Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật tư

Phân tích thiết kế hệ thống quản lý vật t
4.1.Tổng quát công tác quản lý tại Trung Tâm phát triển CNTT.
4.1.1.Mô hình đào tạo tại Trung Tâm.
Trung Tâm phát triển CNTT thuộc trờng Đại học quốc gia TP Hồ Chí Minh trực
thuộc Bộ giáo dục và đào tạo có trụ sở đặt tại khu liên cơ quan Mỹ Đình-Từ Liêm-Hà
Nội. Đây là một trong những Trung Tâm có bề dày thành tích về giảng dạy và kinh
doanh các sản phẩm tin học. Với đội ngũ giáo viên dày dặn kinh nghiệm và nhiệt
tình trong giảng dạy, Trung Tâm đã đào tạo đợc một đội ngũ kỹ s, chuyên viên và lập
trình viên xuất sắc hiện đang làm việc tại các công ty lớn trong nứơc. Hiện nay Trung
Tâm có khoảng 5000 học viên đang theo học và Trung Tâm vẫn tiếp tục tuyển sinh
các khoá mới. Trung Tâm không những chú trọng đến lĩnh vực đào tạo mà còn đặc
biệt quan tâm đến hoạt động kinh doanh về vật t, thiết bị tin học. Trung Tâm có các
phòng ban giúp việc cho Giám Đốc để điều hành hoạt động kinh doanh của trung
tâm với mối quan hệ đa dạng:
Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng kinh doanh lên kế hoạch kinh doanh
trong tháng hay trong quý. Phòng kinh doanh có nhiệm vụ chính về hoạt động kinh
doanh của Trung Tâm. Các thông tin về việc mua, bán vật t sẽ đợc xử lý và thực hiện
tại bộ phận kinh doanh xuất nhập. Phòng kế toán tổng hợp mọi số liệu liên quan đến
hoạt động tài chính của Trung Tâm, lập ra các báo cáo tài chính và báo cáo quản lý.
Trên các số liệu báo cáo đó phòng kế toán sẽ hỗ trợ ban giám đốc trong việc ra các
quyết định về tài chính giúp cho việc quản lý kinh doanh của Trung Tâm đạt hiệu quả
cao. Phòng vật t là nơi quản lý các vật t thiết bị của Trung Tâm đồng thời hàng tháng
báo cáo tình hình nhập, xuất, tồn vật t lên cấp trên. Phòng kỹ thuật có trách nhiệm
kiểm tra vật t thiết bị khi nhập, xuất đồng thời có kế hoạch bảo trì thiết bị cho khách
hàng.
-Sơ đồ phân cấp phòng ban tại Trung Tâm:
Ban Giám Đốc
Kho
Phòng kế toán
Phòng kinh doanh
Phòng vật t

Phòng kỹ thuật
Phòng đào tạo
4.1.2.Tình hình và thực trạng ứng dụng công nghệ tin học trong quản lý vật t tại
Trung Tâm phát triển CNTT.
Trong lĩnh vực kinh doanh, Trung Tâm thờng phải nhập, xuất hàng hoá với số l-
ợng lớn, chính vì vậy công tác quản lý đòi hỏi phải chặt chẽ, rõ ràng và nhanh chóng.
Hiểu đợc tầm quan trọng của công nghệ thông tin đối với công tác quản lý Ban giám
đốc đã chủ động và tổ chức đa công nghệ thông tin vào công tác quản lý tại Trung
Tâm .
4.1.3.Những khó khăn trong công tác quản lý theo kiểu thủ công.
Số lợng vật t thiết bị nhiều, chủng loại phong phú, nếu nh không quản lý tốt,
chặt chẽ thì rất dễ dẫn đến nhầm lẫn khi xuất, nhập vật t thiết bị. Mỗi lần xuất hay
nhập vật t thiết bị là lại có một hoá đơn lu trữ, nh vậy chỉ tính trong một lần báo cáo
về tình hình xuất, nhập vật t thiết bị thì số lợng hoá đơn sẽ rất nhiều. Nếu kế toán hay
ngời phụ trách về giấy tờ sổ sách không cẩn thận sẽ dẫn đến việc làm thất thoát hoá
đơn, từ đó làm ảnh hởng đến hoạt động kinh doanh củaTrungTâm. Ngoài ra, khi
muốn tìm kiếm một hoá đơn nào đó để kiểm tra sẽ mất rất nhiều thời gian và khi
muốn tổng hợp báo cáo sẽ gặp rất nhiều khó khăn.
4.1.4.Tầm quan trọng trong việc quản ý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy tính.
Khi ứng dụng tin học vào công tác quản lý xuất, nhập vật t thiết bị dựa trên
những thuật toán và các nghiệp vụ xuất nhập, trình tự hoạch toán, ngời lập trình có
thể đa ra những chơng trình phần mềm về kỹ thuật nhằm thu thập tài liệu, xử lý
thông tin, đáp ứng những yêu cầu cần thiết của nhà quản lý.
Quá trình quản lý xuất nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính, ngời quản lý chỉ cần
chuẩn bị các điều kiện về máy tính, khi nhập dữ liệu vào máy tính, máy tính sẽ tự
động tổng hợp các thông tin nh: Lợng tồn kho, tình hình xuất nhập vật t thiết bị, phải
thu của khách, phải trả cho nhà cung cấp , theo yêu cầu của ng ời sử dụng.
Sơ đồ trình tự quản lý xuất,nhập vật t thiết bị bằng máy vi tính:
Dữ liệu đầu vào:
Các hoá đơn nhập, xuất

Các thông tin yêu cầu.
Khai báo yêu cầu về thông tin đầu ra.
Máy tính xử lý thông tin đa số liệu đầu ra.
Dữ liệu đầu ra:
Các báo cáo mà ngời sử dụng yêu cầu.
4.2.Phân tích hệ thống quản lý vật t .
4.2.1.Phát biểu bài toán:
Trung Tâm phát triển công nghệ thông tin kinh doanh nhiều mặt hàng khác
nhau nh: Các thiết bị về máy tính, máy in, thiết bị điện tử Các mặt hàng này đ ợc
nhập từ nhiều nhà cung cấp khác nhau. Mỗi lần nhập hàng bộ phận nhập hàng của
Trung Tâm sẽ lập đơn mua hàng dựa trên báo giá của nhà cung cấp và số lợng hàng
còn lại trong kho rồi gửi đơn mua hàng đến nhà cung cấp. Khi nhận đợc hoá đơn giao
hàng của nhà cung cấp thì viết phiếu nhập kho để nhập hàng vào kho đồng thời thanh
toán với nhà cung cấp thông qua hoá đơn.
Bộ phận bán hàng khi nhận đợc đơn đặt hàng của khách sẽ kiểm tra xem trong
kho có còn đủ hàng cung cấp cho khách hay không. Nếu hết hàng thì thông báo cho
khách, nếu đủ thì bộ phận bán hàng tiến hành viết phiếu xuất kho để xuất hàng cho
khách đồng thời lập hoá đơn thanh toán để thu tiền của khách.
Hàng tháng bộ phận kinh doanh phải theo dõi tình hình nhập xuất của Trung
Tâm và lập sổ theo dõi nhập xuất các mặt hàng trong tháng, quý. Cuối mỗi quý,
tháng bộ phận báo cáo dựa vào sổ theo dõi nhập xuất để lập báo cáo về tình hình
nhập, xuất, hàng tồn kho và qua đó tính doanh thu gửi ban lãnh đạo.
4.2.2.Mục đích quản lý.
- Nhằm quản lý tất cả những vật t, thiết bị hiện có tại Trung Tâm đồng thời quản lý
quá trình nhập, xuất vật t và hoạt động kinh doanh của Trung Tâm.
4.2.3.Phân tích về chức năng.
Vì các chức năng thờng vẫn còn phức tạp nên phải diễn tả chúng một cách chi
tiết hơn, thông qua các chức năng nhỏ hơn. Cứ tiếp tục nh thế, ta sẽ có sự phân cấp
trong mô tả. ở mức cuối cùng thì các chức năng là khá đơn giản.
Sự mộ tả đại thể hay chi tiết đặc tả cũng nh sự logic đợc sử dụng tùy lúc, tuỳ nơi

trong phân tích thiết kế hệ thống. Dới đây là một số mô hình và phơng tiện diễn tả
chức năng đợc vận dụng ở những mức độ khác nhau:
A.Biểu đồ phân cấp chức năng:
Ta thấy mỗi nút trong biểu đồ là một chức năng và quan hệ duy nhất giữa các
chức năng, diễn tả bởi cung nối liền các nút là quan hệ bao hàm. Nh vậy BPC tạo
thành một cấu trúc hình cây nh mô hình dới đây:
Hình1:Biểu đồ phân cấp chức năng.
.Đặc tả chức năng của hệ thống
a.Chức năng nhập hàng
(1). Chức năng lập đơn mua hàng.
- Cho phép ngời sử dụng lập danh sách các loại vật t, thiết bị cần mua sau khi
nhận đợc báo giá của nhà cung cấp và căn cứ vào số lợng các vật t, thiết bị còn trong
kho của Trung Tâm.
(2). Chức năng viết phiếu nhập kho.
-Ngời sử dụng sẽ viết phiếu nhập kho dựa trên thông tin hoá đơn giao hàng của
nhà cung cấp.
Nút Thêm : Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phép cập nhật
hay tạo thêm một phiếu nhập mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày nhập, Mã
nhà cung cấp, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.
Nút Không : Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút
này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới.
Nút Đầu : Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu nhập.
Nút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
Nút Tr ớc : Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.
Nút Cuối : Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.
Nút Thoát : Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(3). Chức năng lập danh sách nhà cung cấp.
-Cho phép ngời sử dụng cập nhật thông tin về các nhà cung cấp, lên danh sách

và lu vào bảng Nhacungcap.
Nút Thêm : Chơng trình cho phép cập nhật thêm một nhà cung cấp mới.
Nút Không : Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút
này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới.
Nút Tìm kiếm: Chức năng này cho phép tìm kiếm một nhà cung cấp. Khi
nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã nhà
cung cấp cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm v kết quả cho
biết đầy đủ thông tin của nhà cung cấp mà bạn cần.
Nút Xoá : Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con
trỏ.
Nút Đầu : Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
Nút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút Trớc :Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.
Nút Cuối:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút Thoát :Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(4). Chức năng lập danh sách hàng
-Cho phép ngời sử dụng nhập các thông tin về những mặt hàng đợc nhập vào
kho của Trung tâm.
Nút Thêm : Chơng trình cho phép cập nhật thêm một mặt hàng mới.
Nút Không : Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút
này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới.
Nút Tìm kiếm: Chức năng này cho phép tìm kiếm một mặt hàng. Khi nút
này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã vật t cần
tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm v kết quả cho biết đầy đủ
thông tin của mặt hàng mà bạn cần.
NútXoá : Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con

trỏ.
Nút Đầu : Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
Nút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút Trớc :Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.
Nút Cuối:Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút Thoát :Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
b.Chức năng xuất hàng
(1). Chức năng nhận đơn đặt hàng
-Sau khi nhận đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ kiểm tra các mặt hàng
trong kho và lên danh sách các mặt hàng có thể cung cấp cho khách.
(2). Chức năng lập hoá đơn bán
-Dựa vào đơn đặt hàng của khách thì ngời sử dụng sẽ lập hoá đơn bán giao cho
khách.
Nút Thêm : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép cập nhật thêm
một hoá đơn bán mới gồm các thông tin : Số hoá đơn, Ngày lập, Mã khách, Mã vật t-
...
Nút Không : Nếu bạn không muốn nhập hoá đơn vừa thêm thì nhấn nút
không để xoá hoá đơn vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút Ghi : Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin hoá đơn vừa cập nhật, khi
nhấn nút này thì hoá đơn vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới.
Nút In hoá đơn : Khi đợc kích hoạt nó sẽ cho phép in ra hoá đơn bán vừa
cập nhật.
Nút Xoá : Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con
trỏ.
Nút Đầu : Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.
Nút Sau : Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút Trớc : Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.
Nút Cuối : Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút Thoát : Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(3). Chức năng viết phiếu xuất kho.

-Dựa vào thông tin của hoá đơn bán hàng thi ngời sử dụng sẽ viết phiếu xuất
kho đa cho khách đến kho nhận hàng.
Nút Thêm : Khi nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ cho phép cập nhật
hay tạo thêm một phiếu xuất mới, gồm các thông tin nh: Số phiếu, Ngày xuất, Mã
khách, Ghi chú, Mã vật t, Đơn giá, Số lợng, Thành tiền.
Nút Không : Nếu bạn không muốn thêm bản ghi vừa nhập thì nhấn nút
không để xoá bản ghi vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút Ghi: Nhấn nút ghi nếu muốn lu bản ghi vừa cập nhật, khi nhấn nút
này thì bản ghi vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía dới.
Nút Đầu : Cho phép trở về bản ghi đầu tiên của Form lập phiếu xuất.
Nút Sau: Cho phép di chuyển đến bản ghi tiếp theo.
Nút Tr ớc : Cho phép di chuyển đến bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.
Nút Cuối : Cho phép di chuyển đến ban ghi cuối cùng của bảng.
Nút Thoát : Cho phép bạn thoát khỏi Form đang làm việc.
(4). Chức năng lên danh sách khách hàng.
-Dựa vào thông tin hàng đã có ngời sử dụng có thể nhập các thông tin về khách
hàng để tiện cho việc theo dõi sau này.
Nút Thêm : Khi kích vào nút thêm chơng trình cho phép cập nhập thêm
một khách hàng mới.
Nút Không : Nếu bạn không muốn nhập khách hàng vừa thêm thì nhấn
nút không để xoá khách hàng vừa tạo ra khỏi danh sách.
Nút Ghi : Nhấn nút ghi nếu muốn lu thông tin khách hàng vừa cập nhập,
khi nhấn nút này thì khách hàng vừa thêm sẽ tự động nhảy xuống hộp list box phía d-
ới.
Nút Tìm kiếm: Chức năng này cho phép tìm kiếm một khách hàng, Khi
nút này đợc kích hoạt chơng trình sẽ hiện ra một Form cho phép bạn chọn mã khách
hàng cần tìm kiếm sau đó nhấn nút thi hành để bắt đầu tìm kiếm.
Nút Xoá: Nút này cho phép bạn xoá một bản ghi hiện thời tại vị trí con
trỏ.
Nút Đầu : Cho phép về bản ghi đầu tiên của bảng.

Nút Sau : Cho phép di chuyển đến bản ghi kế tiếp.
Nút Trớc : Cho phép về bản ghi trớc so với bản ghi hiện hành.
Nút Cuối : Cho phép di chuyển đến bản ghi cuối cùng của bảng .
Nút Thoát : Cho phép bạn thoát khỏi Fỏm đang làm việc.
c.Chức năng theo dõi nhập, xuất, doanh thu.
(1). Chức năng lập sổ theo dõi nhập.
-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã nhập từ các nhà
cung cấp theo ngày, theo quý..mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu
nhập.
(2). Chức năng lập sổ theo dõi xuất.
-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc số lợng vật t đã xuất cho khách theo
ngày, theo quý..mà ngời sử dụng muốn xem nhờ thông tin từ phiếu xuất.
(3).Chức năng lập sổ theo dõi doanh thu.
-Cho phép ngời sử dụng có thể theo dõi đợc tình hình doanh thu của Trung Tâm
theo quý, theo tháng mà ngời sử dụng muốn biết nhờ vào các hoá đơn đã thanh toán
với nhà cung cấp và của khách hàng.
d.Chức năng lập báo cáo.
(1). Chức năng lập báo cáo hàng nhập, xuất.
-Dựa vào sổ theo dõi nhập, xuất mà ngời sử dụng có thể lập đợc báo cáo chi tiết
về số lợng hàng đã nhập và đã xuất theo quý, theo tháng gửi lãnh đạo.
(2). Chức năng lập báo các hàng tồn.
-Dựa vào số lợng hàng đã có trong kho và sổ theo dõi nhập, xuất ngời sử dụng
có thể lập đợc báo cáo chi tiết về số lợng hàng còn tồn kho trong tháng , trong quý
gửi lãnh đạo.
(3). Chức năng lập báo các doanh thu.
-Dựa vào sổ theo dõi doanh thu ngời sử dung có thể lập đợc báo cáo về tình hình
doanh thu của Trung Tâm trong tháng, trong quý gửi lãnh đạo.
*Một số ký hiệu sử dụng trong biểu đồ luồng dữ liệu:
Tên chức năng
-Biểu thị cho chức năng:

Ký hiệu:
Chức năng đợc hiểu là khâu biến đổi thông tin.
-Biểu thị cho dòng dữ liệu:
Ký hiệu:
Thông tin đầu vào Thông tin đầu ra
Dòng dữ liệu là nội dung thông tin và đờng luân chuyển.
-Biểu thị cho kho dữ liệu:
Ký hiệu: Tên kho dữ liệu

Kho dữ liệu thể hiện các thông tin cần lu trữ dới dạng vật lý.
-Biểu thị cho tác nhân ngoài:
Ký hiệu:
Tác nhân ngoài là một ngời, một nhóm ngời hoặc một tổ chức nằm bên ngoài
hệ thống nhng liên quan mật thiết tới hệ thống nhằm xác định danh giới hệ thống.
B.Biểu đồ luồng dữ liệu.
Cũng là một loại biểu đồ nhằm mục đích điễn tả một quá trình xử lý và trao đổi
thông tin giữa các chức năng. Biểu đồ luồng dữ liệu (BLD) đợc chia làm 3 mức :
-Mức 0 (Mức khung cảnh): Là mức khái quát của hệ thống, mô tả sự trao đổi
thông tin của các đối tác với hệ thống.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh (Mức 0):
Xử lý TT

Hình 2:Biểu đồ luồng dữ liệu mức khung cảnh.
Mô tả quá trình trao đổi thông tin ở mức 0:
Hệ thống gửi yêu cầu mua hàng đến nhà cung cấp,nhà cung cấp sẽ gửi lại cho
hệ thống hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà hệ thống cần mua. Đồng thời khi hệ
thống nhận đợc yêu cầu mua hàng của khách hàng thì hệ thống sẽ gửi lại cho khách
hoá đơn giao hàng và số lợng hàng mà khách cần mua.
-Mức 1(Mức đỉnh):
Là mức mô tả quá trình trao đổi thông tin của những chức năng chính với nhau

và với đối tác.
Biểu đồ luồng dữ liệu mức đỉnh: