Khảo sát thực trạng và đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Cục Quản lý lao động ngoài nước

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

ĐINH VĂN KHẢI

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH CAO ĐẲNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP CAO ĐẲNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG 15A KHÓA
(2015 – 2018)

Tên cơ quan : Cục quản lý lao động ngoài nước
Địa chỉ : 41b Lý thái tổ - Hoàn kiếm – Hà Nội
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Trần Văn Bái
Giảng viên hướng dẫn: ThS. Đặng Văn Phong

HÀ NỘI - 2018


MỤC LỤC

PHẦN I:KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN...............1
1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao
động ngoài nước...................................................................................................1
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn.................................................................1
1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Cục Quản lý lao động ngoài nước...................................................5
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước. 5
1.2.1.1. Tổ chức bộ máy........................................................................................5
1.2.1.1.1. Các phòng thuộc Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước..........7
1.2.1.2. Tổ chức nhân sự của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước.......9
1.2.1.3. Tổ chức hoạt động của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước...9

1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục
Quản lý lao động ngoài nước............................................................................11
1.2.2.1. Chức năng..............................................................................................11
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn..............................................................................11
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức........................................................................................13
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của các vị trí
trong văn phòng.................................................................................................16
1.2.3.1. Xác đinh vị trí việc làm đội ngũ nhân sự của văn phòng Cục................16
PHẦN II:LỜI NÓI ĐẦU...................................................................................25
1.Lý do chọn đề tài............................................................................................27
2.Lịch sử nghiên cứu..........................................................................................28
3. Mục tiêu nghiên cứu......................................................................................28
4. Nhiệm vụ nghiên cứu....................................................................................28
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu:...............................................................29
6. Phương pháp nghiên cứu..............................................................................29
7. Kết cấu của bài Báo cáo:...............................................................................29
CHƯƠNG I LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ.....................30
1.1 Khái niệm, yêu cầu của công tác văn thư..............................................30
1.1.1 Khái niệm công tác văn thư....................................................................30
1.1.2 Yêu cầu công tác văn thư........................................................................31
1.1.2.1 Nhanh chóng...........................................................................................31
1.1.2.2 Chính xác.................................................................................................31


1.1.2.3 Bí mật......................................................................................................32
1.1.2.4 Hiện đại...................................................................................................32
1.2 Vị trí, ý nghĩa của công tác văn thư...........................................................32
1.2.1 Vị trí của công tác văn thư.........................................................................32
1.2.2 Ý nghĩa của công tác văn thư.....................................................................32
1.2.2.1 Công tác văn thư đảm bảo thông tin cho hoạt động quản lý..................33

1.2.2.2 Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần nâng cao hiệu suất và chất lượng
công tác, giữ bí mật của Đảng và Nhà nước,hạn chế được bệnh quan liêu giấy
tờ..........................................................................................................................33
1.2.2.3 Công tác văn thư đảm bảo giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt động của
cơ quan và cá nhân.............................................................................................33
1.2.2.4 Công tác văn thư đảm bảo giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu tạo điều kiện
làm tốt công tác lưu trữ.......................................................................................33
1.3 Nội dung của công tác văn thư...................................................................34
1.3.1 Soạn thảo văn bản, ban hành văn bản.......................................................34
1.3.2 Quản lý và giải quyết văn bản....................................................................35
1.3.2.1 Quản lý và giải quyết văn bản đi.............................................................35
1.3.2.2 Quản lý và giải quyết văn bản đến..........................................................40
1.3.3 Quản lý và sử dụng con dấu....................................................................44
1.3.4. Công tác lập hồ sơ và lưu nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ cơ quan.......46
CHƯƠNG II.THỰC TRẠNG CÔNG TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC QUẢN LÝ
LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC............................................................................47
2.1 Mô hình công tác văn thư của Cục quản lý lao động ngoài nước...........47
2.1.1 Xây dựng và ban hành các văn bản quy định, hướng dẫn về công tác
văn thư................................................................................................................47
2.1.2 Tổ chức bộ phận nhân sự làm văn thư cơ quan...................................48
2.1.3 Công tác thanh tra, đánh giá..................................................................48
2.2 Hoạt động nghiệp vụ..................................................................................48
2.2.1. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của Cục quản lý lao động ngoài
nước.....................................................................................................................48
2.2.1.1 Các loại văn bản của Cục được ban hành..............................................48
2.2.1.2. Quy trình soản thảo và ban hành văn bản.............................................50
2.2.2. Công tác tổ chức quản lý và giải quyết văn bản đi của Cục quản lý lao
động ngoài nước.................................................................................................52
2.2.3.1 Kiểm tra thể thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ngày tháng văn bản.........52

2.2.2.2 Đăng ký văn bản đi:................................................................................53
2.2.2.3 Nhân bản , đóng dấu cơ quan và dấu chỉ mức độ mật, khẩn.................55
2.2.3.1 Công tác tiếp nhận văn bản đến..............................................................58
2.2.3.2 Đóng dấu đến và ghi số ngày đến...........................................................58
2.2.3.3 Đăng ký văn bản đến...............................................................................59
2.2.3.4.Trình và chuyển giao văn bản đến...........................................................62
2.3 Công tác quản lý và sử dụng con dấu tại Cục quản lý lao động ngoài
nước....................................................................................................................62
2.3.1 các loại con dấu của Cục...........................................................................63
2.3.2 Nguyên tắc quản lý và sử dụng con dấu của Cục......................................63
2.3.3 Bảo quản con dấu.......................................................................................64
2.4 .Công tác lập hồ sơ và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan.............................64
2.4.1 Các loại hồ hình thành tại cơ quan............................................................64
2.4.2 Xây dựng và ban hành danh mục hồ sơ.................................................65
2.4.3 Nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan..................................................66
CHƯƠNG III.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NÂNG CAO HIỆU QUẢN CÔNG
TÁC VĂN THƯ TẠI CỤC QUẢN LÝ LAO ĐỘNG NGOÀI NƯỚC..........68
3.1 Đánh giá chung............................................................................................68
3.2. Ưu điểm.......................................................................................................68
3.3 Nhược điểm..................................................................................................69
3.3.3 Kiến nghị...................................................................................................70
KẾT LUẬN........................................................................................................71


PHẦN I
KHẢO SÁT CÔNG TÁC VĂN PHÒNG TẠI CƠ QUAN
1.1 Chức năng, nhiệm vụ quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Quản
lý lao động ngoài nước.
1.1.1 Chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn

Ngày 19/1/1980, Bộ trưởng Bộ Lao động ban hành Quyết định số 19/LĐQĐ quy định nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Cục Hợp tác quốc tế về
lao động
Ngày 04/7/1994, Bộ trưởng Bộ LĐ-TB&XH ban hành Quyết định số
728/LĐTBXH-QĐ về việc quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và tổ chức
bộ máy của Cục Quản lý lao động với nước ngoài. Thời điểm này, chức năng
của Cục là giúp Bộ trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước và tổ chức
quản lý sự nghiệp đưa lao động (kể cả chuyên gia) Việt Nam đi làm việc có thời
hạn ở nước ngoài.
Ngày 31/3/2003 Chính phủ ban hành Nghị định số 29/2003/NĐ-CP quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Bộ LĐ-TB&XH,
trong đó đổi tên Cục Quản lý lao động với nước ngoài thành Cục Quản lý lao
động ngoài nước.
Cùng với sự phát triển kinh tế - xã hội của đất nước và tình hình quan hệ
quốc tế, cơ chế chính sách xuất khẩu lao động ngày càng được đổi mới và hoàn
thiện. Xuất khẩu lao động và chuyên gia được xác định là một hoạt động kinh tế,
xã hội có ý nghĩa chiến lược, là nhu cầu khách quan của nền kinh tế nước ta
trong quá trình hội nhập, phù hợp với nguyện vọng của người lao động, góp
phần giải quyết việc làm, tăng thu nhập và nâng cao tay nghề, tác phong công
nghiệp cho người lao động, tăng nguồn thu ngoại tệ cho đất nước và tăng cường
quan hệ quốc tế giữa nước ta và bạn bè quốc tế. Trước những yêu cầu mới của
thực tiễn, trách nhiệm mà Cục Quản lý lao động ngoài nước được giao ngày
càng tăng thêm và nặng nề hơn.

1


Đến ngày 8/7/2013 Bộ trưởng Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội ra
Quyết định số 1012/QĐ-LĐTBXH quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
và cơ cấu tổ chức của Cục Quản lý lao động ngoài nước.
Về cơ bản chức năng của Cục không thay đổi (quản lý nhà nước về người

lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo quy định của
pháp luật) mà chỉ bổ sung một số nhiệm vụ, quyền hạn như: Nghiên cứu, xây
dựng trình Bộ tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế - kỹ thuật đối
với hoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao; Chủ trì,
phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí, việc làm, số lượng
người làm việc, cơ cấu viên chức chuyên ngành; hướng dẫn về vị trí việc làm, số
lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh nghề nghiệp trong đơn
vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt Nam đi làm việc ở
nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ; Xây dựng cơ sở dữ liệu,
thống kê đối tượng quản lý theo sự phân công của Bộ; Chủ trì, phối hợp Vụ Kế
hoạch – Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ
trợ Việc làm ngoài nước.
Cụ thể như sau:
1 Nghiên cứu, xây dựng trình Bộ:
a) Các dự án luật, pháp lệnh và các văn bản quy phạm pháp luật về người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
b) Chiến lược, chương trình, kế hoạch dài hạn và hàng năm, dự án, đề án
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; cơ chế,
chính sách đối với người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp
đồng.
c) Các văn bản thỏa thuận, nội dung đàm phán về người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng giữa Việt Nam với các nước, vùng
lãnh thổ và các tổ chức quốc tế.
d) Tiêu chuẩn, quy trình, quy chuẩn, định mức kinh tế- kỹ thuật đối
vớihoạt động tổ chức cung ứng dịch vụ công trong lĩnh vực được giao.
2


2. Thông tin, phổ biến, giáo dục pháp luật về người lao động Việt Nam đi
làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.

3. Hướng dẫn và kiểm tra việc thực hiện quy định của Nhà nước, của Bộ
về người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
4. Nghiên cứu, định hướng và thực hiện các biện pháp ổn định và phát
triển thị trường lao động ngoài nước.
5. Thẩm định, trình Bộ cấp, đổi và thu hồi giấy phép hoạt động dịch vụ
đưa người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài của các doanh nghiệp
hoạt động dịch vụ.
6. Hướng dẫn việc đăng ký hợp đồng, báo cáo đưa người lao động đi làm
việc ở nước ngoài theo quy định của pháp luật; giám sát hoạt động đưa người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng của các doanh
nghiệp, tổ chức và cá nhân.
7. Xây dựng và hướng dẫn thực hiện kế hoạch đào tạo lao động đi làm
việc ở nước ngoài; hướng dẫn nội dung, chương trình đào tạo nghề, ngoại ngữ;
trình Bộ ban hành chương trình và giáo trình bồi dưỡng kiến thức cần thiết cho
người lao động đi làm việc ở nước ngoài; quản lý hoạt động bồi dưỡng kiến thức
cần thiết cho người lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo quy định
của pháp luật.
8. Chỉ đạo, tổ chức công tác quản lý, bảo vệ quyền, lợi ích hợp pháp và xử
lý những vấn đề liên quan đến người lao động Việt Nam làm việc ở nước ngoài
theo hợp đồng.
9. Tham gia đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ, công
chức, viên chức, người lao động làm việc trong lĩnh vực đưa người lao động
Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.
10. Thu, quản lý và sử dụng các nguồn thu từ hoạt động đưa người
laođộng Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
11. Thực hiện chức năng thanh tra chuyên ngành về lĩnh vực người lao
động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
3

12. Tuyên truyền, giới thiệu, quảng bá nguồn lao động và khả năng cung
ứng lao động của Việt Nam với thị trường lao động ngoài nước. Chủ trì tổng kết,
đánh giá, nhân rộng các mô hình tiên tiến trong lĩnh vực người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
13. Xây dựng cơ sở dữ liệu, thống kê đối tượng quản lý theo phân công
của Bộ.
14. Hướng dẫn, chỉ đạo chuyên môn, nghiệp vụ đối với các ban, đại diện
của Bộ làm việc tại các cơ quan đại diện ngoại giao, cơ quan của Việt Nam ở
nước ngoài.
15. Quản lý các hội, hiệp hội và tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong
lĩnh vực được giao theo quy định của pháp luật.
16. Tham gia nghiên cứu, xây dựng chế độ chính sách đối với cán bộ,
công chức trong lĩnh vực được phân công.
17. Chủ trì, phối hợp với Vụ Tổ chức cán bộ xây dựng danh mục vị trí
việc làm, tiêu chuẩn chức danh nghề nghiệp viên chức chuyên ngành; hướng dẫn
về vị trí việc làm, số lượng người làm việc, cơ cấu viên chức theo chức danh
nghề nghiệp trong đơn vị sự nghiệp công lập thuộc lĩnh vực người lao động Việt
Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng theo phân công của Bộ.
18. Thực hiện hợp tác quốc tế trong lĩnh vực người lao động Việt Nam đi
làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng; nghiên cứu khoa học theo phân công của
Bộ.
19. Chủ trì, phối hợp Vụ Kế hoạch - Tài chính hướng dẫn, chỉ đạo chuyên
môn, nghiệp vụ đối với Quỹ Hỗ trợ Việc làm ngoài nước.
20. Sơ kết, tổng kết, báo cáo định kỳ và đột xuất về hoạt động đưa người
lao động Việt Nam đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
21. Quản lý công chức, viên chức; cơ sở vật chất, tài chính, tài sản theo
quy định của pháp luật và phân cấp của Bộ.
22. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Bộ trưởng giao.

4

1.2. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lý, hoạt động công tác hành chính văn
phòng của Cục Quản lý lao động ngoài nước
1.2.1. Tổ chức và hoạt động của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước
1.2.1.1. Tổ chức bộ máy
Cơ cấu của Văn phòng Cục gồm có: 01 Chánh Văn phòng, 01 Phó Chánh
Văn phòng, 08 phòng, ban giúp việc cụ thể như sau:
* Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước: Vũ Hồng
Minh
Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng Cục
Quản lý lao động ngoài nước
Các công việc cụ thể của Chánh Văn phòng bao gồm các công việc sau:
- Trực tiếp chỉ đạo xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm,
chương trình công tác tháng của Cục Quản lý lao động ngoài nước, xây dựng
lịch công tác tuần của lãnh đạo Cục Quản lý lao động ngoài nước; giúp Cục
Quản lý lao động ngoài nước, Cục trưởng tổ chức thực hiện và đôn đốc, kiểm tra
các phòng thuộc Cục Quản lý lao động ngoài nước.
- Tham mưu, giúp việc cho Cục, Cục trưởng, các Phó Cục trưởng đảm
bảo các hoạt động chỉ đạo, điều hành chung; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị
báo cáo, trực tiếp tham mưu giúp Cục, Cục trưởng trong công tác chỉ đạo, điều
hành các lĩnh do Cục quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức;
công tác thi đua khen thưởng cán bộ, công chức.
- Phát ngôn viên của Cục Quản lý lao động ngoài nước; trao đổi, cung cấp
thông tin cho báo chí theo thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.
- Giúp Cục Quản lý lao động ngoài nước, Cục trưởng triển khai các nhiệm
vụ phối hợp công tác giữa Cục với các cơ quan của Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội.
- Chịu trách nhiệm về công tác cán bộ của Văn phòng Cục: Xây dựng quy
hoạch cán bộ theo hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên; xây dựng kế hoạch đào tạo,

5


bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, công chức; theo dõi, tổng hợp chế độ, chính sách
tiền lương cán bộ, nhân viên Văn phòng.
- Giúp việc chính cho Cục Quản lý lao động ngoài nước, Cục trưởng Cục
Quản lý lao động ngoài nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Cục Quản lý lao động ngoài
nước chỉ đạo.
* Phó Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước: Vũ Minh
Tú
- Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng khi
Chánh Văn phòng đi công tác hoặc khi được ủy quyền; Chịu trách nhiệm trước
Chánh Văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ theo phân công, ủy quyền.
- Giúp Chánh Văn phòng thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo, tham
mưu, giúp việc cho Cục Quản lý lao động ngoài nước và các phòng khác thuộc
quản lý của Cục Quản lý lao động ngoài nước.
- Giúp việc hành chính cho Cục, lãnh đạo Cục theo lĩnh vực được phân
công phụ trách.
- Chỉ đạo việc thực hiện các nghiệp vụ theo quy định của pháp luật về
hành chính, văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm báo cáo trước Cục và Chánh Văn
phòng về kết quả công tác Văn thư, lưu trữ theo yêu cầu.
- Ký các văn bản theo quy định của pháp luật.
- Điều hành, quản lý, phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ phòng văn
thư, lưu trữ; phô tô; cán bộ tổng hợp phụ trách theo lĩnh vực được phân công;
cán bộ giúp việc cho Cục Quản lý lao động ngoài nước.
- Quản lý, theo dõi công tác quản trị, hành chính cơ quan, gồm:
+ Theo dõi, kiểm tra, duy trì, sửa chữa; chỉnh trang công sở
+ Sắp xếp, bố trí các phòng làm việc

+ Theo dõi, quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện,
trang thiết bị của cơ quan do Văn phòng được giao quản lý

6


+ Đề xuất và tổ chức mua sắm, sửa chữa và quản lý việc sử dụng trang
thiết bị
+ Quản lý, điều động xe ô tô phục vụ công tác của Cục Quản lý lao động
ngoài nước theo quy định
- Tổ chức công tác hậu cần, lễ tân phục vụ các nhiệm vụ do lãnh đạo Cục
và Chánh Văn phòng giao
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Cục và Chánh Văn phòng
phân công.
1.2.1.1.1. Các phòng thuộc Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước
Giúp việc cho Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng gồm có 08
phòng (bộ phận), hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng của mình.
- Phòng Quản trị
- Phòng Tổng hợp
- Phòng IT
- Phòng Tổ chức
- Phòng Văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận Lễ Tân
- Đội xe
- Bộ phận Phục vụ

7


1.2.1.1.2. Sơ đồ cơ cấu tổ chức của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước

CHÁNH VĂN PHÒNG CỤC QLLĐ
NGOÀI NƯỚC
PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG CỤC
QLLĐ NGOÀI NƯỚC

PHÒNG
QUẢN
TRỊ

PHÒNG
TỔNG
HỢP

PHÒNG
IT

PHÒNG
TỔ
CHỨC

PHÒNG
VĂN
THƯ –
LƯU
TRỮ

8

BỘ

PHẬN
LỄ
TÂN

ĐỘI
XE

BỘ
PHẬN
PHỤC
VỤ


1.2.1.2. Tổ chức nhân sự của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài
nước
* Số nhân sự hiện có của Văn phòng Cục
1. Đ/c Vũ Hồng Mình – Chánh Văn phòng
2. Đ/c Vũ Minh Tú – Phó Chánh Văn phòng
3. Đ/c Nguyễn Quốc Huy – Phòng Quản trị
4. Đ/c Nguyễn Anh Dũng – Phòng Tổng hợp
5. Đ/c Ngô Nguyễn Hoàng Linh – Phòng IT
6. Đ/c Bùi Thùy Linh – Phòng Tổ chức
7. Đ/c Nguyễn Tuấn Anh – Phòng Văn Thư – Lưu trữ
8. Đ/c Trần Văn Bái – Phòng Văn thư – Lưu trữ
9. Đ/c Võ Phương Anh – Bộ phận Lễ Tân
10. Đ/c Nguyễn Anh Tuấn – Đội xe (Lái xe)
11. Đ/c Phạm Ngọc Việt – Đội xe (Lái xe)
12. Đ/c Nguyễn Trung Hòa – Đội xe (Lái xe)
13. Đ/c Nguyễn Kim Hằng – Bộ phận Phục vụ
1.2.1.3. Tổ chức hoạt động của Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài

nước
Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước làm việc theo nguyên tắc
tập trung dân chủ, tập thể lãnh đạo, cá nhân phụ trách


Chức năng của Văn phòng Cục

Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Quản lý lao động ngoài nước, có
chức năng giúp Cục trưởng thực hiện công tác hành chính quản trị, công tác tổ
chức cán bộ, công tác đối ngoại và điều phối các hoạt động chung của Cục.


Nhiệm vụ, quyền hạn của Văn phòng Cục

- Công tác Văn thư, lưu trữ - Hành chính – Quản trị
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm
của Cục và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện.
9


+ Chủ trình hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn của Cục;
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tiếp đón và phục vụ khách
trong nước và quốc tế đến làm việc tại cơ quan.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ phục vụ hoạt
động của Cục, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước tại Cục;
+ Tổ chức công tác an ninh, quốc phòng, bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn
vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy tại Cục.
+ Quản lý và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ
thông tin và tài sản của cơ quan; bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc và

đi lại phục vụ cho công tác của Cục.
+ Lập kế hoạch mua sắm, duy tu bảo dưỡng, sửa chữa tài sản và trang
thiết bị; tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.
+ Phối hợp với Công đoàn và các đơn vị trong việc chăm lo và cải thiện
đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, viên chức và người lao động của
Cục.
- Công tác Tổ chức cán bộ
+ Chủ trình nghiên cứu, xây dựng trình Cục về tổ chức bộ máy, biên chế
của các đơn vị thuộc Cục, Quy chế làm việc và quan hệ công tác của Cục.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện chức năng, nhiệm vụ
được giao; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và mối quan hệ
công tác của Cục.
+ Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Cục, thực hiện chế
độ đối với công chức, viên chức và người lao động của Cục.
+ Quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động; Tổ chức thực
hiện việc nhận xét, đánh giá và phân loại cán bộ hàng năm.
+ Xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ dài hạn và ngắn hạn, xây dựng kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức và người lao
động thuộc Cục, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
10


+ Đề xuất, trình Cục việc cử công chức, viên chức và người lao động đi
công tác ngắn hạn, công tác dài hạn ở nước ngoài.
+ Chủ trình phối hợp với các đơn vị liên quan hàng năm rà soát vị trí việc
làm và cơ cấu ngạch công chức để đề xuất điều chỉnh đề án vị trí việc làm trình
cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực thi đua khen thưởng của Cục; tổ chức
thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
+ Giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các Hội,

Tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam
đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
+ Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại liên quan đến công chức và
người lao động làm việc tại Cục.
+ Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê tình hình tổ chức cán bộ, đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức và các chỉ tiêu kế hoạch lao động, tiền lương hàng
năm.
- Quản lý công chức, người lao động, tài sản và phương tiện công tác
được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.2.2. Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của Văn phòng
Cục Quản lý lao động ngoài nước
1.2.2.1. Chức năng
Văn phòng Cục là đơn vị thuộc Cục Quản lý lao động ngoài nước, có
chức năng giúp Cục trưởng thực hiện công tác hành chính quản trị, công tác tổ
chức cán bộ, công tác đối ngoại và điều phối các hoạt động chung của Cục.
1.2.2.2. Nhiệm vụ, quyền hạn
- Công tác Văn thư, lưu trữ - Hành chính – Quản trị
+ Xây dựng chương trình, kế hoạch công tác hàng tuần, tháng, quý, năm
của Cục và theo dõi, đôn đốc, tổng hợp tình hình thực hiện.

11


+ Chủ trình hoặc phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức các cuộc họp,
hội nghị, hội thảo, đào tạo, tập huấn của Cục;
+ Phối hợp với các đơn vị liên quan tổ chức tiếp đón và phục vụ khách
trong nước và quốc tế đến làm việc tại cơ quan.
+ Tổ chức thực hiện công tác hành chính, văn thư, lưu trữ phục vụ hoạt
động của Cục, các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước tại Cục;

+ Tổ chức công tác an ninh, quốc phòng, bảo đảm an ninh, trật tự, an toàn
vệ sinh lao động và phòng cháy chữa cháy tại Cục.
+ Quản lý và sử dụng có hiệu quả cơ sở vật chất, kỹ thuật, công nghệ
thông tin và tài sản của cơ quan; bảo đảm các điều kiện, phương tiện làm việc và
đi lại phục vụ cho công tác của Cục.
+ Lập kế hoạch mua sắm, duy tu bảo dưỡng, sửa chữa tài sản và trang
thiết bị; tổ chức thực hiện khi được phê duyệt.
+ Phối hợp với Công đoàn và các đơn vị trong việc chăm lo và cải thiện
đời sống vật chất, tinh thần cho công chức, viên chức và người lao động của
Cục.
- Công tác Tổ chức cán bộ
+ Chủ trình nghiên cứu, xây dựng trình Cục về tổ chức bộ máy, biên chế
của các đơn vị thuộc Cục, Quy chế làm việc và quan hệ công tác của Cục.
+ Hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc các đơn vị thực hiện chức năng, nhiệm vụ
được giao; đôn đốc, kiểm tra việc thực hiện Quy chế làm việc và mối quan hệ
công tác của Cục.
+ Quản lý công chức, viên chức và người lao động của Cục, thực hiện chế
độ đối với công chức, viên chức và người lao động của Cục.
+ Quản lý hồ sơ công chức, viên chức và người lao động; Tổ chức thực
hiện việc nhận xét, đánh giá và phân loại cán bộ hàng năm.
+ Xây dựng kế hoạch, quy hoạch cán bộ dài hạn và ngắn hạn, xây dựng kế
hoạch đào tạo, bồi dưỡng chuyên môn, nghiệp vụ cho công chức và người lao
động thuộc Cục, tổ chức thực hiện sau khi được phê duyệt.
12


+ Đề xuất, trình Cục việc cử công chức, viên chức và người lao động đi
công tác ngắn hạn, công tác dài hạn ở nước ngoài.
+ Chủ trình phối hợp với các đơn vị liên quan hàng năm rà soát vị trí việc
làm và cơ cấu ngạch công chức để đề xuất điều chỉnh đề án vị trí việc làm trình

cấp có thẩm quyền phê duyệt.
+ Thực hiện nhiệm vụ Thường trực thi đua khen thưởng của Cục; tổ chức
thực hiện công tác thi đua khen thưởng.
+ Giúp Cục trưởng thực hiện chức năng quản lý nhà nước đối với các Hội,
Tổ chức phi Chính phủ hoạt động trong lĩnh vực đưa người lao động Việt Nam
đi làm việc ở nước ngoài theo hợp đồng.
+ Tiếp nhận và giải quyết đơn thư khiếu nại liên quan đến công chức và
người lao động làm việc tại Cục.
+ Thực hiện chế độ báo cáo, thống kê tình hình tổ chức cán bộ, đào tạo,
bồi dưỡng cán bộ, công chức và các chỉ tiêu kế hoạch lao động, tiền lương hàng
năm.
- Quản lý công chức, người lao động, tài sản và phương tiện công tác
được giao.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do Cục trưởng giao.
1.2.2.3. Cơ cấu tổ chức
Cơ cấu của Văn phòng Cục gồm có: 01 Chánh Văn phòng, 01 Phó Chánh
Văn phòng, 08 phòng, ban giúp việc cụ thể như sau:
* Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước: Vũ Hồng Minh
Là người lãnh đạo, điều hành toàn diện hoạt động của Văn phòng Cục
Quản lý lao động ngoài nước
Các công việc cụ thể của Chánh Văn phòng bao gồm các công việc sau:
- Trực tiếp chỉ đạo xây dựng chương trình, kế hoạch công tác năm,
chương trình công tác tháng của Cục Quản lý lao động ngoài nước, xây dựng
lịch công tác tuần của lãnh đạo Cục Quản lý lao động ngoài nước; giúp Cục

13


Quản lý lao động ngoài nước, Cục trưởng tổ chức thực hiện và đôn đốc, kiểm tra
các phòng thuộc Cục Quản lý lao động ngoài nước.

- Tham mưu, giúp việc cho Cục, Cục trưởng, các Phó Cục trưởng đảm
bảo các hoạt động chỉ đạo, điều hành chung; Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị
báo cáo, trực tiếp tham mưu giúp Cục, Cục trưởng trong công tác chỉ đạo, điều
hành các lĩnh do Cục quản lý; bổ nhiệm, miễn nhiệm, điều động, cách chức;
công tác thi đua khen thưởng cán bộ, công chức.
- Phát ngôn viên của Cục Quản lý lao động ngoài nước; trao đổi, cung cấp
thông tin cho báo chí theo thẩm quyền và theo quy định của pháp luật.
- Giúp Cục Quản lý lao động ngoài nước, Cục trưởng triển khai các nhiệm
vụ phối hợp công tác giữa Cục với các cơ quan của Bộ Lao động – Thương binh
và Xã hội.
- Chịu trách nhiệm về công tác cán bộ của Văn phòng Cục: Xây dựng quy
hoạch cán bộ theo hướng dẫn, chỉ đạo của cấp trên; xây dựng kế hoạch đào tạo,
bồi dưỡng, tập huấn cán bộ, công chức; theo dõi, tổng hợp chế độ, chính sách
tiền lương cán bộ, nhân viên Văn phòng.
- Giúp việc chính cho Cục Quản lý lao động ngoài nước, Cục trưởng Cục
Quản lý lao động ngoài nước.
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Cục Quản lý lao động ngoài
nước chỉ đạo.
* Phó Chánh Văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước: Vũ Minh
Tú
- Thay mặt Chánh Văn phòng điều hành các hoạt động của Văn phòng khi
Chánh Văn phòng đi công tác hoặc khi được ủy quyền; Chịu trách nhiệm trước
Chánh Văn phòng về việc thực hiện các nhiệm vụ theo phân công, ủy quyền.
- Giúp Chánh Văn phòng thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị báo cáo, tham
mưu, giúp việc cho Cục Quản lý lao động ngoài nước và các phòng khác thuộc
quản lý của Cục Quản lý lao động ngoài nước.

14

- Giúp việc hành chính cho Cục, lãnh đạo Cục theo lĩnh vực được phân
công phụ trách.
- Chỉ đạo việc thực hiện các nghiệp vụ theo quy định của pháp luật về
hành chính, văn thư, lưu trữ; chịu trách nhiệm báo cáo trước Cục và Chánh Văn
phòng về kết quả công tác Văn thư, lưu trữ theo yêu cầu.
- Ký các văn bản theo quy định của pháp luật.
- Điều hành, quản lý, phân công nhiệm vụ cụ thể cho cán bộ phòng văn
thư, lưu trữ; phô tô; cán bộ tổng hợp phụ trách theo lĩnh vực được phân công;
cán bộ giúp việc cho Cục Quản lý lao động ngoài nước.
- Quản lý, theo dõi công tác quản trị, hành chính cơ quan, gồm:
+ Theo dõi, kiểm tra, duy trì, sửa chữa; chỉnh trang công sở
+ Sắp xếp, bố trí các phòng làm việc
+ Theo dõi, quản lý việc sử dụng cơ sở vật chất, tài sản, phương tiện,
trang thiết bị của cơ quan do Văn phòng được giao quản lý
+ Đề xuất và tổ chức mua sắm, sửa chữa và quản lý việc sử dụng trang
thiết bị
+ Quản lý, điều động xe ô tô phục vụ công tác của Cục Quản lý lao động
ngoài nước theo quy định
- Tổ chức công tác hậu cần, lễ tân phục vụ các nhiệm vụ do lãnh đạo Cục
và Chánh Văn phòng giao
- Thực hiện các nhiệm vụ khác do lãnh đạo Cục và Chánh Văn phòng
phân công.
* Các phòng thuộc văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước
Giúp việc cho Chánh Văn phòng và Phó Chánh Văn phòng gồm có 08
phòng (bộ phận), hoạt động theo nhiệm vụ và chức năng của mình.
- Phòng Quản trị
- Phòng Tổng hợp
- Phòng IT
- Phòng Tổ chức
15

- Phòng Văn thư – Lưu trữ
- Bộ phận Lễ Tân
- Đội xe
- Bộ phận Phục vụ
1.2.3. Xác định vị trí việc làm và xây dựng bản mô tả công việc của
các vị trí trong văn phòng
1.2.3.1. Xác đinh vị trí việc làm đội ngũ nhân sự của văn phòng Cục
* Đội ngũ nhân sự tại văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước

STT Họ và tên
1.

Vũ Hông
Minh

2.

Vũ Minh

Giới

Năm

Trình độ

Bộ

Đoàn

tính
Nữ

sinh
1978

học vấn
Cao học

phận

Phó

thể
Chủ tịch
công
đoàn,
đảng ủy
viên
Bí thư

Nam

1985

Cử nhân

chánh

đoàn

văn

thanh

phòng
Chuyên

niên
Quản

viên

trị thiết

Cử nhân

Chuyên

bị
Tổng

Cử nhân

viên
Chuyên

hợp
IT

Tú

3.

Nguyễn

Nam

1959

Cử nhân

Quốc Huy
4.

Nguyễn

5.

Anh Dũng
Ngô

Nam
Nam

1976
1988

Nguyễn

Chức vụ
Chánh
văn
phòng

viên

6.

Hoàng Linh
Bùi Thùy
Nữ

7.

Linh
Nguyễn

Nam

1989
1990

Tuấn Anh

Cử nhân

Chuyên

tổ chức

Cử nhân

viên
Chuyên

Văn

viên

thư –
Lưu

16


8.

Vũ Phương Nữ

9.

Anh
Trần Văn

Nam

1987
1979

Cử nhân

Chuyên

trữ
Lễ tân

Cử nhân

viên
Chuyên

Văn

Bí thư

viên

thư –

chi bộ

Bái

Lưu
10.

Nguyễn

Nam

11.

Anh Tuấn
Phạm Ngọc Nam

12.

Việt
Nguyễn

13.

Trung Hòa
Nguyễn

Nam
Nữ

1959

Nhân

trữ
lái xe

1976

viên

Nhân

lái xe

1975

viên
Nhân

lái xe

1981

viên
Nhân

Phục

viên

vụ

Kim Hằng

* Bản mô tả công việc tại văn phòng Cục Quản lý lao động ngoài nước
- Bộ phận Quản trị thiết bị :
+ Quản lý hạ tầng cơ sở của Cục Quản lý lao động ngoài nước bao gồm
đất đai, vườn hoa, cây xanh, hàng rào, hệ thống giao thông nội bộ, hệ thống
cống rãnh… trong khuôn viên Cục, ngăn ngừa và đề xuất những giải pháp xử lý
các hành vi xâm phạm đất đai của Cục, bảo vệ sự toàn vẹn địa giới thuộc cơ

quan quản lý;
 Quản lý toàn bộ hệ thống nhà bao gồm: các phòng ban, đơn vị, bộ phận
trong khu đất thuộc Cục quản lý
 Tổ chức chỉ đạo và đảm bảo công tác vệ sinh môi trường các phòng làm
việc, nhà vệ sinh, hành lang công cộng trong khu vực làm việc, đường xá và các
khu vực trống được giao cho Cục quản lý;
 Quản lý và vận hành hệ thống cấp thóat nước trong toàn Cục. Đảm bảo
thường xuyên có nước sử dụng cho hoạt động của Cục. Tổ chức quản lý tốt việc
17


sử dụng nước, chống lãng phí và thất thu tiền nước. Quản lý, tu sửa, bảo dưỡng
toàn bộ hệ thống cấp, thóat nước, đảm bảo vệ sinh trong khuôn viên;
 Quản lý và vận hành hệ thống lưới điện của, đảm bảo lưới điện luôn
hoạt động để phục vụ cho hoạt động của cơ quan. Chủ động nghiên cứu đề xuất
và tổ chức thực hiện các biện pháp hữu hiệu nhằm tiết kiệm điện và chống thất
thu tiền điện. Xây dựng kế hoạch và lập dự toán hàng năm cho việc sửa chữa, tu
bổ hệ thống điện;
 Tổ chức thực hiện công tác trồng và cắt tỉa cây xanh, hoa và cây cảnh,
đảm bảo cảnh quan sạch, đẹp, cây xanh bóng mát trong khuôn viên cơ quan;
 Lập kế hoạch và thực hiện tu bổ, sửa chữa cơ sở vật chất;
 Phối hợp với các bộ phận chức năng liên quan nghiệm thu các công
trình xây dựng mới, các công trình sửa chữa, cải tạo, nhận bàn giao và có kế
hoạch đưa các công trình đó vào sử dụng có hiệu quả;
 Lập kế hoạch và thực hiện sửa chữa, mua sắm các trang thiết bị;
 Phối hợp với các bộ phận liên quan tổ chức triển khai, tập huấn công
tác phòng cháy, chữa cháy và phòng nổ trong cơ quan;
 Chủ trì và thực hiện việc kiểm kê đất đai, nhà cửa, phòng ốc do Cục
quản lý;
 Quản lý hệ thống phòng ban, chịu trách nhiệm mở, đóng cửa các phòng

làm việc theo lịch làm việc của toàn Cục.
- Bộ phận Tổng hợp
+ Các chuyên viên của bộ phận này được Chánh Văn phòng phân công
theo dõi, giúp việc cho Cục trưởng và các Phó Cục trưởng trên các lĩnh vực:
Tổng hợp, thi đua khen thưởng …
+ Tham gia giúp Chánh Văn phòng tham mưu cho Cục trưởng thực hiện
các chế độ chính sách đối với cán bộ, công chức.
+ Theo dõi việc thực hiện nội quy, quy chế của cơ quan.

18


+ Kiểm tra thể thức, nội dung văn bản của các phòng trước khi trình ban
lãnh đạo Cục quản lý lao động ngoài nước ký ban hành.
+ Đề xuất mua, cấp phát và theo dõi văn phòng phẩm cho Văn phòng
Cục.
+ Giải quyết một số công việc sự vụ theo yêu cầu của lãnh đạo Cục.
- Bộ phận IT
 Xây dựng định hướng, chiến lược và kế hoạch phát triển CNTT trong
từng giai đoạn phát triển của Cục và của từng đơn vị. Thực hiện báo cáo định kỳ
và đột xuất về tình trạng hoạt động CNTT và đề nghị hướng giải quyết sự cố liên
quan đến toàn bộ hệ thống CNTT thuộc Cục; xây dựng, phát triển và quản lý các
phần mềm ứng dụng trong công tác nghiên cứu, đào tạo và quản trị Cơ quan;
 Chịu trách nhiệm điều hành và quản lý toàn bộ hoạt động CNTT tại Cơ
quan; thiết lập, theo dõi và duy trì hoạt động liên tục đối với các hoạt động của
hệ thống CNTT; cung cấp các dịch vụ tin cậy và hiệu quả về hạ tầng CNTT và
hoạt động giảng dạy, học tập tại các phòng LAB.
 Lắp đặt, cài đặt, sửa chữa, nâng cấp thiết bị tin học, thiết bị mạng; trực
tiếp phân bổ kết nối mạng; quản lý, đảm bảo cơ sở hạ tầng về kỹ thuật công
nghệ thông tin cho các hoạt động trong Cơ quan; tư vấn xây dựng các điều kiện,

tiêu chuẩn kỹ thuật khi đầu tư thiết bị liên quan đến CNTT; thực hiện thu thập,
lưu trữ, xử lý và đảm bảo an toàn thông tin phục vụ nghiên cứu, đào tạo và học
tập.
 Phối hợp các đơn vị trong Cơ quan tổ chức, triển khai thực hiện: Đảm
bảo hiệu quả hoạt động của hệ thống CNTT, bảo vệ thông tin dữ liệu trong mạng
nội bộ và duy trì các hoạt động mạng tại đơn vị; lập kế hoạch và tổ chức các
khóa đào tạo ứng dụng CNTT trong hoạt động tại cơ quan
 Tư vấn triển khai giải pháp phần mềm quản lý, đào tạo cho các đơn vị;
phối hợp hỗ trợ kỹ thuật về CNTT cho các đơn vị, cá nhân, bao gồm: Thiết kế và
dự toán kinh phí xây dựng các hệ thống CNTT đơn vị, triển khai các hệ thống
ứng dụng.
19


 Xây dựng quy chế, quy định, quy trình nghiệp vụ liên quan và thực
hiện chức năng giám sát các hoạt động CNTT, ứng dụng CNTT tại Cục.
 Phối hợp Phòng Tổ chức - Hành chính quản trị cổng thông tin Cục;
triển khai thực hiện các phần mềm quản trị nhân sự.
 Phối hợp các đơn vị chức năng thực hiện các công tác phát sinh trong
quá trình hoạt động của Cơ quan.
 Quản lý và sử dụng hiệu quả nguồn nhân lực, cơ sở vật chất và các
phương tiện, trang thiết bị được giao.
 Thực hiện những công việc khác được Cục trưởng phân công.
- Bộ phận tổ chức
 Xây dựng cơ cấu, tổ chức bộ máy, chức năng nhiệm vụ của các phòng
ban, bộ phận
 Xây dựng quy chế tổ chức bộ máy theo quy định của Điều lệ Cơ quan
 Xây dựng chiến lược phát triển nguồn nhân lực của toàn cơ quan,
ngân sách liên quan đến chi phí lao động (quỹ lương, chi phí đào tạo, chi phí
đóng BHXH, BHYT, chi phí đồng phục,…). Thực hiện khảo sát chính sách nhân

sự, mức độ hài lòng hàng năm đối với toàn thể cán bộ, nhân viên để cải tiến
chính sách nhân sự.
 Xây dựng kế hoạch nhân sự hàng năm (định biên, cơ cấu chức danh,
vị trí công việc, kế hoạch quy hoạch & bổ nhiệm hàng năm, kế hoạch luân
chuyển, điều chuyển)
 Tham mưu cho Cục trưởng về việc sắp xếp, bố trí nhân sự, quy hoạch
& phát triển cán bộ thông qua phân tích cơ cấu tổ chức, đánh giá kết quả thực
hiện công việc, đánh giá năng lực nhân sự.
 Xây dựng quy chế tiền lương
 Xây dựng nội quy công chức, viên chức; các quy chế làm việc, phân
công của Ban quan điều hành trình Cục trưởng phê duyệt.
20


 Xây dựng các quy trình, quy chế trong công tác tuyển dụng, đào tạo,
bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức, khen thưởng, kỷ luật, đánh giá đối với công
chức, viên chức trong Cơ quan.
 Tổ chức và thực hiện các hoạt động nhân sự theo quy định: xếp lương,
nâng bậc lương, tuyển dụng, đánh giá nhân sự, đánh giá thực hiện công việc, đào
tạo, thanh toán lương, chế độ phúc lợi…
 Phối hợp với Công đoàn cơ sở xây dựng chương trình Phúc lợi, Khen
thưởng hàng năm để xin ý kiến tại Hội nghị Công chức viên chức hàng năm.
 Quản lý hồ sơ, thông tin công chức, viên chức theo quy định hiện
hành (hồ sơ nhân sự, thông tin trên phần mềm HRM).
 Cung cấp và quản trị thông tin về cơ cấu tổ chức, chế độ quyền lợi,
thông tin tuyển dụng,.. trên website tuyển dụng và các trang website quảng cáo
tuyển dụng để quảng bá hình ảnh cơ quan.
-

Bộ phận Văn thư – Lưu trữ:

Phòng Văn thư – Lưu trữ giúp Chánh văn phòng Cục thực hiện nhiệm vụ,
quyền hạn sau:
 Xây dựng, trình Cục ban hành các chế độ, quy định về văn thư, lưu
trữ;
 Chỉ đạo, hướng dẫn, kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp
luật và của Bộ về công tác văn thư, lưu trữ;
 Xây dựng, tổ chức thực hiện các đề án, dự án, chương trình, quy
hoạch, kế hoạch dài hạn, ngắn hạn, hàng năm về công tác văn thư, lưu trữ;
 Nghiên cứu, ứng dụng khoa học và công nghệ, sáng kiến vào công tác
văn thư, lưu trữ;
 Tổ chức tập huấn, bồi dưỡng nghiệp vụ văn thư, lưu trữ cho công
chức, viên chức của Cục;
 Thực hiện chế độ báo cáo đột xuất, báo cáo định kỳ và báo cáo thống
kê tổng hợp về công tác văn thư, lưu trữ và tài liệu lưu trữ theo quy định;
21