Bản mô tả công việc – công cụ quản trị hữu hiệu

Thông báo Khoa học và Công nghệ
Số 2/2016

Information of Science and Technology
No. 2/2016

BẢN MÔ TẢ CÔNG VIỆC – CÔNG CỤ QUẢN TRỊ HỮU HIỆU
ThS. Trần Thị Nguyên Thảo
Phòng Tổ chức hành chính, Trường Đại học Xây dựng Miền Trung
Tóm tắt
Bản mô tả công việc là một tài liệu nhằm
giải thích và mô tả: Tại sao công việc này tồn
tại; những trách nhiệm và nhiệm vụ chính của
người đảm nhận công việc; phương pháp và
tiêu chuẩn để đánh giá kết quả đạt được;
những năng lực và tính cách cần có để đảm
nhiệm công việc; phạm vi trách nhiệm và
quyền hạn trong công việc như thế nào?
Hệ thống bản mô tả công việc là một
công cụ hết sức quan trọng và hữu hiệu sử
dụng trọng công tác quản lý nhân sự của bất
kỳ một doanh nghiệp nào. Đặc biệt vô cùng
cần thiết trong các doanh nghiệp/ tổ chức lớn
nơi mà hệ thống quản lý đòi hỏi chặt chẽ, khoa
học, hiệu quả góp phần thúc đẩy sự phát triển
toàn diện của doanh nghiệp.
Từ khóa
Bản mô tả công việc, tiêu chuẩn đánh
giá, trách nhiệm, quyền hạn.

1. Đặt vấn đề

Hệ thống lương thiếu công bằng, bất
hợp lý, chưa trả lương trên cơ sở giá trị
công việc mà theo chế độ bằng cấp, thâm
niên. Việc đánh giá hoàn thành công việc
chỉ dừng lại ở hình thức, theo cách dĩ hoà
vi quý, không khuyến khích và thúc đẩy
hiệu quả lao động. Cơ cấu tổ chức chồng
chéo, các bộ phận chức năng chưa phát
huy được vai trò và nhiệm vụ của mình,
định biên nhân sự vừa thừa mà lại vừa
thiếu. Những vấn đề bất cập này có thể
nhận thấy ở nhiều doanh nghiệp. Các cấp
lãnh đạo cũng nhận ra từ lâu các tồn tại
đó nhưng việc khắc phục, đổi mới thực sự
là cả một quá trình. Xây dựng Bản mô tả
công việc là một trong những cơ sở tiền
đề cho quá trình đổi mới đó.
Doanh nghiệp muốn đổi mới tiền
lương, định biên nhân sự, hợp lý hoá bộ
máy tổ chức, khuyến khích cán bộ, nhân
viên hoàn thành nhiệm vụ, v.v... Hãy bắt
đầu từ việc xây dựng và cải tiến Bản mô
tả công việc. Tuy nhiên, chúng ta cần lưu
ý, Bản mô tả công việc không nên được
soạn thảo và phê duyệt một cách hình
thức, mà phải dựa trên sự phân tích kỹ
lưỡng các vị trí công việc, theo các nguyên
tắc xây dựng tổ chức như sau:
• Từ mục tiêu hoạt động mà xác
định cơ cấu các bộ phận chức năng;

• Từ cơ cấu mà xác định ra nhiệm vụ
và quy trình thực hiện của từng đơn vị;
• Từ quy trình công việc mà định
biên nhân sự và mô tả công việc;
• Từ mô tả công việc mà tuyển
dụng, đào tạo, bổ nhiệm và đánh giá;
• Từ đánh giá mà trả lương, đãi
ngộ,…
2. Vai trò của bản mô tả công việc
trong quản trị doanh nghiệp
Bản mô tả công việc giúp cho nhân
viên hiểu được công ty đang trông chờ
187


Thông báo Khoa học và Công nghệ
Số 2/2016

điều gì ở họ. Nó còn giúp người quản lý
giám sát được quá trình thực hiện công
việc và đánh giá kết quả của những thực
hiện đó, là cơ sở cho những quyết định về
việc tiếp tục một hợp đồng lao động,
thăng thưởng, hoặc xem xét nâng lương.
Để thích ứng với nền kinh tế hội nhập và
nhiều cạnh tranh trên thị trường lao động
hiện nay, bản mô tả công việc cho nhân
viên ở các công ty đã có những thay đổi
quan trọng.
Bản mô tả công việc linh hoạt, đang

được áp dụng ngày càng phổ biến ở các
công ty, thay thế cho những bản mô tả
công việc cố định. Những trách nhiệm mà
một nhân viên được công ty yêu cầu phải
thực hiện ở vị trí công việc của mình sẽ
được mô tả một cách tổng quát hơn, thay
vì chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ
với số lượng cụ thể phải thực hiện trong
công việc hàng ngày. Ngày nay, trong một
môi trường mà các công ty phải đối đầu
với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và
sự đòi hỏi liên tục đổi mới về sản phẩm
hoặc dịch vụ của thị trường, công ty phải
không ngừng cải tiến về kỹ thuật, quy
trình sản xuất sản phẩm và cung cách
phục vụ. Những áp lực trên buộc công ty
phải luôn đổi mới chiến lược và cơ cấu,
cũng như cách thực hiện công việc của
từng nhân viên cũng phải liên tục thay
đổi. Nhân viên làm việc với bản mô tả
công việc truyền thống cùng những nhiệm
vụ cố định sẽ khó có thể đáp ứng kịp thời
những thay đổi nhanh chóng của công ty
trong một môi trường đầy cạnh tranh. Sẽ
khó khăn hơn cho công ty nếu phải tiếp
tục tăng lương và đầu tư cho những nhân
viên có năng lực làm việc yếu và khả năng
thích ứng thấp với những yêu cầu mới. Do
vậy, nhân viên đang làm việc ở một vị trí,
hoặc người đang tìm việc, nếu biết đặt

mình vào một tư thế sẵn sàng thích ứng
với những biến đổi, cụ thể hơn là có khả
năng làm việc tùy thuộc vào hoàn cảnh,
nhanh chóng thích ứng với những nhiệm
vụ mới, sẽ có nhiều khả năng thành công
hơn. Một ứng viên đi tìm việc hay một
nhân viên đang làm việc tại một vị trí

Information of Science and Technology
No. 2/2016

không nên trông cậy vào một công việc có
số lương trách nhiệm cố định.
Bản mô tả công việc là một công cụ
quản trị hữu hiệu. Tất cả các chức danh
công việc đều được mô tả một cách chính
xác, cụ thể về trách nhiệm, mục tiêu thực
hiện công việc cùng với các điều kiện tối
thiểu cần thiết khác. Bản mô tả công việc
được sử dụng làm cơ sở để:
- Tuyển dụng và đào tạo:
Bản thân người tuyển dụng sẽ xác
định rõ họ cần phải tìm kiếm nhân viên
như thế nào, cũng như ứng viên xin việc
và nhân viên mới biết chính xác họ phải
làm cụ thể những công việc gì, cấp trên
mong đợi điều gì trong công việc từ họ.
Bên cạnh đó bản mô tả công việc luôn là
một tài liệu quan trọng đính kèm hợp
đồng lao động. Nó thể hiện cam kết cụ

thể của hai bên về trách nhiệm, nội dung
công việc cụ thể cần thực hiện, mối quan
hệ trong công việc, điều mà hợp đồng lao
động chưa làm rõ được.
Người lập kế hoạch đào tạo xây
dựng được kế hoạch đào tạo hàng năm và
định kỳ góp phần nâng cao trình độ nguồn
nhân lực cho đơn vị đáp ứng yêu cầu thực
tế của công việc.
- Hướng dẫn và giao việc:
Người quản lý sẽ không phải đau
đầu và tốn thời gian hướng dẫn nhân viên
mới như thế nào, giao việc như thế nào
cho đạt hiệu quả. Đồng thời cách thức
kiểm tra giám sát việc thực hiện công việc
của nhân viên ra sao? Bởi lẽ đi liền với các
nhiệm vụ công việc đã có những tiêu chí
đánh giá cụ thể, rõ ràng. Bản thân nhân
viên nhân việc cũng thấy thỏa mái khi
nhiệm vụ công việc họ phải làm đã được
quy định rõ ràng thành văn bản với tiêu
chí đo lường tương ứng.
- Trả lương công bằng:
Trong hệ thống bản mô tả công việc
của toàn đơn vị, căn cứ vào trách nhiệm,
khối lượng công việc, mức độ phức tạp,
điều kiện và môi trường làm việc… đã
được mô tả cụ thể, người làm công tác
chuyên môn sẽ đánh giá, so sánh và phân
nhóm lao động. Những chức danh có cùng

188


Thông báo Khoa học và Công nghệ
Số 2/2016

giá trị công việc được xếp vào cùng một
nhóm lương. Hàng năm, việc cập nhật lại
bản mô tả công việc sẽ giúp đánh giá lại
đúng thực tế, đảm bảo sự công bằng và
khách quan trong việc trả lương.
- Đánh giá hoàn thành công việc:
Trên cơ sở các nhiệm vụ và mục tiêu
công việc, định kỳ người quản lý và nhân
viên sẽ tiến hành thảo luận, đánh giá kết
quả thực hiện công việc. Thành tích,
khuyết điểm cũng như nguyên nhân chưa
hoàn thành đều được hai bên làm rõ. Từ
đó, mục tiêu công việc trong kỳ đánh giá
kế tiếp và những yếu điểm cần khắc phục,
kiến thức, kỹ năng chuyên môn cần được
đào tạo cũng sẽ được hai bên xác định và
cam kết thực hiện cụ thể. Kết quả đánh
giá này cũng sẽ là cơ sở để xem xét về
mức lương và đề bạt cán bộ.
- Phân tích và điều chỉnh cơ cấu tổ
chức, định biên nhân sự:
Thông qua việc cập nhật định kỳ hệ
thống bản mô tả công việc, người quản lý
có thể nhận biết về sự chồng chéo, trùng

lắp trong giao việc, khoảng cách giữa
năng lực thực tế của người lao động so với
yêu cầu công việc, sự dư thừa và thiếu
hụt nhân sự đối với từng nhóm chức danh.
Từ đó kết hợp với một số phương pháp
khác, người quản lý có thể điều chỉnh cơ
cấu tổ chức, định biên nhân sự, lập kế
hoạch đào tạo cho giai đoạn kế tiếp, đáp
ứng yêu cầu kinh doanh và mục tiêu phát
triển của doanh nghiệp.
3. Nội dung của bản mô tả công việc
Một bản mô tả công việc là văn bản
nêu ra các nhiệm vụ và trách nhiệm liên
quan tới một công việc được giao và
những điều kiện đối với người làm nhiệm
vụ đó. Bản mô tả công việc phải được viết
bằng ngôn ngữ đơn giản, tạo ra sự so
sánh với các công việc khác và dễ hiểu đối
với người giao cũng như người nhận công
việc đó.
Không có một mẫu chuẩn nào dành
cho các bản mô tả công việc vì có quá
nhiều công việc khác nhau, độ dài ngắn,
chi tiết của Bản mô tả công việc phụ thuộc
vào mục đích sử dụng và phương pháp

Information of Science and Technology
No. 2/2016

quản lý của từng doanh nghiệp. Tuy nhiên

một bản mô tả công việc được cho là hiệu
quả đều gồm các thông tin sau:
Các thông tin chung về vị trí
chức danh: Tên, chức vụ, mã nhân viên,
phòng ban, người quản lý trực tiếp và gián
tiếp, ngày lập và hiệu lực của Bản mô tả.
Trách nhiệm công việc: Viết ngắn
gọn về 2 hoặc 3 dòng về mục đích công
việc. Liệt kê từ 5 đến 7 trách nhiệm công
việc chính yếu, nêu rõ tần suất và tỷ
trọng phần trăm thời gian thực hiện (tổng
cộng là 100%). Các trách nhiệm cần được
viết rõ làm việc gì, làm như thế nào và
mục đích cần đạt được của công việc đó.
Trình độ, kiến thức, kỹ năng và
kinh nghiệm theo yêu cầu của công
việc: Lưu ý, không phải là thâm niên và
bằng cấp của người lao động hiện có mà
là theo yêu cầu của công việc.
Vị trí trong tổ chức: Chịu sự quản
lý, giám sát bởi những ai, về việc gì.
Các mối quan hệ bên trong và
bên ngoài tổ chức: Nêu rõ đối tác phải
quan hệ, nội dung, tính chất và tần suất
phải giao tiếp, trao đổi làm việc.
Quyền ra quyết định và trách nhiệm
quản lý về con người, chi tiêu, sử dụng
thiết bị và tiếp cận thông tin, v.v...
Điều kiện và môi trường làm
việc: Mô tả rõ về điều kiện làm việc trong

nhà, ngoài trời, tần suất di chuyển, nguy
cơ rủi ro, tai nạn nghề nghiệp,v.v...
Sự cam kết và xác nhận của người
quản lý và nhân viên.
Những thành phần cấu tạo nên một
công việc được phân tích và thể hiện trong
bản mô tả công việc. Nó mô tả một vị trí,
làm rõ trách nhiệm của người nắm giữ vị trí
đó và giúp phân biệt phạm vi trách nhiệm
của một nhân viên với những nhân viên
khác nhằm tránh sự dẫm chân lên nhau
hoặc ngược lại là “trốn tránh trách nhiệm”.
4. Các bước lập bản mô tả công việc
Bản mô tả công việc có thể tiến
hành theo 4 bước: lập kế hoạch, thu thập
thông tin, viết lại và phê chuẩn.
Bước 1. Lập kế hoạch: Việc chuẩn
bị tốt dẫn tới kết quả tốt. Giai đoạn chuẩn
189


Thông báo Khoa học và Công nghệ
Số 2/2016

bị cần phải xác định các trách nhiệm chính
và công tác kiểm tra đánh giá.
- Công việc đó nhằm đạt được cái
gì? (Nhiệm vụ)
- Người đảm đương công việc đó cần
phải nỗ lực như thế nào? (Trách nhiệm)

- Kết quả công việc được đánh giá
như thế nào? (Kiểm tra)
Bước 2. Thu thập thông tin: Điều
quan trọng là thu thập thông tin đầy đủ
để đặt công việc vào một hoàn cảnh có
liên quan đến các công việc khác trong cơ
cấu tổ chức và thông báo về các mối quan
hệ có liên quan. Vị trí công việc được miêu
tả rõ nhất bằng sơ đồ.
Bước 3. Phác thảo bản mô tả công
việc: Điều này nghĩa là chuyển những
thông tin đã thu thập thành bản mô tả
công việc nhằm mục đích giúp người làm
công việc đó và người quản lý có thể hình
dung cùng một bức tranh giống nhau và
bao quát được phạm vi công việc. Bản mô
tả công việc có thể do người làm công việc
đó hoặc người quản lý soạn, đôi khi người
quản lý viết bản thảo sau khi đã thảo luận
với người đảm đương công việc.
Bước 4. Phê chuẩn bản mô tả công
việc: Người làm công việc đó và người
quản lý phải cùng nhau thảo luận và nhất
trí về văn bản mô tả công việc. Người làm
công việc đó và người giám sát hoặc người
quản lý phải cùng thống nhất xem nên
giải quyết như thế nào khi người làm công
việc đó gặp phải những vấn đề cần giải
quyết. Người quản lý cần chỉ đạo cấp dưới
sao cho cùng thống nhất về bản mô tả

công việc đảm bảo công việc tiến hành
thuận lợi mà không có kẽ hở hoặc sự
chồng chéo lên nhau.
5. Kết luận

Information of Science and Technology
No. 2/2016

Bản mô tả công việc linh hoạt, đang
được áp dụng ngày càng phổ biến ở các
công ty, thay thế cho những bản mô tả
công việc cố định. Những trách nhiệm mà
một nhân viên được công ty yêu cầu phải
thực hiện ở vị trí công việc của mình sẽ
được mô tả một cách tổng quát hơn, thay
vì chúng phải nêu rõ đích danh nhiệm vụ
với số lượng cụ thể phải thực hiện trong
công việc hàng ngày. Ngày nay, trong một
môi trường mà các công ty phải đối đầu
với sự cạnh tranh ngày càng gia tăng và
sự đòi hỏi liên tục đổi mới về sản phẩm
hoặc dịch vụ của thị trường, công ty phải
không ngừng cải tiến về kỹ thuật, quy
trình sản xuất sản phẩm và cung cách
phục vụ. Những áp lực trên buộc công ty
phải luôn đổi mới chiến lược và cơ cấu,
cũng như cách thực hiện công việc của
từng nhân viên cũng phải liên tục thay
đổi. Nhân viên làm việc với bản mô tả
công việc truyền thống cùng những nhiệm

vụ cố định sẽ khó có thể đáp ứng kịp thời
những thay đổi nhanh chóng của công ty
trong một môi trường đầy cạnh tranh. Sẽ
khó khăn hơn cho công ty nếu phải tiếp
tục tăng lương và đầu tư cho những nhân
viên có năng lực làm việc yếu và khả năng
thích ứng thấp với những yêu cầu mới. Do
vậy, nhân viên đang làm việc ở một vị trí,
hoặc người đang tìm việc, nếu biết đặt
mình vào một tư thế sẵn sàng thích ứng
với những biến đổi, cụ thể hơn là có khả
năng làm việc tùy thuộc vào hoàn cảnh,
nhanh chóng thích ứng với những nhiệm
vụ mới, sẽ có nhiều khả năng thành công
hơn. Một ứng viên đi tìm việc hay một
nhân viên đang làm việc tại một vị trí
không nên trông cậy vào một công việc có
số lương trách nhiệm cố định.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1].
[2].
[3].
[4].
[5].
[6].
[7].

Nguyễn Hữu Thân, 2010. Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM.
Trần Kim Dung, 2011. Quản Trị Nhân Sự, NXB Thống Kê TP HCM.

Bùi Xuân Phong, 2010. Quản trị nguồn nhân lực, NXB Thống Kê TP HCM.
Đào Công Bình, 2012. Kỹ năng quản trị nguồn nhân lực, NXB Trẻ.
/> /> />
190