TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN

TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
I: TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG
THÔN.
1. Nhiệm vụ chủ yếu của kế toán công ty.
Cung cấp thông tin liên quan đến tình hình tài chính kế toán phục vụ cho
hoạt động sản xuất kinh doanh. Cung cấp số liệu, tài liệu cho lãnh đạo công ty
để họ quyết định các phương án kinh doanh tối ưu.
Ghi chép, tính toán phản ánh số hiện có và tình hình luân chuyển sử dụng
tài sản, vật tư, tiền vốn cũng như quá trình tập hợp, tính toán chi phí, phân bổ
chi phí và kết quả kinh doanh của công ty
Kiểm tra tình hình thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch kinh tế tài chính. Cung
cấp thông tin phuc vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát của Nhà nước đối với hoạt
động kinh doanh của công ty…
2. Phương thức tổ chức bộ máy kế toán của công ty.
Bộ máy kế toán của công ty xây dựng và phát triển nông thôn được tổ
chức theo kiểu trực tuyến tham mưu nghĩa là giữa kế toán trưởng với các
phần hành có mối quan hệ có tính chất tham mưu (quan hệ chỉ đạo nghiệp vụ
chủ yếu). Công ty áp dụng phương thức này vì nó rất thích hợp với công ty có
quy mô vừa, địa bàn kinh doanh rộng, bao gồm nhiều đội tổ thi công.
3. Mô hình tổ chức bộ máy kế toán.
Xuất phát từ đặc điểm sản xuất, tính chất và quy mô hoạt động sản xuất
kinh doanh, tình hình trang bị phương tiện kỹ thuật tính toán và thông tin,
trình độ nghiệp vụ của cán bộ, nhân viên kế toán của công ty, công ty xây dựng
và phát triển nông thôn tổ chức bộ máy kế toán theo hình thức tập trung.
Toàn bộ công việc kế toán được thực hiện tập trung tại phòng tài chính kế
toán của công ty. Bộ phận trực thuộc tức là ở các đội không tổ chức bộ phận kế
toán riêng mà chỉ làm nhịêm vụ hướng dẫn thực hiện hạch toán ban đầu, thu
thập chứng từ, kiểm tra chứng từ và định kỳ gửi về phòng tài chính kế toán
của công ty. Chứng từ kế toán đội phải lập đầy đủ và kịp thời theo đúng quy
định về nội dung và phương pháp lập.

4. Phân công lao động trong bộ máy kế toán.
- Số lượng lao động kế toán
Các phần hành kế toán được phân chia rõ ràng cho các kế toán viên trong
phòng. Chính vì vậy công tác kế toán dần dần được chuyên môn hoá, phù hợp
với khối lượng công việc và đáp ứng được với nhu cầu quản lý. Phòng kế toán
của công ty xây dựng và phát triển nông thôn có 5 người trong đó có 1 người
kế toán trưởng, 1 thủ kho và 3 kế toán viên.
…
SƠ ĐỒ BỘ MÁY KẾ TOÁN CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN
- Chức năng, nhiệm vụ của từng người trong bộ máy kế toán
Kế toán trưởng:
 Giúp giám đốc chỉ đạo, tổ chức, hướng dẫn và kiểm tra toàn bộ công tác
kế toán ngoài ra còn điều hành các công việc chung trong phòng kế toán
và chịu trách nhiệm trước giám đốc công ty về toàn bộ công tác tài chính
kế toán của công ty
 Hướng dẫn, chỉ đạo việc mở các sổ sách kế toán, ghi chép, tính toán và
phản ánh trung thực, chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, quá
trình vận động của tài sản và kết quả hoạt động kinh doanh của công ty
 Kế toán trưởng sẽ trực tiếp phân công công việc cho từng nhân viên
trong phòng đồng thời tổ chức ghi chép, tính toán, phản ánh trung thực,
kịp thời, đầy đủ toàn bộ tài sản và phân tích kết quả lao động sản xuất
kinh doanh của Công ty.
 Nghiệm thu khối lượng công trình đã hoàn thành cho các đội, đơn vị
trực thuộc cũng như các phòng chức năng xây dựng có chế độ quản lý,
kế hoạch mua sắm trang thiết bị mới.
Kế toán trưởng
Thủ quỹ
Kế toán tiền mặt,
lương v bà ảo hiểm xã
hội

Kế toán tổng
hợp
Kế toán ngân h ngà
v TSCà Đ
Kế toán đội xây
dựng số 25
Kế toán TTTV đầu tư
v xây dà ựng
Kế toán đội xây
dựng số 1
 Tính toán trích nộp đúng đủ kịp thời các khoản nộp ngân sách, các
khoản nộp cấp trên, các khoản công nợ phải thu, công nợ phải trả.
 Chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán,
thường đào tạo bồi dưỡng thêm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán
đáp ứng được nhiệm vụ của công ty giao. Đồng thời tổ chức phổ biến và
hướng dẫn thi hành kịp thời các chế độ, thể lệ tài chính kế toán của Nhà
nước và quy định của cấp trên về thống kê, thông tin kinh tế cho các cá
nhân và bộ phận phòng, đội có liên quan.
 Kế toán trưởng có nhiệm vụ kiểm tra, giám sát trong phạm vi toàn Công
ty. Chức năng nhiệm vụ của kế toán trưởng đồng thời là chức năng
nhiệm vụ của phòng. Kế toán trưởng căn cứ vào thực tế tổ chức sản xuất
của Công ty để phân công nhân trong cho phù hợp.
Kế toán tổng hợp:
 Thực hiện hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình sản
xuất kinh doanh của công ty. Kiểm tra định khoản trên bảng kê toàn bộ
các chứng từ phát sinh của khối cơ quan Công ty.
 Mọi báo cáo giấy tờ từ các đơn vị trực thuộc, đội xây dựng công trình
đều phải qua bộ phận kế toán tổng hợp duyệt: báo cáo sản phẩm dở
dang, báo cáo lương, báo cáo nhập, xuất, tồn vật liệu, báo cáo sử dụng
xe, máy thi công…

 Tổng hợp Bảng cân đối phát sinh của các đội xây lắp các đơn vị trực
thuộc để lập Bảng cân đối phát sinh của toàn Công ty.
 Xác định kết quả kinh doanh của khối cơ quan Công ty, hạch toán thuế
thu nhập Doanh nghiệp phải nộp, kết chuyển và xác định kết quả hoạt
động tài chính và hoạt động bất thường của Công ty.
 Nhận số liệu từ kế toán tiền lương, đồng thời sau khi đã tập hợp chi phí
vật liệu, máy thi công, chi phí khác,... thì bộ phận này tiến hành kết
chuyển toàn bộ các chi phí trên vào tài khoản 154 - sản phẩm dở dang.
Khi công trình hoàn thành thì kết chuyển vào tài khoản 632 - giá vốn xây
lắp. Sau đó kế toán tổng hợp kết chuyển giá vốn xây lắp sang tài khoản
911 - xác định kết quả kinh doanh và xác định doanh thu xây lắp thuần.
Kế toán ngân hàng và tài sản cố định:
 Theo dõi các khoản tiền chuyển khoản, tiền séc, tiền vay ngân hàng và
tiền gửi ngân hàng.
 Kế toán ngân hàng kiêm kế toán tài sản cố định có nhiệm vụ theo dõi tài
sản cố định (TSCĐ), lập thẻ cho từng TSCĐ, theo dõi nguồn vốn sử dụng
và trích khấu hao TSCĐ hàng tháng, quý của khối cơ quan Công ty.
 Vào sổ chi tiết tăng, giảm TSCĐ đồng thời lập báo cáo tổng hợp tăng
giảm TSCĐ, vốn kinh doanh, nguồn vốn khấu hao.
Kế toán tiền mặt, tiền lương và bảo hiểm xã hội:
 Cán bộ kế toán này chịu trách nhiệm viết Phiếu thu, Phiếu chi trên cơ sở
chứng từ gốc hợp lệ để thủ quỹ căn cứ thu và xuất tiền chi dùng tại Công
ty sau đó tập hợp vào sổ quỹ hàng tháng đối chiếu với thủ quỹ Công ty.
 Đồng thời cán bộ kế toán này kiêm luôn kế toán tiền lương và bảo hiểm
xã hội có trách nhiệm tính lương và bảo hiểm xã hội cho CBCNV theo chế
độ quy định.
 Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lập bảng
thanh toán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợp
tiền lương toàn công ty.
 Kế toán căn cứ vào Bảng tổng hợp thanh toán tiền lương, hàng quý kế

toán tiến hành trích bảo hiểm xã hội theo dõi các tài khoản sau: TK 334,
3382, 3383, 3384, 111,...
 Theo dõi, kiểm tra lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền mặt,
tiền lương, BHXH, các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ
khác liên quan đến tiền mặt, tiền lương, tiền thưởng và BHXH.
Thủ quỹ:
 Thu và chi tiền trên cơ sở các chứng từ kế toán, đó là các phiếu thu và
phiếu chi đã được duyệt. Kiểm tra đối chiếu các chứng từ thu chi, các
chứng từ ngân hàng và quản lý quỹ, lập báo cáo quỹ.
 Mở sổ quỹ, ghi chép thu, chi trên sổ quỹ, tính toán tồn quỹ hàng ngày, lưu
trữ phiếu thu, phiếu chi, cuối tháng giao lại chứng từ thu chi cho kế toán
lưu dữ.
 Kiểm kê quỹ tiền mặt hàng ngày, hàng tháng và đột xuất, đảm bảo tiền
khớp đúng giữa sổ sách và thực tế, thường xuyên đối chiếu giữa sổ kế
toán và sổ quỹ, lập báo cáo tồn quỹ hàng tháng, lập báo cáo chi tiết công
nợ giữa Công ty với các đơn vị hàng tháng, quý...
 Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật thu chi và tồn quỹ. Theo dõi,
ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn. Lưu trữ các loại sổ sách
chứng từ thuộc phần việc được phân công
Kế toán đội và kế toán trung tâm tư vấn:
Đội xây dựng là một đợn vị sản xuất trực tiếp trực thuộc Công ty cho
nên các đội có thể hạch toán chứng từ để nộp lại cho kế toán tổng hợp.
Kế toán đội và kế toán trung tâm tư vấn không tổ chức bộ máy kế toán mà
chỉ có các nhân viên kế toán. Các nhân viên này làm nhiệm vụ thu thập chứng
từ liên quan đến chi phí sản xuất (nguyên vật liệu, lao động, các chi phí khác).
Định kỳ hàng tháng, hàng quý các nhân viên kế toán phải gửi về Công ty để đối
chiếu so sánh với nhân viên kế toán của phòng.
5. Mối liên hệ giữa tổ chức bộ máy kế toán với tổ chức bộ máy quản
lý chung của công ty xây dựng và phát triển nông thôn.
a, Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ

Cán bộ phòng kế toán có trách nhiệm tiếp nhận các hóa đơn, chứng từ có
liên quan đến hoạt động kinh doanh của công ty từ khách hàng, từ đội sản xuất
và ký vào sổ giao chứng từ.
b, Kiểm tra hóa đơn, chứng từ
Cán bộ phòng kế toán kiểm tra hóa đơn, chứng từ (kiểm tra tính hợp lệ, số
tiền, nội dung, ngày phát hành, tên và mã số thuế của khách hàng, chữ ký, dấu
của các bên có liên quan). Nếu thấy hợp lệ thì giữ lại còn nếu không thì trả lại
cho khách hàng, cho các bộ phận gửi đến để đổi lại hóa đơn hoặc chỉnh sửa lại
hóa đơn theo quy định của Bộ tài chính.
c, Phân loại chứng từ.
Kế toán phân loại hóa đơn theo các phần hành kế toán máy để khi nhập số
liệu vào máy được dễ dàng, tránh lầm lẫn như : tiền mặt, tiền gửi ngân hàng,
tài sản cố định…
d, Hạch toán kế toán
Dựa vào hóa đơn kế toán viên định khoản theo đúng chế độ tài chính đã
quy định của nhà nước. Dựa trên chương trình phần mềm kế toán mà công ty
đang sử dụng (hiện nay công ty đang sử dụng phần mềm vacom), kế toán viên
nhập dữ liệu theo từng chứng từ đã phân loại.
e, Lập các báo cáo tài chính
Trên cơ sở các dữ liệu đã nhập, kế toán tổng hợp lập các báo cáo tài chính
theo chế độ quy định của nhà nước bao gồm bảng cân đối kế toán, báo cáo kết
quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính, đồng thời lập các báo cáo
quản trị theo yêu cầu quản lý của lãnh đạo công ty như báo cáo chi tiết chi phí,
doanh thu theo từng hoạt động…
Trách nhiệm Tiến trình thực hiện
CB kế toán

Tiếp nhận hóa đơn, chứng từ
CB kế toán
Lãnh đạo

công ty
CB kế toán

CB kế toán
CB kế toán
Lãnh đạo
công ty

Không

Hợp lệ
SƠ ĐỒ MỐI LIÊN HỆ GIỮA BỘ MÁY KẾ TOÁN VỚI TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ CHUNG
CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN.
g, Ký duyệt các báo cáo tài chính
Sau khi đã lập xong các báo cáo tài chính, kế toán tổng hợp trình kế toán
trưởng xem xét ký duyệt. Nếu có sai sót hoặc thiếu kế toán trưởng yêu cầu
chỉnh sửa, bổ sung, ký duyệt sau đó mới chuyển cho lãnh đạo công ty ký duyệt.
h, Phân tích đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh
So sánh các chỉ tiêu của năm nay với năm trước để tìm ra nguyên nhân
tăng, giảm. từ đó tìm ra biện pháp tối ưu để tăng lợi nhuận
Phân tích tình hình sử dụng vốn, khả năng thanh toán nợ và thu hồi nợ…
i, Kiến nghị, đề xuất với lãnh đạo công ty
Kiểm tra hóa đơn,
chứng từ
Trả lại
Kiểm tra, ký duyệt
Tập hợp, phân loại chứng từ
Hạch toán
Lập các báo cáo t i chínhà
Ký duyệt

Sau khi tổng hợp xong các báo cáo tài chính và các báo cáo quản trị của
công ty kế toán trình lãnh đạo công ty xem xét, ký duyệt đồng thời đề xuất các
biện pháp tăng cường quản lý doanh thu.
k, Lưu hồ sơ
Các hồ sơ: hóa đơn chứng từ, các báo cáo tài chính của công ty, các sổ
sách… liên quan đến công ty được lưu tại phòng tài chính kế toán của công ty.

II: VẬN DỤNG CHẾ ĐỘ KẾ TOÁN HIỆN HÀNH TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT
TRIỂN NÔNG THÔN.
1. Chế độ chứng từ
- Các chứng từ kế toán áp dụng tại công ty đều tuân thủ theo chế độ kế
toán quyết định 1141/TC/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ tài chính
- Ngoài ra công ty còn sử dụng các chứng từ đặc thù như hợp đồng giao
khoán, hợp đồng thuê máy, bản thanh lý hợp đồng ...
2. Chế độ tài khoản
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn luôn tuân thủ chế độ kế toán
quyết định 1864/QĐ - BTC ngày 16/12/1998 của Bộ tài chính và tuân thủ theo
quyết định sửa đổi và bổ sung: quyết định 149/2001/QĐ/BTC ngày
31/12/2001 của Bộ Tài chính
Để hệ thống tài khoản sử dụng hợn, công ty đã có một số thay đổi nhỏ dựa
theo tính đặc thù trong tổ chức sản xuất của ngành xây lắp như:
- Tài khoản 152: Nguyên vật liệu
Do nguyên vật liệu là yêu tố chủ yếu của ngành xây lắp nên công ty đã mở
chi tiết cho tài khoản 152
+ Thứ nhất: chi tiết theo công trình
ví dụ: TK 152A: công trình hồ Nà Cáy huyện Lộc Bình tỉnh Lạng Sơn
+ Thứ hai: chi tiết theo từng loại vật liệu
Những loại vật liệu có tính năng công dụng như nhau thì xếp cùng một
nhóm và đánh mã số cho từng nhóm đó, ngoài ra còn đánh những mã số cấp 2,
cấp 3 để theo dõi từng nhóm vật liệu cụ thể theo từng thứ

ví dụ: TK 152.01: xi măng
TK 152.01.01 xi măng Chin phon
TK 152.01.02 xi măng Bút sơn
- Tài khoản 141: tạm ứng được chi tiết thànhTK 1413: Tạm ứng cho đội
xây dựng.
- Tài khoản 151: hàng mua đang đi đường, không sử dụng vì vật tư mua
về luôn có hóa đơn kèm theo, không có trường hợp hóa đơn về mà hàng
chưa về và ngược lại.
- Tài khoản 157: hàng gửi bán, không sử dụng vì công ty đấu thầu rồi mới
tiến hành thi công.
- Tài khoản 159: dự phòng giảm giá hàng tồn kho, không sử dụng do công
ty không thực hiện trích lập dự phòng giảm giá hàng tồn kho
- Tài khoản 121, 128, 129, 228, 229: chưa được sử dụng trong hệ thống
tài khoản kế toán của công ty.
3. Chế độ sổ sách
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn thống nhất áp dụng hình thức
chứng từ ghi sổ và chứng từ ghi sổ của công ty được lập mỗi tháng một lần
vào cuối tháng.
Vì là một công ty có quy mô vừa, hoạt động kinh doanh diễn ra khá
thường xuyên. Để đảm bảo chính xác của thông tin kế toán, kịp thời xử lý khối
lượng công việc và nâng cao trình độ chuyên môn cho cán bộ kế toán công ty
đã áp dụng kế toán máy vào công tác kế toán.
Hàng ngày căn cứ vào các chứng từ gốc, kế toán viên kiểm tra chứng từ
rồi định khoản đến từng tài khoản chi tiết (tiểu khoản, tiết khoản) ngay trên
chứng từ, phân loại chứng từ theo đối tượng, nghiệp vụ … rồi nhập số liệu vào
máy theo từng phần hành, kiểm tra tính khớp đúng của số liệu trên máy với số
liệu trên chứng từ gốc. Việc kết chuyển dữ liệu, tổng hợp in ấn sổ sách, báo cáo,
các sổ tổng hợp, sổ chi tiết sẽ do máy thực hiện hoàn toàn. kế toán chỉ việc lưu
dữ chứng từ gốc, các sổ tổng hợp, các sổ chi tiết do máy in ra vào các hồ sơ kế
toán.

Chứng từ gốc
Bảng kê chứng từ gốc
Sổ quỹ
Sổ, thẻ kế toán
chi tiết
Chứng từ ghi sổ
Sổ đăng ký
chứng từ ghi sổ

SƠ ĐỒ TỔ CHỨC HỆ THỐNG SỔ KẾ TOÁN CỦA CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ PHÁT TRIỂN
NÔNG THÔN
Ghi chú: Ghi hàng ngày
Ghi cuối tháng
Kiểm tra, đối chiếu
Với hình thức này ưu điểm là dễ làm, dễ kiểm tra đối chiếu, dễ phân công
chia nhỏ phù hợp với doanh nghiệp có quy mô sản xuất kinh doanh vừa. Tuy
nhiên việc ghi chép thường trùng lặp, dễ nhầm lẫn, sổ sách nhiều
4. Chế độ báo cáo tài chính
Hiện nay công ty mới chỉ lập 3 báo cáo theo quy định Nhà nước đó là bảng
cân đối kế toán, báo cáo kết quả kinh doanh và thuyết minh báo cáo tài chính
theo quyết định số 1141/TC/QĐ/CĐKT của Bộ Tài chính.
III: HẠCH TOÁN CÁC PHẦN HÀNH KẾ TOÁN CHỦ YẾU TẠI CÔNG TY XÂY DỰNG VÀ
PHÁT TRIỂN NÔNG THÔN.
Công ty xây dựng và phát triển nông thôn áp dụng thuế giá trị gia tăng và
nộp thuế theo phương pháp khấu trừ
1. Phương pháp và quy trình hạch toán trên phần hành kế toán tài
sản cố định
Mấy năm gần đây do tính chất công trình giá trị lớn, thời gian thi công kéo dài trong nhiều
năm, địa bàn hoạt động xa trụ sở công ty nên mấy năm gần đây công ty đầu tư mua sắm trang thiết
bị mới 100%. Tài sản cố định tăng do mua sắm đều bằng nguồn vốn tín dụng còn tài sản cố định

giảm do thanh lý, nhượng bán
Nguyên giá tài sản giá mua ghi trên hoá chi phí vận chuyển
cố định mua ngoài đơn chưa thuế lắp đặt
• Tài khoản sử dụng
Tài khoản 211: Tài sản cố định hữu hình
Sổ cái
Bảng tổng hợp chi tiết
Bảng cân đối số phát sinh
Báo cáo t i chínhà
Tài khoản này phản ánh sự biến động tăng, giảm, hiện có TSCĐHH theo nguyên
giá
Kết cấu Bên Nợ: Nguyên giá TSCĐHH tăng khi mua sắm
Bên Có: Nguyên giá TSCĐHH giảm khi thanh lý, nhượng bán
Dư bên Nợ: phản ánh nguyên giá TSCĐ cuối kỳ
Tài khoản này gồm có:
TK 2112: nhà cửa, vật kiến trúc
TK 2113: máy móc thiết bị
TK 2114: phương tiện vận tảI
TK 2115: Thiết bị dụng cụ quản lý
TK 2118: Tài sản cố định văn phòng công ty
Tài khoản 214: Hao mòn tài sản cố định hữu hình (HMTSCĐ). Tài khoản này
phản ánh giá trị biến động tăng, giảm hao mòn tài sản cố định
Bên Nợ: phản ánh giá trị HMTSCĐ giảm
Bên Có: phản ánh giá trị HMTSCĐ tăng khi trích khấu hao hoặc nhận tài sản cố
định đã qua sử dụng
Dư bên Có: phản ánh giá trị TSCĐ cuối kỳ
Ngoài ra còn sử dụng các tài khoản sau:
TK 341: vay ngắn hạn
TK 811: chi phí khác
Tk 1332: thuế giá trị gia tăng đầu vào

TK 627: chi phí sản xuất chung
TK 642: chi phí quản lý doanh nghiệp
TK 623: chi phí sử dụng máy thi công
TK 341 TK 211
TK 811
Nguyên giá TSCĐ giá trị còn lại
Tổng giá chưa có thuế của TSCĐ
thanh toán TK 1332 xoá sổ
Thuế GTGT TSCĐ TK 214
đầu vào khấu hao TSCĐ