THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HCTL CỦA VIỆT NAM

THỰC TRẠNG HOẠT ĐỘNG TỔ CHỨC HCTL CỦA VIỆT NAM
CỦA CÔNG TY VINEXAD VÀ VAI TRÒ CỦA HCTL
ĐỐI VỚI HOẠT ĐỘNG XÚC TIẾN THƯƠNG MẠI
I. Giới thiệu Công ty Quảng cáo và Hội chợ Thương mại -Vinexad
1. Quá trình hình thành và phát triển :
- VINEXAD ra đời ngày 9/4/1975 theo quyết định số 291/BNT - TCCB
của Bộ Ngoại thương Việt Nam. VINEXAD ra đời như 1 dấu hiệu khởi sắc về
hoạt động xúc tiến XNK, thương mại, thích nghi với tình hình phát triển kinh tế
sau khi đất nước hoàn toàn thống nhất.
Sau khi có sự hợp nhất giữa Bộ Nội thương và Bộ Ngoại thương, Bộ vật
tư thành Bộ Thương mại và du lịch, công ty thành lập lại từ năm 1991. Ngày
30/12/91 theo quyết định số 1436 - TN / TCCB trên cơ sở hợp nhất công ty
VINEXAD và công ty ASETCO (Quảng cáo Nội thương). Công ty lâý tên là
Công ty Quảng cáo Hội chợ Thương mại Việt Nam - Vietnam National Trade
Fair and Advertising Company gọi tắt là VINEXAD (theo tên cũ). Công ty là
một doanh nghiệp nhà nước hoạt động dưới sự chỉ đạo của Bộ Thương mại.
- Điểm mốc đánh dấu sự nhảy vọt của Cty VINEXAD là những năm 91
đến nay. Quy mô hoạt động không ngừng mở rộng, bộ máy kinh doanh phát
triển nhanh, doanh số tăng nhanh về quảng cáo và hội chợ VINEXAD đẩy mạnh
các hình thức như quảng cáo điện tử, tổ chức chương trình truyền hình thương
mại, quảng cáo lật, quảng cáo trên pano tấm lớn, quảng cáo báo, đài,...
- Các hoạt động dịch vụ du lịch, bán hàng quảng cáo, bán lẻ vé máy
bay,... cũng không ngừng được mở rộng .
- VINEXAD đã thiết lập quan hệ bạn hàng trong và ngoài nước đến hàng
vạn và đặc biệt là một số hãng quảng cáo hội chợ lớn trên toàn thế giới.
Bảng 1 : Các khoản nộp ngân sách (đơn vị tính: triệu đồng )
Chỉ tiêu Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997
Thuế doanh thu 1.482 2.310 2.250
Thuế lợi tức 250 595 572
Thu trên vốn 68 68 78
Các khoản phải nộp khác

+ BHXH
+ Nộp cho năm trước
300
50
250
142
70
72
140
60
80
Bảng 2 : Các chỉ tiêu kinh tế khác (Đơn vị tính: triệu đồng)
Theo nguồn Hội chợ Triển lãm và Quảng cáo
Chỉ tiêu Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997
Tổng số về KDDV 72000 92100 85600
1* HCTL
2* Quảng cáo
3* Sản phẩm
4* Kinh doanh DV
khác
5* Lợi nhuận
10200
20700
4100
37000
1210
16000
20500
4500
51100

1410
14500
24500
4500
43000
1270
Bảng 3 : Bảng kê về số lượng quảng cáo do công ty thực hiện:
Chỉ tiêu ĐVT 1995 1996 1997
- Biển tôn m
2
18.000 22.000 26.300
- Biển tên đơn vị m
2
2.400 2.900 3.600
- Hộp đèn ống m
2
8.000 12.700 16.500
- Đèn màu uốn m 10.000 14.000 15.000
- Quảng cáo báo Báo 3 3 3
- Tàu hoả tầu 5 9 11
- Xe buýt xe 50 67 75
Bảng 4 : Số lượng HCTL do Cty tổ chức: (đơn vị : cuộc triển lãm)
Theo nguồn của công ty VINEXAD
Tên HCTL Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997
TN NN TN NN TN NN
11 5 17 10 25 15
Bảng 5: Thống kê số liệu HCTL EXPO tháng 4 hàng năm
do VINEXAD tổ chức ( theo phụ lục 2):
Stt Chỉ tiêu Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997
1 Khách tham dự nước ngoài 180 50 150

2 Khách tham dự trong nước 120 140 250
3 Số nước 19 18 20
4 DT trưng bày 300 190 400
5 Giang hàng tiêu chuẩn 9m
2
120.000 140.000 100.000
6 Khách tham quan
Bảng 6 : Thống kê về phát triển nhân lực (đơn vị tính: người )
Năm 1975 Năm 1995 Năm 1996 Năm 1997
30 220 200 240
2. Chức năng, nhiệm vụ:
- Theo nghị định số 387/HĐBT ngày 9/11/1990 của HĐBT, theo Quyết
định số 310/TM-TCCB ngày 15/12/1992 của Bộ Thương mại. Công ty Quảng
cáo và Hội chợ Thương mại tên giao dịch Quốc tế là Vietnam National Trade
Fair and Advertising Company - viết tắt là VINEXAD là một doanh nghiệp
thành viên thuộc Bộ Thương mại thực hiện việc kinh doanh quảng cáo và Hội
chợ Triển lãm Thương mại.
- Công ty hoạt động theo chế độ hạch toán kinh tế tự chủ về tài chính, có
tư cách pháp nhân, có tài khoản tiền Việt Nam và Ngoại tệ tại Ngân hàng và có
con dấu riêng để giao dịch.
- Chức năng :
+ Thông qua hoạt đông kinh doanh quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương
mại góp phần xúc tiến mậu dịch, đẩy mạnh sản xuất, xuất nhập khẩu củng cố
và phát triển quan hệ thương mại, hợp tác kinh tế về khao học kỹ thuật giữa các
tổ chức kinh tế Việt Nam và nước ngoài, góp phần tăng thu ngoại tệ cho nhà
nước.
+ Lập kế hoạch và tổ chức thực hiện kế hoạch : kinh doanh quảng cáo,
Hội chợ Triển lãm Thương mại, và kinh doanh các dịch vụ về quảng cáo, Hội
chợ Triển lãm Thương mại theo yêu cầu của khách hàng trong và ngoài nước
trên cơ sở hợp đồng kinh tế.

+ Nghiên cứu và tổ chức quảng cáo, Hội chợ Triển lãm Thương mại
bằng mọi hình thức như : qua các phương tiện thông tin truyền thông, ấn phẩm
theo các hợp đồng giữa công ty và các tổ chức kinh tế ở trong và ngoài nước
nhằm phục vụ cho hợp đồng kinh doanh của công ty.
+ Hợp tác, liên doanh, liên kết với các tổ chức kinh tế khoa học kỹ thuật
giữa các tổ chức trong và ngoài nước về quảng cáo và Hội chợ Triển lãm
Thương mại.
- Nhiệm vụ :
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch sản xuất, kinh doanh của công
ty để thực hiện mục đích và nội dung hoạt động kinh doanh của công ty. Mở
rộng và phts triển hợp tác với các tổ chức quốc tế về quảng cáo, Hội chợ Triển
lãm Thương mại góp phần hướng dẫn và tạo điều kiện cho việc chuyển giao
các quy trình công nghệ và kỹ thuật tiên tiến vào sản xuất trong nước, đặc biệt
là sản xuất hàng xuất khẩu.
+ Được nhập khẩu những mặt hàng vật tư thiết bị phục vụ cho việc lắp rắ
các quảng cáo Hội chợ Triển lãm và được phép xuất khâủ những mặt hàng trên
để tạo ta ngoại tệ cho việc nhập khẩu.
+ Thực hiện việc phát hành định kỳ thông tin quảng cáo, Hội chợ Triển
lãm Thương mại, các ấn phẩm quảng cáo bằng Pano, hệ thống điện tử và qua
kênh truyền hình.
+ Thực hiện đầy đủ các cam kết, nghĩa vụ mà công ty đã tham gia,ký kết
với các tổ chức Quốc tế trong và ngoài nước.
+ Tuân thủ pháp luật nhà nước và các chính sách, chế độ về quản lý tài
chính, lao động, xuất nhập khẩu và giao dịch đối ngoại.
+ Quản lý và sự dụng có hiệu quả nguốn vốn của công ty tự tạo nguồn
vốn và thực hiện bảo toàn, phát triển vốn sản xuất kinh doanh tự trang trải, bù
đắp chi phi, thực hiện các chính sách nộp thuế nhà nước.
+ Quản lý đội ngũ lao động, công nhân viên chức của công ty, thực hiện
chính sách đới với người lao động theo qui định và pháp luật của nhà nước ban
hành.

3. Cơ cấu tổ chức của công ty :
- Đứng đầu là giám đốc công ty do Bộ Thương mại bổ nhiệm hoặc miễn
nhiệm.
- Giám đốc công ty điều tiết mọi hoạt động của công ty theo chế độ thủ
trưởng và là người đại diện cho quyền lợi và nghĩa vụ của công ty trước pháp
luật và cơ quan quản lý nhà nước.
- Giúp việc giám đốc có một số phó giám đốc công ty và một kế toán
trưởng do Bộ Thương mại bổ nhiệm hoặc miễn nhiệm. Mỗi phó giám đốc công
ty được phụ trách một hoặc một số lĩnh vực công tác và chịu trách nhiệm trưóc
giám đốc công ty về lĩnh vực công tác được giao.
- Trong số Phó giám đốc có một phó giám đốc để thay mặt giám đốc đìeu
hành các hoạt động của công ty khi Giám đốc đi vắng.
- Giám đốc công ty quy định bộ máy cơ cấu tổ chức (các phòng ban, các
trung tâm xí nghiệp thành viên ) và nhiêm vụ quyền hạn mối quan hệ công tác
của các tổ chức trực thuôc công ty.
* Các đơn vị hiện tại trực thuộc gồm : ( sơ đồ kèm theo)
1) Chi nhánh VINEXAD TP Hồ Chí Minh : là đơn vị đại diện của công
ty ở khu vực phía Nam. Mọi hoạt động của chi nhánh thể hiện là hoạt động của
công ty về các lĩnh vực quảng cáo HC TM, dịch vụ ... chi nhánh gồm hai Trung
tâm trực thuộc là :
+ Trung tâm Hội chợ Thương mại : thường xuyên tổ chức các doanh
nghiệp trong và ngoài nước, vận động và mời khách cho những cuộc Hội chợ
Triển lãm Thương mại trong nước đặc biệt là cho Hội chợ Thương mại Quốc tế
VIETNAM EXPO hàng năm vào tháng 4 của Bộ Thương mại, thúc đẩy các
hoạt động xúc tiến thương mại làm các dịch vụ liên quan đến HCTL như visa,
vé máy bay, hàng hoá...
+ Trung tâm Quảng cáo Thương mại : cũng trở thành một địa chỉ đáng tin
cậy cho các doanh nghiệp trong và ngoài nước. Trung tâm cũng triển khai lắp
đặt và thực hiện mọi hình thức quảng cáo phía Nam thành công,đạt hiệu quả và
chất lượng.

2) Toà soạn tờ thông tin quảng cáo thương mại : Xuất bản định kỳ 1 quý
một số giới thiệu các đơn vị doanh nghiệp trong và ngoài nước, duy trì hình
thức quảng cáo ấn phẩm phục vụ các hợp đồng xúc tiến thương mại bằng hình
ảnh và số liệu. Tờ tin quảng cáo thương mại đã ngày càng đi vào thị trường bởi
sự quan tâm và yêu cầu của các doanh nghiệp trong và ngoài nước.
3) Phòng Đối ngoại: chịu trách nhiệm về các hoạt đông liên quan đến
khách hàng trong và ngoài nước, đặc biệt giao dịch và quan hệ chặt chẽ đối với
các Phòng Thương mại , các Đại sứ quán, thương vụ, của các nước tại Việt Nam
và của Việt Nam tại các nước, các khu vực, đưa ra những chiến lược về nhóm
khách hàng chủ yếu nhằm tuyên truyền các hoạt động HCTL, quảng cáo và các
hoạt đông khác của công ty, thu hút khách hàng và tạo mọi điều kiện để các bộ
phận khác tận dụng, đẩy mạnh sản xuất kinh doanh, hoạt động thương mại...
4) Phòng Quản lý Kinh tế : thay mặt cho nhà nước quản lý ngành dọc về
tài chính, kế toán giúp hạch toán các hoạt động sản xuất kinh doanh, đưa ra các
biện pháp để quản lý tiền, của, nâng cao hiệu quả kinh doanh, đóng góp nghĩa
vụ cho nhà nước. Phòng phát huy tính chủ động trong việc quản lý các hoạt
động của các đơn vị trực thuộc, chủ đạo và hướng dẫn các đơn vị hạch toán, thu
chi quyết toán đúng theo quy định của Bộ Tài chính, Ngân hàng Nhà nước.
5)Phòng Hành chính Quản trị : chuyên về các hoạt động hành chính như
lưu trữ thư từ công văn vào, ra, vệ sinh, họp hành và lo các cuộc họp và gặp gỡ
lớn, ngoài ra còn các hoạt động về bảo vệ sửa chữa nhà cửa, trang thiết bị phục
vụ cho các phòng ban. Quản lý và phân bổ, cho thuê các phòng, diện tích đất.
Quản lý về sự điều hành xe cộ theo sự chỉ đạo của Ban Giám đốc và các hoạt
động của các bộ phận. quản lý và phân phối các hoạt động thông tin, in ấn như
quản lý, ký các hợp đồng điện thoại, fax, internet, photo copy,...Chịu trách
nhiệm trước Giám đốc công ty và Phòng Quản lý Kinh tế về các khoản chi tiêu
phục vụ các hoạt động trên.
6) Phòng Tổ chức Cán bộ : giúp Giám đốc lưu giữ hồ sơ tổ chức cán bộ,
quản lý lao động, tiền lương, phát hiện và bồi dưỡng đào tạo cán bộ, kiến nghị
và cùng kiến nghị đề bạt cán bộ, quản lý và thực hiện các lệnh điều động, huy

động lao đông theo quy định tuỳ từng thời gian của các cấp chỉ đạo. Quản lý lực
lượng dân quân, bộ đội dự bị, tổ chức và thực hiện các hoạt động thể thao, dân
quân, tự vệ.Thống kê và lập danh sách làm các thủ tục về bảo hiểm xã hội.
Quản lý và ra quyết định, giúp làm quyết định, các thủ tục về tổ chức cho các
đoàn ra và vào nhằm phục vụ các hoạt động của công ty.
7) Phòng Kế hoạch Tư vấn : thành lập theo yêu cầu của các hoạt dộng
chuyên môn. Phòng kế hoạch quản lý thực trạng tình hình các hoạt động sản
xuất kinh doanh của công ty. Giúp Giám đốc thống kê theo dõi diễn biến các
hoạt động kinh doanh sản xuất của từng đơn vị. Nghiên cứu và phát hiện các
định hướng cho sự phát triển và chuyển đổi của công ty. Thực hiện các dự án
ban đầu lớn có tính chất định hướng và chuyển hướng các hoạt động của các
đơn vị nhằm tạo ra các hình thức hoạt động thích hợp theo từng giai đoạn tạo
các thị trường và các khu vực khác trong và ngoài nước.
8) Phòng vé Vietnam Airline : là một đại lý bán vé của hãng hàng không
quốc gia Việt Nam. Chuyên bán vé cho các tuyến bay trong nước và quốc tế
theo hoạt động kinh doanh của Hãng hàng không quốc gia Việt Nam. Ngoài ra
Phòng còn xúc tiến các công việc khác của công ty như in ấn, quảng cáo, thực
hiện các biển hộp, tấm lớn, pano, áp phích.
* Sau đây là các Trung tâm, Xí nghiệp trực thuộc, hoạt động theo các
ngành nghề mà công ty được phép.
9) Trung tâm Quảng cáo Thương mại : là một đơn vị then chốt thực hiện
một trong hai chức năng quan trọng của công ty. Hoạt động quảng cáo ngày
càng phát triển và đa dạng về hình thức. Là một hoạt động tích cực trong xúc
tiến thương mại, hỗ trợ đắc lực cho hoạt động Hội chợ Triển lãm Thương mại
và các hoạt động khác. Trung tâm đã có những hợp tác với Nhật (trước đây) và
các tổ chức quảng cáo lớn trong khu vực và trên thế giới. thương mại từ hình
thức quảng cáo tấm pano, in ấn, đến nay trung tâm đã có đầy đủ các hình thức
quảng cáo từ đơn giản đến phức tạp về kỹ thuật lẫn thiết kế. Trung tâm còn cộng
tác với Đài truyền hình Việt Nam, Đài tiếng nói Việt Nam thực hiện nhiều
chương trình quảng cáo phục vụ khách hàng trong và ngoài nước đặc biệt là các

hãng kinh doanh lớn trên thế giới. đội ngũ cán bộ từng bước được nâng cao
trình độ chuyên môn, thiết bị máy móc từng bước được trang bị, trung tâm cũng
tổ chức được 1,2 HCTL hàng năm.
10) Trung tâm Hội chợ Thương mại : Là một đơn vị chủ chốt của công
ty thực hiện các Hội chợ Triển lãm Thương mại trong nước, ngoài việc góp sức
thực hiện Hôi chợ Thương mại Quốc tế tháng 4 hàng năm Trung tâm cũng đã tổ
chức nhiều HCTL riêng và có những triển lãm kết hợp với những đơn vị khác
cùng ngành. Gần đây Trung tâm đang mở rộng phạm vi hoạt động, tổ chức thực
hiện các hội chợ tại các địa phương bước đầu đạt hiệu quả. Những cuộc triển
lãm tại nước ngoài Trung tâm cũng mời khách và tổ chức dẫn đoàn tham dự. Là
một đơn vị thu hút được nhiều khách tham dự trong nước vào các HCTL. Ngoài
HCTL là hoạt động chính Trung tâm cũng thực hiện các hoạt động về hội thảo,
phòng trưng bày, làm các dịch vụ visa, ngoài ra cũng in ấn làm các biển quảng
cáo tấm lớn khi khách có yêu cầu.
11) Trung tâm Thương mại & Dịch vụ Quảng cáo Hội chợ : Là Trung
tâm chuyên làm các dịch vụ phục vụ Hội chợ Triển lãm Thương mại. Gần đây
Trung tâm cũng trực tiếp tham gia vào việc tổ chức, thực hiện HCTL trong và
ngoài nước và đã có những thành công bước đầu. Dịch vụ mà Trung tâm thực
hiện còn nghèo nàn và chưa có thiết bị hay có cơ sở vật chất ban đầu làm nền
tảng. Trung tâm cũng xúc tiến các hình thức hoạt động thương mại như tổ chức
các cuộc hội thảo, hội nghị chuyên đề, dưới sự chỉ đạo của Bộ, Đại sứ quán và
Thương vụ đã mở được phòng trưng bày tại nước ngoài để giới thiệu và trưng
bày hàng Việt Nam .
12) Trung tâm Tạo mẫu, In ấn, Thiết kế, In ấn : Ra đời được gần 1 năm
hoạt động chuyên về thiết kế tạo mẫu và in ấn. Thực sự đơn vị chỉ có các thiết
bị thiết kế đồ hoạ bằng vi tính, ngoài ra có một đội ngũ cán bộ trẻ học các
trường chuyên ngành. Xong do hạn chế về cơ sở vật chất do vậy chủ yếu làm
dịch vụ, các hoạt động sản xuất kinh doanh không khép kín do đó hiệu quả
không cao.
13) Xí nghiệp đèn quảng cáo điện tử : Được thiết lập do nhu cầu thị

trường về loại hình quảng cáo này. Hình thức thay đổi màu sắc phong phú và
ban đêm thì nó phát huy được hiệu quả tối đa của doanh nghiệp và xã hội nói
chung. Xí nghiệp cũng hoạt động kinh doanh các loại thiết bị điện lạnh. Hoạt
động các loại hình quảng cáo khác nhau biển hộp, chữ uốn, pano, áp phích trên
các chất liệu đa dạng phức tạp.
14) Trung tâm Du lịch và Xúc tiến Thương mại : Là đơn vị hoạt động
trong ngành dịch vụ, phục vụ, thường xuyên tổ chức các đoàn du lịch trong và
ngoài nước. Là một trong những công ty liên ngành do Tổng cục Du lịch công
nhận. Trung tâm được cấp giấy chứng nhận là một đơn vị chuyên nghiệp và có
đầy đủ năng lực tổ chức, đón tiếp tàu du lịch đường biển và số lượng tăng hàng
năm. Trung tâm có quan hệ hợp tác với các hãng du lịch lớn của Hồng Kông,
Trung Quốc, Singapore,...
15) Xí nghiệp Thiết bị Máy Văn phòng : Xí nghiệp ra đời do việc giới
thiệu gia phương hướng cho các đơn vị nước ngoài tham dự HCTL tại Việt
Nam. Bằng sự vươn lên và học hỏi, xí nghiệp hiện nay chuyển sang kinh doanh
các loại thiết bị văn phòng chủ yếu là máy và linh kiện Photo copy các loại.
Ngoài ra còn kinh doanh các thiết bị tin học, các thiết bị văn phòng khác.
II. Hoạt động tổ chức HCTL ở Việt Nam của Công ty VINEXAD
1. Tổ chức hoạt động HC TL của Việt Nam :
(trước năm 1986, 1987 - 1990, 1991 đến nay)