PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI

PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI HOẠT ĐỘNG
TÍN DỤNG TẠI NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG HÀ NỘI
I- PHÂN TÍCH YÊU CẦU
1. Phân tích yêu cầu của bài toán
Tín dụng là hoạt động chủ yếu của bất kỳ Ngân hàng thương mại nào, nó cũng là hoạt
động mang lại lợi nhuận chính cho các Ngân hàng. Tuy nhiên đây lại là hoạt động có tính rủi
ro cao nhất đối với các Ngân hàng. Việc quản lý, theo dõi hoạt động cho vay có vai trò cực kỳ
quan trọng trong hoạt động của các Ngân hàng thương mại.
Hoạt động cho vay được tiến hành theo một trình tự nhất định gọi là quy trình cho vay.
Quy trình này được bắt đầu bằng công đoạn thẩm định tính khả thi của dự án vay vốn cho
đến khi hoàn thành việc thu nợ.
Báo cáo thực tập này chủ yếu tập trung vào các hoạt động sau khi đã thẩm định xong
tính khả thi của dự án và hợp đồng đã được ký với khách hàng, đó là quy trình cho vay.
Ở đây quy trình cho vay thực hiện đến khi giao tiền cho khách hàng và thu nợ, thu lãi
được giả định không tính đến các nghiệp vụ kế toán và các nghiệp vụ này tách riêng so với
các nghiệp vụ tín dụng. Các nghiệp vụ kế toán của Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội đã có
phần mềm chuyên dụng thực hiện
Khách hàng khi có nhu cầu vay vốn ngân hàng phải lập hồ sơ xin vay vốn gửi đến Ngân
hàng. Tại Ngân hàng Cán bộ Tín dụng tiến hành thẩm định đối với hồ sơ đó. Nếu phương án
cho vay có tính khả thi Ngân hàng sẽ tiến hành ký hợp đồng cho vay với khách hàng. Sau khi
đã ký hợp đồng cho vay với khách hàng, cán bộ tín dụng phải thực hiện các công việc như :
duyệt hợp đồng, cho vay, tính lãi vay, tính dư nợ, thu hồi nợ, gia hạn nợ, tính nợ quá hạn.
Công việc đầu tiên mà Cán bộ Tín dụng phải thực hiện là duyệt hợp đồng. Mỗi hợp đồng
vay sau khi duyệt phải được lưu trữ lại để theo dõi.
Trong các hợp đồng lớn ( có số tiền vay lớn ), thường được chia thành nhiều tài khoản
khác nhau, mỗi tài khoản có thể cho vay theo thời gian khác nhau nhưng phải nằm trong
thời hạn của hợp đồng. Mỗi tài khoản vay gồm một khoản tiền nhất định, tổng số tiền vay
của tất cả các tài khoản của một hợp đồng chính bằng số tiền ghi trên hợp đồng. Chẳng hạn
một hợp đồng cho vay trị giá 5 tỷ đồng, thời hạn vay là 2 năm, được chia làm 3 tài khoản,
một tài khoản trị giá 1 tỷ đồng và hai tài khoản trị giá 2 tỷ đồng. Khách hàng có thể vay theo
từng tài khoản khác nhau vào những thời gian khác nhau, tuy nhiên thời gian vay và trả nợ

phải hoàn thành trong thời hạn là hai năm.
Cán bộ Tín dụng tiến hành cho vay theo từng tài khoản, mỗi tài khoản phải ghi rõ ngày
cho vay và ngày bắt đầu tính lãi. Khách hàng sẽ chuyển tài khoản đó xuống phòng kế toán và
nhận tiền.
Để tính toán lãi vay cần phải xác định theo từng tài khoản bởi vì thời gian cho vay của
các tài khoản là khác nhau. Cho nên khi tính toán lãi vay ta cần phải tính hàng tháng cho
mỗi tài khoản. Mỗi tài khoản trong một tháng sẽ sinh ra một khoản lãi khác nhau, khách
hàng sẽ trả lãi theo từng tài khoản này.
Tại VietComBank lãi suất được quy định chung cho từng loại: đối với tiền VND hay ngoại
tệ thì có các mức lãi suất khác nhau, đối với vay ngắn hạn, trung hạn và dài hạn lại có
những mức lãi riêng. Để tính được lãi suất trong từng tháng đối với từng hợp đồng thì
người ta chuyển lãi suất đó sang lãi suất theo ngày rồi mới tính toán. Thông thường mức lãi
suất được quy định khi cho vay như sau : Đối với VND thì ghi lãi suất theo năm còn ngoại tệ
thì ghi lãi theo tháng cho nên lãi suất theo ngày sẽ là :
Lãi suất ngày = lãi suất năm/365
Lãi suất ngày = lãi suất tháng/30

Trên mỗi hợp đồng có ghi lãi suất chiết khấu đó là mức lãi suất mà khách hàng được
hưởng. Do vậy lãi suất thực tế bằng lãi suất quy định trừ đi lãi suất chiết khấu : LS thực tính
= LS quy định – LS chiết khấu:
Công việc tiếp theo của quá trình là thu nợ và thu lãi. Đến kỳ thanh toán lãi khách hàng
phải thanh toán số tiền lãi của hợp đồng tính đến thời điểm đó. Nếu có nhiều tài khoản thì
khách hàng phải thanh toán cho từng tài khoản. Tần suất trả nợ và trả lãi của khách hàng
được ghi trên hợp đồng. Đến ngày phải trả ( ngày đáo hạn ) khách hàng sẽ trả tiền cho
Ngân hàng số tiền này sẽ được trừ vào số dư nợ của khách hàng tính đến thời điểm đó,
thông thường khách hàng trả nợ cho Ngân hàng nhiều lần, mỗi lần phải trả một lượng tiền
nào đó.
Hàng tháng phải tính dư nợ cho từng khách hàng và lập các báo cáo dư nợ để theo dõi
tình hình dư nợ của khách hàng và trình lên Giám đốc. Việc tính dư nợ được tính như sau :
Dư nợ cuối kỳ = Dư nợ đầu kỳ + Doanh số cho vay - Doanh số thu nợ

Đối với khách hàng do một lý do nào đó chưa trả nợ đúng thời hạn được thì trình hồ sơ
xin gia hạn nợ, cán bộ tín dụng xem xét hồ sơ và quyết định gia hạn nợ thêm một khoảng
thời gian nhất định. Mức lãi suất của các khoản nợ được gia hạn vẫn giữ nguyên như ban
đầu, chỉ có thời gian trả nợ được cộng thêm vào do vậy hợp đồng sẽ thời hạn mới.
Cuối mỗi tháng phải xác định các khoản nợ quá hạn để có biện pháp xử lý. Đây là các
khoản nợ đã đến hạn nhưng khách hàng vẫn chưa trả mà cũng không gia thêm hạn.
Đối với bài toán này yêu cầu là phải thực hiện được các hoạt động tín dụng cho vay,
quản lý và theo dõi tình hình vay, trả nợ, dư nợ, cũng nư việc gia hạn nợ của khách hàng.
2. Các yêu cầu của phần mềm
Để nâng cao chất lượng của hoạt động tín dụng tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội
cần phải dựng được một phần mềm có các chức năng thực hiện các công việc như sau :
• Sau khi có hợp đồng cho vay ký với khách hàng, nó cho phép ta cập nhật và lưu trữ
hợp đồng vay.
• Tạo ra các tài khoản vay ( trong mỗi hợp đồng có thể có nhiều tài khoản vay, các tài
khoản này được giải ngân vào thời gian khác nhau ), tiến hành cho vay theo từng tài khoản.
Các tài khoản vay được tạo ra theo nguyên tắc sau : Số tài khoản có độ dài là 13 chữ số,
3 số đầu tiên ghi tên mã số chi nhánh. Số tiếp theo nếu vay ngắn hạn thì ghi số 7, vay dài hạn
và trung hạn thì ghi số 8. Hai số tiếp theo ghi mã số ( bằng số ) của đồng tiền. 7 số sau là các
số ta tự nhập vào.
Ví dụ : - Vay ngắn hạn
TK1 002 7 00 00121851
TK2 002 7 37 00003451
Trong đó 002 là mã số chi nhánh ngân hàng ngoại thương Hà Nội, 7 là cho vay ngắn
hạn, 00 mã VND còn 37 là mã USD, các chữ số sau cùng là do ta nhập vào.
- Vay trung và dài hạn
TK1 002 8 00 00123442
TK2 002 8 37 00012342
Cũng tương tự như hai tài khoản phía trên, hai tài khoản này chỉ khác ở chữ số 8 vì cho
vay là trung và dài hạn.
• Tiến hành tính lãi vay đối với các khoản vay của khách hàng

• Thu nợ và thu lãi
• Tính dư nợ
• Gia hạn nợ đối với những khách hàng có yêu cầu đã được chấp thuận
• Xác định các khoản nợ quá hạn
• Lập các báo cáo : Báo cáo tín dụng theo tháng, theo năm, báo cáo tín dụng theo thành
phần kinh tế, theo cơ cấu cho vay, theo thời hạn vay, báo cáo nợ quá hạn
• Vì hệ thống được ứng dụng trong môi trường nhiều người dùng mà hoạt động của
ngân hàng luôn phải đảm bảo an toàn và bí mật cao nên cần phải thực hiện quản trị đối với
người dùng.
• Để đảm bảo an toàn dữ liệu của ngân hàng, phần mềm cho phép Backup dữ liệu ra các
ứng dụng khác để lưu trữ và Input dữ liệu từ ứng dụng khác vào khi cần thiết.
Phần mềm giúp cho cán bộ tín dụng có thể theo dõi tình hình vay nợ , trả nợ, dư nợ của
từng khách hàng
Các mẫu báo cáo tín dụng được sử dụng :
Báo cáo tình hình cho vay: Cho vay VND và Ngoại tệ là giống nhau, chỉ khác ở đơn vị tính
Mẫu 1. Báo cáo tình hình cho vay
Mẫu 2. Báo cáo cho vay, thu nợ , dư nợ theo thành phần kinh tế
NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM
Chi nhánh : Hà Nội
BÁO CÁO TÌNH HÌNH CHO VAY VND
( Tháng 10 năm 2002 )
Đơn vị : triệu đồng
STT
Mã CIF
Khách h ngà
SỐ HỢP ĐỒNG
Số tiền vay
001
NGÂN HÀNG NGOẠI THƯƠNG VIỆT NAM
Chi nhánh : Hà Nội

DOANH SỐ CHO VAY VÀ THU NỢ, DƯ NỢ THEO THÀNH PHẦN KT
Năm 2002
Đơn vị : Triệu đồng
Th nh phà ần kinh tế
Cho vay ngắn hạn
Chovay trung v d i hà à ạn
Cho vay
Thu nợ
Dư nợ
Cho vay
Thu nợ
Dư nợ
A/ Cho vay VND
II- PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ VÀ THEO DÕI
HOẠT ĐỘNG TÍN DỤNG CỦA NGÂN HÀNG
1. Phân tích, thiết kế chi tiết
1.1 Quá trình thu thập thông tin
Việc thu thập thông tin được tiến hành tại phòng tin học và phòng tín dụng của ngân
hàng ngoại thương Hà Nội.
Các phương pháp thu thập thông tin được sử dụng trong quá trình thực hiện bao gồm :
phỏng vấn, quan sát, thu thập tài liệu. Kết quả của quá trình này là các sơ đồ mô hình hoá hệ
thống thông tin của hoạt động cho vay tại Ngân hàng Ngoại thương Hà Nội.
Những người được phỏng vấn là các cán bộ của phòng tín dụng và phòng tin học
Các tài liệu được sử dụng là : Các quy trình nghiệp vụ sử dụng tại ngân hàng ngoại
thương Hà Nội, các báo cáo tín dụng của ngân hàng các năm 1999, 2000, 2001, 2002, trên
trang WEB của ngân hàng ngoại thương Việt Nam, các bài báo và tạp chí.
1.2 Sơ đồ luồng thông tin
Các ký pháp được sử dụng để biểu diễn sơ đồ luồng thông tin

Thủ công Giao tác người – máy Tin học hoá hoàn toàn
Kho lưu trữ dữ liệu
T i lià ệu
Thủ công Tin học hoá
Dòng thông tin Điều khiển
Luồng thông tin của quá trình cập nhật hợp đồng và tạo tài khoản vay cho khách hàng.
Thời điểm Ngân hàng Cán bộ tín dụng Khách hàng
Tạo t i khoà ản
T i khoà ản vay
Hợp đồng
Duyệt
Hợp đồng đã duyệt
Cập nhật HĐ
Hợp đồng
T i khoà ản
Hợp đồng
đã nhập
T i khoà ản vay
Hợp đồng được
duyệt
Sau khi thẩm định
dư án và ký kết hợp
đồng
Sau khi duyệt hợp
đồng
Sau khi tạo được tài
khoản vay
Sơ đồ luồng thông tin của quá trình cho vay
Thời điểm
Ngân hàng

Cán bộ tín dụng Khách hàng
T i khoà ản vay
Cho vay
Tính lãi vay
Tiền vay
Tiền vay
Tiền lãi
Tiền lãi
Giấy yêu cầu thu lãi
Giấy yêu cầu thu lãi
Lập báo cáo cho vay
Báo cáo cho vay
Đã có tài khoản vay
Sau khi cho vay
Sơ đồ IFD của quá trình thu lãi, thu nợ :
Thời điểm Khách hàng Cán bộ Tín dụng Ngân hàng
Lãi vay phải trả
Thu lãi
Thu tiền gốc
Tiền lãi
Phiếu thanh toán
Tính dư nợ
Báo cáo dư nợ
In phiếu thanh toán
Tiền trả gốc
Tiền gốc phải trả
Dư nợ
Lập báo cáo dư nợ
Đến hạn trả lãi
Đến hạn trả gốc

Cuối mỗi tháng
Sơ đồ IFD của quá trình ra hạn nợ :
Thời điểm Khách hàng Cán bộ tín dụng Ngân hàng
Yêu cầu gia hạn nợ
Duyệt yêu cầu
Yêu cầu được duyệt
Tiến h nh gia hà ạn nợ
Khoản nợ được gia hạn
Nợ được ra hạn
Lập báo cáo gia hạn nợ
Yêu cầu được duyệt
Báo cáo gia hạn nợ
Khi có khách hàng
yêu cầu gia hạn nợ
Sau khi được ra hạn
nợ
Sơ đồ IFD của quá trình xác định các khoản nợ quá hạn
Thời điểm Khách hàng Cán bộ tín dụng Ngân hàng
Các khoản nợ
Xác định nợ đến hạn chưa trả
Nợ đến hạn chưa trả
Cập nhật các khoản nợ n yà
Nợ quá hạn
Nợ quá hạn
Lập báo cáo nợ quá hạn
Báo cáo nợ quá hạn
áp dụng lãi suất quá hạn
Khoản nợ mới
Khi xuất hiện các
khoản nợ đã hết hạn

trả mà vẫn chưa
được thanh toán
Nợ quá hạn đã được
xác định
1.3 Sơ đồ luồng dữ liệu của hệ thống :
Cán bộ tín dụng
Khách h ngà
Giám đốc
Nhân viên kế toán
Quản lý v theo dõi hoà ạt động tín dụng cho vay của ngân h ngà
Các yêu cầu
Cho vay
Thông tin phản hồi
Sơ đồ khung cảnh của hệ thống hay sơ đồ mức 0 :
Hợp đồng
Báo cáo tín dụng

Các thông tin,
Các yêu cầu …
Các khoản trả
Các yêu cầu
Các khoản vay
Trong sơ đồ nàymặc dù có đề cập đến hoạt động kế toán tuy nhiên hệ thống chỉ coi nhân
viên kế toán là đối tượng chịu tác động của hệ thống thông tin trên. Các hoạt động kế không
được sử trong quá trình quản lý các hoạt động tín dụng cho vay của ngân hàng. Trong sơ đồ
trên, ta đã lờ đi các cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Trên đây là sơ đồ DFD ở mức 0, từ sơ đồ khung cảnh của hệ thống như vậy ta lại phải phân
rã nó ra thành sơ đồ ở mức thấp hơn đó là sơ đồ mức 1.
Sơ đồ DFD đã được phân rã ở mức 1.
Hợp đồng

đã duyệt
Tiền sau khi cho vay
Khách h ngà
Cán bộ tín dụng
1.0
Duyệt hợp đồng
2.0
Tạo tài khoản vay
3.0
Cho vay
4.0
Tính lãi vay
5.0
Thu lãi và thu nợ
6.0
Tính dư nợ, nợ quá hạn, gia hạn nợ
7.0
Lập các báo cáo TD
Giám đốc
Các khoản sau khi thu
Lãi vay
Các khoản nợ đã tính
D1 : Cán bộ TD
Hợp đồng
D2 : Hợp đồng D3 : Tài khoản vay
Tài khoản
D4 : Cơ cấu vay đã tạo


D5 : Dư nợ

Tiền vay
D6 : Nợ quá hạn
Tiền nợ và tiền lã đã thu
Các báo cáo
Tại xử lý thứ 6 của quá trình ta có thể phân rã tiếp ra như sau:
Cán bộ tín dụng
6.1
Tính dư nợ
6.2
Gia hạn nợ
6.3
Tính nợ quá hạn
Nợ v lãi à đã thu
Dư nợ đã tính
Dư nợ
Cán bộ tín dụng

Dư nợ

Nợ được ra hạn
Nợ quá hạn

Nợ quá hạn

2. Thiết kế logic
2.1. Thiết kế CSDL logic từ các thông tin đầu ra
Các thông tin thu thập được từ các đầu ra :
• Các thông tin về khách hàng
Các thông tin này được thu thập từ các báo cáo tín dụng của Ngân hàng Ngoại thương
Hà Nội, chúng bao gồm các thông tin sau

- Mã Cif ( Customers Information File )
- Mã số tín dụng ( Mỗi khách hàng đều có một mã số tín dụng )
- Tên khách hàng
- Mã ngành kinh tế ( R )
- Tên ngành kinh tế ( R )
- Lĩnh vực hoạt động
- Địa chỉ khách hàng
- Điện thoại giao dịch
- Số Fax
- Loại khách hàng ( Khách hàng truyền thống hay không truyền thống )
- Mã loại hình doanh nghiệp ( R )
- Loại hình doanh nghiệp ( R )
- Số tài khoản
- Nơi mở tài khoản
Trong các thuộc tính về doanh nghiệp ở trên ta có các thuộc tính được đánh dấu ( R )
là các thuộc tính lặp, không có các thuộc tính thứ sinh. Tiến hành chuẩn hoá ta thu được
các tệp với các thuộc tính như sau
Tệp KHACHHANG Tệp NGANHKT ( ngành kinh tế )
Mã CIF
Mã s ố tín d ụ ng
Tên khách h ngà
Địa chỉ khách h ngà
Điện thoại
Fax
Lĩnh vực hoạt động
Loại khách h ngà
Mã ng nh kinh tà ế
Mã loại doanh nghiệp
Số t i khoà ản
Nơi mở TK

Mã ng nh kinh tà ế
Tên ng nh kinh tà ế
Diễn giải
Mã Loại doanh nghiệp
Loại doanh nghiệp

Tệp LOAIDN ( Loại doanh nghiệp )
• Các thông tin về hợp đồng cho vay, tài khoản vay, và hoạt động cho vay
Thông tin thu thập được từ các hợp đồng cho vay, tài khoản vay, việc cho vay, thu lãi,
thu nợ được liệt kê dưới đây :
- Số chi nhánh ( R )
- Tên chi nhánh ( R )
- Số hợp đồng
- Ngày hợp đồng
- Mã Cif ( R )
- Số tiền vay
- Loại tiền vay ( Vay VND hay ngoại tệ )
- Mã ngoại tệ ( R )
- Tên ngoại tệ ( R )
- Thời hạn vay
- Ngày bắt đầu ( ngày có hiệu lực của hợp đồng)
- Ngày kết thúc ( S )
- Lãi suất quá hạn ( Phải ghi rõ lãi suất quá hạn, để làm cơ sở để hạn chế nợ quá hạn.
- Lãi suất chiết khấu ( Đây là mức lãi suất mà khách hàng được hưởng )
- Mã mục đích ( Puspose code ) ( R )
- Mục đích vay ( R )
- Loại sản phẩm
- Mã cơ cấu vay ( R )
- Cơ cấu cho vay ( R )
- Tần số trả gốc

- Tần số trả lãi
- Chi phí ( Mức phí tín dụng mà khách hàng phải chịu )
- Tình trạng hồ sơ ( Tình trạng của hồ sơ xin vay vốn )
- Tài sản thế chấp
- Ngày duyệt
- Người duyệt
- Ngày cập nhật
- Mã cán bộ tín dụng ( R )
- Tên cán bộ tín dụng ( R )
- Số tài khoản ( R )
- Ngày tài khoản ( R )
- Ngày tính lãi đầu tiên ( R )
- Số tiền của tài khoản ( R )
- Ngày thu nợ ( R )
- Ngày thu lãi ( R )
- Số tiền thu lãi ( R )
- Số tiền thu nợ ( R )
- Tên tài sản thế chấp ( R )
- Loại tài sản ( R )
- Đơn vị tính ( R )