Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh toán xuất nhập khẩu

KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Một số giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ trong thanh
toán xuất nhập khẩu
I. kinh nghiệm về việc lập bộ chứng từ thanh toán đối với một số thị tr-
ờng và mặt hàng chủ yếu.
1. Một số thị trờng:
1.1. Thị trờng Mỹ.
Thị trờng Mỹ là một thị trờng mới và đầy tiềm năng của các doanh nghiệp
xuất nhập khẩu Việt Nam. Tuy nhiên, đây cũng là một thị trờng dễ gặp rủi ro đòi
hỏi các doanh nghiệp phải thận trọng, đặc biệt là trong công tác lập bộ chứng từ
thanh toán nhằm tránh tình trạng bộ chứng từ bị từ chối do không đúng tiêu chuẩn
quốc tế.
Muốn thâm nhập vào thị trờng Mỹ, cần phải nắm vững các phơng thức
thanh toán tại Mỹ, trên cơ sở đó sẽ lập bộ chứng từ phù hợp. Thông thờng, nếu
công ty Mỹ là ngời bán, họ thờng đòi trả tiền trớc (cash in advance), kế đó mới là
mở th tín dụng. Còn nếu họ là ngời mua, họ thờng yêu cầu phơng thức thanh toán
open account, tức là giao hàng trớc, nhận hàng rồi mới thanh toán. Ví dụ, hiện
nay trong ngành cà phê, các doanh nghiệp Việt Nam thờng phải áp dụng phơng
thức này và do đó độ rủi ro rất lớn. Nguyên nhân chủ yếu là do họ cha tin ngời
bán, họ muốn biết trớc hàng hoá nh thế nào. Tuy nhiên, phơng thức thanh toán chủ
yếu cho các hợp đồng xuất khẩu sang Mỹ lại là phơng thức tín dụng chứng từ. Và
điều mà các doanh nghiệp Việt Nam quan tâm nhất hiện nay là làm thế nào để làm
đợc một bộ chứng từ phù hợp và đợc chấp nhận thanh toán. Nhìn chung, một bộ
chứng từ đợc chấp nhận thanh toán thờng đòi hỏi đáp ứng những yêu cầu sau:
- Cần thu thập đầy đủ các chứng từ mà L/C đã quy định. Bộ chứng từ này
thờng bao gồm:
*. Vận đơn hoàn hảo
*. Giấy chứng nhận chất lợng, trọng lợng.
*. Giấy chứng nhận kiểm dịch.
1
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37

*. Giấy chứng nhận bảo hiểm.
*. Giấy chứng nhận xuất xứ: Đây là một chứng từ đóng vai trò quan
trọng bởi thị trờng Mỹ có quy định nghiêm ngặt về nguồn gốc sản phẩm để dễ
dàng áp dụng các chế độ thuế khác nhau.
(các chứng từ này thờng đợc thu thập trớc khi giao hàng.)
*. Hóa đơn thơng mại hoặc báo giá và hối phiếu: Việc lập 2 loại
chứng từ này phải căn cứ vào tình hình giao hàng thực tế theo nguyên tắc khẩn tr-
ơng- nhanh chóng.
*. Giấy khai báo về nguồn gốc nguyên vật liệu (multiple country
declaration): Thờng dùng trong xuất khẩu hàng dệt may gia công. Mỹ là một nớc
rất coi trọng chi tiết, nguồn gốc nguyên vật liệu cấu thành nên sản phẩm. Mỹ lại là
một thành viên của WTO nên rất nghiêm khắc trong việc quản lý nhập khẩu nh
hàng giả, ăn cắp bản quyền, hàng cấm nhập khẩu. Ví dụ, Mỹ cấm nhập khẩu hàng
hóa có linh kiện hoặc nguyên liệu nhập khẩu từ các nớc bị cấm vận và trừng phạt
của Mỹ nh Cuba, Iran, Irag,...
Khi lập bộ chứng từ các doanh nghiệp cần phải chú ý:
*. Lập chứng từ càng nhanh thì ngời xuất khẩu càng có thể thu đợc
tiền nhanh.
*. Chứng từ phải đợc giao cho ngân hàng trong vòng 21 ngày kể từ
khi nhận đợc vận đơn.
*. Chứng từ phải đồng bộ. L/C quy định chứng từ nào thì phải có đầy
đủ chứng từ đó.
*. Chứng từ phải phù hợp với L/C về mặt hình thức
*. Trị giá lô chứng từ xuất trình không đợc vợt quá trị giá của L/C,
nếu L/C cho phép giao hàng từng phần thì trị giá lô hàng không đợc vợt quá số d
L/C.
*. Trong các chứng từ của bộ chứng từ thanh toán, cần phải ghi chi
tiết, cụ thể hàm lợng của nguyên liệu cấu thành. Ví dụ, các sản phẩm là vải hay
len thì phải ghi chi tiết chứa bao nhiêu phần trăm cotton, polyester và hớng dẫn
cách sử dụng,...

2
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
*. Trong nhập khẩu từ Mỹ, nếu sử dụng phơng thức th tín dụng thì
doanh nghiệp nên tiến hành thanh toán qua những ngân hàng có uy tín bởi ngời
Mỹ không cần quan tâm đến ngời mua là ai, chỉ cần biết ngân hàng phát hành th
tín dụng là đủ.
Hiện nay, phần lớn các loại hàng nhập khẩu vào Mỹ đợc làm thủ tục chứng
từ bằng hệ thống điện tử. Bởi vậy, các doanh nghiệp Việt Nam cũng cần làm quen
với hệ thống chứng từ điện tử để tạo điều kiện thuận lợi hơn nữa khi xâm nhập vào
thị trờng khó tính này.
1.2. Thị trờng EU:
EU là một thị trờng quan trọng và lâu đời của Việt Nam. Việt Nam có thể
xuất khẩu sang EU các sản phẩm nh: gạo, nông sản nhiệt đới, hàng dệt, may
mặc,...và nhập khẩu từ EU những sản phẩm công nghiệp nh máy móc trang thiết
bị, hoá chất, hàng điện tử,.. Khách hàng là thị trờng EU không khó tính, không đòi
hỏi nhiều loại chứng từ phức tạp. Thông thờng thị trờng này chỉ yêu cầu ngời xuất
khẩu lập những chứng từ cơ bản nh phiếu đóng gói, hoá đơn thơng mại, hối phiếu,
vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ (chú ý, nếu là hàng dệt may xuất sang EU thì
nhất thiết phải lập giấy chứng nhận xuất xứ form T),giấy chứng nhận vệ sinh,... .
Khi xuất khẩu đi thị trờng này, chúng ta chỉ cần chú trọng lập chứng từ đúng, đúng
đến từng dấu chấm, dấu phẩy so với L/C. Hiện nay, thị trờng EU cũng đã sử dụng
chứng từ điện tử trong thanh toán khá phổ biến.
1.3. Thị trờng Nhật Bản:
Ngày nay, Nhật Bản là một bạn hàng lớn của Việt Nam. Nhật Bản thờng
xuất khẩu sang Việt Nam máy móc, trang thiết bị, hàng tiêu dùng, phân bón,.. và
nhập khẩu từ Việt Nam dầu thô, hàng dệt, may mặc, thuỷ sản,..
Khi xuất khẩu đi Nhật Bản những mặt hàng nông sản, thực phẩm, ngoài
những chứng từ thông thờng, họ thờng đòi hỏi khắt khe về giấy chứng nhận kiểm
dịch, giấy chứng nhận vệ sinh động thực vật.
1.4. Thị trờng Asean (nh Singapore, Malaysia, Thailand, Indonexia,

Philippin, Brunei):
3
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Đây cũng là một thị trờng lớn của Việt Nam. Các nớc này đã cùng Việt
Nam ký hiệp định CEPT, cùng cam kết tiến tới AFTA. Vì vậy, khi lập bộ chứng từ
thanh toán, chúng ta cần lu ý xuất trình giấy chứng nhận xuất xứ mẫu D (do Bộ th-
ơng mại cấp). Hiện nay, thị trờng này vẫn cha sử dụng chứng từ điện tử trong
thanh toán.
1.5. Thị trờng Hồng Kông:
Đây là một thị trờng áp dụng chính sách mậu dịch tự do và là thị trờng mà
Việt Nam có thể xuất khẩu sang đợc nhiều chủng loại hàng hóa vì hàng hóa Việt
Nam tại thị trờng Hồng Kông mà còn có thể tái xuất sang các thị trờng khác. Hiện
nay, các mặt hàng Việt Nam chủ yếu xuất sang Hồng Kông là hải sản, thịt gia súc
đông lạnh, sản phẩm may mặc, giầy dép, hàng thủ công mỹ nghệ, gạo, cà phê,
dụng cụ thể thao,..Đây cũng là một thị trờng khá dễ tính nên bộ chứng từ thanh
toán không bị đòi hỏi khắt khe, cụ thể chỉ bao gồm những chứng từ thông thờng,
không có loại chứng từ nào đòi hỏi đặc biệt hay phức tạp. Thị trờng này cũng bắt
đầu sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế.
2. Một số mặt hàng chủ yếu.
2.1. Mặt hàng xuất khẩu.
ở nớc ta, những mặt hàng xuất khẩu chiếm tỷ trọng kim ngạch lớn là mặt
hàng gạo, dầu thô, thuỷ sản, may mặc và một số mặt hàng khác. Tuy nhiên, thực
tiễn thanh toán các mặt hàng này lại cho thấy vẫn còn nhiều thiếu sót dẫn đến
chậm thanh toán, thậm chí mất tiền nh:
- Chứng từ đợc ký chữ ký đầy đủ nhng nơi sửa chứng từ lại ký tắt (xảy ra ở
một số cơ quan cấp giấy chứng nhận kiểm dịch, vệ sinh, giấy chứng nhận khử
trùng, vận đơn, giấy xác nhận của ngời hởng,...)
- Mộc dấu cơ quan đóng trên chứng từ là tên Việt Nam, dấu sửa là tên tiếng
Anh. Ví dụ, con dấu trên chứng th giấy chứng nhận khử trùng tên tiếng Việt là
Công ty khử trùng Việt Nam nhng dấu sửa lại là Fumigation company

- Mộc dấu của chứng th Phytosanitary hình tam giác, trong khi dấu sửa hình
tròn.
- Mộc dấu g iao dịch là tên tiếng Anh, dấu sửa là tên viết tắt.
4
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Ví dụ, An Giang Trading Corporation có tên viết tắt là Angitexim
- L/C quy định ràng buộc chứng từ mà phía ngời hởng khó có khả năng thực
hiện. Ví dụ, L/C yêu cầu trên một chứng th xác nhận phải có chữ ký đại diện của
ngời mua, đồng thời ràng buộc phải có chữ ký mẫu của ngời đó. Nếu không quy
định rõ ràng trên L/C thì có thể xảy ra tranh chấp do hai quan điểm khác nhau về
kiểm tra chữ ký này, ảnh hởng đến khả năng thanh toán:
*. Phía ngời bán và ngân hàng của ngời bán có thể chấp nhận chữ ký
photo từ passport của ngời này vì L/C không quy định cụ thể là phải chữ ký gốc.
*. Phía ngân hàng mở L/C có thể cho là trờng hợp này là bất hợp lệ.
Họ không chấp nhận chữ ký photo khi trong L/C không đề cập đến trờng hợp này.
Bởi vậy, sau đây chúng ta sẽ tìm hiểu sâu hơn những yêu cầu đối với bộ
chứng từ thanh toán tiền hàng đối với những mặt hàng xuất khẩu chủ yếu này để
tránh xảy ra những rủi ro nh trên.
2.1.1. Mặt hàng gạo.
- Gạo là một mặt hàng giao tay ba, tay t, các L/C về mua bán gạo thờng dài
và phức tạp, đòi hỏi nhiều loại chứng từ khác nhau, trung bình từ 10 đến 15 loại:
ngoài những chứng từ thông thờng nh vận đơn, hối phiếu, hoá đơn, phiếu đóng
gói, giấy chứng nhận xuất xứ,...còn phải kể đến những giấy chứng nhận khử trùng,
giấy chứng nhận xông khói, giấy chứng nhận chất lợng, trọng lợng, giấy chứng
nhận vệ sinh kiểm dịch thực vật, chứng từ bảo hiểm,...Chính vì vậy, doanh nghiệp
Việt Nam khi xuất khẩu gạo cần chú ý lập đủ tất cả các chứng từ cần thiết theo
yêu cầu của L/C, đặc biệt là các giấy chứng nhận nên đợc cơ quan có thẩm quyền,
uy tín cấp nh Công ty giám định SGS hoặc Vinacontrol.
- Chứng từ trong thanh toán mặt hàng này rất hay bị tu chỉnh nhiều lần,
khiến ngời bán rất dễ lầm lẫn khi lập chứng từ. Bởi vậy, khi kiểm tra L/C, cần thận

trọng từng chi tiết của quy cách gạo cũng nh mọi dấu chấm phẩy trên chứng từ để
tránh phải tu sửa nhiều lần.
- Chú ý: Vì đây là mặt hàng giao hàng tay ba, tay t nên ngời mua thờng yêu
cầu ngời bán (doanh nghiệp xuất khẩu gạo Việt Nam) phải lập chứng từ theo sự h-
ớng dẫn của họ, đồng thời họ cam kết bằng th chấp nhận tất cả các bất hợp lệ do
5
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
họ yêu cầu ngời bán làm. Lúc đó, ngời bán, vì mối quan hệ làm ăn lâu dài nên
không thể từ chối yêu cầu này và ngân hàng cũng không thể vì bất hợp lệ mà từ
chối thơng lợng. Tuy rằng đã có sự cam kết từ phía ngời mua chấp nhận rủi ro, nh-
ng đây cũng là nỗi trăn trở của ngân hàng vì rủi ro có thể ập đến bất cứ lúc nào
nếu ngời mua thiếu thiện ý. Và thực tế cho thấy việc đòi tiền các bộ chứng từ
thanh toán mặt hàng gạo trong thời gian qua là dựa chủ yếu vào uy tín cũng nh sự
tin cậy lẫn nhau giữa ngời mua và ngời bán chứ không hoàn toàn dựa vào những
nguyên tắc của UCP500. Bởi vậy, bên cạnh việc chuẩn bị một bộ chứng từ đáp ứng
mọi yêu cầu của ngời mua thì ngời bán cũng phải kiểm tra kỹ lỡng uy tín, mối
quan hệ với ngời mua để tránh mọi rủi ro trong việc đòi thanh toán tiền hàng.
2.1.2. Mặt hàng dầu thô:
- Phơng thức thanh toán thờng sử dụng trong xuất khẩu dầu thô của Việt
Nam là phơng thức tín dụng chứng từ và lại thờng là L/C trả chậm và đây là mặt
hàng duy nhất khi mở L/C không cần ký quỹ. Hơn nữa, các hợp đồng xuất khẩu
dầu thô thờng có giá trị thanh toán rất lớn nên để tránh mọi rủi ro trong thanh toán
dẫn đến bị kẹt một số tiền lớn gây ứ đọng vốn cho ta, ngời xuất khẩu Việt Nam
cần đặc biệt quan tâm chú ý tới bộ chứng từ xuất trình ngân hàng.
- Trong bộ chứng từ thanh toán mặt hàng dầu thô, điều mà các doanh
nghiệp Việt Nam cần quan tâm hơn cả là khai báo thành phần chi tiết của dầu nh
tỷ lệ tạp chất. Đây cũng là mấu chốt dễ khiến cho các bộ chứng từ của ta trở nên
không hợp lệ và bị trì hoãn thanh toán: do công nghệ lọc dầu của ta còn cha hoàn
thiện nên tỷ lệ tạp chất còn cao, không đáp ứng đợc so với hợp đồng xuất khẩu và
từ đó dẫn đến sai sót về chất lợng khi lập chứng từ thanh toán. Đồng thời các

doanh nghiệp Việt Nam cần phải dặc biệt quan tâm đến việc lập các loại chứng từ
về phẩm chất, trọng lợng,.. một cách chính xác và các giấy này phải do cơ quan
giám định Nhà nớc có uy tín cấp.
2.1.3. Mặt hàng may mặc.
- Đây là một mặt hàng đem lại kim ngạch xuất khẩu lớn cho Việt Nam
trong những năm qua. Chúng ta xuất khẩu hàng dệt may không chỉ sang các nớc
6
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
EU, Mỹ mà còn Hồng Kông, Canada,..Ngoài ra, có thể nói rằng chiếm phần lớn
trong kim ngạch xuất khẩu dệt may là hàng gia công xuất khẩu.
- Bộ chứng từ xuất trình thanh toán trong xuất khẩu hàng dệt may thờng đơn
giản. Vì đa số là hàng gia công nên trớc khi xuất hàng, thờng có đại diện của
khách hàng sang kiểm hàng và chứng nhận chất lợng tại chỗ rồi mới cho phép
xuất. Chính vì vậy, bộ chứng từ thông thờng chỉ gồm:
*. Vận đơn hoàn hảo
*. Hối phiếu.
*. Phiếu đóng gói chi tiết (cần liệt kê chi tiết thành phần hàng dệt may)
*. Hoá đơn thơng mại, giấy chứng nhận xuất xứ, giấy khai báo về nguồn gốc
nguyên vật liệu, chứng từ bảo hiểm.
*. Giấy chứng nhận của nhà sản xuất (ví dụ giấy chứng nhận của nhà sản xuất về
các điều kiện sản xuất phù hợp tiêu chuẩn của khách hàng đề ra và phù hợp với
tiêu chuẩn quốc tế,...)
- Đối với hàng dệt may xuất khẩu thì ngoài những chứng từ nh hàng gia
công xuất khẩu thì còn cần giấy chứng nhận chất lợng và số lợng của Cơ quan
giám định của Nhà nớc cấp (nếu xuất sang khu vực ngoài EU vì lẽ EU là thị trờng
đã ký Hiệp định dệt may với Việt Nam)
Ví dụ, Công ty may Việt Tiến xuất khẩu một lô hàng dệt may sang công ty
Nomura Trading Co., Ltd của Nhật Bản. Trong L/C do công ty Nomura mở qua
Musashino Bank Ltd. Tokyo có yêu cầu bộ chứng từ xuất trình thanh toán nh sau:
- Hoá đơn thơng mại đợc ký gồm 4 bản

- 2/3 bộ vận đơn hỗn hợp hoàn hảo của Công ty vận tải Nisshin
Transportation Co., Ltd trong đó chỉ rõ cớc phí thu sau
- Phiếu đóng gói gồm 4 bản chính.
- Giấy chứng nhận xuất xứ gồm 3 bản.
- Giấy chứng nhận chất lợng của nhà sản xuất gồm 4 bản chính.
2.1.4. Mặt hàng thuỷ sản:
- Đây là một mặt hàng tiềm năng của nớc ta và đợc xuất khẩu đi rất nhiều n-
ớc, phần lớn là sang Nhật Bản, Hồng Kông, Xingapo,.. . Trong đó, chúng ta lại chủ
7
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
yếu xuất khẩu hàng tơi sống nên các tiêu chuẩn về chất lợng sản phẩm, vệ sinh sản
phẩm, quy cách bao bì đợc các nớc bạn hàng chú trọng và đa ra các quy định
nghiêm khắc. Bởi vậy, các giấy chứng nhận xuất xứ, chứng từ bảo hiểm, giấy
chứng nhận phẩm chất, vệ sinh động vật, kiểm dịch, giấy chứng nhận khử trùng
phải đợc các doanh nghiệp đặc biệt quan tâm, chú trọng lập theo đúng quy định
của L/C và do cơ quan giám định có uy tín cấp của Nhà nớc cấp.
- Hơn nữa, do đây là mặt hàng tơi sống nên chúng ta thờng phải xuất đi
bằng đờng hàng không để đảm bảo về mặt thời gian và chất lợng sản phẩm. Bộ
chứng từ gửi hàng bằng đờng hàng không thờng đơn giản, chỉ bao gồm không vận
đơn, hoá đơn, phiếu đóng gói, giấy chứng nhận xuất xứ, và các giấy chứng nhận
phẩm chất. Tuy nhiên, mặc dù vậy, đôi khi không tránh khỏi khi đến tay bạn hàng,
chất lợng sản phẩm bị giảm sút, không còn phù hợp với giấy chứng nhận chất lợng
nữa, gây khó khăn cho việc thanh toán.
Ví dụ: Công ty Bentre Frozen Aquaproduct có xuất khẩu tôm đông lạnh
sang công ty Chiyoda - Ku, Tokyo, Nhật Bản theo một L/C không huỷ ngang mở
qua ngân hàng Sakura Bank Limited Tokyo. Trong L/C có quy định rõ bộ chứng từ
thanh toán khi xuất trình qua ngân hàng phải gồm có:
- Hóa đơn thơng mại đã ký gồm 3 bản gốc.
- Toàn bộ vận đơn đờng biển hoàn hảo, ghi chú cớc phí trả trớc.
- Phiếu đóng gói gồm 3 bản chính.

- Giấy chứng nhận xuất xứ gồm 3 bản
- Giấy chứng nhận chất lợng của nhà sản xuất
2.2. Mặt hàng nhập khẩu
Hiện nay, mặt hàng chiếm kim ngạch nhập khẩu lớn nhất của Việt Nam là
mặt hàng thiết bị máy móc. Để tiến hành thanh toán nhập khẩu mặt hàng này, các
doanh nghiệp Việt Nam thờng sử dụng phơng thức thanh toán kết hợp: đặt cọc
(khoảng 10% trị giá đơn hàng, thanh toán bằng th tín dụng chứng từ (khoảng 70-
80% trị giá đơn hàng), phần còn lại sẽ thanh toán sau khi lắp đặt và có biên bản
bàn giao nghiệm thu.
8
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Do đặc điểm mặt hàng nên ngời nhập khẩu Việt Nam khi nhập khẩu thờng
chú ý yêu cầu ngời xuất khẩu xuất trình những chứng từ chủ yếu sau:
- Hoá đơn thơng mại (thờng là 3 bản gốc)
- 2/3 bộ vận đơn đờng biển gốc hoàn hảo.
- Giấy chứng nhận chất lợng của nhà sản xuất có quy định thời hạn bảo
hành tính từ ngày có biên bản nghiệm thu lần cuối.
- Giấy chứng nhận số lợng (thờng 3 bản gốc)
- Giấy chứng nhận xuất xứ.
- Chứng từ bảo hiểm trị giá 110% trị giá hoá đơn (thờng là 1 bản gốc và 2
bản sao).
- Phiếu đóng gói chi tiết (bởi thông thờng mặt hàng máy móc thiết bị có rất
nhiều chi tiết bộ phận cấu thành)
- Biên lai của DHL chứng minh về việc một bộ chứng từ thanh toán đã đợc
gửi cho ngời mua ngay sau khi xuất hàng (thờng bao gồm 1/3 bộ vận đơn còn lại
và một số chứng từ khác).
- Biên bản nghiệm thu sau khi giao hàng. Chứng từ này chiếm vai trò đặc
biệt quan trọng bởi nó là cơ sở xác định ngời bán có giao hàng đúng theo hợp
đồng hay không.
Thông thờng, việc nhập khẩu máy móc, thiết bị hay gặp phải tranh chấp do

bộ chứng từ xuất trình không hoàn hảo. Chẳng hạn nh giấy chứng nhận chất lợng
của nhà sản xuất chỉ ra rằng chất lợng là tốt, trong khi hàng hoá đợc gửi đi lại kém
chất lợng, hỏng hóc. Hoặc số lợng hàng hoá là thiếu so với giấy chứng nhận số l-
ợng,...
II. Các giải pháp nhằm hoàn thiện bộ chứng từ thanh toán xuất nhập khẩu.
Trong chơng II, chúng ta đã tìm hiểu về thực trạng cũng nh những vấn đề
còn tồn tại trong công tác lập và sử dụng chứng từ thanh toán trong ngoại thơng.
Nh chúng ta cũng đã biết, trong xu thế hội nhập nh hiện nay, để phát triển nền
kinh tế, Việt Nam đã không ngừng mở rộng thị trờng và kim ngạch xuất khẩu.
Một trong những nhân tố quan trọng giúp tăng cờng kim ngạch xuất khẩu là việc
9
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
hoàn thiện các phơng thức thanh toán, mà bộ chứng từ lại chính là hạt nhân của
các phơng thức thanh toán đó. Vì vậy, hoàn thiện công tác lập và sử dụng bộ
chứng từ thanh toán trong ngoại thơng hiện đang và sẽ đòi hỏi sự nỗ lực đổi mới,
khắc phục nhợc điểm cả từ tầm vĩ mô lẫn tầm vi mô.
1. Giải pháp tầm vĩ mô.
Nói đến tầm vĩ mô là nói tới hệ thống hành chính, các chính sách, pháp luật
của nhà nớc. Một hệ thống chứng từ hoàn thiện ở tầm vĩ mô phải đáp ứng những
yêu cầu sau:
- Phải đạt đợc sự thống nhất và đồng bộ về công tác lập chứng từ trong cả n-
ớc. Điều đó cũng có nghĩa là các chứng từ trong một bộ chứng từ phải đồng bộ với
nhau và tuân thủ theo một tiêu chuẩn chung trong phạm vi cả nớc.
- Các chứng từ phải phù hợp luật lệ, tập quán quốc tế.
Để tiến tới một cơ chế sử dụng bộ chứng từ thanh toán hoàn thiện nh trên,
cụ thể chúng ta cần phải xem xét những giải pháp sau đây:
1.1. Lựa chọn và vận dụng các văn bản pháp lý và tập quán quốc tế có
liên quan, kết hợp với việc thiết lập môi trờng pháp lý trong nớc thuận lợi.
Cho tới hiện nay, vẫn cha có một văn bản pháp lý nào mang tính quốc tế
dành riêng cho bộ chứng từ thanh toán trong ngoại thơng. Tuy nhiên, chúng ta vẫn

có thể tìm hiểu chi tiết về yêu cầu đối với công tác lập và sử dụng chứng từ thông
qua những văn bản pháp lý quan trọng có liên quan đến nghiệp vụ thanh toán sử
dụng chứng từ đang đợc áp dụng phổ biến trên phạm vi quốc tế:
- Quy tắc và thực hàng thống nhất về tín dụng chứng từ do Phòng thơng
mại quốc tế ban hành năm 1933 và bản sửa đổi vào các năm 1957, 1962, 1974,
1983, 1993. Đặc biệt là văn bản sửa đổi 10/1993 (có hiệu lực từ 1/1/1994) đã đề
cập một cách chi tiết và rất nhiều về những sửa đổi trong công tác lập và xuất trình
chứng từ thanh toán. Các bản quy tắc này mang tính chất pháp lý tuỳ ý, có nghĩa là
khi áp dụng nó, các bên phải thoả thuận ghi vào L/C.
- Quy tắc thống nhất về nhờ thu chứng từ thơng mại của Phòng thơng mại
Quốc tế. Bản quy tắc này quy định những vấn đề có tính nguyên tắc về khái niệm,
10
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
quyền lợi và nghĩa vụ của các bên có liên quan, thủ tục nhờ thu, chi phí nhờ thu,
chứng từ nhờ thu.
Trong việc sử dụng các văn bản pháp quy, tập quán hay thông lệ quốc tế thì
ta cũng cần chú ý rằng không thể đồng nhất chúng với luật, tập quán Việt Nam,
cho dù phía Việt Nam có chính thức phê chuẩn hay tự nguyện tham gia các văn
bản pháp lý quốc tế đó. Thực tiễn tại nớc ta cho thấy, cho tới nay, chúng ta vẫn cha
có một hệ thống pháp luật hoàn chỉnh, càng cha có một văn bản pháp lý nào chính
thức quy định về những vấn đề lập và sử dụng chứng từ trong ngoại thơng. Đây
cũng chính là một vớng mắc cần tháo gỡ trong thời gian tới nhằm tiến tới thống
nhất phơng thức lập và sử dụng chứng từ trong phạm vi cả nớc nói riêng, trên
phạm vi thơng mại quốc tế nói chung. Để khẵc phục hạn chế này, cụ thể Việt Nam
trong thời gian tới cần:
- Ban hành các văn bản pháp luật liên quan tới quy định về thủ tục lập
chứng từ, cách thức giải quyết những mâu thuẫn giữa luật Việt Nam và luật quốc
tế, tạo điều kiện thuận lợi cho các doanh nghiệp Việt Nam thực hiện đúng yêu cầu
của nghiệp vụ thanh toán sử dụng chứng từ, tăng cờng uy tín với bạn hàng quốc tế.
- Ban hành các văn bản dới luật nhằm hớng dẫn các doanh nghiệp kinh

doanh xuất nhập khâủ các quy tắc, trình tự cũng nh nội dung chi tiết của việc lập
bộ chứng từ thanh toán.
- Tham gia và tuân thủ các điều ớc quốc tế có liên quan đến thanh toán quốc
tế.
1.2. Tiến tới đơn giản hoá và tiêu chuẩn hoá bộ chứng từ trong thanh
toán xuất nhập khẩu.
Cho tới nay, các chứng từ thơng mại với các nội dung nh đã đề cập chi tiết ở
chơng I tồn tại trên thế giới nói chung và trong nớc nói riêngvới nhiều hình thức,
kích cỡ hết sức đa dạng, phong phú. Mỗi công ty, mỗi hãng đều tạo lập ra những
mẫu riêng của mình. Tuy nhiên, sự đa dạng, phong phú này lại gây ra rất nhiều
khó khăn, tốn kém trong thơng mại quốc tế. Một vấn đề bức thiết đợc đặt ra là
phải đơn giản hoá, tiêu chuẩn hoá các chứng từ này.
11
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
1.2.1. Tiêu chuẩn hoá chứng từ:
Trên thế giới hiện nay, tổ chức Liên Hiệp Quốc đã đa ra mẫu chủ thiết kế
cho chứng từ thơng mại, nhằm thuận lợi hoá thơng mại quốc tế. Thuận lợi hoá th-
ơng mại là đơn giản hoá và hiện đại hoá các thủ tục và chứng từ trong thơng mại
và vận tải quốc tế, thống nhất sử dụng chứng từ, kể cả việc phát triển và giới thiệu
các phơng pháp mới về xử lý dữ liệu và truyền thông. Ngời ta dự tính là giá thành
thông thờng của các giấy tờ và thủ tục trung bình chiếm ít nhất khoảng 10% tổng
giá trị hàng hoá buôn bán. Vì vậy, việc giảm khoản chi phí này bằng cách thuận
lợi hoá thơng mại sẽ tạo ra lợi nhuận to lớn cho các doanh nghiệp kinh doanh xuất
nhập khẩu.
Mẫu chủ thiết kế của Liên hiệp quốc dùng cho chứng từ thơng mại đã đợc
phổ biến rộng rãi trên phạm vi toàn thế giới. Việt Nam cũng đã áp dụng mẫu này
đối với một số chứng từ quan trọng nh vận đơn, giấy chứng nhận xuất xứ,.. tuy
nhiên trong thời gian tới cần áp dụng cho mọi loại chứng từ thơng mại nh phiếu
đóng gói, hoá đơn, giấy chứng nhận phẩm chất,...
- Cụ thể mẫu chủ đợc thiết kế và điền nh sau:

*. Ngời gửi: (ngời xuất khẩu- Shipper/ Exporter)
Khu vực này nhằm nêu tên và địa chỉ của ngời gửi hàng hoặc ngời khởi thuỷ
ra chứng từ, tuỳ từng trờng hợp.
*. Ngời nhận: (Consignee)
Khu vực dành ghi tên và địa chỉ của ngời nhận đợc bố trí vào chỗ phù hợp
với bu điện quốc tế để cho phép sử dụng khuôn để hở trên phong bì.
*. Địa chỉ thông báo giao hàng: (Notify party)
Trong vận tải đờng biển, nếu hàng hóa đợc gửi theo lệnh (to order) thì cần
phải có địa chỉ thông báo. Nếu không khoảng này có thể dùng để ghi địa chỉ cần
phải giao đến đó trong trờng hợp địa chỉ đó khác với địa chỉ (gửi th) ngời nhận.
*. Phơng tiện vận tải: (Means of transport)
Khu vực này dùng để mô tả phần vận tải, bao gồm các địa điểm trong quá
trình vận tải, phơng thức và phơng tiện chuyên chở.
*. Ngày tháng, số tham chiếu: (Date, reference No.)
12
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Nếu không quy định khác thì ngày tháng có nghĩa là ngày phát hành
chứng từ. Số tham chiếu là con số hoặc tên gọi chung cho toàn bộ chứng từ. Nó có
thể là số thứ tự, số hóa đơn. Trong khu vực này, có thể đa thêm ngày tháng và con
số khác vào, hoặc là khi hoàn thành chứng từ hoặc chậm hơn trong khi làm thủ tục
chuyển chứng từ cho các bên liên quan. Chi tiết của các mục trên có thể điều
chỉnh theo trình tự.
*. Ngời mua: (ngoài tên ngời nhận) hay địa chỉ khác (Buyer)
Thông thờng hàng hóa đợc gửi đến một địa chỉ, còn chứng từ lại đến một
địa chỉ khác. Trong trờng hợp nh vậy, phần ngời nhận đợc dùng cho địa chỉ gửi
hàng, cùng các vấn đề khác, trong chứng từ vận tải, trong khi đó khu vực dành cho
địa chỉ đợc dùng để gửi địa chỉ khác, nh hoá đơn chẳng hạn (địa chỉ ngời mua).
*. Chi tiết về nớc: (Country)
Thông tin về nớc xuất xứ, nớc gửi hàng và nớc nhận cần ghi và để thống kê
hoặc đáp ứng các mục đích khác, nếu chi tiết này không cần thì khoảng đó có thể

dành cho việc khác, chẳng hạn nh ghi số giấy phép, hoặc có thể ghi điều khoản
giao hàng và thanh toán.
*. Điều khoản giao hàng và thanh toán: (Shipment and payment condition)
Khoản này có thể dùng theo ý muốn nêu trên, thông thờng để ghi thời gian
giao, điều kiện giao, điều kiện thanh toán và chi tiết bảo hiểm.
*. Ký mã hiệu đờng biển và container: (Container No. /Seal No.)
Đây là phần dành để ghi chi tiết cần thiết để xác định hàng hoá và container
chuyên chở và để gắn nó với chứng từ, phù hợp với khuyến nghị UN/ECF/FAL số
15 về Đơn giản hoá ký mã hiệu bao bì. Nếu hàng hoá đợc kẻ ký hiệu địa chỉ ng-
ời nhận, thì khu vực này cần ghi, chẳng hạn nh địa chỉ theo ngời nhận hoặc tốt
hơn là ghi đầy đủ địa chỉ đã ghi trên thùng hàng.
*. Số loại bao bì: (No. kind of packages)
Không có cột dành riêng để ghi loại dữ kiện này, vì nó cần khoảng rộng để
ghi tối đa số kiện hàng mà con số này ít khi xuất hiện và vì vậy trong nhiều trờng
hợp, giảm chỗ để dành cho việc mô tả hàng hoá. Tốt hơn khi đánh máy các phần
13
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
này thì các doanh nghiệp nên tách biệt hẳn với thông tin về mô tả quy cách hàng
hoá.
*. Quy cách hàng hoá: (Description of goods)
Khu vực này dùng để mô tả hàng hoá bằng thuật ngữ thơng mại thông dụng,
nếu có thể đợc nên áp dụng thuật ngữ ghi trong biểu thuế hải quan hoặc cớc vận
tải. Về chi tiết hơn nữa của hàng hoá, có thể sử dụng thêm khoảng ở dới phần ghi
chép tự do.
*. Số mã của hàng hoá: (Item number)
Khi cần thiết, có thể ghi số mã hàng hoá theo danh mục thống kê hàng hoá
hoặc biểu thuế hải quan, và ít nhất những số lẻ đầu tiên trong nhóm số, trong hoặc
nhiều trờng hợp, mang tính chất tổng hợp.
*. Trọng lợng cả bì: (Gross weight)
Trọng lợng cả bì dành cho mục đích vận tải hoặc các hoạt động bốc dỡ hàng

hoá. Nó đợc ghi trong cùng một cột nh trọng lợng tịnh, nhng có thể tách riêng ra
bằng cách dùng cách bố trí chặt chẽ hơn hoặc đặt nó vào một dòng khác.
*. Khối lợng: Phần này cần cho việc ghi khối lợng của hàng hoá đa vào chuyên
chở. Số khối lợng nên đặt cạnh trọng lợng bao bì.
*. Trọng lợng bao bì:(Net weight)
Cột này dành để ghi trọng lợng tịnh và số lợng chi tiết bổ sung cần thiết
cùng với các thông tin khác để thống kê theo quy định trong danh mục hàng hoá
hoặc biểu thuế hải quan.
*. Trị giá (Amount)
Việc nêu giá trị ở đây nhằm mục đích thống kê. Đối với hầu hết các nớc,
thống kê hàng xuất khẩu dựa trên giá trị FOB, thống kê hàng nhập dựa trên giá trị
CIF.
*. Phần trình bày tự do: Khu vực này có thể đợc dùng theo tuỳ ý, dành cho các
thông tin bổ sung không thể đa vào các khu vực khác. Những yêu cầu riêng từng
khoảng đợc chia theo từng chỗ có các đờng chấm ngăn cách.
14
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Mẫu chủ cho chứng từ thơng mại
Ngời gửi (ngời xuất khẩu) Ngày tháng, số tham chiếu
Ngời nhận Ngời mua (ngoài tên ngời nhận) hay địa chỉ
ngời khác
Địa chỉ báo hoặc giao Nớc gửi
Nớc xuất xứ Nớc nhận
Chi tiết về vận tải Điều kiện giao hàng và thanh toán
Ký mã hiệu
bao bì. Số
container
Số lợng và
loại hòm
kiện.

Quy cách
hàng hoá.
Số mã hàng
hóa
Trọng lợng cả
bì
Khối lợng
Trọng lợng
tịnh
Trị giá
Phần trình bày tự do:
Ngày tháng và nơi phát hành
Chữ ký xác nhận
15
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
*. Sự xác nhận đúng/ Chữ ký: (Signature).
Ngoài chữ ký hoặc bằng chứng xác nhận đúng, có thể đa vào khu vực này
những thông tin liên quan đến địa điểm mà chứng từ đợc ký kết hoặc xác nhận,
ngày tháng xác nhận,...
- Hình thức mẫu chứng từ:
*. Kích thớc giấy: kích thớc giấy nên lấy theo chuẩn quốc tế ISO A4
(210x297mm, 81/3 x 112/3inch). ở một số nớc, nhất là Bắc Mỹ, thờng dùng kích
thớc giấy 216 x 280 mm (81/2 x 11 inch). Đối với những nơi dùng kích thớc này,
có thể đảm bảo sự liên kết bằng cách giữ nguyên lề trên và lề trái, để có thể dành
phần trình bày trong cùng một vị trí tơng đối với phần lề bên trái, phần sao chụp
chung còn lại đo đợc 183 x 262 mm.
*. Kích thớc khoảng cách: Kích thớc khoảng cách cơ bản trong mẫu chủ (1/6 inch
hay 4.24 mm cho khoảng cách dòng, 1/10 inch hay 2.45 mm cho khoảng cách
chữ). Tơng ứng với khoảng cách dòng và chữ sử dụng trong phần lớn nh máy chữ,
máy in tốc độ cao theo máy tính và các thiết bị tạo chữ tự động khác cùng với các

phơng tiện nhận chữ bằng quang học.
*. Lề và các nguyên tắc thiết kế: Lề phía trên (để kẹp) rộng 10mm và lề bên trái
(để lu hồ sơ) 20 mm. Thiết kế dựa trên tiêu chuẩn quốc tế ISO 3535-1975. "Thiết
kế mẫu và biểu đồ, bố cục" dùng bề rộng các cột tiêu chuẩn phù hợp với các vị trí
theo cột tiêu chuẩn định trớc.
*. Nghiên cứu và thiết kế: Nói chung, thiết kế trên mẫu chủ dựa trên nguyên tắc
"Thiết kế mẫu chủ". Ngời ta chú ý đặt địa chỉ ngời nhận ở khu vực đợc bu điện
chấp nhận dùng để vào chỗ để ngỏ ở phong bì. Khi đặt các yếu tố dữ kiện khác
trong mẫu chủ, ngời ta chú ý đến lập luận về các mặt kỹ thuật, pháp lý, thơng mại,
hành chính và thực tiễn do các tổ chức khác nhau có liên quan đợc hỏi ý kiến. Một
khu vực dành cho "kê khai tự do" ở phần dới của mẫu nhằm cung cấp thêm các
yếu tố cần thiết khác đối với nhiều loại chứng từ.
1.2.2. Đơn giản hóa chứng từ:
Ngoài ra, chúng ta cũng cần nghiên cứu để đơn giản hoá bộ chứng từ thanh
toán nhng vẫn đảm bảo tính đầy đủ và chặt chẽ của nó. Hiện nay, bộ chứng từ
16
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
thanh toán thờng gồm nhiều chứng từ khác nhau và phức tạp, nếu có thể ghép
chúng lại với nhau thì sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho công tác lập và xuất trình. Ví
dụ, ta có thể gộp chung hoá đơn và giấy chứng nhận xuất xứ, phiếu đóng gói với
giấy chứng nhận số lợng, trọng lợng, ...
1.3. Tiêu chuẩn hoá sơ đồ lu chuyển chứng từ:
Nh đã nghiên cứu ở trên, mỗi loại mặt hàng, thị trờng lại đòi hỏi bộ chứng
từ thanh toán khác nhau. Chẳng hạn có loại hàng hoá khi xuất khẩu phải có giấy
chứng nhận vệ sinh kiểm dịch (nh nông sản thực phẩm xuất khẩu), nhng cũng có
loại lại không cần (chẳng hạn nh hàng dệt may). Để chuẩn bị cho việc lập bộ
chứng từ đó, nhà xuất khẩu phải đến nhiều nơi để làm thủ tục,...phải chú ý chứng
từ nào xin cấp trớc, làm ở đâu và làm nh thế nào,...và những vấn đề này không
phải là đơn giản, đặc biệt là đối với những ngời mới bắt đầu bớc vào môi trờng
kinh doanh.

Hiện nay, chúng ta đã có những văn bản hớng dẫn lập và xuất trình từng
chứng từ cụ thể, song chúng cha thật đầy đủ và hệ thống. Nhà nớc cần nhanh
chóng phải có một bộ văn bản pháp lý quy định cụ thể về điều này, không chỉ cho
riêng từng loại chứng từ nào mà còn cho bộ chứng từ của từng ngành hàng, từng
thị trờng.
1.4. Vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu.
Ngày nay, việc vận dụng chứng từ điện tử trong thanh toán quốc tế đã trở
nên phổ biến ở nhiều nớc, khu vực nh Mỹ, EU, Nhật Bản và Hồng Kông. Điều
đáng nói nhất là nó tạo điều kiện tiêu chuẩn hoá mẫu chứng từ trong thanh toán,
giảm bớt thời gian thanh toán, tăng khả năng luân chuyển tiền tệ, giảm thủ tục
thanh toán bằng giấy, nhng đồng thời vẫn đảm bảo tính bảo mật cao trong thanh
toán. Chúng ta có thể tìm hiểu kỹ hơn về chứng từ điện tử nh sau:
- Đóng vai trò quan trọng nhất trong chứng từ điện tử là chữ ký điện tử. Chữ
ký điện tử (CKĐT) là sản phẩm tin học, là công cụ hỗ trợ cho quá trình xử lý
thông tin số, nhng nó hàm chứa các quy định cho phép các tổ chức cung ứng dịch
vụ thanh toán nhắm đến cái đích của mình là cải tiến các dịch vụ thanh toán hiện
có sao cho nhanh chóng, an toàn và hiệu qủa hơn.
17
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
CKĐT là một mã hoá bằng mật mã, nó đợc xác lập riêng cho từng cá nhân
để xác định quyền hạn và trách nhiệm của ngời lập và những ngời có liên quan
chịu trách nhiệm về tính an toàn và chính xác của chứng từ điện tử. Về cơ bản,
CKĐT trên chứng từ điện tử có giá trị nh chữ ký tay trên chứng từ giấy. CKĐT
thuộc danh mục bí mật của Nhà nớc, đảm bảo độ tối mật cao.
Cũng nh các quy định về con dấu và chữ ký trên chứng từ giấy, CKĐT trên
chứng từ điện tử cũng có các quy định về việc quản lý và sử dụng, về thẩm quyền
quy định mẫu CKĐT, về thủ tục xin phép đợc đa CKĐT ứng dụng vào thực tế và
các yêu cầu quản lý đối với ngời tham gia làm CKĐT. Ngời có quyền quản lý và
sử dụng CKĐT cũng chính là ngời đợc quyền ký tên trên các chứng từ thanh toán
bằng giấy trớc khi đem đóng dấu. Khác biệt ở đây là ngời ký và ngời đóng dấu

trên chứng từ bằng giấy là hai ngời riêng biệt và mắt thờng nhìn thấy hình thù chữ
ký và con dấu, còn CKĐT trên chứng từ điện tử thì chỉ do một ngời ký và mắt th-
ờng không thể nhìn thấy chữ ký này.
- Chứng từ điện tử khác chứng từ bằng giấy truyền thống ở chỗ nó đã đợc
mã hoá và ngời không có khoá quy ớc để mở chứng từ điện tử đó thì không thể
xem đợc. Trong đó, CKĐT là một yếu tố tạo nên chứng từ điện tử, luôn gắn liền
với các dữ liệu của chứng từ điện tử nhằm xác định tính đúng đắn, chuẩn xác của
các yếu tố tạo nên chứng từ điện tử khi thực hiện truyền nhận qua mạng máy tính
giữa các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán.
- Quy trình thực hiện giao dịch thanh toán khi sử dụng chứng từ điện tử đòi
hỏi cần phải có ba khâu: kế toán giao dịch, kế toán thanh toán và kế toán kiểm
soát, truyền đi thông tin thanh toán. Ba khâu này hoàn toàn độc lập và đều đợc
kiểm soát thông qua chữ ký điện tử. Mỗi cán bộ thực hiện một khâu sẽ có một mật
mã riêng, mà ngay cả khi họ có mật mã của nhau vẫn không thể mở đợc chứng từ
điện tử đó, bởi trong đó 2 ngời luôn kiểm soát một ngời.
- Cách thức sử dụng chứng từ điện tử: sẽ có một quy ớc giữa hai ngân hàng
với nhau về cách thức sử dụng chứng từ điện tử và CKĐT. Mỗi ngân hàng trong số
đó có thể cũng chỉ biết đợc 1/2 bí mật để thực hiện giao dịch. Mọi việc còn do quá
18
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
trình xử lý nghiệp vụ của các thiết bị nh phần cứng và phần mềm và việc này đòi
hỏi các ngân hàng phải nhập dữ liệu cần thiết cho quá trình thanh toán.
- Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thơng sẽ giúp đẩy nhanh
tốc độ chuyển tiền qua các ngân hàng. Thông thờng trớc đây, một khoản tiền
chuyển của Ngân hàng nhà nớc và Ngân hàng thơng mại phải mất ít nhất 2-3 ngày,
nay khi sử dụng chứng từ điện tử thì giao dịch đó có thể thực hiện trong 1-1/2
ngày, thậm chí chỉ trong một giờ đối với trờng hợp gấp. Phí chuyển tiền mà khách
hàng phải trả cũng không thay đổi so với trớc và trong tơng lai còn có xu hớng
giảm khi mà hình thức thanh toán này gia tăng và trở nên phổ biến.
- Sử dụng chứng từ điện tử trong thanh toán ngoại thơng sẽ giúp các bên

(ngời bán, ngân hàng, ngời mua) tránh đợc những hạn chế, tồn tại mà chứng từ
bằng giấy đem lại. Chẳng hạn, chứng từ điện tử sẽ đảm bảo an toàn hơn, việc xuất
trình chứng từ diễn ra nhanh chóng, thuận lợi hơn... Mẫu chứng từ điện tử lại đợc
tiêu chuẩn hoá, tạo điều kiện thuận lợi cho các bên, đặc biệt là ngân hàng kiểm tra.
Chứng từ điện tử lại đợc truyền dẫn qua mạng máy tính, sẽ tránh đợc tình trạng
thất lạc, mất mát,...
Chính vì những u điểm nh trên mà Việt Nam cũng cần phải từng bớc hoà
nhập với nó. Hơn nữa, trong xu thế hội nhập nh hiện nay, khi mà các thị trờng mà
Việt Nam có quan hệ buôn bán lại đã và đang bắt đầu sử dụng chứng từ điện tử
trong thanh toán, Việt Nam lại đứng trớc một thách thức là phải cải thiện các ph-
ơng thức thanh toán, đặc biệt là bộ chứng từ để không bị thất bại trong việc chiếm
lĩnh thị trờng mới hoặc mất bạn hàng trong những năm tới. Trong khi đó, một
chuẩn mực pháp lý cho vấn đề này nh những quy tắc về lập và xuất trình chứng từ
điện tử trong thanh toán xuất nhập khẩu lại cha hề có trong hệ thống văn bản pháp
luật của Nhà nớc nói chung, ngành Ngân hàng nói riêng. Hiện nay, chúng ta mới
áp dụng chứng từ điện tử trong một số lĩnh vực nh công tác hạch toán và quyết
toán vốn của các Tổ chức tín dụng có cung ứng dịch vụ thanh toán, thanh toán
điện tử liên ngân hàng (thể hiện ở việc ban hành Quyết định số 444/2002/QĐ-Ttg
21/3/2002 về việc sử dụng chứng từ điện tử).
19
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
Trong thời gian tới, Việt Nam cần thiết lập một cơ chế sử dụng chứng từ
điện tử trong thanh toán ngoại thơng:
- Cần nhanh chóng ban hành văn bản pháp luật quy định và hớng dẫn các
doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu cách thức tiếp cận thanh toán bằng
chứng từ điện tử nh cách thức lập, xuất trình chứng từ điện tử để thanh toán. Đồng
thời cần xây dựng quy trình đào tạo thao tác, nhiệm vụ của các cán bộ trực tiếp
tham gia của cả các doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu và các Ngân hàng.
- Cần có cơ quan Nhà nớc chịu trách nhiệm quy định về tiêu chuẩn, quy
cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, cấu trúc dữ liệu của chứng từ điện tử, về cách

thức cấp phát, bảo mật, quản lý các chứng từ điện tử này, đặc biệt là chữ ký điện
tử.
- Các cơ quan Nhà nớc và các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán sử dụng
chứng từ điện tử cần có cơ chế bảo mật và bảo toàn dữ liệu thông tin về chứng từ
điện tử trong quá trình sử dụng và lu trữ. Đồng thời phải có biện pháp quản lý,
kiểm tra chặt chẽ để ngăn ngừa và chống các hình thức lợi dụng để khai thác, xâm
nhập, sao chép, đánh cắp hoặc sử dụng chứng từ điện tử vào việc trái với quy định
về bảo mật, cung cấp số liệu của các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán. Khi
chứng từ điện tử hay CKĐT bị lộ, h hỏng, thì các biện pháp thu hồi, cấp mới và
biện pháp khắc phục hậu quả cũng cần đợc thể hiện bằng những văn bản quản lý
một cách chặt chẽ. Cụ thể nh việc thay CKĐT nên đợc thực hiện định kỳ có khi
hàng tuần, hàng tháng, tuỳ thuộc vào quy mô của dịch vụ thanh toán.
- Cần xây dựng cơ sở pháp lý quy định về công tác lu trữ chứng từ điện tử
để tạo điều kiện thuận lợi cho cả ngân hàng và khách hàng trong vấn để kiểm tra,
bảo quản. Chẳng hạn, các tổ chức cung ứng dịch vụ thanh toán phải xây dựng hệ
thống dự phòng để lu trữ chứng từ điện tử không dới hai địa điểm, hai thiết bị lu
trữ để nếu có sự cố ở một địa điểm nào thì còn một cơ sở dự phòng. Hay là chứng
từ điện tử còn phải in ra giấy để tiến hành ký xác nhận đóng dấu giữa cơ quan
cung ứng dịch vụ thanh toán và doanh nghiệp kinh doanh xuất nhập khẩu. Nh vậy,
những chứng từ điện tử sẽ không chỉ đợc lu trữ bảo quản ở các file mà còn trên
giấy, đảm bảo tuyệt đối không xảy ra hiện tợng mất toàn bộ dữ liệu.
20
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
- Cuối cùng, cần có sự đầu t và khuyến khích từ phía Nhà nớc để tăng cờng
cơ sở hạ tầng viễn thông, đờng truyền, máy móc thiết bị, trình độ nhân lực cho các
Ngân hàng và các doanh nghiệp để tạo điều kiện đa chứng từ điện tử vào áp dụng
thuận lợi.
Để làm đợc điều này, Việt Nam cần tham khảo Pháp lệnh TMĐT của Liên
Hiệp Quốc và một số nớc khác trong khu vực nh Philippin, Xingapo,...Đó cũng là
một thuận lợi nhng cái khó là TMĐT ở Việt Nam cha phát triển cao và còn khá

mới mẻ. Bởi thế, việc áp dụng chữ ký điện tử một cách rộng rãi trong thanh toán
giao dịch quốc tế chỉ thành công khi các chơng trình nh TMĐT, Chính phủ điện tử
đợc triển khai một cách bài bản.
2. Giải pháp tầm vi mô:
2.1. Đối với hệ thống các ngân hàng.
Nh thể hiện ở trên, hoạt động xuất nhập khẩu ở nớc ta trong những năm
qua không ngừng mở rộng không chỉ ở giá trị kim ngạch mà còn ở phạm vi. Sự
bùng nổ của các hoạt động ngoại thơng đã kéo theo sự phát triển của công tác
thanh toán quốc tế tại các Ngân hàng thơng mại Việt Nam. Hơn nữa, do những rủi
ro trong hoạt động tín dụng, các Ngân hàng thơng mại đang cố gắng tăng tỷ trọng
thu nhập từ các khoản phí, trong đó có phí thanh toán quốc tế thay cho lãi cho vay.
Nhờ vậy, chất lợng và quy mô các nghiệp vụ thanh toán quốc tế tại các ngân hàng
này không ngừng đợc mở rộng. Sự cạnh tranh gay gắt của khoảng 28 chi nhánh
Ngân hàng nớc ngoài trên thị trờng nớc ta hiện nay càng đòi hỏi mỗi NHTM Việt
Nam phải tìm cách nâng cao chất lợng dịch vụ, giảm thiểu mọi rủi ro có thể phát
sinh trong từng phơng thức thanh toán nói chung, bộ chứng từ nói riêng.
2.2.1. Cần có sự thống nhất giữa các ngân hàng về sai biệt chứng từ:
Xác định một bộ chứng từ có phù hợp với yêu cầu của th tín dụng hay
không là một vấn đề rất quan trọng của tất cả các bên giao dịch, đặc biệt là các
ngân hàng nh Ngân hàng mở th tín dụng, Ngân hàng thông báo, Ngân hàng xác
nhận,...Ngân hàng muốn chắc chắn sẽ nhận lại tiền hoàn trả từ phía ngời xin mở
L/C phải kiểm tra kỹ càng bộ chứng từ thanh toán. Khi kiểm tra chứng từ hàng
xuất, các ngân hàng phải tuân thủ UCP500, nhng thực tế UCP 500 cũng không quy
21
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
định cụ thể tiêu chuẩn để xét các khác biệt trên bề mặt các chứng từ so với các
điều khoản và điều kiện của th tín dụng. Mục a điều 13 UCP 500 quy định ... Sự
phù hợp với các điều kiện của th tín dụng thể hiện trên bề mặt của các chứng từ
quy định sẽ đợc quyết định bởi các tiêu chuẩn quốc tế của thực tiễn ngân hàng đã
đợc phản ảnh trong các điều khoản này. Các chứng từ thể hiện trên bề mặt của

chúng mâu thuẫn với nhau sẽ đợc coi nh là trên bề mặt của chúng không phù hợp
với điều khoản và điều kiện của th tín dụng... Qua nghiên cứu tài liệu giải thích
UCP 500, thấy rằng các cụm từ bề mặt chứng từ và Tiêu chuẩn quốc tế của
thực tiễn ngân hàng rất mơ hồ, không rõ ràng. Cùng một trờng hợp, ngân hàng
này có thể coi là bất hợp lệ chứng từ nhng ngân hàng khác lại không, thậm chí có
ngân hàng cho là bất hợp lệ chứng từ nhng vẫn chấp nhận thanh toán.
Kinh nghiệm cho thấy các ngân hàng thờng đánh giá tính phù hợp và sai
biệt của bộ chứng từ khác nhau ở các điểm chính sau đây:
- Thứ nhất, các lỗi chính tả không làm ảnh hởng nội dung chứng từ và làm
chứng từ này mâu thuẫn với chứng từ khác thờng đợc các ngân hàng bỏ qua vì sai
sót này thuộc lỗi đánh máy. Tuy nhiên, với những lỗi chính tả nhỏ nh vậy thì đôi
khi các doanh nghiệp Việt Nam khi xuất khẩu thờng vẫn bị các ngân hàng mở th
tín dụng nớc ngoài và khách hàng chậm thanh toán vì họ coi đó là lỗi chứng từ.
- Thứ hai, đối với các điều khoản không liên quan đến chứng từ thì theo
điều 13 UCP 500 ngân hàng sẽ bỏ qua không kiểm tra xem những điều khoản này
có đợc thực hiện hay không. Nhng một số ngân hàng lại bị nhầm lẫn giữa các điều
khoản này với các điều khoản quy định có chứng từ liên quan yêu cầu. Ví dụ về
một th tín dụng yêu cầu hàng hoá có xuất xứ từ CHLB Đức. Đây là một điều
khoản không liên quan đến chứng từ và là một phần của mô tả hàng hóa. Nhng
điều này sẽ trở thành điều khoản chứng từ khi L/C yêu cầu phải xuất trình một
giấy chứng nhận xuất xứ từ CHLB Đức. Điều này khiến các doanh nghiệp Việt
Nam rất dễ nhầm lẫn trong việc lập bộ chứng từ thanh toán và cũng rất dễ gây bất
đồng giữa cách hiểu của các Ngân hàng về yêu cầu của bộ chứng từ thanh toán.
- Sự bất đồng quan điểm giữa các Ngân hàng về sự thống nhất giữa các
chứng từ trong một bộ chứng từ thanh toán. Thực tế, quan điểm của các ngân hàng
22
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
có thể khác nhau về một trờng hợp thực tế mà điều này cũng không vi phạm quy
định của UCP 500. Tuy nhiên cũng cần hiểu rằng UCP 500 chỉ đa ra khung pháp
lý cho các bên tham gia quan hệ th tín dụng và tiêu chuẩn kiểm tra bộ chứng từ là

do tập quán ngân hàng quốc tế. Thậm chí tiêu chuẩn tập quán ngân hàng quốc tế
đợc phản ánh trong UCP rất ít và mơ hồ. Bởi vậy, ngân hàng phải tự quyết định
những tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ của riêng mình và điều này sẽ gây không ít
mâu thuẫn trong khâu kiểm tra chứng từ giữa các ngân hàng khác nhau.
Lấy làm ví dụ, trong trờng hợp chứng th Fumigation Certificate, cơ quan
đóng dấu sửa bằng con dấu có khắc chữ: correct alteration. Với con dấu này,
ngân hàng nớc ngoài cho đó là bất hợp lệ chứng từ nhng cuối cùng vẫn chấp nhận
thanh toán. Chỉ riêng điều này cũng đủ cho thấy sự không nhất quán ngay cả trong
bản thân một ngân hàng.
Để tạo đợc sự thống nhất giữa các ngân hàng trong việc kiểm tra chứng từ,
các ngân hàng ở nớc ta không chỉ đơn thuần áp dụng chặt chẽ UCP 500 và các văn
bản hớng dẫn của Nhà nớc mà còn phải đúc kết kinh nghiệm qua thực tế phát sinh
và học hỏi kinh nghiệm của nhau, của các ngân hàng trên thế giới, cố gắng từng b-
ớc tiến tới sự hoàn thiện và thống nhất trong toàn bộ hệ thống ngân hàng. Một giải
pháp hữu hiệu hiện nay là để Việt Nam tham gia vào các tổ chức ngân hàng quốc
tế. Các tổ chức này sẽ đa ra những hớng dẫn hoạt động nghiệp vụ cụ thể hơn so với
UCP 500. Quan hệ với các ngân hàng thành viên cùng trong tổ chức sẽ giúp các
ngân hàng Việt Nam không bị chèn ép trong hoạt động thanh toán bằng th tín
dụng nói riêng và thanh toán quốc tế nói chung. Theo đó các doanh nghiệp xuất
nhập khẩu Việt Nam cũng sẽ đợc hởng nhiều thuận lợi. Thêm nữa, ngay cả các tập
quán ngân hàng tiêu chuẩn quốc tế thích hợp vẫn thay đổi theo thời gian phản ánh
sự thay đổi của hoàn cảnh và các vấn đề mới phát sinh mà UCP 500 do tính phổ
biến toàn cầu của nó không dễ gì sửa đổi ngay đợc. Ngợc lại, các tài liệu hớng dẫn
của một tổ chức hoạt động ngân hàng thế giới cho các ngân hàng thành viên có thể
thay đổi dễ dàng hơn, đáp ứng kịp thời yêu cầu của thực tiễn. Hiện nay, Hiệp hội
Ngân hàng Việt Nam cũng nh Hiệp hội ngân hàng thế giới hoặc các hiệp hội ngân
hàng khu vực đều đa ra những tiêu chuẩn kiểm tra chứng từ riêng của mình. Điều
23
KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
cần làm trong bối cảnh Việt Nam trớc mắt là cần có sự chng cầu ý kiến các thành

viên trong Hiệp hội ngân hàng Việt Nam về thống nhất cách hiểu UCP 500 và
pháp điển hoá thành văn bản pháp luật có tính bắt buộc đối với mọi ngân hàng
thành viên.
2.1.2. Tăng cờng đào tạo nghiệp vụ chuyên môn cho các nhân viên
ngân hàng.
Việc thanh toán trong ngoại thơng có diễn ra nhanh chóng và thuận lợi hay
không còn phụ thuộc vào trình độ nghiệp vụ củabản thân những ngời làm công tác
thanh toán quốc tế tại các ngân hàng. Chính vì vậy, tăng cờng đào tạo các thanh
toán viên giỏi về nghiệp vụ cũng chính là một trong những chiến lợc của các ngân
hàng nhằm đảm bảo công tác kiểm tra chứng từ, t vấn về chứng từ cho khách hàng
đạt hiệu quả cao, tránh sai sót, nhầm lẫn và chậm chễ trong thanh toán quốc tế.
2.1.3. T vấn cho nhà xuất khẩu khi bộ chứng từ có sai biệt.
Qua thực tế tại các ngân hàng, ta có thể thấy rằng bộ chứng từ thanh toán bị
gặp sai sót không phải là ít. Điều này dẫn đến bộ chứng từ đợc chuyển qua lại
nhiều lần để chỉnh sửa, gây tốn kém về mặt thời gian và chi phí. Bởi vậy, cho dù
khi ngân hàng không thực hiện việc thanh toán hay chiết khấu bộ chứng từ thì với
tinh thần trách nhiệm để bảo vệ quyền lợi cho khách hàng, thông thờng khi kiểm
tra nếu bộ chứng từ có sai sót thì tiến hành t vấn khách hàng nh sau:
- Sai sót có thể sửa chữa hoặc thay thế thì đề nghị khách hàng sửa chữa hoặc
thay thế.
- Sai sót không thể sửa chữa hay thay thế đợc thì đề nghị khách hàng xin tu
chỉnh L/C (nếu có thể) hoặc thông báo cho ngân hàng phát hành nêu rõ các sai sót,
xin chấp nhận thanh toán.
- Sai sót không đợc chấp nhận thì đề nghị khách hàng chuyển sang hình
thức thanh toán nhờ thu hoặc trả lại chứng từ cho họ.
Trong thực tế, nhiều nhà xuất khẩu Việt Nam do cha hiểu biết rõ về thanh
toán trong th tín dụng với những u thế của nó về trách nhiệm của ngân hàng phát
hành và quyền lợi của ngời hởng lợi khi xuất trình chứng từ, cho nên khi biết bộ
chứng từ có sai sót gì thì họ thờng yêu cầu ngân hàng chuyển chứng từ đi để thanh
24

KHóa LUậN TốT NGHIệP Nguyễn Hồng Hà - Lớp A1 - K37
toán theo phơng thức nhờ thu. Nếu làm nh vậy thì tự bản thân ngời xuất khẩu gây
bất lợi cho mình vì lúc đó bộ chứng từ sẽ đợc xử lý theo quy tắc thống nhất về nhờ
thu URC. Hơn nữa, nếu áp dụng theo URC, có nghĩa chứng từ mất quyền đợc bảo
đảm với điều lệ UCP 500 mà theo đó ngân hàng phát hành phải thực hiện đúng
nhiệm vụ kiểm tra chứng từ trong thời gian hợp lý là 7 ngày làm việc kể từ ngày
nhận bộ chứng từ, nếu quá thời hạn trên ngân hàng phát hành sẽ bị mất quyền từ
chối thanh toán. Ngoài ra nếu bộ chứng từ có sai biệt và ngân hàng phát hành có
theo ý kiến riêng của mình tiếp xúc ngời mở L/C về việc chấp nhận sai biệt, thì
điều này cũng không đợc vợt quá thời hạn 7 ngày làm việc.
Trong khi đó URC cho phép ngân hàng phát hành hoặc ngân hàng xác nhận
có thể không cần kiểm tra bộ chứng từ, hoặc thông báo những sai biệt vợt thời hạn
quy định cho phía xuất trình có nghĩa là họ không bị khống chế thời gian thông
báo, họ chỉ hành động đúng theo nh các điều khoản của URC, không bị ràng buộc
với cam kết sẽ thanh toán trong L/C nữa, điều này hoàn toàn ngợc với L/C quy
định áp dụng theo UCP 500 và trái với tập quán quốc tế về giao dịch tín dụng
chứng từ.
Tuy nhiên chọn gửi bộ chứng từ thanh toán theo phơng thức nào là của ngời
hởng lợi, nhng ngân hàng với bề dày trong kinh nghiệm thanh toán quốc tế cũng
nh có trình độ hiểu biết về thanh toán theo tín dụng chứng từ và luôn lấy phơng
châm phục vụ khách hàng đến mức tối đa nên t vấn cho khách hàng: khi bộ chứng
từ có sai biệt, ngời hởng nên yêu cầu chuyển chứng từ trên cơ sở chấp nhận thanh
toán (on approval) và ghi rõ áp dụng theo UCP 500 (Document are remitted on
approval subject to uniform customs and practice for D/C, 1993 Revision ICC
publication No. 500) chứ không nên gửi trên cơ sở nhờ thu (on collection).
2.1.4. Trang bị hệ thống kiểm tra và xử lý thông tin hiện đại.
Điều này có ý nghĩa đặc biệt quan trọng, giúp ngân hàng có thể kiểm tra
chứng từ tốt hơn, hiệu quả hơn và có thể theo kịp hệ thống ngân hàng tiên tiến trên
thế giới. Hơn nữa, đây cũng chính là cơ sở tạo điều kiện thuận lợi cho các nghiệp
vụ ngân hàng một khi thanh toán sử dụng chứng từ điện tử đợc áp dụng tại nớc ta.

Cụ thể:
25