Tổng quan về quản lý và hiệu Lực quản lý.

Tổng quan về quản lý và hiệu Lực quản lý.
I. những khái niệm.:
1. Định nghĩa quản lý.
1.1. Khái niệm quản lý:
Trên thực tế tồn tại nhiều cách tiếp cận khái niệm quản lý. Thông thờng,
quản lý đồng nhất với các hoạt động tổ chức chỉ huy, điều khiển, động viên, kiểm
tra, điều chỉnh theo lý thuyết hệ thống: quản lý là sự tác động có h ớng đích
của chủ thể quản lý đến một hệ thống nào đó nhằm biến đổi nó từ trạng thái này
sang trạng thái khác theo nguyên lý phá vỡ hệ thống cũ để tạo lập hệ thống mới và
điều khiển hệ thống
1
.
Trên cơ sở đó, chúng ta có thể hiểu quản lý kinh tế là sự tác động của chủ
thể quản lý lên đối tợng quản lý trong qúa trình tiến hành các hoạt động kinh tế
nhằm đạt tới mục tiêu kinh tế xã hội đã đặt ra. Nh vậy nội hàm khái niệm quản
lý kinh tế đợc hiểu nh sau:
- Quản lý kinh tế là sự tác động giữa chủ thể quản lý và đối tợng quản lý. Trong đó
chủ thể quản lý là những tổ chức và cá nhân, những nhà quản lý cấp trên. còn đối
tợng quản lý hay còn gọi là khách thể quản lý là những tổ chức, cá nhân, nhà quản
lý cấp dới, cũng nh các tập thể, cá nhân ngời lao động. Sự tác động trong mối
quan hệ quản lý mang tính hai chiều và đợc thực hiện thông qua các hoạt động tổ
chức, lãnh đạo, lập kế hoạch, kiểm tra điều chỉnh
- Chủ thể quản lý và đối tợng quản lý cấu thành hệ thống quản lý. Một nền kinh tế
hay một doanh nghiệp đều xem nh một hệ thống với hai phân hệ chủ yếu: chủ thể
quản lý và đối tợng quản lý. Trong nhiều trờng hợp mỗi phân hệ có thể đợc coi
nh một hệ thống phức tạp.
- Quản lý kinh tế là quá trình lựa chọn và thiết kế hệ thống chức năng, nguyên tắc,
phơng pháp, cơ chế, công cụ, cơ cấu tổ chức quản lý kinh tế, đồng thời xây dựng
đội ngũ cán bộ quản lý và bảo đảm nguồn lực thông tin, vật chất cho các quyết
định quản lý đợc thực thi.
1

1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
- Mục tiêu của quản lý kinh tế là huy động tối đa các nguồn lực, mà trớc hết là
nguồn lực lao động và sử dụng hiệu quả để phát triển kinh tế phục vụ lợi ích con
ngời.
1.2. Nội dung của quản lý kinh tế.
Để quản lý, chủ thể quản lý phải thực hiện nhiều loại công việc khác nhau.
Những loại công việc quản lý nay mang tính độc lập tơng đối, đợc hình thành
trong quá trình chuyên môn hoá hoạt động quản lý. Đó có thể coi là những nhiệm
vụ mà quản lý cần làm và cũng là nội dung của chức năng quản lý. Phân tích chức
năng quản lý nhằm trả lời câu hỏi: các nhà quản lý phải thực hiện những công
việc gì trong quá trình quản lý, cũng là để hiểu rõ nội dung của chức năng quản
lý.
Hiện nay, các chức năng quản lý thờng đợc sem sét theo hai cách tiếp cận.
Nếu xét theo quá trình quản lý thì nội dung quản lý có thể hiểu là: lập kế
hoạch, tổ chức, lãnh đạo, kiểm tra.
Nếu theo lĩnh vực hoạt động của tổ chức thì những lĩnh vực của quản lý gắn
liền với các hoạt động sau đây:
- Quản lý lĩnh vực Marketing.
- Quản lý lĩnh vực nghiên cứu và phát triển.
- Quản lý sản xuất.
- Quản lý tài chính.
- Quản lý nguồn nhân lực
- Quản lý chất lợng.
- Quản lý các dịch vụ hỗ trợ cho tổ chức: thông tin, pháp lý, đối ngoại
Đó chỉ là những nội dung cơ bản theo hoạt động của tổ chức. Tuỳ vào lĩnh vực,
quy mô và địa bàn hoạt đông, trong các tổ chức có thể còn tồn tại những chức
năng khác nữa.
Nh đã khẳng định từ đầu, trong chuyên đề này chúng ta chỉ tìm hiểu nội
dung của quản lý theo quá trình quản lý với những nhiệm vụ cơ bản, chung nhất

đối với mọi nhà quản lý, không phân biệt cấp bậc, ngành nghề, quy mô lớn nhỏ
của tổ chức và môi trờng xã hội. Dĩ nhiên sự phổ biến đó không có nghĩa là đồng
nhất mà chính sự vận dụng và sử dụng phơng thức tác động khác nhau đã làm nên
tính đa dạng, muôn hình vạn trạng cho quản lý và tạo nên sự khác biệt ở mỗi tổ
chức.
1.2.1. Lập kế hoạch:
Đây là nội dung quan trọng nhất, là chức năng đầu tiên của quản lý.
Không phải ngẫu nhiên mà các nhà quản lý, các lý thuyết khoa học quản lý khẳng
định nh vây. trên góc độ gia quyết định, lập kế hoạch là một loại gia quyết định
đặc thù để xác định một tơng lai cụ thể mà các nhà quản lý mong muốn cho tổ
chức của họ. Chúng ta có thể hình dung lập kế hoạch là dòng sông cả còn các nội
dung khác của quản lý nh những nhánh phụ từ dòng sông cả đó chảy ra. Vì lẽ đó
lập kế hoạch là chức năng khởi đầu và quan trọng nhất đối với các nhà quản lý.
Lập kế hoạch là một công việc phức tạp, có bắt đầu và kết thúc rõ ràng. Lập
kế hoạch là một quá trình tiếp diễn phản ánh và thích ứng đợc với những biến
động diễn ra trong môi trờng của mỗi tổ chức. Trên ý nghĩa này, lập kế hoạch đợc
coi là quá trình thích ứng với sự không chắc chắn bằng việc xác định các phơng
án hành động để đạt đợc những mục tiêu cụ thể của tổ chức, những yếu tố không
chắc chắn có nguông gốc rất đa dạng. Loại yếu tố không chắc chắn thứ nhất gọi là
không chắc chắn về trạng thái. Chúng liên quan đến một môi trờng không thể dự
đoán đợc. Loại thứ hai là không chắc chắn về sự ảnh hởng, tức là sự ảnh hởng của
những biến đổi của môi trờng là không thể lờng trớc và lợng hoá chính xác. Một
loại yếu tố khác không chắc chắn nữa là không chắc chắn về hiệu quả. Tức là trớc
những vấn đề gặp phải tổ chức có thể đa ra những giải pháp, phản ứng nhng không
thể lựa chọn hậu quả sẽ đi đến đâu.
Tóm lại, lập kế hoạch là quá trình xác định các mục tiêu và lựa chọn các
phơng thức và giải pháp để đạt đợc các mục tiêu đó. Nếu không có các kế hoạch,
nhà quản lý có thể không biết tổ chức va khai thác con ngời và các nguồn lực khác
của tổ chức một hiệu quả, thậm trí không có đợc một ý tởng rõ ràng về cái họ cần
và tổ chức khai thác nó. Không có kế hoạch, nhà quản lý và nhân viên của họ làm

việc không có sự định hớng, mất dần cơ hội để đạt đợc mục tiêu của mình, không
biết khi nào và ở đâu họ phải làm gì. lúc đó việc kiểm tra trong tổ chức rất phức
tạp vì không có hệ tiêu chuẩn để so sánh. Ngoài ra trong thực tế, những kế hoạch
tồi, hoặc xây dựng tốt mà không đợc thực hiện đến nơi đến chốn sẽ ảnh hởng xấu
đến tơng lai của toàn bộ tổ chức.
Để hiểu rõ thêm quá trình của một kế hoạch và các loại kế hoạch thờng
dùng trong tổ chức, đặc biệt là các doanh nghiệp. Chúng ta sẽ xem xét các nội
dung sau:
a)Quá trình kế hoạch
Một quy trình chung cho một kế hoạch là thực sự cần thiết. Nó là sự tổng
quát hoá từ nhiều loại kế hoạch khác nhau trong các tổ chức quản lý. Các lý
thuyết khoa học quản lý đã thống nhất một quy trình nh sau:
Khẳng định sứ mệnh
Nghiên cứu và dự báo
Lựa chọn phơng án hợp lý
Thể chế hoá kế hoạch
Xác định mục tiêu
Xây dựng phơng án
Xây dựng phơng thức lựa chọn phơng án
a1) Khẳng định sứ mệnh:
Nh vậy công việc đầu tiên của lập kế hoach. Là khẳng định sứ mênh. Đây
là việc làm cần thiết với các nhà quản lý ở đó họ phải đa ra quan điểm và hệ t tởng
xuyên xuốt trong mọi hoạt động của tổ chức. Những mục tiêu định tính và dài hạn
mà tổ chức hớng tới. Việc làm nay nhằm mục đích hớng các bộ phận, phân hệ
trong tổ chức hoạt động vì mục tiêu chung nhất quán với mục tiêu tối cao của tổ
chức. Qua đó khiến từng cá nhân và nhóm làm việc gắn mình với ý niệm của tổ
chức và để họ hiểu rằng việc làm của họ, kế hoạch mà họ tham gia là hớng tới cái
gì và họ đang đợc gì và có trách nhiệm nh thế nào với mục tiêu ấy. Từ đó tạo tính
thống nhất xuyên suốt quá trình kế hoạch.
a2) Nghiên cứu và dự báo.

Đây là công việc đợc tiến hành bởi các chuyên gia hoặc các nhà quản lý
trực tiếp làm. họ cần thu thập thông tin bên trong và bên ngoài tổ chức để xem tổ
chức đang đối mặt với cái gì cần phải làm gì và có thể làm gì? đây là công việc
khó khăn và phức tạp bởi vì nó là bớc đệm để một kế hoạch đợc xây dựng với
những con số cụ thể và nếu nghiên cứu và dự báo thiếu chính xác có nghĩa là kế
hoạch cũng đổ vỡ chúng ta cứ hình dung việc dự báo thời tiết đa ra thông tin sai
lệch rằng: biển lặng gío nhẹ trong khi các con tầu lần lợt ra khơi và hứng chịu bão
táp. Tất nhiên lập kế hoạch ngoài tính khách quan vốn có nó còn mang tính chủ
quan, có thể dừng hoặc chuyển hớng, cân đối lại nhng hậu quả cũng chẳng tốt đẹp
gì. việc nghiên cứu và dự báo phải tạo đợc cơ sở thông tin cho xác định mục tiêu
và tổ chức thực hiện kế hoạch. Trong nhiệm vụ này cần phải xác định nghiên cứu
dự báo cái gì? Các thông tin có đợc là các thông tin về nguy cơ và cơ hội tổ chức,
từ đó có thể rút ra các giải pháp giảm bớt sự đe doạ đồng thời phát huy tận dụng
các cơ hội và điểm mạnh bên trong. Một nguyên tắc chung đợc đa ra là tận dụng
cơ hội và hạn chế rủi ro.
a3) Xác định mục tiêu:
Sau khi đã có những thông tin từ nghiên cứu và dự báo, việc xác định mục
tiêu đợc tiến hành. Tức là xác định kết quả cuối cùng mà tổ chức mong muốn đạt
tới. Nó đợc tạo ra trên cơ sở những cái cần phải có và cái có thể có của tổ chức.
Một mục tiêu đợc coi là đúng đắn khi nó đảm bảo các yêu cầu sau:
+ Phải cụ thể:
- Nói về vấn đề gì.
- Giới hạn thời gian.
- Kết quả lợng hoá đợc.
+ Phải linh hoạt: Đáp ứng đợc sự biến động của môi trờng.
+ Có tính định lợng: Thể hiện bằng các con số đã tính toán và cân đối kỹ
lỡng.
+ Tính khả thi: Những mục tiêu đa ra tổ chức có thể đảm bảo tính thực
hiện đợc.
+ Tính nhất quán: Giữa các bộ phận, các cấp thì mục tiêu khó nhất quán,

đó là thực tế không tránh khỏi nhng điều quan trọng là giảm thiểu tác động xấu,
do đó các mục tiêu đề ra chấp nhận đợc và đợc coi là hợp lý.
Khi xác nhận mục tiêu cần phải xem xét mối tơng quan giữa các yếu tố
sau:
- Chủ sở hữu: Họ quan tâm tới giá trị gia tăng và lợi nhuận
- Công nhân viên: Họ quan tâm tới tăng thu nhập, đợc đảm bảo việc làm và chăm
sóc phúc lợi.
- Khách hàng: Đòi hỏi các tiêu chuẩn cho sản phẩm dịch vụ nh chất lợng, giá cả,
dịch vụ đi kèm. Một xu hớng là nhu cầu, đòi hỏi của khách hàng càng cao theo sự
phát triển của tri thức,khoa học, hiểu biết cuộc sống của họ và công nghệ cần phải
ra đời để phục vụ điều đó.
- Xã hội: Nhìn chung là cần đến yếu tố môi trờng sinh thái, giá trị xã hội phải đợc
đảm bảo.
Vì thế việc đề ra mục tiêu là một phần của quy trình xác định, thiết lập t-
ơng quan lực lợng giữa tổ chức với các yếu tố bên ngoài.
Bản chất của quá trình xác định mục tiêu là phân tích lựa chọn mục tiêu
riêng u tiên cho từng giai đoạn phát triển.
a4) Xây dựng phơng án
Trên cơ sở những mục tiêu đã xác định, các phơng án giải quyết đợc xây
dựng. Tìm ra các phơng thức thực hiện mục tiêu, các giải pháp và công cụ cho
thực hiện mục tiêu.
Các giải phấp đa ra trên những mô hình lý thuyết, những tri thức kinh
nghiệm từ những kế hoạch tơng tự mà các tổ chức đã làm hoặc mình đã làm, ý
kiến của các chuyên gia các nhà khoa học để có thể xây dựn sáng tạo ra các ph-
ơng án có kế hoạch.
Thực tế đứng trớc một vấn đề có rất nhiều phơng án giải quyết khác nhau.
Nhà quản lý cần phải biết lựa chọn lấy những phơng án đợc cho là khả quan để so
sánh đánh giá. Thông thờng nên có ba phơng án để lựa chọn, nhiều hay ít đều
không tốt. Nhiều phơng án sẽ dẫn tới khó ra quyết định, chồng chéo và ô hợp khó
đa ra phơng án u việt. Trong khi ít phơng án sẽ dẫn tới thiếu thông tin. Trong công

việc này đòi hỏi ngời lập có đủ năng lực kinh nghiệp và cả bản lĩnh để có thể mạo
hiểm đa ra phơng án đợc coi là mới. Các phơng án đa ra phải trên cơ sở đầy đủ
thông tin và kịp thời chính xác.
a5) Phân tích lựa chọn phơng án
Để có thể phân tích và đi đến lựa chọn phơng án tốt nhất đòi hỏi các nhà
quản lý phải xây dựng đọc hệ thống chỉ tiêu làm căn cứ lựa chọn. Những chỉ tiêu
này là các số liệu tính toán khoa học cùng với kinh nghiệm và đã đợc thử nghiệm.
Những chỉ tiêu đó có thể là các yếu tố môi trờng kinh doanh hoặc những
yếu tố của môi trờng tổ chức, mục đích, mục tiêu của tổ chức. Dựa trên tiêu chuẩn
thống nhất này các phơng án đa ra ra đớco sánh đánh giá trên phơng diện tính khả
thi, tính hiệu quả, sức cạnh tranh, chi phí, doanh thu, lợi nhuận, thị phần, quy mô
nguồn lực
Phơng án tối u đợc lựa chọn không phải hẳn là phơng án thoả mãn tất cả
các yếu tố nói trên mà thờng đó là phơng án thoả mãn nhiều nhất những yếu tố
đó.
a6) Thể chế hoá kế hoạch.
Từ phơng án tối u đợc lựa chọn các nhà quản lý sẽ đa vào thực tế thông qua
thể chế hoá. Thực chất là làm pháp lý hoá bằng các văn bản pháp quy để đảm bảo
tính thực hiện. Qúa trình kế hoạch đi vào thực tế không tránh khỏi sự phản ứng bất
lợi và để đảm bảo việc thực hiện đợc thông suất thì phải đảm bảo bằng công cụ
pháp lý.
Thờng thì chủ thể lựa chọn phơng án tối u và chủ thể quyết định thể chế
hoá kế hoạch là đồng nhất. Nhng trong trờng hợp có sự khác nhau thì đôi khi ph-
ơng án đợc thể chế hoá và phơng án lựa chọn đa ra là khác nhau. Điều này phụ
thuộc vào yếu tố chủ quan của ngời quản lý.
b) Các loại hình kế hoạch trong doanh nghiệp.
Để thực hiện đợc công việc quản lý của mình, doanh nghiệp cần rất nhiều
kế hoạch dới các hình thức khác nhau. Theo hình thức thể hiện thì một doanh
nghiệp thờng có những loại hình doanh nghiệp sau:
b1) Kế hoạch chiến lợc.

Đây là loại kế hoạch dài hạn của tổ chức nó mang những nội dung sau:
+ Quan điểm đờng lối, chức năng nghiệp vụ của tổ chức
+ Mục tiêu, mục đích của tổ chức
+ Các giải pháp, công cụ để thực hiện mục tiêu.
Với những kế hoạch này thờng đợc quyết định bởi nhà quản lý, lãmh đạo cấp cao.
b2) Chính sách.
Chính sách là những hớng dẫn quy định về t duy và hành động khi ra quyết
định trong những hoạt động cơ bản. Một chính sách đa ra là để giải quyết một vấn
đề cụ thể, nó thể hiện những giải pháp công cụ nhất định và là loại kế hoạch sử
dụng thờng xuyên. Một chính sách thờng mang những đặc điểm sau:
+ Thể hiện hệ thống giá trị cũng nh quan điểm của tổ chức. Chính sách l-
ơng cao, chính sách tuyển dụng là một trong nhiều chính sách đặc tr ng của một
doanh nghiệp.
+ Các chính sách bao giờ cũng có sự tự do và sáng tạo, phạm vi của tự do
và sáng tạo còn tuỳ thuộc vào cấp độ, chức vụ của quản lý, năng lực của nhà quản
lý và cảm nhận thức của đối tợng quản lý.
+ Một chính sách đa ra là để giải quyết vấn đề, để mang tính chất thờng
xuyên, lặp đi lặp lại. Nhằm đảm bảo sự thống nhất thực hiện, tiết kiệm thời gian
công sức để tập chung vào nguồn lực, tìm giải pháp thực hiện cho các vấn dề th-
ờng xuyên xuất hiện, tập trung sức lực giải quyết các vấn đề lần đầu xuất hiện
hoặc phức tạp khó khăn hơn.
Trên những đặc điểm đó ta thấy rằng một chính sách tốt nhất, hiệu quả sẽ
giải quyết đợc nhiều vấn đề cho doanh nghiệp và cần phải tập trung xây dựng
những chính sách đặc trng cho tổ chức của mình.
b3) Thủ tục.
Là loại chính sách xây dựng một lần và sử dụng nhiều lần. Thủ tục đề ra
một cách chính xác và chi tiết một chuỗi các hành động cần làm theo trình tự cụ
thể thời gian hoặc cấp bậc quản lý để đạt đợc mục tiêu cụ thể. Chính vì có tính
quy tắc nên thủ tục không có phạm vi sáng tạo cho nhà quản lý.
b4) Quy tắc.

Cũng giống nh thủ tục quy tắc hàm chứa nội dung với những điều đợc làm
và không đợc làm. Nhng sự khác biệt giữa quy tắc và thủ tục đó là quy tấc không
quy định trình tự công việc theo thời gian nh thủ tục.Có thể coi thủ tục nh một
dòng chuỗi các quy tắc nhng có những quy tắc không nằm trong bất kỳ thủ tục
nào. Ví dụ một doanh nghiệp đặt ra một quy tắc đó là chỉ phát lơng vào ngày thứ
hai tuần đầu tiên trong tháng, điều đó không nằm trong một thủ tục nào.
b5) Chơng trình.
Đó là một số những chính sách, thủ tục, quy tắc và những nhiệm vụ đợc
giao. Các bớc tiến hành, những thủ tục có thể huy độngnhằm thực hiện những
mục tiêu quan trọng mang tính đốc lập tơng đôí.
Một đặc điểm về những mục tiêu của một chơng trình đó là nó mang tính
độc lập tơng đối và những mục tiêu u tiên. Những mục tiêu này chỉ đợc chịu trách
nhiệm ở một bộ phận nhng đòi hỏi sự phối hợp của nhiều bộ phận khác nhau. Để
thực hiện mục tiêu đó thì một chơng trình đòi hỏi huy động nguồn lực lớn và đợc
xác định phân bố cụ thể: Ai là ngời quản lý, ai phối hợp, ngân sách nh thế nào và
giới hạn thời gian thực thi.
Một chơng tình lớn thì bao gồm nhiều chơng trình nhỏ, hỗ trợ các chơng
trình mục tiêu là cơ sở để hình thành một phơng thức quản lý mới có hiệu quả cao
gọi là quản lý theo chơng trình mục tiêu. Phơng pháp quản lý này đợc phát triển
rộng rãi trong các doanh nghiệp vì nó phát huy tính sáng tạo và chủ động của cấp
dới.
b6) Ngân quỹ.
Là loại hình kế hoạch đợc lập với những nội dung về ngân sách hoặc nội
dung phi tiền tệ nh: lao động bất động sản nh ng đợc số hoá cụ thể. Có nhiều loại
hình ngân sách khác nhau, chúng ta sẽ tìm hiểu một số loại ngân quỹ mà các
doanh nghiệp thờng phải sử dụng.
- Ngân quỹ tài chính: Nêu cụ thể số tiền mà tổ chức dự định chi tiêu cho năm ngân
sách hoặc một giai đoạn cụ thể và đợc lấy từ những nguồn cụ thể nào. Ngân quỹ
tài chính bao gồm:
+ Bảng kê khai thu nhập dự kiến

+ Bảng kê khai lu lợng tiền mặt
+ Bảng cân đối
- Ngân quỹ hoạt động: Chỉ ra giá trị bằng tiền cho các hàng hoá và dịch vụ mà tổ
chức dự kiến sẽ sử dụng trong năm ngân sách. Những ngân quỹ này bao gồm:
+ Ngân quỹ doanh thu: Dự đoán lợng hàng bán ra trong tơng lai
+ Ngân quỹ chi phí: Liệt kê những hoạt động chính của đơn vị và lợng tiền đợc
phân chia cho từng hoạt động đó.
+ Ngân quỹ tiền mặt: Xác định lợng tiền mặt để chi tiêu cho những hoạt động
cụ thể.
+ Ngân quỹ đầu t xây dựng cơ bản: Thờng là rất lớn phục vu cho nhu cầu phát
triển lâu dài.
Trong các loại ngân quỹ trên khó xác định nhát là ngân quỹ doanh thu vì nó
phụ thuộc vào giá cả thị trờng, một yếu tố luôn biến động.
Trên đây là những loại hình kế hoạch thông dụng tong các tổ chức, doanh
nghiệp. Các kế hoạch đó mang tính độc lập tơng đối, nó độc lập vì đợc xây dựng
để thực hiện những mục tiêu riêng biệt nhng lại hớng tới mục tiêu tối đa của tổ
chức và đôi khi nhiều loại kế hoạch cùng đợc đa ra bởi một chủ thể quản lý vì thế
sự độc lập này là tơng đối. Trong quá trình triển khai cần có sự phối hợp nhịp
nhàng, đồng điệu giữa các kế hoạch để giảm thiểu ảnh hởng tiêu cực từ sự mâu
thuẫn giữa các mục tiêu trong từng kế hoạch.
1.2.2 Tổ chức
Tổ chức là hoạt động quản lý mang tính chuyên môn hoá nhằm thiết lập
một hệ thống các vị trí, chức năng của mỗi cá nhân, bộ phận sao cho các cá nhân
và bộ phận đó phối hợp đợc với nhau thực hiện mục tiêu hiệu quả nhất
1
.
Đây là chức năng thứ hai của nhà quản lý sau chức năng lập kế hoạch, bao
gồm các hoạt động:
+ Phân tích chiến lợc, mục tiêu chiến lợc của tổ chức rồi phân chia các hoạt
động của tổ chức thành các loại hoạt động chuyên môn hoá. Từ đó chia tổ chức

thành các bộ phận để thực hiện các hoạt động nói trên.
+ Xác lập vị trí các cá nhân và mối quan hệ giữa họ tức là xác lập cơ chế
làm việc, hình thành cơ cấu bộ máy và đợc đảm bảo bằng nhân lực cho hoạt động.
Việc tổ chức là do các nhà lãnh đạo, quản lý quyết định nhng cũng phải dựa
trên những cơ sở khoa học, những thuộc tính cơ bản và nguyên tắc riêng có của tổ
chức.
a) Các thuộc tính cơ bản của tổ chức.
Tìm hiểu nội dung này giúp nhà quản lý trả lời câu hỏi:Công tác tổ chức
phải nh thế nào, mang những yếu tố gì?
a1) Chuyên môn hoá theo chiều ngang.
Đó là sự phân chia và phối hợp các hoạt động nhằm thiết lập các phòng ban
, các bộ phận, các khâu của quản lý trong tổ chức .
Cơ sở để tiến hành sự phân chia đó là:
+ Phân chia theo lĩnh vực hoạt động, có các chức năng quản lý theo kĩ
thuật.
+ Theo chức năng quản lý, theo sản phẩm, khách hàng và thị trờng.
+ Cũng có thể phân chia trên cơ sở sự hợp nhóm các hoạt động có mối quan
hệ gần gũi.
Việc chuyên môn hoá theo chiều ngang sẽ hình thành nên các hệ bộ phận
trong tổ chức tơng đối độc lập nhau, trong đó mỗi phân hệ, bộ phận chịu trách
1
1
Giáo trình Khoa học quản lý- Tập 2- NXB KHKT-2001
nhiệm quản lý một lĩnh vực, sản phẩm chủ yếu hoặc mảng thị trờng, khách hàng
chủ yếu của thị trờng, doanh nghiệp.
a2) Chuyên môn hoá theo chiều dọc
Đó là sự xác định và phân chia quyền hạn nhiệm vụ chính thức cho từng
cấp quản lý từ trên xuống dới trong tổ chức. Kết quả thu đợc là một cơ cấu với
một thủ trởng cấp cao duy nhất. Không có hoặc tồn tại ít cấp quản lý ngang hàng
với nhau.

Chính điều đó tạo ra sự thống nhất trong tổ chức, các vị trí, chức năng và
nhiệm vụ, trách nhiệm quyền lợi với những ngời cụ thể đợc xác định.
Tạo ra dực kênh thông tin theo chiều dọc rõ ràng thống nhất .Ai kiểm tra
ai? Ai là ngời báo cáo đã đ ợc xác định cụ thể rõ ràng.
Các quyết định đa ra đợc tổ chức thực hiện và có hiệu lực mạnh.
Với những doanh nghiệp có quy mô lớn thì chuyên môn hoá theo chiều dọc
là cần thiết nhằm đảm bảo thông suốt thông tin hai chiều, tuy nhiên dễ dẫn đến
quân chủ, tập quyền bảo thủ.
Một xu hớng chung đó là các nhà quản lý luôn không muốn chia bớt quyền
nhng vì khả năng bao quát, kiểm soát có hạn vì vậy cần phải phân cấp, giữa
chuyên môn hoá theo chiều ngang và dọc cần có sự liên hệ và phối hợp lẫn nhau.
a3) Quyền hạn và mối quan hệ quyền hạn trong tổ chức.
Theo khoa học quản lý thì quyền hạn là quyền tự chủ trong quá trình ra
quyết định và đòi hỏi sự tuân thủ thi hành quyết định gắn liền với một vị trí, chức
vụ quản lý nhất định trong cơ cấu tổ chức. Trong một tổ chức, với mỗi cấp quản
lý,quyền hạn đó có thể là:
- Quyền hạn trực tuyến: Cho phép cấp trên ra quyết định trực tiếp với cấp dới.
- Quyền hạn tham mu: Là quyền tham gia ý kiến, t vấn, hỗ trợ cố vấn chứ không ra
quyết định. Với quyền hạn này ngời quản lý điều tra, khảo sát , nghiên cứu , phân
tích đa ra ý kiến t vấn cho nhà quả lý trực tuyến
- Quyền hạn chức năng :Là quyền đảm bảo trao cho chức năng ra quyết định và
kiểm soát những hoạt động nhất định của hoạt động quản lý khác. Với quyền hạn
này thì phạm vi chức năng chuyên môn và cần đợc giớii hạn trong khuôn khổ
chức năng chuyên môn và cần chỉ rõ ai là ngơi đợc uỷ quyền cũng là để xác định
rõ ràng chức năng của họ .
Trong tổ chức giữa các loại quyền hạn , mức độ quyền hạn đơng nhiên có
quan hệ với nhau . Sự liên kết đó là phức tạp và định tính nhng có thể phân loại
nh sau:
- Tâp quyền: Là sự tập trung quyền lực vào một cấp cao nhất, mọi quyết định do
một chủ thể đa ra.

- Phân quyền: Đó là nhà quản lý cấp cao chấp nhận trao bớt quyền cho cấp khác
của tổ chức đựơc ra quyết định nhất định nào đó.
Mức độ phân chia quyền trong một tổ chức đợc thể hiện qua sự độc lập của
những ngời quản lý cấp dới trong việc ra quyết định, họ không cần thông qua cấp
trên và các bộ phận chức năng khác và các quyết định đó có hiệu lực thi hành cao,
ảnh hởng mạnh. Nó còn thể hiện qua việc cấp dới đợc quyền ra các quyết định
quan trọng đặc biệt ở những lĩnh vực quan trọng nh: nhân sự, tài chính.
Trên thực tế để mở rộng phân quyền mà vẫn đảm bảo tính thống nhất của tổ
chức, ngời ta sử dụng chế độ tham gia.ỏ đó cấp dới đợc tham gia với t cách là nhà
phân tích chuyên môn và tác động đến quyết định, tham gia vào tổ chức và thực
hiện quyết định đồng thời chịu trách nhiệm, đợc uỷ quyền .
a4) Sự phối hợp.
Phối hợp các bộ phận của tổ chức là quá trình liên kết hoạt động của con ng-
ời, những phân hệ và hệ thống riêng lẻ nhằm thực hiện các nhiệm vụ của tổ chức.
Bản chất là xây dựng củng cố quan hệ thông tin, quan hệ truyền thông.
Mục tiêu của phối hợp là đạt đợc sự thống nhất trong hoạt động của các bộ
phận bên trong, bên ngoài của tổ chức.Trong cơ cấu tổ chức dễ xảy ra mâu thuẫn
giữa chuyên môn hoá và tổng hợp hoá, mâu thuẫn mất cân đối giữa kế hoạch toàn
bộ tổ chức với kế hoạch các bộ phận và cá nhân, hoạc mất cân đối về mặt cơ cấu
tổ chức, quan điểm t tởng, mất cân đối hoạc bế tẵc về thông tin hoạc lợi ích là vấn
đề thờng xuyên, xảy ra mâu thuẫn. Vì thế công tác phối hợp là cần thiết. Cần phải
xây dựng kênh thông tin, ngang dọc, lên xuống phải đảm bảo thông suốt thông
tin. Duy trì mối liên hệ công việc giữa các bộ phận và trong từng bộ phận, mối
liên hệ của tổ chức với môi trờng ngoài.
a5) Tầm kiểm soát.
Tầm kiểm soát là số lợng và bộ phận cá nhân mà nhà quản lý cố thể quản lý
trực tiếp và có hiệu qủa. Xét về thực chất nó là khả năng nhà quản lý có thể quản
lý đợc bao nhiêu.
Từ khái niệm trên tầm kiểm soát là có giới hạn nhng dễ thay đổi và khó xác
định các yếu tố ảnh hởng đến quy mô tầm kiểm soát. Thờng thì công việc càng

phức tạp thì càng cần sự phối hợp cao vì thế thiết kế tầm kiểm soát hẹp và ngợc
lại. Bên cạnh đó năng lực nhà quản lý, sự thạo việc cấp dói, hệ thống thông tin
ảnh hởng mạnh đến tầm kiểm soát.
Nói đến tầm kiểm soát là xét chiều rộng của quản lý và nó tỷ lệ nghịch với
chiều dọc tức quản lý nhng xét theo cấp. Muốn cho đối tợng quản lý làm đợc
nhiều việc phải trao cho họ nhiều quyền và tầm kiểm soát ở các công ty đa quốc
gia họ sử dụng kế hoạch, chính sách đợc xây dựng chặt chẽ, tính cụ thể hoá cao vì
vậy tầm kiểm soát rộng và rất hiệu quả.
b) Các nguyên tắc thiết kế tổ chức.
- Nguyên tắc xác định theo chức năng: Phân chia tổ chức thành các chức năng
theo lĩnh vực hoạt động sau đó các nhiệm vụ gắn liền với chức năng và xác định
các công việc hoạt động.
- Nguyên tắc giao quyền: Theo nguyên tắc này khi chúng ta xác định chức năng
nhiệm vụ và nhiệm vụ và công việc thì có sự đảm bảo quyền hạn: Quyền ra quyết
định, quyền sử dụng phân bổ các nhóm nguồn lực, quyền thởng phạt, kiểm tra
kiểm soát nhân viên của mình.
- Nguyên tắc bậc thang: Nguyên tắc này thể hiện phân chia cấp phải đi đôi với
quyền hạn. Cấp cao thì quyền nhiều, phậm vi ảnh hởng lớn và ngợc lại. Phải đảm
bảo cấp phải có quyền tơng xứng.
- Nguyên tắc thống nhất mệnh lệnh tức là cấp dới phải phục tùng cấp trên tôn
trọng quy trình ra quyết định và thi hành theo.