Kế toán sửa chữa tài sản cố định trong đơn vị hành chính sự nghiệp

THÔNG BÁO KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ* SỐ 1-2012

65

KẾ TOÁN SỬA CHỮA TÀI SẢN CỐ ĐỊNH
TRONG ĐƠN VỊ HÀNH CHÍNH SỰ NGHIỆP
Phó tr ởng Phòng Tài chính - Kế toán, tr

GVC. ThS. Phạm Đình Văn
ng i học X y d ng Miền Trung

Tóm tắt: Chế độ kế toán hành chính s nghiệp ban hành theo Quyết định số 19/2006/Q BTC và các quy định bổ sung, sửa đổi Chế độ kế toán hành chính s nghiệp ban hành theo
Thông t số 185/2010/TT-BTC đã quy định, h ớng dẫn nguyên tắc, nội dung và ph ơng pháp
kế toán sửa chữa tài sản cố định (TSC ) trong các đơn vị hành chính s nghiệp. Các quy định
trên đã t ơng đối rõ ràng đối với những ng i làm công tác kế toán. Tuy nhiên, do các đơn vị
hành chính s nghiệp có những đặc điểm khác với các đơn vị sản xuất kinh doanh, đó là: Các
đơn vị hành chính s nghiệp đ ợc trang trải các chi phí ho t động và th c hiện nhiệm vụ chính
trị đ ợc giao bằng nguồn kinh phí từ ng n sách Nhà n ớc hoặc từ quỹ công theo nguyên tắc
không bồi hoàn tr c tiếp. iều đó đòi hỏi việc quản lý chi tiêu phải đúng mục đích, đúng d
toán đã phê duyệt theo từng nguồn kinh phí, từng nội dung chi tiêu theo tiêu chuẩn, định mức
của Nhà n ớc. Vì vậy, nhằm n ng cao hiệu quả của công tác kế toán sửa chữa TSC trong các
đơn vị hành chính s nghiệp cần hệ thống hóa và làm rõ một số vấn đề chủ yếu sau:

1. Phân loại sửa chữa lớn TSCĐ trong
đơn vị HCSN
Cũng nh các doanh nghiệp sản xuất
kinh doanh, công tác sửa chữa TSC trong
đơn vị hành chính s nghiệp cũng đ ợc chia
thành 2 lo i: sửa chữa th ng xuyên và sửa
chữa lớn.
- Sửa chữa thường xuyên: Là ho t

động sửa chữa nhỏ, ho t động bảo trì, bảo
d ỡng theo yêu cầu kỹ thuật nhằm đảm bảo
cho TSC ho t động bình th ng. Công
việc sửa chữa đ ợc tiến hành th ng xuyên,
th i gian sửa chữa ngắn, chi phí sửa chữa
th ng phát sinh không lớn.
- Sửa chữa lớn: Mang tính chất khôi
phục hoặc n ng cấp, cải t o khi TSC bị h
hỏng nặng hoặc theo yêu cầu kỹ thuật nhằm
n ng cao năng l c ho t động của TSC .
Th i gian tiến hành sửa chữa lớn th ng dài,
chi phí sửa chữa phát sinh nhiều, do vậy đơn
vị phải lập kế ho ch, d toán theo từng công
trình sửa chữa lớn.

Nếu căn cứ vào ph ơng thức tiến hành
sửa chữa TSC , thì đơn vị hành chính s
nghiệp có thể tiến hành sửa chữa tài sản cố
định theo 2 ph ơng thức: T làm và thuê
ngoài.
- Phương thức tự làm: ơn vị phải chi
ra các chi phí sửa chữa TSC nh : Chi phí
vật liệu, phụ tùng, nh n công…
- Phương thức thuê ngoài: ơn vị tổ
chức cho các đơn vị bên ngoài đấu thầu hoặc
giao thầu sửa chữa và ký hợp đồng sửa chữa
với các đơn vị trúng thầu hoặc nhận thầu
theo đúng quy định của pháp luật và quy
trình sửa chữa tài sản do đơn vị ban hành.
Hợp đồng giao thầu sửa chữa TSC là cơ sở

để đơn vị quản lý, kiểm tra và thanh quyết
toán công tác sửa chữa TSC .
2. Kế toán sửa chữa thƣờng xuyên
Sửa chữa th ng xuyên là ho t động
sửa chữa nhỏ, bảo trì bảo d ỡng theo yêu
cầu kỹ thuật, công việc sửa chữa có thể do


THÔNG BÁO KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ* SỐ 1-2012

đơn vị t làm hoặc thuê ngoài sửa chữa. Chi
phí sửa chữa th ng xuyên khi phát sinh
đ ợc h ch toán thẳng vào chi phí của đơn vị,
tùy thuộc vào TSC đang phục vụ cho
mục đích gì.
Nợ TK 661- Chi ho t động (Nếu
TSC dùng cho ho t động HCSN)
Nợ TK 662- Chi d án (Nếu TSC
dùng cho ho t động d án)
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD
(Nếu TSC dùng cho ho t đông SXKD)
Có TK 111, 112, 152, 331…
3. Kế toán sửa chữa lớn TSCĐ
ối với sửa chữa lớn, do chi phí
sửa chữa phát sinh lớn, th i gian sửa
chữa dài hơn nhiều so với sửa chữa
th ng xuyên, công tác sửa chữa lớn
TSC của đơn vị có thể tiến hành
theo ph ơng thức t làm hay giao
thầu. H ch toán chi phí sửa chữa lớn

TSC phải đ ợc theo dõi chi tiết đ ợc
theo dõi chi tiết cho từng công trình, từng
công tác sửa chữa lớn TSC trên TK 241 Xây d ng cơ bản dở dang (chi tiết TK
2413 - Sửa chữa lớn TSC ).
- Theo ph ơng thức t làm, khi phát sinh
chi phí sửa chữa lớn TSC , căn cứ vào các
chứng từ có liên quan, ghi:
Nợ TK 241 (2413 - Sửa chữa lớn
TSC )
Có TK 111, 112, 331…
Có TK 461, 462, 465…
ồng th i ghi Có TK 008 hoặc có TK
009 (Nếu rút d toán chi ho t động, ch ơng
trình, d án để chi sửa chữa lớn).
- Theo ph ơng thức giao thầu sửa chữa
lớn, kế toán phải phản ánh số tiền phải trả
cho ng i nhận thầu về khối l ợng sửa chữa

66

lớn hoàn thành do bên nhận thầu bàn giáo và
đ ợc chấp nhận thanh toán, ghi:
Nợ TK 241 (2413 - Sửa chữa lớn
TSC )
Có TK 331 (3311 - Phải trả ng i
cung cấp)
- Tr ng hợp sửa chữa lớn TSC thuộc
nguồn vốn kinh doanh hoặc nguồn vốn vay
để dùng cho ho t động SXKD hàng hoá,
dịch vụ, ghi:

Nợ TK 241 (2413- Sửa chữa lớn
TSC )
Nợ TK 311 (3113 - Thuế GTGT đ ợc
khấu trừ) (Nếu có)
Có TK 111, 112, 331…
- Khi công trình sửa chữa lớn hoàn thành
kế toán phải tính toán giá thành th c tế của
từng công trình sửa chữa để quyết toán số
chi phí này theo nguồn kinh phí dùng để sửa
chữa lớn, ghi:
Nợ TK 661- Chi ho t động (Nếu
TSC dùng cho ho t động HCSN)
Nợ TK 662- Chi d án (Nếu TSC
dùng cho ho t động d án)
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD
(Nếu TSC dùng cho ho t đông SXKD)
Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn
TSC )
- Nếu chi phí sửa chữa lớn TSC
dùng cho ho t động SXKD th c tế phát sinh
lớn phải ph n bổ dần, khi công tác sửa chữa
lớn hoàn thành, ghi:
Nợ TK 643 - Chi phí trả tr ớc
Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn
TSC )
- ịnh kỳ, khi ph n bổ chi phí sửa chữa
lớn vào chi ho t động hoặc chi phí SXKD,
ghi:
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD
Có TK 643- Chi phí trả tr ớc

THÔNG BÁO KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ* SỐ 1-2012

4. Kế toán sửa chữa nâng cấp TSCĐ
Tr ng hợp sửa chữa lớn cải t o n ng
cấp làm tăng năng l c hoặc kéo dài th i gian
sử dụng của TSC , thì toàn bộ chi phí cải
t o, n ng cấp TSC sau khi đã hoàn thành
phải ghi tăng nguyên giá TSC :
Nợ TK 211, 213
Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn
TSC )
Căn cứ vào nguồn kinh phí dùng cho
ho t động cải t o,n ng cấp TSC , đồng th i
ghi:
Nợ TK 661- Chi ho t động (Nếu
TSC dùng cho ho t động HCSN)
Nợ TK 662- Chi d án (Nếu TSC
dùng cho ho t động d án)
Nợ TK 631- Chi phí ho t động SXKD
(Nếu TSC dùng cho ho t đông SXKD)
Có TK 466 - Nguồn kinh phí đã hình
thành TSC
5. Kế toán công tác sửa chữa lớn bằng
nguồn kinh phí hoạt động đến cuối năm đ
hoàn thành nhƣng chƣa bàn giao thanh
quyết toán công trình
5.1. Hạch toán năm báo cáo:

67

Căn cứ vào bảng xác nhận giá trị khối
l ợng sửa chữa lớn hoàn thành đến ngày
31/12, kế toán lập “Chứng từ ghi sổ” để phản
ánh giá trị khối l ợng công tác sửa chữa lớn
hoàn thành liên quan đến số kinh phí ho t
động đ ợc ng n sách nhà n ớc cấp cho công
tác sửa chữa lớn trong năm đ ợc quyết toán
vào chi ho t động của năm báo cáo, ghi:
Nợ TK 661 - Chi ho t động (6612 Năm nay)
Có TK 337 - Kinh phí đã quyết toán
chuyển năm sau (3372 - Giá trị khối l ợng
SCL hoàn thành).
5.2. Hạch toán năm sau:
ối với giá trị khối l ợng công tác
sửa chữa lớn hoàn thành đã quyết toán vào
kinh phí năm tr ớc, khi công tác sửa chữa
lớn hoàn thành bàn giao đ a vào sử dụng,
căn cứ biên bản giao nhận TSC sửa chữa
lớn hoàn thành, ghi:
+ Nợ TK 661 - Chi ho t động (Phần quyết
toán năm nay)
+ Nợ TK 337- Kinh phí đã quyết toán chuyển
năm sau (3372 - Giá trị khối l ợng SCL hoàn
thành) (Phần đã quyết toán năm tr ớc)
+ Có TK 241 (2413- Sửa chữa lớn TSC )./.

TÀI LIỆU THAM KHẢO
[1]. Bộ Tài chính, Quyết định số 19/2006/Q -BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tr ởng Bộ

Tài chính v/v ban hành Chế độ kế toán HCSN.
[2]. Bộ Tài chính, Thông t số 185/2010/TT-BTC ngày 15/11/2010 của Bộ Tài chính
v/v h ớng dẫn, sửa đổi, bổ sung Chế độ kế toán HCSN ban hành theo Quyết định số
19/2006/Q -BTC ngày 30/03/2006 của Bộ tr ởng Bộ Tài chính.