LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

LÝ LUẬN CHUNG VỀ CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN
LÝ VÀ MÔ HÌNH CƠ CẤU TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ
I. Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
1. Khái niệm về cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý:
Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là tổng hợp các bộ phận (đơn vị và
cá nhân) có mối quan hệ phụ thuộc lẫn nhau, được chuyên môn hoá, có
những nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm nhất định, được bố trí theo
những cấp, những khâu khác nhau nhằm thực hiện các hoạt động của
tổ chức và tiến tới những mục tiêu đã xác định.
Cơ cấu tổ chức thể hiện cách thức trong đó các hoạt động của tổ
chức được phân công giữa các phân hệ, bộ phận và cá nhân. Nó xác
định rõ mối tương quan giữa các hoạt động cụ thể, những nhiệm vụ,
quyền hạn và trách nhiệm gắn liền với các cá nhân, bộ phận, phân hệ
của tổ chức, và các mối quan hệ quyền lực bên trong tổ chức.
2. Phân biệt cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý và bộ máy quản lý:
Bộ máy quản lý của một tổ chức là hệ thống các bộ phận, các
phân hệ, cá nhân với trách nhiệm, quyền hạn nhất định được phân công
thực hiện điều hành mọi hoạt động của tổ chức nhằm thực hiện mục
tiêu của tổ chức.
Như vậy về mặt lý thuyết, cơ cấu bộ máy quản lý là khái niệm rộng
hơn. Nếu như bộ máy quản lý chỉ bao gồm các bộ phân, các phân hệ,
cá nhân và trách nhiệm của từng phân hệ, cá nhân đó thì cơ cấu bộ
máy quản lý còn bao gồm thêm mối quan hệ giữa các bộ phận, phân hệ,
cá nhân đó: tính chuyên môn hoá, tính phối hợp, quyền hạn và trách
nhiệm trong đó, sự ảnh hưởng của mỗi bộ phận, phân hệ tới cả bộ máy
như thế nào.
Nếu như nhìn vào bộ máy quản lý của một công ty chúng ta chỉ có
thể nhìn thấy được họ bao gồm những ai, họ có quyền hạn và trách
nhiệm gì ở mỗi vị trí để thực hiện điều hành công ty đạt mục tiêu thì khi
nhìn vào cơ cấu bộ máy quản lý chúng ta lại có thể biết được họ làm thế
nào để đạt được các mục tiêu đó: họ phối hợp với nhau trong công việc

như thế nào, mỗi vị trí quản lý phải chịu trách nhiệm trước ai (cấp trên
trực tiếp), họ thực hiện sự uỷ quyền như thế nào…Qua đó chúng ta có
thể đo lường được sức khoẻ của công ty đó: bộ máy có lành mạnh và
đảm bảo thích nghi với sự biến đổi hay không và nó giúp được gì cho
quá trình thực hiện mục tiêu của tổ chức.
3. Khái niệm về mô hình cơ cấu bộ máy quản lý:
Mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là một sơ đồ thể hiện các bộ phận,
các phân hệ, các cá nhân và các mối quan hệ quyền hạn, trách nhiệm
giữa các phân hệ, các bộ phận hay cá nhân đó. Mô hình này cho chúng
ta biết mức độ chuyên môn hoá, phối hợp giữa các vị trí lãnh đạo và các
phòng ban trong một công ty.
4. Vai trò của cơ cấu bộ máy quản lý:
Trong doanh nghiệp bộ máy quản lý đóng vai trò hết sức quan
trọng, nó được coi như là một cơ quan đầu não điều khiển mọi hoạt
động của các bộ phận trong doanh nghiệp, nó quyết định số phận của
doanh nghiệp thông qua hiệu quả quản lý, nó phản ánh sự nghiệp đi lên
của doanh nghiệp.
Bộ máy quản lý không chỉ tác động đến năng suất và hiệu quả kinh
tế của tổ chức mà còn tác động đến sự hài lòng với công việc của người
lao động. Cơ cấu phải được thiết kế nhằm khuyến khích sự tham gia
chủ động của các thành viên trong tổ chức, do đó tác động đến việc cải
thiện hoạt động của tổ chức.
Những thiếu sót của cơ cấu tổ chức sẽ dẫn đến những động lực và
tinh thần lao động thấp, những quyết định chậm trễ và không thích hợp,
những xung đột và thái độ thiếu hợp tác, sự kém nhạy cảm với những
thay đổi và thách thức bên ngoài và làm tăng chi phí hoạt động.
5. Các yếu tố ảnh hưởng đến việc xây dựng mô hình cơ cấu bộ máy quản lý tổ
chức:
Không một yếu tố riêng lẻ nào có thể quyết định hoàn toàn cơ cấu
tổ chức. Ngược lại nó chịu ảnh hưởng của nhiều yếu tố về môi trường

bên trong và bên ngoài tổ chức với mức độ thay đổi trong từng trường
hợp:
5.1. Chiến lược:
Chiến lược và cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý là hai mặt không thể
tách rời trong cơ sở phân tích: các cơ hội và đe doạ của môi trường,
những điểm mạnh và điểm yếu của tổ chức trong đó có cơ cấu đang tồn
tại. Ngược lại xây dựng mô hình cơ cấu bộ máy quản lý là để phục vụ
việc thực hiện các mục tiêu chiến lược nên nó sẽ phải thay đổi khi có sự
thay đổi chiến lược. Động lực khiến các tổ chức phải xây dựng lại mô
hình sự kém hiệu quả của nó trong việc thực hiện các chiến lược cũ.
Tuy nhiên cũng phải nhớ rằng không phải bất kì một sự thay đổi
nào trong chiến lược cũng dẫn đến sự thay đổi mô hình.
5.2. Quy mô của tổ chức và mức độ phức tạp của tổ chức:
Quy mô và mức độ phức tạp trong hoạt động của tổ chức có ảnh
hưởng lớn đến cơ cấu tổ chức. Tổ chức có quy mô lớn, thực hiện
những hoạt động phức tạp thường có mức độ chuyên môn hoá, tiêu
chuẩn hóa, hình thức hoá cao hơn, nhưng lại ít tập trung hơn các hình
thức nhỏ, thực hiện những hoạt động không quá phức tạp.
5.3. Công nghệ:
Đặc điểm chung và mức độ phức tạp của công nghệ mà doanh
nghiệp đó đang sử dụng có thể ảnh hưởng đến việc tổ chức bộ máy
quản lý:
Các tổ chức chú trọng công nghệ cao thường có tầm quản lý thấp
nên mô hình xây dựng phải được bố trí sao cho tăng cường được khả
năng thích nghi của tổ chức trước sự thay đổi nhanh chóng về công
nghệ. Các tổ chức khai thác công nghệ mới thường có xu hướng sử
dụng các cán bộ cấp cao học vấn và kinh nghiệm về kỹ thuật, các cán
bộ quản lý có chủ trương đầu tư cho các dự án hướng vào việc hậu
thuẫn và duy trì vị trí dẫn đầu của tổ chức về mặt công nghệ và đảm bảo
sự điều phối hoạt động một cách chặt chẽ trong việc ra các quyết định

liên quan đến hoạt động chính của tổ chức và công nghệ.
5.4. Thái độ của lãnh đạo cấp cao và năng lực của đội ngũ nhân lực:
Thái độ của ban lãnh đạo cấp cao có thể tác động đến cơ cấu tổ
chức. Các cán bộ quản lý theo phương thức truyền thống thường thích
sử dụng những hình thức tổ chức điển hình như tổ chức theo chức
năng với hệ thống thứ bậc, hướng tới sự kiểm soát tập trung, không có
sự phân tán với các đơn vị chiến lược.
Khi lựa chọn mô hình cũng phải xem xét yếu tố năng lực của đội
ngũ nhân viên. Nhân lực có trình độ cao thường hướng tới mô hình
quản lý mở trong khi đó các nhân viên cấp thấp và công nhân kỹ thuật
có tay nghề cao thường thích mô hình có nhiều tổ đội, bộ phận được
chuyên môn hoá.
5.5. Môi trường:
Những tính chất của môi trường như tính tích cực, tính phức tạp và
mức độ thay đổi có ảnh hưởng đến cơ cấu tổ chức. Trong điều kiện môi
trường phong phú về nguồn lực, đồng nhất, tập trung và ổn định, tổ
chức thường có cơ cấu cơ học, trong đó việc ra quyết định mang tính
tập trung với những chỉ thị nguyên tắc, thể lệ cứng rắn vẫn có thể mang
lại hiệu quả cao. Ngược lại , tổ chức muốn thành công trong điều kiện
khan hiếm về nguồn lực, đa dạng, phân tán và thay đổi nhanh chóng
thường phải thay đổi nhanh chóng thường phải xây dựng cơ cấu tổ
chức với các mối liên hệ hữu cơ, trong đó việc ra quyết định mang tính
chất phi tập trung với các tổ đội đa chức năng.
5.6. Nhiệm vụ sản xuất của doanh nghiệp:
Hiện nay việc nhìn nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh và tổ chức
bộ máy quản lý là hai mặt không thể tách rời nhau trong công tác quản
lý doanh nghiệp. Hay nói cách khác đó là căn cứ vào nhiệm vụ sản xuất
kinh doanh để xác lập lên cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp sao cho phù
hợp với đặc điểm sản xuất kinh doanh đó.
5.7. Địa bàn hoạt động:

Địa bàn tập trung hay phân tán cũng ảnh hưởng đến cơ cấu tổ
chức bộ máy quản lý. Việc mở rộng địa bàn hoạt động hoặc phân tán
địa bàn hoạt động cũng đòi hỏi có sự bố trí lại lao động nói chung và lao
động quản lý nói riêng, có thể phải dẫn đến sự xuất hiện của một cơ cấu
tổ chức quản lý mới.
6. Các yêu cầu của mô hình cơ cấu bộ máy quản lý:
Việc xây dựng mô hình cơ cấu tổ chức cho mỗi công ty phải đảm
bảo những yêu cầu sau:
- Tính thống nhất trong mục tiêu: mỗi cơ cấu được coi là có kết quả
nếu nó cho phép mỗi cá nhân góp phần vào các mục tiêu của tổ chức.
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo tuyến 1 Lãnh đạo tuyến 2
A1 A2 AN B1 B2 BN
- Tính tối ưu: giữa các bộ phận và cấp tổ chức đều thiết lập những
mối quan hệ hợp lý với số cấp nhỏ nhất, nhờ đó cơ cấu sẽ mang tính
năng động cao, luôn đi sát và phục vụ mục đích đề ra của tổ chức.
- Tính tin cậy: Cơ cấu tổ chức phải đảm bảo tính chính xác, kịp thời,
đầy đủ của các thông tin được sử dụng trong tổ chức, nhờ đó đảm bảo
phối hợp tốt các hoạt động và nhiệm vụ của tất cả các bộ phận của tổ
chức.
- Tính linh hoạt: được coi là một hệ tĩnh, cơ cấu tổ chức phải có khả
năng linh hoạt thích ứng với bất kì tình huống nào xảy ra trong tổ chức
và ngoài môi trường.
- Tính hiệu quả: cơ cấu tổ chức phải đảm bảo thực hiện những mục
tiêu của tổ chức với chi phí nhỏ nhất.
II. Một số mô hình cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý cơ bản:
1. Theo mỗi quan hệ quyền hạn của tổ chức( cách tiếp cận hệ thống):
1.1. Cơ cấu trực tuyến:
Là mô hình cơ cấu đơn giản nhất được xây dựng theo đường
thẳng, chỉ có một chủ thể cấp trên và một chủ thể cấp dưới chịu trách

nhiệm về toàn bộ công việc của toàn bộ đơn vị.
Sơ đồ 1: Mối quan hệ theo quyền hạn trực tuyến

Trong đó: A
1,
A
2
...A
N
; B
1
, B
2
…B
N
là những người thực hiện trong các
bộ phận.
Đặc điểm của mô hình cơ cấu tổ chức trực tuyến:
- Trong tổ chức sử dụng mối quan hệ trực tuyến: mỗi cấp chỉ có một
người quản lý trực tiếp.
- Người quản lý trực tuyến ở mỗi cấp tự mình điều hành không có
các cơ quan chức năng giúp việc, có nghĩa là mỗi người quản lý phải
thực hiện tất cả các chức năng quản lý và chịu trách nhiệm hoàn toàn
về hệ thống dưới quyền của mình.
Ưu điểm:
- Tuân thủ chế độ một thủ trưởng nên tạo ra sự thống nhất chung
cho toàn tổ chức.
- Mối quan hệ đơn giản, đồng thời chế độ trách nhiệm rõ ràng.
Nhược điểm:
- Nó đòi hỏi nhà quản lý phải có kiến thức tổng hợp, toàn diện

- Không thể thực hiện trong điều kiện phức tạp, đòi hỏi tính chuyên
môn hoá cao trong một tổ chức.
- Không sử dụng được các chuyên gia trong khi gánh nặng quản lý
đè lên vai các nhà lãnh đạo trực tuyến.
- Sự phối hợp ngang giữa các bộ phận yếu.
Thường mô hình này chỉ áp dụng với các tổ chức bé và kinh doanh
đơn lĩnh vực, đơn thị trường hoặc áp dụng với các bộ phận cấp thấp đối
với công ty lớn, phức tạp.
1.2. Cơ cấu trực tuyến - chức năng:
Lãnh đạo tổ chức
Lãnh đạo tuyến I Lãnh đạo chức năng ALãnh đạo chức năng BLãnh đạo tuyến II
A1 A2 AN B1 B2 BN
Là mô hình cơ cấu kết hợp những ưu điểm chính của hai loại hình
cơ cấu trực tuyến và cơ cấu chức năng hình thành cơ cấu mang tính
liên hợp.
Sơ đồ 2: mối quan hệ trong cơ cấu trực tuyến- chức năng.
Trong đó: A
1,
A
2
…A
N
; B
1,
B
2
…B
N
là những người thực hiện trong các
bộ phận.

Đặc điểm:
- Sử dụng đồng thời 3 loại quyền hạn: trực tuyến, chức năng, tham
mưu.
- Vẫn duy trì lãnh đạo trực tuyến
- Người phụ trách các bộ phận chức năng, các tuyến đóng vai trò
tham mưu cho thủ trưởng. Họ được giao nhiệm vụ quản lý lĩnh vực nhất
định: thu thập thông tin về quyết định, giúp phân tích xử lý thông tin để
lựa chọn ra quyết định, giúp tổ chức thực hiện quyết định cho cấp dưới
bằng cách đôn đốc, kiểm tra.
Ưu điểm:
- Một mặt giữ được chế độ uỷ quyền, mặt khác phát huy được kiến
thức kinh nghiệm của chuyên gia
- Họ có thể ra quyết định theo sự phân quyền và uỷ quyền.
Nhược điểm:
- Có thể tạo ra quá nhiều bộ phận chức năng làm mô hình trở nên
quá cồng kềnh, phức tạp, phản ứng chậm với những thay đổi của môi
trường.
- Chi phí quản lý tăng.
Mô hình này được sử dụng phổ biến trong thực tế, đặc biệt là các tổ chức có
vừa phức tạp trên lĩnh vực chuyên môn, vừa phức tạp trên phương diện tổ chức.