CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU

Nguồn
Thu thập Lưu trữ và xử lý
Đích
Phân phát
Kho dữ liêu
CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN TRONG VIỆC NGHIÊN CỨU
ĐỀ TÀI
I - CÁC KHÁI VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
1. Hệ thống thông tin
Trong bất kỳ một tổ chức kinh tế, xã hội, chính trị nào cũng đều tồn tại một hệ thống
thông tin. Hệ thống thông tin là tập hợp những con người, các thiết bị phần cứng, phần
mềm, dữ liệu… thực hiện hoạt động thu thập , lưu trữ, xử lý và phân phối thông tin trong
một tập hợp các dàng buộc được gọi là môi trường. Để có thể nhìn nhận một cách trực quan
về hệ thống thông tin người ta thường tiến hành mô hình hoá hệ thông tin. Nhờ việc mô
hình hoá các hệ thống thông tin mà nhà quản lý có thể thực hiện một cách tốt hơn công việc
quản lý của mình. Trong mỗi tổ chức thì mô hình hệ thống thông tin có một đặc thù riêng,
tuy nhiên chúng vẫn tuân theo một quy tắc nhất định. Sau đây là mô hình hệ thống thông tin
tổng quát.
Mô hình hệ thống thông tin :
Nhằm giúp cho công việc đánh giá phân tích hệ thống thông tin một cách thuận lợi
người phân tích cần tiến hành phân loại hệ thống thông tin. Hiện nay tồn tại nhiều cách
phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức, nhưng có hai các phân loại thông dụng nhất là:
- Phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra
- Phân loại theo theo lĩnh vực và mức độ ra quyết định
2. Cơ sở dữ liệu
Một trong những bộ phận quan trọng nhất của hệ thống thông tin đó là cơ sở dữ liệu
của hệ thống. Trong bất kỳ tổ chức hay doanh nghiệp nào, các nhà doanh nghiệp luôn phải
lưu trữ và xử lý dữ liệu phục vụ cho công tác quản lý cũng như hoạt động của doanh nghiệp
đó. Dữ liệu có tầm quan trọng sống còn đối với các doanh nghiệp hay tổ chức, do vậy mỗi khi
phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin thì yêu cầu đối bắt buộc đối với các phân tích viên
là làm việc với cơ sở dữ liệu

Khi máy tính điện tử chưa ra đời thì tất cả các thông tin đó vẫn được thu thập, lưu trữ,
xử lý, phân tích và cập nhật. Các dữ liệu này được ghi trên các bảng, ghi trong sổ sách, ghi
trong các phích bằng bìa cứng… và ngay trong đầu của nhân viên làm việc. Ngày nay nhờ sự
phát triển mạnh mẽ của công nghệ máy tính mà việc xử lý, lưu trữ dữ liệu trở nên thuận
tiện và nhanh chóng hơn rất nhiều. Sự bùng nổ của Internet và thương mại đã tạo điều kiện
cho việc thiết kế các cơ sở dữ liệu tập trung có khối lượng lớn và được chia sẻ cho nhiều
người dùng khác nhau.
Các khái niệm chủ yếu liên quan đến cơ sở dữ liệu cần phải quan tâm :
Thực thể ( Entity ). Thực thể là một đối tượng nào đó mà nhà quản trị muốn lưu trữ
thông tin về nó. Chẳng hạn như nhân viên, máy móc thiết bị, hợp đồng mua bán, khách
hàng… Điều quan trọng là khi nói đến thực thể cần hiểu rõ là nói đến một tập hợp các thực
thể cùng loaị.
Trường dữ liệu ( Field ). Để lưu trữ thông tin về từng thực thể mà người ta thiết lập
một bộ thuộc tính để ghi các giá trị cho các thuộc tính đó. Mỗi thuộc tính được gọi là một
trường. Nó chứa một mẩu tin về thực thể cụ thể. Nhà quản lý kết hợp với các chuyên viên hệ
thống thông tin để xây dựng lên những bộ thuộc tính như vậy cho các thực thể.
Bản ghi ( Record ). Tập hợp bộ giá trị của các trường của một thực thể cụ thể làm
thành một bản ghi.
Bảng ( Table ). Toàn bộ các bản ghi lưu trữ thông tin cho một thực thể tạo ra một bảng
mà mỗi dòng là một bản ghi và mỗi cột là một trường.
Cơ sở dữ liệu ( Data Base ) được hiểu là tập hợp các bảng có liên quan với nhau được
tổ chức và lưu trữ trên các thiết bị hiện đại của tin học, chịu sự quản lý của một hệ thống
chương trình máy tính, nhằm cung cấp thông tin cho nhiều người dùng khác nhau với
những mục đích khác nhau.
Cập nhật dữ liệu : Đây là nhệm vụ không thể thiếu được khi sử dụng cơ sở dữ liệu. Xu
thế hiện nay của các hệ quản trị cơ sở dữ liệu là làm dễ dàng cho việc tạo và nhập dữ liệu.
Thể thức dữ liệu được nhập vào cơ sở dữ liệu không giống như thể thức dữ liệu được nhìn
thấy. Hiện nay hầu hết các phần mềm quản trị cơ sở dữ liệu đều cho phép ta sử dụng giao
diện đồ hoạ để nhập dữ liệu, điều này giúp cho người dùng dễ dàng khi nhập dữ liệu.
Truy vấn dữ liệu. Truy vấn dữ liệu là làm thế nào để lấy được dữ liệu từ cơ sở dữ liệu.

Để thực hiện được nhiệm vụ này ta phải có cách thức nào đó giao tác với cơ sở dữ liệu.
Thông thường là thông qua một dạng nào đó của ngôn ngữ truy vấn.
•
Ngôn ngữ truy vấn có cấu trúc SQL ( Structured Query Language ). Là ngôn ngữ phổ
dụng nhất dùng để truy vấn các cơ sở dữ liệu hiện nay. Việc viết một lệnh SQL đòi hỏi nhiều
thời gian và kỹ năng, nhất là những truy vấn phức tạp trong một cơ sở dữ liệu lớn có nhiều
thực thể.
•
Truy vấn bằng ví dụ QBE ( Quyre By Example ). Nhiều hệ quản trị cơ sở dữ liệu có cách
thức đơn giản hơn để giao tác với cơ sở dữ liệu dựa vào khái niệm QBE. QBE tạo cho người
sở dụng một lưới điền hoặc một mẫu để xây dựng cấu trúc một mẫu hoặc mô tả dữ liệu mà
họ muốn tìm kiếm
Lập các báo cáo ( Report) từ cơ sở dữ liệu. Thường thì các hệ quản trị cơ sở dữ liệu bổ
sung tính năng lập báo cáo cho việc truy vấn dữ liệu. Báo cáo là những dữ liệu được kết
xuất ra từ cơ sở dữ liệu, được tổ chức và đưa ra dưới dạng in ấn. Tuy nhiên báo cáo vẫn có
thể được thể hiện ra trên màn hình. Lập báo cáo là một bộ phận đặc biệt của hệ quản trị cơ
sở dữ liệu được dùng để lấy dữ liệu từ cơ sở dữ liệu đẻ xử lý và đưa ra cho người sử dụng
dưới một thể thức sử dụng được.
Cấu trúc tệp và mô hình dữ liệu. Dữ liệu phải tổ chức theo một cách nào đó để không
dư thửa và dễ dàng tìm kiếm, phân tích và hiểu được chúng. Vì vậy cơ sở dữ liệu cần phải
cấu trúc lại. Để lưu trữ dữ liệu chúng ta cần một cơ chế đẻ gắn kết các thực thể mà chúng có
mối quan hệ tự nhiên giữa cái nọ với cái kia. Hệ quản trị cơ sở dữ liệu thường sử dụng 3 mô
hình sau để chế ngự các mối quan hệ nào đó :
•
Mô hình phân cấp ( Hierarchical Model )
•
Mô hình mạng lưới ( Network Model )
•
Mô hình quan hệ ( Relational Model )
3. Phân tích, thiết kế một hệ thống thông tin

Phát triển một hệ thống thông tin nhằm mục tiêu cuối cùng là cung cấp cho nhà quản lý
một công cụ quản lý tốt nhất. Để có thể đạt được mục tiêu đó thì hệ thống thông tin cần
phải trải qua một công đoạn gọi là công đoạn phân tích thiết kế. Đây là công việc chủ đạo
trong quá trình phát triển một hệ thống thông tin. Phân tích thiết kế hệ thống thông tin lại
bao gồm nhiều giai đoạn khác nhau, mỗi giai đoạn lại có các công việc cụ thể
a/ Đánh giá yêu cầu
Một dự án phát triển hệ thống không tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu cầu. Vì
loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà cả nguồn nhân lực, do đó
quyết định về vấn đề này phải được thực hiện sau một cuộc phân tích cho phép xác định cơ
hội và khả năng thực thi. Sư phân tích này được gọi là đánh giá hay thẩm định yêu cầu, đôi
khi nó được gọi là nghiên cứu khả thi và cơ hội.
Đánh giá đúng yêu cầu là quan trọng cho việc thành công của một dự án. Một sai lầm
trong giai đoạn này có thể làm lùi bước của toàn bộ dự án, kéo theo những chi phí lớn cho
tổ chức.
Đánh giá yêu cầu gồm có 4 công đoạn : Lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh giá khả năng
thực thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo.
- Lập kế hoạch
- Làm rõ yêu cầu. Làm rõ yêu cầu có mục đích làm cho phân tích viên hiểu đúng yêu cầu
của người yêu cầu. Xác định chính xác đối tượng yêu cầu, thu thập các yếu tố cơ bản của
môi trường hệ thống và xác định khung cảnh nghiên cứu.
- Đánh giá khả thi. Đánh giá khả năng thực thi của một dự án là tìm xem có yếu tố nào
ngăn cản nhà phân tích thực hiện, cài đặt một cách thành công giải pháp đã đề xuất
không? Tất nhiên trong quá trình phát triển hệ thống luôn luôn phải tiến hành đánh giá
lại những vấn đề chính về khả năng thực thi là : khả thi về tổ chức, khả thi về kỹ thuật,
khả thi về tài chính
- Trình bày báo cáo về đánh giá yêu cầu. Báo cáo cho phép các nhà quyết định cho phép
dự án tiếp tục hay ngừng lại. Báo cáo phải cung cấp một bức tranh sáng sủa và đầy đủ
về tình hình và khuyến nghị những hành động tiếp theo. Báo cáo thường được trình bày
để các nhà quyết định có thể làm rõ thêm các vấn đề. Sau đó là quyết định tiếp tục hay
loại bỏ dự án

b/ Phân tích chi tiết
Mục tiêu của giai đoạn phân tích chi tiết
Mục đích của giai đoạn phân tích chi tiết là đưa ra một chuẩn đoán về hệ thống đang tồn
tại, xác định mục tiêu của hệ thống mới và đề xuất ra các yếu tố giải pháp cho phép đạt
được các mục tiêu trên. Các bước cần thực hiện khi phân tích hệ thống :
- Xác định các yêu cầu. Việc xác định các yêu cầu được thực hiện sau khi đã tiến hành thu
thập thông tin của hệ thống. Được tổng hợp từ kết quả của quá trình ghi chép, phỏng
vấn, khảo sát, quan sát, phân tích các mẫu.
- Bước tiếp theo là phải cấu trúc hoá các yêu cầu của hệ thống
- Tìm lựa chọn giải pháp cho hệ thống mới, đưa ra các chiến lược về hệ thống thông tin
trong tương lai.
Kết quả của các bước này được tổng hợp lại trong hồ sơ của dự án, từ hồ sơ của dự án lại
tác động trở lại các bước này làm cho việc thực hiện nó được hoàn thiện hơn
Các phương pháp thu thập thông tin
Thu thập thông tin là công việc mà phân tích viên thực hiện nhằm có được các thông tin
về hệ thống nhằm phục vụ cho quá trình phân tích thiết kế và đánh giá hệ thống. Thông
thường người ta sử dụng phương pháp phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu để thu thập thông
tin. Hiện nay có các phương pháp thu thập thông tin phổ biến sau :
• Phỏng vấn là phương pháp mà phân tích viên thu thập thông tin thông qua các
cuộc tiếp xúc với khách hàng
• Nghiên cứu tài liệu, cho phép nghiên cứu tỉ mỉ về nhiều khía cạnh
• Sử dụng các phiếu điều tra, được dùng khi phải lấy thông tin từ số lượng lớn các
đối tượng và trên phạm vi địa lý rộng
• Quan sát là phương pháp phân tích viên thu thập các thông tin mà không thể hiện
trong tài liệu hoặc qua phỏng vấn.
Mã hoá dữ liệu
Mã hoá dữ liệu là việc xây dựng một tập hợp các hàm thức mang tính quy ước và gán cho
tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với những đối tượng cần biểu diễn.Khi xây
dựng hệ thống thông tin thì việc mã hoá dữ liệu là rất cần thiết nó giúp cho việc nhận diện
các đối tượng không bị nhầm lẫn, mô tả nhanh chóng các đối tượng, nhận diện các nhóm

đối tượng nhanh hơn. Các phương pháp mã hoá cơ bản bao gồm :
- Phương pháp mã hoá phân cấp
- Phương pháp mã hoá liên tiếp
- Phương pháp mã hoá theo xeri
- Phương pháp mã hoá gợi nhớ
- Phương pháp mã hoá ghép nối
Mô hình hoá hệ thống thông tin
Để có thể có được một cái nhì trực quan về hệ thống thông tin đang tồn tại cũng như hệ
thống thông tin trong tương lai người ta thường tiến hành mô hình hoá hệ thống. Mô hình
hoá không những giúp cho người phân tích nhìn nhận nhanh chóng hơn về hệ thống mà còn
giúp cho người yêu cầu dễ dàng hình dung về hệ thống thông tin trong tổ chức của mình.
Hiện nay tồn tại một số công cụ tương đối chuẩn cho việc mô tả hệ thống thông tin đó là
sơ đồ luồng thông tin và sơ đồ luồng dữ liệu.
• Sơ đồ luồng thông tin IFD ( Information Flow Diagram ) dùng để mô tả hệ thống
thông tin theo cách thức động.
• Sơ đồ luồng dữ liệu DFD ( Data Flow Diagram ) dùng để mô tả hệ thông tin trên
góc độ trừu tượng. Trên sơ đồ chỉ bao gồm các luồng dữ liệu, các xử lý, các lưu trứ dữ liệu,
nguồn và đích nhưng không hề quan tâm tới nơi, thời điểm và đối tượng chịu trách nhiệm
xử lý.
Sơ đồ ngữ cảnh ( Context Diagram ) thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống
thông tin. Sơ đồ này không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhì là nhận ra
nội dung chính của hệ thống. Để cho sơ đồ ngỡ cảnh sáng sủa, dễ nhìn có thể bỏ qua các kho
dữ liệu, bỏ qua các xử lý cập nhật. Sơ đồ khung cảnh còn được gọi là sơ đồ mức 0. Đây chính
là mô hình tổng thể về hoạt động của hệ thống thông tin.
Phân rã sơ đồ. Để mô tả hệ thống một cách chi tiết hơn người ta dùng ký thuật phân rã
( Explosion ) sơ đồ. Bắt đầu từ sơ đồ khung cảnh người ta phân rã thành các sơ đồ ở các
mức tiếp theo. Các xử lý được chia nhỏ hơn, cơ sở dữ liệu của hệ thống phải được thể hiện
trong sơ đồ chi tiết. Nhờ kỹ thuật phân rã sơ đồ mà phân tích viên có thể chi tiết hoá các
công đoạn hoạt động của hệ thống
c/ Thiết kế logic

Giai đoạn thiết kế logic nhằm mục tiêu xác định một cách chi tiết và chính xác cái gì mà
hệ thống mới phải làm để đạt các mục tiêu đã được thiết lập từ giai đoạn phân tích chi tiết