Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước

LỜI CẢM ƠN
Bài tiểu luận “Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư
ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước” là kết quả quá trình tìm
hiểu của tôi. Để có đủ kiến thức làm bài nghiên cứu này tôi xin gửi lời cảm ơn
chân thành đến giảng viên học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng đã hướng dẫn,
chỉ bảo, giúp đỡ. Đồng thời cung cấp những kiến thức quý báu hướng dẫn, trang
bị cho tôi những kiến thức cơ bản, giúp tôi biết cách tiếp cận vấn đề để có thể
hoàn thành được bài tiểu luận này.
Do kiến thức, trình độ lý luận còn hạn hẹp, không tránh khỏi những thiếu
xót, vì vậy tôi rất mong nhận được những ý kiến đóng góp, bổ sung của các thầy
giáo, cô giáo để bài nghiên cứu của tôi được hoàn thiện hơn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2020

0


LỜI CAM ĐOAN
Tôi thực hiện đề tài “Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của
người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước”.Tôi xin cam
đoan đây là công trình nghiên cứu của tôi trong thời gian qua. Tôi xin chịu hoàn
toàn trách nhiệm nếu có sự không trung thực về thông tin sử dụng trong bài tiểu
luận!
Hà Nội, ngày 20 tháng 4 năm 2020


MỤC LỤC
LỜI CẢM ƠN
LỜI CAM ĐOAN
PHẦN MỞ ĐẦU..................................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài..........................................................................................1

2. Lịch sử nghiên cứu.......................................................................................2
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu...............................................................2
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu..............................................................2
5. Phương pháp nghiên cứu.............................................................................3
6. Cấu trúc của đề tài.......................................................................................3
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG SỞ VÀ KHÁI
QUÁT VỀ CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC..............................4
1.1. Cơ sở lý luận về thư ký văn phòng..........................................................4
1.1.1. Khái niệm thư ký..................................................................................4
1.1.2 Khái niệm thư ký văn phòng.................................................................4
1.1.3 Phân loại thư ký văn phòng..................................................................5
1.1.4 Chức năng của người thư ký văn phòng...............................................6
1.1.5 Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký Văn phòng...........................7
1.2 Khái quát về Cục quản lý lao động ngoài nước.......................................7
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý
lao động ngoài nước.......................................................................................7
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG VÍ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA
NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG
NGOÀI NƯỚC..................................................................................................12
2.1. Thực trạng vị trí của người thư ký văn phòng tại Cục Quản lý lao
động ngoài nước.............................................................................................12
2.2 Phân loại thư ký văn phòng.....................................................................13
2.3. Chức năng của người thư ký văn phòng...............................................16
2.3.1 Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, tham mưu
tổng hợp:.......................................................................................................16
2.3.2 Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính bao gồm:.....17
2.4. Nhiệm vụ của người thư ký....................................................................17


2.4.1 Nhiệm vụ chung của thư ký văn phòng Cục quản lý Lao động ngoài

nước...............................................................................................................17
2.4.2 Nhiệm vụ cụ thể theo từng bộ phận chuyên môn.................................20
CHƯƠNG 3. GIẢI PHÁP NÂNG CAO VỊ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM
VỤ CỦA NGƯỜI THƯ KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO
ĐỘNG NGOÀI NƯỚC.....................................................................................28
3.1. Nhận xét...................................................................................................28
3.1.1. Ưu điểm...............................................................................................28
3.1.2. Nhược điểm.........................................................................................28
3.2. Giải pháp..................................................................................................29
KẾT LUẬN........................................................................................................30
TÀI LIỆU THAM KHẢO................................................................................31


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Ngày nay, hoạt động VP hiện diện trong bất cứ các bộ phận phòng, ban
chứ không phải chỉ ở mỗi phòng hành chính quản trị. Các cơ quan đều có các
phòng ban khác nhau và mỗi bộ phận đó sẽ có công việc hành chính vì thế cần
phải có công tác văn phòng. Mọi hoạt động của cơ quan, xí nghiệp đều phải
được lập kế hoạch từ trước và phải có cách thức thực hiện phù hợp, đạt kết quả
tối ưu.
Có thể nói rằng, văn phòng là một bộ phận không thể thiếu ở một cơ quan
hay một tổ chức nào. Văn phòng là một bộ phận cấu thành của cơ quan, tổ chức
mà ở đó diễn ra các hoạt động vê công tác văn thư – lưu trữ, đảm bảo thông tin
phục vụ đầy đủ thông tin cần thiết cho lãnh đạo cơ quan. Do đó nhân lực phụ
trách các công việc chuyên môn của văn phòng yêu cầu vừa có chuyên môn để
thực hiện tốt các nghiệp vụ, vừa có trình độ quản lý tại cơ quan.
Những người làm văn phòng là chiếc cầu nối giữa khách hàng và cấp trên
và là chất xúc tác để guồng máy hoạt động hiệu quả. Họ thực hiện các công việc
liên quan đến công tác hỗ trợ việc quản lý, điều hành trong văn phòng, thực hiện

các công việc liến quan đến giấy tờ, các công việc tạp vụ hành chính, sắp xếp hồ
sơ, soạn thảo văn bản, tiếp khách, lên lịch trình, tổ chức cuộc họp, hội nghị, lên
kế hoạch cho lãnh đạo giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất
định thuộc phạm vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng.
Quản trị văn phòng là một ngành không còn quá mới mẻ nhưng luôn là
ngành học được rất nhiều sinh viên lựa chọn, ra đời nhằm đáp ứng nhu cầu thực
tiễn của từng cơ quan, đơn vị và yêu cầu công việc ngày càng phức tạp. Nhằm
trang bị cho sinh viên những kiến thức và kỹ năng trong quá trình tổ chức và
thực hiện hoạt động và quản lý điều hành của cơ quan. Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội nói chung, Khoa Quản trị văn phòng nói riêng đã tổ chức cho sinh viên
của khoa đi thực ngành nghề tại các cơ quan, doanh nghiệp nhằm định hướng,
giúp sinh viên nhận biết rõ công việc sau này và vận dụng những lý thuyết đã
được học vào thực tế công việc tại cơ quan. Đây Đây là cơ hội tốt để sinh viên
củng cố, tổng hợp lại kiến thức để biết sâu hơn về ngành nghề đang theo học,
1


cung như là hiểu hơn vị trí vai trò của người thư ký văn phòng.
Được sự giúp đỡ cùa nhà trường và khoa quản trị văn phòng cũng như
được sự tiếp nhận của Cục quản lý lao động ngoài nước tôi đã có thời gian thực
tập tại Văn phòng Cục quản lý lao động ngoài nước. Trong xuất thời gian đó tôi
đã được tìm hiểu, những công việc vị trí chức năng của người thư ký văn phòng
tại Cục quản lý lao động ngoài nước.
Xuất phát từ tầm quan trọng, tính thực tế của đề tài và sự thu hút của bản thân đối
với những nét đặc biệt của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài
nước, tôi đã chọn đề tài mang tên “Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của
người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước,” làm đề tài kết
thúc học phần Nghiệp vụ thư ký văn phòng của mình.
2. Lịch sử nghiên cứu
Nhiệm vụ người thư ký văn phòng hiện nay đang là đề tài nghiên cứu

được các cơ quan, tổ chức mọi người đặc biệt quan tâm. Nhưng theo tìm hiểu
của tôi chưa có đề tài nào tìm hiểu đề tài “Thực trạng vị trí chức năng và
nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước”
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Đối tượng nghiên cứu của đề tài: Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm
vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước,
Phạm vi nghiên cứu
Không gian: Thực trạng vị trí chức năng và nhiệm vụ của người thư ký
văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước
Thời gian: năm 2015-2020
4. Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu
Hệ thống hóa lý luận về vị trí, chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng.
- Tìm hiểu thực tế vị trí, chức năng, nhiệm vụ của thư ký văn phòng tại Cục quản
lý lao động ngoài nước
- Đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người
thư ký văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước.
5. Phương pháp nghiên cứu
- Phương pháp thống kê
2


- Phương pháp quan sát và tham khảo tài liệu
- Phương pháp điều tra, khảo sát thực tế
- Phương pháp phân tích tổng hợp
6. Cấu trúc của đề tài
Ngoài phần mở đầu và phần kết luận, tài liệu tham khảo, phụ lục, đề tài
có cấu trúc chia làm 3 chương:
Chương 1: Cơ sở lý luận về Thư ký văn phòng và khái quát về Cục quản lý
lao động ngoài nước,
Chương 2: Thực trạng vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người thư ký văn

phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước,
Chương 3: Giải pháp nâng cao vị trí, chức năng, nhiệm vụ của người thư ký
văn phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước.

3


CHƯƠNG 1
CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ THƯ KÝ VĂN PHÒNG SỞ VÀ KHÁI QUÁT VỀ
CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC
1.1. Cơ sở lý luận về thư ký văn phòng
1.1.1. Khái niệm thư ký
Thứ ký tiếng anh là “Secretary” là một từ được dùng khá phổ biến trên thế
giới cũng như ở Việt Nam tuy nhiên trên thực tế thứ ký được dùng và hiểu theo
nhiều nghĩa khác nhau.
Thứ nhất: Thư ký là người được giao làm các công việc liên quan đến văn
thư, liên lạc, thư tín và thủ tục hành chính ở văn phòng của một cơ quan tổ chức.
Thứ hai: Thư ký là người được giao việc ghi chép hoặc soản thảo những
văn bản giấy tờ trong cuộc họp hay hội nghị (Thư ký hội nghị, thư ký hội đồng
khoa học)
Thứ ba: Thư ký là người đại diện hoặc được giao nhiệm vụ điều hành công
việc hàng ngày của một cơ quan tổ chức và đoàn thể (Tổng thư ký hội nhà văn).
Thứ tư: Thư ký là người giúp việc cho lãnh đạo cao nhất của một cơ quan
hoặc một nhân vật cao cấp nào đó trong các công việc về giấy tờ, giao thiệp, sắp
xếp và chuẩn bị nội dung công việc hàng ngày cách hiểu này tương đương với từ
thư ký riêng hay trợ lý (ví dụ: Thư ký riêng cho Bộ trưởng, Thư ký riêng cho
giám đốc, Trợ lý của Viện trưởng…)
Như vậy, thư ký có thể là người trợ lý, giúp việc đồng thời cũng có thể là
người đảm nhận các công việc có tính chất tổ chức, điều hành. Mặc dù có nhiều
cách định nghĩa khác nhau nhưng dù ở vị trí nào thì công việc của người thư ký

cũng luôn luôn gắn liền với giấy tờ, văn bản, thông tin giao tiếp, hay nói cách
khác là những công việc mang tính chất hành chính.
1.1.2 Khái niệm thư ký văn phòng
Theo cuốn Nghiệp vụ thư ký văn phòng (NXB Chính trị Quốc gia năm
1997) định nghĩa “thư ký văn phòng là người giúp việc trực tiếp cho một thủ
trường hoặc một lãnh đạo của một cơ quan.”
Trong khi đó, giáo trình Nghiệp vụ thư ký soạn thảo văn bản và quản lý
hồ sơ tài liệu của Trường Hành Chính Thành phố Hồ Chí Minh (1994) đã định
nghĩa” Các nhân viên và chuyên viên văn phòng đều gọi chung là thư ký”.

4


PGS.TS Vũ Thị Phụng trong quyển “Nghiệp vụ thư ký văn phòng” xuất
bản năm 2006 định nghĩa “ Thư ký văn phòng là những người được giao, đảm
nhiệm một phần hoặc toàn bộ các công việc có liên quan đến những lĩnh vực
chuyên môn của một văn phòng như quản lý văn bản, hồ sơ tài liệu; đảm bảo
các yêu cầu về thông tin, liên lạc giao tiếp, và tổ chức sắp xếp các công việc
hàng ngày nhằm hỗ trợ phục vụ cho hoạt động của một cơ quan hoặc người
lãnh đạo của một cơ quan”
Tư những khái niệm trên chúng ta có thể hiểu: Thư ký văn phòng là người
trợ lý giúp việc cho Lãnh đạo trong lĩnh vực chuyên môn nhất định thuộc phạm
vi chức năng và nhiệm vụ của Văn phòng”.
1.1.3 Phân loại thư ký văn phòng
Hiện nay các sách và công trình nghiên cứu đã đưa ra nhiều cách phân
loại thư ký văn phòng.
Nếu căn cứ vào công việc chuyên môn, thư ký văn phòng có thể phân
thành:
Thư ký phụ trách văn thư.
Thư ký phụ trách việc tổng hợp thông tin và biên tập văn bản.

Thư ký phụ trách vê lưu trữ hồ sơ.
Thư ký kê toán.
Thư ký phụ trách thông tin liên lạc (điện thoại, telex...).
Thư ký phụ trách vật tư, thiêt bị ván phòng.
Dưới góc độ quản lý , căn cứ vào chức trách được giao, người ta phân thư
ký văn phòng thành hai loại:
- Thư ký điều hành: Gồm Chánh, Phó văn phòng hoặc Trưỏng, Phó
phòng hành chính
- Thư ký chuyên môn: Là các chuyến viên được giao đảm nhận một nhiệm vụ
cụ thể thuộc lĩnh vực văn phòng (văn thư, lưu trữ, kê toán, máy tính...).
Nếu căn cứ vào trinh độ chuyên môn các thư ký văn phòng có thể phân
thành:
- Thư ký cao cấp.
- Thư ký trung cấp.
- Thư ký sơ cấp.
Việc phân loại thư ký như trên giúp cho lãnh đạo các cơ quan, đơn vị
trong việc phân công trách nhiệm và công việc đối vối các thư ký văn phòng sao
cho hợp lý và đưa lại hiệu quả cao.

5


Đôi với nhiều cơ quan, doanh nghiệp việc phân loại còn là căn cứ cho
việc xếp lương, xét thưởng cho các thư ký văn phòng. tiêu chí này không chỉ căn
cứ - vào bằng cấp mà ngoài bằng cấp người ta còn căn cứ vào khả năng thực tế
của người thư ký. Vì vậy, có thư ký tôt nghiệp trung cấp nhưng chỉ có khả năng
đảm nhận những công việc ờ trình độ sơ cấp.
1.1.4 Chức năng của người thư ký văn phòng
Thư ký văn phòng là người giải phóng thủ trưởng khỏi những công việc
sự vụ và tạo điều kiện cho khả năng lao động sáng tạo của lãnh đạo, theo V.l.Lênin thì đây là loại lao động “để tất cả các vấn đề được chọn lọc và đánh giá sơ

bộ”.
Trên cơ sở chức năng của Văn phòng, người Thư ký Văn phòng có hai
nhóm chức năng cơ bản sau:
Thứ nhất: Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, bao
gồm: Xây dựng và ban hành văn bản, tổ chức quản lý và giải quyết văn bản,
kiểm tra việc thực hiện các Quyết định, chỉ thị của Thủ trưởng….
Thứ hai: Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính bao gồm:
Tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công tác, tổ
chức nhân sự.
Có thể Khẳng định hai nhóm chức năng trên đã phản ánh phạm vi hoạt
động chung của người Thư ký tuy nhiên cách phân chia này chưa tính đến vị trí
của người Thư ký, vị trí của người thủ trưởng trong hoạt động nội bộ của cơ
quan cung như trong các mỗi quan hệ có tĩnh xã hội khác
1.1.5 Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký Văn phòng
Nhiệm vụ và quyền hạn của người Thư ký văn phòng là hai vấn đề không
thể tách biệt. Ở mỗi nhiệm vụ khác nhau người Thư ký phải được trao những
quyền hạn nhất định. Điều đó cũng có ý nghĩa tính hợp pháp trong việc sử dụng
các quyền hạn được trao của người Thư ký sẽ phụ thuộc vào mục đích của việc
sử dụng chính quyền lực ấy.
1.1.5.1 Nhiệm vụ chung của thư ký văn phòng Cục quản lý Lao động
ngoài nước
6


Thứ nhất: Công tác Văn thư, lưu trữ - Hành chính – Quản trị
Thứ hai: Công tác Tổ chức cán bộ
Thứ ba: Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản
Thứ tư Nhiệm vụ thuộc về tổ chức các công việc
Thứ năm: Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân
Thứ sáu: Những nhiệm vụ khác

1.1.5.2 Nhiệm vụ cụ thể theo từng bộ phận chuyên môn
Bộ phận Quản trị thiết bị
Thứ nhất: Bộ phận Tổng hợp
Thứ hai: Bộ phận IT
Thứ ba: Bộ phận tổ chức
Thứ tư: Bộ phận Văn thư – Lưu trữ:
Thứ năm: Bộ phận lái xe
Thứ sáu: Bộ phận lễ tân
Thứ bảy: Bộ phận phục vụ
1.2 Khái quát về Cục quản lý lao động ngoài nước
1.2.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản
lý lao động ngoài nước.
1.2.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
Ngày 19/1/1980, Bộ trưởng Bộ Lao động ban hành Quyết định số 19/LĐQĐ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hợp tác quốc tế về
lao động
Ngày 04/7/1994, Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH ban hành Quyết định số
728/LĐTBXH-QĐ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
bộ máy của Cục Quản lý lao động với nước ngoài. Thời điểm này, chức năng
của Cục là giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức
quản lý sự nghiệp đưa lao động (kể cả chuyên gia) Việt Nam đi làm việc có thời
hạn ở nước ngoài.
Ngày 31/3/2003 Chính phủ ban hành Nghị định số 29/2003/NĐ-CP quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐ-TB&XH,
7


trong đó đổi tên Cục Quản lý lao động với nước ngoài thành Cục Quản lý lao
động ngoài nước.
Cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và tình hình quan hệ
quốc tế, cơ chế chính sách xuất khẩu lao động ngày càng được đổi mới và hoàn

thiện. Xuất khẩu lao động và chuyên gia được xác định là một hoạt động kinh tế,
xã hội có ý nghĩa chiến lược, là nhu cầu khách quan của nền kinh tế nước ta
trong quá trình hội nhập, phù hợp với nguyện vọng của người lao động, góp
phần giải quyết việc làm, tăng thu nhập và nâng cao tay nghề, tác phong công
nghiệp cho người lao động, tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước và tăng cường
quan hệ quốc tế giữa nước ta và bạn bè quốc tế. Trước những yêu cầu mới của
thực tiễn, trách nhiệm mà Cục Quản lý lao động ngoài nước được giao ngày
càng tăng thêm và nặng nề hơn.
Đến ngày 8/7/2013 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ra
Quyết định số 1012/QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao động ngoài nước.
Về cơ bản chức năng của Cục không thay đổi (quản lý nhà nước về người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo quy định của
pháp luật) mà chỉ bổ sung một số nhiệm vụ, quyền hạn như: Nghiên cứu, xây
dựng trình Bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đối
với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao; Chủ trì,
phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí, việc làm, số lượng
người làm việc, cơ cấu viên chức chuyên ngành; hướng dẫn về vị trí việc làm, số
lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong đơn
vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở
nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ; Xây dựng cơ sở dữ liệu,
thống kê đối tượng quản lý theo sự phân công của Bộ; Chủ trì, phối hợp Vụ Kế
hoạch – Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ
trợ Việc làm ngoài nước.
Cụ thể như sau:
1 Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ:
8


a) Các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về người

lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
b) Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; cơ chế,
chính sách đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp
đồng.
c) Các văn bản thỏa thuận, nội dung đàm phán về người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng giữa Việt Nam với các nước, vùng
lãnh thổ và các tổ chức quốc tế.
d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế- kỹ thuật đối
vớihoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao.
2. Thông tin, phổ biến, giáo dục pháp luật về người lao động Việt Nam đi
làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.
3. Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định của Nhà nước, của Bộ
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
4. Nghiên cứu, định hướng và thực hiện các biện pháp ổn định và phát
triển thị trường lao động ngoài nước.
5. Thẩm định, trình Bộ cấp, đổi và thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ
đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài của các doanh nghiệp
hoạt động dịch vụ.
6. Hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng, báo cáo đưa người lao động đi làm
việc ở nước ngoài theo quy định của pháp luật; giám sát hoạt động đưa người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng của các doanh
nghiệp, tổ chức và cá nhân.
7. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo lao động đi làm
việc ở nước ngoài; hướng dẫn nội dung, chương trình đào tạo nghề, ngoại ngữ;
trình Bộ ban hành chương trình và giáo trình bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho
người lao động đi làm việc ở nước ngoài; quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức
cần thiết cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo quy định
của pháp luật.
9

8. Chỉ đạo, tổ chức công tác quản lý, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp và xử
lý những vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
theo hợp đồng.
9. Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực đưa người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.
10. Thu, quản lý và sử dụng các nguồn thu từ hoạt động đưa người
laođộng Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
11. Thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực người lao
động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
12. Tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá nguồn lao động và khả năng cung
ứng lao động của Việt Nam với thị trường lao động ngoài nước. Chủ trì tổng kết,
đánh giá, nhân rộng các mô hình tiên tiến trong lĩnh vực người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
13. Xây dựng cơ sở dữ liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công
của Bộ.
14. Hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với các ban, đại diện
của Bộ làm việc tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan của Việt Nam ở
nước ngoài.
15. Quản lý các hội, hiệp hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong
lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật.
16. Tham gia nghiên cứu, xây dựng chế độ chính sách đối với cán bộ,
công chức trong lĩnh vực được phân công.
17. Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí
việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn
về vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh
nghề nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.

10


18. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đi
làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; nghiên cứu khoa học theo phân công của
Bộ.
19. Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên
môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ trợ Việc làm ngoài nước.
20. Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đưa người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
21. Quản lý công chức, viên chức; cơ sở vật chất, tài chính, tài sản theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
22. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.
Tiểu kết:
Như vậy ở chương 1, tôi đã đề cập đến cơ sở lý luận của Thư ký văn
phòng trong các cơ quan, tổ chức, cũng như giới thiệu vài nét về Cục quản lý
Lao động ngoài nước làm cơ sở để khảo sát đánh giá thực trạng ví trí, chức
năng, nhiệm vụ của người thư ký văn phòng tại Cục quản lý Lao động ngoài
nước ở chương 2.

11


CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG VÍ TRÍ, CHỨC NĂNG, NHIỆM VỤ CỦA NGƯỜI THƯ
KÝ VĂN PHÒNG TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC
2.1. Thực trạng vị trí của người thư ký văn phòng tại Cục Quản lý lao
động ngoài nước.
Tại Cục quản lý Lao động ngoài nước quan niệm và nhận thức của lãnh

đạo, cán bộ, nhân viên trong cục về vị trí của người thư ký văn phòng là vô
cùng quan trọng bởi từ những nhiệm vụ và công việc cụ thể mà thư ký văn
phòng thường xuyên đảm nhận, cũng như những đóng góp của họ đối với hoạt
động của Cục nên thư ký văn phòng ở đây đã khẳng định được vị trí của mình
như:
Thứ nhất: Là những người góp phần bảo đảm và cung cấp thông tin kịp
thời, đầy đủ và chính xác cho hoạt động quản lý của Cục và lãnh đạo Cục.
Thông tin đóng vai trò hết sức quan trọng trong mọi hoạt động của cơ
quan tổ chức nói chung và Cục quản lý lao động ngoài nước nói riêng. Nếu
không có thông tin những người quản lý lãnh đạo không thể có căn cứ, cơ sở, để
ban hành các quyết định. Mặt khác không có thông tin các bộ phận quản lý cũng
như người lãnh đạo không thể biết được Quyết định của mình đã được triển khai
và thực hiện như thế nào trong thực tiễn; kết quả có phù hợp và mang lại hiệu
quả như mong muốn hay không. Có thể nói nếu không có thông tin thì bất kỳ cơ
quan nào tổ chức nào cũng trở nên tê liệt, hiểu được điều đó nên Thư ký văn
phòng tại Cục quản lý lao động ngoài nước, luôn luôn thu thập xử lý thông tin
đầy đủ, chính xác, kịp thời cho lãnh đạo được lãnh đạo đánh giá rất cao cụ thể
như: Trong 3 năm gần nhất 2017 – 2018 – 2019 Chánh Văn phòng Cục Quản lý
lao động ngoài nước: Vũ Hồng Minh, Phó Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao
động ngoài nước: Vũ Minh Tú luôn được đánh giá cao và nhận được bằng khen
của lãnh đạo cục.
Thứ hai: Là người góp phần bảo đảm cho hoạt động của Cục và hoạt động
của lãnh đạo Cục được thông suốt:
12


Hằng năm tại Cục quản lý lao động ngoài nước có hàng loạt các hoạt
động như: Hội họp, đàm phán, kiểm tra, ra quyết định, giao tiếp, lễ kỷ niệm các
ngày truyền thống, lễ tổng kết….. với các quy mô và số lượng khách mới khác
nhau như: Có cuộc họp toàn bộ lãnh đạo cơ quan, có cuộc họp của lãnh đạo các

đơn vị thuộc Bộ lao động TB&XH, hay nhiều chương trình có khách mời như
lãnh đạo nhà nước, lãnh đạo Quốc hội, hay lãnh đạo của các đại xứ quán……
để các hoạt động được tiến hành một cách đều đặn và thông suốt, và đạt được
hiệu quả như những năm gần đây thì cần phải có sự sắp xếp, tổ chứ điều hành
một cách khoa học và hợp lý của người thư ký văn phòng tại đây.
Đối với Cục trưởng và Các Cục phó do số lượng công việc nhiều thêm
vào đó là việc duy trì các mối quan hệ giao tiếp. nên Chánh Văn phòng Vũ Hồng
Minh luôn giúp họ sắp xếp công việc, hẹn giờ chọn địa điểm tiếp khách, trả lời
điện thoại,và thông báo cho Cục trưởng, Cụ phó những công việc cần làm.
Thứ ba: Là mắc xích, nối liền và duy trì các mối quan hệ của cơ quan
cũng như của người lãnh đạo:
Thư ký văn phòng tại Cục luôn là người duy trì các mối quan hệ giữa cơ
quan và đối tác bằng các buổi gặp thận mật, các ngày lễ, ngày kỷ niệm của cơ
quan hay của đối tác, tặng quà, tặng hoa là khâu trung gian duy trì mối quan hệ
giữa lãnh đạo với nhân viên, với đại phương nơi đóng trụ sở qua nhiều phương
thức khác nhau như văn bản, thư từ, điện thoại…
Thư tư: Tham mưu cho lãnh đạo, tư vấn cho thủ trưởng những vấn đề liên
quan đến chức năng nhiệm vụ của văn phòng.
Theo dõi thông báo cho Cục trưởng, cục phó biết tình hình triển khai các
công việc các quyết định, phản ánh vướng mắc mà đơn vị đang gặp phải và đề
xuất ý kiến tháo gỡ, trên cơ sở đó lãnh đạo cục sẽ ra quyết định.
Thứ năm: Ngoài ra trong một số trường hợp nhất định thư ký văn phòng
còn là các thư ký riêng, thân cận được thủ trưởng tin cậy.
2.2 Phân loại thư ký văn phòng
Dưới góc độ quản lý , căn cứ vào chức trách được giao, tại Cục quản lý
lao động ngoài nước thì thư ký văn phòng được phân thành hai loại:
13


Một là: thư ký điều hành: Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước:

Vũ Hồng Minh, Phó Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước: Vũ
Minh Tú
Hai là: Thư ký chuyên môn: gồm có 08 phòng (bộ phận), hoạt động theo
nhiệm vụ và chức năng của mình.
3. Đ/c Nguyễn Quốc Huy – Phòng Quản trị
4. Đ/c Nguyễn Anh Dũng – Phòng Tổng hợp
5. Đ/c Ngô Nguyễn Hoàng Linh – Phòng IT
6. Đ/c Bùi Thùy Linh – Phòng Tổ chức
7. Đ/c Nguyễn Tuấn Anh – Phòng Văn Thư – Lưu trữ
8. Đ/c Trần Văn Bái – Phòng Văn thư – Lưu trữ
9. Đ/c Võ Phương Anh – Bộ phận Lễ Tân
10. Đ/c Nguyễn Anh Tuấn – Đội xe (Lái xe)
11. Đ/c Phạm Ngọc Việt – Đội xe (Lái xe)
12. Đ/c Nguyễn Trung Hòa – Đội xe (Lái xe)
13. Đ/c Nguyễn Kim Hằng – Bộ phận Phục vụ
Đội ngũ nhân sự tại văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước

STT

Họ và tên

1.

Vũ Hông

Giới
tính
Nữ

Năm

sinh
1978

Trình độ
học vấn
Cao học

Minh

Chánh

Đoàn
thể
Chủ tịch

văn

công

phòng

đoàn,

Chức vụ

Bộ
phận

đảng ủy
2.

Vũ Minh

Nam

1985

Cử nhân

Tú

3.

Nguyễn

Nam

1959

Cử nhân

Quốc Huy
4.

Nguyễn

Nam

1976

Cử nhân
14

Phó

viên
Bí thư

chánh

đoàn

văn

thanh

phòng
Chuyên

niên
Quản

viên

trị thiết

Chuyên

bị
Tổng

STT

Họ và tên

5.

Anh Dũng
Ngô

Giới
tính
Nam

Năm
sinh
1988

Trình độ
học vấn
Cử nhân

Nguyễn
6.

Hoàng Linh
Bùi Thùy

7.

Linh
Nguyễn

Chức vụ
viên
Chuyên

Bộ
phận
hợp
IT

Đoàn
thể

viên
Nữ
Nam

1989
1990

Cử nhân

Chuyên

tổ chức

Cử nhân

viên
Chuyên

Văn

viên

thư –

Tuấn Anh

Lưu
8.

Vũ Phương

9.

Anh
Trần Văn

Nữ
Nam

1987
1979

Cử nhân

Chuyên

trữ
Lễ tân

Cử nhân

viên
Chuyên

Văn

Bí thư

viên

thư –

chi bộ

Bái

Lưu
1959

Nhân

trữ
lái xe

1976

viên
Nhân

lái xe

1975

viên
Nhân

lái xe

Trung Hòa
Nguyễn

viên
Nữ CHÁNH
1981
VĂN PHÒNG CỤCNhân

Phục

Kim Hằng

QLLĐ NGOÀI NƯỚC

vụ

10.

Nguyễn

11.

Anh Tuấn
Phạm Ngọc

12.

Việt
Nguyễn

13.

Nam
Nam
Nam

viên

Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG
CỤC QLLĐ NGOÀI NƯỚC

PHÒNG
QUẢN
TRỊ

PHÒNG
TỔNG
HỢP

PHÒNG
VĂN
PHÒNG
PHÒNG
THƯ –
TỔ
IT
15
LƯU
CHỨC
TRỮ

BỘ
PHẬN
LỄ TÂN

ĐỘI
XE

BỘ
PHẬN
PHỤC
VỤ


2.3.

Chức năng của người thư ký văn phòng

2.3.1 Nhóm chức năng liên quan đến công tác tổ chức thông tin, tham
mưu tổng hợp:
Một là: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm, chương trình
công tác tháng của Cục Quản lý lao động ngoài nước, giúp Cục Quản lý lao
động ngoài nước, Cục trưởng tổ chức thực hiện và đôn đốc, kiểm tra các phòng
thuộc Cục Quản lý lao động ngoài nước.
Hai là: Tham mưu, giúp việc cho Cục, Cục trưởng, các Phó Cục trưởng
đảm bảo các hoạt động chỉ đạo, điều hành chung; Thu thập, xử lý thông tin,
chuẩn bị báo cáo, trực tiếp tham mưu giúp Cục, Cục trưởng trong công tác chỉ
đạo, điều hành các lĩnh do Cục quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách
chức; công tác thi đua khen thưởng cán bộ, công chức.
Ba là: Chỉ đạo việc thực hiện các nghiệp vụ theo quy định của pháp luật
về hành chính, văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm báo cáo trước Cục và Chánh
Văn phòng về kết quả công tác Văn thư, lưu trữ theo yêu cầu.
2.3.2 Nhóm chức năng thuộc về công tác tổ chức hành chính bao gồm:
Tổ chức tiếp khách, tổ chức Hội nghị, chuẩn bị cho thủ trưởng đi công
tác, tổ chức nhân sự.
Thứ nhất: xây dựng lịch công tác của lãnh đạo Cục Quản lý lao động
ngoài nước.
Thứ hai: Chuẩn bị công tác hậu cần cho thủ trưởng đi công tác như sắp
xếp đặt vé máy bay đặt xe, nhà nghỉ,.........
16


Thứ ba: Phát ngôn viên của Cục Quản lý lao động ngoài nước; trao đổi,
cung cấp thông tin cho báo chí theo thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.
Thứ tư: Chịu trách nhiệm về công tác cán bộ của Văn phòng Cục: Xây

dựng quy hoạch cán bộ theo hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên; xây dựng kế hoạch
đào tạo, bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, công chức; theo dõi, tổng hợp chế độ, chính
sách tiền lương cán bộ, nhân viên Văn phòng.
2.4. Nhiệm vụ của người thư ký
2.4.1 Nhiệm vụ chung của thư ký văn phòng Cục quản lý Lao động
ngoài nước
2.4.1.1 Công tác Văn thư, lưu trữ - Hành chính – Quản trị
Một là: Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý,
năm của Cục và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện.
Hai là: Chủ trình hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các cuộc
họp, hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn của Cục;
Ba là: Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tiếp đón và phục vụ
khách trong nước và quốc tế đến làm việc tại cơ quan.
Bốn là: Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ phục vụ
hoạt động của Cục, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước tại Cục;
Năm là: Tổ chức công tác an ninh, quốc phòng, bảo đảm an ninh, trật tự,
an toàn vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy tại Cục.
Sáu là: Quản lý và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, kỹ thuật, công
nghệ thông tin và tài sản của cơ quan; bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm
việc và đi lại phục vụ cho công tác của Cục.
Bảy là: Lập kế hoạch mua sắm, duy tu bảo dưỡng, sửa chữa tài sản và
trang thiết bị; tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.
Tám là: Phối hợp với Công đoàn và các đơn vị trong việc chăm lo và cải
thiện đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, viên chức và người lao động
của Cục.
2.4.1.2 Công tác Tổ chức cán bộ

17

Thứ nhất: Chủ trình nghiên cứu, xây dựng trình Cục về tổ chức bộ máy,
biên chế của các đơn vị thuộc Cục, Quy chế làm việc và quan hệ công tác của
Cục.
Thứ hai: Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện chức năng,
nhiệm vụ được giao; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và mối
quan hệ công tác của Cục.
Thứ ba: Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Cục, thực
hiện chế độ đối với công chức, viên chức và người lao động của Cục.
Thư tư: Quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động; Tổ chức
thực hiện việc nhận xét, đánh giá và phân loại cán bộ hàng năm.
Thứ năm: Xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ dài hạn và ngắn hạn, xây
dựng kế hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức và
người lao động thuộc Cục, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
Thứ sáu: Đề xuất, trình Cục việc cử công chức, viên chức và người lao
động đi công tác ngắn hạn, công tác dài hạn ở nước ngoài.
Thứu bảy: Chủ trình phối hợp với các đơn vị liên quan hàng năm rà soát
vị trí việc làm và cơ cấu ngạch công chức để đề xuất điều chỉnh đề án vị trí việc
làm trình cấp có thẩm quyền phê duyệt.
Thứ tám: Thực hiện nhiệm vụ Thường trực thi đua khen thưởng của Cục;
tổ chức thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
Thứ chín: Giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với
các Hội, Tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực đưa người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
Thư mười: Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại liên quan đến công
chức và người lao động làm việc tại Cục.
Mười một: Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê tình hình tổ chức cán bộ,
đào tạo, bồi dưỡng cán bộ, công chức và các chỉ tiêu kế hoạch lao động, tiền
lương hàng năm.
2.4.1.3 Những nhiệm vụ thuộc về quan hệ văn bản

18


Một là: Phân chia các bưu phẩm nhận được cho các bộ phận thuộc quyền
Thủ trưởng, vào sổ bưu phẩm đến và đi
Hai là: Chăm lo việc giao và luân chuyển văn bản giữa các bộ phận.
Ba là: Giải quyết việc trao đổi văn bản đơn giản theo chỉ thị của Thủ
trưởng, đánh máy công văn trao đổi của Thủ trưởng
Bốn là: Kiểm tra thể thức và tính hợp pháp đối với những văn bản trình
Thủ trưởng
2.4.1.4 Nhiệm vụ thuộc về tổ chức các công việc
Thứ nhất: Lập lịch ngày, tuần, tháng…. Của Thủ trưởng.
Thứ hai: Thống kê và kiểm tra việc thực hiện các Chị thị của Thủ trưởng.
Thứ ba: Sắp xếp và tổ chức phòng làm việc của thủ trưởng
Thứ tư: Lập kế hoạch, liên hệ, chuẩn bị nội dung, kinh phí…… cho các
chuyến đi công tác.
2.4.1.5 Nhiệm vụ thuộc về quan hệ cá nhân
Thứ nhất: Tiếp khách đến liên hệ công tác với Thủ trưởng và chuẩn bị các
chuyến đi công tác của Thủ trưởng.
Thứ hai: Giữ vững liên lạc với Thủ trưởng khi Thủ trưởng đi công tác.
Hướng dẫn một cách khái quát công việc cho những cán bộ tham gia chuyến đi
công tác và thu thập xử lý thông tin của chuyến đi công tác sau khi họ trở về.
Thứ ba: Làm khâu trung gian trong quan hệ điện thoại với Thủ trưởng.
Thứ tư: Chuẩn bị, triệu tập và ghi biên bản các cuộc họp các cuộc thảo
luận do Thủ trưởng triệu tập
2.4.1.6 Những nhiệm vụ khác
- Sắp xếp, bảo quản văn bản, hồ sơ nguyên tắc
- Báo cáo tổng quát các cuộc hội ý và những sự kiện quan trọng trong cơ
quan, đơn vị
- Quản lý thư viện, tủ tư liệu riêng của Thủ trưởng, chăm lo chuyển tạp

chí trong các bộ phận thuộc quyền Thủ trưởng
- Tổ chức một số công việc hành chính sự vụ có tính chất cá nhân và liên
quan đến Thủ trưởng như phương tiện đi lại, trang thiết bị Văn phòng.
19


2.4.2 Nhiệm vụ cụ thể theo từng bộ phận chuyên môn
2.4.2.1 Bộ phận Quản trị thiết bị :
Đầu tiên: Quản lý hạ tầng cơ sở của Cục Quản lý lao động ngoài nước bao
gồm đất đai, vườn hoa, cây xanh, hàng rào, hệ thống giao thông nội bộ, hệ thống
cống rãnh… trong khuôn viên Cục, ngăn ngừa và đề xuất những giải pháp xử lý
các hành vi xâm phạm đất đai của Cục, bảo vệ sự toàn vẹn địa giới thuộc cơ
quan quản lý;
Thứ hai: Quản lý toàn bộ hệ thống nhà bao gồm: các phòng ban, đơn vị,
bộ phận trong khu đất thuộc Cục quản lý
Thứ ba: Tổ chức chỉ đạo và đảm bảo công tác vệ sinh môi trường các
phòng làm việc, nhà vệ sinh, hành lang công cộng trong khu vực làm việc,
đường xá và các khu vực trống được giao cho Cục quản lý;
Thứ tư: Quản lý và vận hành hệ thống cấp thóat nước trong toàn Cục.
Đảm bảo thường xuyên có nước sử dụng cho hoạt động của Cục. Tổ chức quản
lý tốt việc sử dụng nước, chống lãng phí và thất thu tiền nước. Quản lý, tu sửa,
bảo dưỡng toàn bộ hệ thống cấp, thóat nước, đảm bảo vệ sinh trong khuôn viên;
Thứ năm: Quản lý và vận hành hệ thống lưới điện của, đảm bảo lưới điện
luôn hoạt động để phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Chủ động nghiên cứu đề
xuất và tổ chức thực hiện các biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm điện và chống
thất thu tiền điện. Xây dựng kế hoạch và lập dự toán hàng năm cho việc sửa
chữa, tu bổ hệ thống điện;
Thứ sáu: Tổ chức thực hiện công tác trồng và cắt tỉa cây xanh, hoa và cây
cảnh, đảm bảo cảnh quan sạch, đẹp, cây xanh bóng mát trong khuôn viên cơ
quan;

Thứ bảy: Lập kế hoạch và thực hiện tu bổ, sửa chữa cơ sở vật chất;
Thứ tám: Phối hợp với các bộ phận chức năng liên quan nghiệm thu các
công trình xây dựng mới, các công trình sửa chữa, cải tạo, nhận bàn giao và có
kế hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả;
Thứ chín: Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị;

20


Thứ mười: Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức triển khai, tập
huấn công tác phòng cháy, chữa cháy và phòng nổ trong cơ quan;
Mười một: Chủ trì và thực hiện việc kiểm kê đất đai, nhà cửa, phòng ốc
do Cục quản lý;
Mười hai: Quản lý hệ thống phòng ban, chịu trách nhiệm mở, đóng cửa
các phòng làm việc theo lịch làm việc của toàn Cục.
2.4.2.2 Bộ phận Tổng hợp
Một là: Các chuyên viên của bộ phận này được Chánh Văn phòng phân
công theo dõi, giúp việc cho Cục trưởng và các Phó Cục trưởng trên các lĩnh
vực: Tổng hợp, thi đua khen thưởng …
Hai là: Tham gia giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Cục trưởng thực
hiện các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức.
Ba là: Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan.
Bốn là: Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản của các phòng trước khi trình
ban lãnh đạo Cục quản lý lao động ngoài nước ký ban hành.
Năm là:Đề xuất mua, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm cho Văn
phòng Cục.
Sáu là: Giải quyết một số công việc sự vụ theo yêu cầu của lãnh đạo Cục.
2.4.2.3 Bộ phận IT
Thứ nhấ: Xây dựng định hướng, chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT
trong từng giai đoạn phát triển của Cục và của từng đơn vị. Thực hiện báo cáo

định kỳ và đột xuất về tình trạng hoạt động CNTT và đề nghị hướng giải quyết
sự cố liên quan đến toàn bộ hệ thống CNTT thuộc Cục; xây dựng, phát triển và
quản lý các phần mềm ứng dụng trong công tác nghiên cứu, đào tạo và quản trị
Cơ quan;
Thứ hai: Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động CNTT
tại Cơ quan; thiết lập, theo dõi và duy trì hoạt động liên tục đối với các hoạt
động của hệ thống CNTT; cung cấp các dịch vụ tin cậy và hiệu quả về hạ tầng
CNTT và hoạt động giảng dạy, học tập tại các phòng LAB.

21