THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẢI PHÒNG

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC ĐẤU THẦU CỦA CÔNG TY
CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN XÂY DỰNG HẢI PHÒNG
2.1. Tình hình tham gia công tác đấu thầu của Công ty cổ phần xây dựng
Hải Phòng
Công tác đấu thầu là một hoạt động vô cùng quan trọng, bởi nó không
chỉ liên quan đến sự tồn tại và phát triển bền vững của công ty trong nền
kinh tế thị trường, mà nó còn là vấn đề góp phần ổn định và phát triển xã hội.
Với sự đổi mới kinh tế đặc biệt trong lĩnh vực xây dựng cơ bản đã buộc phải
có một quy chế đấu thầu để qủan lý một cách thống nhất, hiệu quả hoạt động
đấu thầu trong cả nước.
Công ty cổ phần xây dựng Hải Phòng là một doanh nghiệp liên doanh,
hoạch toán độc lập có khả năng tham gia đấu thầu các công trình, dự án thuộc
lĩnh vực kinh doanh ngành nghề mình. Công ty tham gia đấu thầu với tư cách
là một nhà thầu được thiết lập bởi cơ quan liên doanh với một đơn vị khác.
Những thành quả bước đầu của công ty đạt được là kết qủa của nhiều
yếu tố song một trong những yêú tố quan trọng hàng đầu là công ty ngày
càng coi trọng công tác đấu thầu. Do đó Công tác đấu thầu của công ty có thể
biểu hiện qua việc tham gia hoạt động đấu thầu của một công trình cụ thể
công ty mới tiến hành. Đó là gói thầu xây dựng nhà 9 tầng – Công ty Jista Ý
– Thành phố Hải Phòng
Khi bên mời thầu có thông báo mời thầu, công ty công ty cổ phần xây
dựng Hải Phòng nếu muốn tham gia đấu thầu thì phải cử cán bộ đến để mua
hồ sơ mời thầu.
Trước khi mua hồ sơ mời thầu, cán bộ của công ty xem xét, đánh giá yêu
cầu của gói thầu có phù hợp với khả năng của công ty hay không? nếu thực
hiện nó khả năng có lãi thì nhà thầu phải tính được tương đối lợi nhuận là bao
nhiêu.. Sau đó khi xem xét đánh giá các bộ công ty mới mua hồ sơ mời thầu.
Sau đây em xin trình bày quy trình đấu thầu của công ty ;
Công tác đấu thầu của Công ty cổ phần xây dựng Hải Phòng được chia
làm 2 giai đoạn do 2 phòng chức năng đảm nhiệm.
Phòng kinh doanh: chịu trách nhiệm ở giai đoạn tiếp thị mua hồ sơ dự

thầu.
Phòng kinh tế và phòng kỹ thuật: chịu trách nhiệm ở giai đoạn lập, nộp
hồ sơ dự thầu, ký kết hợp đồng và giao khoán.
Ngoài ra thì việc tham gia công tác đấu thầu của Công ty cổ phần xây
dựng Hải Phòng cũng đã được coi trọng góp phần tới sự thắng thầu của công
ty.
2.1.1. Công tác mua hồ sơ dự thầu
Sự phát triển của nền kinh tế thị trường không nằm ngoài quy luật cạnh
tranh khắc nhiệt. Có nghĩa là cạnh tranh vừa là động lực thúc đẩy sự phát
triển, vừa là con đường dẫn đến sự diệt vong của các đơn vị yếu kém. Người
ta nói rằng cạnh tranh trong các doanh nghiệp xây dựng không những khốc
liệt mà còn gay gắt hơn một số lĩnh vực khác. Vì vậy, để tồn tại và phát triển
các doanh nghiệp xây dựng phải tìm các biện pháp và phương thức áp dụng
cho các hoạt động kinh doanh của mình. Trước tình hình đó Công ty cổ phần
xây dựng Hải Phòng đã coi công tác tiếp thị và mua hồ sơ mơì thầu là một
hoạt động có rất quan trọng góp phần tới sự thắng thầu của công ty. Trong
giai đoạn mua hồ sơ mời thầu thì phòng kinh doanh còn có nhiệm vụ tìm
hiểu nguồn thông tin về:
- Chủ đầu tư.
- Ban quản lý dự án công trình.
- Cơ quan lập dự án.
- Giới thiệu uy tín, năng lực của công ty.
Công ty đánh giá cao về đội ngũ các bộ "ngoại giao" trong công tác giới
thiệu năng lực của công ty và tìm hiểu về các yếu tố quan trọng của các bên
mời thầu. Bởi vậy là những thông tin quý giá gốp phần quyết định đến sự
thắng thầu của công ty.
Trong công tác tiếp thị và mua hồ sơ mời thầu của công ty, các chi phí
được thanh toán theo kế hoạch do giám đốc công ty duyệt. Riêng quy định về
chi phí và lệ phí đấu thầu theo quy chế đấu thầu mới đã quy định giúp công ty
giảm đáng kể chi phí mua hồ sơ mời thầu. Trước đây công ty thường phải

mua với giá một hồ sơ là 1.000.000 đồng đến 1.500.000 đồng thì nay thống
nhất là 500.000 đồng.
2.1.2. Công tác lập, nộp hồ sơ dự thầu và ký kết hợp đồng
Tiếp thị hay việc nghiên cứu thư mời thầu nhằm thu thập những thông
tin ban đầu về các vấn đề liên quan đến dự án:
- Chủ đầu tư, chủ quản thầu, ban quản lý dự án nhằm xác định mức độ
thuận lợi trong đấu thầu cũng như thi công công trình cả về kỹ thuật và tài
chính.
- Nguồn vốn và quy mô dự án, đặc điểm kỹ thuật cũng như tài chính
nhằm xác định sự phù hợp của yêu cầu xây dựng và năng lực của công ty để
sớm có căn cứ tham gia hoặc ngược lại.
- Tranh thủ tìm hiểu mức độ đánh giá chung của thị trường về nằng lực
của Công ty cổ phần xây dựng Hải Phòng nhằm xác định chính xác hơn các
chiến lược trong công tác lập hồ sơ dự thầu cũng như đấu thầu.
Các thông tin tiếp thị này có ý nghĩa mở đường cho việc lập hồ sơ dự
thầu, tập trung khai thác các thế mạnh mà các đơn vị khác kèm hơn cũng như
bước đầu tại ra sự chú ý và quan tâm mà chủ đầu tư đối với Công ty cổ phần
xây dựng Hải Phòng .
Sau khi mua hồ sơ mời thầu, công ty xem xét các điều kiện của gói thầu
đối với đơn vị dự thầu. Công tác đấu thầu đòi hỏi khắt khe về thời gian cũng
như sự chính xác về kết quả tính toán, nên thông thường để hoàn thành một
hồ sơ dự thầu toàn bộ cán bộ trong phòng kỹ thuật được huy động. Xem xét
vấn đề này ở công tác đấu thầu xây dựng nhà 9 tầng Công ty Jista Ý như sau:
Là một gói thầu được tổ chức đấu thầu hạn chế với những điều kiện đối
với nhà thầu là:
- Có quyết định thành lập doanh nghiệp
- Có đăng ký kinh doanh và chứng chỉ hành nghề xây dựng được cấp có
thẩm quyền cấp theo quyết định 500/ BXD - CSXD ngày 18/9/1996 của Bộ
trưởng Bộ xây dựng và đăng ký hoạt động trên địa bàn thành phố Hải Phòng.
2.1.2.1. Lập hồ sơ dự thầu

Có thể nói rằng đây là công việc quan trọng nhất quyết định đến khả
năng thắng thầu của công ty. Hồ sơ dự thầu thể hiện năng lực của nhà thầu
đối với bên mời thầu và là căn cứ để bên mời thầu đánh giá khả năng của
công ty lựa chọn nhà thầu. Hồ sơ dự thầu đòi hỏi kiến thức, năng lực, công
sức và thời gian rất nhiều nhằm giúp cho nhà thầu thể hiện được khả năng
"trội" của mình trước hội đồng chấm thầu.
Tại Công ty cổ phần xây dựng Hải Phòng trong quá trình lập hồ sơ dự
thầu đặc biệt cần chú ý tới phân tích rủi ro dự án. Mặc dù trong điều lệ quản
lý đầu tư và xây dựng ban hành kèm theo nghị định 52/1999 NĐ- CP tại điều
27 nội dung thẩm định dự án đầu tư có đề cập: các vấn đề rủi ro của dự án có
thể xảy ra trong quá trình đầu tư. Nhưng vẫn chưa có một định chế phát lý
nào cho việc quản lý rủi ro dự án... Dẫu vậy, ở công ty đặc điểm này là rất nổi
bật làm tăng thêm điểm mạnh của mình. Cùng với sự đảm bảo một nguồn
vốn lớn ở đối tác liên doanh, cộng với sự giúp đỡ đặc biệt về mặt kiến thức
của các chuyên gia nước ngoài. Khi lập một hồ sơ dự thầu cán bộ lãnh đạo
của công ty đã phân tích rủi ro và tìm ra cách quản lý nó, điều này thể hiện từ
khâu xác định mục tiêu đến xác định các rủi ro đến lượng hoá các rủi ro cho
đến việc giả quyết các rủi ro.Quản lý rủi ro trong xây dựng giúp làm tăng
hiểu biết về dự án một cách cặn kẽ hơn, tạo điều kiện cho việc lập một kế
hoạch dự án liên tục hơn, chính xác hơn cả về chi phí và thời gian. Việc tìm
hiểu, phân tích về quản lý rủi ro trong xây dựng, với mục đích quản lý rủi ro
được xác định là yếu tố "thời gian" của công trình ( tiến độ thi công); chi phí
của công trình ( giá thành công trình) hay chất lượng công trình.
Trong hồ sơ dự thầu công trình xây dựng tòa nhà 9 tầng Công ty Jista
Hải Phòng gồm các nội dung cơ bản sau:
(1) Thư mời thầu.
(2) Đơn dự thầu.
(3) Bản lãnh dự thầu.
(4) Các phục lục khác.
(5) Cam kết đảm bảo vốn để thi công.

(6) Các tài liệu về doanh nghiệp.
+ Quyết định thành lập doanh nghiệp số 1942/CP do Bộ kế hoạch và đầu
tư cấp ngày 28/6/1997.
+ Giấy phép hành nghề xây dựng số 997/BXĐ ngày 3/7/1998 của Bộ
xây dựng.
+ Bản giới thiệu quá trình hoạt động, năng lực thi công và sản xuất của
doanh nghiệp.
(7) Bảng tính giá thi công
(8) Quy trình thi công.
(9) Tiến độ thi công.
(10) Thư giảm giá.
Trong hồ sơ mời thầu người ta bóc tách thành từng nhóm công việc do
các nhóm khác nhau thực hiện.
a. Nhóm kỹ thuật
Nhóm kỹ thuật của công ty bóc tách, tính toán trên cơ sở thiết kế kỹ
thuật và bản vẽ. Chịu trách nhiệm về mặt kỹ thuật về mặt kỹ thuật, thực hiện
các công việc sau:
* Dựa trên bản vẽ thiết kế kỹ thuật trong hồ sơ mời thầu bóc tách khối
lượng công việc cần làm.
Như vậy nhà thầu phải hiểu rõ công việc nào phải làm thông qua bảng
tiên lượng dự toán chi tiết. Thông qua bảng này nhà thầu có thể tính giá trị dự
thầu. Điều quan trọng ở đây là nhóm kỹ thuật phải khẳng định tiên lượng đã
bao gồm tất cả các công việc phải làm trong quá trình thi công. Có những
công việc mà nhà thầu khi tiến hành tiên lượng công việc không được chào vì
vậy nhà thâù khi trúng thầu vẫn phải thực hiện để đảm bảo chất lượng công
trình như đã cam kết.
* Công tác chuẩn bị thi công
- Thời gian thi công:
Thời gian thi công là một bài toán quan trọng cần được giải quyết trong
hồ sơ dự thầu, nó không chỉ thể hiện năng lực nhà thầu trước ban chấm thầu

mà còn ảnh hưởng rất lớn đến chi phí và kết quả kinh doanh. Cùng một chất
lượng và khối lượng thi công, thời gian càng nhỏ thì chi phí càng nhỏ.Tuy
nhiên, thời gian thi công không phải là một bài toán chủ quan, nó phụ thuộc
rất nhiều yếu tố khách quan và ngẫu nhiên: điều kiện thời tiết, sự bấp bênh
của thị trường cung cấp vật liệu, sự phát sinh yêu cầu về một chủng loại vật
liệu hay dịch vụ đặc biệt không có sẵn, sự chậm chễ hay mức độ thiếu quan
tâm của của các bộ máy Nhà nước, trong vấn đề duyệt thiết kế, duyệt vốn,
duyệt thanh toán... sự thay đổi nhân lực bất lợi về hiệu quả giải quyết các
công việc trong quá trình thi công.
Do yếu tố ảnh hưởng đến thời gian thi công đề xuất là rất nhiều và
không kiểm soát hết được, việc tính toán thời gian thi công trong hồ sơ dự
thầu chỉ có thể căn cứ vào một vài yếu tố cố định trên cơ sở khối lượng công
việc thực tế, khả năng công nghệ và một số dự toán có tính chất lượng kinh
nghiệm. Tuy nhiên, thời gian thi công đến nay chưa phải là điều kiện ràng
buộc khi nó phát sinh bất lợi do những khách quan đem lại.
Trên cơ sở hồ sơ thiết kế kỹ thuật thi công công trình, khối lượng các
công việc, điều kiện thi công, mặt bằng thi công, yêu cầu chất lượng và thời
gian đòi hỏi hoàn thành công trình cũng như khối lượng máy móc, nguồn
nhân lực của công ty có thể huy động cho công trình mà nhóm kỹ thuật tính
toán thời gian tối ưu nhất.
- Chuẩn bị mặt bằng;
Việc chuẩn bị mặt bằng bao gồm:
- Phá dỡ các công trình cũ.
- Dọn dẹp, vận chuyển.
- Tạo mặt bằng và chuẩn bị thi công
- Xác định nguồn điện, nước, điện thoại..
Tất cả các nhà tạm, phế thải, cỏ rác hiện có trên mặt bằng công trình sẽ
được tiến hành thu dọn sạch sẽ. Sau đó khu vực công trình sẽ được rào lại
bằng hàng rào chuyên dùng bằng tôn để bảo vệ và ngăn tương đối độc lập
giữa khu công trình và khu sinh hoạt. Đảm bảo an toàn cho mọi người.

Chuẩn bị nguồn điện, nước cho công trình.
- Dự kiến nhân lực: Nhân lực thực hiện cho thi công công trình được
tính toán theo công thức:
N=
Trong đó:
N: Nhân lực trung bình trong 1 ngày.
Gi: Khối lượng xây lắp thứ 1.
Ni: Định mức công nhân ( ĐM 56/ BXD - VKT) Chi cho công tác xây
lắp thứ 1.
T: Tổng tiến độ thi công.
+ Số lượng nhân lực được biên chế làm nhiều đội.
- Đội vận chuyển bốc dỡ vật tư, phế thải, đào đất và lao động phổ thông
khác.
- Các đội thi công phần thô.
- Các đội hoàn thiện.
* Tính toán khối lượng máy móc cần huy động cho công trình:
Tuỳ theo từng công trình, yêu cầu về thời gian mà nhóm kỹ thuật tính
toán khối lượng máy móc cần thiết huy động sao cho đảm bảo hoàn thành
công trình trong điều kiện hiện có.
Tính toán khối lượng máy móc có huy động;
- Chi phí máy thi công là chi phí chiếm tỷ trọng lớn trong tổng lớn nhất
là đối với công trình cao tầng, kết cấu lớn.
- Tiết kiệm chi phí này được thực hiện trên cơ sở yêu cầu thực tế của
từng công việc cũng như cả công trình và năng lực thiết bị hiện có.
Việc tính toán khối lượng máy phải được lập kế hoạch cụ thể, danh mục
thiết bị chi tiết, nguồn huy động cũng như dự phòng trong trường hợp cần
thiết.
Số lượng máy móc cần huy động cho công trình được thể hiện ở danh
sách máy móc thiết bị dự kiến đưa vào công trình. Đó là khối lượng máy móc
thiết bị sẵn sàng được đưa vào sử dụng khi trúng thầu.

* Biện pháp thi công:
- Xác định tuyến thi công: thông thường công trình thi công được xác
định rõ hai tuyến. Ví dụ đối với công trình nhà 9 tầng Công ty Jista Hải Phòn.
1. Phần thô và hoàn thành trong được thi công từ dưới lên trên (tầng 1
đến tầng 9).
2. Phần hoàn thiện ngoài nhà thi công từ trên xuống (từ tầng 9 đến
tầng1)
Nhóm kỹ thuật căn cứ trên cơ sở Hồ sơ thiết bị kỹ thuật những yêu cầu
trong hồ sơ mời thầu và những căn cứ thực tế công trình, thực tế năng lực
công ty... mà đưa ra biện pháp thi công thích hợp. Biện pháp thi công được
thể hiện trên:
- Bản vẽ biệp pháp thi công công trình.
- Thuyết minh biện pháp thi công.
- Biệp pháp bảo đảm an toàn lao động.
Những biệp pháp thi công này có thể khi trúng thầu còn phải giải thích
nếu có yêu cầu bên mời thầu.
- Trình tự thi công
* Công tác phá vỡ, thu dọn mặt bằng chuẩn bị thi công.
Sau khi nhận bàn giao mặt bằng, đơn vị thi công sẽ rào toàn bộ khu vực
thi công công trình bằng hàng rào tôn, sau đó dùng máy ủi phá hết các loại
trại, nhà tạm hiện có ở công trình, chỗ đất trạt đi chỗ khác và dọn quanh mặt
bằng.