THỂ THỨC VĂN BẢN

THỂ THỨC VĂN BẢN
4.1. Khái niệm về thể thức văn bản
Thể thức của văn bản được hiểu là thành phần kết cấu của văn bản, là hình
thức khuôn mẫu bắt buộc.
Ngoài phần chính của văn bản( nội dung của văn bản) sẽ được soạn theo đặc
thù cụ thể của từng loại văn bản như trình bày theo chương mục hay điều khoản,
các phần như tiêu ngữ, tên cơ quan ban hành văn bản, số ký hiệu văn bản, địa danh
ngày tháng, tên loại văn bản, phần trích yếu, nơi nhận, chữ ký và con dấu, khổ giấy,
để lề phải theo một quy định thống nhất. Thực tế trong hệ thống văn bản quản lý
của ta cần phải được chấn chỉnh để đi đến thống nhất theo khuôn mẫu.
4.2. Nội dung thể thức văn bản
4.2.1.Tiêu ngữ
* Kết cấu của tiêu ngữ: Quốc hiệu (tên nước), chế độ chính trị, mục tiêu xây
dựng xã hội.
* Trình bày tiêu ngữ: Đặt tiêu ngữ ở phần trên, giữa trang giấy và được định
dạng với phông chữ, cỡ chữ và kiểu chữ nhất định.
Ví dụ:
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
[Vntime H; 13; Đậm]
Độc lập – tự do – hạnh phúc
[Vntime; 13; Đậm]
4.2.2. Tên cơ quan ban hành văn bản
Tên cơ quan ban hành văn bản ghi ở góc trái đầu văn bản, in hoa đạm nét.
Nếu là cơ quan Nhà nước trực thuộc thì ghi cơ quan chủ quản trực tiếp trên một
cấp.
Phông ; cỡ; kiểu chữ [Vntime; 13; Đứng]
Ví dụ:
UBND TP. Hà Nội
Sở Văn hóa – Thông tin
Bộ Giáo dục – Đào tạo
Đại học Kinh tế Quốc dân

Viết như sau là thừa:
Bộ Giáo dục - Đào tạo
Đại học Kinh tế Quốc dân
Khoa Khoa học quản lý.
Chú ý: 1. Nếu cần có thể ghi: Địa chỉ, điện thoại, Fax, biểu tượng ở dưới phần tên cơ quan
ban hành văn bản.
2. Đối với UBND các cấp: Cấp Quận, Huyện nên đề tỉnh tránh lẫn một số quận,
huyện.
Ví dụ:
TP.Hồ Chí Minh
Quận 3
UBND phường 6
4.2.3. Số và ký hiệu của văn bản
* Phần số văn bản:
Phần số văn bản ghi dưới tên sơ quan ban hành văn bản. Thông thường đánh số thứ
tự từ 01, từ ngày 01 tháng 01 dương lịch đến hết năm. Phần số giúp vào sổ đăng ký thuận
tiện, giúp cho việc lưu trữ, sắp xếp, tìm kiếm, trích dẫn dễ dàng. Sau phần số có dấu
ngăn(/).
Phông; cỡ; kiểu [Vntime ;13; Đứng]
*Phần ký hiệu văn bản:
Ký hiệu văn bản là phần chữ viết tắt, in hoa của tên loại văn bản và tên cơ quan ban
hành văn bản. Giữa tên loại văn bản và tên cơ quan ban hành văn bản có dấu gạch ngang
(-).
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [Vntime ; 13; Đứng]
Ví dụ: Số 52/QĐ - UB
Số 01/ QĐ - TCCB
Chú ý:
1.Nếu văn bản không có tên loại (Công văn) thì phần số, ký hiệu văn bản được trình
bày theo thứ tự: Phần số, tên cơ quan ban hành văn bản và cuối cùng là tên đơn vị soạn
thảo.

Ví dụ: Số 01/UB - VP
Số 900/ VPCP - HC
Số 05/ KTQD -HCTH
2.Nếu là văn bản quy phạm pháp luật thì sau phần số là năm ban hành văn bản.
Ví dụ: Số 14/2003/NĐ - CP
4.2.4. Phần địa danh, ngày tháng
Địa danh chính là nơi cơ quan đóng.
Ngày, tháng, năm là thời điểm vào sổ, đăng ký phát hành. Phần địa danh, ngày tháng
ghi dưới tiêu ngữ, góc phải. Sau địa danh có dấu phẩy.
Ví dụ : Hà Nội, ngày 01 tháng 01 năm 2008
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [ Vntime ; 13; nghiêng]
4.2.5. Tên văn bản
Tên văn bản đặt dưới phần địa danh, ngày tháng, đặt ở giữa trang. Tên loại văn bản
in hoa đậm.
Phông ; cỡ ; kiểu chữ [VntimeH ; 14 ; Đậm]
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH
CHỈ THỊ
THÔNG TƯ
4.2.6. Phần trích yếu
Trích yếu là câu văn ngắn gọn, tóm tắt chính xác, đầy đủ nội dung chính hoặc nêu
mục đích của văn bản. Đối với văn bản có tên gọi, phần trích yếu đặt dưới tên loại văn bản.
Đối với Công văn, phần trích yếu đặt dưới phần số và ký hiệu Bắt đầu phần trích yếu có
chữ v/v (về việc).
Ví dụ: QUYẾT ĐỊNH CỦA CHÍNH PHỦ
v/v ban hành Quy chế ghi nhãn hàng hóa lưu thông trong nước và hàng hóa xuất
nhập khẩu
Trình bày phông, cỡ chữ, kiểu chữ:
. Phần trích yếu cho văn bản có tên [Vntime ; 14 ; Đậm]
. Phần trích yếu cho Công văn [Vntime ; 13 ; Đứng]
4.2.7. Phần nơi nhận

Nơi nhận ghi tên cơ quan, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm thi hành văn bản. Tên cơ
quan, cá nhân phối hợp thực hiện văn bản và tên cơ quan, cá nhân để biết, để báo cáo, để
theo dõi. Phần nơi nhận ghi ở cuối, góc trái và được trình bày theo kiểu gach đầu dòng.
Chú ý:
1.Phần nơi nhận cũng chính là số lượng phát hành văn bản.
2.Không nhầm giữa nơi nhận và nơi gửi. Nơi gửi ghi trên đầu văn bản, dưới địa danh
ngày tháng ( áp dụng cho Công văn, văn bản không có tên loại).
1.Nơi nhận: Ghi thứ tự từ cấp trên đến cấp dưới
2.Riêng Quyết định ghi:
-Như điều…(thường là điều cuối)
-Các cơ quan khác
-Lưu.
3.Phần nơi nhận thường ghi thêm mục đích vào bên cạnh tên cơ quan.
-…(để báo cáo)
-…(để phối hợp)
-…(để thực hiện)
Trình bày phông chữ: cỡ chữ, kiểu chữ:
+ Hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ;12;Nghiêng - Đậm]
+ Các dòng dưới hai chữ “Nơi nhận”: [Vntime ; 11 ; Đứng]
4.2.8. Chữ ký và con dấu
+ Phần chữ ký
Chữ ký thể hiện tính pháp lý của văn bản. Ký phải đúng thẩm quyền. Thông thường
một văn bản chỉ có một chữ ký ( trừ văn bản liên tịch). Cơ quan làm việc theo chế độ thủ
trưởng, người ký ghi nhân danh cơ quan ban hành văn bản. Cơ quan làm việc theo chế độ
tập thể, qua bầu cử thì người ký phải thay mặt cơ quan đó.
Phân cấp thẩm quyền ký:
-Thủ trưởng và phó thủ trưởng của đơn vị ký những văn bản có nội dung quan trọng.
-Cán bộ phụ trách dưới thủ trưởng cơ quan một cấp có thể được ủy quyền ký một số
văn bản thông thường giao dịch.
-Việc ủy quyền phải được thể hiện bằng văn bản hoặc ghi trong Quy chế làm việc

của cơ quan.
Các ký hiệu khi ký:
*Nhân danh cơ quan ký
Giám đốc
(Ký tên - đóng dấu)
*Cấp phó khi ký thay ghi ký hiệu K/T (ký thay)
K/T Giám đốc
Phó Giám đốc
(Ký tên - đóng dấu)
*Cấp được ủy quyền ký phải ghi T/L (thừa lệnh)
T/L Giám đốc
Trưởng phòng TCCB
(Ký tên - đóng dấu)
*Thay mặt cơ quan ký phải ghi T/M (thay mặt)
T/M Chính phủ
Thủ tướng
(Ký tên – đóng dấu)