngân sách cho thích hợp. Để làm được điều này xí nghiệp nên tổ chức một
bộ phận chuyên thu thập thông tin và có kế hoạch trước đó càng sớm càng tốt. Các
dự toán ngân sách chi phí nhìn chung tại xí nghiệp đều hợp lí, tuy nhiên để nâng
cao hoạt động của xí nghiệp thì những dự báo này phải thể hiện được việc khuyến
khích, hỗ trợ tăng sản lượng vận tải, tăng doanh thu.
Thứ tư, xí nghiệp nên sử dụng mô hình để dự báo cho những báo cáo ngân
sách. Mô hình sẽ giảm nhẹ đáng kể việc tính toán và cho kết quả khá chính xác.
Việc xây dựng mô hình sẽ giúp ích rất nhiều cho xí nghiệp khi xí nghiệp tiến hành
kiểm soát và xây dựng ngân sách cho các kì tiếp theo. Báo cáo ngân sách sẽ được
đầy đủ và chi tiết hơn chứ không chỉ bao gồm những chỉ tiêu đơn giản như trước
nữa, mà việc xây dựng cũng không tốn quá nhiều thời gian.
1.2. Giải pháp về mặt tổ chức
Cần phải tổ chức tốt công tác xây dựng kế hoạch ngân sách. Bởi vì xí nghiệp
có nhiều phòng ban và kiêm nhiệm nhiều chức năng mà công tác xây dựng kế
hoạch cần sự tham gia của mọi người. Công tác kế hoạch ngân sách không phải
công việc của riêng một phòng ban nào. Và hầu như các kế hoạch khác nhau đều
bắt đầu từ việc xác định kế hoạch vận tải. Vì thế, việc dự tính sản lượng vận tải
phải chính xác ngay từ đầu để làm cơ sở cho các bản kế hoạch ngân sách sau đó.
Những cán bộ trong quá trình xây dựng kế hoạch sản lượng vận tải phải hoàn thành
việc dự toán một cách nhanh nhất cho việc thực hiện dự tính những kế hoạch khác

đảm bảo đúng tiến độ. Cần phải tạo một cơ chế hợp lí để mọi người cùng tham gia
vào quá trình xây dựng kế hoạch. Và thật sự cần thiết nếu công ty có những kế
hoạch dài hạn hơn, những chiến lược cho một tương lai khi doanh nghiệp công ích
bị xoá bỏ. Với những phương tiện cao, những mác xe chất lượng và đặc biệt là
thương hiệu Chính phủ, thực sự V75 có thể làm được nhiều điều hơn bây giờ. Tổ
chức một định hướng có những đột phá không phải là không làm đúng theo qui
định của Nhà nước mà là cùng với Nhà nước phát triển để thể hiện năng lực thực
sự của một doanh nghiệp Nhà nước. Việc có được những tổ chức về mặt định
hướng là yếu tố làm cho các bản ngân sách thực sự phát huy vai trò của nó và thể
hiện được đầy đủ những gì mà người xây dựng muốn với đứa con đẻ của mình.
Xí nghiệp cũng nên có một Ban ngân sách riêng. Bởi việc hoạch định ngân
sách không chỉ dừng lại ở việc xây dựng và phê duyệt tại Ban kế hoạch vào mỗi kì
kế hoạch mà phải tiến hành kiểm soát hàng kì hành động ngân sách. Nên việc có
một Ban ngân sách để xem xét việc báo cáo các sai lệch cũng như các phương án
điều chỉnh của các cán bộ phòng ban một cách thống nhất và đảm bảo đúng định
hướng. Khi xí nghiệp đã tiến hành kiểm soát và đã có kinh nghiệm thì Ban không
cần làm việc thường xuyên như lúc đầu. Lúc này các cán bộ phòng ban đã có nhiều
kinh nghiệm và không cần thiết phải trình tất cả các báo cáo lên cấp trên như trước
nữa.
1.3. Giải pháp về mặt năng lực
Bên cạnh đó xí nghiệp cũng nên bồi dưỡng chuyên môn về hoạch định ngân
sách cho các cán bộ xây dựng kế hoạch. Phải làm thế nào để mọi người có con mắt
khác hẳn về hoạch định ngân sách. Họ không còn nghĩ lập ngân sách chỉ là để đối
phó mà quan trọng hơn là họ đang làm cho chính sự phát triển của doanh nghiệp và
đồng lương của mình. Để làm được điều này công ty có thể áp dụng một số giải
pháp như: thực hiện đào tạo định kì về nghiệp vụ nhằm củng cố trình độ chuyên
môn, hoặc khuyến khích nhân viên tham gia các khoá học công tác kế hoạch trong
các doanh nghiệp tại các trường đại học lớn trong và ngoài nước; tổ chức cập nhật
những thông tin mới, những qui định mới để làm cơ sở cho việc hoạch định; công
ty cũng có thể chú trọng đến việc đánh giá trình độ và chất lượng của từng nhân

viên, trên cơ sở đó bố trí đúng người đúng việc…
2. Đề xuất tiến hành kiểm soát thực hiện ngân sách
Đây chính là giải pháp quan trọng để làm cho kế hoạch ngân sách tại xí
nghiệp được xây dựng có ý nghĩa hơn. Thông quan kiểm soát, ngân sách sẽ dần
dần bộc lộ những ưu và khuyết điểm của mình để từ đó có những điều chỉnh hợp lí
giúp tăng cường quản lí trong xí nghiệp.
Để minh hoạ những công việc cần phải thiết lập, người viết xin phép được
tiến hành kiểm soát ngân sách cho Quí I, 2005, trên cơ sở kế hoạch ngân sách được
trình bày trong chương II.
Công việc kiểm soát sẽ được bắt đầu bằng việc kiểm soát các báo cáo ngân
sách bởi vì đây là kết quả cho biết một cách tổng thể của doanh nghiệp và từ đó có
thể tìm ra được nguyên nhân qua việc thực hiện kiểm tra các ngân sách khác.
Bảng 18: Báo cáo kết quả kinh doanh QuíI/2005
Chỉ tiêu
Kế hoạch Thực hiện Th/kh
1. Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ 2342676560 2419277997 1.033
2. Giá vốn hàng bán 2083411032 2659848883 1.277
3. Lợi nhuận gộp 185140528 -240570886 -1.299
4. Doanh thu hoạt động tài chính 25000000 20606027 0.824
5. Chi phí tài chính 1000000
6. Chi phí bán hàng 2925105
7. Chi phí quản lí 278762000 311448165 1.117
8. Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh doanh -77546577 -531413024 6.853
9. Thu nhập khác 440000000 592857145 1.347
10. Chi phí khác 250000000
11. Lợi nhuận khác 150000000 592857145 3.952
12. Tổng lợi nhuận trước thuế 72453423 61444121 0.848
13. Thuế thu nhập doanh nghiệp phải nộp 23185095 17204354 0.742
14. Lợi nhuận sau thuế
49268328 44239767 0.898

Nhận xét một cách tổng quát phần lớn các con số thực hiện đều vượt con số
dự toán trừ lợi nhuận. Doanh thu tăng nhưng lợi nhuận lại giảm. Sự không hoàn
thành kế hoạch về lợi nhuận đề ra đã làm cho lợi nhuận của toàn năm bị thay đổi đi
rât nhiều( giả thiết kì tiếp theo diễn biến như kế hoạch) chỉ còn lại lợi nhuận là 126
triệu thay vì 130 triệu như kế hoạch đề ra (xem bảng dưới)
Bảng 19:Báo cáo KQKD được lập theo số liệu kiểm tra cuối Quí I
BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH DỰ BÁO
1. DT bán hàng và CCDV 2419277997 2464776560 2493376560 2419676560 9720506240
2. Giá vốn hàng bán 2659848883 2263157837 2289418357 2221747017 9434172095
3. Lợi nhuận gộp -240570886 201618723 203958203 197929543 286334145
4. Doanh thu hđ tài chính 20606027 1000000 0 10000000 31606027
5. Chi phí tài chính 1500000 1000000 1000000 3500000
6. Chi phí bán hàng 3450687 3490727 3387547 10328962
7. Chi phí quản lí 311448165 257410000 253195000 263867000 1085920165
8. Lợi nhuận thuần từ HĐKD -531413024 -59741965 -53727525 -60325005 -781808955
9. Thu nhập khác 592857145 300000000 250000000 300000000 1442857145
10. Chi phí khác 156000000 200000000 200000000 556000000
11. Lợi nhuận khác 592857145 144000000 50000000 100000000 886857145
12. Tổng lợi nhuận trước thuế 61444121 84258035 -3727525 39674995 105048190
13. Thuế TN DN phải nộp 17204354 26962571 0 12695999 55670116
14. Lợi nhuận sau thuế 44239767 57295464 -3727525 26978997 125979511
Nguyên nhân gây ra hiện tượng này là do giá vốn hàng bán đã tăng đột biến
27% và chi phí quản lí cũng tăng:11.7%. Đây là những ngưỡng rất đáng được quan
tâm. Vậy nguyên nhân gây ra tình trạng chi phí vượt quá này là do đâu?
Câu trả lời có thể có hai phương án: một là do chúng ta đã dự toán sai, hoặc
chi tiêu quá đà.
Để tìm lời giải đáp này chúng ta phải lần lượt xem lại các chi phí từ chi phí
nguyên vật liệu, đến chi phí quản lí. Kế toán sẽ giúp chúng ta kiểm tra lại các con
số này. Và nguyên nhân đã được tìm ra là do chúng ta đã không tính đến việc chi
tiêu trong quí này. Đó là do quí I là quí có Tết Âm lịch và những chi tiêu quản lí

chung đã vượt quá ngưỡng cho phép. Lỗi này thực sự thuộc về người dự toán. Cần
phải coi đó là kinh nghiệm cho các lần hoạch định sau. Để trong các quí tiếp theo
của kì ngân sách không bị phá hỏng kế hoạch cần phải chi tiêu thật tiết kiệm thì
mới có thể hoàn thành kế hoạch đề ra.
Sau đó chúng ta tiến hành kiểm soát luồng tiền trong công ty đã được lưu
chuyển như thế nào bằng việc kiểm tra báo cáo lưu chuyển tiền tệ dự báo:
Bảng 20: Báo cáo lưu chuyển tiền tệ Quí I/2005

Chỉ tiêu Kế hoạch Thực hiện th/kh
1. Lưu chuyển từ hoạt động sản xuất kinh doanh
Lợi nhuận trớc thuế 72453423 61444121 0.848
Khấu hao TSCĐ(KH) 400000000 1090843466 2.727
Thu nhập do đánh giá lại TS và chênh lệch tỉ giá 500000 7636 0.015
Lãi lỗ trớc khi thay đổi trong TSLD và nợ ngắn hạn 1672953423 1152295223 0.689
Tăng các khoản phải thu 787068711 876710069 1.114
Tăng các khoản phải trả 94373547 45854637 0.486
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động kinh doanh (L1) 791511165.1 2074859929 2.621
2. Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư
Tiền thu do bán tài sản cố đinh (BTSCĐ) 500000000 183190000 0.366
Tiền mua tài sản cố định(MTSCĐ) 0
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động đầu tư(L2) 500000000 183190000 0.366
3. Lưu chuyển tiền từ hoạt động tài chính
Tiền thu từ lãi tiền gửi(LTG) 20000000 33282033 1.664
Lưu chuyển tiền thuần từ hoạt động tài chính(L3) 20000000 33282033 1.664
Lưu chuyển tiền thuần trong kì(L) 1311511165 228398732
Tiền tồn đầu kì(Lk-1) 3027578752 3305471845 1.092
Tiền tồn cuối kì(Lk) 4339089917 3533870577 0.814
Như vậy việc không hoàn thành kế hoạch về lợi nhuận ở trên đã phần nào ảnh
hưởng đến kế hoạch lưu chuyển tiền tệ. Ở đây có rất nhiều chỉ tiêu không được
hoàn thành. Xem xét chúng ta thấy một số khoản mục thực sự do lỗi dự toán như