Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện trà bồng, tỉnh quảng ngãi

LỜI CAM ĐOAN
Tác giả xin cam đoan đây là bài tiểu luận của riêng tác giả. Các số liệu, kết
quả nêu trong bài khóa luận là trung thực và chưa được công bố trong các bài khác.
Nếu không đúng như đã nêu trên, tác giả xin hoàn toàn chịu trách nhiệm về đề tài
của mình.
Sinh viên

Phạm Đức Tuấn


LỜI CẢM ƠN
Để hoàn thành đề tài khóa luận này, em xin được gửi lời cảm ơn tới các thầy
(cô) khoa Quản trị văn phòng và Lưu trữ, đặc biệt là ThS. ……………. đã hướng
dẫn tác giả trong quá trình thực hiện đề tài. Qua đây, em cũng xin gửi lời cảm ơn
chân thành tới các anh (chị), cô (chú) ở UBND huyện Trà Bồng đã đồng ý cho em
tham khảo nguồn tài liệu tại cơ quan để phục vụ cho quá trình thực hiện đề tài.
Do thời gian, trình độ, kiến thức, kinh nghiệm vẫn còn hạn chế nên đề tài vẫn
còn những thiếu sót không thể tránh khỏi được. Vì vậy bản thân rất mong nhận
được lời nhận xét, đóng góp ý kiến của các thầy, cô giáo cũng như các đọc giả khác
để bài khóa luận tốt nghiệp của em được hoàn thiện hơn.


DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
STT
1
2
3
4
5
6
7

8
9
10
11
12
13
14

VIẾT TẮT
UBND
VBHC
BQL DAĐTXD & PTQĐ

VIẾT ĐẦY ĐỦ
Ủy ban nhân dân
Văn bản hành chính
Ban Quản lý Dự án đầu tư xây dựng và Phát

CBCC
GDNN&GDTX

triển quỹ đất
Cán bộ công chức
Giáo dục nghề nghiệp và Giáo dục thường

TC-KH
GD-ĐT
KT-HT
TN&MT
LĐTB&XH

VH&TT
NN&PTNN
NXB
VBQPPL

xuyên
Tài chính- Kế hoạch
Giáo dục- Đào tạo
Kinh tế- Hạ tầng
Tài nguyên- Môi trường
Lao động Thương binh và Xã hội
Văn hóa và Thông tin
Nông nghiệp và Phát triển nông thôn
Nhà xuất bản
Văn bản quy phạm pháp luật


MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN
LỜI CẢM ƠN
DANH MỤC TỪ VIẾT TẮT
PHẦN MỞ ĐẦU..........................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài......................................................................................................1
2. Tình hình nghiên cứu...............................................................................................2
3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu.......................................................3
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu...........................................................................4
5. Phương pháp nghiên cứu........................................................................................4
6. Giả thiết nghiên cứu................................................................................................5
7. Đóng góp của đề tài..................................................................................................5
8. Bố cục đề tài.............................................................................................................5

Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC...................................................................6
1.1. Khái quát văn bản hành chính.............................................................................6
1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính........................................................................6
1.1.1.1. Khái niệm......................................................................................................6
1.1.1.2. Các hình thức văn bản hành chính..............................................................7
1.1.2. Đặc điểm của văn bản hành chính................................................................10
1.1.3. Chức năng của văn bản hành chính..............................................................13
1.2. Các yêu cầu về công tác và soạn thảo văn bản hành chính..............................15
1.2.1.Yêu cầu về thẩm quyền....................................................................................15
1.2.2. Yêu cầu về nội dung.......................................................................................16
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản........................................17
1.2.4. Yêu cầu ngôn ngữ...........................................................................................18
1.2.5. Yêu cầu quy trình soạn thảo và ban hành văn bản.......................................21
1.2.6. Một số yêu cầu khác.......................................................................................24
Chương 2: THỰC TRẠNG CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN
BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND HUYỆN TRÀ BỒNG........................................26
2.1. Khái quát về UBND huyện Trà Bồng................................................................26


2.1.1. Giới thiệu chung.............................................................................................26
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức, nguyên tắc làm việc của UBND
huyện Trà Bồng..........................................................................................................26
2.2. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Trà
Bồng............................................................................................................................ 28
2.2.1. Thẩm quyền ban hành văn bản hành chính của UBND huyện Trà
Bồng........................................................................................................................... 28
2.2.2. Thống kê số lượng văn bản đã ban hành của UBND huyện........................29
2.2.3. Thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính của UBND huyện..............30
2.2.4. Ngôn ngữ văn bản..........................................................................................35

2.2.5. Quy trình soạn thảo và ban hành văn bản hành tại UBND huyện Trà
Bồng............................................................................................................................ 38
2.3. Nhận xét............................................................................................................... 41
2.3.1. Ưu điểm........................................................................................................... 41
2.3.2. Nhược điểm.....................................................................................................43
2.3.3. Nguyên nhân..................................................................................................45
Chương 3: MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG
TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH VĂN BẢN HÀNH CHÍNH TẠI UBND
HUYỆN TRÀ BỒNG.................................................................................................48
3.1.Quy định trách nhiệm của lãnh đạo Ủy ban nhân dân huyện Trà Bồng đối
với công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính.......................................48
3.2. Xây dựng văn bản quy định rõ ràng, chi tiết đối với công tác soạn thảo và
ban hành văn bản hành chính...................................................................................49
3.3. Đảm bảo thể thức và nội dung văn bản..............................................................49
3.4. Đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ công chức làm công tác soạn thảo văn
bản.............................................................................................................................. 50
3.5. Đầu tư trang thiết bị, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác soạn thảo
và ban hành văn bản..................................................................................................50
3.6. Mẫu hóa các văn bản phục vụ công tác soạn thảo và ban hành văn bản.........51
PHẦN KẾT LUẬN....................................................................................................58
TÀI LIỆU THAM KHẢO.........................................................................................60
PHỤ LỤC


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Trong hoạt động quản lý và điều hành của các cơ quan, tổ chức thì văn bản là
một trong những phương tiện quan trọng nhằm ghi lại và truyền đạt thông tin bằng
ngôn ngữ, nhằm điều chỉnh các mối quan hệ xã hội sao cho phù hợp với pháp luật
hiện hành. Khi các thông tin quản lý được văn bản hóa một cách khoa học, các đơn

vị, cá nhân sẽ thống nhất cách hiểu và thực hiện nhiệm vụ một cách tự giác và
nghiêm túc. Với vai trò này, việc ban hành văn bản hành chính giúp cho các cơ
quan, tổ chức có thể quản lý, điều hành một cách thuận lợi, góp phần nâng cao hiệu
quả hoạt động của cơ quan, tổ chức. Nó còn là cơ sở để đánh giá việc thực thi các
nhiệm vụ của cấp dưới, là cơ sở để mỗi đơn vị, cá nhân trong cơ quan, tổ chức căn
cứ vào thông tin quan lý mà thực hiện. Đồng thời còn là phương tiện để lãnh đạo
kiểm tra hoạt động của mỗi thành viên trong cơ quan, tổ chức của mình. Và để đáp
ứng được các nhu cầu trên thì công tác soạn thảo và ban hành văn bản thật sự là một
khâu quan trọng trong hoạt động quản lý nói chung, quản lý hành chính nhà nước
nói riêng.
UBND huyện Trà Bồng là cơ quan hành chính nhà nước thực hiện chức năng
quản lý nhà nước về ngành, lĩnh vực ở địa phương. Với chức năng quản lý và điều
hành thì cơ quan đã ban hành nhiều loại văn bản hành chính, văn bản chuyên môn.
Trong nhiều năm qua, UBND huyện đã không ngừng thực hiện công tác soạn thảo
và ban hành văn bản đảm bảo cho hoạt động của cơ quan diễn ra một cách có hệ
thống, giải quyết kịp thời, có hiệu quả các công việc tại cơ quan. Tuy nhiên, đến nay
công tác soạn thảo và ban hành văn bản ở UBND huyện Trà Bồng vẫn còn nhiều bất
cập, chưa đáp ứng được yêu cầu đòi hỏi của cơ quan trong tình hình mới. Đó là việc
chấp hành các quy định về soạn thảo và ban hành văn bản chưa đầy đủ; nội dung
văn bản chưa được hoàn chỉnh; các lỗi sai về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản,
…Chính vì vậy, vấn đề đặt ra tại UBND huyện Trà Bồng ngày lúc này là cần phải
khảo sát, đánh giá có cái nhìn tổng quan về thực trạng công tác soạn thảo và ban
hành văn bản ở cơ quan. Trên cơ sở nghiên cứu, cần có những giải pháp nhằm nâng

6


cao chất lượng công tác đáp ứng được yều cầu mà Nhà nước quy định cũng như
thực hiện hiệu quả trong hoạt động quản lý và điều hành tại UBND huyện.
Hiểu rõ được tầm quan trọng và vai trò không thể thiếu của công tác soạn

thảo và ban hành văn bản tại UBND huyện Trà Bồng đối với hoạt động điều hành
và quản lý, tác giả đã chọn đề tài ”Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính tại UBND huyện Trà Bồng, tỉnh Quảng Ngãi” làm đề tài khóa luận tốt
nghiệp.
2. Tình hình nghiên cứu
- Dương Xuân Thao (2015), Giáo trình văn bản quản lý, NXB Đại học Kinh
tế Quốc dân, Hà Nội. Giáo trình cung cấp cho người đọc những kiến thức cơ bản về
văn bản quản lý, kỹ thuật soạn thảo và ban hành văn bản, rèn luyện kỹ năng soạn
thảo văn bản hành chính.
- Học viện Hành chính (2009), Giáo trình kỹ thuật xây dựng và ban hành
văn bản, NXB Khoa học và Kỹ thuật, Hà Nội. Cuốn giáo trình được chia làm ba
phần lớn với phần một cung cấp những lý luận chung về văn bản quản lý hành
chính nhà nước, phần hai trình bày kỹ thuật soạn thảo văn bản quản lý thông thường
và phần ba cuốn sách trình bày kỹ thuật soạn thảo một số loại văn bản quy phạm
pháp luật.
- Ngô Sỹ Trung (2015), Soạn thảo văn bản hành chính, NXB Giao thông vận
tải, Hà Nội. Cuốn sách cung cấp những lý luận về văn bản hành chính và hướng dẫn
các kỹ năng cần thiết để soạn thảo văn bản hành chính.
- Nguyễn Văn Hậu (2015), Kỹ năng nghiệp vụ hành chính, NXB Lao động,
Hà Nội. Cuốn sách chỉ ra những yêu cầu chung về soạn thảo văn bản quản lý, quy
trình soạn thảo và ban hành văn bản và kỹ thuật soạn thảo một số văn bản.
- PGS.TS Triệu Văn Cường (Chủ biên), Trần Việt Hà, Nguyễn Mạnh Cường,
Chu Thị Hậu, Trịnh Thị Năm (2017), Giáo trình văn thư, NXB Lao động. Trong
cuốn sách này, các tác giả đã đề cập đến tiêu chuẩn về mẫu trình bày văn bản; công
tác quản lý văn bản đi; việc soạn thảo, phê duyệt và phát hành văn bản đi trong môi
trường mạng. Đồng thời cuốn sách còn dành thời lượng chương 4 để nói về công tác

7

soạn thảo văn bản từ khái niệm, chức năng, hệ thống, phân loại văn bản quản lý nhà
nước đến kỹ thuật và quy trình soạn thảo văn bản.
- TS. Lê Văn In (Chủ biên) (2013), Giáo trình văn bản quản lý nhà nước và
kỹ thuật soạn thảo văn bản, NXB Đại học Quốc gia Thành phố Hồ Chí Minh,
Thành phố Hồ Chí Minh. Giáo trình này nhằm trang bị những kiến thức cơ bản và
phương pháp nghiên cứu về văn bản quản lý nhà nước, kỹ thuật soạn thảo văn bản;
rèn luyện kỹ năng soạn thảo văn bản hành chính và một số loại văn bản khác.
- Triệu Văn Cường và cộng sự (2013), Văn bản quản lý nhà nước - Những
vấn đề lý luận và kỹ thuật soạn thảo, NXB Giáo dục Việt Nam, Hà Nội. Cuốn sách
đã cung cấp lý luận về văn bản quản lý nhà nước và trình bày kỹ thuật soạn thảo
một số văn bản quản lý nhà nước.
- Triệu Văn Cường, Trần Như Nghiêm (2006), Soạn thảo ban hành văn bản
và công tác văn thư lưu trữ, NXB Văn hóa Thông tin, Hà Nội. Cuốn sách đã đề cập
đến công tác soạn thảo và ban hành văn bản, công tác văn thư ở các cơ quan nhà
nước.
- Vương Đình Quyền (2011), Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB Đại học Quốc gia Hà Nội, Hà Nội. Với 14 chương, chia làm bốn phần, cuốn
sách đã đề cập nhiều vấn đề luận và phương pháp cơ bản của công tác văn thư. Đặc
biệt, cuốn sách cung cấp cho các sinh viên ngành Lưu trữ học và Quản trị văn
phòng những kiến thức nghiệp vụ cơ bản và phương pháp cụ thể, chi tiết, ví dụ sinh
động nâng cao kết quả học tập.
Ngoài ra, có các đề tài nghiên cứu tìm hiểu về hệ thống văn bản hành chính,
quy trình soạn thảo văn bản hành chính, xây dựng và hoàn thiện hệ thống văn bản
của một cơ quan cụ thể dưới nhiều phạm vi khác nhau. Chẳng hạn như một số khóa
luận tốt nghiệp cử nhân Quản trị Văn phòng, cử nhân Quản lý nhà nước…hoặc cao
hơn là các luận văn thạc sỹ, các công trình nghiên cứu khoa học cấp trường, cấp
viện…Tuy nhiên, đến nay, vẫn chưa có đề tài nào nghiên cứu một các có hệ thống
và toàn diện về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND
huyện Trà Bồng, tỉnh Quảng Ngãi.

8


3. Đối tượng nghiên cứu và phạm vi nghiên cứu
Công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND huyện Trà
Bồng thời gian 2017 -2019. Phạm vi nghiên cứu:
- Không gian nghiên cứu: UBND huyện Trà Bồng.
- Thời gian nghiên cứu: Từ năm 2017-2019.
- Nội dung nghiên cứu: Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại UBND huyện Trà Bồng
4. Mục tiêu và nhiệm vụ nghiên cứu
Mục tiêu: Nắm được các vấn đề cơ bản về công tác soạn thảo và ban hành
văn bản hành chính, biết được tình hình thực hiện công tác này tại UBND huyện
Trà Bồng để làm cơ sở đề xuất kiến nghị những giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả
công tác này.
Nhiệm vụ:
- Tìm hiểu một số vấn đề cơ bản về công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính
- Phân tích và đánh giá thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản
hành chính tại UBND huyện Trà Bồng
- Tìm ra nguyên nhân, hạn chế từ đó đề xuất giải pháp và kiến nghị nhằm
nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại UBND
huyện Trà Bồng
5. Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu tài liệu: Đọc và nghiên cứu các tài liệu, sách, giáo
trình, các đề tài nghiên cứu khoa học có liên quan đến công tác soạn thảo và ban
hành văn bản để xây dựng nền tảng lý luận cho vấn đề này phục vụ cho việc hoàn
thiện chương 1 của khóa luận.đề tài.
Phương pháp khảo sát thực tế: Quan sát công việc của các chuyên viên tại
Văn phòng Huyện, nghiên cứu các văn bản do cơ quan ban hành từ năm 2017 đến

2019 để nắm được thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản tại UBND

9


huyện Trà Bồng. Qua đó, đưa ra các đánh giá về ưu, nhược điểm và tìm ra nguyên
nhân để đề xuất một số giải pháp giúp nâng cao hiệu quả của công tác này tại
UBND huyện.
Phương pháp phân tích, tổng hợp: Hệ thống hóa những số liệu, tài liệu,
thông tin đã thu thập được cả về lý thuyết và thực tế qua đó tiến hành phân tích và
đánh giá công tác này tại UBND huyện.
6. Giả thiết nghiên cứu
Nếu đánh giá được thực trạng công tác soạn thảo và ban hành VBHC xác
định được nguyên nhân và đưa ra các giải pháp sẽ giúp cho cán bộ, công chức tại
UBND huyện Trà Bồng khắc phục những hạn chế cũng như nâng cao chất lượng
công tác soạn thảo và ban hành VBHC.
7. Đóng góp của đề tài
Kết quả nghiên cứu của đề tài là cơ sở để đánh giá tình hình thực hiện công
tác này tại UBND huyện Trà Bồng. Ngoài ra, đề tài còn là tài liệu tham khảo cho
các đối tượng như sinh viên, giảng viên trong việc học tập cũng như góp phần hoàn
thiện nghiệp vụ hành chính cho CBCC ở địa phương.
8. Bố cục đề tài
Ngoài phần Mở đầu, Kết luận và Tài liệu tham khảo, đề tài gồm có 3
chương:
Chương 1. Cơ sở lý luận về công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành
chính nhà nước
Chương 2. Thực trạng công tác soạn thảo và ban hành văn bản hành chính tại
UBND huyện Trà Bồng
Chương 3. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác soạn thảo và ban
hành văn bản hành chính tại UBND huyện Trà Bồng

10


Chương 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC SOẠN THẢO VÀ BAN HÀNH
VĂN BẢN HÀNH CHÍNH NHÀ NƯỚC
1.1. Khái quát văn bản hành chính
1.1.1. Khái niệm văn bản hành chính
1.1.1.1. Khái niệm
Văn bản hành chính là loại văn bản được sử dụng phổ biến trong tất cả các
cơ quan, tổ chức. Trước đây, chỉ có khái niệm văn bản quy phạm pháp luật mới đây
có rất nhiều quan điểm khác nhau khi bàn về khái niệm văn bản hành chính. Ví dụ:
Tác giả Ngô Sỹ Trung cho rằng: “Văn bản hành chính là các thông tin quản lý
thành văn được hình thành trong hoạt động quản lý, điều hành của các tổ chức
tham gia quản lý xã hội.” [10;6]. Trong khi đó, tác giả Nguyễn Minh Phương lại
quan niệm: “Văn bản hành chính là những loại văn bản do cơ quan, tổ chức ban
hành để trao đổi, giải quyết, đề nghị, phản ánh một vấn đề, một công việc nào đó
theo quy định của pháp luật.” [7;7] Theo tác giả Lương Văn Úc thì: “Văn bản hành
chính là những văn bản mang tính thông tin điều hành nhằm thực thi các văn bản
quy phạm pháp luật hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình
hình giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc,… của cơ quan nhà nước; văn bản
hành chính bao gồm nhiều hình thức văn bản khác nhau, điển hình là thông cáo,
thông báo, biên bản, công văn, công điện, giấy đi đường, giấy nghỉ phép, giấy giới
thiệu, phiếu gửi,…” [11; 149]
Và đến 05 tháng 3 năm 2020, khái niệm văn bản hành chính đã được quy
định tại khoản 3, Điều 3 của Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về Công tác
văn thư, theo đó: “Văn bản hành chính là văn bản hình thành trong quá trình chỉ
đạo, điều hành, giải quyết công việc của các cơ quan, tổ chức.”
Tuy nhiên, dù được định nghĩa dưới góc độ nào, thì chúng ta có thể thấy
rằng, đều thể hiện VBHC là những văn bản mang tính chất thông tin điều hành nhằm

thực thi các VBQPPL hoặc dùng để giải quyết các công việc cụ thể, phản ánh tình hình

11


giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc hoặc một số công việc khác của cơ quan nhà
nước theo đúng thể thức, thủ tục và thẩm quyền do pháp luật quy định.
1.1.1.2. Các hình thức văn bản hành chính
Theo Khoản 2, Điều 1 của Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, VBHC gồm 32 loại
sau: Nghị quyết (cá biệt), quyết định (cá biệt), chỉ thị (cá biệt), quy chế, quy định,
thông cáo, thông báo, hướng dẫn, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, dự
án,báo cáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, công điện, bản ghi nhớ, bản cam
kết, bản thỏa thuận, giấy chứng nhận, giấy ủy quyền, giấy mời, giấy giới thiệu, giấy
nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơ, phiếu gửi, phiếu chuyển, thư công.
- Quy chế: là hình thức văn bản gồm những quy định đã thành chế độ, đưa ra
các nguyên tắc, trách nhiệm, quyền hạn, chế độ và lề lối làm việc của cơ quan, tổ
chức để mọi người trong cơ quan, tổ chức tuân theo. Để có hiệu lực thi hành, quy
chế phải được ban hành bởi một văn bản của cơ quan nhà nước có thẩm quyền.
- Quy định: là hình thức văn bản xác định các nguyên tắc, tiêu chuẩn, thủ tục
và chế độ cụ thể nhất định phảo thực hiện, phải tuân theo về một lĩnh vực công tác
nhất định của tổ chức hoặc trong mối quan hệ công tác giữa các tổ chức có cùng
chức năng, nhiệm vụ.
- Kế hoạch: là hình thức văn bản dùng để xác định phương hướng, nhiệm vụ,
chỉ tiêu, biện pháp tiến hành một lĩnh vực, một nhiệm vụ công tác của Nhà nước nói
chung hoặc từng ngành, cơ quan, đơn vị, địa phương nói riêng. Kế hoạch thường
được xây dựng cho từng thời gian nhất định theo niên hạn 5 năm (kế hoạch dài
hạn), 2 – 3 năm (kế hoạch trung hạn), 1 năm (kế hoạch ngắn hạn).
- Chương trình: là hình thức văn bản dùng để trình bày toàn bộ những việc
cần làm đối với mỗi lĩnh vực công tác hoặc tất cả các mặt công tác của một cơ quan,
một ngành chủ quản hay của Nhà nước nói chung theo một trình tự nhất định để

thực hiện trong một thời gian nhất định.
- Đề án: là hình thức văn bản dùng để trình bày có hệ thống về một dự kiến,
kế hoạch, giải pháp thực hiện một nhiệm vụ công tác hoặc một công việc nào đó
trong một thời gian nhất định.

12


- Hướng dẫn: là hình thức văn bản giải thích, hướng dẫn cụ thể việc tổ chức
thực hiện văn bản của cơ quan cấp trên hoặc phương hướng, cách thức tiến hành
một hoạt động cụ thể.
- Thông cáo: là hình thức văn bản dùng để công bố về một sự kiện, sự việc
quan trọng về đối nội hoặc đối ngoại của cơ quan nhà nước có thẩm quyền. Thông
cáo được phổ biến rộng rãi trên báo chí và các phương tiện thông tin đại chúng.
- Báo cáo: là loại văn bản dùng để phản ánh tình hình, tường trình lên cấp
trên hoặc với tập thể về các vấn đề, sự việc có liên quan đến chức năng, nhiệm vụ
của mình, sơ kết, tổng kết công tác.
- Công điện: là hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt lệnh,
quyết định của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong trường hợp cần
kíp.
- Dự án: là bản thảo một văn kiện về luật pháp hay về một kế hoạch cụ thể
nào đó.
- Thông báo: là hình thức văn bản dùng để truyền đạt, phổ biến, báo tin cho
các cơ quan, cá nhân về tình hình công tác, hoạt động, các quyết định về quản lý
hoặc các vấn đề, sự việc khác có liên quan biết hoặc thực hiện.
- Tờ trình: là hình thức văn bản của cấp dưới gửi lên cấp trên hoặc cơ quan
có thẩm quyền để trình bày về một chủ trương, một chế độ chính sách, một đề án
công tác, một dự thảo văn bản, các tiêu chuẩn định mức, hoặc sửa đổi, bổ sung chế
độ chính sách… và đề nghị cấp trên phê duyệt. Thông thường tờ trình được gửi kèm
theo văn bản trình duyệt.

- Giấy giới thiệu: là văn bản cấp cho cán bộ, nhân viên cơ quan khi đi giao
dịch, liên hệ công tác để thực hiện nhiệm vụ được giao hoặc giải quyết việc riêng
của cá nhân.
- Giấy mời: là văn bản dùng để mời đại diện các cơ quan khác hoặc cá nhân
tham dự một hoạt động nào đó hoặc đến trụ sở của cơ quan để giải quyết một vấn đề
có liên quan.

13


- Giấy đi đường: là hình thức văn bản dùng để cấp cho cán bộ, viên chức khi
được cử đi công tác, dùng làm căn cứ để thanh toán tiền tàu xe và các khoản chi phí
khác trong thời gian đi công tác.
- Giấy chứng nhận (hoặc giấy xác nhận): là văn bản dùng để cấp cho cơ
quan, tổ chức, cá nhân để xác nhận một vấn đề có thật.
- Biên bản: là văn bản ghi chép tại chỗ về một sự việc đang diễn ra hoặc đã
xảy ra có chữ ký xác nhận của người có liên quan hoặc người làm chứng.
- Hợp đồng: là hình thức văn bản thể hiện sự thỏa thuận giữa hai bên trong
việc xác lập quan hệ pháp lý về quyền lợi và nghĩa vụ của mỗi bên. Có thể chia hợp
đồng làm nhiều loại: Hợp đồng kinh tế, hợp đồng dân sự hợp đồng lao động.
- Bản ghi nhớ: là văn kiện ngoại giao nói rõ lập trường và thái độ về phía
mình đối với một vấn đề nào đó, hoặc thông báo cho đối phương một số điều cần
chú ý.
- Bản cam kết: là văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay nhiều cơ
quan, tổ chức trong nước, ngoài nước cam kết thực hiện.
- Bản thỏa thuận: là hình thức văn bản ghi nhận những điều đã được hai hay
nhiều cơ quan, tổ chức trong nước, ngoài nước thỏa thuận thực hiện.
- Giấy ủy quyền: là hình thức văn bản xác định hành vi pháp lý của một chủ
thể (cơ quan, tổ chức, cá nhân) trao cho một chủ thể khác hoặc một số quyền để chủ
thể đó nhân danh mình thực hiện một hoặc một số công việc nhất định trong một

khoảng thời gian nhất định.
- Giấy nghỉ phép: là văn bản cấp cho cá nhân trong tổ chức được nghỉ phép
theo quy định.
- Phương án: là hình thức văn bản dùng để trình một cách có hệ thống về
một trong nhiều giải pháp (về quy hoạch, kiến trúc, công nghệ, kết cấu…) được đưa
ra giúp cho việc lựa chọn và tìm đến một giải pháp tối ưu.
- Giấy biên nhận hồ sơ: là hình thức văn bản xác nhận của một cơ quan, tổ
chức, cá nhân về việc tiếp nhận văn bản từ một cơ quan, tổ chức hay từ cá nhân
khác.

14


- Phiếu gửi: là hình thức văn bản dùng để gửi kèm theo các văn bản quan
trọng hoặc có nội dung bí mật.
- Phiếu chuyển: là hình thức văn bản dùng để chuyển kèm theo văn bản, tài
liệu mà cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận được sang cơ quan, tổ chức, cá nhân khác
đúng chức năng thẩm quyền giải quyết.
- Thư công: là hình thức văn bản của cá nhân ở dạng thư nhưng đại diện
(nhân danh) cơ quan, tổ chức gửi tới một cá nhân, một số cá nhân hoặc cơ quan, tổ
chức khác trao đổi về công việc hoặc khen ngợi, động viên, chúc mừng, chia buồn
nhân dịp một sự kiện nào đó.
- Công văn : là hình thức văn bản hành chính không có tên gọi cụ thể được
dùng để giao dịch chính thức với các cơ quan và với quần chúng nhân dân vào các
mục đích: đề nghị, hỏi, trả lời, phản ánh tình hình, hướng dẫn, đôn đốc, kiểm tra
công việc.
Hiện tại, theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP VBHC đã bỏ đi 4 loại văn bản đó
là: Bản cam kết; Giấy đi đường; Giấy chứng nhận; Giấy biên nhận hồ sơ và thêm
vào đó một loại là Phiếu báo. Như vậy số lượng VBHC chỉ còn 29 loại văn bản.
1.1.2. Đặc điểm của văn bản hành chính

Thứ nhất, về thẩm quyền ban hành văn bản
Văn bản hành chính là văn bản áp dụng pháp luật, do cơ quan, tổ chức hoặc
cá nhân có thẩm quyền áp dụng pháp luật ban hành để thực hiện chức năng, nhiệm
vụ, quyền hạn được giao. Do vậy, hầu hết tất cả các cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
có thẩm quyền đều được ban hành văn bản hành chính theo thẩm quyền, trình tự,
thủ tục nhất định.
Ví dụ: UBND huyện có thể ban hành quy chế văn thư lưu trữ (gián tiếp),
Chủ tịch UBND huyện ban hành Quyết định về việc khen thưởng cá nhân đạt thạnh
tích (trực tiếp). Tuy nhiên, nội dung các vấn đề được ban hành là khác nhau. Quy
chế văn thư lưu trữ được UBND huyện ban hành là áp dụng phạm vi rộng cho mọi
đối tượng thực hiện hoạt động văn thư lưu trữ thuộc UBND huyện, còn Quyết định

15


khen thưởng của Chủ tịch UBND huyện chỉ áp dụng cho cá nhân đã đạt thành tích
trong hoạt động.
Đặc điểm về thẩm quyền này khác hẳn với đặc điểm về thẩm quyền ban hành
văn bản quy phạm pháp luật, vì rằng văn bản quy phạm pháp luật mang tính bắt
buộc chung trong phạm vi toàn quốc hoặc mỗi cấp địa phương, thể hiện ý chí giai
cấp cầm quyền mà công cụ thực hiện là bộ máy nhà nước, cho nên chỉ có một số cơ
quan nhà nước hoặc chức danh nhà nước được trao quyền mới được phép ban hành.
Thứ hai, về nội dung văn bản
Nội dung VBHC rất phong phú, có thể khái quát một số nội dung chính như sau:
- Nội dung VBHC để báo cáo lên cấp trên kế hoạch công tác của cấp dưới,
kết quả thực hiện kế hoạch công tác hoặc kết quả thực thi những nhiệm vụ, những
dự án do cấp trên giao. Để quản lý chặt chẽ hoạt động của các cơ quan, tổ chức cấp
dưới thì các cơ quan, tổ chức cấp trên phải ban hành quyết định quy định chức
năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức cho cấp dưới. Ngoài ra, các văn bản về
quy hoạch, kế hoạch công tác và báo cáo tình hiện kế hoạch của các cơ quan, tổ

chức là những VBHC phục vụ công tác quản lý công việc rất phổ biên và quan
trọng trong các cơ quan, tổ chức.
- Nội dung VBHC để trao đổi, giải quyết những công việc giữa các cơ quan,
tổ chức và cá nhân liên quan theo pháp luật.
- Nội dung VBHC phản ánh tình hình chính trị, kinh tế, văn hóa, xã hội…
diễn ra hàng ngày, hàng giờ trong từng cơ quan, tổ chức, trong từng địa phương.
Nội dung VBHC phải phù hợp với Hiến pháp và Pháp luật của Nhà nước, vận dụng
nội dung VBQPPL để soạn thảo và không được đề ra các chế tài pháp lý.
Thứ ba, về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính
Trước đây, thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính được các cơ
quan, tổ chức thực hiện theo Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm
2004 của Chính phủ về công tác văn thư; Nghị định số 09/2010/NĐ-CP ngày 08
tháng 02 năm 2010 của Chính phủ sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định
số 110/2004/NĐ-CP ngày 08 tháng 4 năm 2004 của Chính phủ về công tác văn thư

16


và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011 của Bộ trưởng Bộ
Nội vụ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
Tuy nhiên, từ ngày 05 tháng 3 năm 2020, với sự ra đời của Nghị định số
30/2020/NĐ-CP đã bãi bỏ tất cả các văn bản trên, theo đó, đã có sự thay đổi đáng kể
về những quy định cũng như hướng dẫn kỹ thuật trình bày các thành phần thể thức
văn bản hành chính. Theo đó:
- Về thể thức văn bản hành chính bao gồm: Quốc hiệu và Tiêu ngữ; tên cơ
quan, tổ chức ban hành văn bản; số, ký hiệu của văn bản; địa danh và thời gian ban
hành văn bản; tên loại và trích yếu nội dung của văn bản; nội dung văn bản; chức
vụ, họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền; dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
nơi nhận.
Ngoài các thành phần quy định tại khoản 2 Điều 8 của Nghị định, văn bản có

thể bổ sung các thành phần khác: Phụ lục; dấu chỉ độ mật, mức độ khẩn, các chỉ dẫn
về phạm vi lưu hành; ký hiệu người soạn thảo văn bản và số lượng bản phát hành;
địa chỉ cơ quan, tổ chức; thư điện tử; trang thông tin điện tử; số điện thoại; số fax.
- Về kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu trình bày, định lề
trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần thể thức, số trang
văn bản.
Sơ đồ bố trí các thành phần thể thức văn bản hành chính
(Xem phụ lục 1)
Thứ tư, về hiệu lực văn bản
Văn bản hành chính thường được áp dụng một lần, có phạm vi điều chỉnh
hẹp và ít đối tượng thi hành:
- Việc ban hành văn bản hành chính trên thực tế chủ yếu để điều chỉnh hành
vi của một hoặc một số đối tượng xác định trong nội bộ cơ quan, tổ chức hoặc để
thực hiện hoạt động giao dịch nhằm giải quyết những vấn đề cụ thể trong hoạt động
quản lý, điều hành của lãnh đạo. Thời điểm có hiệu lực của văn bản là lúc văn bản
được ban hành, nếu nội dung văn bản quy định ngày có hiệu lực khác thì thời điểm
có hiệu lực được tính theo thời gian quy định trong văn bản. Thời hạn có hiệu lực
của văn bản dài hay ngắn tùy thuộc vào tính chất nội dung của từng văn bản.
17


Ví dụ: Trong Quyết định thành lập hội đồng tuyển dụng viên chức, theo đó:
trong nội dung của văn bản có ghi “Hội động tự giải thể sau khi hoàn thành nhiệm
vụ”. Vậy thời hạn của Quyết định sẽ hết hiệu lực sau khi hội đồng đã hoàn thành
nhiệm vụ. Điều này cho thấy, sau khi nội dung văn bản đã được thực hiện hoặc giải
quyết thì văn đó hết thời hạn có hiệu lực. Do đó, có thể thấy, văn bản hành chính
thường được áp dụng một lần, phạm vi điều chỉnh hẹp và ít đối tượng thi hành.
- Tuy nhiên, trong một số trường hợp, văn bản hành chính có hiệu lực thường
xuyên, pham vi điều chỉnh rộng và nhiều đối tượng thi hành như là các quy chế, quy
định nội bộ của cơ quan, tổ chức.

Ví dụ: Quy chế văn hóa công sở tại UBND huyện Trà Bồng (gián tiếp)
1.1.3. Chức năng của văn bản hành chính
a. Chức năng thông tin
Với vai trò là phương tiện truyền đạt thông tin, mọi văn bản được ban hành
là nhằm mục đích truyền đạt thông tin, cho nên chức năng thông tin là chức năng cơ
bản và tổng quát nhất của VBHC. Trong hoạt động hành chính, việc văn bản hóa
thông tin tạo thuận lợi để tiếp nhận thông tin cho mọi đối tượng, văn bản cũng là
bằng chứng hữu hiệu cho thông tin, quyết định quản lý lãnh đạo.
Trong các hình thức cung cấp, trao đổi thông tin thì hình thức thông tin bằng
văn bản là hình thức chủ yếu được các cơ quan, tổ chức sử dụng đảm bảo thông tin
cho hoạt động quản lý. Các loại thông tin mà các cơ quan, tổ chức thường sử dụng:
- Thông tin về quy phạm pháp luật, nhằm điều tiết tiết các mối quan hệ xã hội.
- Thông tin về tổ chức, nhân sự, chủ trương, chính sách, chương trình, kế
hoạch, biện pháp công tác.
- Thông tin phản ánh tình hình lên cấp trên.
- Thông tin mang tính chất thông báo, đề nghị, kiến nghị.
- Thông tin trao đổi công việc giữa các cơ quan với nhau, giữa các cơ quan
với cán bộ, viên chức…
b. Chức năng pháp lý

18


Chức năng pháp lý là một chức năng mang tính riêng biệt
của văn bản quản lý nhà nước. Thực hiện chức năng thông tin
quản lý, văn bản được sử dụng để ghi lại và truyền đạt các quy
phạm pháp luật và các quyết định hành chính, đó là căn cứ pháp lý
để giải quyết các nhiệm vụ cụ thể trong quản lý nhà nước. Chính
mục đích ban hành đã tạo nên chức năng pháp lý của văn bản đó.
Hay nói cách khác văn bản quản lý nhà nước được ban hành để đặt

ra những quy định được phép và không được phép nhằm điều
chỉnh và duy trì sự phát triển của xã hội theo định hướng của nhà
nước. Đối với VBHC, đặt trong phạm vi là văn bản của các cơ quan nhà nước,
chức năng này được thể hiện dưới hai khía cạnh, đó là:
+ VBHC thiết lập các mối quan hệ giữa các thành viên trong nội bộ. Mỗi cơ
quan nhà nước để thiết lập và duy trì sự ổn định nội bộ, các nhà lãnh đạo cần đặt ra
các quy tắc xử sự bắt buộc đối với mỗi thành viên trong cơ quan trong từng lĩnh vực
nhất định, thường được thể hiện dưới dạng các quy chế như: Quy chế văn hóa công
sở, quy chế chi tiêu nội bộ, quy chế tiết kiệm…
+ VBHC là bằng chứng pháp lý cho các quyết định quản lý của lãnh đạo đối
với từng trường hợp cụ thể mang tính bắt buộc thực hiện như: quyết định nâng bậc
lương, quyết định khen thưởng, quyết định kỷ luật,…
c. Chức năng quản lý
Chức năng quản lý của văn bản được thể hiện ở vai trò là phương tiện truyền
đạt thông tin, quyết định quản lý của lãnh đạo đến các đối tượng quản lý. Nhờ việc
văn bản hóa thông tin, quyết định quản lý mà các nhà lãnh đạo có thể quản lý, điều
hành hoạt động của cơ quan, tổ chức một cách thuận lợi trong phạm vi không gian
và thời gian. VBHC giúp cho các nhà quản lý tổ chức, điều hành tốt công việc quản
lý của mình và là cơ sở để theo dõi, kiểm tra, đánh giá cấp dưới theo quy trình quản
lý. Nó là cơ sở pháp lý để đề ra các quy định đảm bảo tính pháp luật.
d. Một số chức năng khác
Ngoài những chức năng trên, văn bản hành chính còn một số chức năng sau
đây: chức năng văn hóa xã hội, chức năng thống kê…Văn bản hành chính là sản
19


phẩm sáng tạo của con người trong quá trình quản lý xã hội, giúp con người ghi
chép, lưu trữ và truyền bá các truyền thống văn hóa qua các thời kì, các thế hệ khác
nhau. Văn bản có những định chế cơ bản của nếp sống, của nền văn hóa trong từng
thời kỳ lịch sử khác nhau của sự phát triển xã hội, đất nước. Văn bản hành chính thể

hiện cách thức đề cập, giải quyết những vấn đề xã hội khác nhau trong phạm vi,
thời điểm cụ thể. Nó là phương tiện và cũng là sản phẩm của quá trình quản lý và
cải tạo xã hội. Chính vì vậy mà nó còn góp phần thúc đẩy hoặc kìm hãm sự phát
triển của xã hội ở mỗi giai đoạn khác nhau. Với chức năng thống kê để tổng kết các
hoạt động quản lý và điều hành, các cơ quan, tổ chức còn sử dụng văn bản với mục
đích thống kê các quá trình giải quyết công việc, thống kê CBCC, thống kê tiền
lương, thống kê tài liệu…Thực tế, các số liệu thống kê qua các văn bản giúp cho các
cơ quan, tổ chức theo dõi một cách có hệ thống mọi hoạt động và diễn biến trong
đơn vị mình và các đơn vị có liên quan. Với chức năng này, văn bản phải đảm bảo
được số liệu thông tin đưa ra phải đầy đủ, chính xác, kịp thời để đáp ứng yêu cầu
trong hoạt động của cơ quan, tổ chức.
1.2. Các yêu cầu về công tác và soạn thảo văn bản hành chính
1.2.1.Yêu cầu về thẩm quyền
Thẩm quyền ban hành văn bản là quyền của cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân
được ban hành văn bản theo quy định của pháp luật cả về thể loại văn bản và nội
dung văn bản.
Để văn bản hành chính sau khi được ban hành đảm bảo có hiệu lực thì việc
ban hành văn bản phải tuân theo đúng thẩm quyền. Thẩm quyền ban hành văn bản
thể hiện trên hai phương diện:
Thẩm quyền ban hành hình thức văn bản: cơ quan, tổ chức, cá nhân khi ban
hành văn bản phải tuân theo quy định của pháp luật về hình thức- thể loại văn bản
được phép ban hành. Ví dụ: Để quản lý và giải quyết các công việc, UBND cấp
huyện có thẩm quyền ban hành các hình thức văn bản hành chính như: Kế hoạch,
Công văn, Tờ trình…Không được phép ban hành các văn bản quy phạm pháp luật
trừ Quyết định.
20


Thẩm quyền ban hành nội dung văn bản: cơ quan, tổ chức, cá nhân chỉ được
phép ban hành văn bản giải quyết những vấn đề, sự việc trong phạm vi thẩm quyền

cho phép. Nội dung văn bản không được trái với Hiến pháp, pháp luật hiện hành và
văn bản của cấp trên ban hành.
Ví dụ: Cùng là Quyết định ( Chủ tịch UBND huyện Trà Bồng và UBND
huyện Trà Bồng đều có thẩm quyền ban hành). Tuy nhiên, nội dung khác nhau: Chủ
tịch ban hành Quyết định khen thưởng một cá nhân cụ thể đạt thành tích xuất sắc
trong hoạt động công tác văn thư, lưu trữ., UBND huyện Trà Bồng ban hành Quyết
định ban hành Quy chế công tác văn thư, lưu trữ tại cơ quan.
1.2.2. Yêu cầu về nội dung
Nội dung văn bản là thành phần chính và quan trọng nhất của văn bản, là linh
hồn của văn bản, bao gồm tất cả những vấn đề liên quan đến công việc cần ban
hành văn bản, các phần trong nội dung được bố trí, sắp xếp một cách hợp lý, có liên
quan và bổ trợ nhau.
Nội dung của văn bản hành chính cần đảm bảo các yêu cầu cơ bản sau:
Tính mục đính: văn bản ban hành phải có mục đích rõ ràng, cụ thể, nội dung
văn bản phải xoay quanh một chủ đề liên quan tới chức năng, nhiệm vụ và phạm vi
hoạt động của cơ quan, tổ chức. Đồng thời, văn bản ban hành cũng phải phản ánh
được các mục tiêu trong đường lối, chính sách của Đảng và Nhà nước.
Tính khoa học: văn bản cần đảm bảo có lượng thông tin quy phạm và thông
tin cần thiết; thông tin khi đưa vào văn bản cần qua xử lý và đảm bảo chính xác,
hiện thời; đảm bảo logic về nội dung, nhất quán về chủ đề và bố cục chặt chẽ; sủ
dụng ngôn ngữ hành chính-công vụ chuẩn mực.
Tính khả thi: văn bản khi ban hành phải đảm bảo có thể thi hành được trong
thực tế. Nghĩa là phải phù hợp với trình độ, khả năng thực hiện của chủ thể thi hành,
cần đảm bảo các điều kiện thực hiện các quyền của chủ thể và xác lập trách nhiệm
của chủ thể thi hành.

21


Tính đại chúng: văn bản hành chính được ban hành và áp dụng cho nhiều đối

tượng với trình độ học vấn, trình độ văn hóa khác nhau nên văn bản phải được trình
bày rõ ràng, dễ hiểu và ngắn gọn.
Tính hợp pháp: văn bản ban hành phải theo đúng thẩm quyền, nội dung văn
bản tuân theo những quy định của Hiến pháp, pháp luật hiện hành và các văn bản do
cấp trên ban hành.
Tính chính xác: Tính chính xác của văn bản được thể hiện qua hai mặt là
hình thức văn bản (Đảm bảo đúng, đủ, chính xác các thành phần thể thức được quy
định) và nội dung văn bản (Nội dung của văn bản phải đảm bảo phản ánh đúng tình
hình thực tế có liên quan).
1.2.3. Yêu cầu về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
Trước khi Nghị định 30/2020/NĐ-CP được Chính phủ ban hành thì các thành
phần thể thức bắt buộc của văn bản hành chính được quy định cụ thể Nghị định số
110/2004/NĐ-CP, Nghị định số 09/2010/NĐ-CP và được hướng dẫn cụ thể tại
Thông tư số 01/2011/TT-BNV. Hình thức văn bản phải phù hợp với loại văn bản,
đảm bảo thực hiện theo đúng quy định hiện hành. Văn bản phải được trình bày đúng
kỹ thuật và đảm bảo các phần trong nội dung được bố trí, sắp xếp và trình bày đúng
theo quy định.
Tuy nhiên, việc thực hiện các quy định về thể thức và kỹ thuật trình bày văn
bản hành chính sẽ thực hiện theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP kể từ ngày 05 tháng 3
năm 2020. Theo đó, khoản 1 Điều 8 Nghị định 30/2020/NĐ-CP đã xác định rõ:
“Thể thức văn bản là tập hợp các thành phần cấu thành văn bản, bao gồm những
thành phần chính áp dụng đối với tất cả các loại văn bản và các thành phần bổ
sung trong những trường hợp cụ thể hoặc đối với một số loại văn bản nhất định”.
Và thể thức văn bản hành chính bao gồm các thành phần chính:
1- Quốc hiệu và Tiêu ngữ;
2- Tên cơ quan, tổ chức ban hành văn bản;
3- Số, ký hiệu của văn bản;
4- Địa danh và thời gian ban hành văn bản;

22

5- Tên loại và trích yếu nội dung của văn bản;
6- Nội dung văn bản; chức vụ,
7- Họ tên và chữ ký của người có thẩm quyền;
8- Dấu, chữ ký số của cơ quan, tổ chức;
9- Nơi nhận.
Ngoài ra, tùy từng trường hợp và hình thức văn bản cụ thể mà có thể bổ sung
các thành phần khác. Đồng thời, kỹ thuật trình bày văn bản bao gồm: khổ giấy, kiểu
trình bày, định lề trang, phông chữ, cỡ chữ, kiểu chữ, vị trí trình bày các thành phần
thể thức, số trang văn bản; viết hoa, chữ viết tắt tên loại văn bản lần lượt được quy
định tại Phụ lục I, II, III của Nghị định này.
1.2.4. Yêu cầu ngôn ngữ
Ngoài các yêu cầu về nội dung và thể thức thì những yêu cầu về ngôn ngữ cũng
đóng một vai trò quan trọng trong việc tạo nên chất lượng của văn bản. VBHC sử dụng
ngôn ngữ viết, cách diễn đạt đơn giản, dễ hiểu, dùng từ ngữ phổ thông, không dùng từ
ngữ địa phương và từ ngữ nước ngoài nếu không thực sự cần thiết. Do đó, ngôn ngữ
trong văn bản hành chính phải đảm bảo các yêu cầu sau:
Tính chính xác, mạch lạc: dùng từ, ngữ chính xác, nhất quán, đơn nghĩa; diễn
đạt ý chính xác, rõ ràng, mạch lạc; câu văn chặt chẽ về ngữ pháp, logic về nghĩa và
chính xác về chính tả.
Tính khuôn mẫu: văn bản được soạn thảo theo đúng thể thức, kỹ thuật do
Nhà nước quy định.
Tính nghiêm túc, trang trọng, lịch sự: văn bản thể hiện tiếng nói của chính
quyền vì vậy phải luôn đảm bảo sự nghiêm túc, trang trọng, lịch sự qua đó thể hiện
sự tôn trọng đối với các chủ thể thi hành.
Tính khách quan: văn bản phải trình bày thông tin một cách khách quan,
không thiên vị, không đưa quan điểm cá nhân vào trong văn bản; thông tin trình bày
trong văn bản phải đúng với hiện thực khách quan; không sử dụng từ biểu cảm.
Tính phổ thông, đại chúng: Văn bản phải được viết bằng ngôn ngữ dễ hiểu,

ngắn gọn, không lạm dụng các thuật ngữ chuyên ngành.

23


Để hiểu rõ hơn về cách sử dụng ngôn ngữ cho hợp lý, đầy đủ và chính xác,
tác giả đã khái quát như sau:
a. Sử dụng từ ngữ
- Thứ nhất, sử dụng từ ngữ phải chuẩn xác
Sử dụng từ ngữ chuẩn xác, tức là việc dùng từ ngữ phải tuân theo những
chuẩn mực đã được quy định. Đó là việc tuân thủ quy tắc tiếng Việt gồm có: Chuẩn
về hình thức và cấu tạo (Chính tả), chuẩn về nghĩa.
+ Chuẩn về chính tả: Tuân thủ các quy định về cách viết âm, vần, tiếng, viết
thường, viết hoa, thanh điệu…
+ Chuẩn về nghĩa: Từ ngữ được sử dụng trong văn bản phải phản ánh đúng
thực tế, đúng bản chất của đối tượng và đúng trong từng hợp sử dụng.
Ví dụ: Phải xử phạt đối với những trường hợp không thực hiện hoặc thực
hiện không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi ăn ở.
“ Phải xử phạt đối với những trường hợp không thực hiện hoặc thực hiện
không đầy đủ những quy định về đăng ký hộ khẩu khi thay đổi nơi cư trú.”
Ngoài ra, việc sử dụng từ ngữ còn phải chuẩn cả về khả năng kết hợp và
phong cách.
- Thứ hai, sử dụng từ ngữ phải đơn nghĩa
Tiếng Việt có tính linh động, tính linh động thể hiện ở tính đa nghĩa và một
trong những biểu hiện của tính đa nghĩa là hiện tượng chuyển loại của từ. Chính vì
thế, trong hoạt động quản lý, để cho các thông tin quản lý thành văn được thực hiện
nghiêm chỉnh, mọi đối tượng đều thống nhất cách hiểu về nội dung văn bản, việc sử
dụng từ ngữ trong văn bản hành chính phảo đơn nghĩa, tức là sử dụng những từ ngữ
dùng chung mọi đối tượng, tránh sử dụng từ địa phương, tiếng lóng hoặc những từ
ngữ dễ phát sinh nhiều cách hiểu khác nhau.

Ví dụ: Trong văn bản quy định “Từ ngày 05/6/2019, trên địa bàn thành phố
Đà Nẵng, mỗi công dân chỉ được đăng ký 01 xe mô tô” thì sẽ có hai cách hiểu khác
nhau về cụm từ “chỉ được đăng ký 01 xe mô tô”. Thứ nhất, có thể hiểu là, kể từ
ngày 5/6/2019, mỗi công dân chỉ được đăng ký 01 xe mô tô, nếu trước đó học chưa
từng được cấp đăng ký. Thứ hai, có thể một cách khác là kể từ ngày 05/6/2019, mỗi
24


công chỉ được đăng ký 01 xe mô tô, không phục thuộc vào việc trước đó họ đã từng
được cấp đăng ký. Với nội dung văn bản như trên, các đối tượng thi hành sẽ không
thống nhất cách hiểu, từ đó sẽ thực hiện khác nhau.
-Thứ ba, sử dụng từ ngữ phải nhất quán
Sử dụng từ ngữ nhất quán trong văn bản hành chính có nghĩa là khi sử dụng
một từ ngữ để thay cho một hoặc một nhóm đối tượng được nói đến trong văn bản
thì phải được chú thích lần đầu và sử dụng từ ngữ đó xuyên suốt nội dung văn bản.
Ví dụ: Đoạn đầu trong văn bản của một trường đại học có nội dung “Quy
chế này quy định những nội dung liên quan đến việc thực hiện dân chủ trong hoạt
động của Trường Đại học ABC và các phòng, khoa, trung tâm, viên nghiên cứu, tạp
chí thuộc Trường.” Nếu người soạn thảo muốn thay cụm từ “các phòng, khoa,
trung tâm, viện nghiên cứu, tạp chí thuộc Trương” bằng một cụm từ ngắn hơn để
thuận tiện cho việc soạn thảo, chẳng hạn như “các đơn vị thuộc Trường” thì cần
phải được trích dẫn lần đầu và sử dụng thống nhất cụm từ này đến cuối văn bản, cụ
thể: “ Quy chế này quy định những nội dung liên quan đến việc thực hiện dân chủ
trong hoạt động của Trường Đại học ABC và các phòng, khoa, trung tâm, viện
nghiên cứu, tạp chí thuộc Trường ( sau đây gọi chung là các đơn vị thuộc Trường).”
b. Sử dụng câu
- Thứ nhất, lựa chọn và sử dụng loại câu
Các thông tin trong văn bản hành chính được truyền đạt một cách dứt khoát,
chính xác, mạch lạc đến các đối tượng có liên quan được đề cập trong văn bản. Đặc
điểm này có tác động chi phối đến người soạn thảo trong việc lựa chọn và sử dụng

loại câu:
+ Không sử dụng câu khuyết khi diễn đạt nội dung văn bản, nếu không việc
truyền đạt thông tin sẽ bị gián đoạn, thiếu chính xác. Chỉ sử dụng câu khuyết trong
trường hợp đặt tiêu đề cho các nội dung văn bản (Ví dụ: I. PHẠM VI ĐIỀU
CHỈNH; II.KẾT QUẢ THỰC HIỆN,v.v.) hoặc trong lời chào đã được mẫu hóa (Ví
dụ: “Kính gửi: Các đơn vị thuộc Học viện.”).
+ Sử dụng câu trần thuật ( Câu đơn, câu phức, câu chủ động, câu bị động) để
truyền đạt thông tin một cách dứt khoát, mạch lạc.
25