LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ TRONG DOANH NGHIỆP

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
TRONG DOANH NGHIỆP
1.1. Thực chất của cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.1.1. Khái niệm
1.1.1.1. Quản lý
Quản lý là một phạm trù có liên quan mật thiết với hợp tác lao động. Mác
cho rằng, quản lý xuất hiện như là một kết quả tất nhiên của sự chuyển nhiều lao
động tản mạn, độc lập với nhau thành một quá trình lao động xã hội, có nghĩa là
lao động chung nào mà tiến hành trên một quy mô lớn đều có sự chỉ đạo để điều
hoà một vấn đề, các hoạt động cá nhân, các mục đích cá nhân. Sự chỉ đạo đó phải
là chức năng chung, tức là chức năng phát sinh từ sự khác nhau giữa vận động của
cơ chế sản xuất với những vận động cá nhân hợp thành cơ chế sản xuất đó.
Quản lý được hiểu theo nghĩa chung nhất là sự tác động có tổ chức, có mục
đích của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý nhằm duy trì tính trội của hệ thống,
nhằm đưa hệ thống tới mục tiêu tốt nhất trong điều kiện môi trường biến động.
Bất kỳ tổ chức, đơn vị kinh doanh nào, hệ thống quản lý cũng bao gồm hai
phân hệ: Chủ thể quản lý và đối tượng hay còn gọi là bộ phận quản lý và bộ phận
bị quản lý.Trong hệ thống này, giữa hai bộ phận có mối quan hệ qua lại gọi là mối
quan hệ quản lý.
Bộ phận quản lý bao gồm các chức năng quản lý; đội ngũ cán bộ quản lý,
bao gồm: Giám đốc, phó Giám đốc, trưởng và phó các phòng ban, bộ phận;hệ
thống các mối quan hệ quản lý,các phương tiện vật chất kỹ thuật để thực hiện trong
quá trình quản lý, hệ thống các phương pháp quản lý.
Bộ phận bị quản lý bao gồm hệ thống các phân xưởng, các bộ phận sản xuất,
hệ thống máy móc thiết bị, các phương pháp công nghệ.
Hai bộ phận này có quan hệ qua lại mật thiết và tác động qua lại lẫn nhau tạo nên
một chỉnh thể thống nhất. Mối quan hệ đó được thể hiện qua sơ đồ sau:
1 1
Như vậy chủ thể quản lý trên cơ sở mục tiêu đã xác định, tác động lên đối
tượng quản lý bằng những quyết định của mình và thông qua hành vi của đối tượng
quản lý, chủ thể quản lý có thể điều chỉnh các quyết định đưa ra.

Thông qua mối liên hệ trên, chúng ta thấy rằng, muốn quản lý hiệu quả cần
phải có bộ máy quản lý hoàn thiện.
1.1.1.2. Bộ máy quản lý
Bộ máy quản lý là một hệ thống liên kết các bộ phận, phòng ban có chức
năng, nhiệm vụ và quyền hạn nhất định trong doanh nghiệp nhằm hoàn thành các
mục tiêu, mục đích một cách có hiệu quả, góp phần làm cho doanh nghiệp chủ
động, linh hoạt, thích ứng với sự biến động không ngừng của cơ chế thị trường.
1.1.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận, các đơn vị, cá nhân
khác nhau có mối quan hệ qua lại, phụ thuộc lẫn nhau được chuyên môn hoá và có
những cấp, những khâu khác nhau nhằm đảm bảo những chức năng quản trị và
mục đích chung đã được xác định của doanh nghiệp.
Việc tạo lập cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp cho phép chúng ta
tổ chức sử dụng hợp lý nhất các nguồn lực. Nó cũng cho phép chúng ta xác định rõ
mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể và những trách nhiệm gắn liền với các
cá nhân, các bộ phận của cơ cấu. Nó trợ giúp cho việc ra quyết định hiệu quả thông
qua các thông tin rõ ràng, chính xác. Đồng thời, nó cũng giúp ta xác định cơ cấu
quyền lực của tổ chức.
Cấu thành nên cơ cấu tổ chức bộ máy phải là các bộ phận chuyên môn có
trình độ, được sắp xếp theo một thứ tự cấp bậc nhất định.
Nói tóm lại, tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là nhằm đảm bảo sự vận
hành của bộ máy quản lý và không tách rời mục tiêu, nhiệm vụ của đơn vị.
Thực chất của quản lý doanh nghiệp là quản lý con người, yếu tố cơ bản của
lực lượng sản xuất, thông qua đó sử dụng hợp lý các tiềm năng, cơ hội của doanh
2 2
nghiệp vì con người được xem là nguồn lực của mọi nguồn lực. Quản lý là nhân tố
hết sức quan trọng để nâng cao năng suất lao động, tăn hiệu quả kinh tế của sản
xuất kinh doanh.
Mục đích của cơ cấu tổ chức là nhằm lập ra một hệ thống chính thức gồm
các vai trò, nhiệm vụ mà con người có thể thực hiện sao cho có sự cộng tác thống

nhất để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp.
1.1.1.4. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý là loại hoạt động riêng biệt của lao động quản lý, thể hiện
những phương hướng tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng quản lý. Việc xác
định đúng đắn chức năng quản lý là tiền đề cần thiết, khách quan để có thể quản lý
doanh nghiệp theo hướng chuyên, tinh, gọn, nhẹ và có hiệu lực.
Có hai cách phân loại chức năng quản lý:
Một là: phân loại theo nội dung và quá trình quản lý
Theo chuyên gia nổi tiếng về quản trị doanh nghiệp H.Fayd, quản lý có thể
bao gồm các chức năng chủ yếu sau:
- Chức năng dự báo: Nhằm lựa chọn chiến lược dài hạn, trả lời được ba câu
hỏi cơ bản của doanh nghiệp: sản xuất cái gì? sản xuất cho ai? sản xuất như thế
nào?
- Chức năng tổ chức: Nhằm sắp xếp, bố trí tận dụng mọi nguồn lực trong nội
bộ, thực hiện bổ nhiệm các chức vụ quản lý.
- Chức năng phối hợp: Nhằm đảm bảo kết hợp các mặt hoạt động tạo sự hài
hoà, cân đối tối ưu trong quá trình sản xuất kinh doanh.
- Chức năng chỉ huy: Nhằm thúc đẩy bộ máy hoạt động nhịp nhàng, đúng
hướng, giải quyết các khó khăn vướng mắc một cách dễ dàng
- Chức năng kiểm tra: Nhằm xem xét lại các chỉ thị, mệnh lệnh mà ban lãnh
đạo doanh nghiệp đã ban hành, phân tích sự ăn khớp giữa thực tiễn hoạt động với
chương trình, mục tiêu đã đề ra.
3 3
Hai là: Phân loại theo mối quan hệ trực tiếp giữa các mặt hoạt động sản xuất
kinh doanh( thường áp dụng cho các doanh nghiệp công nghiệp). Cách này gồm
các chức năng sau:
- Chức năng kỹ thuật
- Chức năng thương mại
- Chức năng kế hoạch hoá
- Chức năng hạch toán

- Chức năng tài chính
- Chức năng kiểm tra và phân tích
- Chức năng nhân sự
- Chức năng an ninh, bảo vệ
- Chức năng hành chính, pháp chế
- Chức năng tổ chức đời sống tập thể và hoạt động xã hội.
Trong thực tế hoạt động của các doanh nghiệp, cả hai cách phân loại trên đều
được kết hợp thực hiện.
1.1.2. Những yêu cầu, nguyên tắc đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ
máy quản lý doanh nghiệp
Xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý trong doanh nghiệp
là vấn đề vô cùng phức tạp, đòi hỏi mỗi doanh nghiệp phải đạt được.
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý được hình thành từ những mục tiêu, mục
đích mà doanh nghiệp đã chọn, nó góp phần quan trọng làm cho doanh nghiệp linh
động, sáng tạo, chủ động thích ứng với sự biến động của cơ chế thị trường. Vì vậy,
cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp là một công cụ chứ không phải mục
đích trong quản lý.
Nền kinh tế hiện nay đòi hỏi việc hoàn thiện bộ máy quản lý phải hợp lý, phù
hợp với từng doanh nghiệp.
1.1.2.1.Những yêu cầu đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
4 4
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hạt nhân trung tâm, ảnh hưởng trực tiếp tới
sự tồn tại và phát triển của doanh nghiệp. Vì vậy, xây dựng và hoàn thiện cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý phải bảo đảm những yêu cầu sau:
- Tính tối ưu:
Giữa các khâu và các cấp quản trị đều thiết lập những mối quan hệ hợp lý
với số lượng cấp quản lý ít nhất không thừa, không thiếu, không chồng chéo chức
năng nhiệm vụ, quyền hạn rõ ràng, đảm bảo thông tin thông suốt, không bị sai lệch
trong việc ra quyết định để bộ máy quản trị luôn đi sát phục vụ hoạt động sản xuất
kinh doanh được liên tục và phát triển.

- Tính linh hoạt:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp phải có khả năng thích ứng với
mọi tình huống, mọi sự biến động, mọi hoàn cảnh nhằm đáp ứng một cách mau lẹ,
kịp thời trong công tác quản lý của doanh nghiệp cũng như cơ cấu tổ chức bộ máy
có khả năng sáng tạo, chủ động, linh hoạt, thích ứng với những sự biến động của
thị trường.
- Tính tin cậy:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải đảm bảo các thông tin được doanh
nghiệp sử dụng là chính xác, đạt hiệu quả. Nhờ đó mà sự phối hợp hoạt động
nhiệm vụ của các phòng ban bộ phận trong việc sản xuất trong việc sản xuất kinh
doanh được nâng cao. Muốn vậy, cơ cấu tổ chức bộ máy phải được cấu thành bởi
những người có năng lực và phẩm chất tốt.
- Tính kinh tế:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý phải sử dụng chi phí quản trị sao cho đạt hiêu
quả cao nhất với chi phí bỏ ra thấp nhất có thể. Tiêu chuẩn để xem xét yêu cầu này là
mối tương quan giữa chi phí dự định bỏ ra và kết quả thu về.
- Phải bảo đảm chế độ một thủ trưởng:
5 5
Yêu cầu này nhằm đảm bảo tính tập trung dân chủ trong doanh nghiệp.
Thực chất của chế độ một thủ trưởng là quyền quyết định thuộc về một người.
Người đó có nhiệm vụ quản lý toàn diện các mặt hoạt động của đơn vị mình, được
trao những trách nhiệm, quyền hạn nhất định và chịu hoàn toàn trách nhiệm về
quyết định của mình.
1.1.2.2. Những nguyên tắc đối với việc hoàn thiện cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý
doanh nghiệp
Trong những năm vừa qua, Nhà nước ta luôn coi trọng việc hoàn thiện cơ
cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp và luôn coi đây là một trong những nội
dung chủ yếu của đổi mới trong doanh nghiệp.
- Xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy phải xuất phát từ nhiệm vụ và mục tiêu
của doanh nghiệp theo hướng phát triển. Bởi vậy, việc tiến hành tập hợp đầy đủ

thông tin để xác định cơ cấu tổ chức là rất quan trọng. Một cơ cấu hình thành phải
thoả mãn và đáp ứng được việc thực hiện nhiệm vụ, mục tiêu đề ra, có khả năng
biến nó thành hiện thực và yêu cầu có hiệu quả cao nhất.
- Từ công việc, nhiệm vụ để biến thành tổ chức, hình thành bộ máy và lựa
chọn con người. Sự xuất hiện của tổ chức bộ máy hay bố trí con người cụ thể trong
hệ thống quản trị là do yêu cầu của nhiệm vụ sản xuất đặt ra. Sự cần thiết của nó
chính là ở chỗ phải đảm nhận những chức năng do quá trình sản xuất kinh doanh
quy định.
Việc xây dựng tổ chức và hệ thống tổ chức phải đi liền với việc xây dựng
trách nhiệm, quyền hạn, nhiệm vụ và lề lối phối hợp hoạt động đảm bảo cho sự chỉ
đạo thống nhất, thông suốt và mau lẹ. Muốn vậy, các hoạt động và mối quan hệ
trong hoạt động của cả hệ thống tổ chức phải được quy định bằng văn bản dưới
dạng điều lệ, nội quy, quy chế…
6 6
Trong phạm vi từng doanh nghiệp, việc tổ chức cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý phải thoả mãn việc đảm bảo nguyên tắc chế độ một thủ trưởng, trách nhiệm cá
nhân, trên cơ sở đảm bảo và phát huy quyền làm chủ, quyền quyết định toàn diện
về các mặt liên quan đến doanh nghiệp và từng bộ phận phòng ban được giao cho
một người.
Ngoài việc phải đảm bảo những nguyên tắc trên cơ cấu tổ chức bộ máy quản
lý phải phù hợp với quy mô sản xuất thích ứng với đặc thù kỹ thuật của doanh
nghiệp, phải chuyên sâu, tinh gọn và rõ ràng. Đồng thời phải hoàn thành đầy đủ
mọi chức năng quản lý, đảm bảo mọi quyết định của bộ máy quản lý được đưa ra
nhanh nhất, khoa học nhất, sát với thực tiễn, đáp ứng được nhiệm vụ và mục tiêu
của doanh nghiệp theo hướng phát triển.
1.1.3. Các mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy doanh nghiệp
Một vấn đề quan trọng trong xây dựng cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là xác
định một cách đúng đắn và rõ ràng các loại liên hệ giữa các bộ phận, các cấp, các
nhân viên quản lý và doanh nghiệp. Nhìn chung, trong thực tế, một tổ chức thường
có ba loại liên hệ đó là:

- Liên hệ trực thuộc: là loại liên hệ giữa thủ trưởng với cán bộ nhân viên trong
bộ phận; giữa cán bộ có vị trí chỉ huy trực tuyến cấp trên và cấp dưới.
- Liên hệ chức năng: là loại liên hệ giữa các bộ phận chức năng với nhau
trong quá trình chuẩn bị quyết định cho thủ trưởng hoặc giữa các bộ phận chức
năng cấp trên với cán bộ nhân viên chức năng cấp dưới nhằm hướng dẫn, giúp đỡ
về chuyên môn nghiệp vụ.
- Liên hệ tư vấn: là loại liên hệ giữa cơ quan lãnh đạo chung , giữa cán bộ chỉ
huy trực tuyến với các chuyên gia kinh tế, kỹ thuật, pháp chế với các hội đồng
được tổ chức theo từng loại công việc.
Trên cơ sơ xác định đúng đắn, hợp lý những loại liên hệ nói trên, mỗi bộ
phận, cá nhân trong cơ cấu tổ chức quản lý nhận rõ nhiệm vụ, vị trí của mình.
7 7
1.2.Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp.
Các nhân tố ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
1.2.1. Các kiểu cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý doanh nghiệp
Cơ cấu cơ bản của một tổ chức , doanh nghiệp tuỳ thuộc vào quy mô của
Công ty, của ngành nghề và tính phức tạp của những vấn đề gặp phải. Hình thức
chung nhất của cơ cấu tổ chức là tuyến và biên chế nhưng có một số dạng khác
nhau của hình thức cơ bản này.
1.2.1.1. Cơ cấu trực tuyến( đường thẳng)
Đây là cơ cấu tổ chức đơn giản nhất, trong đó có một cấp trên và một cấp
dưới chịu trách nhiệm về toàn bộ công việc của đơn vị dựa trên nguyên tắc thống
nhất chỉ huy, người thừa hành chỉ nhận và thi hành mệnh lệnh từ người phụ trách là
cấp trên trực tiếp và đó cũng là người chịu hoàn toàn trách nhiệm về cấp dưới của
mình. Toàn bộ những vấn đề được giải quyết theo một kênh liên hệ đường thẳng,
cấp lãnh đạo doanh nghiệp trực tiếp điều hành và chịu trách nhiệm về sự tồn tại và
phát triển của doanh nghiệp.
Cơ cấu tổ chức trực tuyến thường được áp dụng trong những doanh nghiệp
nhỏ, sản phẩm không phức tạp, tính sản xuất liên tục.
Loại cơ cấu này được thể hiện qua sơ đồ dưới đây:

Lãnh đạo doanh nghiệp
X. Cơ khí lớn
Phôi mẫu
Người lãnh đạo tuyến
Người lãnh đạo tuyến n
Đơn vị 1
Đơn vị 2
Đơn vị 3
…………
……....
8 8


- Đặc điểm: Người lãnh đạo trong doanh nghiệp thực hiện tất cả các chức
năng quản trị, quản lý, mối liên hệ trong cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý giữa các
thành viên được liên hệ theo đường thẳng, người thực hiện chỉ nhận mệnh lệnh của
một cấp trên trực tiếp mà thôi.
- Ưu điểm:
+ Đơn giản, rõ ràng do thống nhất chỉ huy, dễ thực hiện chế độ một thủ
trưởng, mệnh lệnh thi hành nhanh.
+ Tách biệt rõ ràng các trách nhiệm, tăng cường được trách nhiệm cá nhân.
+ Giải quyết hiệu quả các mâu thuẫn do cấp dưới chịu mệnh lệnh đồng thời
của các cấp trên và ngược lại, mà ở đây,các cấp dưới chịu mệnh lệnh của cùng một
cấp trên.
- Nhược điểm:
+ Ngăn cách và thiếu sự phối hợp giữa các bộ phận.
+ Thiếu sự linh hoạt sáng tạo do việc báo cáo thông tin phải đi qua đường
vòng kênh đã quy định, làm cho những quyết định đưa ra không kịp thời, dễ làm
mất cơ hội.
+ Không tận dụng được tài năng của những người dưới quyền do sử dụng

hạn chế số lượng cán bộ quản lý.
9 9
+ Tình trạng quá tải đối với cấp quản lý, đòi hỏi phải có năng lực sáng tạo,
có kiến thức toàn diện tổng hợp để thực hiện tốt các chức năng quản lý của mình.
+ Dễ làm xuất hiện các nguy cơ của sự quan liêu.
Do những đặc điểm trên mà kiểu cơ cấu này chỉ thích hợp với những công ty
thương mại.
1.2.1.2. Cơ cấu chức năng( song trùng lãnh đạo)
Kiểu cơ cấu này cho phép cán bộ phụ trách các phòng chức năng có quyền ra
mệnh lệnh về các vấn đề có liên quan đến chuyên môn của họ cho các phân xưởng,
các bộ phận sản xuất dựa trên chuyên môn hoá theo chức năng công việc.
- Đặc điểm: Với cơ cấu này, nhiệm vụ quản trị được phân chia cho các đơn
vị riêng biệt theo các chức năng quản trị và hình thành nên những người lãnh đạo
chuyên môn hoá, chỉ đảm nhiệm thực hiện một chức năng nhất định. Những người
thuộc cấp dưới nhận mệnh lệnh không chỉ từ lãnh đạo doanh nghiệp mà còn từ lãnh
đạo các chức năng khác.
Loại cơ cấu này được thể hiện dưới dạng sơ đồ sau:
Người lãnh đạo doanh nghiệp
Người lãnh đạo chức năng 1
Người lãnh đạo chức năng 2
Bộ phận sản xuất 2
Bộ phận sản xuất 1
Bộ phận sản xuất n
10 10

- Ưu điểm:
+ Thu hút được các chuyên gia vào công tác lãnh đạo, giải quyết các vấn đề
chuyên môn thành thạo hơn, giảm bớt gánh nặng cho cán bộ chỉ huy chung của
doanh nghiệp.
+ Cơ cấu phân chia các nhiệm vụ rõ ràng, thích hợp với những lĩnh vực

chuyên môn mà cá nhân được đào tạo.
+ Cơ cấu cung cấp một nền đào tạo tốt cho cho các nhà phụ trách mới, giúp
họ áp dụng kiến thức được đào tạo vào thực tế nhanh hơn.
- Nhược điểm:
+ Lãnh đạo doanh nghiệp trong cơ cấu này phải phối hợp hoạt động với những
lãnh đạo chức năng nhưng do khối lượng công việc thuộc công tác quản lý lớn nên khó
khăn trong việc phối hợp được tất cả các mệnh lệnh của họ.
+ Cơ cấu dẫn tới các công việc nhàm chán ở một tuyến. Đồng thời, việc liên
lạc qua các lĩnh vực kỹ thuật khó khăn và xung đột giữa các đơn vị có thể tăng, con
đường liên lạc qua tổ chức có thể trở nên phức tạp.
11 11