TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH (DÀNH CHO VĂN THƯ)

DỰ ÁN:
DNG6+7 XÂY DỰNG VÀ TRIỂN KHAI CÁC ỨNG DỤNG CNTT-TT
CHO CÁC CƠ QUAN CHÍNH QUYỀN CỦA TP. ĐÀ NẴNG

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

HỆ THỐNG QUẢN LÝ VĂN BẢN VÀ ĐIỀU HÀNH
(DÀNH CHO VĂN THƯ)

Ngày công bố

19/09/2014 .................................................................

Phiên bản

V1.0 ...........................................................................


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

PHIÊN BẢN TÀI LIỆU
Ngày

Phiên

tháng

bản

17/09/2014

1.0

Nội dung sửa đổi

Ghi chú

Soạn thảo và ban hành

THUẬT NGỮ VÀ VIẾT TẮT
STT

Thuật ngữ/Viết tắt

Ý nghĩa

1.

QLVBDH

Quản lý văn bản và điều hành

2.

HSCV

Hồ sơ công việc

3.
4.

2


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

MỤC LỤC
1

2

GIỚI THIỆU.................................................................................................. 8
1.1

Mục đích.................................................................................................... 8

1.2

Phạm vi ..................................................................................................... 8

CÁC THAO TÁC TRUY CẬP HỆ THỐNG.................................................. 9
2.1

Đăng nhập.................................................................................................. 9

2.2

Sử dụng Hệ thống Quản lý Văn bản và điều hành ...................................... 10

3

THÔNG TIN TRANG CHỦ ........................................................................ 11

4

KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ DANH MỤC.......................................... 12

5

4.1

Danh mục Người ký ................................................................................. 12

4.2

Danh mục Loại văn bản ............................................................................ 13

4.3

Danh mục Lĩnh vực văn bản ..................................................................... 14

4.4

Danh mục Sổ văn bản ............................................................................... 15

KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VĂN BẢN ............................................... 16
5.1

Danh sách Văn bản đến ............................................................................ 16

5.1.1 Tiếp nhận Văn bản đến ....................................................................... 16
5.1.2 Xem, tìm kiếm văn bản đến................................................................. 18
5.1.3 Xem chi tiết Văn bản đến .................................................................... 20
5.1.4 Chuyển xử lý văn bản đến ................................................................... 20
5.1.5 Xem dòng luân chuyển văn bản đến .................................................... 22
5.1.6 Xem thông tin bút phê ........................................................................ 22
5.1.7 Xem các Văn bản đi............................................................................ 23
5.1.8 Thêm vào Hồ sơ công việc .................................................................. 23
5.2

Danh sách văn bản đi................................................................................ 24

5.2.1 Thêm mới văn bản đi .......................................................................... 24
5.2.2 Xem danh sách văn bản đi, tìm kiếm ................................................... 26
5.2.3 Xem chi tiết Văn bản đi ...................................................................... 27
5.2.4 Xem dòng luân chuyển văn bản đi ....................................................... 27
1


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

5.2.5 Xem danh sách file đính kèm của VB đi .............................................. 28
5.2.6 Xem các Văn bản đến ......................................................................... 28
5.2.7 Xem danh sách gửi liên thông ra bên ngoài .......................................... 29
5.2.8 Thêm vào Hồ sơ công việc điện tử ...................................................... 29
5.3

Danh sách liên thông ................................................................................ 30

5.4

Hồ sơ công việc........................................................................................ 30

5.4.1 Danh sách hồ sơ công việc chưa xử lý ................................................. 31
5.4.2 Danh sách hồ sơ công việc đã xử lý ..................................................... 33
5.4.3 Danh sách hồ sơ công việc chờ xử lý ................................................... 35
5.4.4 Danh sách hồ sơ công việc lưu kết thúc ............................................... 36
5.4.5 Danh sách hồ sơ công việc phối hợp .................................................... 36
5.4.6 Danh sách hồ sơ công việc chờ ban hành ............................................. 38
5.4.7 Danh sách hồ sơ công việc đã kết thúc................................................. 39
5.4.8 Tìm kiếm Hồ sơ công việc .................................................................. 39
5.4.9 Xem chi tiết Hồ sơ công việc: ............................................................. 40
5.4.10

Quản lý dự thảo ............................................................................... 41

5.4.11

Ban hành dự thảo............................................................................. 43

5.4.12

Tạo hồ sơ công việc ......................................................................... 45

5.5

Hồ sơ công việc điện tử ............................................................................ 46

5.5.1 Quản lý Thư mục hồ sơ công việc điện tử ............................................ 47
5.5.2 Quản lý Hồ sơ công việc điện tử ......................................................... 49
5.5.3 Quản lý Hồ sơ công việc lưu trữ .......................................................... 57
5.6
6

Xem báo cáo thống kê .............................................................................. 60

KHỐI CHỨC NĂNG ĐIỀU HÀNH............................................................. 62
6.1

Trao đổi nội bộ......................................................................................... 63

6.1.1 Đọc tin ............................................................................................... 63
6.1.2 Gửi tin ............................................................................................... 64
6.2

Lịch công tác ........................................................................................... 67

6.2.1 Lịch công tác cá nhân ......................................................................... 67
2


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

6.2.2 Lịch công tác phòng ........................................................................... 69
6.2.3 Lịch công tác cơ quan ......................................................................... 70
6.2.4 Tìm kiếm lịch công tác ....................................................................... 72
6.3

Lịch làm việc ........................................................................................... 72

6.3.1 Quản lý lịch làm việc .......................................................................... 72
6.3.2 Thêm mới lịch làm việc ...................................................................... 74
6.3.3 Xóa lịch làm việc................................................................................ 77
6.4

Quản lý cuộc họp ..................................................................................... 78

6.4.1 Xem, tìm kiếm cuộc họp ..................................................................... 78
6.4.2 Thêm mới cuộc họp ............................................................................ 78
6.4.3 Xem nội dung cuộc họp ...................................................................... 79
6.5

Tài liệu ISO ............................................................................................. 80

3


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

DANH MỤC HÌNH ẢNH
Hình 1:

Giao diện Trang chủ ............................................................................11

Hình 2:

Quản lý danh mục người ký................................................................. 12

Hình 3:

Quản lý danh mục Loại văn bản .......................................................... 13

Hình 4:

Quản lý lĩnh vực văn bản .................................................................... 14

Hình 5:

Quản lý danh mục Sổ văn bản ............................................................. 15

Hình 6:

Tiếp nhận Văn bản đến ....................................................................... 17

Hình 7:

Xem, tìm kiếm Văn bản đến ................................................................. 19

Hình 8:

Chi tiết Văn bản đến ........................................................................... 20

Hình 9:

Chuyển xử lý Văn bản đến................................................................... 21

Hình 10:

Xem dòng luân chuyển Văn bản đến .................................................... 22

Hình 11:

Chuyển tiếp văn bản đến ..................................................................... 22

Hình 12:

Xem thông tin bút phê ......................................................................... 23

Hình 13:

Xem Văn bản đi từ VB đến .................................................................. 23

Hình 14:

Thêm Văn bản đến vào HSCV ............................................................. 23

Hình 15:

Thêm mới Văn bản đi.......................................................................... 24

Hình 16:

Xem, tìm kiếm văn bản đi .................................................................... 26

Hình 17:

Chi tiết Văn bản đi.............................................................................. 27

Hình 18:

Xem dòng luân chuyển Văn bản đi....................................................... 27

Hình 19:

Chuyển tiếp văn bản đi ....................................................................... 28

Hình 20:

Xem thông tin File đính kèm................................................................ 28

Hình 21:

Xem Văn bản đến................................................................................ 29

Hình 22:

Xem danh sách gửi liên thông ............................................................. 29

Hình 23:

Thêm Văn bản đi vào HSCV ................................................................ 29

Hình 24:

Xem danh sách Văn bản liên thông nhận được ..................................... 30

Hình 25:

Danh sách hồ sơ công việc chưa xử lý ................................................. 31

Hình 26:

Chuyển xử lý ...................................................................................... 32

Hình 27:

Thực hiện lưu hồ sơ chờ xử lý ............................................................. 33
4


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Hình 28:

Chuyển ban hành................................................................................ 33

Hình 29:

Danh sách Hồ sơ công việc đã xử lý .................................................... 34

Hình 30:

Thu hồi hồ sơ đã chuyển xử lý ............................................................. 34

Hình 31:

Chuyển lại hồ sơ................................................................................. 35

Hình 32:

Danh sách HSVC chờ xử lý ................................................................. 35

Hình 33:

Tiếp tục xử lý công việc đã lưu chờ xử lý ............................................. 35

Hình 34:

Danh sách phối hợp xử lý ................................................................... 36

Hình 35:

Xem danh sách ý kiến phối hợp xử lý ................................................... 37

Hình 36:

Góp ý phối hợp xử lý .......................................................................... 37

Hình 37:

Xem người cùng phối hợp xử lý ........................................................... 38

Hình 38:

Danh sách dự thảo chờ ban hành ........................................................ 38

Hình 39:

Danh sách hồ sơ công việc Đã kết thúc................................................ 39

Hình 40:

Tiêu chí tìm kiếm HSCV ban đầu ......................................................... 39

Hình 41:

Tiêu chí tìm kiếm dành cho trường hợp Xử lý văn bản đến .................... 40

Hình 42:

Tiêu chí tìm kiếm dành cho trường hợp Xử lý công việc ........................ 40

Hình 43:

Xem chi tiết thông tin công việc ........................................................... 41

Hình 44:

Xem danh sách dự thảo....................................................................... 41

Hình 45:

Thao tác thêm mới dự thảo.................................................................. 42

Hình 46:

Thực hiện cập nhật dự thảo................................................................. 42

Hình 47:

Đánh phiên bản mới cho dự thảo......................................................... 43

Hình 48:

Xem lịch sử các phiên bản dự thảo ...................................................... 43

Hình 49:

Ban hành dự thảo ............................................................................... 44

Hình 50:

Tạo công việc mới .............................................................................. 45

Hình 51:

Danh sách thư mục HSCV điện tử ....................................................... 47

Hình 52:

Thao tác xóa HSCV điện tử ................................................................. 48

Hình 53:

Thêm mới HSCV điện tử ..................................................................... 48

Hình 54:

Cập nhật HSCV điện tử....................................................................... 48

Hình 55:

Phân quyền thư mục HSCV ................................................................. 49

Hình 56:

Danh sách HSCV điện tử .................................................................... 50
5


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Hình 57:

Chi tiết Hồ sơ công việc điện tử........................................................... 50

Hình 58:

Xem danh sách các văn bản của HSCVĐT ........................................... 51

Hình 59:

Chuyển văn bản sang HSCVĐT khác................................................... 51

Hình 60:

Xem thông tin phân quyền ................................................................... 52

Hình 61:

Thực hiện phân quyền HSCV điện tử ................................................... 53

Hình 62:

Thêm mới HSCV điện tử ..................................................................... 54

Hình 63:

Cập nhật HSCV điện tử....................................................................... 55

Hình 64:

Đóng HSCV điện tử ............................................................................ 56

Hình 65:

Xóa HSCV điện tử .............................................................................. 56

Hình 66:

Xem danh sách HSCV được lưu trữ ..................................................... 57

Hình 67:

Chỉnh lý hồ sơ .................................................................................... 58

Hình 68:

Trình hủy hồ sơ................................................................................... 58

Hình 69:

Lịch sử cho mượn hồ sơ ...................................................................... 59

Hình 70:

Gia hạn thời gian mượn hồ sơ............................................................. 60

Hình 71:

Xem báo cáo, thống kê ........................................................................ 62

Hình 72:

Danh sách tin đến ............................................................................... 63

Hình 73:

Đọc tin trao đổi nội bộ........................................................................ 64

Hình 74:

Chọn mail người nhận ........................................................................ 65

Hình 75:

Chọn người gửi theo tên cán bộ .......................................................... 66

Hình 76:

Đính kèm file ...................................................................................... 66

Hình 77:

Danh sách file sau khi thực hiện đính kèm ........................................... 67

Hình 78:

Lịch cá nhân ...................................................................................... 68

Hình 79:

Thêm lịch công tác cá nhân................................................................. 69

Hình 80:

Lịch công tác Phòng ........................................................................... 69

Hình 81:

Lịch cơ quan ...................................................................................... 70

Hình 82:

Tìm kiếm Lịch công tác ....................................................................... 72

Hình 83:

Lịch làm việc theo tháng ..................................................................... 73

Hình 84:

Lịch làm việc theo tuần ....................................................................... 73

Hình 85:

Lịch làm việc theo ngày ...................................................................... 74
6


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Hình 86:

Thêm mới lịch làm việc ....................................................................... 75

Hình 87:

Thêm mới lịch nghỉ trong trường hợp kéo dài nhiều ngày ..................... 76

Hình 88:

Lịch hiển thị sau khi thêm mới............................................................. 77

Hình 89:

Thao tác xóa một lịch đã thiết lập ....................................................... 77

Hình 90:

Xem, tìm kiếm cuộc họp ...................................................................... 78

Hình 91:

Thêm mới cuộc họp............................................................................. 79

Hình 92:

Xem nội dung cuộc họp ....................................................................... 80

7


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

1

GIỚI THIỆU

1.1 Mục đích
Hệ thống quản lý văn bản và điều hành thành phố Đà Nẵng là dự án nằm trong khuôn
khổ dự án DNG 6&7 “Xây dựng và triển khai các ứng dụng CNTT –TT cho các cơ

quan chính quyền của TP. Đà Nẵng”. Hệ thống được thực hiện với mục đích nâng
cấp hệ thống Quản lý văn bản và điều hành trước đây, cũng như hỗ trợ thêm các tính
năng mới thuận tiện hơn cho người dùng trong công tác Quản lý văn bản và điều
hành.
Tài liệu này được sử dụng để hướng dẫn các thao tác chức năng của Văn thư khi sử
dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.
1.2 Phạm vi
Hướng dẫn cách thức sử dụng hệ thống Quản lý văn bản và điều hành đối với người
dùng có vai trò là Văn thư - Lưu trữ.

8


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

2

CÁC THAO TÁC TRUY CẬP HỆ THỐNG

2.1 Đăng nhập
 Truy cập địa chỉ

 Chọn “Đăng nhập”
 Nhập thông tin tài khoản và mật khẩu đăng nhập rồi nhấn Đăng nhập. Với
thông tin tài khoản là email của cán bộ công chức đã được cung cấp (theo cấu
trúc ).

9

DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

2.2 Sử dụng Hệ thống Quản lý Văn bản và điều hành
 Sau khi đăng nhập, màn hình hiển thị các nhóm hệ thống phần mềm phục vụ
cán bộ. Cán bộ nhấn vào hình biểu tượng của Hệ thống Quản lý văn bản và
điều hành hoặc liên kết “QUẢN LÝ VĂN BAN VÀ ĐIỀU HÀNH” để sử dụng
các chức năng của hệ thống Quản lý văn bản và điều hành.

10


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Sau khi kích chọn, cán bộ sẽ theo dõi được trang chủ của hệ thống Quản lý văn bản
và điều hành và các chức năng tương ứng được liệt kê tùy theo đối tượng người dùng
(được phân quyền bởi Quản trị hệ thống).
3

THÔNG TIN TRANG CHỦ

Màn hình trang chủ hiển thị các thông tin tổng hợp về số liệu, tình trạng, cũng như
danh sách đại diện của mỗi loại hồ sơ, thông tin tương ứng.

Hình 1: Giao diện Trang chủ

 Người dùng nhấn vào các thẻ để xem thông tin tổng hợp tương ứng của thẻ
được chọn.

11


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

 Tại mỗi khối thông tin tại trang chủ, người dùng nhấn vào “Xem thêm” để vào
chi tiết chức năng tương ứng.
4

KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN TRỊ DANH MỤC

Tại thanh trình đơn của Hệ thống QLVBDH, rê con trỏ chuột vào “Danh mục”. Danh
sách các chức năng thuộc khối Quản trị danh mục được sổ xuống để người dùng chọn
lựa. Người dùng nhấn chọn vào mục tương ứng cần thực hiện thao tác.

4.1 Danh mục Người ký
 Chọn menu “Danh mục”  “Người ký” để thực hiện quản lý danh mục người
ký.

Hình 2:Quản lý danh mục người ký

 Để thêm mới người ký, nhấn nút “Thêm mới” tại góc phải màn hình. Người sử
dụng chọn người ký từ danh sách được liệt kê hoặc nhập thông tin tên người
ký. Sau khi nhập, nhấn “Lưu” để hoàn thành việc thêm mới.

12


DNG6&7

Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

4.2 Danh mục Loại văn bản
 Chọn menu “Danh mục”  “Loại văn bản” để thực hiện quản lý danh mục
Loại văn bản.

Hình 3:Quản lý danh mục Loại văn bản

 Để tìm kiếm một Loại văn bản, nhập thông tin tên loại văn bản cần tìm rồi
nhấn vào biểu tượng

để thực hiện tìm kiếm.

 Để thêm mới một loại văn bản, nhấn nút “Thêm mới” tại góc phải màn hình.
Người sử dụng nhập thông tin và nhấn “Lưu” để hoàn thành việc thêm mới.
13


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

 Để cập nhật thông tin về loại văn bản, nhấn trỏ chuột vào Tên loại văn bản cần
sửa (các thao tác khi sửa tương tự như khi thêm mới).
4.3 Danh mục Lĩnh vực văn bản
 Chọn menu “Danh mục”  “Lĩnh vực văn bản” để thực hiện quản lý danh
mục Lĩnh vực văn bản.

Hình 4:Quản lý lĩnh vực văn bản

 Để thêm mới danh mục, nhấn nút “Thêm mới” tại góc phải màn hình. Người

sử dụng nhập thông tin và nhấn “Lưu” để hoàn thành việc thêm mới.

14


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

 Để cập nhật thông tin lĩnh vực văn bản, nhấn trỏ chuột vào tên lĩnh vực văn
bản cần sửa (các thao tác khi sửa tương tự như khi thêm mới).
4.4 Danh mục Sổ văn bản
 Chọn menu “Danh mục”  “Sổ văn bản” để thực hiện quản lý danh mục Sổ
văn bản.

Hình 5:Quản lý danh mục Sổ văn bản

 Để tìm kiếm một Sổ văn bản, nhập thông tin tên sổ văn bản cần tìm rồ i nhấn
vào biểu tượng

để thực hiện tìm kiếm.

 Để thêm mới danh mục, nhấn nút “Thêm mới” tại góc phải màn hình. Người
sử dụng nhập thông tin và nhấn “Lưu” để hoàn thành việc thêm mới.

15


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

 Để cập nhật thông tin Sổ văn bản, nhấn trỏ chuột vào tên Sổ văn bản cần sửa
(các thao tác khi sửa tương tự như khi thêm mới).
5

KHỐI CHỨC NĂNG QUẢN LÝ VĂN B ẢN

Tại thanh trình đơn của Hệ thống QLVBDH, rê con trỏ chuột vào “Quản lý văn bản”.
Danh sách các chức năng thuộc khối Quản lý văn bản được sổ xuống để người dùng
chọn lựa. Người dùng nhấn chọn vào mục tương ứng cần thực hiện thao tác.

5.1 Danh sách Văn bản đến
5.1.1 Tiếp nhận Văn bản đến
Tại thanh menu ngang của hệ thống quản lý văn bản điều hành, rê chuột vào mục
“Quản lý văn bản”, nhấn chọn “Danh sách văn bản đến”. Màn hình hiển thị danh sách
văn bản đến mà văn thư đã tiếp nhận.

16


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Nhấn vào biểu tượng “Thêm mới Văn bản đến” để thực hiện thao tác tiếp nhận văn
bản.

Hình 6: Tiếp nhận Văn bản đến

17

DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Để đính kèm theo các file cùng với văn bản đến, nhấn tại mục “File đính kèm”:

Trường hợp văn bản có chọn chuyển xử lý, văn thư nhập thông tin chuyển xử lý (tại
mục Chuyển xử lý) như sau:

Trường hợp cần cập nhật thông tin của VB đến, nhấn “Cập nhật” để thực hiện. Các
thao tác cập nhật tương tự như khi tiếp nhận.
5.1.2 Xem, tìm kiếm văn bản đến
Tại menu “Quản lý văn bản” nhấn vào “Danh sách văn bản đến” để theo dõi thông tin
văn bản đến của đơn vị.

18


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Hình 7:Xem, tìm kiếm Văn bản đến

Tại màn hình này, người dùng có thể thực hiện Tìm kiếm văn bản đến: nhập thông tin
cần tìm và nhấn vào biểu tượng “Tìm kiếm” (như hình trên) để tìm. Danh sách các
văn bản đến thỏa mãn với các tiêu chí đã nhập sẽ hiển thị bên dưới để dễ theo dõi.
Khi danh sách văn bản đến quá dài, các văn bản đến sẽ được liệt kê theo từng trang.
Để hiển thị thông tin các văn bản đến tiếp theo, nhấn vào phần thông tin về trang phía
cuối danh sách để xem các trang khác của danh sách:
- Để xem chi tiết thông tin Văn bản đến, nhấn liên kết “Chi tiết”
- Để xem thông tin bút phê của Văn bản đến, nhấn liên kết “Bút phê”

- Nhấn “Luân chuyển” để xem luồng luân chuyển của văn bản: văn bản đã chuyển
cho ai, trình tự chuyển,…
- Nhấn liên kết “Văn bản đi” để xem danh sách kết quả xử lý của văn bản đến.
- Nhấn “Thêm vào Hồ sơ công việc” để thực hiện lưu văn bản đến vào một tập Hồ
sơ công việc.
19


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

- Nhấn liên kết “Cập nhật” để thực hiện cập nhật thông tin của văn bản đến. Thao
tác cập nhật tương tự việc thực hiện tiếp nhận văn bản đến.
- Nhấn liên kết “Chuyển xử lý” để chuyển văn bản đến cho xử lý.
5.1.3 Xem chi tiết Văn bản đến
Tại danh sách Văn bản đến, với mỗi văn bản đến đều có liên kết “Chi tiết” để xem
thông tin về văn bản đến. Nhấn vào liên kết này để xem các thông tin cơ bản của văn
bản đến.

Hình 8:Chi tiết Văn bản đến

5.1.4 Chuyển xử lý văn bản đến
Tại danh sách Văn bản đến, nhấn vào liên kết “Chuyển xử lý” để chuyển Văn bản đến
để xử lý.

20


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Hình 9:Chuyển xử lý Văn bản đến

- Nhập thông tin bút phê nếu có
- Chọn nhóm/chọn phòng để hiển thị danh sách các người cần chuyển tương ứng với
nhóm/phòng đã chọn.
- Chọn người cần chuyển:
+ Chọn vào tên một hoặc nhiều người cần chuyển (Nhấn Ctrl hoặc phím Shift
để chọn nhiều người) và nhấn “Chọn”.
+ Kích đúp chuột vào tên người cần chuyển.
- Sau khi chọn, danh sách các người được chọn hiển thị tại bảng bên phải. Tại đây,
chọn chức năng của từng người được chuyển (Xử lý/Phối hợp/Để biết).
- Nhấn “Chuyển” để hoàn thành việc chuyển xử lý.

21


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

5.1.5 Xem dòng luân chuyển văn bản đến
Tại danh sách Văn bản đến, nhấn “Luân chuyển” để xem thông tin dòng luân chuyển
Văn bản đến

Hình 10: Xem dòng luân chuyển Văn bản đến

Nhấn vào liên kết “Chuyển tiếp” để thực hiện chuyển tiếp Văn bản đến:

Hình 11: Chuyển tiếp văn bản đến

5.1.6 Xem thông tin bút phê
Tại danh sách Văn bản đến, nhấn vào liên kết “Bút phê” để xem thông tin bút phê cho
văn bản tương ứng.

22


DNG6&7
Tài liệu hướng dẫn sử dụng - Hệ thống Quản lý văn bản và điều hành (dành cho Văn thư)

Hình 12: Xem thông tin bút phê

5.1.7 Xem các Văn bản đi
Để xem kết quả xử lý của văn bản đến, nhấn vào “Văn bản đi” để xem thông tin các
văn bản đi là đầu ra của Văn bản đến.

Hình 13: Xem Văn bản đi từ VB đến

5.1.8 Thêm vào Hồ sơ công việc
Tại danh sách Văn bản đến, nhấn “Thêm vào HSCV” để thực hiện việc đưa một văn
bản đến vào hồ sơ công việc.

Hình 14: Thêm Văn bản đến vào HSCV

Sau khi nhấn vào tên HSCV muốn thêm, hộp thoại thông báo xác nhận xuất hiện.
Nhấn “Có” để xác nhận việc đưa Văn bản đến vào Hồ sơ công việc.
23